Hermes SQL to program klasy ERP pracujący z wykorzystaniem serwera baz danych Microsoft SQL Server, w związku z czym do pracy na programie niezbędnym minimum jest posiadanie serwera z zainstalowanym oprogramowaniem serwerowym oraz stacji roboczej z systemem Windows. Mając na uwadze prawidłowe działanie programu, przed jego instalacją konieczne jest uwzględnienie określonych poniżej wymagań systemowych. Są one orientacyjne oraz zalecane dla małych i średnich przedsiębiorstw. Ważne jest także, aby podczas konfiguracji sprzętowej i doborze oprogramowania dla serwera pamiętać o ograniczeniach, wymaganiach oraz możliwościach danej wersji oraz licencji systemu dedykowanemu zastosowaniom serwerowym. Przed instalacją zalecane jest także zapoznanie się z opisem Środowiska pracy Hermes SQL, zawierającym m.in. przykładowe konfiguracje serwerów, czy też informacje dotyczące budowy systemu Hermes SQL.

Serwer

• system operacyjny – Windows Server 2012 lub nowszy
• procesor – 4 rdzenie 2,4GHz
• pamięć RAM – 16GB (zalecane 32GB)
• dyski – 2 szt. 1TB SATA III (zalecana macierz RAID 10)
• zasilanie awaryjne
• urządzenia archiwizujące
• sieć LAN – min. jeden port, najlepiej Dual-Port 1GbE On-Board

Silnik bazy danych

• Microsoft SQL Server 2017 – licencje: Standard lub Enterprise (minimum)
• Microsoft SQL Server 2019 – licencje: Standard lub Enterprise (optymalne)
• Microsoft SQL Server 2022 – licencje: Standard lub Enterprise (zalecane)

Stacja robocza

• system operacyjny – Windows 7 SP1 lub nowszy
• procesor – 2 rdzenie 2,4GHz
• pamięć RAM – 2GB
• minimalna rozdzielczość monitora – 1600 x 1080
• zalecana rozdzielczość monitora – 1920 x 1080

Biblioteki

Prawidłowe działanie określonych funkcjonalności programu Hermes SQL wymaga zainstalowania wymienionych poniżej bibliotek:

• tworzenie kodów kreskowych – biblioteka dll BarcodeGenerator .NET Framework 4.0
• sprawdzanie czynnego podatnika VAT – biblioteka dll podatnikVAT .NET Framework 4.0
• nowa struktura drzewa technologii – biblioteka dll TreeCOM .NET Framework 4.0
• wysyłanie e-deklaracji – .NET Framework 4.6.1 lub nowszy
• nowsze funkcjonalności – .NET Framework 4.8 (od wersji 3.82)

Sieć komputerowa

• sieć LAN 1Mbit. Kat 5/6
• w obrębie biurowo-magazynowym oraz produkcyjnym zalecane jest korzystanie z sieci lokalnej (bez dostępu poprzez Wi-Fi)
• w przypadku oddziałów oddalonych – sieć VPN.

Kolektor danych

• system operacyjny – Windows CE 4.0 lub Mobile
• łączność poprzez Wi-Fi (z dostępem do sieci lokalnej, stałe IP dla MAC adresu urządzenia) w obszarze pracy

Drukarka

Każda drukarka posiadająca sterowniki dla systemów Windows.

Pliki instalacyjne systemu Hermes SQL są dostępne do pobrania za pośrednictwem Portalu Użytkownika i Partnera, począwszy od wersji 3.76 udostępniane w dwóch wersjach – z rozszerzeniem .exe oraz .msi.

Przed instalacją programu Hermes SQL konieczne jest zainstalowanie biblioteki .NET Framework, co najmniej w wersji 2.0. W przypadku gdy jest już zainstalowana w wersji wyższej należy przejść do Funkcje systemu Windows  (opcja dostępna poprzez Panel sterowania – Programy i funkcje – Włącz lub wyłącz funkcje systemu Windows lub możliwa do odnalezienia poprzez wyszukiwarkę na pasku zadań) i zaznaczyć pozycje .NET Framework 3.5 (zawiera wersje .NET 2.0 i 3.0) oraz .NET Framework 4.6 Advanced Services.

Instalacja za pośrednictwem pliku z rozszerzeniem .exe

Aby rozpocząć instalację należy uruchomić plik instalacyjny .exe, zalecane jest uruchamianie go z uprawnieniami administratora (prawy przycisk myszy – Uruchom jako administrator).

Po rozpoczęciu instalacji wyświetlona zostanie umowa licencyjna, aby móc kontynuować proces należy zaakceptować jej warunki (po zapoznaniu się z treścią), następnie wybrać Dalej.

Kolejnym krokiem jest wybór lokalizacji docelowej, w której zostanie zainstalowana aplikacja (możliwość wskazania folderu za pośrednictwem przycisku Przeglądaj lub wpisania ręcznie ścieżki w polu tekstowym), następnie należy wybrać Dalej.

Przechodząc dalej istnieje możliwość określenia, czy program ma zostać zainstalowany wraz z przykładową firmą (udostępnianą w celach demonstracyjnych).

W przypadku zaznaczenia pozycji Firma przykładowa i przejściu Dalej, niezbędne będzie wprowadzenie nazwy serwera, na którym ma zostać umieszczona baza danych przykładowej firmy i wskazanie sposobu uwierzytelniania – Windows lub SQL Server (wybierając SQL Server niezbędne będzie wprowadzenie danych uwierzytelniających tj. nazwy użytkownika i hasła).

Bezpośrednio przed rozpoczęciem instalacji istnieje możliwość wskazania gdzie mają zostać umieszczone skróty do aplikacji, aby rozpocząć instalację należy wybrać Dalej, następnie Instaluj.

Podczas procesu instalacji wyświetlany będzie pasek postępu.

Po zakończeniu wyświetlona zostanie informacja o możliwości uruchomienia aplikacji.

Po uruchomieniu programu niezbędne będzie wprowadzenie parametrów połączenia z serwerem SQL (przeczytaj – Instalacja SQL Server 2019).

Adresem jest numer IP serwera licencji, podobnie jak port (przeczytaj – Instalacja serwera licencji). Numer licencji jest przydzielany po dokonaniu zakupu.

Po wprowadzeniu parametrów połączenia uaktywni się przycisk Test połączenia umożliwiający zweryfikowanie połączenia przy użyciu wprowadzonych parametrów. W przypadku pomyślnie zakończonego testu należy zatwierdzić operację przyciskiem OK.

Instalacja Management Studio i podłączenie bazy

Po zainstalowaniu SQL Server oraz programu HermesSQL należy podłączyć bazę programu do SQL Server. Niżej przedstawiono instrukcję jak to zrobić dla SQL 2017 oraz 2019.

• Podłączenie do bazy SQL Server 2017
• Podłączenie do bazy SQL Server 2019

Po zainstalowaniu programu (przeczytaj – Instalacja Hermesa) i uzyskaniu połączenia z serwerem (przeczytaj – SQL i Serwer licencji) pojawi się okno Wybór firmy, zawierające Listę firm – umożliwiającą wskazanie bazy firmy (w przypadku braku pozycji należy dodać nową firmę),  oraz Listę operatorów – tj. listę istniejących kont użytkowników w danej firmie.

Tworzenie firmy

Podczas pierwszego uruchomienia programu najprawdopodobniej na Liście firm nie będą znajdować się żadne pozycje, w takiej sytuacji należy dodać firmę. Aby to zrobić należy wybrać przycisk znajdujący się obok rozwijanej listy.

Następnie w wywołanym oknie nacisnąć przycisk Dodaj – pojawi się okno tworzenia firmy, umożliwiające zdefiniowanie jej Symbolu – 3 znakowego skrótu identyfikującego firmę (bazę danych firmy), oraz Nazwy firmy (bazy danych).

Po zatwierdzeniu wprowadzonych wartości rozpocznie się proces tworzenia firmy, a w prawym górnym rogu okna programu widoczne będą operacje aktualnie wykonywane przez system.

Wybór firmy i operatora

Po utworzeniu firmy będzie ona widoczna na Liście firm, a jej wybór możliwy za pośrednictwem rozwijanej listy lub poprzez wprowadzenie Symbolu lub Nazwy – w takiej sytuacji lista dostępnych firm będzie na bieżąco przeszukiwana przy użyciu wprowadzonego ciągu znaków.

Wybór operatora z Listy operatorów odbywa się w podobny sposób (po utworzeniu firmy istnieć będzie wyłącznie jeden operator Administrator systemu o skrócie SZEF) .

Po wybraniu  pozycji z list należy nacisnąć przycisk Otwórz spowoduje to uruchomienie programu podłączonego do wskazanej wcześniej firmy (bazy danych).

W przypadku pierwszego uruchomienia wyświetlony zostanie komunikat informujący o nieistniejącym katalogu (firmy) w katalogu danych aplikacji z zapytaniem Utworzyć katalog?.

Wybranie Tak spowoduje rozpoczęcie procesu tworzenia katalogu firmy we wspomnianej lokalizacji (podobnie jak w przypadku tworzenia firmy, widoczny będzie pasek informujący o aktualnie wykonywanej operacji), po zakończeniu procesu zostanie uruchomiony program podłączony do wskazanej wcześniej firmy.

Szybkie logowanie

Istnieje także możliwość uruchomienia systemu z pominięciem wyboru firmy i operatora z listy za każdym razem. Jest to możliwe za pośrednictwem specjalnie skonfigurowanego skrótu.

W tym celu należy utworzyć skrót w dowolnej lokalizacji (prawy przycisk myszy  – Nowy – Skrót).

Pojawi się okno Tworzenie skrótu, w którym należy wpisać ścieżkę lub wskazać lokalizację pliku hermes_sql.exe.

Następnie należy wpisać nazwę tworzonego skrótu.

Po wybraniu Zakończ zostanie utworzony skrót. Do ścieżki skrótu w polu Element docelowy we Właściwościach pliku należy dopisać w cudzysłowach parametry w określonej kolejności – symbol firmy, symbol operatora (poprzedzony znakiem podkreślenia), hasło (jeżeli jest zdefiniowane).

Po uruchomieniu programu za pośrednictwem utworzonego w ten sposób skrótu zostanie otworzona firma z zalogowanym operatorem – zgodnie z symbolami umieszczonymi w parametrach.

HermesSQL jest aplikacją przeznaczoną do pracy w środowisku systemów operacyjnych z rodziny Windows. W związku z tym interfejs graficzny programu został zaprojektowany z uwzględnieniem obowiązujących standardów i przyzwyczajeń użytkowników tego systemu oraz aplikacji jemu dedykowanych.

Zadbano także o użytkowników programów DOS’owych, umożliwiając wykonywanie większości podstawowych operacji przy użyciu klawiatury. Dla większości użytkowników przystępniejszym rozwiązaniem będzie jednak stosowanie myszy komputerowej lub innych urządzeń wskazujących.

Menu

Mnogość funkcjonalności zaimplementowanych do systemu HermesSQL sprawia, iż istotnym elementem środowiska graficznego aplikacji jest jej menu. Przyjmuje ono postać paska zawierającego przyciski: Operacje, Edycja, System oraz Info i zlokalizowane jest w górnej części głównego okna. Po naciśnięciu jednego z przycisków menu lewym przyciskiem myszy nastąpi otwarcie przypisanego mu menu rozwijanego. Najbardziej rozbudowaną opcją dostępną w tym miejscu są Operacje, której rozwijane menu umożliwia dostęp do większości funkcjonalności aplikacji. Aby zapewnić większą czytelność interfejsu oraz uczynić go bardziej przyjaznym dla użytkowników opcje dostępne z tego poziomu zostały także umieszczone na pasku narzędziowym.

Pasek stanu

Program umożliwia jednoczesną pracę wielu operatorom na różnych stacjach roboczych, dla wielu oddziałów, z wykorzystaniem różnych magazynów, kas, czy też na różnych firmach – bazach danych. Informacje na temat aktualnych ustawień wymienionych powyżej konfiguracji są wyświetlane na Pasku stanu, który zlokalizowany jest u dołu głównego okna programu.

Informacje na pasku stanu to:

• bieżąca data programu
• nazwa otworzonej firmy
• operator
• magazyn
• oddział
• stacja robocza
• aktualna kasa

Istnieje możliwość zmiany wartości danej konfiguracji (z wyjątkiem bazy danych) poprzez kliknięcie na nią lewym przyciskiem myszy, na skutek czego zostanie otworzone okno stosowne do wybranej konfiguracji.

Od wersji 3.75 w tym miejscu dostępny jest także przycisk umożliwiający wyświetlanie specjalnej strefy Wiadomości dla Ciebie, zawierającej informacje pochodzące bezpośrednio od zespołu Humansoft Sp. z o.o. odnośnie nowych wersji programu, nowości w ofercie, promocji, organizowanych szkoleń, webinariów oraz innych istotnych kwestii.

Tabele

W systemie HermesSQL wiele informacji prezentowanych jest w tabeli np. listy dokumentów, artykułów, czy też kontrahentów. Taki sposób przedstawienia danych umożliwia m.in. sprawniejsze wyszukiwanie pożądanych informacji, ich modyfikację, czy też wykonywanie różnego rodzaju operacji.

Główne opcje oraz skróty klawiaturowe w oknie tabeli

Zestaw klawiszy obsługi tabel

Istnieje możliwość zmiany skrótów klawiszowych dla przycisków Dodaj, Popraw  oraz Usuń za pośrednictwem gotowych zestawów skrótów klawiszowych (Konfig – Zestaw klawiszy obsługi tabel). 

Wybranie opcji wywoła okno zawierające listę dostępnych zestawów oraz możliwość określenia, czy wybrany został zestaw tylko dla bieżącego, czy wszystkich operatorów w firmie.

Lokalizacja poszczególnych przycisków w oknie tabeli

Przeglądanie tabeli

przewijanie zawartości tabeli

• → – następna kolumna
• ← – poprzednia kolumna
• ↑↓- poprzednia/następna pozycja
• PgDn, PgUp – następna/poprzednia strona
• Alt+Home – skok do pierwszego wiersza tabeli
• Alt+End – skok do ostatniego wiersza tabeli

Przewijanie zawartości tabeli można uzyskać także operując suwakiem poziomym i pionowym lub scrollem myszki . Suwak pionowy umieszczony jest na prawej, a poziomy, na dolnej krawędzi okna.

Manipulowanie zawartością tabel

Wygląd tabeli można dostosować. Służą do tego celu opcje Dodaj kolumnę , Edytuj kolumnę, Usuń kolumnę oraz Właściwości tabeli dostępne w menu Narzędzia. Ponadto można zamieniać kolumny miejscami oraz zmieniać ich szerokość.

Wprowadzone zmiany należy zapamiętać korzystając z przycisku Zapamiętanie widoku.

Edycja kolumny

Edytując kolumnę ustala się:

• wyrażenie określające zawartość kolumny. Jest to pole widoku zdefiniowanego fabrycznie lub przez użytkownika
• tytułu kolumny i jej czcionki
• wyglądu komórki
  • właściwości czcionki
  • kolory czcionki i tła komórki
  • warunki zastosowania poszczególnych właściwości komórki.
• ilość miejsc wyświetlanych po przecinku w kolumnach z wartościami liczbowymi. Umożliwiono zdefiniowanie dla danej tabeli kolumn liczbowych w następujący sposób:
  • jeśli w kolumnie występuje 0 to program wyświetla pusty wiersz
  • z użyciem separatora tysięcznego (1 000 zamiast 1000)
  • z określeniem ilości miejsc po przecinku (max. 9)

Powyższy przykład zawiera definicje kolumny Nazwa w tabeli Artykuły. Warunek sformułowany jest tak, że towary o zapasie poniżej minimum będą wyświetlane na czerwono.

Nowo dodaną kolumnę należy potem przesunąć w żądane miejsce.

⇒patrz poniżej Zmiana kolejności kolumn.

Zmiana rozmiaru okna

Zmiana rozmiaru okna polega na nasunięciu kursora myszy na brzeg okna aż do pojawienia się znaku zmiany rozmiaru («), naciśnięciu lewego przycisku i przesuwaniu myszy z naciśniętym przyciskiem. Po osiągnięciu docelowego rozmiaru należy zwolnić przycisk myszy.

Przesunięcie okna

Przesuwanie okna polega na nasunięciu kursora myszy na tytuł okna, naciśnięciu lewego przycisku i przesuwaniu myszki z naciśniętym przyciskiem. Po osiągnięciu pozycji docelowej należy zwolnić przycisk myszki.

Szerokość kolumn

Szerokość kolumn tabeli można dowolnie ustawiać przez przeciąganie myszką linii podziału kolumn.

Zmiana szerokości kolumny przydaje się, gdy np. nazwy twoich towarów są dużo krótsze od obowiązujących w systemie 50-ciu znaków. Zwężając kolumnę Nazwa artykułu zwiększasz ilość kolumn widocznych jednocześnie na ekranie.

Zmiana kolejności kolumn

Zmianę kolejności wyświetlania kolumn można uzyskać przez przeciąganie myszką tytułu kolumny. Jest to przydatne, gdy widoczna na ekranie kolumna ma z perspektywy Użytkownika mniejsze znaczenie niż inna schowana poza ekranem.

Kopiowanie wyglądu tabeli

W menu dostępnym pod przyciskiem zapisującym wygląd tabeli pojawiła się opcja Kopiuj wygląd tabeli. Opcja ta oszczędza czas administratora oraz ułatwia zarządzanie widokami. Opcja ta jest dostępna tylko dla operatorów należących do grupy administratorów. Pozawala na ujednolicenie wyglądu tabeli dla wszystkich użytkowników, którzy wcześniej już korzystali ze zmienianego widoku.

Obsługa pól memo

Tabela może również zawierać kolumnę memo. Przeważnie są to uwagi do dokumentów lub długie opisy do 65535 znaków. W tabeli widoczne są jako kolumny wypełnione tekstem memo lub Memo. Duża litera M oznacza, że pole zawiera wpis.

Zawartość pola memo można umieścić w okienku poniżej tabeli. W tym celu należy umieścić kursor w kolumnie memo i nacisnąć kombinację przycisków Ctrl+Home.

Porządek sortowania pozycji

Porządek sortowania można ustalić klikając podwójnie na nagłówku kolumny, według której ma być ustalany porządek. Kolejne sekwencje podwójnych kliknięć ustalają porządek rosnący, malejący bądź go likwidują. Aktualna kolumna porządkowa jest wyróżniona podkreśleniem, np.:

Wyszukiwanie pozycji

Możliwe jest przeszukiwanie tabeli na dwa sposoby:

• Wyszukiwanie pozycji wg ustalonego porządku – opcja Znajdź (F7)

np. dla tabeli Artykuły posortowanej wg symbolu artykułu wystarczy podać kilka początkowych znaków symbolu. W trakcie wpisywania szukanej wartości tabela jest przeszukiwana na bieżąco a wskaźnik pozycji w tabeli ustawia się automatycznie.Po naciśnięciu przycisku Znajdź (F7) wyświetli się w miejsce nagłówka kolumny sortującej okienko służące do wpisywania szukanej wartości. Aby zakończyć poszukiwanie wystarczy kliknąć poza obszar tego okienka lub nacisnąć Enter, Esc lub użyć klawiszy strzałek góra/dół lub PageUp, PageDown.

• Wyszukiwanie dowolnego ciągu znaków – opcja Szukaj (Ctrl+F)

Ta metoda pozwala znaleźć w tabeli dowolny ciąg znaków nawet ze środka pola. Jest to szczególnie użyteczne przy przeszukiwaniu tabeli kontrahentów. Metoda ta jest wolniejsza od poprzedniej, choć ma to znaczenie jedynie przy bardzo dużych kartotekach.

Po naciśnięciu przycisku Szukaj (Ctrl+F), w lewym górnym rogu tabeli wyświetlone zostanie okienko, w którym należy wpisać szukany ciąg znaków. Użycie przycisku następny skutkuje rozpoczęciem przeszukiwania w dół począwszy od bieżącej pozycji w tabeli, natomiast przycisk od początku służy do przeszukiwania całości tabeli od samego jej początku (od góry). Jeżeli wpisany ciąg znaków zostanie znaleziony, to wskaźnik pozycji tabeli ustawi się w odpowiednim wierszu a kolumna, w której wystąpił szukany ciąg znaków zostanie ustawiona w polu widzenia. Zakończenie poszukiwania odbywa się analogicznie jak w punkcie poprzednim.

Dodawanie nowej pozycji

Aby dodać nową pozycję do tabeli przez wybranie przycisku Dodaj.

Ciekawe możliwości niesie użycie opcji Przenoszenie treści, które znajduje się  w górnym menu  Tabela. Powoduje ona przepisanie zawartości pól bieżącej pozycji do nowo dodawanej. Przydaje się to głównie dla kilku tabel: Artykuły, Zestawy rabatów, Definicje dokumentów, Schematy księgowe.

Jeśli przykładowo zdefiniowany zostanie schemat księgowy, a następnie  ma zostać utworzony bardzo podobny, to przed użyciem opcji Dodaj należy włączyć opcję Tabela -> Przenoszenie treści i ustawić wskaźnik na właściwym schemacie. Pozycje schematu zostaną skopiowane do nowo dodawanego.

Usuwanie pozycji

Usunięcie pozycji następuje po jej podświetleniu i wyborze opcji Usuń.

Nie każdą pozycję można usunąć, np. dokumentu przeniesionego do księgi handlowej jak również kontrahenta, którego symbol widnieje na jakimś dokumencie. O przyczynie niemożliwości usunięcia pozycji program informuje odpowiednim komunikatem.

Przeglądanie i poprawianie pozycji

Aby poprawić pozycję należy ją podświetlić i wybrać opcję Popraw.

Pojawia się wówczas odpowiedni formularz zapełniony danymi bieżącej pozycji. Jeśli dana pozycja nie może być z jakichś powodów poprawiana (np. próba poprawienia zaksięgowanej faktury), to program poinformuje o tym fakcie i formularz przejdzie w tryb Pokaż, uniemożliwiając edycję pól.

Filtry

Mechanizm filtrowania to jedno z najpotężniejszych narzędzi programu. Warto zapoznać się z nim bardzo dokładnie.

Przykładowe okno filtrów dla dokumentów sprzedaży

Filtry to:

• Źródło prostych raportów w nieskończonej ilości wariantów.
• Pomoc w odnalezieniu pozycji w bardzo licznych tabelach. Tabela księgi głównej zawiera po kilku latach pracy setki tysięcy a nawet miliony dokumentów zaksięgowanych. Filtry pozwalają w nim odnaleźć interesujący nas dokumentu np. sprzed dwóch lat, o którym wiadomo tylko tyle, że dotyczył konkretnego kontrahenta. W oknie filtrów należy wybrać odpowiedniego kontrahenta i dodatkowo orientacyjny okres i natychmiast wyświetlą się tylko dokumenty odfiltrowane.
• Narzędzie administratora. Niektórzy operatorzy, zwłaszcza w dużych firmach, nie powinni mieć dostępu do pewnych danych. Tzw. stałe filtry pozwalają administratorowi dostroić precyzyjnie system uprawnień do potrzeb przedsiębiorstwa.

⇒ patrz Konfiguracja -> Profile użytkowników

Ustalone filtry mogą być pamiętane indywidualnie dla każdego operatora. Wystarczy zaznaczyć selektor Zapamiętać filtry, a następnie opuścić okno dialogowe naciskając przycisk OK. Wybranie przycisku Usuń filtry powoduje wyczyszczenie wszystkich aktualnie ustawionych warunków filtrujących.

Zestawy filtrów

Zestawy filtrów są to zapamiętane, często używane filtry, których można użyć bez konieczności ustawiania ciągle tych samych parametrów. Są one również pamiętane dla każdego użytkownika i każdego widoku tabeli oddzielnie. Dzięki temu poprawia się ergonomia pracy, a korzyścią jest czas pracowników, którzy do tej pory wielokrotnie musieli powtarzać te same ustawienia.

Nowy zestaw można dodać definiując parametry i korzystając z przycisku Zapisz nowy zestaw. Użytkownik zostanie wówczas poproszony o wprowadzenie nazwy dla nowego zestawu filtrów. Unikalność nazwy nie jest kontrolowana. Skorzystanie z przycisku Wróć na formularzu wprowadzania nazwy jest równoznaczne z rezygnacją z zapisania nowego zestawu filtrów.

Jeżeli są zdefiniowane zestawy filtrów, pojawią się one jako pozycje na liście. Wybranie pozycji listy powoduje pojawienie się na formularzu zdefiniowanych wcześniej dla danego zestawu parametrów.
Można je zmienić, a następnie zapisać zmiany, korzystając z przycisku Zapisz zestaw. Zmiany w bieżącym zestawie filtrów mogą zostać zapisane również po naciśnięciu przycisku OK.(program o to zapyta).

Obok listy znajduje się przycisk umożliwiający usunięcie bieżącego zestawu filtrów.

Po usunięciu zestawu, lista ustawia się w pozycji nie wybrano, a parametry są czyszczone, jak po użyciu przycisku Usuń filtry. Ustawienie się w pozycji nie wybrano powoduje wyczyszczenie ustawionych parametrów.

Szybki filtr

Filtr pojawia się przed wejściem do wybranej tabeli i powoduje pojawienie się tylko tych rekordów  które spełniają warunek filtru. Dużą zaletą tego filtru jest jego działanie przed wynikiem zapytania co daje nam poprawę wydajności przy dużej ilości rekordów.

Filtr ustawić można w ustawieniach globalnych:

•  Wyświetlanie tabeli kontrahentów (bez szybkiego filtrowania / z szybkim filtrowaniem)
• Wyświetlanie tabeli artykułów (bez szybkiego filtrowania / z szybkim filtrowaniem)

Drukowanie, podsumowania i eksport

Trzy powyższe funkcje operują na pozycjach odfiltrowanych.

Drukowanie

Zawartość tabeli można wydrukować po wybraniu przycisku Drukuj.

Dla każdej z tabel zaprojektowano przeważnie po kilka wariantów wydruku.

Więcej na temat wydruków

⇒ patrz  Wydruki

Podsumowania

Opcja Podsumowania  przywołuje okno, w którym definiuje się dowolne podsumowania.

Przeważnie są to podsumowania wartości z kolumn tabeli.

Dodaj / Popraw
Powoduje dodanie nowego / poprawienie istniejącego podsumowania.

Kolumna tabeli – Zawiera listę numerycznych kolumn tabeli. Jeżeli nie ma na tej liście kolumny, która ma zostać podsumowana pole to należy zostawić puste.

Tytuł podsumowania – W miejscu tym należy wpisać czytelny dla użytkownika tytuł.

Wyrażenie – Wyrażenie, które ma zostać podsumowane. Najczęściej jest to pole bazy danych. Przy formułowaniu wyrażenia można skorzystać z konstruktora wyrażeń.

Usuń – Usunięcie wybranego podsumowania.

Oblicz – Naciśnięcie tego przycisku powoduje przeliczenie wszystkich pozycji w podsumowaniach. Wyniki obliczeń widoczne są w kolumnie Wartość.

Autopodsumowanie –  Zaznaczenie tej opcji powoduje automatyczne obliczenie wszystkich podsumowań przy każdym następnym wyborze opcji Podsumowania.

Ilość pozycji – Liczba pozycji odfiltrowanych w bieżącej tabeli.

OK – Zatwierdzenie wprowadzonych zmian w pozycjach podsumowań i wyjście z podsumowań.

Wróć – Anulowanie wprowadzonych zmian i wyjście z podsumowań.

Eksport danych

Wybierając opcję Narzędzia -> Eksport danych można wyeksportować zawartość tabeli do plików zewnętrznych w formatach takich jak Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, tekstowe itp. Eksportowane kolumny nie mogą zawierać złożonych wyrażeń np. funkcji.

Opcja ta jest szczególnie przydatna przy tabelach prezentujących wyniki analiz i zestawień, gdyż przeniesione np. do Excel-a można zaprezentować w postaci graficznych wykresów, które łatwiej jest analizować.

Formularze

Formularze służą do wprowadzania danych, dodawania / poprawiania pozycji w bieżącej tabeli.

Zawierają pewną ilość pól do wypełnienia, selektorów, kontrolek oraz przyciski OK i Wróć – pierwszy zatwierdzający, drugi anulujący zmiany.

Formularze mogą być bardzo proste np. formularz Zapytanie ofertowe (dokument ZF).

Czy też bardziej złożone tak jak formularz  Faktury (dokument F):

Formularze zawierają pola tekstowe oraz obiekty opisane w następnym rozdziale.

Kontrolki

Formularze są oknami zawierającymi pewną liczbę kontrolek typu: przycisk, przełącznik, pole edycji, lista rozwijana itp. Przemieszczanie kursora w ramach okna pomiędzy kontrolkami można zrealizować naciskając klawisz Tab – w jednym kierunku lub Shift+Tab – w kierunku przeciwnym.

Istnieją pewne przyzwyczajenia przeniesione z systemu DOS do używania w tym celu klawiszy strzałek i Enter jednak nie w każdej sytuacji umożliwiają one opuszczenie obiektu. Zwłaszcza próba przemieszczenia kursora klawiszem Enter może dla niektórych obiektów skutkować niepożądanym działaniem (rozwijanie listy, przywoływanie tabeli dla pola związanego z tabelą, wywołanie dialogu spod przycisku itd.)

Najłatwiej dotrzeć do każdego obiektu okna przy pomocy myszki. Wystarczy umieścić kursor myszki w obrębie danego obiektu i wcisnąć jej lewy klawisz (kliknąć). Ta metoda zalecana jest dla początkujących jako bardziej intuicyjna.

Przycisk

Jego wybranie powoduje wykonanie czynności określonych w jego nazwie. Przycisk z wyraźnie widoczną obwódką (niebieską lub czarną – w zależności od systemu operacyjnego) jest przyciskiem domyślnym. Jego wybranie następuje po naciśnięciu kombinacji klawiszy Ctrl+Enter bez względu na bieżące położenie kursora.

Znacznik

Jego stan jest zmieniany naciśnięciem klawisza Spacja lub Enter lub przez kliknięcie myszką.

Poniższy znak oznacza, że jest włączony.

Przełącznik

Zaznacza tylko jedną z możliwych do wybrania opcji. Jego stan jest zmieniany naciśnięciem klawisza Spacja lub Enter lub kliknięcie myszką. Gdy jedna z pozycji jest wybrana, w przełączniku pojawia się kropka, a pozostałe przełączniki w grupie zostają wyłączone.

Lista

Pojawia się w postaci ramki zawierającej pozycje do wyboru. Wybór pozycji polega na umieszczeniu na niej podświetlenia i naciśnięciu klawisza Enter lub podwójnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy. Przemieszczanie podświetlenia następuje przy użyciu klawiszy kierunkowych (strzałki↑↓), PgUp, PgDn, Home, End lub szybkim naciskaniu pierwszych liter pozycji.

Lista rozwijalna (selektor)

Rodzaj listy, której elementy widoczne są  po wybraniu przycisku rozwinięcia listy.

Pole edycji

Służy do wprowadzania słów, opisów, liczb lub dat z klawiatury.

Pole edycji związane z tabelą

W tego rodzaju polach program kontroluje poprawność wprowadzonych danych, w tym przykładzie – symbolu artykułu. Jeśli wpisany symbol nie występuje w tabeli Artykuły pojawi się komunikat Nie znaleziono i zostanie przywołana tabela Artykuły. Kursor ustawi się na artykule o najbliższym symbolu. Jeśli wpisany symbol jest poprawny, a czynność zostanie zakończona klawiszem Tab, tabela nie zostanie przywołana.

Bezwarunkowe przywołanie tabeli następuje, gdy :

• będąc w polu edycji naciśnięty zostanie klawisz Enter
• nastąpi kliknięcie myszką na przycisku

Okno edycji pól memo

Służy do wprowadzania długich tekstów, np. uwag na dokumencie. Aby zamknąć okno z zapisem zmian należy użyć przycisku

Aby porzucić edycję należy wcisnąć Esc lub użyć przycisków:

Drukowanie w programie realizowane jest za pomocą szablonów nazywanych dalej wzorcami wydruku. Autorzy programu stworzyli pewną ilość wzorców wydruku, wystarczającą do normalnej pracy – są to tzw. wzorce fabryczne. Charakteryzują się tym, że nie można ich zmieniać.

Jeżeli jednak postać wydruku nie zadowala Użytkownika, można stworzyć własne wzorce, dostosowane do indywidualnych potrzeb i wymagań.

 ⇒ patrz  Środowisko rozszerzeń SQL  ->  Generator raportów  ->  Wzorce wydruków

Niezależnie od rodzaju wydruku przed rozpoczęciem drukowania wyświetlane jest okienko dialogowe Wydruk pozwalające na ustalenie parametrów wydruku.

Elementy okna dialogowego:.

• Wzorzec wydruku – selektor umożliwiający wybór z listy wzorca wydruku.
• Popraw   – modyfikacja ustawień aktualnie wybranego wzorca wydruku.

• Drukarka –  wybór drukarki, na którą wysłany zostanie wydruk.
• Właściwości – przycisk przywołuje okno ustawień sterownika drukarki.
• Liczba kopii – ilość kopii wydruku.
• Tylko podsumowanie – selektor określający czy drukowane ma być tylko podsumowanie. Przydatny dla wydruku zestawień.
• Pokaż właściwości drukarki przed wydrukiem – przywołanie okno ustawień drukarki.
• Drukuj – uruchomienie wydruku (wydruk na drukarkę, wydruk do pliku) lub możliwość wysłania dokumentu pocztą elektroniczną.
• Pokaż – podgląd wydruku na ekranie.
• Wróć – porzucenie okna Wydruk.

Opcja Popraw

Wzorzec domyślny
Zaznaczenie tego selektora spowoduje, że tworzony wzorzec będzie proponowany jako pierwszy na liście wzorców. Dla wydruku dokumentów nadrzędne jest tu ustawienie domyślnego wzorca w opcji Konfiguracja -> Definicje dokumentów.

Prolog
Przycisk przywołuje okno edytora tylko do odczytu zawierającego prolog wydruku. Prolog jest programem w języku XBase uruchamianym przed przystąpieniem do wydruku. Napisanie poprawnego prologu wymaga znajomości podstaw języka XBase.

⇒ patrz Środowisko rozszerzeń SQL -> Generator raportów -> Prolog i epilog wzorca wydruku 

Epilog
Przycisk przywołuje okno edytora tylko do odczytu zawierającego epilog. Epilog jest programem w języku XBase uruchamianym po wydruku. Napisanie poprawnego epilogu wymaga znajomości podstaw języka XBase.

⇒ patrz Środowisko rozszerzeń SQL -> Generator raportów -> Prolog i epilog wzorca wydruku

Tytuł wydruku
Wpisany tutaj tekst służy na niektórych wzorcach do zatytułowania wydruku. Pojawia się w pierwszym wierszu wydruku.

Informacje dla wydruku
Można tu wskazać drukarkę (sterownik drukarki tekstowej), na którą wysyłany będzie ten wzorzec wydruku oraz orientację strony (wymiary użytego papieru).

Orientacja strony
Wybór układu pionowego lub poziomego strony.

Uprawnienia
Przycisk otwierający okno Uprawnienia do wzorca wydruku. W miejscu tym można nadać bądź odebrać uprawnienia, do aktualnie edytowanego wzorca, określonym profilom użytkowników.

Najefektywniejsze sposoby wydruku w systemie Windows oferują obecnie drukarki laserowe lub atramentowe. Drukarki takie wraz z wzorcami wydruku  dają możliwość korzystania z różnych czcionek (większa ilość danych na wydruku, czytelniejsze wydruki), ramek, linii, kolorów czy grafiki (np. logo firmy na fakturze) oraz znacznie przyspieszają sam proces drukowania.

Istnieje jednak możliwość wysyłania wydruków graficznych na drukarki igłowe (zdefiniowanie w systemie Windows). Należy wtedy usunąć z wzorca wszelkie elementy graficzne np. ramki, kolorowe nagłówki, grafiki, aby zminimalizować czas wydruku. Wśród fabrycznych wzorców wydruku dokumentów sprzedaży znaleźć można właśnie taki uproszczony wydruk faktury (F_UPR___ Faktura – wydruk graficzny uproszczony) dostosowany do drukarek igłowych.

Gdy wybrany jest wydruk graficzny selektor Drukarka zawiera listę drukarek zdefiniowanych w systemie Windows. Wybrana jest zawsze drukarka ustawiona w systemie jako domyślna, chyba że w definicji wzorca wydruku wskazano inaczej.

Wybranie opcji Drukuj uruchamia wydruk, ale również daje możliwość zapisu wydruku do pliku oraz wysłania raportu  pocztą elektroniczną.

