Zakupy

Dokumenty zakupu (FZ)

Mianem dokumentów zakupu (FZ) określa się:

• faktury VAT
• rachunki zwykłe (noty handlowe)

Mówiąc o dokumentach zakupu w systemie mamy na myśli wszelkie rodzaje zakupu: towarów, środków trwałych, usług, zakupy kosztowe itp.

Po zainstalowaniu programu i otwarciu nowej firmy program generuje trzy podstawowe rejestry zakupu:

• FZ/1 – Zakup towarów
• FZ/2 – Pozostałe zakupy (wydatki)
• FZ/3 – Zakupy środków trwałych

Podział ten podyktowany jest wymogami ewidencji VAT.

Lista rejestrów nie jest ostateczna. Każdy może dostosować ją do własnych potrzeb w opcji Definicje dokumentów.

⇒ Patrz Moduł -> Konfiguracja –> Definicje dokumentów

Dokument zakupu – formularz

Dodając nowy dokument zakupu pojawia się poniższy formularz.

Dane nagłówkowe charakterystyczne dla dokumentu zakupu

Data wpływu
Data otrzymania, wprowadzenia do ewidencji dokumentu zakupu.

W przypadku, gdy data dokumentu FZ będzie późniejsza od daty rejestracji dokumentu, pojawi się komunikat ostrzegawczy.

Numer i data faktury
Numer i data wystawienia spisane z oryginału faktury.

Przycisk Pozostałe dane na dokumencie zakupu zawiera następujące pola:

(Cena netto / Cena brutto)
Pozwala wskazać według jakiej ceny wystawiamy fakturę zakupu netto czy brutto.

(Z przyjęciem na magazyn / Bez przyjęcia na magazyn)
Selektor ten jest dostępny wyłącznie dla faktur z rejestru oznaczonego jako rejestr zakupów na magazyn (towarów, surowców itp.).

⇒ Patrz  -> Konfiguracja –> Definicje dokumentów

Jeśli wybierzemy opcję z przyjęciem na magazyn, to faktura taka będzie jednocześnie dokumentem przychodowym.

(VAT podlega odliczeniu / VAT nie podlega odliczeniu)
Pozwala wskazać czy VAT podlega odliczeniu, czy też nie. VAT może nie podlegać odliczeniu w pewnych określonych prawem przypadkach, jak np. zakup samochodu osobowego.

Waluta
Pozwala wybrać walutę w jakiej rejestrujemy dokument zakupu

Tabela kursów walut
Pozwala wskazać tabele kursów walut do przeliczenia dokumentu na PLN. Opcja dostępna również w dokumentach krajowych.

Przekształć w dokument
Domyślnie dokument FZ jest przekształcany w PZ zgodnie z zapisami w definicji dokumentu.

Funkcja Drzewo przekształceń dostępna w opcji Operacje pozwala nam sprawdzić na jakim jesteśmy etapie procesu sprzedaży. Pokazuje łańcuch dokumentów przekształcanych.

Do zlecenia usługowego
Jeżeli zakupiony towar będzie w całości wykorzystany do zlecenia usługowego, w tym miejscu możemy wybrać nr zlecenia z listy zleceń usługowych i podpiąć FZ, pod warunkiem że wcześniej w definicji dokumentu na pytanie: Czy wskazywać zlecenie usługowe ?, odpowiedzieliśmy: Tak.

FZ znajdzie się w rejestrze zleceń usługowych w zakładce Zużyte Materiały

Do pozycji zlecenia produkcyjnego
Możemy tu wskazać z listy pozycję zlecenia produkcyjnego, jeżeli w definicji dokumentu zaznaczyliśmy taką opcję, analogicznie jak w zleceniu usługowym.

Rodzaj centrum kosztowego
Jeżeli w definicji dokumentu FZ na pytanie: Czy wskazywać centrum kosztowe dla całego dokumentu odpowiedzieliśmy Tak, mamy tu możliwość wyboru rodzaju centrum kosztowego, do  którego  zostanie podpięty dokument.

Pozycje dokumentu zakupu

Formularz pozycji faktury wygląda następująco.

Ilość
Po właściwym wybraniu artykułu kursor ustawia się w polu Ilość.

Jeżeli zakup dotyczy towaru może on mieć zadeklarowaną ilość jednostek w opakowaniu dla dostaw. W takim przypadku dostępne są właściwe pola. Kupując na przykład 24 szt. towaru pakowanego po 12 szt. można wpisać zarówno 24 w pole ilość, jak i 2 opakowania. Program przelicza automatycznie jednostki na opakowania i odwrotnie.

Cena przed rabatem
Nominalna cena zakupu  netto lub brutto w zależności jaką wybraliśmy w nagłówku dokumentu

Rabat
Procent rabatu udzielny przez sprzedającego

Cena netto / brutto
Wpisujemy cenę zakupu netto lub brutto w zależności jaką wybraliśmy w nagłówku dokumentu. W przypadku zakupu na magazyn program domyślnie proponuje tu cenę z ostatniej dostawy.

VAT nie podlega odliczeniu
Opcję tę zaznaczamy, gdy VAT z danej pozycji faktury nie podlega odliczeniu.

Paliwo
Zaznaczamy gdy, dana pozycja jest paliwem.

Rozróżnienie Paliwa oraz pozycji z VAT nie podlegającym odliczeniu ma znaczenie dla prawidłowych wartości w rejestrze VAT oraz pozwala na prawidłowe wypełnienie deklaracji VAT7.

Pozycje dokumentu zakupu mogą być automatycznie pobrane (opcja Operacje):

• ze schowka (Pobierz dokument ze schowka)

• z pozycji innych dokumentów programu

• z kolektora danych (Pobierz dane z kolektora)

⇒ Patrz -> Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi – Kolektory danych

W opcji Operacje znajdziesz również następujące funkcje:

• Umieść dokument w schowku
• Popraw artykuł – umożliwia poprawienie definicji (symbol, nazwy itp.) wskazanego na dokumencie artykułu
• Usuń pozycje z ilością 0 – usuwa z dokumentu wszystkie pozycje z ilością 0.
• Przywołaj niezrealizowane zamówienia
• Przywołaj niezrealizowane zamówienia na zakup
• Przywołaj niewyfakturowane przyjęcia (PZ)
• Generuj korektę –  Korektę możemy wygenerować do wybranych pozycji  Po wybraniu opcji wybieramy tytuł korekty. Wpisujemy wartość procentową  o jaką mają być skorygowane zaznaczone pozycje oraz dane faktury korygującej. Po zatwierdzeniu zostaną przeniesione na korektę.
• Generuj zwrot (ZD)
• Drukuj etykiety – drukuje etykiety (na drukarce kodów kreskowych lub zwykłej) dla artykułów znajdujących się na dokumencie.
• Generuj/Edytuj dokument OP
• Numery seryjne – umożliwia sprawdzenie, dodanie lub zmodyfikowanie numerów seryjnych dla danego artykuły
• Rezerwacja automatyczna
• Rezerwacja dla wszystkich zamówień
• Uaktualnienie magazynu – uaktualnia magazyn, nawet po rozliczeniu dokumentu
• Wskaż lokalizację
• Przelicz ceny sprzedaży
• Rozlicz fundusze promocji produktów rolno – spożywczych
• Zmiana danych księgowych
• Zmiana opisu pozycji
• Kolejność pozycji

Podsumowanie

Przycisk pokazuje kwoty netto,  podatku VAT i brutto w rozbiciu na stawki podatku oraz kwotę zakupów nie podlegających ustawie o podatku VAT. Wyszczególnione są również kwoty VAT nie podlegającego odliczeniu (bez paliwa), VAT nie podlegającego odliczeniu (paliwo) oraz netto pozycji, których VAT nie podlega odliczeniu. Wartości te trafiają do rejestru VAT.

Ponieważ z kilku powodów, przy rejestracji dokumentów obcych możesz uzyskać w podsumowaniu kwoty lekko odbiegające od kwot na dokumencie oryginalnym, w przycisku Podsumowanie są one dostępne do edycji i możesz je skorygowanie ręczne, tak aby do rejestru VAT trafiły w prawidłowych wartościach. Edycji podlegają kwoty netto i podatku VAT.

Jeśli w przycisku Podsumowanie skorygujesz kwoty netto, program różnice pomiędzy wartością netto pozycji a wartością netto z podsumowania potraktuje jako odchylenia i pozwoli je automatycznie rozksięgować.

⇒ Patrz  Księga handlowa -> Schematy księgowe

Konieczność skorygowania kwot może mieć miejsce w następujących przypadkach:

• Z powodu przeliczeń przy zmianie jednostki miary, zdarza się, że musisz zaokrąglić cenę jednostkową netto, a co za tym idzie uzyskujesz w efekcie kwotę netto nieco inną od tej na dokumencie oryginalnym.
• Jeżeli faktura oryginalna była wystawiona od ceny brutto (np. zakup paliwa na stacjach benzynowych), a przy jej rejestrowaniu podajesz wartość netto, to w podsumowaniu możesz uzyskać kwotę podatku VAT i wartości brutto o 1 grosz różną od tej na dokumencie oryginalnym (wynika to zaokrągleń).

Płatność
Wybiera się tu formę płatności, wpisuje termin zapłaty, wskazuje rachunek bankowy oraz ustala, z kim ma być dokument rozliczony.

System dostarcza następujących sposobów rozliczania z:

• kontrahentem (tak zdarza się jeśli np. przy zakupie dostawca daje dyspozycję zapłaty na konto innego podmiotu w związku ze wzajemnymi z nim rozrachunkami)
• pracownikiem (w ten sposób rozlicza się głównie faktury kosztowe z zaliczki pracownika)
• urzędem
• innym podmiotem
• właścicielem

Istnieje możliwość wyboru dwóch form płatności. Zapłatę gotówką wpisujemy w opcji Zapłata gotówką w kasie. Dla pozostałej do rozliczenia kwoty wskazujemy drugą formę płatności (np. przelew, karta płatnicza). Jednocześnie można rozliczyć przedpłatę. W przypadku rozliczenia przedpłat wskazuje się z listy przedpłaty, które z danym dokumentem należy rozliczyć.

Jeśli wybrano formę płatności, oznaczoną w definicji jako zapłata przez bank to uaktywni się selektor z rachunkami bankowymi. Zostanie zaproponowany rachunek oznaczony w definicji jako Domyślny, lub pierwszy z listy, jeśli nie zdefiniowano rachunku domyślnego.

Z tego poziomu mamy również wgląd w Stan rozrachunków.

