Wersja 3.90 wprowadza funkcjonalność Pobierania faktur – Biura rachunkowe (dla Podmiotu 1). Oznacza to, że Biura rachunkowego będą mogły pobierać faktury sprzedaży klienta wystawione w KSeF.
1. Konfiguracja
W celu umożliwienia pobierania faktur z systemu KSeF dla Podmiotu 1, należy w pierwszej kolejności przejść do ustawień KSeF.
W ustawieniach, na zakładce Parametry dostępna jest opcja Czy pobierać dokumenty jako Podmiot 1?
Zaznaczenie tego parametru aktywuje możliwość pobierania faktur, w których dany podmiot występuje jako nabywca. Pobieranie dokumentów realizowane jest po użyciu funkcji Pobieranie faktur zakupu.
Pobrane dokumenty są rejestrowane we wstępnej rejestracji dokumentów WS.
W sekcji Definicje dokumentów istnieje możliwość dostosowania rejestracji dokumentów do indywidualnych potrzeb użytkownika. Dostępne są następujące parametry konfiguracyjne:
- Rejestr domyślny
Ustawienie wartości Tak powoduje, że wszystkie pobrane dokumenty będą domyślnie rejestrowane w tym rejestrze.
- Domyślny rejestr dla korekt
Określa rejestr, do którego trafi dokument korekty wygenerowany na podstawie dokumentu WS.
- Odpowiedzialny
Umożliwia wskazanie operatora odpowiedzialnego za obsługę dokumentu.
- Domyślny rejestr dla faktur
Określa rejestr, do którego trafi dokument faktury wygenerowany na podstawie dokumentu WS.
- Rejestr domyślny dla korekt
Ustawienie wartości Tak powoduje, że wszystkie pobrane dokumenty korygujące będą przypisywane do tego rejestru.
2. Pobieranie dokumentów – Podmiotu 1
W celu pobrania dokumentów dla Podmiotu 1 należy z menu KSeF wybrać opcję Pobieranie faktur zakupu.
UWAGA!!!
W przypadku pobierania faktur dla Podmiotu 1, zastosowanie ma ten sam mechanizm pobierania faktur zakupu z KSeF, mimo iż są to faktury sprzedaży.
Po uruchomieniu funkcji rozpoczyna się proces pobierania dokumentów. Informacja o jego przebiegu oraz postępie wyświetlana jest w prawym górnym rogu systemu.
Po zakończeniu operacji system prezentuje komunikat zawierający informację o liczbie pobranych dokumentów.
Pobrane dokumenty dostępne są w sekcji Pobrane faktury (wszystkie jako Podmiot 1).
Jest to lista dokumentów pobranych z KSeF, które zostały zarejestrowane jako dokumenty wstępne sprzedaży WS.
3. Dokument WS
Formularz dokumentu WS jest zbliżony funkcjonalnie do dokumentu WR. Główna różnica polega na braku zakładki prezentującej pozycje dokumentu. W przypadku dokumentu WS pozycje dodawane są dopiero na dokumencie wygenerowanym na jego podstawie.
Dane nagłówkowe dokumentu
Zakładka prezentuje podstawowe informacje o dokumencie pobrane z nagłówka pliku XML otrzymanego z KSeF.
Dane do uzupełnienia
Zakładka przeznaczona jest do uzupełnienia wymaganych danych, niezbędnych do wygenerowania właściwego dokumentu w systemie. Użytkownik powinien określić m.in.:
- Rejestr – rejestr, do którego zostanie zapisany generowany dokument,
- Oddział – jednostka organizacyjna, do której przypisany będzie dokument,
- Magazyn – magazyn, na który trafi dokument,
- Forma płatności – sposób rozliczenia dokumentu,
- Kontrahent (Podmiot 2) – odbiorca dokumentu; w przypadku jego istnienia w kartotece system automatycznie uzupełni dane,
- Rodzaj ceny – określenie, w jakiej cenie, np. netto/brutto zostanie wygenerowany dokument.
Dokument w formacie PDF
Zakładka umożliwia podgląd dokumentu w formacie PDF, wygenerowanego na podstawie danych z pliku XML.
Dokument można wydrukować, klikając na niego prawym przyciskiem myszy i wybierając opcję Drukuj.
Dokument w formacie XML
Zakładka zawiera oryginalny plik XML, pobrany z systemu KSeF Ministerstwa Finansów.
4. Generowanie faktury / korekty faktury z dokumentu Wstępnej rejestracji sprzedaży
Po uzupełnieniu dokumentu WS o wszystkie wymagane dane konfiguracyjne, niezbędne do wygenerowania dokumentu handlowego, należy zmienić jego status na Zatwierdzony.
Ustawienie statusu Zatwierdzony powoduje aktywację przycisków umożliwiających generowanie dokumentów:
- Faktura sprzedaży, w przypadku dokumentów podstawowych,
- Korekta sprzedaży, w przypadku dokumentów korygujących.
Po wygenerowaniu dokumentu, przycisk odpowiedzialny za jego utworzenie zmienia swoją funkcję. Zamiast opcji generowania wyświetlany jest klucz (numer) utworzonego dokumentu.
Kliknięcie w ten klucz powoduje otwarcie wygenerowanego dokumentu, na którym użytkownik może:
- dokonać edycji dokumentu,
- dodać pozycje, na podstawie wydrukowanego PDF’a.
5. Status wygenerowanego dokumentu
Wygenerowany dokument trafia na listę faktur lub korekt w etapie Przyjęty w KSeF, z opisem statusu Sukces. Dokument posiada uzupełnione pola: numer KSeF, data KSeF oraz status 200.
Dokument ten jest w pełni zarejestrowany w systemie KSeF, co oznacza, że użytkownik nie ma możliwości wprowadzania żadnych zmian. Jest traktowany jako faktura wysłana i zatwierdzona w KSeF.
