Od wersji 3.91 w systemach Humansoft udostępniono obsługę samofakturowania, czyli procedury, w której nabywca towaru lub usługi wystawia fakturę w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Funkcjonalność została przygotowana z myślą o pełnej integracji z Krajowym Systemem e-Faktur KSeF. Umożliwia ona akceptację dokumentu samofakturowania, weryfikację jego statusu oraz wysyłkę do KSeF w sposób analogiczny do faktur sprzedaży.
Obsługa samofakturowania została zaimplementowana po stronie zakupów, ponieważ dokument jest tworzony przez nabywcę. W celu zachowania przejrzystości procesu oraz oddzielenia dokumentów samofakturowania od standardowych dokumentów zakupowych, wprowadzono odrębny rodzaj dokumentu oraz dedykowane pozycje menu. Poniżej przedstawiono poszczególne elementy nowej funkcjonalności.
Czym jest samofakturowanie?
Faktura wystawiona przez nabywcę trafia do KSeF jako dokument przypisany do NIP sprzedawcy i formalnie jest jego fakturą sprzedaży. Sprzedawca zachowuje pełną kontrolę, ponieważ to on decyduje poprzez nadanie uprawnień w KSeF, kto może wystawiać faktury w jego imieniu.
a. Włączenie obsługi samofakturowania
W ustawieniach globalnych dodano parametr Samofakturowanie z opcjami do wyboru Tak lub Nie, z domyślnym ustawieniem: Nie. Parametr pełni funkcję głównego przełącznika funkcjonalności. Ustawienie jego wartości na Tak powoduje udostępnienie w systemie wszystkich elementów związanych z obsługą samofakturowania, opisanych poniżej, w tym znacznika na kartotece kontrahenta, oznaczenia rejestrów oraz dedykowanych pozycji menu.
b. Oznaczenie kontrahentów objętych umową
Na formularzu kontrahenta dodano znacznik Umowa na samofakturowanie. Pole to staje się aktywne tylko wtedy, gdy w ustawieniach globalnych zostanie uruchomiona obsługa samofakturowania. Znacznik służy do oznaczenia kontrahentów, z którymi zawarto umowę
o samofakturowaniu. Podczas wystawiania dokumentów samofakturowania, na liście kontrahentów prezentowane są wyłącznie podmioty oznaczone tym znacznikiem.
c. Rejestry FZ i KZ dla samofakturowania
W rejestrach faktur zakupu FZ oraz korekt zakupu KZ dodano rodzaj dokumentu Samofakturowanie. Po jego wybraniu rejestr działa odmiennie od standardowego rejestru zakupowego. W szczególności:
- udostępniane są funkcje związane z obsługą KSeF,
- zmienia się sposób wskazywania grup towarowo-usługowych GTU oraz procedur. Dostępne są tu oznaczenia właściwe dla dokumentów sprzedaży, a nie dla dokumentów zakupu.
UWAGA!!!
Rejestry oznaczone jako samofakturujące są wyłączone ze standardowych list FZ i KZ. Obsługa dokumentów samofakturowania odbywa się z poziomu dedykowanych pozycji menu opisanych w punkcie 4.
d. Wystawianie dokumentów samofakturowania
W menu Zakupy wydzielono odrębną grupę pozycji przeznaczonych do obsługi dokumentów samofakturowania:
- FZ – samofakturowanie,
- KZ – samofakturowanie.
Podczas wystawiania dokumentu obowiązują następujące zasady:
- Na liście rejestrów prezentowane są wyłącznie rejestry oznaczone jako samofakturujące.
- Na liście kontrahentów prezentowani są wyłącznie kontrahenci oznaczeni znacznikiem Umowa na samofakturowanie.
- Dostępna jest możliwość uzupełnienia oznaczeń GTU oraz procedur, analogicznie jak w dokumentach sprzedaży.
- W polu Numer obcy należy podać numer dokumentu uzgodniony ze sprzedawcą. Wartość tego pola jest przekazywana do KSeF jako numer faktury.
e. Struktura dokumentu wysyłanego do KSeF
Dokument samofakturowania jest wysyłany do KSeF z wykorzystaniem tego samego schematu XML, który stosowany jest dla faktur sprzedaży. Podczas generowania pliku XML, system automatycznie przypisuje kontrahenta wskazanego na dokumencie jako Podmiot 1, natomiast jako Podmiot 2 wskazuje dane własne firmy pobrane bezpośrednio z konfiguracji danych podatkowych.
| Sekcja XML | Zawartość |
| Podmiot1 | Dane sprzedawcy, czyli formalnego wystawcy faktury, tj. NIP, nazwa, adres. |
| Podmiot2 | Dane nabywcy czyli technicznego wystawcy faktury, odbiorcy towaru/ usługi, tj. NIP, nazwa, adres. |
Dodatkowo, na fakturze umieszczana jest adnotacja samofakturowania:
- Fa/Adnotacje/P_17 – wartość 1 oznacza fakturę wystawioną w trybie samofakturowania,
- Rodzaj faktury – wartość zgodna z aktualnym XSD KSeF dla samofakturowania.
f. Uprawnienia i uwierzytelnianie w KSeF
Aby nabywca mógł wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, sprzedawca musi najpierw nadać mu w KSeF uprawnienie do samofakturowania. Bez tego uprawnienia faktura wysłana
w ramach samofakturowania nie zostanie przyjęta przez system.
Podmiot wysyłający fakturę uwierzytelnia się w KSeF własnym certyfikatem, np. podpisem kwalifikowanym i jako kontekst uwierzytelnienia podaje własny NIP. Faktura zostanie przyjęta wyłącznie wtedy, gdy druga strona transakcji nadała wcześniej odpowiednie uprawnienie na swoim koncie KSeF.
Przykład:
Spółka X o numerze NIP 9999999999 sprzedaje podatnikowi Y z NIP 3333333333, z którym ma umowę o samofakturowaniu. Spółka X nadaje w KSeF podatnikowi Y uprawnienie do samofakturowania. Podatnik Y, wystawiając faktury w imieniu spółki X, uwierzytelnia się własnym podpisem kwalifikowanym i podaje jako kontekst uwierzytelnienia własny NIP 3333333333.
g. Pobieranie dokumentów z KSeF i obsługa rejestru WR samofakturowanie
Należy pamiętać, że dokumenty samofakturowania są również pobierane z Krajowego Systemu e-Faktur KSeF w ramach standardowej synchronizacji dokumentów zakupowych. Dokument WR pochodzący z samofakturowania charakteryzuje się oznaczeniem samofakturowanie na pierwszej zakładce Dane nagłówkowe dokumentu.
W przypadku próby przekształcenia dokumentu typu WR samofakturowanie w FZ, system wyświetli komunikat informujący, że dokument tego typu został już utworzony/ istnieje w systemie i nie podlega ponownemu przekształceniu.
Jednocześnie planowane są dalsze prace rozwojowe, których celem jest automatyzacja procesu zamykania oraz obsługi dokumentów samofakturowania pobranych z KSeF, tak aby ograniczyć konieczność ręcznej obsługi tych zapisów.