Dane księgowe
Przycisk ten ma duże znaczenie dla dokumentów zakupu.
Ustalamy tu:

• datę umieszczenia w rejestrze VAT

Może to być dowolna data (domyślnie pole wypełniane datą
wpływu dokumentu), tak więc nie ma problemu z fakturami,
z których podatek VAT odliczamy w innym miesiącu niż data
wpływu czy wystawienia dokumentu. Pozostawienie pola data VAT
pustego spowoduje, że dokument nie pojawi się w rejestrze VAT

• datę i sposób księgowania

Data księgowania może być tożsama z datą rejestracji (wpływu) lub wystawienia dokumentu ewentualnie jest to inna, dowolna data. Wskazana w tym polu data będzie jednocześnie datą z jaką dokument zostanie umieszczony w rozrachunkach.

Domyślną datę księgowania możemy ustawić w definicji dokumentu FZ w opcji Księguj zgodnie z datą

W opcji Według schematu wpisujemy schemat księgowy, wg którego dokument powinien być rozksięgowany. Pozostawienie pustego schematu księgowego oznacza księgowanie zgodne z definicją dokumentu.

Uwagi
Dodatkowe informacje dotyczące dokumentu np. dla faktur kosztowych szczegółowy opis przedmiotu zakupu.

W przypadku, gdy dokument był w wariancie Z przyjęciem na magazyn (dokument przychodowy) i operator ma nadane uprawnienia do uaktualnienia stanów magazynowych, pojawi się następujący komunikat:

Jeżeli odpowiesz twierdząco na to pytanie, to faktura uaktualni stany magazynowe (towar, materiał pojawi się na magazynie).

Jeśli na powyższe pytanie odpowiesz przecząco, to faktura nie zaktualizuje stanów magazynowych. Przy kolejnym jej otwarciu i próbie wyjścia pytanie będzie ponawiane. Przychód dotyczy zawsze magazynu, w którym dokument sporządzono.

Jeżeli wystawiany dokument FZ był w wariancie Bez przyjęcia na magazyn, po zakończeniu wystawiania dokumentu pojawi się następujący komunikat:

Jeżeli na powyższe pytanie odpowiemy przecząco, to dostawa nie zostanie rozliczona.

W przypadku gdy odpowiesz twierdząco na to pytanie, pojawi się formularz :

Rozliczenie dostawy.
Formularz ten zawiera w nagłówku wartość netto faktury zakupu.
Tabelę pozycji stanowi lista dokumentów 1 – PZ, ZD skojarzonych z tą fakturą.
Zostały one dodane za pomocą opcji Dodaj Po zatwierdzeniu dokumentu nastąpi automatyczne rozliczenie dostaw.

Poprawianie, usuwanie dokumentu zakupu

Przy poprawianiu / usuwaniu dokumentu zakupu obowiązują ogólne zasady opisane w rozdziale Dokumenty.

Dodatkowym ograniczeniom podlegają dokumenty z przyjęciem na magazyn (przychodowe).

Jeżeli dokonano rozchodu któregokolwiek towaru z takiego dokumentu to:

• nie można usunąć dokumentu
• nie można usunąć rozchodowanego towaru
• program nie pozwoli zmienić ceny zakupu rozchodowanego towaru, terminu przydatności i numeru seryjnego
• można zmniejszyć ilość zakupionego towaru ale tylko do ilości już rozchodowanej.

Rejestrowanie zakupów towarów i kosztów

Jako dokumenty zakupu (FZ) rozumiemy w programie zarówno faktury dotyczące zakupu towarów jak i zakupy kosztowe. Różny jest natomiast sposób postępowania przy ich rejestracji.

Zakupy na magazyn (towary, surowce, materiały itp.)

Przy wprowadzaniu zakupu towaru, materiału itp. na magazyn można operacje tą wykonać na dwa sposoby:

1. zarejestrować faktury zakupu w wariancie Z przyjęciem na magazyn
2. wprowadzić towar na magazyn dokumentem PZ i zarejestrować faktury zakupu w wariancie Bez przyjęcia na magazyn

Pierwszy sposób jest oczywiście prostszy i szybszy. Rejestrujemy zdarzenia magazynowe i finansowe jednym dokumentem. W przypadku różnic między pozycjami dokumentu a podsumowaniem

program wylicza odchylenia i pozwala je automatycznie rozksięgować.

Drugi sposób wykorzystuje się w przypadku gdy:

• dostawa towaru odbywa się w innym czasie niż data wpływu dokumentu zakupu (np. najpierw otrzymujemy towar z dokumentem dostawy a faktura przychodzi z opóźnieniem)
• wymagają tego zasady działania w firmie (np. magazynier odpowiada za przyjęcie towaru – rejestruje przyjęcie dokumentem PZ, księgowość otrzymuje fakturę zakupu – rejestruje dokument FZ bez przyjęcia na magazyn).

Gdy korzystamy z dokumentu PZ to rejestrując fakturę zakupu możemy:

• skopiować pozycje dokumentu PZ do schowka i pobrać je na dokumencie FZ
• na dokumencie FZ wprowadzić tylko podsumowania z faktury (przycisk Podsumowanie)

Jeżeli korzystasz z modułu Księga Handlowa, po zarejestrowaniu dokumentów PZ i FZ należy jeszcze dokonać Rozliczenia dostaw.

Pozycje dokumentu zakupu na magazyn
Rejestrując przyjęcie na magazyn dokumentem FZ lub PZ podajemy:

Ilość
Ilość zakupionego towaru, materiału.

Cena netto/brutto
Jednostkowa cena netto lub brutto zakupu w zależności jaki rodzaj ceny został wybrany w nagłówku dokumentu zakupu. Program proponuje w tym polu cenę zakupu z ostatniej dostawy.

Termin przydatności
Termin przydatności zakupionej partii towaru. Informacja ta zapamiętana przy dostawie może być użyta w trakcie rozchodu towaru (np. termin przydatności wydrukowany na fakturze sprzedaży).

Opis
Opis zakupionej partii towaru, np. numer serii, numer fabryczny itp. Informacja ta zapamiętana przy dostawie może być użyta w trakcie rozchodu towaru (np. numer serii wydrukowany na fakturze sprzedaży).

Ceny sprzedaży
Można tutaj skalkulować nowe ceny sprzedaży np. w przypadku zmiany cen u dostawcy, na poziomie podstawowym, a także na poziomach dodatkowych przypisanych do artykułu. Można również przypisać nowy poziom dodatkowy z wcześniej zdefiniowanych poziomów cen i przeliczyć jego cenę.

Można tutaj skalkulować nowe ceny sprzedaży np. w przypadku zmiany cen u dostawcy.

Zmianę cen sprzedaży można również wykonać automatycznie dla wszystkich pozycji dokumentu zakupu korzystając z opcji Przelicz ceny sprzedaży dostępnej pod F12 na liście dokumentów zakupu FZ oraz przyjęć z zewnątrz PZ. Opcja ta umożliwia zmianę cen na wszystkich lub wybranych poziomach w trzech wariantach:

• wyłącznie zwiększenie ceny
• wyłącznie zmniejszenie ceny
• wszystkie

Zmiana cen sprzedaży wykonywana jest na podstawie narzutów lub marż określonych dla danego towaru lub grupy towarów w kartotece Narzuty i marże. Towary, które nie mają tam określanych narzutów lub marż pozostaną przy starej poprzedniej cenie sprzedaży.

VAT nie podlega odliczeniu
Zaznaczamy gdy VAT z danej pozycji faktury nie podlega odliczeniu.

Zakupy kosztowe

Wprowadzając do systemu faktury dotyczące zakupów kosztowych (wydatków) możemy wykorzystywać różne sposoby rejestracji. Wybór zależny jest od rodzaju prowadzonej księgowości.

Prowadząc pełną księgowość (moduł Księga Handlowa) konieczne jest szczegółowe zarejestrowanie faktury z określeniem rodzaju kosztu jaki został poniesiony. Użycie odpowiednich schematów księgowych pozwoli przełożyć te informacje na konta kosztowe.

Rejestrowanie szczegółowe
Na wstępie należy określić co oznacza szczegółowe rejestrowanie. Przyjmijmy, że dokonano zakupu artykułów biurowych. Na fakturze widnieją takie pozycje jak: zeszyty, długopisy, segregatory itp. Rejestrując fakturę nie wpisujemy poszczególnych pozycji, ale grupujemy je wg rodzajów kosztów czyli kont z grupy 4. Wszystkie pozycje tej faktury należą więc do jednego rodzaju Zakup materiałów.

Do rejestrowania faktur kosztowych używane są pozycje tabeli Artykuły o typie Pozycja księgowa. Każda pozycja księgowa powinna mieć przypisane konto księgowe.

Proponujemy, aby symbole artykułów typu Pozycja księgowa zawierały pełną nazwę konta poprzedzoną dla wyróżnienia jedna umówioną literą np. Z-401-001.

 Jeśli w jednym rodzaju kosztów występują różne stawki VAT, należy założyć odpowiednią ilość pozycji księgowych o przykładowych symbolach:
K-401-001-22%
K-401-001- 7%

Rejestrowanie pozycji kosztowej

Po wybraniu właściwej pozycji księgowej wpisujemy w polu cena – wartość netto lub brutto w zależności od wskazanego rodzaju ceny w nagłówku dokumentu zaś w polu ilość zawsze 1.

Rejestrowanie uproszczone
Wykorzystując ten sposób rejestrowania zakupów kosztowych podajemy jedynie wartość ogólną bez wskazywania rodzaju zakupu. Rejestrowanie uproszczone sprowadza się do wprowadzenia na dokumencie FZ tylko podsumowania z faktury – przycisk Podsumowanie. Podaje się tu kwoty netto w odpowiednich stawkach VAT. Program wylicza wartość podatku i kwotę brutto.

Zakupy nie udokumentowane fakturami VAT

Dokumenty nie będące fakturami VAT (paragony, rachunki zwykłe, noty handlowe, bilety parkingowe itp.) możemy prowadzić do systemy na kilka sposobów zależnych od sposobu rozliczenia takiej transakcji.

Rejestracja bezpośrednio w kasie
Wystawiamy dokument KW w kasie na np. pracownika, który dokonał transakcji. Jeżeli korzystamy z modułu Księga Handlowa i chcemy zaksięgować tę operację bezpośrednio w koszty należy wskazać na KW odpowiednią kategorię operacji z kontem kosztowym.

Rejestracja w powiązaniu z zaliczką pracownika

Rejestracja przy pomocy IZ (inne zobowiązanie)
Jeżeli nie księgujemy kosztu transakcji, a tylko chcemy rozliczyć zaliczkę pracownika możemy wprowadzić informację na rozrachunki poprzez dokument IZ (inne zobowiązanie).

Polecamy założyć osobny rejestr takich zobowiązań

⇒ patrz  -> Definicje dokumentów.

Podajemy podmiot (pracownika), kwotę jaka widnieje na dokumencie oraz jego oryginalny numer i datę. Dowód IZ pojawi się na rozrachunkach. Można go będzie rozliczyć z zaliczką pracownika.