Format raportu
Selektor formatu, w którym dokument ma być zapisany lub wysłany.
Wydruki można zapisywać lub wysyłać w formatach: PDF, HTM, DOC, XLS, RTF

Wyświetl po utworzeniu
po utworzeniu dokument otwiera się w programie skojarzonym z tym plikiem

Opcje pliku PDF
Opcja Dołącz czcionki dołącza do pliku użyte w raporcie czcionki

Opcje pliku XLS
Wybranie opcji Uproszczony Excel pozwala na zapisanie wszystkich numerycznych pól w komórkach arkusza. Opcja Pełny Excel pozwala na zapisanie również pól tekstowych

Opcje pliku HTML
Opcja Wyślij jako treść wiadomości wysyła raport jako treść wiadomości a nie jako załącznik.

Plik
Wskazanie miejsca zapisu pliku

Zapisz/Wyślij
zapis do druku lub wysłanie wydruku mailem.

Wróć
porzucenie okna Zapisz do pliku

Ogólne mechanizmy tworzenia, przeglądania i obróbki wszystkich dokumentów są niemal identyczne.

Wykaz rodzajów dokumentów

F – dokumenty sprzedaży (faktury, paragony, faktury eksportowe)

KF –  korekty sprzedaży (faktury korygujące)

FZ – dokumenty zakupu (faktury)

KZ – korekty zakupu (faktury korygujące)

PD – zestawienie dzienne paragonów

FI – faktury importowe

WF – faktury wewnętrzne

WK – korekty faktur wewnętrznych

SA – dokumenty SAD

WZ – wydania na zewnątrz

ZK – zwroty od klienta (korekty WZ)

PZ – przychody zewnętrzne

ZD – zwroty do dostawcy (korekty PZ)

P – przychody wewnętrzne (z produkcji lub oddziału)

R – rozchody wewnętrzne

MM – przesunięcia międzymagazynowe

SN – arkusze spisu z natury

IW – dokumenty inwentaryzacji

PC – zmiana ceny ewidencyjnej

OP – opakowania zwrotne

PK – polecenia księgowania (dla księgi handlowej)

D – dowody księgowe (dla księgi przychodów i rozchodów)

IN – inne należności

IZ – inne zobowiązania

RO – dokumenty  rozliczeniowe

SL – operacje na punktach systemu lojalnościowego

KP – kasa przyjmie

KW – kasa wypłaci

BP – bankowy dowód wpłaty

BW – bankowy dowód wypłaty

KR – dokumenty kasowych różnic kursowych

BR – dokumenty bankowych różnic kursowych

ZF – zapytanie ofertowe

ZS – zamówienia na sprzedaż

ZZ – zamówienia na zakup

BZ – bilans zamówień

OF – oferty dla klientów

ZU – zlecenia usługowe

Definicje dokumentów

Wykaz rodzajów dokumentów może być rozszerzany wyłącznie przez producenta programu. Jednak szczegółowa definicja każdego dokumentu jest dostępna dla użytkownika. Jest to kolejne potężne narzędzie programu, które umożliwia wdrożenie w firmach o bardzo skomplikowanej strukturze. Dzięki definicjom dokumentów można odwzorować w programie każdy, najbardziej skomplikowany schemat ich obiegu. Rekomendacją dla opisywanego tutaj mechanizmu jest przykład wycofania przez MF rachunku uproszczonego, czy wprowadzenie nowego typu dokumentu – Faktury RR. Żadne z tych zdarzeń nie wymagało zmian programistycznych w programie. Rachunek uproszczony czy Fakturę RR można było zdefiniować w opcji Definicje dokumentów.

Definiowanie dokumentów odbywa się z poziomu tabeli Definicje dokumentów dostępnej po wyborze opcji Konfiguracja.

Praktyczne wskazówki dotyczące tworzenia rejestrów ⇒ Patrz Wdrożenie

Numeracja dokumentów

Każdy dokument posiada własny, niepowtarzalny numer ewidencyjny oraz numer oryginalny.

Dla dokumentów własnych takich jak dokument sprzedaży (F), przyjęcie z zewnątrz (PZ) itp. numer ewidencyjny jest tożsamy z numerem oryginalnym. Dla dokumentów obcych takich jak faktura zakupu numer oryginalny należy wprowadzić ręcznie na formularzu danego dokumentu w odpowiednie pole.

Numer ewidencyjny występuje na formularzu dokumentu jako zespół obiektów:

• selektor zawierający wszystkie rejestry dokumentu
• rok wystawienia
• numer kolejny w danym rejestrze.

Pierwszą czynnością, którą należy wykonać podczas sporządzania dokumentu jest wybór właściwego rejestru z selektora.

Budowa numeru ewidencyjnego

DD/xxx/RR/NNNNNN

Gdzie:

• DD – rodzaj dokumentu
• xxx – dowolny trzyznakowy symbol rejestru (dla dokumentów KP, KW, BP, BW rolę rejestru pełnią odpowiednio: symbol kasy oraz symbol rachunku bankowego)
• RR – rok wystawienia
• NNNNNN – 6-cio cyfrowy numer.

Ostatni segment, czyli 6-cio cyfrowy numer, program proponuje sam, według jednej z dwóch metod:

• pierwszy wolny
• następny.

Metoda pierwszy wolny pozwala wypełniać dziury po dokumentach usuniętych i jest metodą preferowaną. Metoda następny  jest stosowana wyjątkowo np. w sytuacji, gdy z jakichś powodów chcemy zachować dziurę w numeracji (zarezerwować numer dokumentu na przyszłość). Poza tym można poprawiać proponowany przez system numer, o ile pozwala na to definicja danego dokumentu.

Przykład
F  /U  /02/000013 – oznacza dokument sprzedaży F, z rejestru U (np. sprzedaż usług), wystawiony w 2002 roku, pod numerem kolejnym 13.

Dokumenty obce, takie jak faktury zakupu (FZ) otrzymują również numer ewidencyjny w systemie.

Przykład
FZ /T  /01/000431 – oznacza dokument zakupu FZ, z rejestru T (np. zakup towarów), zarejestrowany w 2001 roku, pod numerem kolejnym 431.

Praca z dokumentami

Zostaną tu omówione następujące operacje: tworzenie, usuwanie,  drukowanie, poprawiania dokumentów.

Aby wykonać którąś z powyższych operacji należy wpierw otworzyć tabelę właściwych dokumentów. Otwieranie tabel dokumentów następuje po wyborze z menu odpowiednich opcji.

Przykład: otwarcie tabeli dokumentów FZ następuje po wyborze opcji Zakupy –> Dokumenty zakupu (FZ).

Tworzenie nowego dokumentu

Po użyciu opcji Dodaj pojawi się formularz odpowiedni dla danego dokumentu.

Przykładowy formularz faktury zakupu

Formularz dokumentu

Większość dokumentów ma podobną strukturę, składa się z nagłówka, pozycji i podsumowania.

Nagłówek

W nagłówku znajduje się np. numer dokumentu, kontrahent. Niektóre pola nagłówka są zapisywane w momencie wejścia w edycję pozycji dokumentu i nie można ich już zmienić. W przypadku pomyłki w nagłówku należy porzucić edycję lub usunąć dokument i wystawić go jeszcze raz.

W nagłówku najczęściej występują pola:

Numer ewidencyjny dokumentu.
Rejestr, rok, i numer kolejny.

Pola dotyczące wyboru kontrahenta.
Kontrahenta można wybrać podając jego:

• symbol
• skrót nazwy
• numer NIP.

Pole, wg którego odbywać się będzie wyszukiwanie wskazuje się wybierając myszką jeden z przycisków. Przycisk taki zostaje zatrzaśnięty (tak jak pokazano to na poniższym zrzucie ekranu – przycisk Skrót).

Najczęściej wykorzystywany jest wybór według skrótu nazwy lub numeru NIP. Wystarczy podać kilka początkowych znaków skrótu nazwy i nacisnąć Enter. Program przywoła tabelę kontrahentów ustawiając wskaźnik na właściwym kontrahencie. Jeżeli podasz pełen skrót nazwy lub numer NIP można przejść do dalszej części dokumentu klawiszem Tab bez otwierania tabeli kontrahentów.

Jeśli zostanie wybrany kontrahent mający zdefiniowane oddziały (np. sklepy), to dodatkowo pod przyciskiem Pozostałe dane istnieje możliwość wskazania Odbiorcy towaru.

Pozostałe dane
Przycisk ten zawiera dodatkowe cechy wystawianego dokumentu i może się różnić zawartością w zależności od typu dokumentu. Niektóre z występujących tu pól nie podlegają ogólnej zasadzie niepoprawialności nagłówka czyli można je zmienić nawet po wystawieniu całego dokumentu.

Opisy zawartości tego przycisku znajdują się w opisach poszczególnych dokumentów.

Pozycje dokumentu

Pozycje dokumentu stanowi tabela pozycji, której edycja jest możliwa na zasadach obowiązujących dla każdej innej tabeli:

(Ins, F4, D) – Dodaj

(Enter, F5, P) – Popraw

(Del, F6, U) – Usuń .

Wybierając Dodaj  lub  Popraw  zostanie otwarty formularz dodawania/ edycji pozycji (w zależności od dokumentu formularz ten może się różnić – poniżej formularz pozycji dokumentu zakupu oraz sprzedaży).

Pola dotyczące wyboru artykułu.
Artykuł możemy wybrać poprzez jego:

• symbol,
• nazwę,
• kod kreskowy,
• numer katalogowy.

Pole, wg którego odbywać się będzie wyszukiwanie wskazuje się wybierając myszką jeden z przycisków.

Przycisk  Pozycje zaw. umożliwia wyszukiwanie artykułów, które w jednym z wyżej wymienionych pól zawierają wprowadzoną frazę.

Wybrany myszką przycisk będzie zatrzaśnięty na stałe aż do następnej zmiany. Najczęściej wykorzystywany jest wybór według nazwy lub symbolu artykułu. Wystarczy podać kilka początkowych znaków i nacisnąć Enter. Program przywoła tabelę artykułów ustawiając wskaźnik na pozycji najbliższej podanemu fragmentowi. Jeżeli zostanie podany pełen symbol lub nazwa można przejść do dalszej części dokumentu klawiszem Tab bez otwierania tabeli artykułów. Wybór wg  kodu kreskowego jest użyteczny wówczas gdy użytkowany jest czytnik kodów kreskowych. Jeśli wybrany artykuł już istnieje na dokumencie, to pojawi się okno takie jak na rysunku poniżej.

Wybór opcji Dodać go ponownie spowoduje dodanie do dokumentu kolejnej pozycji tego artykułu.

Wybór opcji Zwiększyć ilość o… aktywuje pole ilość.

Dodatkowy Opis
Dwudziestoznakowy opis pozycji do wykorzystania wg potrzeb, zapamiętywany razem z pozycją dokumentu. Dla dokumentów przychodowych jest to przeważnie numer seryjny partii.

Przycisk Następny kończy dodawanie bieżącego artykułu i pozwala na dodanie kolejnego.

Przycisk OK zamyka formularz dodając bieżący artykuł.

Przycisk Wróć przerywa dodawanie pozycji.

Poza ręcznym wprowadzeniem pozycji dokumentu mogą być one, po wybraniu opcji Zestawienia i inne operacje (F12) :

• przeniesione automatycznie ze schowka

⇒ patrz  Schowek dokumentów

• pobrane z kolektora danych

⇒ patrz Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi -> Kolektory danych

• pobierając pozycje z innego dokumentu (Pobierz pozycje innego dokumentu)

              ⇒ patrz  Pobierz pozycje innego dokumentu

Dla dokumentów sprzedaży pozycje można pobrać również z dokumentu WZ,  Zamówienia lub Zlecenia usługowego.

Istnieje możliwość wprowadzenia dla danego artykułu jego zamiennika. W momencie braku danego artykułu należy nacisnąć przycisk Zamienniki i wybrać z pojawiającej się listy wybrany zamiennik. Zamienniki skonfigurować można w tabeli artykułów.

⇒ patrz Kartoteki -> Artykuły -> Dodatkowe opcje dostępne z kartoteki artykułów

Podsumowanie dokumentu

W dolnej części dokumentu znajdują się zawsze przyciski OK i Drukuj. Pierwszy kończy pracę z dokumentem, drugi pozwala go wydrukować. Oprócz już wymienionych, mogą się tam znajdować inne przyciski (w zależności od rodzaju dokumentu), ale w przypadku większości dokumentów występują tu:

Płatność
Po wybraniu tego przycisku, pojawi się okno Płatności dokumentu. Należy tu określić formę płatności, termin zapłaty, a przy zapłacie poprzez bank wskazać rachunek bankowy, na który ma być dokonana wpłata oraz ustalić z kim rozliczony ma zostać dokument. Można tu również udzielić dodatkowego rabatu dla kontrahenta, który udzielony zostanie od całości dokumentu.

Program umożliwia rozliczenie dokumentu z:

• kontrahentem (tak zdarza się jeśli np. przy zakupie dostawca daje dyspozycję zapłaty na konto innego podmiotu w związku ze wzajemnymi z nim rozrachunkami)
• pracownikiem (w ten sposób rozlicza się głównie faktury kosztowe z zaliczki pracownika)
• urzędem
• innym podmiotem
• właścicielem

Program pozwala stosować na dokumencie jednocześnie trzy formy płatności. Umożliwia zapłatę części dokumentu gotówką (opcja Zapłata gotówka w kasie) , wskazanie innej formy płatności (np. przelew) oraz dla pozostałej kwoty karta płatnicza. Jednocześnie pozwala rozliczyć przedpłatę. W tym przypadku należy wskazać z listy przedpłaty, które z danym dokumentem zostaną rozliczone.

Konfiguracja kart płatniczych :

⇒ patrz Kartoteki -> Karty płatnicze

Lista form płatności zawiera na początku tylko jedną pozycję – G – gotówka.
W opcji Kartoteki -> Formy płatności definiuje się pozostałe formy, takie jak np.:

• P14 – przelew 14 dni
• O7 – płatność odroczona o 7 dni itp.

W kartotece Kontrahenta w danych dodatkowych ustala się czy klient płaci gotówką w kasie czy też otrzymuje inną formę płatności np. przelew. Ustalona forma płatności proponuje się na dokumentach rozrachunkowych.
Przycisk Stan rozrachunków przywołuje okno prezentujące stan rozrachunków z danym kontrahentem.

Dane księgowe
Ustala się tutaj:

• datę umieszczenie dokumentu w rejestrze VAT (pusta data spowoduje, że dokument nie trafi do rejestry VAT)
• datę i sposób księgowania dokumentu.

Data księgowania może być tożsama z datą rejestracji (wpływu) lub wystawienia dokumentu ewentualnie jest to inna, dowolna data. Wskazana w tym polu data będzie jednocześnie datą z jaką dokument zostanie umieszczony w rozrachunkach. Pozostawienie pustego schematu księgowego oznacza księgowanie zgodne z definicją dokumentu.

Uwagi
Dowolny tekst zapamiętany z dokumentem.

Liczba porządkowa na pozycjach dokumentów

Na formularzach pozycji dokumentów handlowo-magazynowych znajduje się pole umożliwiające wpisanie liczby porządkowej pozycji dokumentu.

Pole to jest przenoszone przez schowek, jak również podczas przekształceń dokumentów.

Pod F12 do pozycji dokumentów można ją zmienić bez konieczności wchodzenia w każdą pozycję. Funkcja działa także na dokumentach w trybie Pokaż.

Poprawianie/przeglądanie dokumentu

Aby zmienić treść dokumentu należy umieścić na nim podświetlenie i wybrać opcję Popraw z paska narzędziowego lub korzystając z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Pojawi się formularz odpowiedni dla danego dokumentu.

Formularz może pojawić się w jednym z dwóch trybów:

• Popraw – możliwość modyfikacji dokumentu
• Pokaż – brak możliwości modyfikacji dokumentu

Program informuje o przyczynie zablokowania poprawiania dokumentu odpowiednim komunikatem.

W praktyce każdy dokument da się poprawić. Jeśli np. program zgłasza, że dokument został przeniesiony do KH, to po jego usunięciu z KH można go już poprawić.

Usuwanie dokumentu

Dokument można usuwać po umieszczeniu na nim podświetlenia i wybraniu z paska narzędziowego opcji Usuń (Del, – lub F6) lub zaznaczając dokument i wybierając Usuń zaznaczone.

Nie każdy dokument da się w danym momencie usunąć. Obostrzenia są identyczne jak w przypadku poprawiania dokumentów.

Drukowanie dokumentu

Drukowanie dokumentu następuje po wyborze przycisku Drukuj na formularzu dokumentu (co wywołuje okno Wydruk z możliwością wskazania m.in. Wzorca wydruku, Drukarki, czy też Liczby kopii).

Istnieje możliwość wydrukowania dokumentu z poziomu listy dokumentów, po podświetleniu pozycji i wybraniu opcji Zestawienia i inne operacje (F12)  -> Wydruk jednego dokumentu. Możliwe jest także drukowanie kilku dokumentów poprzez opcję Zestawienia i inne operacje (F12) -> Wydruk zaznaczonych dokumentów.

Tworzenie zestawień dokumentów

Zestawienia można tworzyć używając opcji Filtry. Pozwala ona odfiltrować tylko interesujące nas dokumenty, a następnie wydrukować wybierając przycisk Drukuj.

Schowek dokumentów

Program oferuje Użytkownikowi mechanizm schowka dokumentów, służący do przenoszenia zawartości dokumentów.
Mechanizm schowka wzorowany jest na rozwiązaniu znanym powszechnie w edytorach tekstu. Umożliwia automatyczne przenoszenie zawartości jednego dokumentu do innego.

Wykorzystanie schowka

Przenoszenie danych między dokumentami w ramach jednej firmy.
Po zarejestrowaniu faktury obcej należy przyjąć towary dokumentem PZ. Aby uniknąć ponownego wprowadzania tych samych pozycji na PZ co na fakturze, należy umieścić dokument w schowku, a podczas sporządzania PZ, posłużyć się opcją Zestawienia i inne operacje (F12) –> Pobierz dokument ze schowka w celu przeniesienia pozycji. W ten sposób można tworzyć dokumenty na podstawie innych.
Kolejne praktyczne zastosowanie schowka ujawnia się gdy po sporządzeniu dokumentu zauważony zostanie błąd obsługi, np. wybrano niewłaściwego kontrahenta lub rejestr. W takim przypadku jedynym rozwiązaniem jest usunięcie dokumentu i sporządzenie od nowa. Jednak najpierw należy dokument umieścić w schowku po to, by sporządzając poprawny dokument pobrać jego zawartość a nie przepisywać jeszcze raz.

Przenoszenie dokumentów pomiędzy oddziałami własnej firmy
Jeśli firma posiada skomputeryzowane oddziały, to po sporządzeniu dokumentu R do oddziału lub MM można umieścić jego zawartość w schowku na dyskietce. Wówczas, wraz z towarem i wydrukiem dokumentu przesyłana jest dyskietka. W oddziale natomiast, sporządza się dokument P (przychód), do którego wczytuje się dane z dyskietki. Funkcja przenosząca dane ze schowka uzupełni tabelę Artykułów o brakujące pozycje.

Przenoszenie dokumentów pomiędzy niezależnymi podmiotami
Dwa podmioty gospodarcze posiadające program mogą oprócz dokumentów (faktur) wydrukowanych na papierze przesyłać plik schowka na dyskietce, podobnie jak w przypadku oddziału. Jeśli dodatkowo posiadają jednolitą symbolikę towarów to cały proces przenoszenia dokumentu przebiega podobnie jak w przypadku oddziałów.

Kopiowanie danych do schowka

Opcja Zestawienia i inne operacje (F12) –> Umieść dokument w schowku jest dostępna podczas edycji lub przeglądu dowolnego dokumentu magazynowo-handlowego, w momencie uaktywnienia tabeli pozycji na formularzu dokumentu.

Do schowka można przenieść również:

• sumaryczne stany magazynowe,
• tabelę Pozycje dokumentów
• zestawienie o nazwie Analiza ilościowa dokumentów.

Jeśli operacja umieszczenia w schowku dotyczy dokumentu rozchodowego, to pojawi się poniższe okienko informacyjne, a następnie dialog Kopiuj do schowka.

W powyższym oknie znajduje się selektor umożliwiający wskazanie celu kopiowania. Selektor zawiera następujące pozycje:

• listę firm
• inne miejsce.

Proponowany jest katalog bieżącej firmy. Aby skopiować bieżący dokument do katalogu innej firmy, należy wskazać właściwą firmę. Wybór pozycji Inne miejsce uaktywnia przycisk Plik i skojarzone z nim pole edycji, w celu wskazania dowolnego dysku i katalogu.

Pobieranie danych ze schowka

Opcja Operacje  -> Pobierz dokument ze schowka aktywna jest tylko podczas edycji dokumentu (tryb POPRAW lub DODAJ) magazynowo-handlowego, w momencie uaktywnienia tabeli pozycji na formularzu dokumentu. Po wybraniu tej opcji pojawi się okno Pobierz ze schowka.

W powyższym oknie znajduje się selektor umożliwiający wskazanie źródła kopiowania. Selektor zawiera następujące pozycje:

• katalog firmy
• inne miejsce.

Po wskazaniu pliku schowka, numery dokumentów w nim zawartych prezentowane są na liście. Z listy tej należy wybrać dokument lub dokumenty. Przy pobieraniu pozycji aktywny jest multiwybór, dzięki czemu można wskazać do pobrania jednocześnie kilka dokumentów. Aktywacja przycisku Przenieś powoduje przeniesienie pozycji wybranego dokumentu do aktualnie edytowanego dokumentu roboczego, aktywacja przycisku Kopiuj – ich skopiowanie. Po aktywacji przycisku Pokaż pojawi się tabela z zawartością danego dokumentu w schowku.

Informacje dodatkowe.
Fizycznie schowek stanowią pliki o nazwie rozpoczynającej się na buf_… umieszczone w katalogu firmy. Więcej na temat katalogu firmy:

⇒ patrz Wdrożenie -> Zakładanie nowej firmy

Pobierz pozycje innego dokumentu

System jest  niezwykle elastyczny i silnie konfigurowalny.
Wdrożenie systemu w dużym przedsiębiorstwie to czynność czasem niezwykle skomplikowana. Wymagane jest duże doświadczenie zespołu wdrożeniowego. Stopień komplikacji rośnie przeważnie wraz z wielkością firmy. Metodologię wdrożeń wyspecjalizowane firmy wdrożeniowe wypracowują latami. Problematyka ta  znacznie przekracza zagadnienia omówione w niniejszym rozdziale.

Zakładanie nowej firmy

Pierwszym krokiem jaki należy wykonać przy wdrożeniu programu jest założenie firmy.

Zakładanie nowej firmy – krok po kroku.

1. Uruchom program. Pojawia się okno Wybór firmy.
2. Naciśnij przycisk  obok selektora z listą firm. Pojawi się okno Firmy.

1. W tabeli Lista firm wybierz przycisk Dodaj. Pojawi się okno Firma.
2. W pole Symbol firmy wpisz trzyliterowy symbol Twojej firmy (identyfikator na liście firm).
3. W polu Nazwa wprowadź nazwę Twojej firmy. Nazwę firmy w odróżnieniu od symbolu literowego można zmieniać nawet po utworzeniu danej firmy.
4. Operację zakończ przyciskiem OK. Program tworzy tabele dla nowej firmy.
5. Zaznaczamy firmę na liście i firmę licencjonowaną korzystając z przycisku Ustaw firmę licencjonowaną.
6. Po zakończeniu należy zamknąć okno Firmy przyciskiem OK.

Informacje dodatkowe.
Wszystkie dane każdej nowo założonej firmy program umieszcza w osobnej bazie (Database), na aktualnie używanym serwerze. Nazwę tego serwera i parametry połączenia  ustala się w oknie Połączenie. Aby skonfigurować parametry połączenia z serwerem należy w oknie Wybór firmy nacisnąć przycisk Administracja, a następnie przycisk Parametry połączenia. Nazwa bazy danych jest tworzona według zasady FIRMA_XXX gdzie XXX jest pobierany z pola Symbol firmy. Np. jeśli zakładasz firmę , której symbolem są trzy litery ABC to na serwerze utworzona zostanie baza FIRMA_ABC. Jednocześnie w katalogu, w którym został zainstalowany program utworzony zostanie podkatalog o nazwie FIRMA.ABC (czyli wg podobnej jak poprzednio konwencji). W podkatalogu tym program umieszcza pliki schowka

⇒ patrz Dokumenty -> Schowek dokumentów

oraz niektóre pliki konfiguracyjne programu.

Wprowadzanie danych startowych

Aby rozpocząć bieżącą pracę z programem musisz wykonać pewne czynności wstępne. Są to:

• wprowadzenie danych firmy
• zdefiniowanie oddziałów  i magazynów
• zdefiniowanie dokumentów
• zdefiniowanie kas i rachunków bankowych (wprowadzenie stanów początkowych)
• ustalenie formatu symbolu artykułu i metody rozchodowania towarów
• wprowadzenie artykułów do kartoteki
• wprowadzenie stanu początkowego towarów w magazynach
• wypełnienie
• wprowadzenie stanu należności i zobowiązań na dzień rozpoczęcia pracy w systemie.

W dalszej części rozdziału zostanie pokazane jak wykonać te czynności.

Ustawienia globalne

W opcji Konfiguracja -> Ustawienia globalne znajdują się parametry dotyczące całego systemu, które należy ustalić w momencie wdrożenia.

• Ustawienia dla artykułów
• Ostrzeżenie o sprzedaży poniżej ceny zakupu
• Ostrzeżenie o zadłużeniu kontrahenta
• Reakcja na zadłużenie
• Reakcja na przekroczenie limitu kredytu
• Nazwa firmy dla dokumentów sprzedaży
• Nazwa firmy dla transakcji z UE
• Nazwa firmy dla innych dokumentów
• Stawki VAT
• Metoda rozchodowania towarów
• Sposób łączenia rabatu operatora
• Wyliczanie wartości PLN na dokumentach w stawce 0ue i 0ex
• Wyświetlanie tabeli artykułów
• Wyświetlanie tabeli kontrahentów
• Metoda naliczania punktów w SL
• Logo firmy na fakturze
• Faktury wewnętrzne
• Kontrahent dla faktur wewnętrznych
• Folder aktualizacji
• Folder załączników
• Śledzenie zmian
• Folder plików XML (Celina)
• Folder plików EDI
• Folder programu Formularze IPS
• Folder programu do NFZ-SKO
• Pobieranie kursów  walut z NBP
• Logi urządzeń fiskalnych

⇒ Opis poszczególnych parametrów patrz Konfiguracja -> Ustawienia globalne

Dane podatkowe firmy

W opcji Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy  należy uzupełnić wszystkie informacje o firmie, które będą wykorzystywane do wydruku deklaracji podatkowych, dokumentów ZUS i naliczania płac.

⇒ Opis formularza patrz Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy

Definiowanie oddziałów

Program na starcie zakłada jeden oddział o symbolu O00001 i nazwie Centrala. Możliwe jest definiowanie nieograniczonej ilości oddziałów. Zdefiniowane oddziały mają charakter równorzędny. Program nie wyróżnia żadnego z nich.
Każdy oddział może być powiązany z konkretnymi magazynami (opcja Konfiguracja -> Magazyny).

Definiowanie magazynów

Przy zakładaniu firmy standardowo tworzony jest jeden magazyn nazwany Magazynem Centralnym o symbolu M00001. Jeśli  firma wykorzystuje więcej magazynów, to należy je zdefiniować w opcji Konfiguracja -> Magazyny.

Przykład 1.
W firmie znajdują się dwa magazyny rzeczywiste: magazyn towarów i magazyn wyrobów gotowych. Należy zdefiniować w tabeli Magazyny odpowiednio:
M00001 – magazyn towarów
M00002 – magazyn wyrobów gotowych.

Przykład 2.
Sklep funkcjonuje jako punkt sprzedaży – właściciel chce ewidencjonować jego dokumenty.Należy zdefiniować je w tabeli Magazyny odpowiednio:
M00001 – magazyn centralny
M00002 – sklep
Dodatkowo jeżeli założono oddział O00002 – Sklep, w definicji  magazynu M00002 należy utworzyć powiązanie z oddziałem O00002.

Definicje dokumentów

Przy zakładaniu nowej firmy program tworzy standardowe rejestry, które można modyfikować wg własnych potrzeb. Można również definiować dodatkowe, własne rejestry.
W tym miejscu zostaną przedstawione przykłady podziału najbardziej istotnych dokumentów.

Rejestry sprzedaży

Przy zakładaniu firmy tworzone są trzy rejestry sprzedaży:
F /1 – Faktury VAT
F /2 – Paragony
F/ZAL – Faktury zaliczkowe

Przykład 1.
Firma nie prowadzi sprzedaży detalicznej.
Wówczas drugi rejestr sprzedaży F/2 – Paragony jest zbędny i można go usunąć.

Przykład 2.
Firma oprócz sprzedaży hurtowej prowadzi również sprzedaż dla odbiorców indywidualnych. Dodatkowo używa drukarki fiskalnej dla rejestrowania sprzedaży detalicznej. Z kolei odbiorcy detaliczni czasem żądają faktur imiennych. Wówczas układ rejestrów powinien wyglądać następująco:

• F/1 – Faktury VAT (niefiskalne) –    dla osób prowadzących działalność (firm)
• F/2 – Faktury VAT (fiskalne) – dla osób fizycznych nie prowadzących działalności
• F/3 – Paragony (fiskalne)

Przykład 3.
Chcąc osobno rozliczać sprzedaż towarów i usług, to należy utworzyć dwa rejestry sprzedaży:.
F/1 – Sprzedaż towarów
F/2 – Sprzedaż usług.

Przykład 4.  dla rozwiązań wielomagazynowych.
Przyjmując, że w firmie jest dwóch handlowców i każdy z nich ma osobny magazyn w programie.

M00001 – magazyn główny
M00002 – Handlowiec 1
M00003 – Handlowiec 2

Jeżeli handlowcy Ci wystawiają u klientów faktury i paragony należy stworzyć odpowiednie rejestry.

F /FM1 – Faktury VAT – magazyn centralny
F /PM1 – Paragony – magazyn centralny
F /FM2 – Faktury VAT Handlowca 1
F /PM2 – Paragony Handlowca 1
F /FM3 – Faktury VAT Handlowca 2
F /PM3 – Paragony Handlowca 2

W symbolu rejestru jest zarówno wyróżnik rodzaju dokumentu (F- faktura, P- paragon) jak również określenie magazynu czyli handlowca. W każdym rejestrze ustawić należy odpowiednio parametr Dla dokumentów z magazynu:

dla F /FM1, F /PM1 – dla dok. w magazynie – M00001
dla F /FM2, F /PM2 – dla dok. w magazynie – M00002
dla F /FM3, F /PM3 – dla dok. w magazynie – M00003

Jeżeli handlowcy wystawiają klientom tylko dowody wydań, a faktury i paragony wystawiane są w centrali można stworzyć wspólne rejestry tych handlowców.

F /F – faktury
F /P – paragony

W każdym rejestrze ustawić należy odpowiednio parametr Dla dokumentów z magazynu – wszystkie magazyny

Na dokumentach można wtedy przypisywać handlowców jako osoby realizujące transakcje i  w ten sposób śledzić ich obroty.

Jednocześnie należy pamiętać o tym aby do tworzonych rejestrów sprzedaży utworzyć adekwatne rejestry korekt sprzedaży. Korekty sprzedaży mają oznaczenie KF np.:

KF /1- Korekta sprzedaży towarów
KF /2 – Korekty sprzedaży usług.

Można skorzystać tu z funkcji automatycznego generowania korekt na podstawie dokumentów sprzedaży, którą uruchamia się w opcji Operacje  w tabeli definicji dokumentów.

Rejestry zakupów

Przy zakładaniu firmy tworzone są trzy rejestry zakupu:
FZ /1 – Zakup towarów
FZ /2 – Pozostałe zakupy (wydatki)-koszty
FZ /3 – Zakup środków trwałych.

Można je zmodyfikować lub dodać następne wg własnych potrzeb, jednakże podział ten wydaje się wystarczający dla firm nie prowadzących sprzedaży zwolnionej z podatku VAT.

Jeśli prowadzona jest sprzedaż opodatkowana i zwolniona, to ilość wymaganych definicji dokumentów rośnie.

Rejestr zakupów środków trwałych należy podzielić na trzy kolejne:
FZ /3Z – zakupy środków trwałych związanych tylko ze sprzedażą zwolnioną
FZ /3O – zakupy środków trwałych związanych tylko ze sprzedażą opodatkowaną
FZ /3ZO – zakupy środków trwałych związanych ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną.

Podobnie należy postąpić z rejestrem Pozostałe zakupy.

Jednocześnie należy pamiętać o tym aby do tworzonych rejestrów zakupu utworzyć adekwatne rejestry korekt zakupu. Korekty zakupów mają oznaczenie KZ np.:
KZ /1 – Korekty zakupu towarów
KZ /2 – Korekty zakupu pozostałych (wydatków)
KZ /3 – Korekty zakupu środków trwałych.

Można skorzystać tu z funkcji automatycznego generowania korekt na podstawie dokumentów zakupu, którą uruchamia się w opcji Operacje w tabeli definicji dokumentów.

Rejestry dokumentów MM

Dokumentami MM dokonuje się przesunięć międzymagazynowych. Jeden dokument dokonuje jednocześnie rozchodu z magazynu źródłowego i przychodu do magazynu docelowego.

Przykład 1
W systemie są zdefiniowane magazyny:
M00001 -magazyn centralny
M00002 – magazyn 1
M00003 – magazyn 2
Warto zdefiniować dwa rejestry MM:
MM/1 – Przesunięcia z magazynu centralnego do magazynu 1
MM/2 – Przesunięcia z magazynu centralnego do magazynu 2

Rejestry dokumentów rozchodowych R

Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry dokumentów rozchodowych:

R /N – Rozchody niedoborów
R /W- Rozchody wewnętrzne

Można je zmodyfikować wg własnych potrzeb dzieląc je wg kierunków rozchodu (działów, wydziałów, oddziałów) , takich jak:

• produkcja
• administracja
• oddział w mieście X
• sklep firmowy itd.
• rozchód niedoborów.

Przykład 1
Jeśli firma posiada kilka magazynów i z różnych magazynów dokonuje się rozchodów należy utworzyć odpowiednie rejestry dla każdego z nich.

R /NM1 – Rozchody niedoborów – magazyn 1
R /WM1 – Rozchody wewnętrzne – magazyn 1
R /NM2 – Rozchody niedoborów – magazyn 2
R /WM2 – Rozchody wewnętrzne – magazyn 2

Przykład 2.
Jeśli firma posiada kilka oddziałów i wydawany jest do nich towar za pomocą dokumentów R zamiast MM, to dla każdego oddziału należy utwórz oddzielny rejestr dokumentów rozchodu wewnętrznego R /W, tak aby można było rozliczać wydania towaru do każdego  z nich..

R /W1 – Rozchody wewnętrzne do oddziału nr 1
R /W2 – Rozchody wewnętrzne do oddziału nr 2
R /W3 – Rozchody wewnętrzne na potrzeby własne

Przykład 3.
Jeśli firma prowadzi działalność produkcyjną można stworzyć osobny rejestr rozchodu materiałów na produkcję, w celu rozliczania wydań w tym kierunku.

R /WPR – Rozchody wewnętrzne na produkcję
R /W – Rozchody wewnętrzne na potrzeby własne

Rejestry dokumentów przychodowych P

Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry dokumentów przychodowych:

P /N – Przychód nadwyżek
P /W – Przychody wewnętrzne.

Można je zmodyfikować wg własnych potrzeb dzieląc je wg źródeł przychodu , takich jak:

• produkcja
• centrala -> oddział
• nadwyżki magazynowe.

Przykład 1
Firma posiada kilka oddziałów (skomputeryzowanych) i wydawany jest do nich towar za pomocą dokumentów R. Oddział musi przyjąć dostawę z centrali dokumentem P. Należy dla każdego oddziału utworzyć oddzielny rejestr dokumentów przychodu wewnętrznego.

P /C1 – Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 1
P /C2 – Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 2
P /C3 – Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 3

Przykład 2
Jeśli firma prowadzi działalność produkcyjną można stworzyć osobny rejestr przychodu wyrobów z produkcji.

P /WR – Przychody wyrobów własnych z produkcji
P /W – Przychody wewnętrzne inne
P /N – Przychody nadwyżek

Definiowanie kas

Przy zakładaniu firmy program tworzy automatycznie jedną kasę. W trakcie zakładania nowych kas lub poprawiania fabrycznej w opcji Konfiguracja -> Kasy można określić numery startowe dokumentów kasowych tzn.: KP, KW, Raportu kasowego i KR oraz wpisać stany początkowe poszczególnych kas.

Definiowanie rachunków bankowych

Przy zakładaniu firmy program tworzy automatycznie jeden rachunek bankowy. W trakcie zakładania nowych lub poprawiania fabrycznego w opcji Konfiguracja -> Rachunki bankowe można określić numer startowy wyciągu bankowego, walutę w jakiej prowadzony jest rachunek oraz wpisać jego stan początkowy.

