Do mechanizmu obsługi pobranych dokumentów Wstępnej rejestracji zakupu WR dodano funkcjonalność mapowania i automatycznego tworzenia pozycji oraz jednostek miary KSeF z pliku XML na potrzeby trwałego powiązania pozycji znajdujących się w pliku XML, otrzymanej faktury z KSeF z konkretnymi kartotekami asortymentowymi zarejestrowanymi
w systemie.
Mapowanie tych pozycji nie jest obowiązkowe. W takim przypadku możliwe jest ręczne wybieranie artykułów z listy, zgodnie z dotychczasową praktyką. Jeżeli jednak dany zakup towarowy lub kosztowy powtarza się, zaleca się skonfigurowanie systemu w celu automatycznego rozpoznawania i łączenia pozycji z bazą asortymentu. Taka konfiguracja pozwoli na znaczne skrócenie czasu rejestracji każdej kolejnej faktury od danego dostawcy.
W sytuacji gdy system nie rozpozna i nie powiąże asortymentu, nowa kartoteka nie będzie dodana automatycznie. Jest to działanie celowe, mające na celu utrzymanie porządku
w bazie danych. Tworzenie nowej kartoteki artykułu powinno być zawsze świadomą operacją wykonywaną przez użytkownika, ponieważ proces ten wymaga określenia wielu istotnych parametrów związanych z podatkiem VAT, gospodarką magazynową oraz innymi przepisami prawnymi.
UWAGA!!!
Opisywany mechanizm nie jest dostępny na pozycjach korekt.
A. Jednostki miary KSeF
Aby program mógł prawidłowo interpretować jednostki miary przesyłane przez dostawców, w menu Kartoteki dodano opcję Jednostki miary KSeF, umożliwiającą przypisanie jednostkom systemowym, odpowiadających im jednostek z dokumentów KSeF.
Opisywana funkcja została wprowadzona w celu umożliwienia konfiguracji systemu tak, aby prawidłowo identyfikował on różne nazwy przypisane do tej samej jednostki miary.
W polu przeznaczonym na jednostkę miary różni kontrahenci często stosują odmienne oznaczenia dla tych samych wielkości, stosując zamiennie formy pełne lub skrócone, na przykład stosując zapisy sztuka, Szt., sztuki, sz. bądź też godz. i h.
B. Zmiany na dokumencie WR
Na potrzeby nowego rozwiązania, na zakładce Pozycje dokumentu WR, dodano przycisk F12 Zestawienia i inne operacje, pod którym dostępne są następujące opcje:
- Stwórz pozycje faktury (FZ),
- Stwórz pozycje faktury (FZ) z zaznaczonych,
- Artykuły bez odpowiedników w programie,
- Mapowanie nieznanych jednostek miary.
W celu prawidłowego ułożenia procesu, pracę w tym obszarze należy rozpocząć od mapowania artykułów i jednostek miary.
a. Artykuły bez odpowiedników w programie,
W przypadku, gdy istnieje podejrzenie, że tworzenie pozycji faktury nie powiedzie się, przydatna będzie analiza pokazująca nierozpoznane pozycje.
Pozwala ona na sparowanie artykułów w ramach danego kontrahenta na dwa sposoby:
- Powiązanie z istniejącym artykułem.
Należy wybrać odpowiedni artykuł z kartotek zdefiniowanych w programie i zatwierdzić wybór przyciskiem z zielonym znacznikiem obok kontrolki wyboru 
.
- Dodanie nowego artykułu do bazy.
Służy do tego przycisk Nowy. Program automatycznie uzupełni formularz o dane z pliku:
- nazwę,
- stawkę VAT,
- kod kreskowy,
- jednostkę miary, jeśli zostanie rozpoznana,
- symbol, jeśli indeks ma maksymalnie 16 znaków i jest unikalny.
UWAGA!!!
Symbol artykułu to najważniejsze pole dotyczące kartoteki. Wprawdzie system zasugeruje symbol, ale powinien zostać zweryfikowany i poprawiony zgodnie z procedurami funkcjonującymi w przedsiębiorstwie.
Po zatwierdzeniu przyciskiem OK, nowy artykuł zostanie dodany do tabeli i automatycznie sparowany z artykułem KSeF dla danego kontrahenta. Z tego miejsca można także usunąć powiązanie.
UWAGA!!!
Ten sam asortyment może wystąpić na fakturze KSEF kilka razy, w związku z tym pojawi się również kilka razy na liście artykułów bez powiązania. Dostępna jednak będzie kolumna
Nr wiersza, tak by użytkownik wiedział, o którą pozycję chodzi.
Uzupełnienie danych/ zmapowanie dla jednej pozycji automatycznie uzupełnia kolumny we wszystkich jej wystąpieniach.
Kliknięcie przycisku mapowania 
przy pustym polu wyboru usuwa powiązanie. Jeśli dodany zostanie nowy artykuł, jego zapis pozostanie w bazie.
b. Mapowanie nieznanych jednostek miary.