Rejestracja przy użyciu noty handlowej (FZ)
Jeśli chcemy zaksięgować poniesiony koszt, możemy wprowadzić zapis poprzez dokumenty zakupu FZ. Należy założyć osobny rejestr zakupów

⇒ patrz -> Definicje dokumentów

wskazując Kategorię dokumentu jako Rachunek zwykły (nota handlowa). Takie dokumenty rejestruje się wyłącznie w wartości brutto. Rejestrując taki zakup trzeba będzie podać kontrahenta (może być to jeden kontrahent np. Pozostałe zakupy kosztowe), numer i datę dokumentu oryginalnego oraz rodzaj poniesionego kosztu

⇒ Patrz poprzedni rozdział: Zakupy kosztowe

W oknie Płatność kierujemy dokument na rozrachunki z pracownikiem.

⇒ Na temat rozliczania zaliczek pracowników patrz rozdział: Rozrachunki -> Przykłady typowych rozliczeń w rozrachunkach

Realizacja zamówień

Realizacja zamówień na sprzedaż

Aby wystawić fakturę lub dokument WZ do zamówienia (kilku zamówień), należy będąc w tabeli pozycji dokumentu sprzedaży lub WZ użyć funkcji Przywołaj niezrealizowane zamówienia na sprzedaż w opcji Operacje. Opcji tej należy użyć zanim doda się jakikolwiek towar do dokumentu. Później opcja staje się niedostępna. Możliwe jest automatyczne sporządzenie dokumentu na podstawie jednego lub kilku zamówień.

Program odszuka wszystkie niezrealizowane zamówienia od danego klienta  lub wszystkich kontrahentów i pokaże je w formie listy z podaniem terminu realizacji.

Możliwe jest przywołanie niezrealizowanych pozycji zamówień na sprzedaż, umożliwiające wybranie z listy pozycji pochodzących z wielu dokumentów.

Realizacja zamówień ze wskazywaniem dostaw
Możliwe jest również zrealizowanie zamówienia na dokumencie faktury lub wydania, na których metodą rozchodowania jest wskazywanie dostaw.
Po wybraniu opcji Przywołaj niezrealizowane zamówienia na sprzedaż, pojawia się okno, na którym można zaznaczyć zamówienia i przejść do ich pozycji. Na formularzu pozycji zamówień nie wpisujemy ilości. Domyślną ilością jest ilość zarezerwowana dla danej pozycji zamówienia. Korzystając z przycisku Popraw dla aktualnej pozycji, przechodzimy do formularza, na którym w pozycjach są dostawy artykułu. Mamy tu informacje m.in. o zarezerwowanych ilościach  z każdej dostawy. Jest to o tyle ważne, że najpierw trzeba wskazywać dostawy zarezerwowane dla danej pozycji zamówienia, aby nie dopuścić do pozostawienia rezerwacji, które nie będą mogły zostać zrealizowane. Ilości wpisane przy poszczególnych dostawach są sumowane i suma ta pojawia się po zamknięciu formularza dostaw na formularzu pozycji zamówień. Przycisk Wybierz zaznaczone pozycje powoduje zrealizowanie pozycji z uwzględnieniem wskazanych dostaw i ilości.

Realizacja zamówień na rozchodach R.
Istnieje możliwość realizacji zamówień na dokumentach rozchodowych R, poprzez opcję Przywołaj niezrealizowane zamówienia na sprzedaż, która działa na dokumentach R ze wskazanym kontrahentem. W ten sposób można zrealizować zamówienie na sprzedaż klienta wskazanego na rozchodzie R.

Rola statusów w realizacji zamówień
Aby zamówienie mogło być realizowane musi posiadać status z grupy Do realizacji.
Jeżeli wystawimy dokument F lub WZ na całość zamówienia, program automatycznie nadaje Zamówieniu na sprzedaż status Zamknięte. Jeżeli z takiego dokumentu usuniemy pozycję lub pomniejszymy ilość, czyli będą różnice w stosunku do dokumentu ZS, program automatycznie zmieni status zamówienia na sprzedaż na Do realizacji.

Jeżeli zrealizujemy tylko część zamówienia będzie on posiadał status W realizacji.

Realizacja zamówienia od klienta może odbyć się także przy pomocy funkcji Przekształć dokument, która pozwala przekształcić zamówienie w fakturę (F) lub dokument WZ.  W przypadku przekształcania dokumentów ZS w WZ, program umożliwia również automatyczne przekształcanie wygenerowanych dokumentów WZ w fakturę sprzedaży (F) (program pyta Czy wygenerowany WZ ma zostać przekształcony w fakturę?). Po zakończeniu operacji przekształcania system przedstawia listę wszystkich dokumentów powstałych w wyniku przekształcania z możliwością ich podejrzenia i wydrukowania.
Procedurze przekształcania może zostać poddanych kilka zamówień lub pojedyncze zamówienie.
W sytuacji kiedy na zamówieniu są pozycje z więcej niż jednego magazynu, jest tworzony wtedy dokument WZ dla każdego magazynu osobno. Jeżeli takie zamówienie przekształcane jest w fakturę, tworzone są dokumenty WZ  jak w poprzednim przypadku i są automatycznie fakturowane.
Jeżeli w konfiguracji przekształcania w fakturę, jest ustawiony dokument sprzedaży z wydaniem, system wygeneruje dokumenty WZ i fakturę bez wydania.
Po przekształceniu ZS w fakturę lub wydanie, na dokumencie docelowym pojawią się pozycje w jednostkach użytych na zamówieniu. Wyjątkiem może być sytuacja, gdy nie ma towaru w magazynie, a ustawienie rejestru faktury umożliwia wystąpienie stanów ujemnych.            W takim przypadku oryginalna pozycja ZS dzielona jest na dwie – rozchodową i nierozchodową. Program sprawdza wtedy, czy wystąpią problemy wynikające z zaokrągleń, związane z przelicznikiem jednostek. Jeżeli tak, pozycje dodawane są w jednostce magazynowej. Jeżeli nie – zachowywane są oryginalne jednostki z pozycji zamówienia.
Funkcja zmniejszająca ilość na F lub WZ została przystosowana do pozycji w jednostce innej, niż magazynowa.

Aby umożliwić przekształcanie dokumentów ZS należy w definicji rejestru w parametrze Przekształcany w dokument wskazać: domyślny rodzaj dokumentu, w jaki zostanie przekształcony dokument ZS oraz domyślny rejestr dokumentu dla przekształceń.

Ustawienia te Użytkownik może zmieniać w trakcie rejestracji dokumentu w opcji Pozostałe dane.

Przekształcony może zostać tylko dokument ZS o statusie Do realizacji lub W realizacji.

Niezrealizowane zamówienia na sprzedaż

Tabela zawiera domyślnie wszystkie niezrealizowane zamówienia od danego klienta.

Istnieje również możliwość wybrania dokumentów wszystkich kontrahentów lub jednego wybranego z listy.
Tabela zawiera datę, numer, kontrahenta oraz termin realizacji zamówienia. Z tego poziomu korzystając z przycisku

możemy obejrzeć zamówienie.

Opcja Przejdź do pozycji zamówień przenosi nas do tabeli pozycji wybranych zamówień. Jeżeli ilość tych informacji jest dość duża, możemy przefiltrować pozycje dla jednego wybranego zamówienia, korzystając z opcji Pokaż pozycje zamówienia.

Na liście pozycji zamówień mamy podane informacje na temat ilości zamówionej, ilości do realizacji i ilości już zrealizowanej. Jest również podany zapas wolny dla artykułu. Zamówienie można zrealizować w całości lub częściowo. Jeżeli użytkownik chce zrealizować część zamówienia zmienia zaproponowaną ilość w polu Do realizacji. I tak np., jeśli zamówiono 10 szt. jakiegoś towaru, a wydane zostaje tylko 8, to pozostałe 2 szt. będą dalej figurować jako niezrealizowane a zamówienie będzie miało status W realizacji

Gdy pozycję są  już przefiltrowane, należy zaznaczyć te, które pobrać do zamówienia.
W trakcie program zadaje pytania:

Program może pobrać ceny sprzedaży wprost z zamówienia. Wybierając odpowiedź Przeliczyć ponownie,  każdy towar wystąpi tylko raz na fakturze, a jego cena zostanie pobrana wg aktualnego cennika dla danego klienta.

Podczas generowania zamówienia może pojawić się komunikat o niemożności rozchodowania jakiegoś towaru czego powodem może być: brak  dostatecznej ilości w magazynie lub brak zapasu wolnego, czyli zapas na magazynie jest zarezerwowany na inne zamówienia.

Tak sporządzony dokument można uzupełnić o towary lub usługi, których klient nie zamawiał a chce zakupić.

Realizacja zamówień na zakup

Zamówienie na zakup można zrealizować poprzez przywołanie w trakcie wystawiania dokumentu dokument FZ, FI lub PZ opcji Przywołaj niezrealizowane zamówienia na zakup. Opcji tej należy użyć zanim zostanie dodane jakikolwiek towar do faktury. Później opcja staje się niedostępna.

Program odszuka wszystkie niezrealizowane zamówienia i umożliwi automatyczne sporządzenie dokumentu na podstawie jednego lub kilku zamówień.

Rola statusów w realizacji zamówień
Jeżeli dokument ZZ zrealizujemy w całości status dokumentu zmieni się na Zamknięty. Jeżeli realizacja będzie częściowa status dokumentu ZZ nadal będzie Potwierdzone.
W sytuacji gdy wystawimy dokument PZ na całość zamówienia, a następnie go usuniemy, to aby ponownie to zamówienie pojawiło się jako niezrealizowane, należy wejść w dokument ZZ i zmienić ręcznie status na Potwierdzone.
Zamówienia na zakup można również zrealizować korzystając z opcji przekształcania. Przy pomocy funkcji Przekształć w dokument  można przekształcić ZZ w dokument PZ, fakturę zakupu (FZ) lub w fakturę importową pod warunkiem, ze zamówienie na sprzedaż zostało sporządzone w walucie.

Aby umożliwić przekształcanie dokumentów ZZ należy w definicji rejestru w parametrze Przekształcany w dokument wskazać: domyślny rodzaj dokumentu, w jaki zostanie przekształcony dokument ZZ oraz domyślny rejestr dokumentu dla przekształceń.

Ustawienia te Użytkownik może zmieniać w trakcie rejestracji dokumentu w opcji Pozostałe dane

Niezrealizowane  zamówienia na zakup

Tabela zawiera domyślnie wszystkie niezrealizowane zamówienia do danego dostawcy lub od wszystkich dostawców.

Istnieje również możliwość wybrania dokumentów wszystkich kontrahentów lub jednego wybranego z listy, jak również wybrać po określonym terminie realizacji zamówień.
Tabela zawiera datę, numer, kontrahenta oraz termin realizacji zamówienia. Z tego poziomu korzystając z przycisku  można obejrzeć zamówienie.