Wypełnienie tabeli artykułów

Artykułami nazywany jest zbiór przedmiotów sprzedaży i zakupów. Mogą to być towary, materiały, wyroby, opakowania oraz usługi, a także wydatki, prawa autorskie, licencje itp.

Artykuły dzieli się wg typu na:

• produkty (przedmioty o kontrolowanym zapasie magazynowym ),
• usługi,
• pozycje księgowe.

Mając na uwadze ten podział należy wprowadzić wszystkie artykuły stanowiące asortyment firmy, podając ich dane podstawowe i dodatkowe.

⇒ więcej patrz  Kartoteki -> Artykuły

Dane o artykułach, a także ich zapas magazynowy można przenieś automatycznie z innych systemów.

⇒ patrz  Administracja -> Import artykułów z pliku tekstowego

⇒ patrz Transfer danych z innych systemów

Wprowadzenie stanu początkowego towarów/wyrobów w magazynie

Aby móc rozpocząć sprzedaż towarów należy wprowadzić stany magazynowe. Początkowe stany magazynowe należy przyjąć dokumentem P – przychód, z rejestru P/N – przychód nadwyżek. Jeżeli ma być prowadzona ilościowo-wartościowa gospodarka magazynowa, wprowadzając stany artykułów należy podawać zarówno ich ilość jak i cenę zakupu/cenę
Początkowy stan magazynowy zostanie uzupełniony automatycznie w przypadku transferu danych z systemu wykorzystywanego przed wdrożeniem programu.

⇒ patrz Transfer danych z innych systemów

Wprowadzenie stanu początkowego należności i zobowiązań

Program umożliwia zarejestrowanie należności i zobowiązań, które powstały przed wdrożeniem systemu.
Do tego celu stosuje się dokumenty IN – inna należność oraz IZ – inne zobowiązanie.

⇒ Jeżeli wykorzystywany jest moduł Księgi Handlowej systemu do wprowadzenia stanu rozrachunków patrz  Księga Handlowa

System daje możliwość zaimportowania danych z wersji Standard i Mała Firma. Platforma bazodanowa używana przez wymienione produkty (tabele swobodne DBF) różni się znacząco od wykorzystywanej w programie bazy opartej na MS SQL Serwer. Rygorystyczna kontrola więzów integralności (spójności danych) w bazach SQL Serwer wymusza podobne uporządkowanie danych wejściowych z tabel, w których powiązania te nie były ściśle kontrolowane i na skutek różnych awarii zachwiane.
W związku z powyższym przed przystąpieniem do importu z wersji, dane należy wstępnie przygotować w Standardzie. Program wymaga, aby dane do importu pochodziły z wersji Standard nie wcześniejszej niż 10.79. Należy więc najpierw uaktualnić posiadanego Standard do możliwie najnowszej wersji.
Procedura transferu danych wymaga wiedzy z zakresu konserwacji baz typu DBF, znajomości struktury powiązań tabel w programie, sposobów usuwania niespójności danych, wiedzy na temat administrowania bazami SQL Serwer oraz często bezpośredniej pomocy ze strony firmy Humansoft. Dla wymienionych wyżej powodów oraz z faktu, iż w zakres niniejszego podręcznika wchodzą tematy dotyczące podstawowej obsługi systemu, procedura transferu danych zostanie tu omówiona pobieżnie.

Do importu danych z dbf  do bazy systemu wykorzystywany jest program tworzący z poszczególnych tabel dbf pliki tekstowe. Separatorem kolumn jest znak „¬”(172), natomiast wierszy „‡”(135). Po przygotowaniu plików tekstowych dane do bazy SQL ładowane są za pomocą programu bcp (Bulk Copy Program).

1. Przygotowanie danych do importu

Przed przystąpieniem do importu, dane należy wstępnie przygotować w Standardzie. Pominięcie tych czynności skutkuje problemami podczas importu danych. W Standardzie należy korzystając z jego opcji wykonać:

• odbudowę stanów magazynowych
• odbudowę stanu rozrachunków
• kontrolę spójności przych./roch.
• porządkowanie tabel

Pomimo wykonania powyższych czynności nadal mogą występować niespójności w danych. Niespójności te wykrywa program importujący dołączony do płyty instalacyjnej programu. W programie importującym należy wskazać katalog z danymi i uruchomić opcję sprawdzania kluczy. Pojawi się lista powtórzonych kluczy głównych. Lista ta jest zapisywana we wskazanym katalogu z danymi firmy pod nazwą „bledypklog.txt”.

2. Import danych

Po zakończeniu przygotowań, należy przekopiować dane firmy do innego katalogu, gdyż struktura tabel dbf podczas importu zostanie zaktualizowana.

1. Uruchomić program importu danych z CDROM’u.
2. Zalogować się do odpowiedniego serwera SQL
3. Wskazać katalog odkopiowanych danych firmy.
4. Dokonać sprawdzenia kluczy głównych.
   Jeżeli występują powtórzone klucze główne to należy je usunąć i przystąpić do dalszych czynności.
5. Zaznaczyć opcję Import do bazy nowej.
6. Wpisać trzyliterowy symbol tworzonej bazy.
7. Uruchomić proces importu przyciskiem OK. Rozpocznie się proces tworzenia bazy i importu danych.

Program importu we wskazanym katalogu tworzy dodatkowo trzy typy plików nazwa_tabeli.txt, nazwa_tabeli.err, nazwa_tabeli.out.
.txt – jest plikiem tekstowym zawierającym dane z poszczególnych tabel.
.err – jest plikiem błędów danych.
.out – jest plikiem podsumowania transmisji.
Po zakończeniu importu, za pomocą menadżera plików, należy sprawdzić czy pliki .err nie zawiera wpisów i czy nie było problemów z transmisją (pliki .out). Jeżeli są jakieś błędy to należy je poprawić i przystąpić do ponownego ładowania.

W przypadku poprawnego załadowania danych można przystąpić do uruchomienia programu, nastąpi aktualizacja struktury tabel i fabrycznych wzorców wydruku do bieżącej wersji. Po wykonaniu tych czynności można przystąpić do sprawdzenia zgodności danych wersji SQL i Standard poprzez wykonanie podsumowań i analiz.

Informacje dodatkowe – transfer danych z innych programów.
Ze względu na konieczność przygotowania danych do importu w wersji Standard nie wcześniejszej niż 10.79, nie zostały tu omówione funkcje importujące dane z innych programów takich jak: Hermes 4.5, WF-MAG 3.1, Subiekt 4, Subiekt dla Windows, NAVO Sprzedaż 3.52, Buchalter. Import danych z wymienionych programów należy przeprowadzić w wersji Standard posiłkując jego podręcznikiem użytkownika.

Opcja Administracja dostępna z okna powitalnego Wybór firmy umożliwia skonfigurowanie parametrów połączenia z serwerem SQL oraz wyświetlenie informacji o programie.

Przyciskiem Parametry połączenia przywołujemy ekran konfigurujący połączenie z bazami firm programu położonymi na SQL Serwer.

⇒ patrz: Instalacja -> Instalacja Hermesa 

Okno Połączenie umożliwia określenie adresu, portu serwera licencji oraz numeru licencji – uzyskiwanego po zakupie oprogramowania.

    ⇒ patrz: SQL i Serwer licencji

Przycisk O programie wywołuje okno zawierające podstawowe dane na temat programu, opis danych konfiguracyjnych firmy, listę zainstalowanych modułów i zarejestrowanych licencji, dane o producencie.

Do podstawowych opcji administracyjnych wywoływanych z poziomu ekranu powitalnego programu Wybór firmy można również zaliczyć funkcje wywoływane poniższym przyciskiem.

Przywołany w ten sposób ekran Firmy pozwala na dodawanie do bazy SQL nowej firmy, poprawianie nazwy już istniejącej lub usuwanie wybranej firmy z listy.

⇒ patrz: Wdrożenie -> Zakładanie nowej firmy

Wybierając Usuń zostanie wyświetlone okno wyboru z możliwością zdecydowania czy usunąć firmę wyłącznie z listy firm 0 opcja Tylko odłączyć od serwera, czy też fizycznie wykasować dane – opcja Odłączyć od serwera i usunąć pliki bazy danych. Usunięcie firmy jest także możliwe z poziomu programu Microsoft SQL Server Management Studio.

Wiele funkcji administracyjnych programu znajduje się w menu Administracja. Obejmują one m.in. takie działania jak :

• zamykanie dokumentów,
• przenoszenie dokumentów do księgi handlowej/ księgi przychodów i rozchodów (w zależności od modułu),
• eksport/ import dokumentów z oddziałów,
• śledzenie zmian w bazie danych (nie mylić z modułem Śledzenie zmian).

Poszczególne opcje dostępne z poziomu tego menu zostaną omówione w innych rozdziałach z wyjątkiem opcji Śledzenie zmian.

Śledzenie zmian

Śledzenie zmian przydatne jest administratorowi systemu lub szefowi firmy do badania, jakich zmian w bazie danych dokonywali poszczególni użytkownicy programu.

Zestawienie Śledzenie zmian w bazie danych można wykonać:

• za wybrany okres,
• dla wybranego operatora,
• dla wybranej tabeli,
• z określeniem typu zmiany (dodanie, poprawienie lub usunięcie rekordu).

Po wykonaniu, zestawienie zawiera listę zmienianych rekordów z wyszczególnieniem:

• operatora, który dokonał zmiany,
• daty wprowadzenia zmian,
• tabel, w których dokonano określonych zmian,
• symbolu pozycji w danej tabeli np. (SYMBOL_ART dla tabeli ARTYKULY),
• rodzaju zmiany,
• wersji programu w momencie wprowadzenia zmian,
• jakie pola były zmieniane – kolumna Zmiany (możliwość wyświetlenia zawartości po za dymkiem wywoływanym kursorem myszy  – w tym celu należy ustawić kursor na polu i użyć skrótu klawiszowego CTRL + Home),
• wartości tych pól przed i po zmianach – kolumna Zmiany.

Archiwizacji danych nie wykonuje użytkownik z poziomu Hermesa SQL– nie ma takiej opcji w samym programie – wykonuje ją natomiast Administrator SQL Server’a. Temat tworzenia kopii bezpieczeństwa jest szeroki i równie szeroko opisywany w literaturze fachowej dotyczącej produktu MS SQL Serwer. Dalej zostaną skrótowo omówione najważniejsze aspekty archiwizowania baz danych w MS SQL Serwer.

Wydaje się, że alternatywnym sposobem tworzenia kopii bezpieczeństwa SQL Serwera jest zatrzymanie usługi SQL Serwera, a następnie utworzenie kopii wszystkich plików, związanych z nim (w szczególności plików z folderu \mssql\data). Jednak sposób ten nie jest w pełni funkcjonalny, ponieważ może nie pozwolić na odtworzenie baz danych indywidualnie i nie zapewnia możliwości przeprowadzenia odtwarzania bazy od punktu w czasie. Dlatego zalecane jest stosowanie kopii bezpieczeństwa SQL Serwera, a nie bezpośrednie tworzenie kopii plików (fizycznie baza danych SQL to plik(i) umieszczony w konkretnym miejscu na serwerze).

Można stworzyć kilka rodzajów kopii bezpieczeństwa w MS SQL Serwer.

• Kopia bezpieczeństwa bazy danych – tworzy kopię całej bazy danych, włączając w to tabele, indeksy, tabele systemowe i obiekty bazy danych (które są otwarte w tych tabelach systemowych). Kopia bezpieczeństwa bazy danych tworzy również kopię wpisów do dziennika transakcji, ale nie przechowuje pustych stron ani nie usuwa z bazy danych żadnych wpisów w tym dzienniku.
• Różnicowa kopia bezpieczeństwa bazy danych – tworzy kopię wszystkich stron danych, które były modyfikowane od czasu tworzenia ostatniej kopii całej bazy danych. Odtwarzanie z kopii tego typu jest szybsze niż z kopii bezpieczeństwa dziennika transakcji.
• Kopia bezpieczeństwa pliku i(lub) grupy plików – zakłada tworzenie kopii bezpieczeństwa jedynie wybranych plików lub grupy plików, a nie całej bazy danych. Jeżeli jedna tabela albo więcej tabel lub indeksów ma zostać umieszczonych w odrębnych grupach plików zamiast pozostawienia wszystkich danych i indeksów w domyślnej grupie plików, można niezależnie utworzyć kopię danych. Zaletą tego rozwiązania jest to, że jeśli pojedynczy dysk zostanie uszkodzony, a została zrobina kopia plików z tego dysku, można odtworzyć uszkodzone pliki bez potrzeby odtwarzania całej bazy danych.
• Kopia bezpieczeństwa dziennika transakcji – zawiera kopię wpisów wszystkich zmian, jakie zostały wykonane w bazie danych w konkretnym czasie. Zawiera wyrażenia uruchamiane przez użytkowników, jak również działania drugoplanowe systemu. Dzięki transakcjom, które są zapisywane w dzienniku, można odtworzyć wszystkie działania (transakcje). Inną korzystną cechą dziennika transakcji jest to, że można uruchomić ponownie transakcje do określonego punktu w czasie.

Dużo pracy zajmuje poprawne skonfigurowanie tworzenia kopii bezpieczeństwa i jej regularne testowanie. Odpowiedzialność za tworzenie kopii bezpieczeństwa spada na ogół na administratora bazy danych lub administratora systemu sieciowego. Dobrze jest okresowo sprawdzać kopie poprzez odtworzenie danych jednej z nich, aby przetestować serwer i upewnić się, że wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami.

Można tworzyć kopie na dysku, taśmie, dysku sieciowym. Taśma jest nośnikiem preferowanym przez większość choć wolniejszym od dysku. Powinno się archiwizować dyskowe kopie bezpieczeństwa na taśmie, nawet jeśli są to kopie na dysku lokalnym lub innym dysku serwera.

SQL Serwer Management Studio wchodzący w skład MS SQL Serwer  jest w pełni funkcjonalnym narzędziem w zakresie tworzenia kopii bezpieczeństwa i można przy jego pomocy wykonać każdą z omówionych wyżej typów kopii. Tworzenie kopii bezpieczeństwa baz danych i dzienników transakcji za pomocą SQL Serwer Management Studio jest dość proste, choć wymaga zrozumienia jego poszczególnych opcji i zachodzących w czasie archiwizacji procesów.

Poniżej znajduje się opis wykonania pojedynczego backupu i harmonogramu archiwizacji. Pełny opis działania narzędzi MS SQL Serwera, w tym narzędzi do archiwizacji, znaleźć można w szeroko dostępnych publikacjach na temat MS SQL Serwera.

Wykonanie archiwum

Wykonanie pojedynczego Backupu w SQL Serwer Management Studio.

Aby wykonać pojedynczy backup bazy danych należy otworzyć SQL Server Management Studio. Następnie:

1. Kliknąć prawym przyciskiem myszy na nazwę bazy, dla której ma zostać wykonane archiwum, rozwinąć menu Tasks i wybrać Back Up…
2. Następnie przy wykonywaniu archiwum można ustawić między innymi :

• • Backup type – rodzaj backupu (pełny lub częściowy).
  • Destination  – miejsce wykonania backupu.

Wykonanie planu Backupów SQL Serwer Management Studio

Plan backupów bazy/ baz danych jest możliwy do wykonania w ramach Planu zadań konserwacyjnych (Maintenance Plan). Aby zaplanować harmonogram wykonywania backupów bazy/ baz danych należy otworzyć SQL Server Management Studio. Następnie:

1. Rozwinąć pozycję Management, kliknąć prawym przyciskiem myszy na Maintenance Plan, a następnie wybrać Maintenance Plan Wizard.
2. Pojawi się okno kreatora Planu zadań konserwacyjnych serwera SQL.
3. Przechodząc Dalej  należy podać nazwę dla Planu,  określić czy ma zostać stworzony w ramach planu harmonogram dla każdego zadania osobno, czy jeden harmonogram dla wszystkich. W miejscu tym można także skonfigurować tworzony harmonogram tj. wybrać jego rodzaj, częstotliwość wykonywania, wskazać konkretne  dni, w których ma się wykonywać. W parametrze occurs ustala się czy archiwum ma być wykonywane raz dziennie, tygodniowo czy miesięcznie. Jeżeli zostanie wybrana opcja daily (dziennie) wówczas należy ustalić jeszcze ile razy dziennie ma być wykonywany backup. Dodatkowo w daily frequency ustala się godzinę o której ma być wykonany backup lub seria backupów w określonych odstępach czasu. Podsumowanie konfiguracji zostanie wyświetlone w sekcji Summary w polu Description.
4. Kolejnym krokiem jest wybór zadań jakie mają być wykonywane, w  przypadku  kopii bezpieczeństwa należy wybrać pozycję  Back Up Database. Użytkownik może wybrać rodzaj backupu Full (pełna) lub Differential (różnicowa).
5. Jeżeli wybrane zostało kilka zadań do wykonania to w kolejnym kroku można ustalić ich kolejność wykonania.
6. Następnie należy wybrać, która baza ma być archiwizowana. W tym celu należy rozwinąć menu Databases i wskazać bazę danych.
7. Po wybraniu firmy do archiwizacji należy ustalić nośnik, na którym ma być zapisywany backup (disk, tape lub URL) oraz sposób tworzenia pliku archiwum.  Jeżeli wybrana zostanie opcja Back up databasses across one or more files (zakładka Destination) wówczas możliwe będzie aby program zapisywał wszystko w jednym pliku (zastępując poprzedni backup) lub do jednego pliku dodawał kolejne backupy.
   Natomiast jeżeli wybrana zostanie opcja Create a backup for every database wówczas każdy backup będzie tworzony jako osobny plik i katalog (w przypadku osobnego katalogu należy dodatkowo zaznaczyć parametr Create sub-directory for each database).
8. W kolejnym kroku należy wskazać gdzie ma być zapisywany raport po wykonanym backupie i czy ewentualnie ma być wysłany emailem.
9. Na końcu pojawi się okno z podsumowaniem, aby zatwierdzić Plan należy wybrać przycisk Finish.

Aby odtworzyć backup bazy danych należy otworzyć SQL Serwer Management Studio.

Następnie:

1. Kliknąć prawym przyciskiem myszy na pozycję Databases i wybrać opcję Restore Database…
2. Następnie należy wybrać ścieżkę backupu, który będzie odtwarzany, można to zrobić w sekcji Source po zaznaczeniu opcji Device.
3. Należy wskazać plik zawierający backup danych (z rozszerzeniem .bak).
4. Gdy w oknie pojawi się odpowiednia ścieżka należy wybrać przycisk OK.
5. Następnie w sekcji Destination w polu Database należy określić pod jaką nazwą będzie odtwarzana baza. Aby baza była dostępna z poziomu programu Hermes SQL należy zadbać o właściwą strukturę nazwy bazy. Nazwa musi składać się z członu firma_ oraz maksymalnie trzyznakowego symbolu bazy np. firma_szk. Symbol bazy może zawierać litery i cyfry.
6. Po wprowadzeniu nazwy i symbolu odtwarzanej firmy należy zweryfikować poprawność lokalizacji i nazw plików bazy danych. Można tego dokonać w zakładce Files (w tym konkretnym przykładzie plików firma_ODT.mdf i firma_ODT.ldf).
7. Jeżeli odtwarzany jest backup do istniejącej bazy danych to należy zaznaczyć opcję Overwrite the existing database (With replace) w zakładce Options.
8. Po wybraniu OK nastąpi odtworzenie backupu bazy danych.
9. Aby firma była widoczna na liście firm do wyboru w programie należy dodać ją przy użyciu symbolu oraz nazwy podanej podczas backupu.

Informacje ogólne

Od wersji 3.32 dodana została nowa możliwość logowania do systemu.  Nowe logowanie polega na podaniu użytkownika i hasła, po którym nastąpi wybór firmy, spośród tych, do których użytkownik ma dostęp. Jeżeli jest to tylko jedna firma, wybór nie będzie konieczny.

Dzięki temu proces autoryzacji systemu będzie sprawniejszy i szybszy, jak również bezpieczniejszy.

UWAGA !
Wybór sposobu logowania do programu jest globalny w obrębie jednego serwera (instancji) i nie jest możliwe ustalenie, by część użytkowników używała starego systemu logowania, a reszta – nowego.

 Jest to ograniczenie dotyczące serwera. 

Jak skorzystać z nowego sposobu logowania

Aby skorzystać z tego sposobu należy:

• Krok 1.
  Jeżeli jeszcze nie zostało to zrobione, należy skonfigurować w systemie operatorów poszczególnych firm. Dotyczy to przede wszystkim firm rozpoczynających prace. Następnie wyjść z programu.

• Krok 2.
  Następnie należy sprawdzić  z poziomu Microsoft SQL Server Management Studio czy w bazie danych HERMES znajdują się tabele:
  • HIST_H,
  • PARAM_H,
  • OPE_FRM
  • OPERATORZY,

Jeżeli tak należy je usunąć.  Tabele te zostaną założone automatycznie po uruchomieniu programu.

• Krok 3.
  Do tabeli HMCONFIG należy dodać rekord. Kolumna PARAMETR powinna zawierać tekst LOGIN_NEW, a  kolumna WARTOSC powinna zawierać 1.

• Krok 4.
  Po wykonaniu powyższych czynności  należy uruchomić program. System automatycznie doda konto administratora systemu.

Po uruchomieniu pojawi się nowe okno logowania (zrzut poniżej). Przy pierwszym logowaniu w  pole Użytkownik należy wpisać Szef (pierwsza litera duża), hasło natomiast  zostawić puste.

Formularz Logowania

• Krok 5.
  Na tym etapie użytkownik Szef nie dostanie się do żadnej firmy na tym serwerze. Dlatego należy użyć przycisku Administracja. Program wtedy wymusi zmianę hasła. Stare hasło należy zostawić puste, nowe należy podać i potwierdzić.

Podobnie system zareaguje jeśli zamiast w przycisk Administracja klikniemy przycisk OK. Aczkolwiek w tej sytuacji po zaakceptowaniu hasła, pojawi się komunikat, że użytkownik nie jest przypisany do żadnej firmy i program zostanie automatycznie zamknięty.

• Krok 6.
  Za pomocą formularza Administracja, należy dodać nowe konta użytkowników, przypisać im użytkowników w poszczególnych firmach, i ewentualnie skonfigurować parametry, jakie powinno spełniać hasło użytkownika.

Formularz Administracja

Konfiguracja parametrów hasła.

Konfiguracja parametrów hasła dostępna jest po użyciu przycisku Parametry hasła na formularzu Administracja.

Formularz Parametry hasła

Na tym formularzu możemy ustalić:

• Czy hasło w ogóle jest wymagane.
• Jaka powinna być jego minimalna długość.
• Ile (minimum) małych, dużych liter, cyfr i znaków specjalnych powinno zawierać hasło.
• Po ilu nieudanych próbach logowania konto zostanie zablokowane.
• Po jakim czasie (w miesiącach) trzeba będzie je zmienić.
• Po jakim czasie (w miesiącach) użytkownik będzie mógł użyć tego samego hasła po raz kolejny.
• Ile dni przed utratą ważności hasła informować o tym użytkownika.

UWAGA!
Zmiana parametrów hasła nie wpłynie na hasła już istniejące w systemie, poza ilością nieudanych prób prowadzących do zablokowania konta, czasem, po jakim można użyć tego samego hasła i informowaniem o utracie ważności hasła. Pozostałe parametry mają wpływ na hasło przy jego kolejnej 

Konfiguracja konta użytkownika.

Konta użytkownika konfigurujemy przy użyciu opcji Użytkownicy. Po kliknięciu w opcje pojawi się lista użytkowników. Przy pierwszej konfiguracji lista będzie pusta.

Formularz Użytkownicy

a) Zakładka Dane użytkownika

Konfigurując konto użytkownika w zakładce Dane użytkownika :

• podajemy jego nazwę i nazwę logowania (login),
• określamy, czy konto ma prawa administratora (tylko tacy użytkownicy mogą wykonywać czynności administracyjne),
• podajemy kiedy użytkownik będzie musiał zmienić hasło (data jest wypełniana automatycznie podczas zmiany hasła zgodnie z odpowiednim parametrem hasła, ale w tym miejscu można ją zmienić).
• Można również wygenerować użytkownikowi hasło jednorazowe, które będzie musiał podać i od razu zmienić przy kolejnym wejściu do programu.

Hasło jednorazowe jest losowo generowanym ciągiem 10 liter i cyfr i nie spełnia wymogów ustalonych w parametrach hasła. Po wygenerowaniu nie jest nigdzie widoczne, można je wydrukować korzystając z przycisku, który pojawi się po jego wygenerowaniu.

• Można również zablokować lub odblokować konto użytkownika. Przy odblokowywaniu konta można wygenerować dla niego nowe hasło jednorazowe, lub zostawić stare.

Konfiguracja konta użytkownika

b) Zakładka Firmy i operatorzy
Druga zakładka Firmy i operatorzy  służy do przypisania konta do użytkowników w poszczególnych firmach. Dla jednej firmy można, oczywiście, wybrać tylko jednego operatora.

UWAGA!
Wybór nowego sposobu logowania oznacza, że przestają działać dotychczasowe hasła użytkowników w poszczególnych firmach. Nie jest możliwe w żaden sposób przepisanie ich do nowych kont użytkowników, ponieważ po zaszyfrowaniu nie można ich odczytać, a nowy sposób logowania używa innego, bardziej zaawansowanego sposobu szyfrowania haseł.

Użytkownik nie ma dostępu do ustawień swojego konta, jest to bowiem czynność zarezerwowana dla użytkowników posiadających uprawnienia administratora.

Oczywiście po wejściu do firmy działają uprawnienia poszczególnych operatorów związane z ich profilami w systemie.

c) Zestawienie i inne operacje (F12)

Pod F12 w tabeli użytkowników można:

• wydrukować podstawowe dane kont (hasła jednorazowe dla większej ilości użytkowników)
• wygenerować hasła jednorazowe dla zaznaczonych.

UWAGA!
Tabela nie zapamiętuje wyglądu i rozmiaru, nie można również edytować zapytania SQL. Jest to spowodowane tym, że mechanizmy te działają w ramach firmy i operatora, a te są jeszcze niedostępne przed zalogowaniem.

Zmiana hasła.

Każdy użytkownik może zmienić hasło w dowolnym momencie. W tym celu na ekranie logowania należy użyć przycisku Zmiana hasła.

Na pojawiającym się formularzu należy podać stare hasło, nowe hasło i je potwierdzić.

Jeżeli hasło spełnia wymagania  ustalone w opcji Parametry hasła, obok pola pojawi się zielona ikona check, jeżeli nie – czerwony krzyżyk.

Klikając na tej ikonie można się dowiedzieć, jakie są wymagania musi spełniać hasło, aby zostało zaakceptowane przez program.

Logowanie automatyczne.

Nowy sposób logowania działa również podczas automatycznego logowania. Kolejność parametrów jest identyczna (symbol firmy, login użytkownika, hasło), jak przy starym logowaniu. Jeżeli podany inny symbol firm do których użytkownik nie jest przypisany, program zapyta o firmę przy zalogowaniu. Jeżeli zostanie podany login użytkownika i nie zostanie podane hasło, program wyświetli ekran logowania, w którym nie będzie można zmienić użytkownika. Podanie wszystkich trzech parametrów umożliwi automatyczne wejście do firmy.

Zmiany wprowadzone w wersji 3.33

W wersji 3.33 wprowadzono zmiany w nowym sposobie logowania:

1. Jeżeli w tabeli HMCONFIG bazy HERMES parametr LOGIN_NEW będzie miał wartość 2, użytkownicy będą się logować do systemu bez zmian, ale przycisk Administracja na formularzu wyboru firmy i operatora umożliwi zmianę parametrów dotyczących nowej metody logowania.
2. Dodano adres e-mail do użytkownika oraz możliwość wysłania hasła jednorazowego poprzez e-mail.
3. Podczas edycji operatorów danej firmy, jeżeli jest dokonywane przez operatora firmy, którego konto jest połączone z kontem użytkownika z prawami administratora, po zapisaniu danych wyświetlony zostanie formularz umożliwiający połączenie konta operatora firmy i użytkownika systemu.
   Możliwe jest dodanie nowego użytkownika – w takim wypadku przeniesione zostaną nazwa operatora i e-mail, oraz uzupełniona tabela łącząca konta, albo wybór już istniejącego użytkownika systemu.

Operacja ta blokuje dostęp do dokumentów wystawionych przed datą zamknięcia wszystkim operatorom nie posiadającym pełnego zakresu uprawnień – ADMIN.

W ten sposób można zabezpieczyć dokumenty przed późniejszymi przypadkowymi zmianami. Nie jest to czynność obowiązkowa. Ponadto administrator może wybranemu operatorowi zmienić indywidualne datę zamknięcia w opcji Konfiguracja – > Operatorzy.

Funkcja ta dokonuje przeniesienia dokumentów do modułu Księga Handlowa.

Po wyborze tej opcji  pojawi się okno dialogowe takie jak poniżej.

Pozwala ono dokonać wstępnej selekcji dokumentów przenoszonych do KH.

Można przenieść dokumenty ze wskazanego okresu, oddziału, magazynu, może to być konkretny rodzaj dokumentów np. tylko dokumenty zakupu FZ i tylko ze wskazanego rejestru.

Wybór przycisku OK otwiera kolejne okno zawierające dokumenty wstępnie wyselekcjonowane.

Dokumenty, które mają zostać przeniesione należy zaznaczyć, wybierając przycisk Zaznacz wszystkie (ustawia znacznik dla wszystkich dokumentów) lub klikając myszą w polu znacznika przy dokumencie.

Wybór przycisku OK spowoduje przeniesienie do Księgi Handlowej zaznaczonych dokumentów.

Dokumenty przeniesione do księgowości stają się niemodyfikowalne. Jeśli jakiś dokument trafi do Księgi Handlowej pomyłkowo, to można go z niej usunąć dopóki nie zostanie zaksięgowany.

Opcje te pozwalają włączyć lub wyłączyć z pracy moduł Księga Handlowa. Zanim poprawnie zostanie wdrożony moduł, można go czasowo wyłączyć z pracy.

Opcje te służą do otwarcia nowego roku obrachunkowy i ustalenia jego początku dla Księgi Handlowej.

Te same operacje można wykonać bezpośrednio w module Księga Handlowa.

⇒ patrz: Księga Handlowa -> Okresy

Wybierając z menu Administracja opcję Odbudowy zostanie wywołane okno Odbudowy.

Z tego poziomu dostępne są opcje naprawcze:

• Odbudowa stanów magazynowych i rezerwacji,

• Odbudowa rozrachunków.

Dzięki tym opcjom możliwa jest naprawa danych zgodnie z wybranymi okresami, czy też symbolami artykułów oraz magazynów w razie  niespójności.

⇒ patrz: Kontrola spójności

Po wybraniu z menu Administracja opcji Kontrola spójności przych./ rozch. pojawia się okno  Kontrola spójności.

Kontrola spójności w tabelach przychodowo – rozchodowych umożliwia analizę dokumentów pod względem niespójności tabel przychodowo – rozchodowych, takich jak:

• Brak powiązania pomiędzy pozycjami tabel:
• Pozycja bez powiązania w tabeli przych,
• Pozycja bez powiązania w tabeli rozch,
• Pozycja bez powiązania w tabeli zwroty,
• Powtórzona kilka razy ta sama pozycja:
• Powtórzona pozycja w tabeli przych,
• Powtórzona pozycja w tabeli rozch,
• Brak w tabelach przychodowo – rozchodowych pozycji, które wystąpiły na dokumentach:
• Brak pozycji w tabeli przych,
• Brak pozycji w tabeli rozch.

Niespójności takie mogą zaistnieć w wyniku awarii systemu komputerowego, polegającej najczęściej na nieprawidłowej pracy sieci lub serwera.

Pierwszy selektor pozwala wybrać wszystkie towary (w takiej sytuacji nie wskazuje się artykułu z listy) lub tylko jeden artykuł.

W drugim selektorze można wybrać wszystkie magazyny lub tylko jeden.

Trzeci selektor daje możliwość zawężenia analizowanych danych do wybranego okresu. Umożliwia to analizę danych np. tylko z bieżącego roku. Czas przeprowadzenia kontroli wzrasta wraz z długością okresu – zalecane jest cykliczne przeprowadzanie kontroli.

W wyniku wykonania funkcji program wyświetli komunikat o braku niespójności.

W przypadku wykrycia niespójności zostanie wyświetlona tabela wykrytych niespójności.

Do naprawy niespójności należy używać opcji dostępnych w programie – na zasadzie powtórzenia błędnie wykonanych operacji:

• usunąć niepoprawną pozycję z dokumentu i wprowadzić ją ponownie,
• usunąć cały dokument i ponownie go wprowadzić, itp.

Tylko czasami usunięcie niespójności może wymagać bezpośredniej ingerencji w bazę danych. Konieczne jest wtedy skontaktowanie się z serwisantem systemu lub bezpośrednio z serwisem producenta.

Kontrola spójności przychodów i rozchodów nie wychwytuje błędu polegającego na usunięciu całej zawartości dokumentu wraz z zapisami rozchodowymi lub przychodowymi.

Po wybraniu z menu Administracja opcji Dok. nieprzeniesione na rozrachunki wyświetlony zostanie komunikat informujący o działaniu funkcjonalności, z możliwością kontynuowania lub przerwania operacji.

Po wybraniu Kontynuuj pojawi się okno Dokumenty nieprzeniesione na rozrachunki z możliwością wskazania Okresu oraz Rodzaju dokumentu.

Zestawienie umożliwia podgląd dokumentów nieprzeniesionych do rozrachunków.

Należy pamiętać, że nie wszystkie dokumenty w tym zestawieniu w sposób przypadkowy nie trafiły na rozrachunki. Zdarzyć się może, że w tym zestawieniu pojawią się również dokumenty, które nie trafiły do raportu kasowego. W tym przypadku należy zmienić formę płatności na inną niż gotówka – wyjść z zapisem dokumentu a następnie ponownie zmienić formę płatności na gotówkę.

Dokumenty nieprzeniesione na rozrachunki prezentowane są w tabeli, w której można wyszukiwać interesujące nas pozycje poprzez opcje Szukaj i Filtry.

Używając opcji Operacje -> Przenieś dokument do rozrachunków można przywrócić wskazany w tabeli dokument z powrotem na rozrachunki.

Wybierając z menu Administracja opcję Przenumerowanie raportów kasowych zostanie wywołane okno o takiej samej nazwie z możliwością wyboru dla jakiej kasy oraz w jakim roku ma zostać dokonane przenumerowanie raportów kasowych.

Użycie tej opcji spowoduje powtórne ponumerowanie raportów kasowych według ich daty.

Sytuacja niezgodności numeracji z datami może mieć miejsce, gdy manipulując datami przy rejestrowaniu dokumentów zrobiono to w niewłaściwej kolejności. Program przenumerowuje wszystkie raporty we wskazanej kasie w danym roku.

Wybierając z menu Administracja opcję Łączenie kontrahentów i pracowników wyświetlony zostanie komunikat informujący o możliwym długim trwaniu operacji.

Po wybraniu Kontynuuj program prezentuje w tabeli kontrahentów i pracowników o wspólnym numerze NIP.

Powtórzenia te biorą się zazwyczaj z niedbałości operatorów, którzy dodają danego kontrahenta lub pracownika wielokrotnie pomimo, że program ostrzega o powtórzonym numerze NIP.

Inną przyczyną powtórzeń jest posiadanie przez danego kontrahenta sieci oddziałów np. Centrala i poszczególne sklepy. W programie taki klient powinien wystąpić tylko raz, a jego sklepy należy wpisywać do tabeli oddziałów danego klienta. Płatnikiem na fakturze jest dany klient, a odbiorcą towaru wskazany z listy sklep.

W powyższej tabeli wskazuje się klawiszem spacji tego kontrahenta, który ma pozostać. Inne pozycje tego kontrahenta pozostaną usunięte, a ich dokumenty zostaną przyporządkowane jednemu, wskazanemu kontrahentowi. Operacja ta wykona się po naciśnięciu przycisku Łącz zaznaczone pozycje.

Do systemu można zaimportować dane o artykułach z innych systemów, przygotowane w formie pliku tekstowego.

Mechanizm do obsługi importu jest wywoływany z poziomu menu Administracja. W celu uruchomienia go należy wybrać opcję Import artykułów z pliku tekstowego. W efekcie pojawi się formularz importu.

Poszczególne pola w pliku tekstowym powinny oddzielone być zgodnie z wybranym Ogranicznikiem pola np. przecinkami, a dane tekstowe znajdować się w podwójnych cudzysłowach – Ogranicznik tekstu.

UWAGA! Plik tekstowy wykorzystywany do importu powinien być zgodny z kodowaniem Windows-1250 (ANSI). W przeciwnym razie nazwy zawierające polskie znaki zostaną nieprawidłowo zaimportowane.

