W wersji 3.91 systemu wprowadzono możliwość seryjnego generowania wizualizacji PDF faktur przyjętych w KSeF oraz dokumentów UPO.
Wraz z nową wersją, wprowadzono nowy profil uprawnień KSeF o nazwie ADMIN. Podczas aktualizacji bazy do wersji 3.91, profil ten zostanie przypisany do każdego użytkownika, który ma uprawnienia administratora.
Dzięki temu administratorzy:
- nie tracą dostępu do żadnej operacji KSeF,
- mogą konfigurować ustawienia seryjnego generowania PDF, UPO PDF,
- korzystają ze wspólnej konfiguracji dla wszystkich administratorów.
Profil ADMIN ma zaznaczone automatycznie wszystkie uprawnienia.
W celu prawidłowego wydruku należy w zakładce Inne uprawnienia określić:
- katalog docelowy PDF,
- tryb druku wraz z opcją Nigdy – domyślna, Pytaj lub Zawsze,
- drukarkę – rodzaj: Domyślna systemowa, oraz drukarki dostępne w sieci.
Lista drukarek pokazuje wszystkie drukarki zainstalowane w systemie. Jeśli wcześniej była tu zapisana drukarka, której teraz nie ma w systemie np. drukarka sieciowa odłączona, pojawi się ona na liście z dopiskiem [niedostępna]. W ten sposób nie zostaną utracone ustawienia dla tej drukarki.
Po zatwierdzeniu ustawień w profilu Admin, pojawi się komunikat w postaci wait window:
UWAGA!!!
Świeżo po aktualizacji programu, profil ADMIN nie ma jeszcze ustawionego katalogu. Pierwszy administrator po wgraniu nowej wersji musi wejść do profilu ADMIN i ustawić katalog, w przeciwnym razie wszyscy administratorzy zobaczą komunikat o brakującej konfiguracji przy próbie generowania PDF-ów.
Różnice pomiędzy widocznością danych przez Administratora i zwykłego operatora.
| Operacja | Administrator | Użytkownik z profilem KSeF | Użytkownik bez profilu KSeF |
| Otwarcie słownika profili KSeF | tak | nie | nie |
| Edycja profilu ADMIN | tak | nie | nie |
| Edycja własnej konfiguracji PDF | tak – przez profil ADMIN | przez swój profil | nie ma gdzie |
| Wysyłka faktury do KSeF | tak – przez profil ADMIN) | jeśli profil pozwala | komunikat o braku uprawnień |
| Generowanie PDF/ UPO grupowe | tak | jeśli profil ma ustawiony katalog | komunikat o braku konfiguracji |
Gdy operator z niepełnym profilem lub operator z brakiem profilu KSeF próbuje edytować profil ADMIN, program wyświetla stosowny komunikat.
UWAGA!!!
Wszyscy administratorzy widzą tę samą konfigurację PDF, czyli jeden wspólny profil ADMIN. Jeśli administrator A zmieni katalog docelowy, administrator B przy następnej paczce do generowania PDF zobaczy nowy katalog. Jest to celowe działanie, ponieważ administratorzy zwykle pracują na wspólnych ustawieniach drukarki i folderu.
Na listach dokumentów F, KF, rabatów potransakcyjnych, NS i w opcji Eksport do KSeF, dodano możliwość Grupowego generowania PDF oraz UPO PDF.
Pod ikonką KSeF – narzędzia, dodano dwa nowe parametry:
- Generuj PDF zaznaczonych,
- Generuj UPO PDF zaznaczonych.
Z poziomu listy dokumentów KSeF można teraz zaznaczyć wiele dokumentów i jednym kliknięciem:
- wygenerować PDF-y faktur czyli wizualizacje dokumentów wysłanych do KSeF,
- wygenerować PDF-y UPO – Urzędowe Poświadczenia Odbioru,
- opcjonalnie wydrukować je na wskazanej drukarce.
Jeśli w profilach KSeF ustawiona jest opcja Trybu drukuj jako PYTAJ, wówczas pojawia się stosowne pytanie.
Po każdorazowym wybraniu opcji drukowania pojawia się raport podsumowujący.
W raporcie znajdują się informacje:
- ile dokumentów zaznaczono,
- ile PDF-ów udało się utworzyć,
- ile dokumentów zapisano w załącznikach,
- ile dokumentów pominięto wraz z podziałem na powody oraz listę kluczy pominiętych dokumentów,
- ile prób druku się nie powiodło,
- katalog docelowy, ustawiony tryb druku i nazwa drukarki.
Program nie wygeneruje pliku PDF, jeżeli:
- dokument nie został wysłany do KSeF, czyli nie ma jeszcze numeru KSeF.
W raporcie sekcja Dokumenty pominięte – brak numeru KSeF, - dokument został wysłany na środowisko testowe (DEMO), nie produkcyjne.
W raporcie sekcja Dokumenty pominięte – nie środowisko produkcyjne. PDF-y generowane są wyłącznie dla wysyłek produkcyjnych.
Generowanie UPO PDF.
Opcja działa analogicznie do generowania PDF, ale generuje wizualizacje Urzędowych Poświadczeń Odbioru. Różnica polega na sposobie tworzenia plików w zależności od tego, jak dokument był wysłany:
- Faktury wysłane pojedynczo → powstaje jeden plik UPO na każdą fakturę,
FA_2026_001_UPO.pdf, - Faktury wysłane wsadowo/ zbiorczo, jedną sesją → powstaje jeden wspólny plik UPO na całą sesję, np. session_KSEFSESJA123_UPO.pdf, do którego program automatycznie dopina jako załącznik każdy dokument z tej sesji.
Przykład:
Zaznaczenie 3 faktur z jednej sesji wsadowej, spowoduje otrzymanie 1 pliku UPO, ale w załącznikach wszystkich 3 faktur będzie link do tego samego pliku.
W paczce UPO dokument zostaje pominięty, gdy:
- nie ma jeszcze UPO, Urząd jeszcze nie odpowiedział,
- dokument był wysłany na DEMO, nie na produkcję.
UWAGA!!!
W jednej paczce można przetworzyć maksymalnie 10 000 dokumentów. Jeśli zaznaczone zostanie więcej, program pokaże komunikat i przerwie operację. Jest to zabezpieczenie przed zawieszeniem programu przy wsadowym tworzeniu bardzo dużej liczby plików.