Opcja Przejdź do pozycji zamówień  przenosi użytkownika do tabeli pozycji wybranych zamówień. Jeżeli ilość tych informacji jest dość duża, można przefiltrować pozycje dla jednego wybranego zamówienia, korzystając z opcji Pokaż pozycje zamówienia.

Na liście pozycji zamówień  podane są informacje na temat ilości zamówionej, ilości do realizacji i ilości już zrealizowanej. Zamówienie można zrealizować w całości lub częściowo. Jeżeli chcemy zrealizować część zamówienia zmieniamy zaproponowaną ilość w polu Do realizacji. I tak np., jeśli zamówiono 10 szt. jakiegoś towaru, a wydajemy tylko 8, to pozostałe 2 szt. będą dalej figurować jako niezrealizowane a zamówienie będzie miało status Potwierdzone

Gdy mamy już przefiltrowane pozycje, zaznaczamy które z nich chcemy pobrać do zamówienia.

Automatycznie rezerwuj przychody dla zamówień z bieżącego magazynu automatycznie rezerwuje zasoby na dokument ZS z bieżącego dokumentu.

Rezerwacja zasobów z poziomu dokumentów PZ/FZ

Realizując dostawę dokumentem PZ lub FZ można  automatycznie zarezerwować zasoby na zamówieniach, w sposób:

• korzystając z opcji Automatycznie rezerwuj przychody dla zamówień z bieżącego magazynu przywołując niezrealizowane zamówienia. Opcja automatycznie rezerwuje zasoby na dokument ZS, na podstawie którego powstał realizowany dokument ZZ. Wykorzystanie tej opcji pozwala zachować łańcuch dokumentów ZS -> ZZ -> PZ.
  • Rezerwacja automatyczna
• Opcja dostępna jest na dokumentach PZ pod przyciskiem F12. Rezerwacja może być dokonana dopiero po uaktualnieniu stanu magazynowego. W trakcie wystawiania dokumentu należy w pierwszej kolejności przyjąć artykuł na magazyn korzystając z opcji Uaktualnianie magazynu.
  Opcja dokonuje rezerwacji automatycznie po zamówieniach z bieżącego magazynu według daty rejestracji zamówienia lub terminu realizacji pozycji zamówienia. Od wersji 3.10 dostępny jest trzeci sposób rezerwacji. Można teraz zarezerwować towar pod zamówienia na sprzedaż powiązane z zamówieniami na zakup, z których powstał dokument przychodowy. Program, dla każdej pozycji dokumentu przychodowego, odszukuje pozycje zamówień na zakup, a następnie powiązane z nimi pozycje zamówień na sprzedaż i dla tych pozycji dokonuje rezerwacji. Dzięki temu rozwiązaniu zamówiony towar trafia do właściwego odbiorcy, nie jest bowiem ważna data rejestracji albo termin realizacji . Zamówienia innych kontrahentów w tym przypadku zostają pominięte.

Domyślnie zaznaczona jest opcja ostatnio wybrana.
Rezerwacja dotyczy pozycji na, której znajduje się kursor.

• Rezerwacja dla wskazanych zamówień
  Dostępna pod przyciskiem F12, uaktywnia się również dopiero po uaktualnieniu magazynu.
  Korzystając z tej opcji można rozdysponować całość lub część przyjętego artykułu na konkretne zamówienie.Rezerwacja dotyczy tylko pozycji na której znajduje się kursor.
• Rezerwuj pod zamówienia Opcja pozwala automatycznie rozdysponować towar z kilku wybranych pozycji na zamówienia  w kolejności według daty rejestracji zamówienia lub terminu realizacji zamówienia

Korekty zakupu (KZ)

Mianem korekt zakupu w programie określa się faktury i rachunki korygujące od dostawców z tytułu:

• zwrotu towaru,
• obniżenia ceny,
• podwyższenia ceny
• zmiany stawki VAT
• zwrotu opakowania.

Korekta zakupu trafia po zarejestrowaniu na rozrachunki lub do kasy oraz do rejestrów VAT.

Korekta zakupu – formularz

Dodając nową korektę zakupu pojawia się poniższy formularz.

Dane nagłówkowe charakterystyczne dla korekty zakupu.

Rodzaj korekty.
Selektor rodzaju korekty, czy jest ona z tytułu:

• zwrotu towaru
• obniżenia ceny
• podwyższenia ceny
• zmiany stawki VAT

Selektor odliczenia podatku VAT
(VAT podlega odliczeniu / VAT nie podlega odliczeniu)
Pozwala wskazać czy VAT podlega odliczeniu, czy też nie.

Selektor ceny
Pozwala wskazać czy wystawiamy korektę w cenie netto czy brutto.

Numer i data faktury korygującej.
Numer oryginalny i data rejestrowanej faktury korygującej.

Numer i data faktury korygowanej.
Numer oryginalny i data faktury zakupu, do której wystawiona została rejestrowana faktura korygując

Pozycje korekty zakupu

Przepisujemy tu artykuły, które pojawiły się na fakturze korygującej podając odpowiednio:

• przy korekcie dotyczącej zwrotu towaru
  • zwracaną ilość
  • cenę jednostkową zwracanego towaru
• przy korekcie dotyczącej obniżenia/podwyższenia ceny
  • ilość artykułu o korygowanej cenie zakupu
  • korektę ceny jednostkowej netto (kwota o jaką cena uległa zmianie)

Korekta z tytułu zmiany stawki VAT

Przed korektą
Przed korektą odzwierciedla stan dokumentu przed korektą. Podajemy Ilość, Cenę netto/brutto, Stawkę VAT danego artykułu. Program automatycznie wylicza kwotę VAT danej pozycji, wartość netto oraz wartość brutto.

Ilość korygowana
Ilość  podlegająca korekcie.

Po korekcie
Stan Po korekcie uwzględnia zmiany jakich dokonaliśmy w ilości korygowanej oraz umożliwia zmianę stawki VAT.

Różnica
Różnica powstała w wyniku korekty w kwocie VAT, wartości netto i wartości brutto.

Dane podsumowujące charakterystyczne dla korekty zakupu

Podsumowanie

Przycisk pokazuje kwoty netto,  podatku VAT i brutto w rozbiciu na stawki podatku oraz kwotę korekty zakupu nie podlegających ustawie o podatku VAT. Wyszczególnione są również kwoty VAT nie podlegającego odliczeniu (bez paliwa), VAT nie podlegającego odliczeniu (paliwo) oraz Netto pozycji, których VAT nie podlega odliczeniu. Wartości, które pokazuje przycisk Podsumowanie trafiają do rejestru VAT.

Ponieważ z kilku powodów, przy rejestracji dokumentów obcych możesz uzyskać w podsumowaniu kwoty lekko odbiegające od kwot na dokumencie oryginalnym, w przycisku Podsumowanie są one dostępne do edycji i możesz je skorygowanie ręczne, tak aby do rejestru VAT trafiły w prawidłowych wartościach. Edycji podlegają kwoty netto i podatku VAT.

Płatność
Wybiera się tu formę płatności, wpisuje termin zapłaty, wskazuje rachunek bankowy oraz ustala, z kim ma być dokument rozliczony.

Z tego poziomu mamy również wgląd w Stan rozrachunków.

Dane księgowe
Przycisk ten ma duże znaczenie dla dokumentów zakupu.
Ustalamy tu:

• datę umieszczenia w rejestrze VAT

Może to być dowolna data (domyślnie pole wypełniane datą
wpływu dokumentu), tak więc nie ma problemu z fakturami,
z których podatek VAT odliczamy w innym miesiącu niż data
wpływu czy wystawienia dokumentu. Pozostawienie pola data VAT
pustego spowoduje, że dokument nie pojawi się w rejestrze VAT

• datę i sposób księgowania

Data księgowania może być tożsama z datą rejestracji (wpływu) lub wystawienia dokumentu ewentualnie jest to inna, dowolna data. Wskazana w tym polu data będzie jednocześnie datą z jaką dokument zostanie umieszczony w rozrachunkach.

W opcji Według schematu wpisujemy schemat księgowy, wg którego dokument powinien być rozksięgowany. Pozostawienie pustego schematu księgowego oznacza księgowanie zgodne z definicją dokumentu.

Uwagi
Dodatkowe informacje dotyczące dokumentu np. szczegółowy opis przedmiotu korekty.

Po zakończeniu wystawiania dokumentu pojawi się następujący komunikat:

Jeżeli na powyższe pytanie odpowiemy przecząco, to zwrot nie zostanie rozliczony.

W przypadku gdy odpowiesz twierdząco na to pytanie, pojawi się formularz :

Rozliczenie zwrotu.
Formularz ten zawiera w nagłówku wartość netto korekty faktury zakupu.
Tabelę pozycji stanowi lista dokumentów 1) ZD skojarzonych z tą fakturą.
Zostały one dodane za pomocą opcji Dodaj. Po zatwierdzeniu dokumentu nastąpi automatyczne rozliczenie zwrotu.

Nota korygująca

Noty korygujące wystawiane są w przypadku, gdy na fakturze pierwotnej lub korekcie wystąpiła pomyłka wiążąca się w szczególności z określeniem danych sprzedawcy lub nabywcy albo oznaczeniem towaru czy usługi.

Wystawienie noty korygującej dla dokumentu zakupu powoduje wyczyszczenie daty w rejestrze VAT, co powoduje jego usunięcie z rejestru VAT do momentu, gdy nota zostanie podpisana. Proponuje się wtedy bieżąca data obowiązująca w Hermesie, jako data w rejestrze VAT dla faktury zakupu lub korekty. Po zatwierdzeniu zmian data w rejestrze VAT przepisywana jest z noty korygującej do faktury zakupu i w ten sposób wraca ona do rejestru VAT z datą podpisania noty.

Notę korygującą możemy wystawić z menu zakupy oraz spod operacji (F12) na liście faktur zakupu.
Nota zawiera:

• Numer noty
• Data wystawienia
• Kontrahent (z poprawnymi danymi)
• Nr dokumentu, do którego jest ta nota
• Pole było – czyli błędne informacje
• Pole Winno być – czyli poprawne informacje
• Znacznik i data podpisania noty tożsama z datą w rejestrze VAT wskazanego dokumentu zakupu.

Przyjęcia z zewnątrz (PZ)

Dokumenty PZ sporządzamy wtedy, kiedy rejestrujemy niefakturowaną dostawę towaru (otrzymano towar z dokumentem dostawy a faktura przychodzi z opóźnieniem).
Ponadto dokumentem PZ przyjmujemy zwroty od klientów w sytuacji, kiedy zwrot dotyczy faktury nieistniejącej w systemie (sprzed wdrożenia systemu).
Istnieje również możliwość rejestracji dokumentu PZ w walucie, wystawianego do faktury importowej FI.