To jakie dane o artykułach będą importowane do systemu zależy wyłącznie od Użytkownika. Tabela po lewej stronie okna dialogowego zawiera listę pól tabeli ARTYKULY wraz z ich typami oraz długościami. Tabela po prawej – pola wybrane przez Użytkownika. Przyciski między nimi służą do przenoszenia podświetlonych pól pomiędzy tabelami, a pole Plik wraz ze znajdującym się obok przyciskiem do wskazywania pliku tekstowego, w którym znajdują się dane do importu.

UWAGA! Pola powinny być wybierane w kolejności występowania w pliku tekstowym.

Aby import się powiódł, niezbędne są następujące pola:

• symbol_art – symbol artykułu
• nazwa_art – nazwa artykułu,
• symbol_vat – symbol stawki VAT (“EX” dla 0ex, “UE” dla 0ue, “VAT_1” dla 23%, “VAT_2” dla 8%, “VAT_3” dla 0%, “VAT_4” dla zwolnionej, “VAT_5” dla 5%, “VAT_6” dla 7%; jeżeli dany artykuł nie podlega ustawie o podatku VAT, należy pozostawić symbol nieuzupełniony)
• typ_art – typ artykułu,
• rodz_art – rodzaj artykułu.

Pusty symbol stawki VAT oznacza nie podlega ustawie o podatku VAT. Jeżeli wybrane zostały pola będące kluczami obcymi relacji z innymi tabelami (np. SYMBOL_JM – tabela JM), również te tabele zostaną uzupełnione pozycjami o symbolach znalezionych w pliku tekstowym. Nazwy i ewentualne dodatkowe informacje pozostaną puste i powinny zostać uzupełnione przez Użytkownika.

Opis pól tabeli ARTYKULY:

Do systemu można zaimportować dane o kontrahentach z innych systemów, przygotowane w formie pliku tekstowego.

Mechanizm do obsługi importu jest wywoływany z poziomu menu Administracja. W celu uruchomienia go należy wybrać opcję Import kontrahentów z pliku tekstowego. W efekcie pojawi się formularz importu.

Poszczególne pola w pliku tekstowym powinny oddzielone być zgodnie z wybranym Ogranicznikiem pola np. przecinkami, a dane tekstowe znajdować się w podwójnych cudzysłowach – Ogranicznik tekstu.

UWAGA! Plik tekstowy wykorzystywany do importu powinien być zgodny z kodowaniem Windows-1250 (ANSI). W przeciwnym razie nazwy zawierające polskie znaki zostaną nieprawidłowo zaimportowane.

Użytkownik sam decyduje, jakie dane o kontrahentach będą importowane do systemu. Tabela po lewej stronie okna dialogowego zawiera listę pól tabeli KONTRAH wraz z ich typami oraz długościami. Tabela po prawej – pola wybrane przez Użytkownika. Przyciski między nimi służą do przenoszenia podświetlonych pól pomiędzy tabelami, a pole Plik wraz ze znajdującym się obok przyciskiem do wskazywania pliku tekstowego, w którym znajdują się dane do importu.

UWAGA! Pola powinny być wybierane w kolejności występowania w pliku tekstowym.

Aby import się powiódł, niezbędne są następujące pola:

• symbol_ktr – symbol kontrahenta,
• skrot_ktr – skrót nazwy kontrahenta,
• firmaosoba – określa czy dany kontrahent jest firmą (1), czy osobą fizyczną (2),
• kateg_ktr – kategoria kontrahenta.

Jeżeli wybrane zostały pola będące kluczami obcymi relacji z innymi tabelami (np. SYMBOL_FPL – tabela FORMY_PL), również te tabele zostaną uzupełnione pozycjami o symbolach znalezionych w pliku tekstowym. Nazwy i ewentualne dodatkowe informacje pozostaną puste i powinny zostać uzupełnione przez Użytkownika.

Opis pól tabeli KONTRAH:

Systemy firmy Humansoft dostarczają wiele rozbudowanych funkcjonalności co powoduje konieczność konfiguracji poszczególnych obszarów. Podczas pierwszego uruchomienia programu, użytkownik zobowiązany jest do wykonania szeregu podstawowych czynności (ustawień), które są niezbędne do dalszej, prawidłowej pracy systemu.  W celu usprawnienia tego procesu, w wersji 3.79 do systemu został dodany Kreator firmy.

Kreator firmy daje możliwość wykonania krok po kroku podstawowych konfiguracji, niezbędnych do rozpoczęcia pracy z systemem. W przypadku nowoutworzonej firmy zostanie on automatycznie uruchomiony przy pierwszym wejściu. Dostęp do kreatora jest także możliwy za pośrednictwem menu Konfiguracja

Kreator nowej firmy

Po uruchomieniu nowej firmy w wersji 3.79, zostanie automatycznie otworzony Kreator nowej firmy.

Okno zawiera trzy przyciski, umożliwiające przejście do poszczególnych ustawień:

• Sprzedaży – konfiguracji danych firmy,
• Księgowości – konfiguracji z zakresu księgowości (patrz –  Kreator Księgi Handlowej),
• Kadr i płac – m.in. ustawień dotyczących parametrów płacowych, rozliczeń z ZUS (patrz – Kreator Kadr i Płac).

Po zamknięciu kreatora, jego ponowne uruchomienie (Sprzedaż) możliwe jest z poziomu menu Konfiguracja.

Sprzedaż

Po wybraniu opcji Sprzedaż, pojawia się okno zawierające podstawowe opcje konfiguracyjne firmy. Poszczególne ustawienia podzielone są tematycznie. Nawigacja między formularzami jest możliwa przy pomocy przycisków, znajdujących się w lewej części okna, a także poprzez przyciski Dalej i Wstecz, zlokalizowane w prawym dolnym rogu.

Dane firmy

Formularz Dane firmy pozwala wprowadzić podstawowe informacje o firmie takie jak nazwa, NIP, dane adresowe i kontaktowe.

Z tego poziomu możliwe jest także przejście do okna Danych podatkowych firmy, zawierającego większą ilość ustawień. Służy do tego przycisk Więcej ustawień.

Nazwa i logo firmy

Ustawienie nazwy firmy dla poszczególnych dokumentów oraz wskazanie pliku logo jest możliwe w formularzu Nazwa i logo firmy.

Po wprowadzeniu nazw i wskazaniu pliku graficznego logo możliwe jest sprawdzenie dokonanych ustawień poprzez wykonanie Przykładowego wydruku.

Ustawienia administracyjne

Kolejnym krokiem w kreatorze są Ustawienia administracyjne. Formularz ten umożliwia wykonanie pierwszych konfiguracji profili użytkowników oraz operatorów.

Z tego miejsca możliwe także jest wskazanie folderów: załączników i aktualizacji, oraz uruchomienie obsługi transakcji walutowych i zagranicznych.

Kasa / Bank

W tym kroku kreatora firmy możliwe jest m.in. wykonanie konfiguracji:

• kasy,

• rachunku bankowego,

• urządzeń zewnętrznych dostępnych w stacjach roboczych, m.in. wagi, drukarki fiskalnej,

• form płatności dla transakcji.

Dokumenty

W kolejnym kroku kreator umożliwia zdefiniowanie własnych lub edytowanie fabrycznych rejestrów dokumentów.

Magazyn

Formularz Magazyn daje możliwość konfiguracji:

• oddziałów,

• magazynów,

• jednostek miary,

• oraz metod rozchodowania towaru.

Ustawienia podatkowe

Ostatnim krokiem kreatora są Ustawienia podatkowe. W tym kroku możliwe jest:

• dodanie właścicieli,

• pobranie z opcji dostępnej pod F12 lub ręczne dodanie urzędów,

• skonfigurowanie płatności podzielonej,

• skonfigurowanie białej listy podatników VAT,

• wprowadzenie ilości dni zwłoki dla złych długów oraz proporcji kosztów uzyskania przychodu.

Zapisanie wszystkich danych, następuje po wybraniu przycisku Zakończ.

Dostęp do Kreatora jest również możliwy z poziomu menu Konfig., w opcji Kreator firmy.

Podczas zakładania nowej firmy program generuje zestaw podstawowych rejestrów. Te definicje wystarczają w najprostszych firmach. W większych przedsiębiorstwach zawsze istnieje konieczność definiowania nowych rejestrów po to, aby dopasować system do istniejącego obiegu dokumentów.

Dokumenty jednego rodzaju w celu lepszej i czytelniejszej ich ewidencji

W opcji Konfiguracja -> Definicje dokumentów tworzy się rejestry dla wszystkich dokumentów jakie funkcjonują w systemie, poza dokumentami KP, KW, BP, BW. Rodzaje tych dokumentów zależą bowiem od zdefiniowanych w systemie kas i rachunków bankowych.

⇒ patrz Konfiguracja -> Kasy, Rachunki bankowe

.

Definicja dokumentu – formularze

Przy dodawaniu nowego rejestru dokumentów (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

W pierwszej kolejności należy określić dla jakiego rodzaju dokumentów będzie tworzony nowy rejestr. Dostępna jest tu lista wszystkich dokumentów systemu

poza dokumentami kasowymi i bankowymi.

Następnie program pyta o unikalny w ramach rodzaju dokumentu symbol rejestru. Użytkownik może wpisać tu dowolne trzy znaki, które będą wyróżnikiem rejestru na liście dokumentów, np. dla dokumentów zakupu można założyć rejestry o symbolu FZ/TOW, FZ/ST itp.

Ponieważ w symbolu można wpisać tylko trzy znaki, dlatego nazwa rejestru pozwala uszczegółowić definicję, tak aby każdy operatora wiedział jakie dokumenty mają się pojawiać w danym rejestrze. Np. dla podanych wyżej rejestrów zakupu można podać następujące nazwy Zakup towarów, Zakup środków trwałych.

W celu ograniczenia informacji wyświetlanych na listach rejestrów, do danych aktualnie wykorzystywanych w programie, istnieje w systemie możliwość  przydzielenia rejestrowi statusu aktywny/nieaktywny. Dokument, który nie będzie miał statusu Aktywny, nie będzie pojawiał się do wyboru podczas wystawiania dokumentów.

Uprawnienia
W celu jeszcze dokładniejszego opisania rejestru można posłużyć się polem uwag dostępnym pod przyciskiem Uwagi na dole formularza. Jest to szczególnie przydatne podczas wdrażania programu w firmach posiadających rozbudowaną strukturę dokumentów, gdzie na bieżąco opisujemy tworzone rejestr. Przyda się to do tworzenia dokumentacji po wdrożeniowej.

Następny krok to ustawienie parametrów rejestru. Lista parametrów jest różna w zależności od rodzaj definiowanego dokumentu.

Istnieje jednak kilka pól, które występują w każdej, bądź prawie w każdej definicji

Numer startowy
Liczba od której rozpocznie się numerowanie dokumentów w rejestrze. Przydatna w przypadku wdrażania programu w środku roku w celu zachowania ciągu numeracji dokumentów.

Sposób numerowania
Określenie w jaki sposób ma być generowany ostatni, 6-cio cyfrowy człon  numeru.

Dostępne są dwie metody:

• pierwszy wolny
• następny.

Metoda pierwszy wolny pozwala wypełniać dziury po dokumentach usuniętych i jest metodą preferowaną. Metodę następny stosujmy wyjątkowo np. w sytuacji, gdy z jakichś powodów chcemy zachować dziurę w numeracji (zarezerwować numer dokumentu na przyszłość).

Określa się tu również czy operator w trakcie wystawiania dokumentu będzie mógł zmienić jego numer. Preferowanie jest ustawienie tego parametru na Nie, gdyż przyspiesza to wystawianie dokumentu oraz uniemożliwia powstanie dziur w numeracji. Pamiętać jednak należy, że w każdej chwili można to ustalenie zmienić. Istnieje uzasadniony przypadek ustawienia poprawialności numerów dokumentów.

Wzorzec wydruku
Wybór wzorca wydruku, który będzie proponowany jako domyślny podczas wydruku dokumentu.

Dla magazynu
Parametr ten pojawia się przy dokumentach magazynowych i pozwala określić czy dany rejestr dokumentów ma być widziany we wszystkich czy tylko w jednym magazynie. Przywoływane jest tu lista magazynów zdefiniowanych w opcji Konfiguracja -> Magazyny.

Metoda rozchodowania
Parametr ten dostępny jest dla rejestrów dokumentów rozchodowych, takich jak: rejestr faktur, paragonów, dokumentów WZ, RW itp. Przy pomocy  tego parametru można ustalić indywidualny sposób rozchodowania towaru z danego rejestru. Istnieją cztery możliwości rozchodowania towaru:

• zgodna z ustawieniami globalnymi
• pierwsze weszło – pierwsze wyszło (FIFO)
• ostatnie weszło – pierwsze wyszło (LIFO)
• wskazywanie dostaw

Czy dokumenty będą eksportowane
Parametr ten dostępny jest przy definicji wszystkich rodzajów dokumentów oprócz D, FI, KO, MM, PK, SA, ZD, ZU. Dotyczy on mechanizmu eksportu – importu dokumentów

Jeżeli zainstalowane i włączone są moduły Księga Handlowa  lub Księga Przychodów i Rozchodów w definicji niektórych dokumentów pojawiają się parametry dotyczące ich księgowania.

Księga Handlowa
Dokument ma trafiać do KH
Określa się tu czy dokumenty z tego rejestru będą przenoszone do księgi handlowej. Jeżeli Tak to program pyta jeszcze o:

Dziennik
Wybór dziennika księgowego z listy

Schemat księgowania KH
Wybór schematu księgowego z listy.

Księguj zgodnie z datą
Parametr ten dostępny jest tylko przy dokumentach F i FZ. Dla dokumentów sprzedaży może to być data wystawienia dokumentu lub data sprzedaży, a dla zakupu – data rejestracji dokumentu w systemie lub data jego wystawienia.

Czy wskazywać centrum kosztowe/zlecenie usługowe/zlecenie produkcyjne
Parametr ten pozwala nam wskazać, które z cech: centrum  kosztowe, zlecenie produkcyjne lub zlecenie usługowe będzie wybrane na dokumencie oraz czy będzie dotyczyło nagłówka dokumentu czy pozycji. Służy do tego zamieszczona na formularzu pozycji dokumentu opcja Pozostałe dane.

Cechy nagłówka lub pozycji dokumentu wykorzystane zostaną podczas automatycznej dekretacji jako analityka kont z podpiętymi odpowiednimi kartotekami. Pozwoli to na przykład szczegółowo kontrolować koszty.

W dalszej części zostaną omówione niektóre parametry definiujące poszczególne dokumenty.

Dokumenty sprzedaży (F) i korekty sprzedaży (KF)

Pamiętaj, że rejestry utworzone dla dokumentów sprzedaży i korekt sprzedaży mają odbicie w rejestrach VAT. Każdy stworzony rejestr będzie jednocześnie rejestrem VAT.

W celu zdefiniowania korekt sprzedaży można skorzystać z funkcji automatycznego przenoszenia treści  i na podstawie rejestru dokumentów sprzedaży wygenerować rejestry korekt.

Kategoria dokumentu
Dostępne są dwie kategorie dokumentu:

• Dokument VAT
  Dokumenty o tej kategorii będą trafiać do rejestru VAT.

• Rachunek zwykły (nota handlowa).
  Rachunkami zwykłymi (notami) dokumentujemy sprzedaż nie objętą ustawą o podatku VAT np. sprzedaż opakowań zwrotnych, sprzedaż licencji nie objętych VAT itp. Dokumenty te, podobnie jak faktury VAT,  trafiają do kasy lub na rozrachunki ale omijają rejestry VAT.

Rodzaj dokumentu (tylko dla F)
Określa się tutaj czy dokumenty wystawiane w definiowanym rejestrze to:

• Faktury
• Faktury w stawce 0ex (eksportowa)
• Paragony
• Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT)
• Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (faktura wewnętrzna)
• Wewnątrzwspólnotowa transakcja trójstronna (proc. Uproszczona – dotyczy pośrednika)
• Wewnątrzwspólnotowe nabycie nowych środków transportu (faktura wewnętrzna)
• Import usług (faktura wewnętrzna)
• Dostawa towarów, dla której podatnikiem jest nabywca (faktura wewnętrzna)
• Faktura do paragonu
• Faktura do wielu paragonów
• Wewnątrzwspólnotowa dostawa usług
• Eksport usług
• Dostawa towarów, dla której podatnikiem jest nabywca

W tym miejscu określa się również czy dany rejestr sprzedaży będzie rejestrem dla faktur zaliczkowych.  System wymaga stworzenia odrębnego rejestru dla faktur zaliczkowych. Jest to koniecznie ponieważ podczas rejestrowania faktury rozliczającej program automatycznie pomniejsza wartość faktury końcowej o wpłacone zaliczki wynikające z wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych.

⇒ patrz rozdział Sprzedaż -> Obsługa faktur zaliczkowych

Dodatkowo dla faktur i paragonów program pozwala określić czy dokumenty będą drukowane na drukarce fiskalnej (uaktywniony zostaje przycisk Wydruk fiskalny na formularzu dokumentu sprzedaży) jak również możliwość skonfigurowania dodatkowo opcji, czy dokument będzie fiskalizowany tylko wtedy, gdy kontrahentem jest osoba fizyczna oraz czy zastosować uproszczony formularz dodawania pozycji. Fiskalizacja tylko dla osób fizycznych umożliwia zmniejszenie ilości rejestrów do wyboru, dzięki temu zwiększa się przejrzystość rejestrów dokumentów oraz ergonomii pracy. Uproszczony formularz nie zawiera pól takich jak: Kalkulacja wg narzutu czy Dodatkowy opis. Przyspiesza to proces wystawiania dokumentu.
Dla paragonów można również wskazać odbiorcę detalicznego z listy kontrahentów.

Stawka 0ex  dla wszystkich pozycji (tylko dla KF)
Określenie czy rejestr będzie dotyczył korekt dokumentów eksportowych.

Rodzaj sprzedaży (tylko dla F)
Wybór tego parametru otwiera selektor z dwoma opcjami:

• z wydaniem
• bez wydania.

Sprzedaż z wydaniem ma miejsce wtedy, kiedy sprzedawany jest towar i jednocześnie wydawany z magazynu. Faktura jest w tym przypadku także dokumentem rozchodowym, tj. powodującym rozchód towaru z magazynu. Sprzedaż towaru bez wydania ma miejsce wtedy, kiedy wystawia się tylko fakturę, a wydanie towaru następuje później lub wcześniej dokumentem WZ. W obu przypadkach faktura jest dokumentem nierozchodowym, tj. nie powodującym rozchodu z magazynu. Jeśli nie występuje taki sposób sprzedaży, to należy ustawić parametr jako niepoprawialny. Dzięki temu przyspiesza się wystawianie faktur.

Zaznaczenie znacznika Dopuszczalna sprzedaż poniżej stanu magazynowego pozwala na sprzedaż (dodanie) pozycji z ilością większą od bieżącego stanu magazynu.

Rodzaj ceny (tylko dla F)
Przeważnie sprzedaż z jednego rejestru prowadzi się w jednej określonej cenie, np. faktury VAT wyłączne w cenie netto, a paragony w cenie brutto. Należy więc ustalić rodzaj ceny i nadać mu atrybut niepoprawialny, gdyż przyspieszy to wystawianie dokumentu.

Poprawialna data sprzedaży (tylko dla F)
Jeśli nie wystawia się faktur bez wydania i data faktury jest wtedy jednocześnie datą sprzedaży, to należy ustalić datę sprzedaży jako niepoprawialną. Przyspiesza to wystawianie dokumentu.

Forma płatności
Opcja pozwalająca ustalić domyślną formę płatności. Ta forma jest nadrzędna w stosunku do formy płatności zdefiniowanej dla kontrahenta. Podczas rejestracji dokumentu można ją zmieniać na inną.

Czy dokumenty będą rozliczane
Określenie czy dokumenty mają trafiać na rozrachunki. Jeżeli rejestr będzie miał wybraną opcję nie wówczas żaden dokument zarejestrowany w tym rejestrze nie trafi na rozrachunki. Opcja ustawia się domyślnie na nie w przypadku gdy tworzymy rejestry faktur wewnętrznych dla nabyć wewnątrzunijnych.

Rozliczenie przedpłat
Możliwe jest wybranie jednej z dwóch możliwości:

• Nie przenoś dokumentu na rozrachunki
• Przenieś dokument na rozrachunki

Pierwsza pozycja (domyślna), Nie przenoś dokumentu na rozrachunki, nie powoduje zmian w dotychczasowym funkcjonowaniu programu. Po wybraniu opcji Przenieś dokument na rozrachunki, dokumenty są przenoszone na rozrachunki, a efekt rozliczenia jest analogiczny do tego, który uzyskalibyśmy dodając dokument na dokument kasowy. Po dodaniu rozliczeń dokumenty stają się niepoprawialne.

Metoda rozchodowania
Do wyboru mamy cztery możliwości:

• Zgodna z ustawieniami globalnymi
• Pierwsze weszło – Pierwsze wyszło (FIFO)
• Ostatnie weszło – Pierwsze wyszło (LIFO)
• Wskazywanie dostaw

Wskazywanie dostaw umożliwia rozbicie stanów magazynowych na poszczególne dostawy i wskazywanie na dokumencie rozchodowym towaru z wybranej dostawy.

Ułatwienia w sprzedaży
Opcja ta umożliwia ustalenie, w jaki sposób zachowa się pogram podczas dodawania pozycji. Zaznaczenie opcji Przy dodaniu nowego artykułu proponuj ilość 1  spowoduje automatyczne wpisanie przez program wartości 1.000 do pola wprowadzania ilości (wyjątkiem jest pobranie ilości z kodu wagowego).

Pozostałe opcje umożliwiają konfigurację zachowania się programu przy próbie ponownego dodania artykułu, który już znajduje się na dokumencie. Do wyboru są następujące możliwości:

• Zapytaj
• Przejdź w tryb poprawiania pozycji.
• Zwiększ ilość o 1.
• Dodaj nową pozycję z ilością 0.
• Dodaj nową pozycję z ilością 1.

Dla ostatnich 3 punktów wyjątek stanowi wybranie artykułu za pomocą kodu wagowego. W tym przypadku albo ilość na istniejącej pozycji zostanie zwiększona o pobraną z kodu, albo zostanie dodana pozycja z pobraną ilością.

Gotówka z dokumentu trafia do kasy
Możliwość ustawienia do której kasy ma trafiać gotówka z danego dokumentu.

Domyślna waluta dokumentu
Możliwość zdefiniowania domyślnej waluty dokumentu.

Dokumenty trafiają na rozrachunki  w walucie
Określenie czy dokumenty mają trafiać na rozrachunki w walucie:

• oryginalnej (złotówkowe w PLN, walutowe w walucie obcej)
• PLN Złoty polski.

Druga opcja może być wykorzystana w przypadku gdy wystawiamy dokument w walucie obcej, ale rozliczamy się z nim w PLN.

Dokumenty gotówkowe trafiają
Określenie sposobu rozliczania dokumentów gotówkowych. Dokumenty takie mogą być rozliczone:

• bezpośrednio we wskazanej kasie
  dokument pojawia się jako pozycja w raporcie kasowym zwiększając/ zmniejszając stan kasy

• przez rozrachunki
  dokument może trafić na rozrachunki z bieżącym kontrahentem, innym wskazanym lub pracownikiem. Do każdego gotówkowego dokumentu w celu jego rozliczenia i uaktualnienia stanu kasy należy wystawić dowód KP lub KW dla korekty. Ustawienie to jest wymagane w przypadku wydzielonej kasy w firmie.

Ustawienie to jest proponowane jako domyślne w trakcie wystawiania dokumentu i można je zmienić wchodząc w przycisk Dane księgowe na formularzu dokumentu.

Dokumenty do rej. VAT będą trafiały zgodnie z …
Określenie daty z jaką dokumenty będą trafiały do rejestru VAT. Selektor wyboru umożliwia wskazanie daty zgodnej z datą dokumentu lub terminem płatności.
Ustalona w tym miejscu właściwa dla danego rejestru data dokumentów może zostać zmieniona w opcji Sprzedaż -> klawisz F12 (Operacje) -> Zmiana daty dokumentu w rejestrze VAT. Zmiany tej może dokonać jedynie operator posiadający odpowiednie uprawnienia.

Dokumenty zakupu (FZ) i korekty zakupu (KZ), Dokumenty SAD (SA)

Pamiętaj, że rejestry utworzone dla dokumentów zakupu i korekt zakupu mają odbicie w rejestrach VAT. Każdy stworzony rejestr będzie jednocześnie rejestrem VAT.

W celu zdefiniowania korekt zakupu można skorzystać z funkcji automatycznego przenoszenia treści  i na podstawie rejestru dokumentów zakupu wygenerować rejestry korekt.

Kategoria dokumentu (tylko dla FZ i KZ)
Parametr analogiczny jak przy dokumentach sprzedaży.

⇒ Patrz poprzedni punkt Dokumenty sprzedaży i korekty

Rodzaj dokumentu
Umożliwia wybór jednej z pięciu opcji:

• Faktury zakupu
• Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (faktura wewnętrzna)
• Wewnątrzwspólnotowa transakcja trójstronna (proc. Uproszczona – dotyczy pośrednika)
• Wewnątrzwspólnotowe nabycie nowych środków transportu (faktura wewnętrzna)
• Import usług (faktura wewnętrzna)
• Dostawa towarów, dla której podatnikiem jest nabywca (faktura wewnętrzna)
• Dostawa towarów, dla której podatnikiem jest nabywca.

Rodzaj ceny
Określenie rodzaju ceny (netto lub brutto) jaka będzie stosowana podczas rejestrowania dokumentów zakupu.
W tym miejscu należy również ustalić czy operator w trakcie rejestrowania dokumentu będzie mógł zmieniać rodzaj ceny.

Forma płatności
Opcja pozwalająca ustalić domyślną formę płatności. Ta forma jest nadrzędna w stosunku do formy płatności zdefiniowanej dla kontrahenta. Podczas rejestracji dokumentu można ją zmieniać na inną.

Rodzaj zakupu
Umożliwia wybór jednej z trzech opcji:

• Towary handlowe
• Pozostałe zakupy
• Środki trwałe.

Informacja ta potrzebna jest przy rozliczeniu podatku VAT (deklaracja VAT-7).

W przypadku Pozostałych zakupów i Środków trwałych przy wystawiania dokumentu selektor przyjęcie na magazyn ustawia się domyślnie na Bez przyjęcia.

⇒ Patrz moduł Zakupy -> Dokumenty zakupu

Związane ze sprzedażą
Określenie czy zakupy wprowadzanie do danego rejestru będą związane ze sprzedażą:

• tylko opodatkowaną
• tylko zwolnioną
• opodatkowaną i zwolnioną.

Ustalenie tego parametru ma bardzo istotne znaczenie dla poprawnego rozliczenia podatku VAT. Przykłady rejestrów uwzględniających ten podział można znaleźć w rozdziale Wdrożenie.

Poprawianie / usuwanie rejestru

Aby poprawić lub tylko przejrzeć definicję dokumentu należy go odnaleźć w tabeli i użyć opcji Popraw.
W zdefiniowanych rejestrach można poprawić wszystkie parametry poza symbolem rejestru.

Aby usunąć rejestr należy go odnaleźć w tabeli i użyć opcji  Usuń.
Nie jest możliwe usunięcie zdefiniowanego rejestru, jeśli wystawiono w nim chociaż jeden dokument.

W opcji Konfiguracja -> Kasy dokonuje się definicji kas gotówkowych prowadzonych w firmie.

Program na starcie zakłada jedną kasę o symbolu K01 i nazwie Kasa główna, która można zmodyfikować lub usunąć i dopisać własne definicje kas.

Kasa – formularz

Dodając nową definicję kasy (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Symbol i Nazwa kasy
Unikalny, 3-znakowy symbol kasy oraz jej nazwa

Numery startowe
Podaje się tu rok w jakim rozpoczynamy prowadzenie kasy w programie oraz numery startowe dla dowodów KP, KW i Raportu kasowego.

Waluta
Określenie w jakiej walucie będzie prowadzony raport kasowy i wystawiane dowody KP i KW. Przywoływane jest tu lista zdefiniowanych w systemie walut.

Stan początkowy
Stan gotówki w kasie, wprowadzany w momencie rozpoczęcia pracy w systemie.

Cykl raportu kasowego
Selektor wyboru dziennego lub miesięcznego cyklu raportu kasowego.
Parametry dotyczące księgowości (dostępne tylko w przypadku zainstalowanego i włączonego modułu Księga Handlowa)

Przenoszenie do księgi handlowej
Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że dowody KP i KW z tej kasy będą proponowane do przeniesienia do księgowości.

Dziennik księgowy
Wskazanie dziennika księgowego z listy.

Konto księgowe
Wskazanie konta księgowego z listy. Dzięki temu parametrowi dowody kasowe KP i KW wystawiane w tej kasie będą automatycznie księgowane jako obroty wskazanego konta. Konto przeciwstawne dla operacji kasowych wskazuje Kategoria operacji przypisywana na dowodach kasowych.

⇒ Patrz rozdziały: Kasa / Bank -> Dowody KP i KW, Kategorie operacji

Konto różnic kursowych dodatnich i ujemnych
Różnice kursowe powstają na skutek zmiany kursu waluty pomiędzy transakcja sprzedaży/zakupu a momentem zapłaty.

Dekretacja (kod użytkownika)
Możliwość zdefiniowania własnego kodu użytkownika służącego do dekretacji dokumentów KP, KW. Kod ten powinien zapisać do tabeli P_DOK_FK odpowiednie dekrety i zwrócić .T., jeżeli operacja dekretowania przebiegła bez błędów. Brak zaznaczenia znacznika spowoduje dodanie dekretów do wygenerowanych przez program, zaznaczenie – Hermes nie wygeneruje żadnych własnych dekretów, cała dekretacja będzie pochodziła z kodu użytkownika.
Aby skorzystać z tej funkcjonalności należy posiadać moduł Orange Squid Professional.

Kategoria op. dla KP/KW
Wskazane w tej opcji kategorie będą proponować się jako domyślne w momencie rejestracji dokumentów KP, KW.

Eksport dowodów z tej kasy
Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że dowody KP i KW z tej kasy będą proponowane do eksportu. Parametr ten dotyczy mechanizmu eksportu – importu dokumentów wykorzystywanego przez firmy wielooddziałowe.

Program na starcie zakłada jeden rachunek bankowy o symbolu R01 i nazwie Rachunek główny, którą można zmodyfikować lub usunąć i dopisać własne definicje rachunków.

Rachunek – formularz

Dodając nową definicję rachunku (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Większość parametrów opisujących rachunek bankowy jest identyczna jak przy definicji kasy.

⇒ Patrz rozdział: Kasy

Określa się tu dodatkowo, czy rachunek jest rachunkiem domyślnym. Proponowany jest on wtedy na dokumentach sprzedaż przy formach płatności przez bank oraz na poleceniach przelewu.

Uwaga!!!
We wszystkich miejscach, w których mamy możliwość wpisania numeru konta bankowego, program sprawdza jego poprawność. Jeżeli konto jest niepoprawnie wpisane – jest za mało cyfr lub podane konto nie jest zgodne z polskimi bankami – pojawia się komunikat.

Program na starcie zakłada jeden magazyn o symbolu M00001 i nazwie Magazyn centralny. W systemie możliwe jest definiowanie nieograniczonej ilości magazynów.
Na dolnym pasku stanu widoczny jest zawsze aktualnie wybrany magazyn. Można go zmienić klikając na numerze magazynu.
Wszystkie dokumenty magazynowe takie jak dokumenty sprzedaży, WZ, PZ itp. operują wyłącznie na magazynie aktualnym.

Magazyn – formularz

Definiując nowy magazyn (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz

Dane podstawowe

Numer
Numer magazynu składa się z litery M i pięciocyfrowej liczby. System nadaje automatycznie numery magazynom zostawiając Użytkownikowi możliwość  ich modyfikacji. Pole wymagane.

Nazwa
Nazwa magazynu

Zestaw rabatów
Wybór zestawu rabatów, jaki będzie obowiązywał podczas wystawiania dokumentu przesunięć międzymagazynowych (MM) do tego magazynu.

Ulica , Kod ,Miasto, Telefon, Telex, Fax
Dane teleadresowe magazynu.

Aktywny
W celu ograniczenia informacji wyświetlanych na listach, do danych aktualnie wykorzystywanych w programie, istnieje w systemie możliwość  przydzielenia magazynowi statusu aktywny/nieaktywny. Magazyn ze statusem Nieaktywny nie będzie możliwy do wybrania.

Oddział i poziomy cen

Oddział
Pola umożliwiają określenie, z jakim oddziałem firmy związany jest dany magazyn.

Dodatkowe poziomy cen bazowych
Program umożliwia przypisanie do magazynu dowolnej ilości poziomów cen dodatkowych. Ponadto możliwe jest określenie domyślnego poziomu cen dla magazynu. Osoba o odpowiednich uprawnieniach może zmienić dodatkowy poziom cen na inny wybrany z listy.

Lokalizacje w magazynie

Zakładka Lokalizacje w magazynie umożliwia zarządzanie położeniem towaru w magazynie. Pozwala zdefiniować w systemie bazę lokalizacji, a następnie w trakcie przyjmowania towaru na magazyn, wskazać konkretną lokalizację dla towaru.

Dotyczy to również sprzedaży lub wydania artykułu, który może być wydany z konkretnej lokalizacji. Rozwiązanie to udostępnia wiele analiz, w tym analizę dostępną z poziomu kartoteki artykułów, informującą o ilości towaru w poszczególnych lokalizacjach oraz ilości towaru bez lokalizacji, czyli np. towaru oczekującego do kontroli jakościowej.

Program na starcie zakłada jeden oddział o symbolu O00001 i nazwie Centrala. Możliwe jest definiowanie nieograniczonej ilości oddziałów.

Na dolnym pasku stanu widoczny jest zawsze aktualnie wybrany oddział. Można go zmienić klikając na numerze oddziału. Ponieważ oddział powiązany jest z magazynem, zmiana oddziału może wiązać się z koniecznością zmiany aktualnego magazynu.

Wszystkie dokumenty magazynowe takie jak faktura sprzedaży, WZ, PZ itp. operują wyłącznie na aktualnym magazynie i oddziale.

Oddział – formularz

Definiując nowy oddział (opcja Dodaj) pojawia się formularz z danymi. Zawiera on takie same pole jak formularz magazynu.

⇒ Patrz rozdział: Magazyny

Podczas zakładania firmy tworzony jest jeden operator SZEF Administrator systemu, który nadany ma Pełny zakres uprawnień ADMIN. Jest on później głównym operatorem całego systemu i tylko on oraz inni operatorzy o pełnych uprawnieniach mogą realizować takie operacje jak dodanie nowego operatora, zmiana danych operatora już istniejącego czy ustawienie uprawnień. Operator podrzędny może jedynie zmienić sobie samemu hasło lub podejrzeć, jaka grupa uprawnień została mu przydzielona.

Operator – formularz

Definiując nowego operatora (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Tylko posiadając pełen zakres uprawnień można zmienić opisane poniżej parametry. W przeciwnym razie wszystkie pola formularza stają się niedostępne. Można w takim przypadku dokonać jedynie zmiany hasła.

Symbol i Nazwa
Unikalny 5 znakowy symbol operatora oraz jego nazwa, czyli nazwisko i imię. Nazwa operatora drukowana jest na dokumentach.

Profil operatora
Przypisanie operatorowi profilu operatora z odpowiednimi uprawnieniami.

⇒ patrz rozdział: Konfiguracja -> Profile użytkowników

E-mail
Adres e-mail pracownika.

Aktywny
Określenie czy operator ma się pojawiać na liście operatorów czy nie. Parametr ten wykorzystywany jest w przypadku odejścia lub zwolnienia pracownika, gdyż nie można go usunąć z listy operatorów, jeśli wystawiał w systemie jakiekolwiek dokumenty.

Data zamknięcia dokumentów
Pomimo globalnego ustawienia daty zamykania dokumentów

⇒ patrz rozdział: Administracja -> Zamykanie dokumentów

można ustawić tą datę indywidualnie dla każdego operatora.

Zmiana hasła
Ustawianie hasła operatora. Operator o uprawnieniach administratora może zmieniać hasła innym operatorom nie znając dotychczasowych haseł. Pozostali operatorzy mogą zmieniać tylko własne hasła. Program dla bezpieczeństwa pyta wpierw o dotychczasowe hasło.

W systemie każdego operatora można przypisać do odpowiedniego  profilu (grupy) użytkowników. Z tego przypisania wynikają uprawnienia i ograniczenia danego operatora.

Raz zdefiniowany profil można przedzielać wielu operatorom, np. sprzedawcy, zaopatrzeniowcy, księgowi itd. Przy zakładaniu nowej firmy tworzona jest jedna nadrzędna grupa uprawnień ADMIN – Pełen zakres uprawnień i przydzielana jest ona operatorowi SZEF. Grupa ta daje dostęp do wszystkich opcji w programie.

