1. Zmiana adresów środowisk KSeF
W związku z uruchomieniem KSeF 2.0 na środowisku produkcyjnym od 01.02.2026 roku, Ministerstwo Finansów wprowadziło nową i ujednoliconą adresację środowisk KSeF. Oznacza to, że wszystkie dotychczasowe zostały wyłączone 17 stycznia 2026 roku a wysyłka pod stare adresy będzie niemożliwa.
Wysyłanie dokumentów na środowisko produkcyjne będzie możliwe wyłącznie z wykorzystaniem nowych adresów.
2. Eksport do KSeF – zmiana nazewnictwa
W oknie Eksportu do KSeF zmieniono nazwę drzewka z dotychczasowej Statusy KSeF na Etapy KSeF.
3. Certyfikat uwierzytelniania – środowisko przedprodukcyjne oddane w 3.88.003
Wprowadzono modyfikacje w zakresie Uwierzytelnienia certyfikatem na środowisku Przedprodukcyjnym.
Obecnie, konieczne jest użycie dwóch osobnych plików wygenerowanych z aplikacji KSeF:
- Plik z rozszerzeniem .crt – certyfikat,
- Plik z rozszerzeniem .key – Klucz prywatny.
Oba pliki wraz z hasłem, należy wskazać w konfiguracji systemu na zakładce Uwierzytelnienie.
Klucz prywatny jest generowany tylko raz. System najpierw sprawdza czy istnieje i jest ważny token, jeśli jest włączony, a dopiero w przypadku jego braku lub błędu, sprawdza certyfikat.
4. Obsługa certyfikatu typu 2 (offline)
Dodano obsługę certyfikatu do podpisu wizualizacji OFFLINE. Certyfikat KSeF typu 2 wymagany jest do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybie OFFLINE, tj. w trybie offline24, offline-niedostępność systemu, trybie awarii KSeF. Tym samym umożliwia wystawcy przypisanie do faktury kodu QR lub linku, który potwierdza autentyczność dokumentu i tożsamość wystawcy, a następnie wysłanie go nabywcy, co zapewnia ciągłość fakturowania. Działa jako cyfrowy identyfikator do potwierdzania tożsamości w sytuacjach, gdy standardowe uwierzytelnianie online nie jest możliwe, zastępując lub uzupełniając tokeny i podpis kwalifikowany.
Certyfikat należy wygenerować z aplikacji KSeF. Analogicznie jak w przypadku uwierzytelnienia, konieczne jest wskazanie dwóch osobnych plików z rozszerzeniem .crt oraz .key.
W ustawieniach KSeF na zakładce Uwierzytelnienia, dostępna jest sekcja do wskazania tego certyfikatu.
Po wygenerowaniu XML’a faktury, ale jeszcze przed wysyłką, możliwe jest wygenerowanie PDF’a z kodem QR dedykowanym do trybu OFFLINE.
UWAGA!!!
Przy każdej zmianie pliku XML dla dokumentu będzie tworzony nowy skrót dokumentu (hash). Oznacza to, że jeśli ktoś zamierza wysyłać wizualizację do swoich klientów MUSI to robić zawsze po utworzeniu nowego XML’a, ponieważ później link z kodu QR nie przeniesie do odpowiedniego pliku w aplikacji MF.
5. Filtry w Eksporcie do KSeF
Na liście dokumentów eksportowanych do KSeF dodano nowe możliwości filtrowania, rozszerzając listę dostępną pod F8 o dodatkowe filtry ułatwiające wyszukiwanie i zawężanie wyświetlanych danych.
- Okres – umożliwia wskazanie konkretnej daty lub przedziału dat, z którego mają zostać wyświetlone dokumenty.
- Konfigurator – pozwala na wybór schematu lub schematów, na podstawie których został wygenerowany plik XML dla dokumentu. Po wskazaniu schematu(ów) wyświetlane są wyłącznie dokumenty, które mają przypisane wybrane schematy w konfiguracji.
- Rejestr – umożliwia filtrowanie listy dokumentów według wskazanego rejestru lub rejestrów.
- Operator – umożliwia wyświetlanie dokumentów utworzonych przez wskazanego operatora.
- Magazyn – pozwala na filtrowanie dokumentów w zależności od magazynu, w którym zostały wprowadzone.
- Oddział – wyświetla wyłącznie dokumenty przypisane do wskazanego oddziału.
- Dodatkowy filtr – umożliwia zdefiniowanie własnego, niestandardowego warunku filtrowania dokumentów.
6. Rozbudowa ustawień do akceptacji dokumentów do KSeF
Opcja automatycznej akceptacji dokumentu do KSeF, dostępna w definicji rejestrów, została rozszerzona o dodatkową wartość Pytaj.
Od obecnej wersji systemu, funkcja ta działa w następujący sposób:
- Tak – dokument zostanie automatycznie zaakceptowany do KSeF.
- Pytaj – podczas zatwierdzania dokumentu zostanie wyświetlony komunikat z pytaniem o jego akceptację do KSeF.
- Nie – dokument nie zostanie automatycznie zaakceptowany. Jego akceptacja będzie możliwa poprzez wybranie opcji Akceptacja z menu przycisku KSeF na liście dokumentów.
7. Blokada dublowania wysyłki dokumentów do KSeF
Od wersji 3.89 wprowadzono mechanizm zabezpieczający przed wysyłką tych samych dokumentów do KSeF przez więcej niż jednego operatora, co zapobiega dublowaniu faktur na serwerach Ministerstwa Finansów.