Przyjęcie z zewnątrz – formularz

Praca na formularzu dokumentu PZ wygląda niemal identycznie jak na fakturze zakupu.

Dodawane pozycje nie aktualizują stanu magazynowego od razu. Pytanie o aktualizację stanu zadawane jest przy próbie zamykania dokumentu, jeżeli operator ma nadane uprawnienia do uaktualnienia stanów magazynowych. Pojawia się wtedy komunikat:

Jeśli odpowiesz twierdząco na to pytanie, to dokument uaktualni stany magazynowe. Jeśli na powyższe pytanie odpowiesz przecząco, to PZ nie zaktualizuje stanów magazynowych. Przy kolejnym jego otwarciu i próbie wyjścia pytanie będzie ponawiane. Przychód dotyczy zawsze magazynu, w którym dokument sporządzono.

Uaktualnienie magazynu możliwe jest również z poziomu dokumentu PZ. W Operacjach (F12) jest opcja Uaktualnienie magazynu, która uaktualnia magazyn, nawet po rozliczeniu dokumentu.

Po kolejnych otwarciach dokumentu, który raz zaktualizował stany, wszelkie poprawki takie jak: dodawanie, usuwanie i poprawianie pozycji, będą natychmiast korygować stany magazynowe.

Jeśli towar z dokumentu był już rozchodowany to program:

• nie pozwoli zmienić ceny, terminu, ani numeru seryjnego
• nie pozwoli usunąć tej pozycji z dokumentu
• nie pozwoli zmniejszyć ilości poniżej łącznego rozchodu tego towaru.

Funkcja Przekształć dokument , pozwala utworzyć na podstawie dokumentu PZ fakturę zakupu (FZ) z jednoczesnym rozliczeniem dostaw.

Do faktury zakupu powstałej w wyniku przekształcenia dokumentu PZ możliwe jest dodanie usługi lub pozycji księgowej. Jest to niezwykle przydatne w przypadku konieczności doliczenia do faktury zakupu dodatkowych kosztów związanych np. z usługą transportową.

Funkcja Drzewo przekształceń dostępna w opcji Operacje pozwala nam sprawdzić na jakim jesteśmy etapie procesu sprzedaży. Pokazuje łańcuch dokumentów przekształcanych.

Zwroty do dostawców (ZD)

Przy pomocy tych dokumentów zwracany jest towar do dostawcy. Takiemu zwrotowi towarzyszy przeważnie faktura korygująca dostawcy, którą można wygenerować z listy dokumentów ZD poprzez funkcję Przekształć w korektę faktury zakupu.

Kiedy wystawiamy dokumenty ZD?

1. Dokonujemy zwrotu towaru do dostawcy. Sporządzamy w tym przypadku dokument ZD. Po otrzymaniu faktury korygującej rejestrujemy ją w tabeli Korekty zakupów (KZ).
2. Dokonano przyjęcia towaru dokumentem PZ. Zauważono błąd, np. przyjęto niewłaściwy towar, a dokument PZ został już zaksięgowany. Należy zwrócić błędny towar dokumentem ZD, a następnie sporządzić kolejny PZ dla właściwego towaru. W tabeli Rozliczenia dostaw będzie można rozliczyć odpowiednią fakturę zakupu z dwoma dokumentami PZ oraz dokumentem ZD.
3. Przyjęto do magazynu towar dokumentem PZ lub FZ a następnie otrzymano korektę zakupu z tytułu obniżenie ceny. W przypadku gdy towar częściowo został już sprzedany (rozchodowany) nie można zmienić ceny zakupu na dokumencie przyjęcia. Można natomiast dokumentem ZD wydać z magazynu pozostałą ilość towaru, a następnie sporządzić dokument PZ na tę sama ilość, ale w cenie uwzględniającej korektę.

Zwrot do dostawcy – formularz

Dodając nowy dokument ZD pojawia się następujący formularz.

Dane nagłówkowe charakterystyczne dla korekty zakupu.

Do dokumentu

Wybór czy dokument korygowany istnieje w systemie Hermesie SQL, czy nie. W przypadku gdy dokument istnieje przywołana zostanie lista dokumentów zakupu wybranego kontrahent.

Pozycje dokumentu ZD

Jeżeli korekta dotyczy dokumentu istniejącego w Hermesie SQL to w pozycjach korekty przywoływane są tylko artykuły z dokumentu korygowanego.

W przeciwnym wypadku po wskazaniu zwracanego towaru i naciśnięciu klawisza Enter pojawi się tabela artykułów w nieco innym układzie niż dla większości dokumentów. Prezentuje ona szczegółowe stany magazynowe z rozbiciem na poszczególne dostawy.

Towary w tabeli mogą się powtarzać, gdyż prezentowane są tu wszystkie dostawy towaru będącego na magazynie. W tabeli widać ceny zakupu, daty przyjęcia oraz numery dokumentów przychodowych.

Operator może wskazać konkretne dostawy. Dlaczego system daje taką możliwość?

Dostawca uznając zwrot i wystawiając fakturę korygującą kojarzy ją z konkretną dostawą. Jednak w Twojej ewidencji dana dostawa mogła być już rozchodowana. W takim przypadku można wykonać zwrot z innej dostawy, a nawet z kilku dostaw, gdyż towary na ZD mogą się powtarzać. Operacja rozliczenia zwrotu pozwoli porównać wartości faktury korygującej dostawcy z dokumentem ZD, a ewentualne rozbieżności pozwoli zakwalifikować jako odchylenia.

Ilość
Ilość zwracanego towaru.

Cena i rabat
Pola są niedostępne w przypadku, gdy dokument jest wystawiany w cenie zakupu. Zanim nie potwierdzimy przesunięcia klawiszem OK lub Następny pole cena ma wartość 0. Po zatwierdzeniu program wypełnia pole ceną pobraną z dostawy.

Rozliczenia dostaw

Firmy, które otrzymują faktury zakupu z opóźnieniem w stosunku do dostaw towaru, powinny korzystać z tej opcji programu, zwłaszcza, jeśli prowadzą pełną księgowość (Księga Handlowa).

Funkcja ta kojarzy faktury zakupu towarów sporządzone w wariancie bez przychodu na magazyn z dokumentami PZ i ewentualnie ZD. Przyjęto założenie, że jedną fakturę zakupu można rozliczać wieloma dokumentami PZ i ZD. Po wyborze opcji Zakupy – Rozliczenia dostaw pojawi się tabela jak poniżej.

Opcja Filtry  pozwala między innymi odfiltrować tylko faktury nierozliczone.

Opcja Popraw otwiera formularz taki jak poniżej.

Formularz ten zawiera w nagłówku wartość netto faktury zakupu. Tabelę pozycji stanowi lista dokumentów PZ i ZD skojarzonych z tą fakturą. Opcja Dodaj pozwala dodać kolejny PZ/ZD do tej faktury.

Na dole w podsumowaniu znajdują się kwoty:

Razem
Wartość dostawy, czyli suma wartości PZ pomniejszona o ewentualne ZD

Pozostało do rozliczenia.
Różnica wartości netto faktury i kwoty Razem. Jeśli jest to liczba niezerowa, to należy ustalić, czy różnica pomiędzy fakturą, a wartością dostaw wynika z zaokrągleń, czy też jest wynikiem jakiegoś błędu. Jeśli wynika ona z zaokrągleń, to kwotę tę należy wpisać w pole Odchylenie (+) jeśli jest to liczba dodatnia, lub w pole Odchylenie (-) dla kwoty ujemnej.

Faktura taka zostanie rozliczona. Kwoty odchyleń będzie można zaksięgować na odpowiednie konta (przychody lub koszty operacyjne).

Odchylenia (+):
Pole należy wypełnić w przypadku, gdy kwota pozostała do rozliczenia jest większa od 0.

Odchylenia (-):
Pole należy wypełnić w przypadku, gdy kwota pozostała do rozliczenia jest mniejsza od 0.

Uwagi dla użytkowników korzystających z modułu Księga Handlowa.

Jeśli wraz z dostawami towarów otrzymujesz faktury, to użycie dokumentów PZ wydaje się niezasadne. Należy sporządzać i księgować wyłącznie FZ. Dokument FZ zawiera wszystkie niezbędne do tego celu kwoty, a więc:

• kwoty netto, brutto i VAT z faktury (dzięki możliwości korygowania samych kwot końcowych faktury)
• wartość rzeczywistego przychodu towaru na magazyn
• wartości ewentualnych odchyleń wynikających z zaokrągleń.

Jeśli faktury przychodzą z opóźnieniem, to z konieczności należy stosować najpierw dokumenty PZ, a potem FZ. Faktura zakupu FZ przed operacją rozliczenia dostawy pozbawiona jest informacji o:

• wartości rzeczywistego przychodu towaru na magazyn
• wartości ewentualnych odchyleń wynikających z zaokrągleń.

Po dokonaniu rozliczenia dostawy, faktura taka zawiera wszystkie niezbędne kwoty i można ją księgować z pominięciem PZ, przy pomocy tego samego schematu co fakturę przychodową.

Jeżeli dokument przychodowy nie uaktualnił stanów magazynowych, a został rozliczony, możemy wtedy skorzystać z opcji Uaktualnij magazyn, dostępnej na dokumentach PZ.

Rozliczenia zwrotów

Opcja ta działa analogicznie jak rozliczenia dostaw. Dokonuje się tutaj łączenia faktur korygujących (KZ) z tytułu zwrotu towaru z odpowiednimi dokumentami ZD. O ile faktura zakupu może być jednocześnie dokumentem przychodowym, o tyle faktura korygująca obca KZ nie ma nigdy charakteru rozchodowego. W związku z tym zawsze po wykonaniu zwrotu do dostawcy ZD i zarejestrowaniu korekty faktury obcej KZ należy dokonać rozliczenia zwrotu.

Faktury importowe (FI)

Faktury importowe w powiązaniu z zarejestrowanymi dokumentami SAD umożliwiają obliczenie cen zakupu w PLN towarów i automatyczne wygenerowanie dokumentu PZ (z poziomu dokumentu SAD). Ich pozycje są widoczne podczas tworzenia dokumentu SAD i mogą być w nim rejestrowane. Umożliwia to powiązanie wielu lub jednej faktury z kilkoma dokumentami SAD lub odwrotnie – jednego dokumentu SAD z wieloma fakturami.

Po utworzeniu faktury importowej jej wartość w walucie przenoszona jest na rozrachunki z kontrahentem. Dokument przenoszony jest w walucie obcej z przypisanym kursem waluty. W każdej chwili możemy zobaczyć stan rozrachunków z dostawcą zarówno w walucie oryginalnej jak i w przeliczeniu na PLN.

Do księgowości trafiają kwoty faktury importowej przeliczone na PLN.