Jeśli w dokumencie pobranym z KSeF, nie ma jednostki miary zdefiniowanej w systemie, można skorzystać z opcji Mapowanie nieznanych jednostek miary. Mechanizm działa podobnie jak mapowanie nierozpoznanych artykułów, ale tu nie ma przycisku Nowy, umożliwiającego dodanie nowej jednostki miary.
Możliwe jest wskazanie jednostek zarejestrowanych w systemie. W takiej sytuacji można również edytować kartotekę artykułu przed dodaniem jej na FZ. W takich przypadkach dodany artykuł musi mieć albo taką jednostkę główną, albo skonfigurowaną jednostkę pomocniczą. Jeśli jednak takie nie występują, można je również dodać z poziomu przycisku list.
System rozpoznaje i prawidłowo przyjmuje towar na magazyn także w przypadku, gdy użyta przez dostawcę jednostka miary jest skonfigurowana jako jednostka dodatkowa. Wymaga to jednak wcześniejszego zarejestrowania nieznanych dotąd jednostek w systemie i przeprowadzenia ich właściwej konfiguracji.
Zdefiniowanie nowej jednostki miary nie powoduje od razu mapowania. Należy to zrobić ręcznie, wybierając przycisk dedykowany dla mapowania 
.
Na listach ta sama nierozpoznana jednostka miary może wystąpić wiele razy, a poszczególne pozycje posiadają informację o numerze wiersza faktury. Po zmapowaniu uzupełniane są kolumny we wszystkich wystąpieniach jednostki miary.
UWAGA!!!
Naciśnięcie przycisku mapowania, gdy nie wybrano jednostki miary powoduje usunięcie mapowania.
c. Stwórz pozycje faktury (FZ),
Funkcja Stwórz pozycje FZ służy do automatycznego odtworzenia dokumentu i identyfikacji towarów, usług oraz pozycji księgowych w bazie programu na podstawie pliku XML pobranego z KSeF. Działa w oparciu o 6-stopniowy algorytm przeszukiwania bazy danych.
Uruchomienie opcji inicjuje automatyczne przeszukiwanie bazy danych w celu identyfikacji kartotek artykułów. Program szuka dopasowania kolejno według poniższej kaskady od 1 do 6:
- Szuka kodu kreskowego GTIN w tabeli ARTYKULY,
- Szuka kodu kreskowego GTIN w tabeli ART_KOD – kody dodatkowe,
- Jeśli GTIN = 8 znaków, szuka jako EAN_8 w tabeli ART_KOD,
- Jeśli GTIN = 14 znaków, szuka jako EAN_14 w tabeli ART_KOD,
- Szuka wartości INDEKS w tabeli ART_KOD, kolumna KOD_ART – symbol u kontrahenta,
- Szuka wartości INDEKS w tabeli ARTYKULY, kolumna NR_KAT – nr katalogowy.
System blokuje możliwość powtórnego wskazania tych samych pozycji, a zaznaczone pozycje muszą mieć taką samą stawkę VAT.
Jeżeli nie uda się zidentyfikować artykułu, program nie dodaje pozycji i wyświetla stosowny komunikat.
UWAGA!!!
Działanie funkcji zależy od zaznaczenia pozycji na liście dokumentu WR. W przypadku wskazania konkretnych pozycji, dokument FZ zostanie utworzony wyłącznie dla nich. Jeżeli nie zostanie zaznaczona żadna pozycja, system wygeneruje dokument zakupu dla każdej pozycji WR. Program zapamiętuje powiązanie pozycji WR i FZ i nie dopuszcza do ponownego mapowania pozycji WR. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy rozpoznanie artykułu następuje po kodzie kontrahenta.
d. Stwórz pozycje faktury FZ z zaznaczonych,
Opcja ta jest przeznaczona do ręcznego łączenia wielu różnych pozycji z dokumentu dostawcy w jeden wiersz na tworzonej fakturze zakupu.
Będzie to szczególnie przydatne przy rejestracji faktur kosztowych, np. na fakturze jest 10 różnych pozycji, tj. długopisy, papier czy segregatory a do systemu przyjmowana jest jedna pozycja zbiorcza zdefiniowana jako materiały biurowe.
Warunkiem koniecznym jest to, że wszystkie zaznaczone pozycje muszą posiadać taką samą stawkę VAT. W przeciwnym razie, program nie pozwoli na taką operację, wyświetlając odpowiedni komunikat.
Po zaznaczeniu wybranych pozycji i uruchomieniu funkcji, na ekranie pojawi się formularz, w którym należy wskazać artykuł docelowy z bazy danych programu.
W efekcie, w oknie tworzenia pozycji FZ, powstanie jeden wiersz z ilością równą 1. Jego cena będzie odpowiadać sumie wartości netto lub brutto wszystkich zaznaczonych wcześniej pozycji, w zależności od rodzaju ceny na dokumencie źródłowym.
Podobnie jak w opcji pierwszej, system blokuje możliwość powtórnego wskazania tych samych pozycji, a zaznaczone pozycje muszą mieć taką samą stawkę VAT.
UWAGA!!!
Program nie dodaje pozycji, jeżeli nie znajdzie artykułu lub jednostki miary odpowiadającej użytej w pozycji dokumentu w KSeF.