Profil – formularz

Dodając nowy profil (grupę) uprawnień (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Każdej grupie należy nadać symbol i nazwę opisującą dla kogo będzie stosowana.
W celu ułatwienia pracy, przy tworzeniu nowego profilu, możemy skopiować inny, korzystając z opcji Przenoszenie treści.
Parametry uprawnień rozmieszczone są na liście omówionej poniżej.
Dodatkowo wybierając  przycisk Uprawnienia do menu można zabrać dostęp do poszczególnych opcji menu.

Dodawanie dokumentów

Zakładka ta zawiera listę zdefiniowanych w systemie rejestrów dokumentów. Można operatorowi zabronić dostępu do niektórych rejestrów przenosząc je na listę Rejestry zakazane.

W tym miejscu istnieje również możliwość nadania uprawnień do przeglądania dokumentów tylko z ostatnich dni, gdzie ilość tych dni ustala administrator lub osoba upoważniona do zarządzania systemem.

Data początkowa obliczana jest poprzez odjęcie od daty aktualnie ustawionej w programie podanej ilości dni. Pod uwagę brana jest data rejestracji dokumentu w systemie. Ustawienie nie działa na zestawieniach dokumentów, a jedynie na listach i łączy się z innymi filtrami ustawionymi w programie.

Oglądanie dokumentów z oddziałów

Zakładka ta zawiera listę zdefiniowanych w programie oddziałów. Można operatorowi zabronić dostępu do niektórych oddziałów przenosząc je na listę Oddziałów zakazanych.

Oglądanie dokumentów z magazynów

Zakładka ta zawiera listę zdefiniowanych w programie magazynów. Można operatorowi zabronić dostępu do niektórych magazynów przenosząc je na listę Magazynów zakazanych.

Wzorce wydruku

Zakładka ta zawiera listę zdefiniowanych w systemie wzorców wydruku. Można operatorowi zabronić dostępu do niektórych wzorców przenosząc je na listę Wzorców zakazanych.

Rejestry VAT i dane księgowe

Zakładka ta pozwala ograniczyć prawo do modyfikacji danych dostępnych na formularzach dokumentów F, KF, FZ i KZ pod przyciskiem Dane księgowe.

Określa się tu dostęp do modyfikacji danych dotyczących rejestru VAT oraz danych księgowych (sposobu rozliczenia i księgowania dokumentów) .

Różne uprawnienia

Na zakładce tej umieszczone jest zestaw rożnych parametrów uprawnień.

Może zmieniać ceny sprzedaży na dokumentach
Operator nie posiadający tego prawa nie ma żadnej możliwości sprzedania towaru w innej cenie niż wynikającej z cennika klienta.

Może ustalać ceny nominalne
Operator posiadający takie uprawnienie może ustalać ceny nominalne.

Widzi ceny z wszystkich poziomów
Operator posiadający to uprawnienie widzi ceny wszystkich poziomów cen.

Może akceptować sprzedaż poniżej ceny minimalnej
Operator posiadający takie uprawnienia, może sprzedawać poniżej ceny minimalnej.

Ma dostęp do zakładki cen na formularzu artykułu
Użytkownik, który nie posiada takiego uprawnienia nie będzie mógł oglądać zakładki ceny, jednak uprawnienie to nie blokuje możliwości zmiany ceny.

Może zmieniać formy płatności
Operator nie posiadający tego prawa nie może sprzedać z innym terminem niż przypisano klientowi.

Może kalkulować cenę sprzedaży
Uprawnienie umożliwia edycje kalkulacji cen sprzedaży, zarówno na dokumentach i jak i na karcie artykułu.

Może zmieniać średni koszt jednostkowy
Operator posiadający takie uprawnienie może zmieniać średni koszt jednostkowy na karcie artykułu.

Może zmieniać jednostki miary na form. artykułów
Uprawnienie umożliwia zmianę jednostki miary na formularzu artykułów.

Może modyfikować tabelę artykułów/kontrahentów
Nie mając tego uprawnienia operator nie może dopisywać nowych artykułów, ani poprawiać istniejących.

Może modyfikować symbol artykułu
Operator może modyfikować symbol artykułu. Ustawienie nie dotyczy dodawania artykułów – wtedy symbol można edytować niezależnie od tego, czy jest w jakiś sposób generowany czy wpisywany ręcznie.

Może modyfikować wzorce wydruku
Można zabronić operatorowi modyfikowania wzorców wydruku.

Może modyfikować analizy wielowymiarowe
Można zabronić operatorowi modyfikowania analiz wielowymiarowych.

Może poprawiać / usuwać dokumenty sprzedaży oraz dowody kasowe po ich wydrukowaniu
Wybór czy operator będzie mógł zmienić zawartość dokumentu po jego wydrukowaniu.
Operator pozbawiony takiego uprawnienia nie poprawi oraz nie usunie dokumentu sprzedaży (F) ani dowodu kasowego (KP, KW) po wydrukowaniu go. Modyfikacji  dokumentu może wtedy dokonać tylko operator o uprawnieniach ADMIN.

Może poprawiać/usuwać zamówienia po ich wydrukowaniu
Parametr ten ma analogiczne działanie jak poprzedni tylko dla dokumentów zamówień..

Może poprawiać/usuwać cudze dokumenty
Można operatorowi przydzielić uprawnienie do poprawiania lub usuwania dokumentów sporządzonych przez innych operatorów.

Może oglądać cudze dokumenty
Wybór czy operator będzie mógł widzieć (bez możliwości modyfikacji) dokumenty sporządzone przez innych operatorów.

Może pracować z wykorzystaniem poprzednich stawek VAT
Operat posiadający to uprawnienie może wystawiać dokumenty w poprzednich stawkach.

Może zatwierdzać dokumenty przychodowe
Operator pozbawiony tego prawa będzie mógł rejestrować dokumenty przychodowe, jednak uaktualnienie stanu musi wykonać operator uprawniony.

Może zmieniać wygląd tabelach
Zezwolenie na modyfikację wyglądu tabel.

Może zarządzać widokami oraz zapytaniami SQL
Operator nie posiadający tego prawa nie ma możliwości tworzenia oraz modyfikacji zapytań SQL oraz zarządzania widokami.

Dostęp do dokumentów płacowych
Wyłączenie tego uprawnienia zablokuje wejście do modułu Kadry i Płace  oraz możliwość oglądania dokumentów IZ oraz przelewów czyli informacji o wynagrodzeniach, generowanych przez ten moduł.

Może zezwalać na sprzedaż pomimo

• przekroczenia limitu kredytowego
• przekroczenia terminu płatności.

Uprawnienia te pozwalają operatorowi, poprzez podanie swojego symbolu i hasła, autoryzować sprzedaż pomimo, że kontrahent przekroczył limit kredytowy albo ma nie zapłacone terminowo dokumenty.

Autoryzowana może być zarówno sprzedaż własna jak i dokonywana przez innych operatorów. Program zapamiętuje przy dokumencie symbol operatora, który zezwolił na sprzedaż.

Program wymaga autoryzacji sprzedaży w przypadku przekroczenia terminu płatności jeżeli w opcji Konfiguracja -> Ustawienia globalne odpowiednio ustawiono parametr Blokowanie sprzedaży.

⇒ patrz rozdział: Ustawienia globalne

Może zmieniać limit kredytu / tabelę rabatu dla kontrahenta
Określenie czy operator będzie mógł przydzielać i modyfikować limit kredytowy i zestaw rabatów przy kontrahencie.

Ma dostęp do szybkiego podglądu
Operator ma dostęp do wskazanych parametrów z opcji Narzędzia lub pod prawym przyciskiem myszy.

Może modyfikować funkcje użytkownika
Można zabronić operatorowi modyfikowania funkcji użytkownika.

Może poprawiać/usuwać dokumenty po wydr. Fisk.
Operator będzie mógł usuwać i poprawiać dokumenty po ich zafiskalizowaniu.

Może zwalniać rezerwację artykułów
Operator będzie mógł zwalniać rezerwację artykułów.

Może eksportować dane z tabel
Odebranie tego uprawnienia uniemożliwia skorzystanie z opcji Narzędzia -> Eksport danych. Wprowadzenie tej funkcjonalności daje większe możliwości zabezpieczenia danych przed wyniesieniem ich przez pracowników.

Stałe filtry

Stałe filtry pozwalają administratorowi ograniczać dostęp do informacji w tabelach.

Analizy wielowymiarowe

Można ograniczać dostęp do wskazanych analiz wielowymiarowych (dotyczy w przypadku posiadania modułu Analizy Wielowymiarowe)

Kasy

Można określić czy operator ma dostęp kas gotówkowych i jeśli tak to do której.

Rachunki bankowe

Można określić czy operator ma dostęp rachunków bankowych i jeśli tak to do których.

Edycja tabel i przycisk Operacje (F12)

Opcja ta pozwala nadać operatorowi dostęp do poszczególnych tabel wymienionych na liście. Zarówno w zakresie edycji tabel (Dodaj, Popraw, Usuń), jak również ograniczenie dostępu do przycisku Operacje. Przy każdej tabeli znajdują się znaczniki. Odznaczenie danej opcji, powoduje zabranie operatorowi dostępu do jej funkcji.

Grupy artykułów/kontrahentów/pracowników

Opcja ta pozwala nadać uprawnienia do wybranych gałęzi drzewa

Z prawej strony dostępne są dwa pola. Może edytować drzewo pozwala operatorowi, dodawać, odejmować lub poprawiać pozycje drzewa. Zaznaczenie opcji Drzewo zwinięte pozwala na oglądanie tylko głównych grup drzewa.

Dodawanie zleceń produkcyjnych

Uprawnienie to daje możliwość dodawania dokumentów z zabronionych definicji zleceń produkcyjnych (działa analogicznie do rejestrów dokumentów).

Uprawnienia do menu

Dostępny w dolnym lewym rogu formularza przycisk Uprawnia do menu pozwala zabrać operatorowi dostęp do poszczególnych opcji menu.

Należy dodać, że przycisk ten jest aktywny dopiero przy drugim wejściu w definiowaną grupę. Zakładając więc nową grupę należy ustawić wszystkie parametry dostępne na zakładach, następnie wyjść z definicji przyciskiem OK, a po ponownym wejściu przez opcję Popraw przycisk Uprawnienia do menu będzie aktywny.

Korzystając z tej opcji można ograniczyć dostęp do poszczególnych modułów np. do Księgi Handlowej czy Kadr i Płac, ale również do konkretnych dokumentów czy funkcji np. można zabrać dostęp do wystawiania korekt sprzedaży czy dokumentów WZ w module Sprzedaż.

Po wejściu w opcję pokazuje się ekran z całym menu systemu.
Pozycje menu dostępne dla operatora oznaczone są znakiem , pozycje niedostępne nie posiadają takiego znaku.
Menu należy obsługiwać z klawiatury przechodząc pomiędzy opcjami klawiszami strzałek ­↑↓. Klawisz Enter rozwija opcję menu, a klawiszem  SPACJA nadaje lub zabiera się uprawnienia.
Po ustaleniu wszystkich uprawnień należy wybrać przycisk Zakończ i zapisz uprawnienia.

Definicja stacji roboczej pozwala na zapamiętanie zestawu parametrów

• drukarki fiskalnej
• wagi
• etykieciarki

przypiętej do danego komputera. Stacje robocze przypisywane są operatorom systemu, poprzez wybór stacji z na dolnym pasku stanu.

Stacja robocza – formularz

Dodając nową stację roboczą (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Symbol i Nazwa
Unikalny, trzyznakowy symbol stacji i jej nazwa.

Drukarka fiskalna

W tym miejscu należy zdefiniować przypiętą do danego komputera drukarkę fiskalną.

Selektor Typ umożliwia wybór typu drukarki fiskalnej. Pojawia się tu lista drukarek fiskalnych z jakimi współpracuje aktualnie system.

UWAGA: W przypadku drukarek firmy POSNET typu DF-300 należy używać dla najstarszych drukarek z programem w wersji wcześniejszej, niż 1.17 (jest on wyświetlany przez drukarkę po jej załączeniu). W przypadku drukarek nowszych (DF-301, DF-302, Thermal, DF-3001 z firmware w wersji późniejszej niż 1.17), ustawień DF-301 można używać dla drukarek, w których zdefiniowano do 4 stawek VAT, DF-3001 dla drukarek z większą liczbą stawek VAT. Ustawień DF-301 można również użyć dla najstarszych drukarek. W razie problemów należy jednak wybrać typ DF-300.

Przycisk Konfiguracja umożliwia ustawienie parametrów drukarki fiskalnej. Dla każdego typu drukarki fiskalnej można określić osobno kody oznaczające poszczególne stawki VAT.

Przycisk Wydruk próbny realizuje wydruk paragonu z przykładowymi artykułami w czterech stawkach VAT. Operację tę należy wykonać przed zafiskalizowaniem drukarki.

Konfiguracja wagi i etykieciarki

Konfiguracja podstawowych parametrów wagi i etykieciarki (drukarki etykietującej) podłączonej do komputera.

Konfiguracja sprzedaży detalicznej

Konfiguracja podstawowych parametrów sprzedaży detalicznej.

Tabela zawiera zdefiniowane przez Użytkownika kasy fiskalne. Dodając nową definicję kasy (opcja  Dodaj)  pojawia się formularz do wypełnienia.

Symbol kasy
Unikalny symbol kasy fiskalnej

Typ kasy
Selektor pozwala na wybór jednej z kas, z którymi aktualnie współpracuje system.

Komentarz
Komentarz użytkownika. Służy do rozróżnienia kilku kas tego samego typu.

Konfiguracja
Przycisk ten otwiera okno dialogowe, w którym można ustawić parametry pracy kasy fiskalnej, np. sposób połączenia z komputerem, port, kody stawek podatku itp.

Definicje wag etykietujących

Tabela zawiera zdefiniowane przez Użytkownika wagi etykietujące. Dodając nową definicję (opcja Dodaj) pojawia się formularz do wypełnienia.

Symbol wagi
Unikalny symbol wagi etykietującej

Typ wagi
Selektor pozwala na wybór jednej z wag, z którymi aktualnie współpracuje system.

Opis
Opis użytkownika. Służy do rozróżnienia kilku wag tego samego typu.

Konfiguracja
Przycisk ten otwiera okno dialogowe, w którym można ustawić parametry pracy wagi etykietującej, np. rodzaj wagi, sposób połączenia itp.

Tabela ta zawiera listę współwłaścicieli firmy i jest tożsama z tabelę dostępną w opcji Kartoteki.

• Patrz rozdział: Kartoteki -> Właściciele

Wybierając z menu Konfig opcję  Ustawienia globalne pojawia się okno o takiej samej nazwie zawierające listę parametrów, które będą obowiązywać globalnie w całym systemie.

Ustawienia dla artykułów

Umożliwia zdefiniowanie między innymi prefiksu kodu kreskowego, wagowego, PLU lub dodanie epilogu po zapisaniu artykułu. Można ustalić też szkielet symbolu artykułów, który można utworzyć:

• korzystając z maski:

Symbol artykułu -> korzystaj z maski

Szkielet symbolu artykułu opisuje długość i zawartość poszczególnych członów symbolu oraz znaki separujące.

Dopuszczalne znaki w formacie symbolu:

A – zezwala na wprowadzanie tylko liter (tam, gdzie w formacie symbolu umieścisz A w symbolu artykułu będziesz mógł wstawić literę)

9 – zezwala na wprowadzanie tylko cyfr

X – zezwala na wprowadzanie dowolnego znaku

/ – , – ustala separatory oddzielające człony symbolu.

Projekt szkieletu powinien umożliwić podział artykułów na grupy, podgrupy itd. Większość zestawień i analiz dotyczących towarów operuje na grupach traktując pierwsze znaki symbolu jako wyróżnik grupy.

Przykłady formatów symboli i odpowiadających im symboli:

1. Format: A-99-999 (litera, separator –, dwie cyfry, separator –, trzy cyfry). Przykładowe symbole: S-01-002, Z-45-012, A-50-008, C-21-210 itp.
2. Format XX/999 (dwa dowolne znaki, separator /, trzy cyfry). Przykładowe symbole: BS/001, FT/589, G6/231, 6L/005, 58/212 itp.

• proponowanego ze struktury drzewa

Symbol artykułu –> proponuj ze struktury drzewa

Ten sposób nadawania artykułom symboli, umożliwia tworzenie symbolu składającego się z wybranej gałęzi drzewa i numeru. W tym celu należy wskazać z drzewa artykułów odpowiednią gałąź a następnie ustalić sposób generowania numeru (pierwszy wolny lub kolejny) oraz  jego długość.    Zaproponowany przez program symbol artykułu będzie podlegał modyfikacji.

Nazwa artykułów dużymi literami
Zaznaczenie tej opcji umożliwi wpisywanie nazw artykułów tylko dużymi literami. Jeżeli opcja nie będzie zaznaczona, nazwy artykułów będą wpisywane dużymi i małymi literami.

Prefiks kodu kreskowego
Możliwość wprowadzenia prefiksu kodu kreskowego, który będzie drukowany na etykiecie.

Prefiks kodu wagowego
Możliwość wprowadzenia prefiksu kodu wagowego, który będzie drukowany na etykiecie.

Obsługa kodów wagowych
Znacznik uruchamiający obsługę kodów wagowych.

Obsługa głównego numeru PLU
Domyślnie jest ona włączona. Powinna ona zostać wyłączona przez użytkownika, jeżeli ilość artykułów osiągnie dopuszczalny zakres numerów PLU, tzn. 99 999.

Nie otwieraj listy, jeżeli nie znaleziono kodu kreskowego
Zaznaczenie znacznika spowoduje, że jeżeli podczas dodawania pozycji na dokumencie nie zostanie znaleziony kod kreskowy, zamiast całej listy artykułów, program wyświetli komunikat o nieznalezionym artykule.

Ostrzeżenie o sprzedaży poniżej ceny zakupu

Ostrzeżenie o sprzedaży poniżej ceny zakup pozwala na skonfigurowanie, czy program ma ostrzegać użytkownika stosownym komunikatem w przypadku gdy następuje sprzedaż (wydanie z magazynu) towaru poniżej ceny zakupu.

Ostrzeżenie o zadłużeniu kontrahenta

Ustala się tu czy w momencie, gdy nastąpi sprzedaż (wydanie z magazynu) kontrahentowi mającemu zadłużenie, ma to być sygnalizowane odpowiednim komunikatem na ekranie, czy nie. W przypadku wyboru opcji ostrzegania należy jeszcze podać liczbę dni przeterminowania płatności.

Reakcja na zadłużenie

Ustala się tu czy w momencie, gdy nastąpi sprzedaż kontrahentowi mającemu zadłużenie, ma być ona blokowana czy nie.

Do wyboru są tu trzy warianty blokowania

• nie blokuj (można sprzedać na przelew i za gotówkę)
• blokuj sprzedaż z płatnością terminową przy zadłużeniu przeterminowanym o wskazana liczbę dni (nie można sprzedać np. na przelew)
• blokuj każdą sprzedaż (nie można sprzedać ani na przelew ani za gotówkę).

Reakcja na przekroczenie limitu kredytu

Ustala się tu jak ma zareagować program, gdy nastąpi sprzedaż kontrahentowi mającemu przekroczony limit kredytu.

Do wyboru są cztery warianty:

• Nie blokuj sprzedaży i nie ostrzegaj (mimo przekroczenia limitu kredytu można sprzedać bez żadnego komunikatu)
• Ostrzegaj (program wyświetla komunikat o przekroczeniu limitu kredytu)

• Zezwalaj na sprzedaż za gotówkę (mimo przekroczenia limitu kredytu można sprzedawać za gotówkę)

• Blokuj każdą sprzedaż (w momencie przekroczenia limitu kredytu blokowana jest każda sprzedaż).

W przypadku dwóch ostatnich opcji, sprzedaż będzie możliwa po autoryzacji dokonanej przez operatora uprawnionego do zmiany limitu kredytu kontrahenta. Limit ustawia się w konkretnym kontrahencie, zakładka Dane dodatkowe.

Nazwa firmy dla dokumentów sprzedaży

W opcji tej ustala się nazwę firmy, która będzie drukowana na dokumentach sprzedaży (faktury, rachunki, paragony). Należy wpisać tutaj pełną nazwę i adres firmy oraz numer NIP i numer rachunku bankowego. Nie ma ograniczenia co do długości wpisywanej nazwy i adresu. Wpisaną i zatwierdzona przyciskiem OK nazwę firmy możesz w każdej chwili podejrzeć lub poprawić.

Nazwa firmy dla transakcji z UE

Pole należy wypełnić w przypadku gdy firma prowadzi eksport-import z krajami należącymi do UE. Należy podać dane firmy wraz z numerem NIP, którego format odpowiada wymogom transakcji wewnątrzunijnych (litery PL określające kraj oraz numer NIP bez znaków oddzielających).

Wprowadzona tu nazwa firmy będzie drukowana na dokumentach dla transakcji wewnątrzwspólnotowych np. na fakturze WDT (Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów)

Nazwa firmy dla innych dokumentów

Wprowadzona tu nazwa firmy będzie drukowana na pozostałych dokumentach oraz zestawieniach. Nie musi być więc tak szczegółowa jak poprzednia. Wystarczy nazwa i adres firmy oraz nr NIP lub REGON.

Aktualne stawki VAT

W związku ze zmianami dotyczącymi zmiany stawek VAT wprowadzonymi przez ustawodawcę, system umożliwia pracę na dwóch rodzajach stawek VAT, aktualnych i poprzednich. Użycie poprzednich stawek może być konieczne w określonych przypadkach dlatego też istnieje taka możliwość. Istnieje możliwość zmiany aktualnych stawek, jednak należy mieć na uwadze obowiązujące, aktualne, przepisy podatkowe.

W opcji tej znajdują się nazwy oraz wartości stawek podatku VAT.

Tabelka zawiera cztery kolumny:

Opis – opis słowny stawki VAT (nie podlega edycji)

Symbol – symbol wewnętrzny (nazwa pola w bazie danych) identyfikujący stawkę VAT (nie podlega edycji)

Nazwa – nazwa (symbol) stawki VAT do zdefiniowania przez operatora

Wartość – wartość procentowa stawki VAT

Uwaga, zmiana przepisów z 1 maja 2019r. dotyczy jednie zmiany oznaczeń literowych. Można je zmienić w Konfiguracja -> Stacje robocze -> Popraw/Dodaj -> Konfiguracja.

Poprzednie stawki VAT (odczyt)

Umożliwia podgląd stawek VAT używanych przed wejściem w życie ustawy o zmianach stawek VAT. Nie ma możliwości ich edycji.

Stawki VAT w państwach UE (proc. OSS)

Możliwość wprowadzenia stawek VAT dla poszczególnych państw UE w ramach procedury VAT OSS.

Metoda rozliczania podatku VAT

Metoda memoriałowa – za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień, w którym zaksięgowano go na podstawie faktury, lub dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dokumentu.

Metoda kasowa – obowiązek podatkowy powstaje z chwilą uregulowania całości lub części należności. Dokumenty będą trafiać do rejestru VAT w momencie zapłaty.

Metoda rozchodowania towarów

W opcji tej ustala się domyślną metodę rozchodowania towarów z magazynu, która obowiązywać będzie dla wszystkich rejestrów dokumentów rozchodowych. Dostawy tego samego towaru (tzn. towaru o tym samym symbolu) ustawiają się w kolejce. Przy każdej dostawie pamiętana jest ilość towaru z tej dostawy oraz jego cena zakupu.

Konfiguracja domyślnej metody rozchodowania towarów, możliwe są do wyboru:

• FIFO (ang. First IN First Out): pierwsze weszło – pierwsze wyszło (wydajemy najpierw to co przyszło najwcześniej)
• LIFO (ang. Last IN First Out): ostatnie weszło – pierwsze przyszło (wydajemy najpierw to co przyszło jako ostatnie)
• FEFO (ang. First Expired, First Out) pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi (od najstarszych) – artykuły (partie) najbliżej terminu ważności będą rozchodowane w pierwszej kolejności.
• FEFO z rozbiciem na dostawy.

Program umożliwia jednak zmianę metody rozchodowania towaru na inna niż ta która została wskazana w opcji Ustawienia globalne. Indywidualny sposób rozchodowania towaru ustala się w rejestrze dokumentu rozchodowego.

Oprócz zmiany metody rozchodowania z LIFO na FIFO lub FIFO na LIFO  istnieje także trzecia metoda rozchodowania towaru, którą jest wskazywanie dostaw. Umożliwia ona rozbicie stanów magazynowych na poszczególne dostawy i wskazywanie na dokumencie rozchodowym towaru z wybranej dostawy.

Dokumentami rozchodowymi, do których nie są stosowane metody FIFO i LIFO są dokumenty ZD i MM. W dokumentach sam wskazujesz odpowiednie dostawy, z których nastąpi rozchód.

Przykład
Zakładam, że istnieje na magazynie towar A-1 z zapasem 10 szt. Towar ten pochodzi z dwóch dostaw, które przyjęte były dokumentami PZ-1 jako pierwsza dostawa i PZ-2 jako druga dostawa.

Następnie wystawiono fakturę sprzedaży (rozchodową) na 6 szt. tego towaru.
Jak wyglądałby rozchód z magazynu w odpowiednich metodach.

FIFO
Z magazynu wydanych zostanie 4 szt. z pierwszej dostawy oraz 2 szt. z następnej.
Wartość rozchodu w cenie zakupu:
4 x 10 + 2 x 12 = 64 zł

LIFO
Z magazynu wydane zostanie 6 szt. z dostawy ostatniej czyli drugiej.
Wartość rozchodu w cenie zakupu:
6 x 12 = 72 zł

WSKAZYWANIE DOSTAW
Sprzedawca może wybrać dostawę, z której pobrany zostanie towar.
Np.  3 szt. z dostawy pierwszej i 3 szt. z dostawy drugiej.
Wartość rozchodu w cenie zakupu:
3 x 10 + 3 x 12 = 66zł

Sposób łączenia rabatu operatora

Opcja ta pozwala na wybór metody, jaką zostaną naliczone rabaty.
Mamy dwie możliwości do wyboru:

• Składanie – jeśli jest więcej niż 1 rabat, będą one policzona po kolei.
• Sumowanie – rabaty będą zsumowane i policzone jednocześnie.

Przykład
Załóżmy, że program zaproponował rabat 5%, a użytkownik dopisał jeszcze 2%. Cena nominalna towaru wynosiła 100 zł.

Cena po rabacie obliczona w efekcie składania rabatów:
Cena = (100 zł * (1 – 0.05)) * (1 – 0.02) = 93.10 zł

Cena po rabacie obliczona w efekcie sumowania rabatów:
Cena = 100 zł * (1 – (0.05 + 0.02)) = 93 zł

Sposób obliczania VAT w PLN na fakturze walutowej

Zgodnie z nazwą umożliwia wybór sposobu obliczania VATu w PLN na fakturze walutowej.

Dostępne opcje:

• VAT przeliczany z wartości w walucie przeliczonej na PLN – wszystkie wartości obliczane są w walucie i przeliczane przez kurs.
• VAT obliczany z podstawy opodatkowania przeliczony na PLN – po wyborze tej opcji dla dokumentów wystawianych w cenie netto zostanie przeliczona przez kurs wartość netto w PLN, a w przypadku dokumentów w cenie brutto obliczona zostanie wartość brutto w PLN. Od tak obliczonej wartości zostanie obliczony VAT w PLN, a później odpowiednio wartość brutto lub netto.

Cena ewidencyjna

• Okresowa PC – cena pobierana z poziomu cen.
• Dla przychodu – cena pobierana z dokumentu przychodowego.

Ostrzeż. o sprz. poniżej c. ewid.

Ostrzeżenie o sprzedaży poniżej ceny ewidencyjnej pozwala na skonfigurowanie, czy program ma ostrzegać użytkownika stosownym komunikatem w przypadku gdy następuje sprzedaż (wydanie z magazynu) towaru poniżej ceny ewidencyjnej.

Limit wartości faktur uproszczonych

Pozwala zdefiniować limit dla faktur uproszczonych w walucie PLN oraz EUR.

Wyliczanie wartości PLN na dokumentach w stawce 0ue i 0ex

Opcja pozwalająca wybrać sposób obliczania wartości netto złotówkowej dokumentów wystawianych w stawce 0ex i 0ue:

• sumowanie wartości w PLN pozycji dokumentów,
• przeliczanie podsumowania w walucie przez kurs.

Wyświetlanie tabeli artykułów

Możliwość ustawienia Szybkiego filtra, który pojawia się przed wejściem do tabeli artykułów i powoduje pojawienie się tylko tych rekordów, które spełniają warunek filtru. Funkcjonalność wpływa na polepszenie wydajności pracy, dzięki ograniczeniu ilości ściąganych artykułów.

Wyświetlanie tabeli kontrahentów

Możliwość ustawienia Szybkiego filtra, który pojawia się przed wejściem do tabeli kontrahentów i powoduje pojawienie się tylko tych rekordów, które spełniają warunek filtru. Funkcjonalność wpływa na polepszenie wydajności pracy, dzięki ograniczeniu ilości ściąganych kontrahentów

Metoda naliczania punktów w SL

W tym miejscu można ustalić w jaki sposób program będzie naliczał punkty systemu lojalnościowego.

Do wyboru są trzy możliwości tj. punkty liczone od:

• ilości,
• wartości netto,
• wartości brutto.

Logo firmy na fakturze

Możliwość wskazania lokalizacji pliku z logiem firmy, które pokaże się na wzorcach wydruku, w plikach PDF oraz w wysyłce e-faktur. Plik powinien być w formacie BMP, zalecany rozmiar pliku – 395 x 128 pikseli.

Faktury wewnętrzne

Po wybraniu pozycji Dokumenty WF – w menu Sprzedaży dostępne będą opcje Faktury Wewnętrzne i Korekty faktur wewnętrznych, które umożliwiają edycję podsumowania.

Dokumenty mogą być wystawiane ręcznie lub generowane z dokumentów faktur importowych i ich korekt. Domyślnym ustawieniem jest:  Para dokumentów – sprzedaży i zakupu ale istnieje również możliwość tworzenia faktur wewnętrznych jako pojedynczych dokumentów mogących pojawić się w rejestrze VAT zarówno po stronie sprzedaży jak i zakupu. W tym celu należy wybrać opcję Dokumenty WF. W menu sprzedaży dostępne będą wtedy opcje Faktury wewnętrzne  i Korekty faktury wewnętrznych.

Kontrahent dla faktur wewnętrznych

W polu tym należy wskazać z listy kontrahentów własną firmę. Operacja ta pozwoli by wygenerowane faktury wewnętrzne nie brały udziału w żadnych z dostępnych analiz oraz nie trafiały na rozrachunki.

Folder aktualizacji

Określenie folderu (katalogu) na dysku sieciowym gdzie zamieszczane będą aktualizacje do systemu. Wskazanie katalogu, pozwoli na automatyczne wykrycie przez stacje klienckie nowej wersji systemu oraz  umożliwi uruchomienie zamieszczonej tam aktualizacji.

Folder załączników

Określenie miejsca (katalogu) na dysku sieciowym gdzie automatycznie zapisywane będą załączniki. Załącznikami mogą być piki graficzne oraz dokumenty sporządzone w programie WORD, Excel.

Folder plików XML (Celina)

Wskazanie folderu, w którym każdorazowo zapisywana będzie deklaracja INTRASTAT.

Śledzenie zmian

Umożliwia włączenie lub wyłączenie obsługi śledzenia zmian w systemie.

Folder plików EDI/ECOD

Folder zapisu plików XML, które są generowane w np.:

• Fakturach sprzedaży (F),
• Korekcie sprzedaży (KF),
• Wydaniu na zewnątrz (WZ),
• Dokumencie zakupu (FZ),
• Zamówieniu na sprzedaż (ZS),
• Zamówieniu na zakupu (ZZ),

po wciśnięciu F12 -> Eksport EDI

Folder programu Formularze IPS

Wskazanie folderu, w którym każdorazowo zapisywane będzie sprawozdanie F-01.

Folder plików do NFZ-SKO

Wskazanie folderu, w którym każdorazowo zapisywane będą dane wygenerowane w module Kadr i Płac HR  na temat zestawienia obniżonych składek na ubezpieczenie zdrowotne (Zestawienie obniżonych składek na ubezpieczenie zdrowotne – format pliku elektronicznego).

Folder plików do SOD/PFRON

Wskazanie folderu, w którym każdorazowo zapisywane będą pliki .xml wygenerowane w module Kadr i Płac HR

Pobieranie kursów walut z NBP

W tym miejscu można ustawić opcję automatycznego pobierania kursów walut podczas startu systemu dla wybranych operatorów lub profili operatorów.

Jeśli takie uprawnienie ma kilku operatorów i jeden z nich już pobrał kursy walut na bieżący dzień, następny logujący się operator nie będzie już miał możliwości pobierania kursów podczas startu systemu. Chodzi o to, aby nie mnożyć tabel kursów z tego samego dnia.

Poza tym można tu wybrać używaną tabelę kursów walut i jakie waluty mają być pobierane. Chodzi o to aby za każdym razem nie trzeba było zaznaczać jakie waluty mają zostać przepisane do tabeli kursów, gdyż najczęściej występuje sytuacja, w której określone waluty są ciągle wykorzystywane.

Tabele można aktualizować ręcznie w Kartoteki -> Tabela kursów walut -> F12 -> Pobierz kursy walut z NBP.

Logi urządzeń fiskalnych

Można tu zdefiniować zapis wykonywanych operacji.

Sposób generacji dokumentów KJ

Opcja pozwala wybrać kiedy będą generowane dokumenty Kontroli jakości:

• po zatwierdzeniu dokumentu (opcje do wyboru),
  • bez grupowania po symbolu i numerze partii,
  • z grupowaniem po symbolu i numerze partii.
• po zatwierdzeniu pozycji.

Konfiguracja e-Faktur

Ustawienia dotyczące e-Faktur, między innymi:

• temat,
• treść,
• adresat ukrytej kopii,
• wzorzec wydruku.

Priorytetowe względem ustawień globalnych są ustawienia w definicji dokumentu i ustawienia dla kontrahenta.

Konfiguracja korekt e-Faktur

Ustawienia dotyczące korekt e-Faktur, konfiguracja analogiczna do ustawień e-Faktur.

Czas bezczynności programu

Parametr pozwala ustawić liczbę minut, po której nastąpi automatyczne zamknięcie programu. 0 minut – bez ograniczeń. Zakres ustawień 60 – 999 minut.

Cechy w planie kont jak analityki

Zmiana parametru na Tak spowoduje większe obostrzenia dotyczące edycji kont i cech np. nie można edytować cech, jeżeli były zapisy na koncie. Cechą konta może być tylko kartoteka systemowa lub typu combo i wszystkie cechy dodane do konta będą wymagane. Jednocześnie sprawdzanie wypełnienia cech w dekretach dotyczy wszystkich cech przypisanych do konta.

Konfiguracja numeracji palet

Ustawienia dotyczące numeru, od którego zaczyna się numeracja palet. Z tego poziomu dostępne są konfiguracje dotyczące sposobu nadawania numeru palety oraz możliwość decyzji, czy operator może zmieniać numer.

Konfiguracja numeracji kartonów

Ustawienia prefiksu kodu kreskowego, wybór sposobu nadawania numeru oraz czy operator może zmieniać numer.

Rodzaje firm/Dane wprowadzające JPK KH

Wybór rodzaju firmy:

• brak firmy,
• firma inna,
• mała,
• mikro,
• organizacja pozarządowa.

Z tego poziomu dostępny jest także wybór wersji schemy do sprawozdania JPK – 1 i 2.

Numer dostawcy dla dokumentów EDI WZ

Numer dostawcy dla dokumentu eksportowanego w formacie WZ-XML CASTORAMA.

Folder plików PEPPOL

Folder plików XML obsługujący faktury elektroniczne dla administracji publicznej wygenerowanych po wyborze:

• eksportu w ramach zamówienia publicznego (np. faktura sprzedaży F, WZ, KF),
• oraz importu w ramach zamówień publicznych (na dokumentach ZS).

Biała lista podatników VAT

Możliwość konfiguracji weryfikacji rachunku białą listą:

• ręcznie – wywołanie na formularzu przelewu,
• automatycznie podczas zamknięcia – sprawdzanie w tle,
• automatycznie podczas eksportu – sprawdzanie w tle.

Z tego poziomu można także zdecydować, czy weryfikować kwotę przelewu powyżej 15 tys., czy sprawdzanie statusu podatnika VAT powinno odbywać się automatycznie, a także czy plik płaski powinien być pobierany na starcie programu – przez kogo i do jakiej lokalizacji.

Automatyczne spr. Statusu podatnika VAT

Tak – na dokumentach F, KF, FZ, KZ  automatycznie program sprawdzi czy wybrany kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Jeśli nie jest, wtedy pojawi się stosowny komunikat i nastąpi blokada dodawania pozycji na dokumencie.