Możliwe jest również skorzystanie z funkcji Pobierz dokument ze schowka znajdującego się w opcji Operacje i wskazanie dokumentu, z którego przeniesione zostaną pozycje do faktury importowej.

Faktura importowa – formularz

Dodając nową fakturę importową pojawia się poniższy formularz.

Dane nagłówkowe charakterystyczne dla faktury importowej

Data wpływu
Data otrzymania, wprowadzenia do ewidencji faktury importowej.

Numer i data faktury
Numer i data wystawienia spisane z oryginału faktury importowej.

Waluta i kurs
Uaktywnia okno dialogowe wyboru waluty i tabeli kursów. Podaje się tu walutę w jakiej wystawiona została faktura importowa oraz kurs tej waluty z dnia wpływu dokumentu.

Jeżeli dane te nie zostaną uzupełnione program nie pozwoli na wprowadzenie pozycji dokumentu (komunikat Niekompletne dane dokumentu.).

Pozycje faktury importowej

Ilość
Po właściwym wybraniu artykułu kursor ustawia się w polu Ilość.
Jeżeli zakup dotyczy towaru może on mieć zadeklarowaną ilość jednostek w opakowaniu dla dostaw. W takim przypadku dostępne są właściwe pola. Kupując na przykład 24 szt. towaru pakowanego po 12 szt. można wpisać zarówno 24 w pole Ilość, jak i 2 opakowania. Program przelicza automatycznie jednostki na opakowania i odwrotnie.

Cena
Cena jednostkowa zakupionego artykułu w walucie.

Wartość
Wartość zakupionego artykułu w walucie. Program wylicza wartość mnożąc ilość i cenę jednostkową artykułu. Pole to jednak dostępne jest do edycji w przypadku gdy np. zaokrąglono cenę jednostkową i w związku z tym wartość nie jest dokładna. Przepisujemy w tym wypadku wartość z faktury importowej.

Termin przydatności
Pozwala wpisać datę przydatności dla dostawy

Opis
Pozwala wpisać dodatkowy komentarz do dostawy lub nr partii lub serii.

Dane podsumowujące charakterystyczne dla faktury importowej

Rabat procentowy / Rabat kwotowy
Określenie rabatu procentowego i kwotowego na końcu faktury importowej. Jeżeli wyspecyfikowano oba typy rabatów, najpierw od kwoty dokumentu odejmowany jest rabat procentowy, a od uzyskanej wartości odejmowany rabat kwotowy. Kwoty poszczególnych pozycji ustalane są proporcjonalnie do wartości ogólnej faktury, a ceny obliczane przez podzielenie wartości danej pozycji po odliczeniu rabatu przez ilość.

Razem
Ogólna wartość dokumentu w walucie. Musi być zgodna z dokumentem oryginalnym gdyż kwota ta trafia do rozrachunków jako zobowiązanie wobec dostawcy.

Płatność
Wybiera się tu również formę płatności oraz określa termin zapłaty poprzez podanie ilości dni lub konkretnej daty.

W przypadku, gdy przy dostawcy przypisana jest forma płatności, jest ona proponowana dla wszystkich jego faktur. Można cofnąć operatorowi prawo zmiany formy płatności na fakturze (patrz Grupy uprawnień). Jeśli nie przypisano formy płatności kontrahentowi, to proponowana jest forma G – gotówka. Wprowadzenie płatności nie ma wpływu na sposób rozliczenia dokumentu w systemie. Przepisujemy tu tylko formę i datę płatności z dokumentu oryginalnego zaś sposób rozliczenia dokumentu ustalany jest pod przyciskiem Dane księgowe.

Przycisk Stan rozrachunków przywołuje okno prezentujące stan rozrachunków z danym kontrahentem.

Dane księgowe
Ustalamy tu:

• sposób rozliczenia dokumentu
  Domyślnie proponowane jest rozliczenie dokumentu przez rozrachunki z bieżącym kontrahentem.

• datę i sposób księgowania
  Data księgowania może być tożsama z datą rejestracji (wpływu) lub wystawienia dokumentu ewentualnie jest to inna, dowolna data.

Pozostawienie pustego schematu księgowego oznacza księgowanie zgodne z definicją dokumentu.

Uwagi
Dodatkowe informacje dotyczące dokumentu

Poprawianie / usuwanie faktury importowej

Przy poprawianiu / usuwaniu dokumentu zakupu obowiązują ogólne zasady opisane w rozdziale Dokumenty.

Korekta faktury WNT (KI)

Mianem korekt faktury WNT w systemie określa się faktury korygujące z tytułu:

• zwrotu towaru
• obniżenia ceny
• podwyższenia ceny

Korekta faktury WNT (KI) – formularz

Podczas dodawania nowej korekty sprzedaży pojawia się poniższy formularz:

Dane nagłówkowe charakterystyczne dla korekty faktury WNT

Tytuł korekty
Selektor tytułu korekty:

• zwrot towaru
• obniżenie ceny
• podwyższenie ceny

Do dokumentu
Wybór, czy faktura korygowana istnieje w systemie, czy nie.

Nr dokumentu korygowanego
W przypadku, gdy korygowany dokument istnieje w systemie – przywołana zostanie lista faktur wybranego kontrahenta. Po wyborze dokumentu z listy zostanie przepisany z niego jego numer oraz kurs waluty.

Numer i data faktury korygowanej
Numer oryginalny i data faktury WNT, do której wystawiona została rejestrowana faktura korygując.

Numer i data faktury korygującej
Numer oryginalny i data rejestrowanej faktury korygującej.

Waluta i kurs
Waluta i kurs domyślnie jest przepisywana ze wskazanego dokumentu korygowanego, natomiast w przypadku korekty do dokumentu nieistniejącego należy wskazać odpowiednią tabelę z listy Tabeli Kursów Walut.

Pozycje korekty

Jeżeli korekta dotyczy dokumentu istniejącego w systemie to w pozycjach korekty przywoływane są tylko artykuły z dokumentu korygowanego w przeciwnym wypadku cała lista artykułów.

W zależności od tego, z jakiego tytułu wypisujemy korektę, podczas wprowadzania pozycji na dokumencie, widzimy różne okienka:

Korekta z tytułu obniżenia /podwyższenia ceny

Ilość korygowana
Ilość artykułów, która będzie podlegać korekcie.

Ilość korygowana
Ilość artykułów, która będzie podlegać korekcie.

Wartość
Ogółem wartość, na jaką została wystawiona faktura korygująca

Korekta z tytułu zwrotu towaru

Ilość korygowana
Ilość towaru, jaka będzie zwracana. W przypadku korekty do dokumentu istniejącego program nie pozwala wpisać ilości większej niż ilość na fakturze zakupu.

Cena
Cena jednostkowa zwracanego towaru

Wartość
Ogółem wartość, na jaką została wystawiona faktura korygująca.

Dane podsumowujące charakterystyczne dla korekty faktury WNT.

Korekty wewnętrzne
Pozwala na wygenerowanie korekty do faktur wewnętrznych. Po wybraniu tej opcji należy wskazać:

• Rejestr korekt wewnętrznych sprzedaży
• Rejestr korekt wewnętrznych zakupu

Dane księgowe
Ustalamy tu datę i sposób księgowania. Data księgowania może być tożsama z datą rejestracji (wpływu) lub wystawienia dokumentu ewentualnie jest to inna, dowolna data. Pozostawienie pustego schematu księgowego oznacza księgowanie zgodne z definicją dokumentu.

Korekta faktury importowej WNT trafia po zarejestrowaniu na rozrachunki, natomiast wygenerowane do niej korekta wewnętrzna sprzedaży i korekta wewnętrzna zakupu trafiają do rejestrów VAT.

Korekta zakupu (KI) nie dokonuje rozchodu towaru z magazynu. Jeżeli zwracamy towar do dostawcy, to należy sporządzić ZD (zwrot do dostawcy), jako dokument magazynowy.

Zamówienia do dostawców (ZW)

Dodając nowe zamówienie pojawia się poniższy formularz.

Termin realizacji
Określenie terminu realizacji w nagłówku dokumentu ZW, obowiązywać
będzie dla całego dokumentu, o ile w poszczególnych pozycjach nie podano
innych terminów.
Statusy
Dokumenty ZW wyposażone są w statusy, które umożliwiają uzyskanie
informacji na temat zarejestrowanych, potwierdzonych i odrzuconych
zamówień do dostawców.

Rodzaje statusów w dokumentach ZW:

  • nieweryfikowane – status nadawany automatycznie po utworzeniu
dokumentu
  • potwierdzone – nadawany przez operatora
  • odrzucone – nadawany przez operatora. Po wyborze tego statusu
program pozwala określić przyczyny odrzucenia.

Pozycje zamówienia do dostawcy
Pozycje zamówienia do dostawcy można:
1. wpisać ręcznie
2. wygenerować automatycznie na podstawie
– statystyki sprzedaży
– zamówień od klientów
– zapasów minimalnych.

Przy ręcznym wpisywanie pozycji zamówienia (opcja Dodaj) pojawia się
poniższe okno:

Dodatkiem na dokumencie ZW jest możliwość przeanalizowania przez system, jaką ilość artykułu należy zamówić.

Opcja dostępna  pod przyciskiem Ile zamówić?… pozwala na wprowadzenie:

• ilości dni na którą użytkownik chce zaplanować zapas,
• ilość dni z których ma pobrać informacje do analizy,
• rodzaju magazynu, oraz uwzględnieniu czy ze wszystkich dokumentów rozchodowych czy tylko sprzedażowych pobrać dane do analizy.

Po wprowadzeniu wytycznych, klikając przycisk Oblicz system wylicza proponowaną ilość zamówienia.

Analiza zamówień do dostawców

Analiza ta odpowiada na podstawowe pytania dotyczące zamówień do
dostawców:
   • co zamówiono u danego dostawcy
   • u którego dostawcy zamówiono dany towar
   • które zamówienia są zrealizowane, a które nie
   • jakie ilości towaru zostały zamówione.
Aby znaleźć odpowiedzi na powyższe pytania należy ustalić parametry analizy.

Parametry analizy

Kontrahent ……..Wybór zamówień jednego lub wszystkich dostawców.
Okres………………Wybór okresu do analizy.
Stan realizacji….Możliwość wybory zamówień:
– tylko niezrealizowanych
– tylko zrealizowanych
– wszystkich.
Towar……………..Wskazanie do analizy:
– wszystkich towarów
– towarów z wybranej grupy, gdzie wyróżnikiem grupy
są pierwsze znaki symbolu
– konkretnego towar.

Magazyn ………… Wskazanie magazynu, z którego mają pochodzić zamówienia
do analizy.
Przycisk Wykonaj analizę wygeneruje wynik zestawienia według zadanych
parametrów.
Wynik zestawienia można wydrukować używając przycisku Drukuj.

