Większość rozliczeń w programie odbywa się przy okazji rejestracji wpłaty/wypłaty gotówki na dowodach KP, KW, BP, BW. Jednak część transakcji nie może być rozliczana w ten prosty sposób. Jeśli rozliczeniu nie towarzyszy przepływ gotówki (kompensata wzajemna, przedpłata, faktoring, weksle itp.), należy użyć dokumentu RO.
⇒ Przykłady zastosowań dokumentu RO patrz rozdział: Rozrachunki -> Przykłady typowych rozliczeń w rozrachunkach
Program zakłada domyślnie trzy rejestry dokumentów RO nazywając je kolejno:
- RO/KMP – Dokumenty kompensacyjne
- RO/PRZ – Rozliczenia przedpłat
- RO/ZAL – Rozliczenia zaliczek pracowników
Ostateczny podział zależy od potrzeb Użytkownika i może być o wiele szerszy. Definiując dokumenty RO warto rozdzielać je na te które będą księgowane i na te które księgowaniu nie podlegają. Łatwiej jest wtedy zautomatyzować przenoszenie odpowiednich RO do modułu KH.
⇒ Patrz moduł Konfiguracja: Definicje dokumentów
Dokument rozliczeniowy RO – formularz
Dodając nowy dokument RO pojawia się poniższy formularz.
⇒ Patrz moduł Pierwsze kroki: Dokumenty
Dane nagłówkowe charakterystyczne dla dokumentu RO
Podmiot
W polu tym wskazujemy jakiego podmiotu rozrachunki chcemy rozliczyć.
Podmiotem może być:
- Kontrahent
- Pracownik
- Urząd
- Inny podmiot
- Właściciel.
Sposoby wyszukiwania konkretnego podmiotu są identyczne jak dla wszystkich dokumentów
⇒ Patrz moduł Pierwsze kroki: Dokumenty
Waluta
Wskazanie waluty, w jakiej nastąpić ma rozliczenie.
Tabela kursów walut
Przycisk ten jest dostępny tylko w przypadku wybrania waluty innej niż PLN. W polu tym podaje się kurs wybranej waluty obcej.
Pola Suma Wn, Suma Ma, Saldo są automatycznie wypełniane przez program.
Suma Wn
Jest to łączna wartość rozliczonych dokumentów po stronie Winien, np. łączna suma faktur własnych.
Suma Ma
Jest to łączna wartość rozliczonych dokumentów po stronie Ma, np. łączna suma faktur obcych.
Saldo
Różnica stron zapisana po właściwej stronie.
Pozycje dokumenty RO
Tabelę pozycji dokumentu RO stanowią dokumenty rozliczane tym dowodem.
| Dokument wybrany do rozliczenia na dokumencie RO zostaje zablokowany do edycji. W przypadku konieczności jego poprawienia należy usunąć go z pozycji dokumentu rozliczeniowego. |
W przypadku wskazania na RO waluty obcej w pozycjach RO, przy poszczególnych dokumentach liczone są dodatnie i ujemne różnice kursowe.
Selektor dokumentów
Pierwszy selektor zawiera dwie opcje:
- Tylko dokumenty.. (tu rodzaj i numer podmiotu)
- Wszystkie nierozliczone dokumenty.
Wybierając drugą opcję można rozliczać wzajemnie transakcje różnych kontrahentów.
Dokument rozliczany
Klawiszem Enter możemy przywołać nierozliczone dokumenty. Pojawia się lista dokumentów nierozliczonych, z której należy wybrać właściwy dokument.
W polach Numer oryginalny (tylko dla dokumentów obcych) oraz Saldo pojawiają się wartości odczytane ze wskazanego dokumentu. Saldo oznacza kwotę do rozliczenia. Np. jeśli wybrana faktura opiewała na kwotę 100 zł, ale wcześniej została częściowo zapłacona (rozliczona) kwotą 20 zł, to jej saldo wyniesie 80 zł po stronie WN.
Rozliczenie dokumentu kwotą
W pole to zostaje przepisane saldo dokumentu. Kwota jest dostępna do edycji, tak więc można wskazać kwotę mniejszą niż saldo dokumentu, np. faktura była wystawiona na 1000 zł a rozliczamy tylko 400 zł.
Kategoria operacji
Pola te są dostępne po włączeniu Księgi Handlowej w opcji Funkcje administracyjne -> Włącz KH i wypełnione powinny być tylko w przypadku gdy dokument RO ma być zaksięgowany.
Tabelę kategorii operacji otwieramy klawiszem Enter. Dla pozycji których saldo zapisane jest po stronie Wn przywoływane są tylko kategorie o typie Przychód, natomiast dla pozycji z saldem po stronie Ma – o typie Rozchód. Jeżeli brak jest kategorii potrzebnej do rozliczenia dokumentu możemy ją dopisać z tego poziomu używając opcji Dodaj.
Należy uważać wybierając kategorię z przypisanym kontem powiązanym z kartoteką. Kartoteka ta musi być zgodna z rodzajem podmiotu wskazanym na dokumencie RO. Np. program nie pozwoli wybrać kategorii z kartoteką kontrahentów, jeżeli RO podmiotem jest pracownik.
Dowody z określoną kategorią operacji można będzie automatycznie dekretować gdyż znane będzie konto operacji.
Jeżeli wybrana kategoria operacji posiada konto przeciwstawne z zespołu 4, możliwe jest wybranie konta z zespołu 5, co umożliwia automatyczne przeksięgowanie kosztów.
Po dopisaniu pozycji program wylicza sumy Wn i Ma oraz ich różnicę jako saldo po odpowiedniej stronie. Jeżeli saldo wystąpi, a rejestr dokumentów RO ma wskazane przenoszenie do KH, pojawia się dodatkowe pole:
Konto salda
Pozwala na wybór konta, na które podczas automatycznej dekretacji zostanie zaksięgowane saldo całego dokumentu.
Zakończenie dokumentu RO
Przycisk OK kończy obróbkę dokumentu.
Jeśli dokument RO posiada saldo to pojawi się pytanie o przeniesienie dokumentu na rozrachunki.
Odpowiedź Tak przeniesie dokument RO na rozrachunki jako należność jeżeli saldo jest po stronie Wn lub jako zobowiązanie gdy saldo jest po stronie Ma.
Odpowiedź Nie zamknie dokument nie przenosząc go do rozrachunków.
Poprawianie / usuwanie dokumentów RO
Przy poprawianiu / usuwaniu dokumentów rozliczeniowych RO obowiązują ogólne zasady opisane w rozdziale Dokumenty.
⇒ Patrz moduł Pierwsze kroki: Dokumenty
Po usunięciu RO dokumenty nim rozliczone wracają z powrotem na rozrachunki.