Ustawienia połączenia modułu kuriera

Ustawienia umożliwiające prawidłowe działanie modułu Obsługa kurierów (aktualnie obsługiwani kurierzy DPD, InPost, Fedex, Poczta Polska, DHL) m.in.:

• konfiguracja połączenia,
• środowisko pracy: testowe oraz produkcyjne,
• formaty protokołu,
• formaty etykiety,
• uwagi,
• wybór paczkomatu (InPost),
• dane kontaktowe nadawcy (DHL),
• pozostałe dane.

⇒ patrz Obsługa kurierów

Wybór formy płatności

Możliwość zdecydowania gdzie w pierwszej kolejności ma być sprawdzana forma płatności, możliwe do wyboru są opcje:

• sprawdzanie w rejestrze, następnie w kontrahencie,
• sprawdzanie w kontrahencie, następnie w rejestrze.

Domyślnie sprawdzany jest rejestr następnie kontrahent i ta opcja jest wybrana.

Wybór magazynu dok. ZS/ZZ

Z poziomu tej konfiguracji można wybrać, czy magazyn w systemie będzie:

• globalny,
• czy wskazany na dokumencie.

W przypadku pracy z ustawieniem magazyn globalny jest jeden globalny magazyn, na którym obecnie pracuje system i nie ma możliwości wskazania innego bez zmiany aktualnego magazynu.

Opcja magazyn wskazany na dokumencie umożliwia zmianę magazynu na aktualnie dodawanym dokumencie ZS/ ZZ bez zmiany aktualnego magazynu wskazanego globalnie.

Wybór magazynu powoduje zawężenie rejestrów tego dokumentu do tych, w których jest możliwość wystawienia tego dokumentu w tym magazynie (z definicji dokumentu). Wybór magazynów jest powiązany z uprawnieniami i systemem powiązań uprawniających do wystawienia lub nie na danym magazynie wybranego dokumentu. Zmiana magazynu na dokumencie nie powoduje zmiany tego magazynu w kontekście którego pierwotnie był zalogowany operator.

Repozytorium plików B2B

Ustawienie dostępu do repozytorium:

• adres – adres IP oraz port API (np. http://127.0.0.1:80:80),
• miniatura – rozmiar plików jakie zostaną ukazane na gridzie (zakładka B2B/ B2C artykułu) z plikami graficznymi (domyślnie 80×80).

Dokładność cen

Opcja pozwala na ustalenie ilości miejsc po przecinku w polu CENA. Dostępne są dwa ustawienia:

• ilość miejsc po przecinku – dla wszystkich pozostałych dokumentów,
• dla dokumentów F, KF, OF, ZS, ZO, WZ i ZK – osobne ustawienia.

Dokładność ilości

Określa ilość miejsc po przecinku w polu ILOŚĆ. Maksymalnie 8 miejsc po przecinku.

Blokada hasła producenta

Ustawienie domyślne na NIE. Aby nie korzystać z Dostępu producenta – należy wybrać parametr TAK. Dostęp producenta działa zarówno na alternatywnym jak i domyślnym logowaniu.

W opcji Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy  należy uzupełnić wszystkie informacje o firmie, które będą wykorzystywane do wydruku deklaracji podatkowych, dokumentów ZUS i naliczania płac.

Wypełnienie danych podatkowych firmy potrzebne jest dla prawidłowego wypełniania i wydruku deklaracji podatkowych, deklaracji ZUS czy naliczania płac.

Na czterech zakładkach wprowadzane są podstawowe informacje o firmie, takie jak nazwa, numer NIP, rodzaj działalności, dane teleadresowe itp. oraz ustalane są parametry dotyczące firmy.

Niektóre parametry występujące w opcji Dane podatkowe firmy:

Wypłata świadczeń z ubezpieczenie chorobowego
Prawo do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego mają firmy zatrudniające odpowiednią ilość pracowników i takie firmy wypełniają deklarację ZUS RCA zamiast RNA. W przypadku zaznaczenia tej opcji, przy obliczaniu wypłat z list płac uwzględniane będą do wypłaty nieobecności z kodem 313, 314, 311 itp.

Zakład pracy chronionej
Selektor ten ma znaczenie przy eksporcie danych płacowych do Programu Płatnika.

Skala podatkowa
W zakładce Skala podatkowa ustala się wysokości i progi podatków, która będą obowiązywać we wskazanym okresie. Wypełnia się je w celu prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej PIT-5 czy CIT-2. Ta sama skala podatkowa dostępna jest również w module Płace w opcji Stałe parametry płac.

W programie istnieją trzy elementarne operacje:

• Dodawanie pozycji do tabeli
• Poprawianie pozycji
• Usuwanie pozycji z tabeli.

Operacje te inicjuje się wybierając z paska narzędziowego odpowiednie opcje:

• Dodaj
• Popraw
• Usuń

przy pomocy myszki lub wciskając odpowiedni przycisk na klawiaturze.
W tej opcji można skonfigurować zestaw klawiszy do dodawania, poprawiania, usuwania pozycji.

Proponowane są cztery zestawy klawiszy:

Po wyborze właściwego zestawu klawiszy można jeszcze wskazać w przełączniku, czy ten zestaw został wybrany tylko dla aktualnego operatora, czy dla wszystkich operatorów systemu.

Opcja Dodatkowe pola tabel, dostępna z poziomu menu Konfig pozwala użytkownikom zdefiniować własne, dodatkowe pola dla tabel, w sytuacji, w której dostępne fabrycznie pola nie są wystarczające.

Zdefiniowane pola znajdują się w osobnej zakładce o nazwie Pola użytkownika lub P.U.  (w zależności od tabeli, dla której definiowane są pola).

Możliwe jest definiowanie pól użytkownika (w zależności od posiadanych modułów) dla:

• kartoteki Artykułów,
• kartoteki Kontrahentów,
• oddziału kontrahenta,
• kartoteki Pracowników,
• umów o pracę,
• stałych parametrów płac,
• operacji technologicznych,
• gniazd produkcyjnych,
• zasobów pracowniczych,
• technologii,
• narzędzi technologicznych,
• zleceń serwisowych/usługowych.

Definiując dodatkowe pola tabel należy w formularzu wprowadzić informacje (w zależności od wskazanego typu pola):

Wyświetlany tytuł – nazwa pojawiająca się obok pola,

Nazwa pola – nazwa pola w bazie danych (poprzedzona QA – oznaczenie pól użytkownika),

Typ – rozwijana lista z możliwością wyboru typu tworzonego pola,

Dostępne typy pól:

• Znakowy – umożliwia wprowadzanie liter, cyfr, znaków specjalnych,
• Numeryczny – cyfry (możliwość ustalenia precyzji – ile miejsc po przecinku ma być wyświetlanych),
• Data – umożliwia wprowadzenie lub wskazanie daty w kalendarzu,
• Data czas – umożliwia wprowadzenie lub wskazanie w kalendarzu daty wraz z konkretną godziną (godziny, minuty, sekundy),
• Logiczny – pole do zaznaczania (checkbox),
• Memo – pole przeznaczone do wprowadzania dłuższego tekstu,
• Combo – rozwijana lista wyboru.

Rozmiar – liczba znaków możliwych do wprowadzenia w danym polu,

Precyzja – dostępna w przypadku typu Numerycznego, umożliwia ustalenie ile miejsc po przecinku ma być możliwe do wprowadzenia.

Pusty element – znacznik dostępny w przypadku typu Combo, umożliwia zdefiniowanie wartości wyświetlanej przed dokonaniem wyboru z listy.

Lista wartości combo – lista możliwa do modyfikacji w przypadku pola typu Combo, umożliwia zdefiniowanie dostępnych do wyboru z listy wartości.

Dodaj pole do oddziału kontrahenta – znacznik dostępny dla tabeli Kontrahenci, powoduje, że dodatkowe pole zostanie dodane także do oddziałów.

Pole widoczne – znacznik dostępny dla Kontrahentów i Oddziałów kontrahentów, powoduje, że pole przestaje być widoczne.

Tylko duże litery – znacznik dostępny dla typu znakowego oraz Memo, zaznaczenie powoduje, że tekst wpisywany będzie do pola dużymi literami.

Pole wymagane – znacznik pozwala na zdefiniowanie pola wymaganego – tzn. pola bez którego nie będzie możliwy zapis danych.

Ta opcja pozwala użytkownikowi na stworzenie dowolnej ilości dodatkowych poziomów cen.

Powyższy formularz pozwala nam zarejestrować nazwę poziomu oraz przypisanie mu dowolnej waluty wybranej z listy.

Artykuły jest to zbiór przedmiotów sprzedaży i zakupu. Mogą to być towary, materiały, wyroby, opakowania, usługi, a także np. wydatki, prawa autorskie, licencje, pozycje księgowe.

W celu uporządkowania tych różnorodnych artykułów program wymusza przydzielenie im konkretnego typu artykułu.

Artykuły dzielą się wg Typu na:

Produkty – towary, materiały, wyroby, opakowania itp., czyli przedmioty o kontrolowanym zapasie magazynowym

Usługi – pozycje usługowe nie posiadające zapasu magazynowego

Pozycje księgowe – pozycje wykorzystywane przede wszystkim przy rejestrowaniu zakupów kosztowych.

Dodatkowo w celu usystematyzowania asortymentu można podzielić artykuły na grupy i podgrupy asortymentowe. Będą one zaprezentowane w programie w postaci drzewa znajdującego się po lewej stronie tabeli z listą artykułów. Struktura drzewa pozwala na szybkie filtrowanie bazy artykułów. Wskazując wybraną  grupę, np. RTV – Sprzęt RTV dane na ekranie zostaną zawężone do artykułów należących tylko do tej grupy.

Przykłady grup asortymentowych dla branży AGD i  RTV

AGD – Sprzęt AGD
RTV – Sprzęt RTV

Przypisanie artykułom grup i podgrup asortymentowych, do których należą pozwala również na bardziej szczegółowe ich analizowanie. Np. analizując chodliwość towaru można pogrupować wynik w ramach podgrup asortymentowych, co daje nam informacje o poziomie sprzedaży w poszczególnych podgrupach.

System wyposażony jest również w mechanizm automatycznego zapamiętywania ostatnio wybranej przez użytkownika gałęzi w drzewie artykułów.

Dla poszczególnych gałęzi drzewa artykułów, istnieje możliwość określenia pól wymaganych, bez wypełnienia, których nie będzie możliwe zapisanie danych. Należy pamiętać, iż podgrupy dziedziczą definicję grup nadrzędnych i mogą dodać do nich własne definicje (następuje sumowanie definicji od korzenia aż do liścia drzewa).

Aby zdefiniować pola wymagane dla danej gałęzi drzewa należy wejść w jej edycję i skorzystać z przycisku Pola wymagane

Następnie z listy należy wybrać interesujące nas pola, oraz przeznaczyć znacznik Wymagane.  W polu Komunikat, możemy wpisać treść komunikatu jaki się pojawi przy próbie zapisu artykułu, bez wypełnienia wymaganego pola.

Istnieje możliwość wpisania wartości domyślnej dla danego pola, która automatycznie pojawi się przy wpisywaniu nowego artykułu.

Przykłady podgrup asortymentowych dla branży AGD i RTV
DVD – Odtwarzacze
HF – Wieże HI-FI
TV – Telewizory
PR – Pralki
LD – Lodówki

Podgrupy są uszczegółowieniem opisanych powyżej grup asortymentowych.

W procesie wdrożenia dane o artykułach mogą być automatycznie pobrane z innych systemów.

Artykuł – formularz

Dodając nowy artykuł (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

W górnej części wyświetlane są pola symbol artykułu, nazwa artykułu oraz jego numer katalogowy.

Pola opisujące artykuł rozmieszczone są na zakładkach: Dane podstawowe, Dane dodatkowe, Jednostki miary, Grupy, Ceny, Zapasy, Zamówienia, Magazyn i lokalizacje,  Inne.

Możliwe jest zdefiniowanie własnych dodatkowych pól dla kartoteki Artykuły, które będą umieszczone na dodatkowej zakładce Pola Użytkownika.

Dane podstawowe artykułu

Symbol
Dowolny szesnastoznakowy symbol artykułu. Pole wymagane.
Format symbolu można ustawić w opcji Konfiguracja -> Ustawienia globalne.

Nazwa
Nazwa artykułu – maksymalnie 50 znaków. Pole wymagane.

Typ
Selektor wyboru typu artykułu: produkt, usługa, pozycja księgowa. Po wybraniu typu artykułu selektor ten staje się niedostępny. W przypadku pomyłki w określeniu typu trzeba usunąć artykuł i wprowadzić go jeszcze raz. Pole wymagane.

Rodzaj
Selektor wyboru rodzaju artykułu dostępny tylko dla artykułów o typie Produkt. Rodzaje artykułu to:

• towar
• wyrób
• surowiec / materiał
• opakowanie
• odpad

Selektor staje się niedostępny, jeżeli artykuł został użyty w definicji wyrobu, albo jest wyrobem i posiada składniki.

Waluta
Waluta, w której wyrażone będą ceny sprzedaży artykułu, domyślnie złotówka.

Stawka VAT
Bieżąca – Stawka podatku VAT dla artykułu.
Poprzednia – Stawka podatku VAT, obowiązująca po włączeniu trybu pracy z poprzednimi stawkami VAT.

Pakowane w/Ilość w opakowaniu
Pola dostępne jedynie w przypadku posiadania modułu Opakowania zwrotne.

Nr katalogowy
Symbol (numer) pod jakim artykuł figuruje u producenta lub dostawcy.

PKWiU
Numer PKWiU. Pole powinno być wypełnione dla artykułów ze stawką podatku VAT inną niż 23%.

Kod CN
Kod PCN (CN) towaru wg klasyfikacji towarów wymagany przez UE na potrzeby gromadzenia i przetwarzania danych statystycznych dotyczących handlu w obrębie państw członkowskich Unii. Pole wymagane do prawidłowego wygenerowania deklaracji statystycznej INTRASTAT.

Jednostka miary sprzedaży
Jednostka miary w której wyrażony będzie zapas artykułu i realizowana będzie sprzedaż. Tabelę jednostek miar definiuje Użytkownik w opcji Kartoteki -> Jednostki miar. Jeżeli nie ma jednostki w której chcemy zdefiniować artykuł można ją dodać do tabeli jednostek miar  z tego poziomu.

Uwaga!!!
Zmiana jednostki podstawowej dla artykułu jest możliwa w przypadku, gdy artykuł nie występował na dokumentach przychodowych. Jeżeli artykuł pojawił się na przychodzie, zmiana jednostki miary nie jest możliwa.

Kod kreskowy
Kod kreskowy artykułu – zapis cyfrowy.

Jeżeli towary posiadają własne kody kreskowe i chcemy ich używać np. przy sprzedaży, należy zczytać kody kreskowe za pomocą czytnika kodów.

Jeżeli natomiast chcemy nadać artykułom własne kody kresowe, należy użyć przycisku Generuj kod kreskowy.

Opcja ta pozwala ustalić poprawny kod kreskowy w systemie EAN 13. W tym systemie pierwsze 12 cyfr stanowi kod towaru. 13-ta cyfra nie może być dowolna. Jest to suma kontrolna wyliczana na bazie pierwszych 12-tu cyfr. Na ekranie widać ją jako niedostępną do edycji 13-tą cyfrę kodu.

Jeśli zamierzamy samodzielnie metkować towary nieometkowane przez producenta, to najpierw należy nadać towarom poprawne i unikalne kody kreskowe.

Jeśli towary metkujemy wyłącznie dla potrzeb własnej sprzedaży, to można wygenerować dowolne kody kreskowe.

Jeśli natomiast towary przeznaczony jest  do dalszej odprzedaży, to powinno się wygenerować towarom kody poprzedzone posiadanym prefixem (oznakowanie kraju, branży itd.). Prefix należy podać w opcji Konfiguracja -> Ustawienia globalne -> Prefix kodu kreskowego.

Kod wagowy
Sześć pierwszych znaków kodu wagowego identyfikuje artykuł. Znaki te muszą zostać wprowadzone do pola kod wagowy. Podczas sczytywania kodu wagowego system odnajduje właściwy artykuł a na podstawie kolejnych znaków zapisanych w kodzie automatycznie uzupełnia jego ilość (wagę towaru).

W celu uruchomienia obsługi kodów wagowych należy w opcji Konfiguracja -> Ustawienia globalne -> Ustawienia dla artykułu zaznaczyć Obsługę kodów wagowych.

Artykuł trafia do rejestru VAT w momencie zapłaty, nie później niż po XX dniach
Znacznik umożliwiający wpisanie dni do przesunięcia uwzględnienia artykułu w rejestrze VAT. Jeżeli taki artykuł znajdzie się na fakturze, która nie jest opłacona gotówką (do końca danego miesiąca) kwota za ten artykuł (lub jej część w zależności od rozliczenia) trafia na miesiąc, wynikający z przesunięcia obowiązku podatkowego o ilość wpisanych dni.

⇒ Patrz  rozdział Rejestry VAT -> Obsługa wyjątkowych przypadków w rejestrach i analizach VAT

Aktywny
W celu ograniczenia informacji wyświetlanych na liście artykułów, do danych aktualnie wykorzystywanych w programie, istnieje w systemie możliwość  przydzielenia artykułowi statusu aktywny/nieaktywny. Artykuł, który nie będzie miał statusu Aktywny, nie będzie pojawiał się do wyboru podczas tworzenia dokumentów.

Dane dodatkowe artykułu

Producent
Określenie producenta towaru. Przywoływana jest tu definiowalna kartoteka Producenci. Przypisane tej informacji pozwala np. analizować chodliwość towarów w podziale na producentów.

Grupa zamiennikowa
Pole to pozwala zgrupować artykuły o podobnych cechach w celu używania ich zamiennie. Ma to szerokie zastosowania np. w branży technicznej, zwłaszcza motoryzacyjnej. Przykładowo łańcuch rozrządu do jednego modelu auta od różnych producentów może mieć różne symbole i ceny. Dzięki polu grupa zamiennikowa można je połączyć w jedną grupę. Opcja Filtry pozwala na szybkie wyszukanie zamienników dla wskazanego towaru.

Przykłady grup zamiennikowych dla branży AGD i RTV
T14 – Telewizory 14 cali
T21 – Telewizory 21 cali

Konto
Pole to dostępne jest tylko w przypadku zainstalowanego i włączonego modułu Księga Handlowa. Pozwala ono wskazać konto księgowe, które będzie używane przy automatycznych księgowaniach.

Użycie tego pola dla towarów, wyrobów i usług pozwala automatycznie dekretować sprzedaż tych artykułów na różne konta księgowe, nawet jeśli wystąpią one wspólnie na jednej fakturze.

Masa jednostkowa
Pole informacyjne, w którym można zapisać masę jednostkową towaru.

Dodatkowe cechy (Cecha 1, Cecha 2, Cecha 3)
Są to trzy dodatkowe pola informacji o artykule, które Użytkownik wypełnia według własnych potrzeb, np. kolor, rozmiar itp. Pomysł ten pochodzi ze starszych wersji programu. Obecnie proponujemy definiować własne dodatkowe pola.

Kraj pochodzenia
W polu tym należy wskazać właściwy dla towaru kraj pochodzenia. Informacja ta wymagana do poprawnego wygenerowania deklaracji statystycznej INTRASTAT.

Uwagi
Dowolnej długości opis.

Jednostki miary

Artykuł posiada jedną podstawową jednostkę miary, którą program zawsze proponuje podczas rejestrowania dokumentów. Możliwe jest również zdefiniowanie jednostek pomocniczych podając przelicznik dla danego artykułu i ewentualnie definiując jego masę netto i brutto (informacja o masie towaru przekazywana jest automatycznie do deklaracji INTRASTAT). Zdefiniowane jednostki miary mogą być stosowane zamiennie we wszystkich dokumentach, gdzie pozycjami są artykuły (dokumenty sprzedaży, zakupu, PZ, WZ, dokumenty magazynowe itp.)

Możliwe jest również zdefiniowanie pomocniczej jednostki miary dla artykułu jako domyślną dla sprzedaży lub zakupu. Domyślna jednostka miary podpowie się po wybraniu artykułu na dokumentach F, R, WZ, OF, ZO i ZS. Domyślna jednostka zakupu na dokumentach FZ, PZ, P, KZ (z wyjątkiem korekty z tytułu zmiany stawki VAT), ZW i ZZ.

Grupy

Przypisanie artykułu do jednej lub kliku gałęzi z drzewka grup artykułów.

Ceny

Program umożliwia tworzenie dowolnej ilości cen towarów. W związku z tym w systemie pojawiają się dwa pojęcia cen: ceny poziomu podstawowego oraz ceny poziomów dodatkowych.

Średni dodatkowy koszt jednostkowy
Można zdefiniować koszty dodatkowe, np. koszty transportu.

Ceny poziomu podstawowego
Każdy artykuł w programie posiada jedną podstawową cenę sprzedaży wyrażoną w dwóch formach:

• cena sprzedaży netto
• cena sprzedaży brutto.

Ceny te można różnicować i rozszerzać za pomocą cenników i zestawów rabatowych.

⇒ patrz rozdział: Kartoteki -> Rabaty / promocje

Jeśli cała sprzedaż prowadzona jest według cen netto to należy posługiwać się wyłącznie ceną netto (ignorując cenę brutto) i odwrotnie.

Jeśli przykładowo faktury wystawiane są według cen netto, a paragony dla detalistów według cen brutto, to można uzależnić ceny od siebie (wyliczanie ceny brutto od netto i odwrotnie) lub ceny mogą być niezależne.

Wystawiając dokument według cen netto program użyje ceny netto licząc VAT rachunkiem do stu. Dla dokumentów w cenie brutto, używana jest cena brutto i system wylicza podatek VAT rachunkiem w stu.

Przycisk Kalkulacja cen sprzedaży pozwala ustalić ceny poziomu podstawowego kalkulując je w stosunku do ceny zakupu. Wpisanie ręcznie ceny powoduje, że program wyliczy narzut i marżę. Jeśli podany zostanie procent narzutu bądź marży, to program wyliczy cenę. Ustalone w tym oknie ceny sprzedaży należy zapamiętać używając przycisku Akceptacja cen.

Ceny poziomów dodatkowych
Program umożliwia posługiwanie się wieloma cenami sprzedaży, zwanymi w programie dodatkowymi poziomami cen. Poziomy cen mogą być tworzone w PLN oraz  w walucie obcej. Do danego artykułu możemy przypisać tyle dodatkowych cen ile mamy stworzonych poziomów. Program umożliwia przypisanie dowolnej ilości poziomów cen dodatkowych do magazynu, jak również możliwe jest określenie domyślnego poziomu cen dla magazynu. Możemy również przypisać do kontrahenta jeden poziom cen, który stanowił będzie cenę wyjściową do obliczenia rabatów i na dokumentach sprzedaży będzie występował jako cena nominalna towaru.

Cena ewidencyjna
Pole to zostaje automatycznie wypełnione ceną ewidencyjną po utworzeniu dokumentu PC (zmiana ceny ewidencyjnej).

Zapasy

Zakładka zawiera informacje na temat zapasu minimalnego i maksymalnego dla całej firmy. Możemy również ustawić zapas minimalny i maksymalny dla poszczególnych magazynów.

Zamówienia

Zakładka dotyczy jedynie modułu Zamówień.

Dostawcy artykułu
Możliwość wskazania dostawców dla artykułu. Jeden z nich może być oznaczony jako główny.

Informacje dotyczące dostawcy to:
Średni czas dostawy
Średni czas jaki trzeba czekać na dostawę towaru

Minimalna ilość zakupu
Minimalna ilość jaką możemy zakupić u dostawcy np. wynikająca  ze sposobu jej pakowania

Ostatnia cena zakupu
Ostatnia cena zakupu

Data ostatniej dostawy
Data ostatniej dostawy

Opcje zawarte na tej zakładce umożliwiają wybór, w jaki mają być generowane zamówienia na zakup. Może to być główny dostawca, najszybsza dostawa i najtańsza dostawa. Dodatkowo po wybraniu opcji najszybsza dostawa bądź najtańsza dostawa program przy ustalaniu optymalnych warunków dostawy, bierze pod uwagę czy istnieją cenniki indywidualne dla danych dostawców.

Magazyny i lokalizacje

Zakładka Magazyny i Lokalizacje umożliwia zarządzanie położeniem towaru na magazynie. Wskazywany jest magazyn domyślny, na którym ma się znajdować towar, a także konkretne miejsce na danym magazynie. Do jednego towaru można przypiąć tylko jedną domyślną lokalizację.

Inne

Opcja inne zawiera pozostałe ustawienia związane z artykułami.

Numery seryjne
Zawarte w tej sekcji opcje pozwalają nam ustawić czy artykuł ma numery seryjne i czy system ma je wymuszać. Jak również możemy ustawić długość numeru oraz wpisać cześć stałą, która będzie nam się pojawiać przy wprowadzeniu nowego numeru.

Kody kreskowe
Podstawowy – możliwość wygenerowania podstawowego kodu kreskowego
Dodatkowy – możliwość wygenerowania dodatkowych kodów kreskowych dla danego artykułu.

Po podaniu kodu na formularzu dokumentu, najpierw przeszukiwana jest tabela artykułów (kod główny). Jeżeli nie znaleziono kodu głównego, przeszukiwana jest tabela zawierająca kody dodatkowe. Kod kreskowy nie jest zapamiętywany razem z pozycją dokumentu (tak jak symbol artykułu), dlatego w momencie ponownej edycji pozycji, na formularzu może pojawić się inny kod niż wpisany wcześniej (najczęściej będzie to kod główny).

Kasa fiskalna
Możemy wpisać nazwę artykułu do kasy fiskalnej.

Numer PLU
Numer artykułu dla kas fiskalnych. Program wypełnia to pole automatycznie nadając kolejne numery dodawanym artykułom.

Cena otwarta
wybranie opcji powoduje, że sprzedawca będzie podawał cenę w kasie przy każdorazowej sprzedaży.

W obszarze Kasa fiskalna można dodać nazwę artykułu dla kas fiskalnych.

Kasa fiskalna
Wybieramy kasę, do której przypisujemy artykuł.

Nazwa
W tym polu wprowadzamy nazwę dla kasy fiskalnej, gdzie program sprawdza unikalność nazwy, ilość znaków i kontroluje dopuszczane znaki dla konfigurowanej kasy.

Numer PLU
Numer PLU dla wybranej kasy.

Artykuł powiązany (tandem)
Sprzedaż w tandemie umożliwia podpięcie do danego artykułu innego artykułu, zdefiniowanego uprzednio jako opakowanie.

Poprawianie / usuwanie artykułu

Aby poprawić lub tylko przejrzeć definicję artykułu należy go odnaleźć w tabeli i użyć opcji Popraw.

Wszystkie pola definiujące artykuł, oprócz pola Typ i Rodzaj, podlegają modyfikacji, nawet w przypadku, gdy artykuł był już sprzedawany.

Zmiana Symbolu artykułu poprzez przycisk  powoduje przepisanie tej informacji na wszystkich dokumentach, na których występował dany artykuł.
Operator musi posiadać uprawnienie Może modyfikować symbol artykułu.

Aby usunąć artykuł należy go odnaleźć w tabeli i użyć opcji  Usuń.
Nie jest możliwe usunięcie artykułu, który wystąpił na jakimkolwiek dokumencie w systemie. W celu grupowego usunięcia artykułów bez obrotów można skorzystać z opcji w menu Funkcje Administracyjne.

Dodatkowe opcje dostępne z kartoteki artykułów

Aktywny
W celu ograniczenia informacji wyświetlanych na listach artykułów, do danych aktualnie wykorzystywanych w programie, istnieje w systemie możliwość  przydzielenia artykułowi statusu aktywny/nieaktywny. Artykuł, który nie będzie miał status Aktywny, nie będzie pojawiał się podczas tworzenia dokumentów na liście artykułów.

Symbol u kontrahenta
jest to pole wprowadzone głównie w celu obsługi modułu EDI. W tym polu  możemy wpisać symbol artykułu pod jakim dany artykuł występuje u wskazanego kontrahenta.

Zdjęcie
Możliwość dodania zdjęcia dla danego artykułu

Zamienniki handlowe
Opcja umożliwia wprowadzenie zamienników handlowych dla danego artykułu.

System  ułatwia w ten sposób prace handlowca, podpowiada i umożliwia sprzedaż , gdy nie ma wybranego towaru.

Po aktywacji przycisku pojawia się lista z zamiennikami handlowymi zdefiniowanymi dla danego artykułu. Dla pojedynczego zamiennika można zdefiniować jego przelicznik oraz to, czy zamiennik jest dwustronny.

Operacje dla tabeli Artykuły

Opcja Operacje dla tabeli Artykuły zawiera listę analiz i informacji dotyczących danego artykułu.

Korzystając z tej opcji można wykonać następujące operacje:

• Wydruk etykiet
• Stan i terminy ZS i ZZ
• Historia towaru
• Przychody i rozchody towaru
• Historia sprzedaży
• Analiza przychodów i rozchodów w lokalizacjach
• Dostawy w magazynach
• Dostawcy towaru
• Odbiorcy artykułu
• Saldo opakowań u kontrahentów
• Ceny szczegółowo
• Zapas w każdym magazynie
• Ilość w lokalizacjach
• Przeszacowanie cen sprzedaży
• Kalkulacja cen sprzedaży
• Historia napraw
• Załączniki
• Zbiorowe przypisywanie cech
• Zlecenia produkcyjne
• Przydziel artykuły do grupy
• Usuwanie powiązania z grupą artykułów
• Przydziel artykuły do kas
• Dodatkowe informacje
• Zamienniki handlowe
• Definicja kompletu
• Eksport EDI – Katalog produktów

Wydruk etykiet

Opcja ta pozwala wydrukować etykiety na towary. Drukowane są etykiety tylko dla towarów wybranych za pomocą opcji Filtry.

Na wstępie program przywołuje okno pozwalające wybrać kierunek wydruku. Etykiety można drukować na zwykłej drukarce. Takie etykiety zawierają symbol, nazwę oraz cenę towaru.

Jeśli dysponujemy drukarką kodów kreskowych, to można wydrukować etykiety z kodami kreskowymi dla wskazanych towarów.

Żądaną ilość etykiet należy wpisać w pole Ilość kopii w oknie Drukuj.

Stan i terminy zamówień

Opcja ta prezentuje dwie zakładki, na których znajdują się zamówienia na sprzedaż i zamówienia na zakup złożone na dany towar.

Podawane są tu numery i daty zamówień, terminy ich realizacji oraz zamawiane ilości. Dodatkowo prezentowany jest tu zapas danego artykułu w bieżącym magazynie.

Historia towaru

Opcja ta zawiera zestawienie kolejnych operacji wykonanych na danym towarze. Znajdują się tu wszystkie przychody i rozchody towaru (dokumenty przychodowe i rozchodowe) w porządku chronologicznym (w kolejności ich powstawania).

Istnieje możliwość podglądu poszczególnych dokumentów przy pomocy opcji Pokaż. Korzystając z selektora Okres zestawienie to można ograniczyć do wybranego okresu.

Przycisk Podsumowanie prezentuje sumaryczne informacje w wybrany okresie.

Zestawienie można wydrukować korzystając z opcji Drukuj.

Przychody i rozchody towaru

Jest to zestawienie podobne do Historii towaru. Pokazuje wszystkie przychody i rozchody danego towaru, ale jednocześnie prezentuje powiązania pozycji przychodowych i rozchodowych (z jakiego przychodu wykonany został rozchód).

Tabela pokazuje pozycje dokumentów przychodowych i odpowiadające im pozycje dokumentów rozchodowych.

Jeżeli towar z dokumentu przychodowego był rozchodowany kilkoma dokumentami, dane dokumentu przychodowego nie są powtarzane w kolejnych wierszach, lecz kolumny dotyczące dokumentu przychodowego wypełniane są znakami *.

Zestawienie można wydrukować korzystając z opcji Drukuj.

Historia sprzedaży

Zestawienie prezentuje transakcje sprzedaży dotyczące wskazanego artykułu w porządku chronologicznym.

Tą analizę można ograniczyć do wskazanego klienta oraz wybranego okresu za pomocą selektorów umieszczonych pod tabelą prezentującą wynik. Analizę wyposażono w dodatkowy filtr, umożliwiający zdefiniowane własnego wyrażenia filtrującego.
Zestawienie można wydrukować korzystając z opcji Drukuj.

Analiza przychodów i rozchodów w lokalizacjach

Analiza umożliwia sprawdzenie dokumentów przychodowych i rozchodowych wystawionych dla konkretnego artykułu i lokalizacji we wskazanym czasie.

Dostawy w magazynach

Analiza pokazuje dostawy bieżącego artykułu, które jeszcze nie zostały rozchodowane w całości.

Dostawcy towaru

Zestawienie to pokazuje wszystkich dostawców danego towaru. Przy każdym z nich prezentowana jest data ostatniej transakcji, łączną ilość zakupu oraz ostatnia cena zakupu.

Odbiorcy artykułu

Zestawienie to pokazuje wszystkich odbiorców danego artykułu. Przy każdym z nich prezentowana jest data ostatniej transakcji, łącznie sprzedana ilość oraz ostatnia cena sprzedaży

Saldo opakowań u kontrahentów

Zestawienie to prezentuje salda (wybór sald: dodatnie, ujemne, zerowe) na wybrany dzień lub wskazany okres z uwzględnieniem dokumentów: tylko odbiorców, tylko dostawców lub jednocześnie odbiorców i dostawców.

Ceny szczegółowo

Opcja ta umożliwia uzyskanie informacji na temat cen artykułu we wszystkich zestawach rabatowych oraz cen dla wybranego kontrahenta i przypisanego do kontrahenta poziomu cen. Ceny zostają wyliczone wg zestawu rabatów uzależnionych od zamawianej ilości towaru.

⇒ Patrz rozdział: Kartoteki -> Rabaty / promocje

Zapas w każdym magazynie

W opcji tej  prezentowane są ilości towaru w poszczególnych magazynach. Po uwagę brane są tylko te magazyny, do których był przyjmowany dany towar.
Zawartość tabeli można wydrukować.

Ilości w lokalizacjach

Analiza prezentuje ilości towaru z podziałem na poszczególne lokalizacje.

Przeszacowanie cen sprzedaży

Opcja ta pozwala podwyższyć lub obniżyć ceny sprzedaży dla wybranego poziomu cen dla wielu artykułów jednocześnie. Istnieje również możliwość zmiany ceny o konkretną kwotę, oraz określenia poziomu cen, na podstawie którego zostaną przeszacowane ceny na poziomie docelowym.

Operacja zmiany cen dotyczy artykułów, które zostały zaznaczone. Dlatego należy pamiętać o skorzystaniu z tej opcji jeżeli chcemy zmienić ceny na wybrane artykuły, gdyż w przeciwnym wypadku pokaże się poniższy komunikat.

Kalkulacja cen sprzedaży

W opcji tej ustalać można ceny sprzedaży danego artykułu. Jest to ta sama opcja co na formularzu definicji artykułu.

Historia napraw

Zestawienie prezentuje historię napraw dotyczące wskazanego artykułu. Możemy wskazać również numer seryjny, dla którego chcemy sprawdzić dokonane naprawy.

Załączniki

Opcja ta służy do dołączania plików zewnętrznych (grafik, pism, tabel) do artykułu. Mogą to być np. zdjęcia towaru czy przyznane certyfikaty, homologacje itp.

Dodając nowy plik (opcja Dodaj) wskazujemy jego położenie na dysku wybierając przycisk .

Poniżej w polu Opis można dodać dowolny tekst opisujący zawartość pliku. Możliwe jest przeglądanie opisu załączników bez wchodzenia w edycję pozycji. Wystarczy kliknąć na pozycję i myszką najechać na Memo wtedy w oknie pojawi się opis załącznika.

Przycisk  służy do otwierania pliku domyślnym programem w systemie Windows, np.: pliki typu DOC otwierane Word’em, pliki XLS otwiera Excel, pliki JPG otwiera np. Corel.

Pliki skojarzone umieszczane są w katalogu danych firmy w podkatalogu PLIKI_SK.

Zlecenia produkcyjne

Opcja aktywna w przypadku posiadania modułu Produkcja. Dotyczy jedynie artykułów zdefiniowanych w programie jako wyrób. Umożliwia uzyskanie informacji na temat listy zleceń produkcyjnych,  w których występuje dany wyrób.
Lista zleceń usługowych może zostać ograniczona do:
– zamkniętych zleceń
– nie zamkniętych zleceń.