Dokumenty SAD

Dokumenty SAD w połączeniu z fakturami importowymi umożliwiają obliczenie cen zakupu w PLN towarów i automatyczne wygenerowanie dokumentu PZ. Podczas edycji pozycji SAD pozycje faktur importowych są widoczne i mogą być w nim rejestrowane. Umożliwia to powiązanie jednej faktury z kilkoma dokumentami SAD lub odwrotnie – jednego dokumentu SAD z wieloma fakturami.

Po utworzeniu dokumentu SAD łączna wartość opłat przenoszona jest na rozrachunki z urzędem celnym lub agencją celną, a wartości netto i VAT trafiają do rejestru VAT na wskazany przez użytkownika miesiąc.

Dokument SAD – formularz

Dodając nową fakturę importową pojawia się poniższy formularz.

Formularz służy do rejestracji danych pochodzących z dokumentów SAD niezbędnych do obliczenia cen zakupu towarów, wypełnienia rejestru VAT oraz uzupełnienia rozrachunków z urzędem celnym.

W czasie rejestracji dokumentu SAD tworzone jest połączenie pomiędzy jego pozycjami, a pozycjami faktur importowych, których dotyczy. Połączenie to jest niezbędne dla prawidłowego wygenerowania dokumentu PZ, ponieważ sam SAD nie zawiera wszystkich informacji niezbędnych do obliczenia cen zakupu w PLN. Program sięga więc do faktury importowej, z której pobiera cenę zakupu w walucie i dodając opłaty z SAD-u wylicza cenę zakupu w PLN. Podczas generowania dokumentu PZ określa się, które opłaty z dokumentu SAD posłużą do obliczenia ceny zakupu towaru. Opłaty te będą rozłożone na wszystkie towary proporcjonalnie do ich wartości.

Dane nagłówkowe charakterystyczne dla dokumentu SAD

Data wpływu
Data otrzymania, wprowadzenia do ewidencji dokumentu SAD.

Numer oryginalny i data dokumentu
Numer i data wystawienia spisane z oryginału dokumentu SAD.

Termin płatności
Termin zapłaty wyliczonych na dokumencie SAD opłat.

Opłata manipulacyjna (115) / Opłata specjalna (117)
Opłaty manipulacyjna i specjalna z dokumentu SAD. W nawiasach podane są numery pól dokumentu SAD, w których zawarte są omawiane wartości.

Waluta i kurs
Uaktywnia okno dialogowe wyboru waluty i tabeli kursów. Podaje się tu walutę jej kurs z dokumentu SAD.

Jeżeli dane te nie zostaną uzupełnione program nie pozwoli na wprowadzenie pozycji dokumentu (komunikat Niekompletne dane dokumentu.).

Dostawca
Wskazanie dostawcy towaru umieszczonego na dokumencie SAD.

Urząd celny / Agencja celna
Wyboru urzędu celnego bądź agencji celnej, w której należy uiścić opłaty naliczone na dokumencie SAD. Po zakończeniu dokumentu SAD na rozrachunkach pojawi się zapis zobowiązana wobec wskazanego urzędu / agencji na sumaryczną kwotę opłat.
Wybierając Urząd przywoływana jest tabela Urzędy.
Wybierając Agencję celną przywoływana jest tabela Kontrahenci.

Pozycje dokumentu SAD

Tabela pozycji zawiera sumaryczne informacje o wszystkich pozycjach dokumentu SAD. Prezentowana jest tutaj podstawa podatku VAT, podatek VAT oraz suma wszystkich opłat.

Formularz natomiast wygląda zupełnie inaczej niż większość dokumentów w systemie.

Formularz obsługuje się w bardzo prosty sposób przepisując z oryginalnego dokumentu SAD odpowiednie wartości. W nawiasach podane są numery pól dokumentu SAD, w których zawarte są poszczególne kwoty.

Wartość pozycji (42) i (44), korekta (44) oraz koszty zagraniczne wprowadzane są w walucie, reszta danych (tzn. opłaty, podatki i akcyzy) wprowadzana jest w złotówkach.

Po przepisaniu wszystkich występujących na dokumencie SAD wartości i opłat należy jeszcze wskazać, powołując się na faktury importowe, artykuły których dotyczy pozycja SAD-u. Wskazanie to jest niezbędne do prawidłowej generacji dokumentu PZ, nie jest natomiast wymagane, jeżeli chcemy tylko uzupełnić rejestr VAT i rozrachunki z urzędem / agencją celną.

Nr pozycji SAD – Numer pozycji SAD-u.

Wartość pozycji (42) – Wartość pozycji podana w walucie w polu 42.

Wartość pozycji (44) – Wartość pozycji podana w walucie w polu 44

Kwota korekty (45) – Kwota korekty podana w walucie w polu 45.

Cło (111) – Kwota cła dla danej pozycji podana w złotówkach w polu 111.

Podatek (113) – Kwota podatku dla danej pozycji podana w złotówkach w polu 113.

Koszty zagraniczne – Koszty zagraniczne podane w walucie.

Akcyza (811) – Kwota akcyzy dla danej pozycji podana w złotówkach w polu 811.

Opłata wyrównawcza (211) – Kwota opłaty wyrównawczej podana w złotówkach w polu 211.

Podstawa do obliczenia – Kwota podstawy do obliczenia podatku VAT

podatku VAT – podana w złotówkach.

Stawka VAT – Wybór właściwej stawki VAT.

VAT (813) – Automatyczne wyliczenie kwoty VAT-u po uprzednim wypełnieniu kwoty podstawy oraz wybraniu odpowiedniej stawki VAT. Istnieje możliwość ręcznego skorygowania kwoty podatku VAT.

Pozycje faktury importowej – tabela

Tabela zawiera przypisane do danej pozycji SAD pozycje faktur importowych.

⇒ Patrz  -> Faktury importowe

Dodając pozycje faktury importowej program przywołuj tylko pozycje z faktur dostawcy wskazanego na dokumencie SAD. Prezentowana jest Ilość artykułu z faktury oraz Pozostała ilość, czyli ile jeszcze nie zostało połączone z dokumentami SAD.

Po wskazaniu artykułu należy jeszcze podać ilość, jaka występuje na dokumencie SAD.

Nie jest możliwe poprawienia raz przypisanej pozycji – jeżeli jest błędna, można ją tylko skasować (tzn. usunąć powiązanie z pozycją dokumentu SAD), a następnie dodać prawidłową.

Dane podsumowujące charakterystyczne dla dokumentu SAD

Podsumowanie
Przycisk pokazuje kwoty netto, podatku VAT i brutto w rozbiciu na stawki podatku oraz kwotę zakupów nie podlegających ustawie o podatku VAT. Wartości, które pokazuje przycisk Podsumowanie trafiają do rejestru VAT.

• Kwoty netto i VAT są dostępne do edycji i możesz, gdy zajdzie taka potrzeba, skorygowanie je ręczne, tak aby do rejestru VAT trafiły w prawidłowych wartościach.

Uwagi
Dodatkowe informacje dotyczące dokumentu.

Generuj PZ
Przycisk ten uruchamia generowanie dokument PZ (przyjęcia do magazynu) na podstawie danych z faktury importowej i dokumentu SAD.

Przed rozpoczęciem generowania dokumentu zostaniemy zapytani o opłaty, które mają zostać uwzględnione przy obliczaniu cen zakupu towaru oraz o tabelę kursów walut dla dokumentu PZ.

Kwoty tych opłat zostaną rozłożone na poszczególne towary proporcjonalnie do ich wartości na fakturze importowej.

Pozycja Dodatkowy koszt umożliwia wprowadzenia dodatkowego kosztu, który nie jest uwzględniony w dokumentach FI i SAD, ale który ma zostać uwzględniony przy obliczaniu cen zakupu towaru.

Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT)

Transakcje  eksportowe i importowe wewnątrz UE po wejściu Polski do UE zostały zastąpione pojęciami WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów; WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. Pojęcie eksportu i importu odnoszą się jedynie do transakcji z podmiotami poza unijnymi.

W celu rejestracji wewnątrz unijnej faktury zakupu (WNT) należy:

1. W Administracja -> Definicje dokumentów zdefiniować nowe rejestry:
   • Faktur importowych. W opcji Wewnątrzwspólnotowe nabycie należy wybrać Tak. Czynność ta umożliwia automatyczne generowanie faktur wewnętrznych z poziomu faktury importowej.
   • Faktur sprzedaży i zakupu. W opcji Rodzaj dokumentu należy wybrać z listy transakcję Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (faktura wewnętrzna). Faktury wewnętrzne służą do rozliczenia podatku VAT z przeprowadzonej transakcji wewnątrz unijnej. Dokumenty te zostaną ujęte w rejestrze VAT z jednej strony jako podatek należny a z drugiej jako naliczony.
2. W opcji Administracja -> Ustawienia globalne -> Kontrahent dla faktur wewnętrznych należy zdefiniować kontrahenta na którego rejestrowane będą faktury wewnętrzne.
3. W opcji Zakupy -> Faktura importowa należy zarejestrować fakturę w odpowiednim rejestrze a następnie z poziomu tej faktury wygenerować faktury wewnętrzne sprzedaży i zakupu przy użyciu przycisku Generuj Faktury wew. Podczas generowania faktur wewnętrznych należy zaznaczyć pole wyrównaj wartość faktur wew. z FZ wówczas w fakturach wewnętrznych pojawi się dodatkowa pozycja która wyrówna jej wartość.

Z tego poziomu możemy również wygenerować dokument PZ używając przycisku Generuj PZ i przyjąć automatycznie na magazyn towar nabyty w ramach transakcji wewnątrz unijnej. Podczas generowania dokumentu PZ można wskazać pozycje księgowe oraz koszt dodatkowy, które wpłyną na ustalenie ceny zakupu towarów.

Z poziomu faktur wewnętrznych należy także wypełnić zakładkę Dane Intrastat potrzebne do automatycznego wygenerowania deklaracji Intrastat oraz uzupełnić pola znajdujące się pod klawiszem F12 ->Dane Intrastat.

Opcja ta zawiera informacje na temat kraju przeznaczenia, rodzaju transakcji i transportu oraz miejsca dostawy. W tym miejscu możemy również wskazać z jaka datą dany dokument ma trafić do deklaracji Intrastat. Zmiany daty możemy również dokonać dodatkowo na liście dokumentów  pod klawiszem F12, gdzie znajduje się opcja Zmiana daty w deklaracji Intrastat.

Korekta kosztu własnego

Od wersji 3.72 rozbudowano mechanizm doliczania do poszczególnych pozycji dokumentu PZ, kosztów pochodzących z udokumentowanych w systemie zdarzeń (np. faktury zakupu krajowej, faktury zakupu zagranicznej, korekty tych dokumentów, dokumentu SAD) oraz dowolną wartością wpisaną przez użytkownika. Teraz możliwe jest przypisanie kosztu do wskazanych pozycji dokumentu, aby w kolejnym kroku system mógł tę wartość odpowiednio odnieść do wartości magazynu, albo do wartości kosztu powstałego wskutek rozchodowania asortymentu.

