W systemach Humansoft dotychczas problematyczna była rejestracja kosztu, który rozksięgowywany jest na różne konta zespołu 5. Dotyczy to firm, które praktykują księgowanie kosztów zarówno na 4 jak i 5.
Do wersji 3.88, do kartoteki artykułu, środka trwałego, pracownika, konta przeciwstawnego kosztowego na dokumentach rozrachunkowych i pozycji dokumentu możliwe było przypisanie jednego konta zespołu 4 i jednego konta zespołu 5.
Opisywane zagadnienie dotyczy włączonej w menu Księgi Handlowej konfiguracji dotyczącej kręgu kosztów, pozwalającej na automatyczne zaksięgowanie na konto 4, 490 oraz przypisanego do transakcji konta zespołu 5.
Dotychczas, użytkownik sam musiał wybrać odpowiadające danemu zdarzeniu konto
zespołu 5. Ostatnie wersje wprowadziły ułatwienia, ponieważ możliwe jest wskazanie konta zespołu 5 w kartotece artykułu, natomiast nadal problemem było księgowanie jednego konta zespołu 4 i wielu kont zespołu 5.
Proponowane rozwiązanie udostępnione w wersji 3.89, opiera się na możliwości budowania Szablonów Księgowań Równoległych, gdzie w dodatkowej tabeli można określić na jakie konta, w jakiej wartości lub procencie czy z jakim komentarzem będzie można rozksięgować dane zdarzenie.
Wszędzie, gdzie jest możliwość wskazania konta zespołu 5, jest również możliwość wskazania Szablonu księgowania równoległego.
W związku z powyższym, w menu Księga Handlowa pod schematami księgowymi, dodano opcję Szablony księgowania równoległego.
Nowa opcja umożliwia zdefiniowanie przeksięgowania kosztów wynikających z faktury zakupu z czwórek na wiele piątek.
- Definiowanie szablonu księgowania równoległego
Tworząc nowy szablon należy podać kwotę z pozycji dokumentu, która będzie przeksięgowana oraz szereg definicji dekretów na piątki.
Mechanizm działa analogicznie do definicji kwoty w schemacie księgowym dla księgowania z pozycji dokumentu.
Przy definiowaniu pozycji dekretu należy podać konto, jak również można wprowadzić komentarz treść dekretu.
Do każdej pozycji należy zdefiniować sposób rozksięgowania.
Kwota może być zdefiniowana jako:
- procent od kwoty wyjściowej,
- konkretna wartość,
- zdefiniowany kod użytkownika do jej obliczenia.
UWAGA!!!
Przy wpisywaniu wartości procentowej program nie pilnuje limitu 100%.
- Wystawianie faktur zakupu
Na potrzeby opisywanej funkcjonalności, zmieniony został formularz Danych księgowych na pozycji dokumentu faktury zakupu. Formularz będzie dostępny w trybie poprawiania jak również dodawania pozycji, ale po jej zapisaniu, o czym użytkownik zostanie poinformowany stosownym komunikatem.
Jeżeli operator nie zgodzi się na zapisanie dodawanej pozycji, wyświetlony zostanie dotychczasowy formularz danych księgowych.
Po zapisaniu pozycji, wyświetlony zostanie nowy formularz z zakładkami Konta oraz Przeksięgowania.
Na zakładce Konta, po wyborze konta KUP i NKUP z zespołu KUP można użyć szablonu księgowania równoległego lub możliwe jest wskazanie odpowiednich kont zespołu 5, tak jak to miało miejsce dotychczas. Oznacza to, że można dodać dekrety bez wykorzystania szablonu księgowania równoległego.
Wskazanie szablonu księgowania równoległego będzie skutkowało brakiem możliwości wskazania jednego konta zespołu 5.
Po wyborze szablonu, na zakładce Przeksięgowania odpowiednia tabela z dekretami zostanie wypełniona zgodnie z definicją i w tym momencie obliczona zostanie kwota dekretu.
Podczas dekretacji, jeżeli w schemacie księgowym wybrane zostanie konto pobierane z pozycji, program pobierze informacje ze wskazanej definicji szablonu i odpowiednio rozksięguje kwoty na konto zespołu 4, 490 oraz przypisane do transakcji konta zespołu 5.
Zakładka Przeksięgowania umożliwia także ręczne dodanie dekretów. W pierwszej kolejności należy wskazać kwotę z pozycji dokumentu, analogicznie jak w definicji szablonu księgowania równoległego.
Po wyborze definicji kwoty zostanie ona pobrana z pozycji dokumentu i wyświetlona.
Program wyświetla też sumę kwot dekretów dla przeksięgowań KUP i NKUP.
Dodając pozycję po wybraniu konta należy podać jej kwotę. Może zostać obliczona jako procent od kwoty pobranej z pozycji dokumentu lub wpisana ręcznie.
Można też automatycznie pobrać całą kwotę pozostałą do rozksięgowania.