Zbiorowe przypisywanie cech

Zaznaczone artykuły możemy przypisywać automatycznie do wybranych opcji:

• Dane dodatkowe – tu możemy zawrzeć producenta, grupę zamiennikową, kraj pochodzenia, dodatkowe cechy, masę jednostkową, stawki VAT, konto, przypisać punkty systemu lojalnościowego, jak również uwagi.
• Jednostki miary – możliwość zdefiniowania podstawowej jednostki miary oraz jednostek pomocniczych.
• Grupy – opcja umożliwia przypisanie wybranych artykułów do grupy.
• Ceny – możliwość przypisania podstawowego i dodatkowych poziomów cen. W tym miejscu możemy również ocechować, czy artykuły podlegają rabatom i promocjom czy nie.
• Zapasy – określenie zapasu minimalnego i maksymalnego w magazynach
• Zamówienia – możliwość wprowadzenia ustawień dotyczących zamówień, m.in.: głównego dostawcy, średniego czasu dostawy, minimalnej ilości zakupu, średniego czasu rezerwacji oraz domyślnego sposobu rezerwacji
• Magazyny i lokalizacje – możliwość podpięcia magazynów i lokacji

Przydziel artykuły do grupy

Opcja ta umożliwia szybkie podpięcie  wybranych przy pomocy znacznika artykułów do wybranej grupy artykułów.

Przydziel artykuły do kas

Opcja umożliwia przydzielenie artykułów do kas.

Usuwanie powiązania z grupą artykułów

Opcja umożliwiająca usunięcie powiązania z daną grupą, dla wszystkich zaznaczonych pozycji.

Dodatkowe informacje

Opcja ta zawiera dodatkowe informacje na temat, ilości na bieżącym magazynie, głównego dostawcy, rezerwacji ilości zamówionej na bieżącym magazynie, jak również ilość sprzedana poniżej stanu magazynowego.

Zamienniki handlowe

Opcja ta umożliwia podgląd zamienników handlowych.

Definicja kompletu

W tym miejscu do artykułu można dodawać elementy (inne artykuły) z jakich się składa. Składniki dodawane są w jednostce głównej. Nie można dodać dwa razy tego samego składnika ani artykułu, który jest artykułem głównym.

W momencie dodawania artykułu głównego, posiadającego przypisane składniki kompletu na dokument F, składniki powinny w tle dodać się na pozycje faktury. Składniki są w jednostce podatkowej, po przeliczeniu przez ilość i ewentualnie przelicznik jednostki dodatkowej artykułu głównego. Mechanizm ten działa tylko przy dodawaniu artykułu głównego. Poprawiać trzeba ręcznie wszystkie pozycje. Przy powtórnym dodawaniu tego samego artykułu głównego, składniki dodają się ponownie.

Szybki filtr dla tabeli Artykuły

W ustawieniach globalnych dostępna jest funkcja ustawienia szybkiego filtrowania kartotek artykułów.

Po wybraniu ustawienia z szybkim filtrowaniem, przed pojawieniem się tabeli artykułów, wywołanych z menu podstawowych tabel, pojawia się okno dialogowe, w którym możemy wybrać kolumnę filtrowania i wpisać wzorzec, do którego mają pasować pojawiające się w tabeli pozycje. Po zamknięciu okna zostaną zapamiętane ustawienia kolumny i wzorca, i zostaną one zaproponowane przy następnym otwarciu okna.

Do wyboru są następujące kolumny:

• Symbol
• Nazwa
• Numer katalogowy.

Szybki filtr a pozostałe filtry

Już po wyświetleniu tabeli możemy zmienić filtr naciskając Ctrl+F8. Korzystając z filtrów (F8), można je łączyć z szybkim filtrem lub nie. Aby wstępny filtr nie był łączony z filtrami programu należy zaznaczyć znacznik usuń szybki filtr na formularzu ustawiania filtrów.

Przenoszenie treści w kartotece artykułów

Po zaznaczeniu przenoszenia treści, do nowego artykułu dodatkowo przenoszone są ceny, dodatkowe jednostki miary oraz zapasy minimalne i maksymalne w magazynach.

Dodatkowy materiał wideo, dla sklepu internetowego: cechy w artykułach: Konfiguracja i wykorzystanie cech artykułów w sklepie internetowym

Kartoteka ta zawiera, zdefiniowaną przez Użytkownika, listę producentów.

Przykłady producentów dla branży AGD i RTV
SON – Sony
PAN – Panasonic
PHI – Philips

Producent może być przypisany do artykułu co pomaga w wyszukiwaniu artykułu oraz przy analizach i zestawieniach. Np. można analizować chodliwość towaru danego producenta (Analizy -> Analiza chodliwości), czy sprzedaż towarów wskazanego producenta zrealizowana przez poszczególnych handlowców (Analizy -> Obroty handlowców).

Tabela Narzuty/Marże zawiera zdefiniowane przez Użytkownika wartości narzutów lub marż, dla poszczególnych towarów.

Możemy zdefiniować narzuty i marże zarówno dla poziomu podstawowego cen, ceny minimalnej jak i dla poszczególnych poziomów dodatkowych.
Określone narzuty i marż są wykorzystywane w kalkulacji cen sprzedaży.
Można zdefiniować narzuty i marże:

• dla grupy artykułów
• dla wszystkich artykułów
• dla jednego artykułu

Aby zdefiniować grupę artykułów należy wybrać odpowiednią grupę z drzewa.
Dla jednego artykułu należy wybrać odpowiedni artykuł z listy.

Tabela ta zawiera definicje jednostek miary wykorzystywanych przy definiowaniu artykułów.

Można dopisać dowolną ilość jednostek miary. Zmieniając już istniejące symbole lub nazwy jednostek trzeba pamiętać, że zmiana nastąpi we wszystkich artykułach, w których ta jednostka występuje.

Jednostka miary w kasie fiskalnej
Zaznaczenie tego znacznika spowoduje, że dana jednostka miary będzie domyślną w kasie fiskalnej

Pojawi się w kalkulatorze jednostek miar
Jednostka miary pojawi się w kalkulatorze jednostek miar

Możliwe jest zdefiniowanie pomocniczych jednostek miar dla artykułu.

Kartoteka ta zawiera dane o wszystkich kontrahentach z jakimi współpracujemy. Są to zarówno dostawcy jak i odbiorcy. Podział następuje tutaj poprzez typ kontrahenta, jak również grupy kontrahentów.

Zbiór kontrahentów jest wspólny dla całego systemu. Tą samą kartoteką posługuje się dział sprzedaży, księgowość itp.

System dzieli kontrahentów na trzy typy:

• Odbiorca
• Dostawca
• Dostawca i odbiorca

Dzięki takiemu podziałowi możemy analizować np. obroty dostawców czy odbiorców, jak również wykorzystując opcję Filtry np. przy dokumentach sprzedaży widzieć tylko odbiorców a przy dokumentach zakupu tylko dostawców.

Inny podział możliwy jest poprzez zdefiniowanie przez Użytkownika Grup kontrahentów. Wykorzystując ten mechanizm można podzielić zbiór kontrahentów wg własnych potrzeb, np. na Handlowców, Detalistów i Hurtowników itp. Podział ten zaprezentowany będzie w postaci drzewa znajdującego się po lewej stronie tabeli z listą kontrahentów.

Struktura drzewa pozwala na szybkie filtrowanie bazy kontrahentów. Jeżeli np. wskażemy grupę Handlowcy  to wyświetlana obok lista kontrahentów ograniczona zostanie tylko do kontrahentów należących do tej grupy.

System wyposażony jest również w mechanizm automatycznego zapamiętywania ostatnio wybranej przez użytkownika gałęzi w drzewie artykułów.
Dla poszczególnych gałęzi drzewa kontrahentów, podobnie jak dla drzewa artykułów istnieje możliwość określenia pól wymaganych, bez wypełnienia których nie będzie możliwe zapisanie danych.

W procesie wdrożenia dane o kontrahentach mogą być automatycznie pobrane z innych systemów.

⇒ patrz rozdział: Administracja -> Import kontrahentów z pliku tekstowego

Kontrahent – formularz

Dodając nowego kontrahenta (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Pola opisujące kontrahenta rozmieszczone są na zakładkach: Dane podstawowe, Dane dodatkowe, Adresy (dot. oddziałów), Osoby, Grupy, Pozostałe dane, Cennik, Wzorce, Rodo-Zgody, KSEF.
W momencie gdy w programie zdefiniowano wcześniej chociaż jedną grupę kontrahentów aktywna będzie także zakładka Grupy.

Możliwe jest zdefiniowanie własnych dodatkowych pól dla kartoteki Kontrahenci, które będą umieszczone na dodatkowych zakładkach Pola Użytkownika.

⇒ Patrz rozdział: Konfiguracja -> Dodatkowe pola tabel

Aktywny
W celu ograniczenia informacji wyświetlanych na listach kontrahentów, do danych aktualnie wykorzystywanych w programie, istnieje w systemie możliwość  przydzielenia kontrahentowi statusu aktywny/nieaktywny. Kontrahent, który nie będzie miał statusu Aktywny, nie będzie pojawiał się podczas tworzenia dokumentów na liście kontrahentów.

Uwagi
Dowolnej długości opis.

Dane podstawowe kontrahenta

Numer
Symbol kontrahenta składa się litery K i pięciocyfrowej liczby. Pole wymagane do wypełnienia.

System nadaje automatycznie numery kontrahentom zgodnie z parametrami w ustawieniach kontrahenta.

⇒ Patrz  Operacje dla tabeli kontrahentów -> Ustawienia dla kontrahenta.

Typ kontrahenta
Dwa selektory, jeden wyboru typu kontrahenta (odbiorca, dostawca, dostawca i odbiorca), drugi określający czy kontrahent to Firma,  Osoba fizyczna czy rolnik ryczaltowy.

Przy Osobie fizycznej program  dopisuje do skrótu nazwy kontrahenta symbolu kontrahenta, co umożliwia odróżnienie osób fizycznych o tych samych imionach i nazwiskach

Skrót nazwy
Skrócona nazwa kontrahenta, używana podczas np. wyszukiwania kontrahenta na liście. Proponujemy tu używanie np. nazw własnych kontrahentów lub pierwszych liter nazwy. Pole wymagane do wypełnienia.

Przykład
Pełna nazwa kontrahenta:
Przedsiębiorstwo Handlowe MARKPOL Marek Nowak
Skrót nazwy:
MARKPOL

Pełna nazwa kontrahenta:
Zakład Gospodarki Komunalnej
Skrót nazwy:
ZGK

Pełna nazwa
Pełna nazwa kontrahenta umieszczana na wydrukach dokumentów. Program automatycznie wypełnia to pole treścią przeniesioną z pola Skrót kontrahenta.

NIP/NIP-UE, ILN, REGON, PESEL
Numery identyfikacyjne Podatnika.

Adres (Ulica, Kod, Poczta, Miejscowość)
Nazwa ulicy z numerem domu i numerem lokalu, Kod pocztowy i poczta,
Nazwa miejscowości

Adres korespondencji
Adres do korespondencji wprowadzamy w przypadku gdy dane różnią się od tych wprowadzony w zakładce Adres.

Nazwa na dokumentach
Jeżeli wprowadzone w danych podstawowych kontrahenta informacje na temat firmy mają różnić się od tych, które drukowane będą na dokumentach (fakturach, rachunkach, paragonach itp.) to w opcji tej należy wpisać właściwą nazwę i wszelkie dane dotyczące firmy, które każdorazowo drukowane będą na dokumentach.

Dokument stwierdzający tożsamość
Dokument tożsamości jakim legitymowała się osoba fizyczna.

Osoba
Imię i nazwisko głównej osoby do kontaktu.

Telefon 1, Telefon 2
Numery telefonów.
Naciśnięcie przycisku: spowoduje wybranie numeru poprzez wywołanie programu Telefon (jeżeli taka usługa Windows jest zainstalowana i posiadamy modem).

Fax
Numer fax-u

E-mail
Adres poczty elektronicznej kontrahenta.
Naciśnięcie przycisku  uruchomi domyślny program obsługi poczty elektronicznej z przygotowanym formularzem nowej wiadomości do kontrahenta.

WWW
Adres strony WWW kontrahenta.
Po naciśnięciu przycisku  nastąpi próba połączenia się ze stroną internetową kontrahenta przy pomocy domyślnej przeglądarki WWW np. Microsoft Edge.

Zakładka: Dane dodatkowe kontrahenta

Zestaw rabatów
Zestaw rabatów (cennik) przydzielony kontrahentowi. Wystawiając np. dokument sprzedaży program automatycznie uwzględni przypisany cennik odpowiednio kalkulując ceny kontrahentowi.

Priorytetowy
Podczas rejestrowania dokumentów system proponuje najkorzystniejszą cenę towaru z zestawu rabatowego kontrahenta lub grupy, do której należy kontrahent. Np. w zestawie rabatowym X1 występuje  kamera Sony z rabatem 5%, a w zestawie X2 z rabatem 4%. Program wyliczy cenę uwzględniając rabat 5%. Program umożliwia jednak wskazanie konkretnego zestawu rabatowego dla kontrahenta. W tym celu należy użyć znacznika priorytetowy. Operacja ta spowoduje, iż tylko ten zestaw rabatowy uwzględniany będzie podczas rejestrowania dokumentów dla kontrahenta.

Poziom cen
Przypisanie do kontrahenta jednego poziomu cen, który stanowił będzie cenę wyjściową do obliczenia rabatów i na dokumentach sprzedaży będzie występował jako cena nominalna towaru.

Forma płatności
Forma płatności przydzielona kontrahentowi: osobna dla sprzedaży i osobna dla zakupów.  Będzie ona proponowana jako domyślna na wystawianych danemu kontrahentowi dokumentach, w przypadku jeżeli nie została zdefiniowana forma płatności dla danego rejestru dokumentu.  Możemy przypisać gotówkę w kasie (przy wskazaniu tej opcji wszystkie dokumenty będą płatne gotówką i będą trafiać do raportu kasowego) lub możemy wskazać inną formę płatności np. przelew
W tym miejscu w programie możliwe jest powiązanie rabatu z formą płatności, co umożliwia automatyczne nadanie kontrahentowi rabatu liczonego od całości faktury, np. za płatność gotówką rabat 2%.

Bank domyślny: wskazany rachunek bankowy dla kontrahenta.

Kredyt
Selektor pozwalający na ustawienie limitu kredytowego kontrahentowi. Gdy wraz z limitem kredytowym kontrahent ma przypisana formę płatności wtedy  program kontroluje przekroczenie limitu na dokumentach sprzedaży i zamówieniach. Przy przekroczeniu limit program dopuszcza realizację transakcji ale po jej autoryzowaniu przez osobę uprawnioną.

Bank (Nazwa, Konto)
Nazwa banku i numer konta kontrahenta

Komunikat dla sprzedawcy
Pole służące do zamieszczania informacji dotyczących kontrahenta.  Jeżeli w polu tym zapiszemy dowolny tekst (informację, komunikat) to podczas tworzenia dokumentu (faktury sprzedaży lub dokumentu WZ) dla tego kontrahenta, operator wystawiający dokument automatycznie otrzyma treść komunikatu.

Zakładka Adresy:

Zakładka ta zwiera listę oddziałów kontrahenta wraz z ich adresami.
Jeżeli kontrahent posiada oddziały, możliwe jest wystawienie dokumentu sprzedaży, na którym kontrahent będzie płatnikiem, natomiast oddział – odbiorcą towaru, np. supermarkety, firmy wielooddziałowe.
Każdy oddział posiada unikalny 5-znakowy symbol, nazwę, państwo, adres, ulicę, nr domu i lokalu, kod, miejscowość, województwo, E-mail, trasę, handlowca, ILN, tel. osoby odpowiedzialnej oraz Uwagi.

Osoby

Zakładka ta zwiera listę osób do kontaktów – pracowników kontrahenta.
Przy każdej osobie poza imieniem i nazwiskiem można zapamiętać stanowisko, numery telefonów, faks, adres e-mail oraz dowolne uwagi.
Lista osób zarejestrowanych w tej zakładce pojawi się podczas rejestrowania dokumentów sprzedaży dla tego kontrahenta w opcji Osoba upoważniona. Z kolei wpisanie tam imienia i nazwiska spowoduje automatyczne dopisanie tych informacji do zakładki Osoby.

Grupy

Zakładka ta umożliwia utworzenie lub modyfikację zdefiniowanych przez użytkownika grup kontrahentów oraz przypisanie kontrahenta do wskazanej grupy.  Zastosowanie grup przyspiesza wyszukiwanie kontrahentów jak również pozwala na ich szczegółowe analizowanie.

Pozostałe dane

W pozostałych danych ustawiamy domyślne rejestry dokumentów OF, WZ, F, jakie będą wykorzystywane podczas generowania dokumentów danego kontrahenta z kartoteki  spod przycisku operacje (F12). Możemy tu wprowadzić dopuszczalną ilość dni zwrotu opakowań, jak również kod sprzedawcy u kontrahenta.

Trasa
Przypisanie trasy na jakiej położona jest siedziba kontrahenta. Trasy  Użytkownik definiuje samodzielnie. Trasy pomocne są jeżeli świadczymy usługi dowozu towaru do klienta.

⇒ Patrz moduł Sprzedaż -> Dowóz towaru do klienta

Handlowiec
Handlowiec (pracownik) obsługujący danego klienta

Sposób odbioru towaru
Selektor określający domyślny sposób odbioru  towaru. Funkcja wykorzystywana przy dowozie towaru do klienta.

⇒ Patrz moduł Sprzedaż -> Dowóz towaru do klienta

Cenniki

⇒ Patrz rozdział: Kartoteki -> Cenniki

Poprawianie / usuwanie kontrahenta

Aby poprawić lub tylko przejrzeć definicję kontrahenta należy go odnaleźć w tabeli i użyć opcji Popraw.

Jeśli zmienimy symbol kontrahenta to nastąpi kaskadowa modyfikacja wszystkich wystąpień.

Aby usunąć kontrahenta należy go odnaleźć w tabeli i użyć opcji  Usuń.

Nie jest możliwe usunięcie kontrahenta, który wystąpił na jakimkolwiek dokumencie w systemie.

Jeżeli zdarzy się szczególna sytuacja, że ten sam kontrahent wystąpi kilka razy w kartotece, z tym samym numerem NIP (program ostrzega przy dodawaniu kontrahenta o powtórzonym numerze ale nie blokuje tej operacji), należy skorzystać z funkcji łączenia kontrahentów.

⇒ Patrz rozdział: Administracja -> Łączenie kontrahentów

Operacje dla tabeli Kontrahenci

Opcja Operacje dla tabeli Kontrahenci zawiera listę analiz i informacji dotyczących danego klienta.

Korzystając z tej opcji można wykonać następujące operacje:

• Niezrealizowanie zamówienia
• Stan rozrachunków
• Historia rozrachunków
• Obroty z kontrahentem
• Dokumenty kontrahenta
• Historia zakupów/sprzedaży
• Saldo opakowań u kontrahenta
• Wydruk etykiet
• Ustawienia dla kontrahenta
• Generowanie dokumentów OF, F, WZ
• Załączniki
• Zbiorowe przypisywanie cech
• Przydziel kontrahentów do grupy
• Usuwanie powiązania z grupą kontrahentów
• Wyślij e-mail

Niezrealizowane zamówienia

Opcja ta przedstawia zestawienie niezrealizowanych zamówień kontrahenta.
Uzyskujemy tu informacje o zamówionych towarach z podaniem zamawianej ilości, numeru zamówienia i terminu jego realizacji.

Stan rozrachunków

W opcji tej prezentowany jest stan rozrachunków z danym kontrahentem zawierający wszystkie nierozliczone dokumenty (datę, nr dokumentu, termin płatności, forma płatności, kwota na dokumencie) oraz saldo stanu rozrachunków.

Analizę można wykonać na dowolny dzień podając datę w polu Na dzień i wybierając przycisk Wykonaj.

Na formatce istnieje dodatkowy filtr, pozwalający wyświetlić rozrachunki według kryteriów: wszystkie, terminowe, przeterminowane.

Zestawienie można wydrukować korzystając z opcji Drukuj.

Historia rozrachunków

W opcji tej prezentowane są wszystkie dokumenty rozrachunkowe kontrahenta (numery, daty, kwoty, terminy płatności) oraz dokumenty jakimi były rozliczane (numery, kwoty i daty rozliczenia). W celu usprawnienia przeglądania dokumentów istnieje możliwość odfiltrowania ich po dacie rejestracji w systemie. Ostatnie ustawienia filtra są zapamiętywane indywidualnie dla każdego operatora.

Dzięki temu lista przeglądanych dokumentów będzie przejrzysta, a ograniczenie ilości wyświetlanych dokumentów w dużym stopniu odciąży serwer bazodanowy.

Pod tabelą pokazane jest bieżące saldo rozrachunków.
Zestawienie można wydrukować korzystając z opcji Drukuj.

Obroty z kontrahentem

W opcji ej prezentowane są obroty z danym kontrahentem.
Obroty obliczane są w zależności od parametrów zdefiniowanych przez Użytkownika.
Pierwszy selektor pozwala wybrać czy obroty dotyczą sprzedaży czy zakupów, drugi określa okres za jaki mają być policzone obroty.

Przycisk Oblicz powoduje wykonanie obliczeń wartości obrotów brutto, netto oraz podatku VAT.

Dokumenty kontrahenta

W zestawieniu tym prezentowane są wszystkie dokumenty utworzone dla danego kontrahenta.
Zakres oglądanych dokumentów można ograniczyć wybierając żądany okres czasu.
Tabela zawiera listę dokumentów. Aby obejrzeć cały dokument należy użyć opcji Popraw oznaczającej w tym przypadku podgląd dokumentu.
Zestawienie można wydrukować korzystając z opcji Drukuj.

Historia zakupów/sprzedaży

W zestawieniu tym prezentowane są artykuły, które kontrahent kupił lub które nabyliśmy u niego w określonym czasie.

Na wstępie należy określić parametry analizy.

Sprzedaż/zakup – określenie czy analizowana będzie sprzedaż czy zakupy

Sum./szczegół. – wybór rodzaju analizy:

Sumaryczna – pokazana zostanie ilość i wartość sprzedanych lub zakupionych artykułów

Szczegółowa – pokazana zostanie zawartość poszczególnych dokumentów sprzedaży/zakupu i korekt z tytułu zwrotu artykułu

Okres – okres za jaki będzie analizowania sprzedaż/zakup

Po wybraniu przycisku Wykonaj generowany jest wynik analizy.
W analizie biorą udział również dokumenty korekt.

Zestawienie można wydrukować korzystając z opcji Drukuj.

Saldo opakowań u kontrahenta

Zestawienie to prezentuje salda (wybór sald: dodatnie, ujemne, zerowe) na wybrany dzień lub wskazany okres z uwzględnieniem dokumentów: tylko odbiorców, tylko dostawców lub jednocześnie odbiorców i dostawców.

Wydruk etykiet

Opcja ta pozwala wydrukować etykiety kontrahentów. Drukowane są etykiety tylko dla kontrahentów wybranych za pomocą opcji Filtry.
Fabrycznie zaprojektowano dwa rodzaje etykiet w różnych rozmiarach, na których drukowana jest nazwa i adres kontrahenta.
Żądaną ilość etykiet należy wpisać w pole Ilość kopii w oknie Drukuj.

Ustawienia dla kontrahenta

Istnieje możliwość ustawienia pewnych parametrów wykorzystywanych przy dopisywaniu nowego kontrahenta, co może znacznie ułatwić wykonywanie tej operacji. Każdy z operatorów posiada własne ustawienia.

Numer kontrahenta

Ustalenie metody numerowania kontrahentów. Możliwe warianty:

• pierwszy wolny
• następny

Poprawialny/niepoprawialny – określa czy operator będzie mógł poprawiać zaproponowany przez program numer kontrahenta.

Numer startowy – możemy określić od jakiego numeru będzie nadawany kontrahentowi numer startowy.

Format numeru kontrahenta – w przypadku ustawienia go jako numeryczny generowany będzie w zakresie 0-9. Po ustawieniu go jako znakowy generowany numer będzie w zakresie 0-9 i znaki ABCDEF. Zapis znakowy (szesnastkowy) pozwoli na rozszerzenie bieżącego zakresu numeracyjnego do 1048575 pozycji.

Kod, miasto
Umożliwia ustalenie domyślnego kodu pocztowego oraz miasta.

Limit kredytu
Umożliwia ustawienie domyślnego limitu kredytowego.

Format numeru telefonu/faxu
Umożliwia ustawienie domyślnego formatu telefonu i faksu.

Forma płatności
Umożliwia ustanowienia domyślnej formy płatności dla nowo tworzonych kartotek kontrahentów. Ustawiona forma płatności będzie przypisywać się  każdemu nowemu kontrahentowi (jeżeli nie zostanie włączona opcja przenoszenie treści).

Nazwa kontrahenta
Opcja Dowolna wielkość liter pozwala na pisanie zarówno dużymi jak i małymi literami. Opcja Wymuszaj duże litery w nazwie kontrahenta pozwala stosować tylko duże litery.

Kontrola NIP
możliwość ustawienia kontroli NIP na formularzu kontrahenta. Opcja posiada dwa statusy Aktywny i Nieaktywny. Przy statusie Nieaktywny, NIP nie jest sprawdzany.

Prefiks konta bankowego
Umożliwia zdefiniowanie prefiksu dla dodatkowego konta kontrahenta.

Generowanie dokumentów OF, ZS, ZO, F, WZ

Opcja ta umożliwia wystawienie dokumentów OF, F, ZS, ZO, WZ z poziomu tabeli Kontrahenci. W kartotece kontrahenta w zakładce Pozostałe dane należy wskazać domyślne rejestry dla dokumentów OF, F, ZS, ZO, WZ, które program wykorzysta jedynie podczas wystawiania tych dokumentów z poziomu tabeli Kontrahenci. Możliwa jest zmiana rejestrów w trakcie wystawiania dokumentu.

Załączniki

Opcja ta służy do dołączania plików zewnętrznych (grafik, pism, tabel) do kontrahenta. Mogą to być np. zeskanowane oryginały umów podpisanych z kontrahentem czy wzory podpisów jego pracowników.

Opcja jest dostępna również bezpośrednio na formularzu kontrahenta

Dodając nowy plik (opcja Dodaj) wskazujemy jego położenie na dysku wybierając przycisk .

Poniżej w polu Opis można dodać dowolny tekst opisujący zawartość pliku. Możliwe jest przeglądanie opisu załączników bez wchodzenia w edycję pozycji. Wystarczy kliknąć na pozycję i myszką najechać na Memo wtedy w oknie pojawi się opis załącznika.

Przycisk  służy do otwierania pliku domyślnym programem w systemie Windows, np.: pliki typu DOC otwierane Word’em, pliki XLS otwiera Excel, pliki JPG otwiera np. Corel.

Pliki skojarzone umieszczane są w katalogu danych firmy w podkatalogu PLIKI_SK.

 Zbiorowe przypisywanie cech

Zaznaczonych kontrahentów możemy przypisywać automatycznie do wybranych opcji:

– Dane dodatkowe – możliwość zdefiniowania danych, tj. typ kontrahenta, sposób odbioru towaru, miejscowość, państwo, województwo, warunki płatności, trasę, handlowca oraz dodatkowe uwagi,

–  Grupy – opcja umożliwia przypisanie kontrahentów do wybranej grupy,

– Pozostałe dane – umożliwia zdefiniowanie domyślnych rejestrów ofert, zamówień, wydań i faktur, jak również komunikatów dla sprzedawcy, dopuszczalnej ilości dni zwrotu opakowań i kodu sprzedawcy u kontrahenta.

Przydziel kontrahentów do grupy

Opcja ta umożliwia szybkie podpięcie wybranych przy pomocy znacznika kontrahentów do wybranej grupy kontrahentów.

Usuwanie powiązania z grupą artykułów

Opcja umożliwiająca usunięcie powiązania z daną grupą, dla wszystkich zaznaczonych pozycji.

Wyślij e-mail

Opcja ta umożliwia wysłanie korespondencji e-maila o jednej treści do przefiltrowanego przy pomocy znacznika, filtrów lub grupy z drzewa podzbioru kontrahentów.

Szybki filtr dla tabeli Kontrahentów

W ustawieniach globalnych dostępna jest funkcja ustawienia szybkiego filtrowania kartotek kontrahentów.

Po wybraniu ustawienia Z szybkim filtrowaniem, przed pojawieniem się tabeli kontrahentów, wywołanych z menu podstawowych tabel, pojawia się okno dialogowe, w którym możemy wybrać kolumnę filtrowania (wybór jest ograniczony do kilku podstawowych) i wpisać wzorzec, do którego mają pasować pojawiające się w tabeli pozycje. Po zamknięciu okna zostaną zapamiętane ustawienia kolumny i wzorca i zostaną zaproponowane przy następnym otwarciu okna.

Do wyboru są następujące kolumny:

• Skrót nazwy
• Nazwa
• Miejscowość

Szybki filtr a pozostałe filtry

Już po wyświetleniu tabeli możemy zmienić filtr naciskając Ctrl+F8. Korzystając z filtrów (F8), można je łączyć z szybkim filtrem lub nie. Aby wstępny filtr nie był łączony z filtrami programu należy zaznaczyć znacznik usuń szybki filtr na formularzu ustawiania filtrów.

Trasy

Tabela Trasy zawiera zdefiniowane przez Użytkownika trasy dowozu towaru do klienta.

Kontrahentowi można przypisać trasę na jakiej położona jest jego siedziba. Informacja ta zostaje przepisana na dokumenty tego kontrahenta co pozwala analizować jakie towary i do jakich klientów należy rozwieźć na danej trasie.

⇒ Patrz moduł Sprzedaż -> Dowóz towaru do klienta

Tabela ta zawiera zestawy rabatów zwane też cennikami, które mogą być tworzone w walucie.

W programie przyjęto rozwiązania rozpowszechnione we współczesnym handlu. Towar (usługa) posiada jedną cenę wyjściową, tzw. cenę katalogową ustaloną w tabeli Artykuły. Omawiane tabele rabatów pozwalają różnicować ceny dla poszczególnych klientów zarówno poprzez stosowanie procentowych rabatów (lub zwyżek) jak i stałych, kontraktowych cen. Ustalenie progów ilościowych i wartościowych w zestawie rabatowym pozwala na automatyczne udzielanie rabatu, liczonego od pozycji faktury, kontrahentom kupujących określoną ilość towaru lub za określoną  wartość.

Każdy zestaw rabatowy możne posiadać okres obowiązywania. Również pozycje zestawu rabatowego mogą mieć zdefiniowany własny termin obowiązywania. Określenie terminu pozwala m.in. organizować w systemie akcje promocyjne.

Zestaw rabatowy w systemie może być prosty jak i złożony. Pierwszy  z nich polega na utworzeniu dla kontrahenta jednego zestawu rabatu z zaznaczeniem, iż jest zestawem priorytetowym. W tym przypadku program podczas rejestrowania dokumentu automatycznie udzieli rabatu na pozycje występujące w tym zestawie rabatowym.  Zestaw rabatowy złożony umożliwia natomiast utworzenie dla kontrahenta wielu zestawów rabatowych, z których system wyszuka i zaproponuje najkorzystniejszą cenę dla kontrahenta.

Program umożliwia także powiązanie rabatu z formą płatności, co skutkuje nadaniem dla kontrahenta rabatu końcowego od całości faktury np. za płatność gotówką rabat 2%.

Poniższe przykłady ilustrują zastosowania zestawu rabatów.

Przykład 1.
Sprzedaż prowadzona jest wyłącznie w cenach netto (hurtowych). Jednak obsługując również detalistów podwyższane są ceny wszystkich artykułów o 5%. W takim przypadku należy utworzyć jeden prosty zestaw rabatów:

Przykład 2.
Dla odbiorców hurtowych na towary z grupy H udzielane jest 5% rabatu od zakupionej ilości w przedziale od 5-10szt, a okres obowiązywania tego rabatu ustalony jest od dnia 01.01.2018 co 31.03.2018. Towar H – E – 01 sprzedajemy tym kontrahentom po kontraktowej cenie 50 zł. Zestaw rabatów będzie zawierać dwie  pozycje:

Przykład 3.
Zorganizowano promocję Zima 2018  trwającą od 01.02.2018 – 28.02.2018, w ramach której kontrahenci mogą zakupić produkty na następujących zasadach:
– artykuł O – O – 01 – z rabatem 2%  od wartości zakupionego towaru w przedziale od 500zł do 1000zł lub z rabatem 4% od wartości zakupionego artykułu w przedziale od  1001zł do 2000zł.

– artykuł O – O – 02 – z rabatem 10%  przy zakupi artykułu w przedziale od 2-10szt lub z rabatem 20% przy zakupie artykułu o wartości od 5000zł do 7000zł

– artykułów o symbolu K – K z rabatem za 10% od zakupionej wartości towaru w przedziale od 6000zł – 10.000zł na czas 01.02.2018 do 15.02.2018

Zestaw rabatów – formularz

Dodając nowy zestaw rabatów (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Dane podstawowe

Nazwa
Unikalna nazwa zestawu rabatowego

Rabat w zależności od
Wybór, czy udzielany rabat będzie zależał od:

• symbolu artykułu,
• grupy artykułów
• jednej z cech artykułu

W przypadku zestawu rabatowego utworzonego w zależności od jednej cechy artykułu pozycjami mogą być: wszystkie artykuły, jeden artykuł jak również pozycje uwzględniające rabat w zależności od np. producenta towaru, cechy 1, cech 2 towaru lub dodatkowego pola stworzonego przez Użytkownika.

Obowiązuje od
Okres obowiązywania zestawu rabatowego. W ramach określonego w tym miejscu okresu obowiązywania całego zestawu rabatowego możliwe jest tworzenie pozycji zestawu, które będą posiadały swój własny termin obowiązywania. Najważniejszą datą dla systemu jest jednak termin określony dla całego zestawu rabatowego. Oznacza to, że tworzenie pozycji zestawu rabatowego ma sens jedynie z okresem krótszym od terminu ważności ustalonego dla całego zestawu rabatowego.

Pozycja zastawu rabatów
Rabat dla
Wybór, czy udzielany rabat będzie zależał od:

• wszystkich artykułów
• jednego artykułu
• artykułów o symbolu

Obowiązuje od
Okres obowiązywania rabatu dla pozycji zestawu rabatowego.

Cena
Określenie stałej ceny artykułu na poziomie ceny netto i ceny brutto. Pierwsza z nich użyta zostanie na dokumentach wystawionych w cenach netto, druga zaś na dokumentach zarejestrowanych w cenach brutto. Stała cena może być również wyrażona w walucie. Po ustaleniu ceny okna Rabaty od ilości i Rabaty od wartości stają się niedostępne.

Rabaty od ilości
Ustalenie progów ilościowych i wysokości rabatu liczonego od jednostki podstawowej towaru.

Rabat od wartości
Ustalenie progów wartościowych i wysokości rabatu, który liczony będzie od pozycji faktury.

Obowiązuje dla

Kontrahentów
Wybór kontrahenta lub kontrahentów, dla których obowiązywać ma zestaw rabatowy.

Grupy kontrahentów
Wybór grupy lub grup kontrahentów, których dotyczyć ma zestaw rabatowy.

Promocje

Opcja umożliwia zorganizowanie akcji promocyjnej. Pozwala na dokonywanie zmian warunków sprzedaży wraz z określeniem czasu ich obowiązywania dla jednego, grupy bądź wszystkich artykułów.

Zdefiniowanie zakresów i progów czasowych pozwala na pełną automatyzację procesu promocyjnego. Uwalnia nas to od konieczności modyfikacji warunków bezpośrednio podczas samego procesu sprzedaży.

W przypadku objęcia promocją grupy bądź jednego artykułu program umożliwia dodatkowo:

• Zdefiniowanie nowego obowiązującego rabatu,
• Zdefiniowanie dodatkowego rabatu udzielanego po użyciu rabatów humansoft HermesSQL

Jeśli promocja ograniczona jest do jednego artykułu możemy także:

• Zdefiniować procent o jaki obniżyć należy ceny bazowe we wszystkich poziomach lub na każdym z poziomów osobno (od tych cen będą naliczane rabaty),
• Sprecyzować partię artykułu, której promocja ma dotyczyć poprzez wskazanie konkretnej dostawy.

Dla grupy artykułów opcja umożliwia także zdefiniowanie procentu, o jaki należy obniżyć ceny bazowe we wszystkich poziomach lub na każdym z poziomów osobno (od tych cen będą naliczane rabaty).

Formularz promocji
Dodając nową promocję (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Dane podstawowe
Nazwa – unikalna nazwa promocji

Promocja w zależności od – Wybór, czy promocja będzie zależała od:

• Symbolu artykułu
• Grupy artykułów
• Jednej z cech artykułu

W przypadku promocji utworzonej w zależności od jednej cechy artykułu pozycjami mogą być: wszystkie artykuły, jeden artykuł, jak również pozycje uwzględniające promocję w zależności od np. producenta towaru, cechy 1, cech 2 towaru lub innej cechy wybranej z pola selektora.

Obowiązuje od
Okres obowiązywania promocji. W ramach określonego w tym miejscu okresu obowiązywania całej promocji możliwe jest tworzenie pozycji promocji, które będą posiadały własny termin obowiązywania. Najważniejszą datą dla systemu jest jednak termin określony dla całej promocji. Oznacza to, że tworzenie pozycji promocji ma sens jedynie z okresem krótszym od terminu ważności ustalonego dla całej promocji.