W związku z powyższym mechanizm działa w dwóch trybach:

• kiedy jeszcze dokumenty nie są zaksięgowane. Mowa tu o dokumentach PZ, jak również tych, które rejestrują rozchód asortymentu, znajdującego się we wskazanej dostawie;
• kiedy dokumenty PZ oraz dokumenty rozchodowujące towar z danej dostawy zostały już przeniesione do modułu Księga Handlowa

Pierwszy tryb pozwoli urealnić stan magazynowy oraz przeszacować wszystkie dokumenty – czyli nastąpi tzw. Wsteczne przeliczenie cen zakupu, tworząc nową cenę nabycia.

Drugi tryb służyć będzie do rozliczenia dodatkowych kosztów po stronie księgi handlowej.

        I.      Jak uruchomić  mechanizm korekty kosztu własnego

W tabeli konfiguracyjnej w bazie Hermes należy dodać parametr.

Skrypt:

INSERT INTO HERMES..HMCONFIG (parametr,wartosc,opis) values (‘KOREKTAK’,’1′,’Korekta kosztów’)

W menu Zakupy pojawi się opcja Korekty kosztu własnego.

Uruchomiona zostanie obsługa dodawania kosztów do zaznaczonych pozycji dokumentów PZ.

Następnie należy zdefiniować w rejestrach dokumentów rejestr dla dokumentów KK.

II. Jak działa mechanizm doliczania kosztów do dokumentu PZ.

Do dokumentu PZ można doliczyć koszty pochodzące z udokumentowanych w systemie zdarzeń, np. faktura zakupu krajowa, faktura zakupu zagraniczna, korekty tych dokumentów, dokument SAD (Rys. 1) , ale również dowolnie wpisaną przez użytkownika wartość( Rys.2).

Rys. 1. Dodatkowy koszty, który uprzednio został zarejestrowany w systemie HermesSQL

Rys. 2. Dowolny koszt wpisany przez użytkownika

1. Dowolny koszt w dokumencie wpisany przez użytkownika.

Należy stworzyć PZ, dodać pozycje. Tworzy się obieg dokumentów, czyli rozchody oraz księgowanie rozchodów z tego przychodu.

Chcąc po czasie dodać koszt, należy wrócić do tego dokumentu, a następnie:

1. Kliknąć opcję Dodatkowy koszt do pozycji.
2. Dodać koszty.
3. Wybrać Rodzaj kosztu, zatwierdzić przyciskiem

Koszt został dodany. Następnie należy go zaznaczyć check boxem i wcisnąć przycisk Przelicz koszt dla Korekty Kosztów (KK).

Można przystąpić do wystawiania dokumentu korekty. Z menu Zakupy wybrać opcję Korekta kosztu własnego, postępując według wytycznych:

A. Wybrać rejestr dokumentu KK.

B. Wprowadzić okres za jaki ma być zrobiona korekta. Jest to równoznaczne z tym jakie dokumenty będą możliwe do wskazania w opcji Dotyczy dokumentu.

C. Wybrać kontrahenta.

D. Można wprowadzić numer oryginalny (dowolny tekst).

E. Następnie należy wybrać dokument, którego korekta kosztu dotyczy.

2. Dodatkowy koszty, który uprzednio został zarejestrowany w systemie HermesSQL.

Analogicznie jak w pierwszym przypadku należy stworzyć PZ, dodać pozycje. Stworzyć obieg dokumentów: rozchody, księgowanie rozchodów z tego przychodu. Chcąc dodać koszt, należy wrócić do tegoż dokumentu, a następnie:

A. Będąc w dokumencie PZ należy wskazać pozycje, do których maja zostać doliczony dodatkowy koszt oraz wcisnąć przycisk Dodatkowy koszt.

B. W nowo-otwartym oknie wybrać zakładkę Dokumenty stanowiące dodatkowy koszt.

C. Zielonym plusem dodać Dodatkowy koszt.

Można wybrać dokument tego samego kontrahenta, na którego zrejestrowana jest dostawa lub dowolnego kontrahenta w bazie.

Na liście dokumentów należy odnaleźć dokument z zewidencjonowanym kosztem.

Następnie trzeba określić, która wartość dokumentu stanowić będzie koszt: wartość netto, brutto czy VAT.

W przypadku dokumentów SAD pojawią się opcje z wyborem odpowiednich wartości.

Następnie należy określić metodę rozłożenia kosztów do pozycji PZ.

Proporcja budowana jest na podstawie wybranego parametru, np. ilość z zaznaczonych pozycji, np.:

3szt. artykułu A

6szt. artykułu B

Dodatkowy koszt 12 zł

3/9 * 12zł = 3,999999 = 4 – taki koszt zostanie doliczony do pierwszej pozycji

6/9 * 12zł = 7,999999 = 8 – taki koszt zostanie doliczony do drugiej pozycji

Należy pamiętać, aby w przypadku wyboru proporcji do masy, sprawdzić, czy do artykułu została przypisana odpowiednia masa (dane dodatkowe w kartotece artykułu).

Można przystąpić do dodania tych kosztów do zaznaczonych pozycji.

Z menu Zakupy wybrać opcję Korekta kosztu własnego.

Po uzupełnieniu wszystkich danych i kliknięciu w pozycje uruchamia się mechanizm importu pozycji doliczonych kosztów. Następnie należy wybrać dokument, którego korekta kosztu dotyczy.

Jeżeli z tej dostawy zostały już rozchodowane materiały, system wyświetli listę dokumentów, na których danych towar został rozchodowany.

W kolumnie Przeciw, znajduje się informacja, czy dokumenty można przeliczyć, czyli urealnić ich cenę nabycia. Jeżeli dokumenty nie są zaksięgowane będzie można je przeliczyć.

Jeżeli z zaznaczonej na PZ pozycji wygenerowane zostały rozchody, z których chociaż jeden został przeniesiony do KH, wówczas system nie przeliczy tych pozycji, ale zapisze dodatkowy koszt – będzie to podstawa do późniejszego rozliczenia tych kosztów w Korekcie kosztów.

Ponadto mechanizm sprawdzi również, czy nie wskazaliśmy pozycji która:

• nie ma doliczonych kosztów;
• z pozycji przychodu nie było żadnego rozchodu, czyli można przeliczyć pozycję standardowym sposobem.

W przypadku kiedy mechanizm zadziała prawidłowo pozycje automatycznie wpadną na dokument KK. Pozycje są rozbite na ilość kosztów jakie zostały dodane.

Na formularzu Korekta kosztu własnego, znajduje się również zakładka Pozostałe dane, gdzie można ustawić opcje księgowania dokumentu w Księdze Handlowej oraz według jakiego schematu.

Po zapisaniu dokumentu widoczny jest efekt:

Zarówno pozycje dokumentu KK jak i cały dokument można usuwać.

Pozycji dokumentu KK nie można poprawiać, ponieważ są związane z doliczonym kosztem , aby zmienić pozycję trzeba wygenerować kolejną korektę kosztu własnego do danej pozycji przychodu.

Wartość przedmiotu leasingu rozliczanego jako koszt

W 2019 roku weszły w życie zmiany w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych i od osób prawnych, dotyczące rozliczania wydatków na leasing pojazdów osobowych. Główne zmiany objęły zakres kosztów eksploatacyjnych oraz wartości przedmioty leasingu, rozliczanego jako koszt.

Nowelizacja wprowadza limitowanie rat leasingowych w kosztach, wprowadzając jednocześnie górną granicę wartości auta, którą można w ramach leasingu operacyjnego rozliczyć jako koszt uzyskania przychodu. Limit obejmie umowy zawarte lub zmienione 2019 roku, w związku z tym, od 01.01.2019 r., zaliczanie rat leasingowych do kosztów odbywać się będzie na nowych zasadach.

Nowo wprowadzony limit od 2019 roku wynosi:

• Dla aut osobowych spalinowych i hybrydowych do wartości pojazdu 150 tys. zł, • Dla aut elektrycznych do wartości pojazdu 225 tys. zł (po uzyskaniu zgody z UE).

Do rat leasingowych nie stosuje się ograniczenia 75 % jak w przypadku wydatków na eksploatację pojazdów osobowych. Ograniczenie to ma zastosowanie, gdy rata leasingu zawiera również koszty eksploatacji.

Wprowadzenie tego limitu oznacza, że nadwyżka wartości pojazdu nie będzie kosztem a raty będą rozliczane proporcjonalnie do limitu kwotowego. Limit kwotowy wylicza się jako wartość brutto minus możliwy do odliczenia podatek vat.

Proporcję ograniczenia kosztów do limitu 150 tys. zł liczy się następująco:

150 tys. zł/ wartość przedmiotu leasingu (tj. kwota brutto minus możliwy do odliczenia podatek VAT w zł) x 100% Przykład:

Przedsiębiorca użytkuje w ramach zawartej w styczniu 2019 r. umowy leasingowej, auto spalinowe o wartości netto 200 000 zł, VAT 23 % – 46 000 zł. Rata leasingu netto składa się z części kapitałowej 1 200 zł i odsetkowej 800 zł plus należny podatek VAT 460 zł. Łącznie 2 000 zł + 460 zł = 2460 zł.

Wartość uwzględniania do limitu to kwota 223 000 zł, czyli wartość netto powiększona o 50 % nieodliczonego VAT’u (200 000 zł + 23 000 zł).

Proporcja w tym przypadku wynosi 150 000/ 223 000 * 100 % = 67,26 %. Rozliczenie będzie wyglądało następująco:

1. Część kapitałowa
   • Netto 1 200 zł,
   • VAT 276 zł, VAT możliwy do odliczenia 138 zł,
   • Koszt (netto + nieodliczony VAT) 1 200 zł + 138 zł = 1 338 zł,
   • Koszt podatkowy (wartość kosztu * proporcja) 1338 zł * 67,26 % = 899,94 zł.
2. Część odsetkowa
   • Netto 800 zł,
   • VAT 184 zł, VAT możliwy do odliczenia 92 zł,
   • Koszt (netto + nieodliczony VAT) 800 zł + 92 zł = 892 zł
   • Koszt podatkowy 892 zł – część odsetkowa nie jest dodatkowo ograniczona proporcją.

W związku z tym, w programie dodano możliwość zdefiniowania więcej niż jednej proporcji w danym roku.

UWAGA!!!

Wartość proporcji użytkownik musi obliczyć we własnym zakresie, na podstawie wyżej opisanego wzoru. 

Podczas dodawania pozycji, należy wskazać odpowiednią proporcję.

W podsumowaniu, program rozbija prawidłowo wartość kosztów uzyskania przychodów.