Obowiązuje dla

Kontrahentów
Wybór kontrahenta lub kontrahentów, dla których będzie obowiązywać promocja.

Grupy kontrahentów
Wybór grupy lub grup kontrahentów, których dotyczyć ma promocja.

Formularz pozycji promocji

Promocja na
Wybór, czy promocja będzie zależała od:

• Wszystkich artykułów – obowiązuje dla wszystkich artykułów
• Jednego artykułu – obowiązuje dla wybranego artykułu. Artykuł wybieramy za pomocą zielonego selektora
• Artykułów o symbolu – w polu po prawej stronie należy określić zakres artykułów (o początku symbolu np. K-T)

Termin obowiązywania od
Okres obowiązywania dla pozycji promocji. Jeśli w formularzu promocji zdefiniowano termin obowiązywania całej akcji promocyjnej to termin dla pozycji promocji powinien się w nim zawierać.

Zmiana cen bazowych
Umożliwia dla każdego z zakresów pozycji promocji dokonanie zmiany pułapu cen wyjściowych zdefiniowanych w tabeli artykuły o żądany procent.

Przy wyborze zakresu Promocja dla Jednego artykułu formularz dodatkowo pozwala na ustalenie ceny bazowej poziomu podstawowego za pomocą pól oznaczonych jako netto bądź brutto. Wybranie tej opcji uaktywnia również zakładkę Poziomy cen, dającą dostęp do modyfikacji ceny artykułu na dodatkowych poziomach cen innych niż poziom podstawowy, także w innych walutach (poziomy definiujemy w Konfiguracji -> Dodatkowe poziomy cen).

Dla Jednego artykułu możliwe jest również wskazanie konkretnej dostawy, która zostanie objęta promocją.

Zmiana warunków płatności

Uzupełnienie pola Rabat powoduje zastąpienie wcześniej zdefiniowanych dla kontrahenta rabatów na dany towar, wartością promocyjną określoną w tym polu.

Uaktywnienie znacznika Uwzględnij rabaty kontrahenta skutkuje uwzględnieniem określonych dla kontrahenta rabatów i dodatkowe skorygowanie ich o wartość podaną w polu Promocja.

Gazetka promocyjna

Opcja ta została wprowadzona między innymi w celu obsłużenia w łatwy i szybki sposób promocji w systemie Corax MOBILE. Stanowi również narzędzie pracy dla firm, które wydają własne gazetki promocyjne.

Gazetka promocyjna obowiązuje dla wszystkich kontrahentów. Jeżeli kontrahent ma przypisany cennik to cena najpierw jest pobierana z cennika, a następnie z gazetki. Artykuł może być tylko w jednej obowiązującej gazetce.
Promocja może ustalać cenę promocyjną lub rabat od ceny sprzedaży.

Klient może korzystać albo z Promocji albo z Gazetek promocyjnych. Ustawienie, z czego chce korzystać znajduje się w definicji dokumentów ZS, OF, F, WZ i ZO. Pojawiła się tam opcja Promocje, w której należy wybrać, czy korzystamy z promocji systemowych czy z gazetki promocyjnej.

Z menu Kartoteka – należy wybrać Fundusz promocji rolnej.

Tabela ta zawiera definicje funduszy promocji produktów rolno – spożywczych. Jest ona wypełniana automatycznie funduszami przewidzianymi w ustawie. Dla danego funduszu należy przypisać reprezentujący go podmiot, z którym będą prowadzone rozrachunki.

Na dokumentach FZ i KZ istnieje możliwość rozliczenia funduszy promocji produktów rolno – spożywczych. Po wprowadzeniu pozycji na dokumencie można rozliczyć fundusze poprzez opcję Zestawienia i inne operacje (F12) -> Rozlicz fundusze promocji produktów rolno – spożywczych.

Formularz rozliczeń umożliwia automatyczne rozliczenie funduszy zgodnie z artykułami na pozycjach dokumentów (przycisk Rozlicz automatycznie) lub ręczne wprowadzenie poszczególnych funduszy i kwot rozliczeń.

Rozliczenia z funduszami przenosi się na rozrachunki przyciskiem Generuj dokumenty IZ (lub IN jeżeli dokumentem jest KZ).

Aby umożliwić automatyczne rozliczenie funduszy na dokumencie zakupu, należy w kartotece wybranych artykułów wskazać fundusz, któremu podlegają (zakładka Dane dodatkowe).

Przy wystawianiu dokumentu FZ w opcji Zestawienia i inne operacje (F12) dostępne jest zestawienie rozliczeń z funduszami.

Tabela ta zawiera definicje państw.

Przypisanie kontrahenta do danego państwa (jeżeli posiadamy kontrahentów z różnych krajów) pomaga zestawiać różne informacje na temat kontrahentów z jednego lub kilku państw. W tabeli występuje znacznik dotyczący Unii Europejskiej. Zaznaczenie go powoduje, iż dane państwo pojawi się na liście państw unijnych, która przywoła się podczas rejestrowania kontrahenta pochodzącego z obszaru Unii Europejskiej.

Tabela ta zawiera definicje województw.

Przypisanie kontrahenta do danego województwa pomaga zestawiać różne informacje na temat kontrahentów z jednego lub kilku województw.

Pracownik może występować jako podmiot na dokumentach:

• inna należność (IN)
• inne zobowiązanie (IZ)
• dowodach kasowych i bankowych (KP, KW, BP, BW)
• dokumentach rozliczeniach (RO)
• fakturach zakupu rozliczonych z zaliczki
• na poleceniach przelewów
• umowach o pracę lub cywilnoprawnych
• listach płac z umów o pracę oraz cywilnoprawnych

Ta sama kartoteka wraz z informacjami kadrowymi o pracowniku dostępna jest również w module Kadry i Płace.

Pracownik – formularz

Dodając nowego pracownika (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Pola opisujące pracownika rozmieszczone są na dwóch głównych zakładkach: Dane podstawowe, Dane dodatkowe. Dodatkowo istnieją zakładki : Wydział, Grupy.

Poniżej omówione zostały niektóre charakterystyczne pola.

W celu ograniczenia informacji wyświetlanych na listach pracowników, do danych aktualnie wykorzystywanych w programie, istnieje w systemie możliwość przydzielenia pracownikowi statusu aktywny/nieaktywny. Pracownik, który nie będzie miał statusu Aktywny, nie będzie pojawiał się podczas tworzenia dokumentów na liście pracowników.

Dane podstawowe pracownika

Symbol
Symbol pracownika składa się z litery P i pięciocyfrowej liczby. Pole wymagane.
System nadaje automatycznie numery pracownikom zostawiając Użytkownikowi możliwość  ich modyfikacji.

Imiona, Nazwisko, Płeć
Imiona i nazwisko pracownika.
Płeć (K – kobieta, M – mężczyzna) jest proponowana automatycznie przez program.

Wykształcenie
Wybór z listy.
Kody wykształcenia są zgodne z kodami używanymi w dokumentach ubezpieczeniowych. Lista wykształceń można edytować w opcji Kadry i Płace -> Słowniki.

Handlowiec
Znacznik Handlowiec został wprowadzony w celu skrócenia listy pracowników, która wyświetlana jest przy próbie podpięcia handlowca do dokumentu. Lista ta wyświetla tylko pracowników, w kartotece, którym uaktywniono ten znacznik.

Dane dodatkowe pracownika

Bank – Nazwa, Konto
Nazwa banku i numer konta pracownika

Urząd skarbowy
Wybór urzędu z listy, dla deklaracji PIT4.

Oddział NFZ
Wybór NFZ z listy. Listę tę można edytować w opcji Kadry i Płace -> Słownik. Określenie kasy pozwoli na automatyczne przeniesienie informacji do formularzy zgłoszeniowych ZUS.

Dokument tożsamości
Rodzaj dokumentu (1 – dowód osobisty, 2 – paszport) i jego numer. Informacja potrzebna do wygenerowania dokumentów zgłoszeniowych ZUS.

Rodzaj i symbol centrum kosztowego
Centra kosztowe uszczegóławiają księgowanie (w Księdze Handlowej) kosztów pracy.

Uwagi
Dowolnej długości opis.

Wydział

Zakładka umożliwiająca przypisanie pracownika do danego wydziału, skonfigurowanego w konfiguracji, wybierając opcję struktura firmy.

Grupy

Możliwość przypisania pracownika do grupy.

Operacje dla tabeli Pracownicy

Opcja Operacje dla tabeli Pracownicy zawiera listę informacji dotyczących danego klienta.

Korzystając z tej opcji można wykonać następujące operacje:

• Stan rozrachunków
• Historia rozrachunków
• Przebieg zatrudnienia
• Załączniki
• Przydziel pracowników do grupy
• Przydziel pracowników do struktury firmy

Stan / Historia rozrachunków

Dwie pierwsze opcje: Stan rozrachunków i Historia rozrachunków działają analogicznie jak dla kontrahenta.

⇒ patrz rozdział: Kartoteki -> Kontrahenci -> Operacje dla tabeli Kontrahenci

Przebieg zatrudnienia

Opcja ta zawiera informacje o przebiegu zatrudnienia pracownika, pobierane z modułu Kadry i Płace (okres zatrudnienia, stanowisko, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie itp.).

Załączniki

Opcja ta umożliwia podpięcie pod kartotekę pracownika związanych z nim dokumentów takich jak: dokument ukończenia szkolenia BHP, badania lekarskie, dokument tożsamości pracownika itp. Załącznikami mogą być pliki graficzne, programu Word i Excel.

Przydziel pracowników do grupy

Opcja umożliwia przypisanie pracownika do danej grupy

Przydziel pracowników do struktury firmy

Możliwość podpięcia pracownika do struktury firmy.

Zawiera dane osobowe współwłaścicieli oraz informacje o procentowym udziale w zysku. Dane te pozwalają na sporządzenie deklaracji PIT-5.
Właściciele mogą wystąpić na dokumentach typu:

• inna należność (IN)
• inne zobowiązanie (IZ)
• dowodach kasowych i bankowych (KP, KW, BP, BW)
• dokumentach rozliczeniowych (RO)
• fakturach zakupu jako podmiot dla rozrachunków

Właściciel – formularz

Dodając nowego właściciela (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Zawarte na zakładach pola są identyczne jak na formularzu pracownika.
Dodatkowo pojawia się tu pole Udział [%] oznaczające procentowy udział właściciela w zysku firmy.
Na formularzu tym znajduje się również przycisk PIT-5 pozwalający, jak już wspomniano, na sporządzenie dla właściciela deklaracji PIT-5 na podstawie danych z Księgi Handlowej (KH) lub Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR).

W zakładce Składki ZUS – obliczane są składki właściciela ( więcej informacji w module Kadry i płace)

Tabela ta zawiera dane na temat urzędów, czyli podmiotów rozliczeń publiczno- prawnych takich jak:

• Urzędy skarbowe
• Urzędy celne
• ZUS itp.

Listę urzędów skarbowych można pobrać z Operacji spod F12 – Pobierz listę urzędów skarbowych.

Urzędy mogą być użyte jako pomioty na dokumentach typu:

• inna należność (IN)
• inne zobowiązanie (IZ)
• dowodach kasowych i bankowych (KP, KW, BP, BW)
• dokumentach rozliczeniowych (RO)
• fakturach zakupu jako podmiot jako podmiot dla rozrachunków
• na poleceniach przelewu.

Na formularzu urzędu znajdują się między innymi takie pola jak:symbol (składa się z litery U i pięciocyfrowej liczby), kod urzędu skarbowego, skrót nazwy (dla szybkiego wyszukiwania np. US), pełna nazwa urzędu, dane teleadresowe. Dostępne są tu również bank i numer konta dla poleceń przelewu. Ponieważ urzędy posiadają różne numery rachunków bankowych dla różnych rozliczeń (np. inne konto ma urząd skarbowy dla VAT-7 a inne dla PIT-4), dlatego niektóre urzędy należy wpisać w kilku pozycjach w skrócie podając rodzaj rozliczenia, tak jak to widać na ekranie powyżej.

W opcji Operacje dostępne są dwie opcje Stan rozrachunków i Historia rozrachunków, które działają analogicznie jak dla kontrahenta.

⇒ Patrz Kartoteki -> Kontrahenci -> Operacje dla tabeli Kontrahenci

Niektóre dokumenty posiadają w nagłówku podmiot o ściśle określonym typie, np. faktury – kontrahenta. Jednakże na niektórych dokumentach podmiot nie jest jasno określony, np. na KP/KW podmiotem może być kontrahent, pracownik, właściciel itd. Dodatkowo istnieje tabela Inne podmioty, która umożliwia wystawienie dokumentu dla podmiotu, którego nie da się określić precyzyjnie jako kontrahent, urząd czy pracownik.

Przykład
Podczas przekazywania gotówki z kasy pomocniczej do głównej lub do banku wystawiamy KW. Podmiotem dla takiego KW powinien być Inny podmiot o nazwie Przepływ gotówki lub Pieniądze w drodze.

W opcji Operacje dostępne są dwie opcje Stan rozrachunków i Historia rozrachunków, które działają analogicznie jak dla kontrahenta oraz opcja Dodaj Instytucje Finansowe oferujące PPK. (więcej w dziale PPK – Pracownicze Plany Kapitałowe)

⇒ Patrz Kartoteki -> Kontrahenci -> Operacje dla tabeli Kontrahenci

Tabela ta zawiera definicje form płatności.

Symbol – unikalny 3 znakowy symbol formy płatności.

Nazwa – nazwa formy płatności.

Symbol płatności dla potrzeb EDI – 3 znakowy symbol formy płatności dla potrzeb elektronicznych ECOD.

Płatność KSEF – lista rozwijana z możliwością wyboru nazwy płatności w KSEF.

Liczba dni odroczenia – liczba dni, o jaką płatność zostanie odroczona.

Płatność przez bank – Jeśli na fakturze sprzedaży użyta zostanie forma płatności oznaczona jako Płatność przez bank, to program pozwoli wskazać konkretny rachunek. Opcja użyteczna, gdy skonfigurowane jest więcej rachunków bankowych.

Dokumenty będą rozliczane z – możliwość wskazania podmiotu, z którym będą rozliczane dokumenty z dodawaną formą płatności.

Bez kontroli zadłużenia i limitu kredytu – możliwość utworzenia dodatkowej formy płatności, które nie będzie podlegała kontroli limitu i zadłużenia.

Dostępna dla sprzedaży detalicznej – możliwość ustawienia danej formy płatności dla sprzedaży detalicznej.

Aktywna – możliwość włączenia bądź wyłączenia danej formy płatności

System umożliwia użycie kart płatniczych, jako trzeciej, dedykowanej, możliwej do wykorzystania formy płatności. Dzięki temu system daje możliwość obsługi sytuacji kiedy klient  płaci jednocześnie przelewem jak i kartą płatniczą.

W związku z wprowadzeniem tej funkcjonalności, w menu pojawiła się tabela ze zdefiniowanymi w systemie kartami płatniczymi.

a. Karty płatnicze na dokumentach

Karty płatnicze są identyfikowane w systemie przez swoje ID (niewidoczne dla użytkownika), posiadają:

• nazwę karty,
• podmiot, z którym będą rozliczane (możliwy będzie brak rozliczania płatności kartą)
• pole kiedy będzie dokonane rozliczenie kartą, potrzebne do wyliczenia terminu płatności.

W przypadku płatności kartą, na dokumencie rejestrowana jest kwota płatności w PLN i walucie (jeżeli dokument jest wystawiany w walucie) oraz ID karty płatniczej. Na rozrachunkach dokument znajdzie się w dwóch pozycjach:

• rozrachunki z podmiotem podanym w definicji typu karty (lub wskazanym na formularzu płatności) – kwota płatności kartą,
• rozrachunki z podmiotem dokumentu (lub wskazanym na formularzu płatności) – kwota dokumentu pomniejszona o płatność gotówką i kartą płatniczą.

Płatność kartą jest traktowana jako pewna, tzn. nie jest uwzględniana przy obliczaniu zadłużenia kontrahenta, analogicznie do formy płatności z zaznaczoną opcją bez kontroli zadłużenia i limitu kredytu.

Płatność kartą została dodana na formularzu płatności do dokumentu, analogicznie do gotówki w kasie.

Dodatkowo obok pól z kwotami można wybrać jedną ze zdefiniowanych wcześniej kart płatniczych, co umożliwia odpowiednie obsłużenie rozrachunków.

Płatności kartą płatniczą zostały uwzględnione również w zestawieniu dla kasjera, dzięki czemu kasjer w szybki sposób dostaje komplet informacji ułatwiających mu zamknięcie dnia.

b. Karta płatnicza a odroczone płatności

Ta forma płatności umożliwia zapłacenie kartą za dokumenty z płatnością odroczoną. W przypadku. Kiedy klient chce zapłacić za swoje należności kartą płatniczą, a dokument był wystawiony na przelew, będziemy się posługiwać dokumentem RO, który z tego powodu został dodatkowo zdefiniowany.

I tak w konfiguracji tego dokumentu dodano następujące opcje:

• Domyślna forma płatności
• Przenosić dokument na rozrachunki Tak/Nie
• Czy pytać czy przenieść na rozrachunki Tak/Nie (opcja pojawi się tylko wtedy, gdy w poprzedniej wybierzemy Tak).

Jeżeli jako domyślną formę płatności wybierzemy jakąkolwiek kartę płatniczą, dodatkowo pojawią się dwie nowe opcje z możliwością skonfigurowania kont, na które będzie księgowany dokument RO.

Konta mają mieć możliwość skonfigurowania w taki sposób, że:

• I konto pobiera kwotę RO i umożliwia zaksięgowanie tej kwoty na wskazane w konfiguracji konto z kartoteką kontrahenta, na którego jest wystawiane RO w nagłówku, Stronę (WN, MA) można samemu określić,
• II konto pobiera kwotę RO i umożliwia zaksięgowanie tej kwoty na wskazane w konfiguracji konto z kartoteką kontrahenta, którym ocechowana jest forma płatności, będąca pod klawiszem płatność (będzie to centrum rozliczeniowe kart płatniczych, np. POLCARD). Stronę (WN, MA) można samemu określić.

c. Księgowanie dokumentów z uwzględnieniem kart płatniczych

⇒ Patrz moduł Księga Handlowa

Centra kosztowe, a ściślej mówiąc – centra kosztów i przychodów – są to definiowalne przez użytkownika kartoteki. Odzwierciedlają one obiekty, wokół których koncentrują się przychody i koszty. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności mogą to być:

• zlecenia usługowe i produkcyjne
• fazy produkcyjne
• wyroby lub ich grupy
• projekty
• budowy
• wydziały – oddziały
• samochody itd.

Kartoteki te mogą stanowić rozwinięcie analityczne kont kosztowych (zespół 4 lub 5) oraz kont przychodowych (zespół 7). Rozwinięcie takie pozwala na szczegółową analizę kosztów i przychodów.

Wskazywanie konkretnej pozycji kosztowej może się odbywać już na etapie tworzenia dokumentu źródłowego np. R/W, P/W, faktury sprzedaży, faktury zakupu.

Przykład 1: wydając surowiec z magazynu na produkcję wskazujemy na dokumencie RW wyrób z listy wyrobów.

Przykład 2: Rejestrując fakturę zakupu paliwa wskazujemy samochód z kartoteki centrów kosztowych.

System schematów księgowych automatyzuje przeniesienie tej informacji na odpowiednie konta kosztów lub przychodów.

Centrów kosztowych można również używać abstrahując od księgi handlowej.

Pozwala to m.in. kontrolować zużycie materiałów w odniesieniu do wyrobów lub usługi.

W module Gospodarka magazynowa znajduje się raport Przychody i rozchody na centra kosztowe. Z raportu tego poznamy np. ilościowo wartościowe zużycie materiałów oraz ilość wyprodukowanych wyrobów we wskazanym okresie.

Aby można było wskazać centrum kosztowe podczas wydania materiałów należy w definicji właściwego dokumentu R/W zaznaczyć Pytaj o centrum kosztowe. Szczegóły znajdziesz w rozdziale Definicje dokumentów. Opcja ta jest również dostępna w definicji dokumentów P/W, MM, faktury sprzedaży.

Definiując rodzaj centrum kosztowego nadajemy mu symbol i nazwę np. SM – Samochody. Niektóre symbole są zarezerwowane dla pewnych nazwijmy to fabrycznych kartotek np. K dla kartoteki kontrahentów, W dla wyrobów itd.

Funkcja ta umożliwia nadanie indywidualnych cen artykułów dla wybranych kontrahentów. Cena taka zostanie zapamiętana w systemie i będzie się sama podpowiadać na dokumentach sprzedaży i zamówień dla danego kontrahenta. Można również ustalić indywidualne ceny na konkretne dostawy wskazane przez nas. Każdy cennik posiada również okres obowiązywania. Do zalet funkcji należy zaliczyć:

• Skrócenie czasu wypełniania dokumentów,
• Zarządzanie dostawami (określanie cen, rezerwowanie),
• Dodatkowe ocechowanie kontrahentów o indywidualne ceny.

Podczas dodawania pozycji do faktury lub zamówienia, po wybraniu artykułu system sprawdza czy obowiązuje na niego cena promocyjna. Jeżeli cennik obowiązuje to system sprawdza czy cena indywidualna obowiązuje na dostawę

1. Cena indywidualna na dostawę – system informuje użytkownika, że na ten towar obowiązuje cena indywidualna na dostawę, pyta czy zarezerwować dostawę, jeśli tak, dostawa zostaje zarezerwowana. Maksymalną ilość jaką może wpisać użytkownik to ilość z dostawy, która nie została zarezerwowana.
2. Cena indywidualna bez wskazania dostawy – system przyjmuje cenę obowiązującą na dany towar z cennika

Cenniki możemy ustawić w dwóch miejscach w systemie:

• Menu główne systemu, w zakładce Kartoteki pojawiła się nowa opcja Cenniki indywidualne.

• W kartotece kontrahenta pojawiła się nowa zakładka Cennik, gdzie możemy definiować indywidualne ceny dla wybranych artykułów. Ceny takie zostaną zapamiętane dla tego kontrahenta i będą się podpowiadać w innych modułach systemu.

TWORZENIE CENNIKA INDYWIDUALNEGO

Utworzony cennik indywidualny będzie stanowił nadrzędny mechanizm przy ustalaniu ceny artykułu na dokumencie sprzedaży oraz na dokumentach zamówień.

Definiowanie cennika indywidualnego nie jest etapem złożonym. Będąc w tabeli cennika dodajemy artykuł analogicznie do dodawania artykułu na pozycje dokumentów w systemie humansoft HermesSQL.

Po wybraniu artykułu w zakładce Obowiązuje dla: wskazujemy kontrahenta, dla którego tworzymy cennik. Następnie ustalamy cenę indywidualną dla wybranego artykułu oraz w zakładce Okres obowiązywania ustalamy czas, w jakim ma obowiązywać dany cennik. Możemy także określić czy cennik dotyczy wybranego artykułu czy całej dostawy. Jeśli cennik ma dotyczyć dostawy należy ją wskazać w zakładce Dla dostawy.

Mianem dokumentów sprzedaży (F) określa się:

• Faktury VAT
• Paragony
• Faktury eksportowe
• Rachunki zwykłe (noty handlowe)
• Faktury dla paragonu
• Faktury do wielu paragonów
• Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
• Wewnątrzwspólnotowa dostawa usług
• Faktury wewnętrzne

Podział dokumentów sprzedaży dokonuje się w opcji Definicje dokumentów. Program zakłada domyślnie dwa rejestry sprzedaży nazywając je kolejno:

• F /1 – Faktury VAT
• F /2 – Paragony

⇒ Praktyczne przykłady innej definicji rejestrów sprzedaży patrz rozdział Wdrożenie.

1.1. Dokument sprzedaży – formularz

Dodając nowy dokument sprzedaży pojawia się poniższy formularz.

Dane nagłówkowe charakterystyczne dla dokumentu sprzedaży

Przycisk Pozostałe dane na dokumencie sprzedaży zawiera następujące pola:

Data sprzedaży
Data dokonania sprzedaży domyślnie jest ustawiana jako data wystawiania dokumentu.

Rodzaj sprzedaży
Określamy tu czy sprzedaż ma następować:
– z wydaniem
– bez wydania
Pole to jest blokowane po przejściu do tabeli pozycji dokumentu. Jeżeli źle wybrałeś ten selektor musisz porzucić edycję lub usunąć dokument i wprowadzić go jeszcze raz.
Sprzedaż z wydaniem ma miejsce wtedy, kiedy sprzedajesz towar i jednocześnie wydajesz go z magazynu. Faktura jest w tym przypadku także dokumentem rozchodowym, tj. powodującym rozchód towaru z magazynu.

Sprzedaż towaru bez wydania ma miejsce wtedy, kiedy fakturowanie następuje po lub przed wydaniem towaru dokumentami WZ. Jeśli w firmie nie występuje taki sposób sprzedaży, to w definicji rejestru należy ustawić ten parametr oraz datę sprzedaży jako niepoprawialne. Dzięki temu przyspieszysz wystawianie faktur.

Ujemne stany magazynowe.
Zaznaczenie tej opcji pozwala na sprzedaż (dodanie) pozycji z ilością większą od bieżącego stanu magazynu. W przypadku zwiększenia ilości, jeżeli przekroczy ona stan magazynowy, program postara się wyszukać pozycję nierozchodową, odpowiadającą danej pozycji. Jeżeli znajdzie – poprawi ilość pozycji nierozchodowej. Jeżeli nie – doda taką pozycję. Ilości pozycji nierozchodowych na fakturze z wydaniem są pisane czerwoną czcionką na fabrycznym widoku pozycji faktury.

Rozliczenie zaliczek
Znacznik Rozliczenie zaliczek stosujemy przy tworzeniu faktury rozliczającej zaliczki. Zaznaczenie znacznika pozwoli nam przywołać ofertę lub zamówienie (jeżeli posiadamy moduł Zamówień) na podstawie, których powstały faktury zaliczkowe oraz tworzona faktura rozliczająca.

Waluta i kurs – danej transakcji
Pole to podlega zasadzie blokowania po przejściu do tabeli pozycji dokumentu.

Poziom cen
W polu tym pojawia się opcja umożliwiająca wybór poziomu cen dla danego dokumentu. Zawiera ona poziomy cen bazowych dostępne w danym magazynie oraz podstawowy poziom cen bazowych. Tylko operatorzy posiadający uprawnienia Może zmieniać ceny sprzedaży mogą zmienić poziom cen dodatkowych zdefiniowanych dla danego magazynu.
Poziom cen może być ustawiony również domyślnie dla danego magazynu.
Wybór domyślnego poziomu cen na dokumencie odbywa się zgodnie z następującymi zasadami:

• w pierwszej kolejności wybrany zostanie poziom przypisany kontrahentowi
• jeżeli kontrahent nie ma przypisanego poziomu cen, zostanie wybrany  domyślny poziom cen bazowych w bieżącym magazynie
•  jeżeli bieżący magazyn nie ma przypisanego domyślnego poziomu cen, zostanie wybrany podstawowy poziom cen towaru pobrany z tabeli Artykuły.

Rodzaj ceny
Opcja wyboru rodzaju ceny:

• wg ceny netto
• wg ceny brutto
• wg ceny zakupu

Przeważnie sprzedaż z jednego rejestru prowadzi się w jednej określonej cenie np. faktury VAT wyłączne w cenie netto, a paragony w cenie brutto. W definicji rejestru należy właściwie określić rodzaj ceny oraz nadać mu atrybut niepoprawialny.
Pole to podlega zasadzie blokowania po przejściu do tabeli pozycji dokumentu.

Zestaw rabatów
W polu tym pojawia się zestaw rabatowy przypisany kontrahentowi. Istnieje możliwość zmiany domyślnego zestawu. Zmiana ta będzie dotyczyła tylko aktualnie wystawianego dokumentu.
Pole podlega zasadzie blokowania po przejściu do tabeli pozycji dokumentu.

Sposób odbioru
Pole umożliwia wskazanie sposobu odbioru towaru. Opcja ta jest wartością słownikową i możliwe jest definiowanie przez użytkownika własnego słownika odbioru.
Przycisk  umożliwia poprawę,

Przycisk usuwanie pozycji słownika.

⇒ patrz rozdział Sprzedaż –> Dowóz towarów do klienta

Handlowcy
Selektor ten zawiera listę handlowców (pracowników) zdefiniowanych w opcji Kartoteki -> Pracownicy. Jeśli  sprzedaż prowadzona jest poprzez handlowców, to każdej fakturze można przypisać odpowiednią osobę. Na liście pracowników, która jest wyświetlana przy próbie podpięcia handlowca, znajdują się tylko ci pracownicy, którzy mają uaktywniony w kartotece znacznik Handlowiec. Pozostali pracownicy nie będący handlowcami nie są widoczni na liście. Wstępnie handlowiec jest proponowany z danych kontrahenta. Informacja ta może być użyta w trakcie filtrowania oraz w analizie sprzedaży. Ponadto informacja o akwizytorze trafia do rozrachunków.
Pole podlega zasadzie blokowania po przejściu do tabeli pozycji dokumentu.

Odbiorca
Jeżeli kontrahent posiada kilka oddziałów, uaktywnia się możliwość wyboru oddziału, który będzie odbiorcą artykułu.
Pole podlega zasadzie blokowania po przejściu do tabeli pozycji dokumentu.

Trasa
Trasa jest wstępnie pobrana z danych klienta. Opcja potrzebna przy planowaniu dowozu towaru do klienta

⇒ patrz rozdział Sprzedaż –> Dowóz towarów do klienta

Do zlecenia usługowego
Wypełnione pole świadczy o realizowaniu wybranego zlecenia usługowego.

Do pozycji zlecenia produkcyjnego
Wypełnione pole świadczy o realizowaniu wybranej pozycji zlecenia produkcyjnego.

Pozycje dokumentu sprzedaży

Zamienniki
Funkcja ta umożliwia zamianę wybranego towaru na jego zamiennik zdefiniowany w kartotece towaru.

Ilość
Po właściwym wybraniu artykułu kursor ustawia się w polu Ilość. Towar może mieć zadeklarowaną ilość jednostek w opakowaniu podstawowym. W takim przypadku dostępne są właściwe pola. Sprzedając na przykład 25 szt. towaru pakowanego po 12 szt. można wpisać zarówno 25 w pole ilość, jak i 2 opakowania i 1 szt. Program przelicza automatycznie jednostki na opakowania i odwrotnie.

Cena, rabat i rabat systemowy
Program pobiera cenę artykułu z pola Cena netto lub Cena brutto (wg ustawień w definicji dokumentu) z poziomu cen bazowych wybranych dla nagłówka dokumentu. Ponadto dokonuje automatycznego naliczenia promocji i rabatu wg tabeli przypisanej danemu kontrahentowi. Operator ma możliwość zmiany poziomu cen bazowych (wybór jest taki sam jak dla nagłówka dokumentu), ale musi posiadać uprawnienia: Może zmieniać ceny sprzedaży
Jeśli operator nie ma prawa zmiany cen sprzedaży, to pola Cena, Rabat oraz Rabat syst. są dla niego niedostępne. W przeciwnym razie będzie mógł nadać żądany rabat dla pozycji. Wartość tego rabatu wprowadzana jest w polu Rabat. Natomiast pole Rabat syst. zawiera rabat wynikający z zestawu rabatów lub promocji i jest nieedytowalne. Obok niego są przyciski służące do jego wyzerowania  i przywracania poprzedniej wartości . Przywrócenie poprzedniej wartości będzie możliwe do momentu zamknięcia formularza (zapisania danych). Przycisk przywracania natomiast nie oblicza rabatów na nowo, lecz wpisuje do pola starą wartość.

Rabat udzielony przez program jest zapisywany w tabeli POZ_DOK w polu PROC_RAB, rabat udzielony przez operatora zostanie zapisany w tabeli POZ_DOK w polu RABAT_OPE.

Można również wpisać cenę ręcznie, a program policzy rabat. Wpisanie nowej ceny przez operatora spowoduje wyzerowanie rabatu udzielonego przez program i obliczenie nowej wartości rabatu udzielonego przez operatora. Jeśli wpisana cena spadnie poniżej ceny minimalnej, bądź ostatniej ceny zakupu,
program ostrzeże nas o tym, wyświetlając stosowny komunikat.

Rabat wynikowy powstanie ze złożenia lub dodania rabatu wyliczonego przez system i rabatu udzielonego przez operatora. Konfiguracja, w jaki sposób zostanie obliczony rabat wynikowy znajduje się w ustawieniach globalnych.

Przykład 1

Załóżmy, że program zaproponował rabat 5%, a użytkownik dopisał jeszcze 2%. Cena nominalna towaru wynosiła 100zł.

Cena po rabacie obliczona w efekcie złożenia rabatów:
cena = (100 zł * (1 – 0.05)) * (1 – 0.02) = 93.10 zł
Cena po rabacie obliczona w efekcie dodania rabatów:
cena = 100 zł * (1 – (0.05 + 0.02)) = 93 zł

W przypadku wersji niższych niż 3.08, gdy cena zostanie zaproponowana przez program w wyniku zastosowania cennika indywidualnego, stałej ceny z zestawu rabatów lub promocji, wartość tej ceny zostanie zapisana jako cena nominalna (do tej pory cena nominalna pozostawała bez zmian i obliczany był rabat).

W momencie, gdy wyliczona cena jest niższa od ceny minimalnej przypisanej do danego artykułu, to system wówczas:
– wyrówna do tego poziomu, jeżeli operator nie posiada uprawnień do sprzedaży poniżej ceny minimalnej,
– wyświetli formularz autoryzacji, jeżeli operator posiada uprawnienia do sprzedaży poniżej ceny minimalnej, po uzupełnieniu którego ceny zostaną na ustalonym przez użytkownika poziomie. Autoryzacja może być na jedną pozycję lub na cały dokument.

Kalkulator jednostek miar

Kalkulator jednostek miar jest narzędziem pomocniczym do przeliczania ilości z jednostek dodatkowych do jednostki podstawowej.

Okno zawiera listę dodatkowych jednostek miar dla danego artykułu wraz z przelicznikiem do jednostki podstawowej.

W polu ILOŚĆ wpisujemy ilość w jednostkach dodatkowych, natomiast przeliczoną i zsumowaną ilość, w jednostkach magazynowych, otrzymujemy w polu Razem w jednostkach magazynowych.

Kalkulator wyposażony jest również w mechanizm umożliwiający najkorzystniejsze rozłożenie jednostki podstawowej na jednostki pozostałe. Wpisujemy wtedy ilość w polu Razem w jednostkach magazynowych, wciskamy opcję Rozłóż najkorzystniej i program rozkłada nam ilości na poszczególne jednostki dodatkowe.

Pozostałą ilość, której nie udało się rozłożyć widzimy w polu Reszta w jednostkach magazynowych. Np. klient chce kupić pewną ilość  artykułu w jednostce podstawowej. Artykuł mamy pakowany np. w kartony i palety. Wpisujemy tą ilość w pole Razem w jednostkach magazynowych, rozkładamy najkorzystniej i mamy podaną informację ile musimy wydać mu palet, kartonów  i sztuk luzem.

Kalkulator zawiera również kontrolę ilości rozchodów dotyczącą dokumentów MM. Służą do tego pola:
Nie więcej niż pokazuje nam największa ilość jaką możemy rozdysponować i dotyczy wszystkich dokumentów.
Nie mniej niż dotyczy przede wszystkim dokumentów MM i pokazuje ilość minimalną, jaką mamy do rozdysponowania. Dotyczy przede wszystkim artykułów na które została dokonana rezerwacja z danej MM. Nie możemy, edytując dokument MM, zmniejszyć rozchodu poniżej rezerwacji oraz tego co już zostało sprzedane. Na pozostałych dokumentach będzie pokazywana wartość 0.

Kalkulacja ceny

Opcja ta umożliwia dodatkowe skalkulowanie ceny sprzedaży dla aktualnej transakcji. Można tu ustalić cenę sprzedaży na podstawie ostatniej ceny zakupu powiększonej o koszt jednostkowy oraz procentowy narzut oraz marżę.

Dodatkowy opis
Dowolny tekst np. numer fabryczny, który zostanie zapamiętany przy pozycji i może zostać umieszczony na wydruku.

Przycisk Następny kończy dodawanie bieżącego artykułu i pozwala na dodanie kolejnego.

Przycisk OK zamyka formularz dodając bieżący artykuł do faktury.

Jeżeli dokument jest rozchodowy, to po wybraniu przycisku Następny lub OK realizowany jest rozchód towaru z bieżącego magazynu.

Przycisk Wróć przerywa dodawanie pozycji.

Operacje dla formularza Dokumenty sprzedaży

Pozycje dokumentu sprzedaży mogą być automatycznie pobrane (opcja  Operacje):

• ze schowka (Pobierz dokument ze schowka)
• z innego dokumentu pochodzącego z programu