W sytuacji, gdy dokumenty są już wysyłane przez jednego operatora, a inny operator podejmie próbę wysyłki tych samych dokumentów, system zablokuje tę operację i wyświetli stosowny komunikat informujący o uniemożliwieniu wysyłki.
8. Pasek postępu generowania pliku XML
Dodano informację o postępie generowania XML dla opcji Generuj / Waliduj XML dostępnej pod przyciskiem KSeF – narzędzia. Po wybraniu opcji pojawia się pasek postępu generowania XML z wartością procentową oraz z informacją dla jakiego dokumentu jest obecnie generowany XML.
9. Rozbudowa mechanizmu dla Jednostek Samorządu Terytorialnego
Do ustawień globalnych dodano nowe ustawienie Podmiot JST z kartoteki kontrahenta.
Ustawienie opcji na Nie powoduje pobieranie danych jednostki podrzędnej JST do XML z oddziału kontrahenta JST wskazanego na dokumencie sprzedaży jako Miejsce przeznaczenia.
Dane oddziału trafiają do sekcji <Podmiot3> z rolą 8 tj. JST – odbiorca. Jest to tożsame z dotychczasowym działaniem programu.
W przypadku ustawienia Podmiot JST z kartoteki kontrahenta na Tak, dane dla jednostki podrzędnej JST są pobierane z kartoteki innego kontrahenta, wskazanego po wybraniu podmiotu JST w nagłówku dokumentu z listy Podmiot JST.
Podmiot JST jest także możliwy do wyboru z poziomu Pozostałych danych.
Dane wskazanego w ten sposób kontrahenta trafiają do obszaru <Podmiot3> z rolą 8 tj. JST – odbiorca.
Lista kontrahentów Podmiot JST jest definiowana w kartotece kontrahenta, na zakładce Pozostałe dane c.d., w której to po ustawieniu Podmiot JST z kartoteki kontrahenta na Tak, widoczna będzie lista kontrahentów jednostki samorządu terytorialnego.
10. Wymagalność form płatności KSeF
W nowej wersji systemu wprowadzono zmiany dotyczące form płatności w celu zapewnienia prawidłowego procesu wysyłki dokumentów do KSeF:
- Wymuszone wskazanie płatności KSeF
Na formularzu dodawania formy płatności konieczne jest wybranie jednej z opcji płatności KSeF. System nie pozwala na zatwierdzenie formularza bez określenia rodzaju płatności KSeF.
- Rozbudowany widok listy form płatności
Na liście form płatności dodano kolumnę Płatność KSeF, która informuje do jakiego rodzaju płatności KSeF przypisana jest dana forma płatności.
Znaczenie przypisania płatności KSeF
Wybrany rodzaj płatności KSeF jest kluczowy dla prawidłowego generowania pliku XML.
Przykład: Jeśli forma płatności w nazwie zawiera Przelew 14 dni, ale przypisany rodzaj płatności KSeF to gotówka, w wygenerowanym pliku XML pojawi się gotówka, a nie termin wskazany w nazwie formy płatności. Dlatego prawidłowe przypisanie odpowiedniego rodzaju płatności KSeF jest niezbędne, aby XML odzwierciedlał rzeczywistą formę i warunki płatności dokumentu.
11. Rozdzielenie obsługi środowisk przedprodukcyjnego i produkcyjnego KSeF
Opcja Eksport do KSeF znajdująca się w menu KSeF, została rozdzielona ze względu na obsługiwane środowisko KSeF na opcje:
- Eksport do KSeF – Przedprodukcja,
- Eksport do KSeF – Produkcja.
Z poziomu okna Eksport do KSeF – Przedprodukcja.operacje dostępne w menu KSeF są wykonywane dla środowiska przedprodukcyjnego, inaczej nazywanego także demonstracyjnym.
Okno Eksport do KSeF – Produkcja obsługuje wyłącznie operacje dla środowiska produkcyjnego KSeF.
Wraz z wprowadzonymi zmianami zmodyfikowano mechanizm wysyłki XML do KSeF, umożliwiając wysyłkę do środowiska produkcyjnego, w przypadku wcześniejszej wysyłki na środowisko demonstracyjne.
12. Obsługa korekt formalnych sprzedaży w KSeF
Od wersji 3.89 możliwe jest wysyłanie dokumentów Korekt formalnych sprzedaży NS do KSeF. W związku z tym, w definicji dokumentu NS dodano parametr Dokument ma trafiać do KSeF.
Po wybraniu opcji TAK, pojawiają się dwa parametry:
- Automatycznie akceptuj dokument do KSeF – domyślnie Pytaj,
- Identyfikator konfiguracji KSeF – domyślnie Nie wybrano.
W identyfikatorze konfiguracji można wskazać konfigurację fabryczną lub użytkownika.
W kartotece kontrahenta jest możliwość wskazania dokumentu NS do listy rejestrów z przypisanym schematem.
W momencie dodawania dokumentu NS, Etap KSeF dostępny w nagłówku przyjmuje status W przygotowaniu.
Po zatwierdzeniu dokumentu pojawia się pytanie Czy zaakceptować dokument do eksportu KSeF?
Po wskazaniu opcji TAK, na liście korekt formalnych sprzedaży dokument otrzyma status Zaakceptowany.
13. Historia zmian i logowanie zdarzeń w procesie obsługi KSeF
Od wersji 3.89, w systemie została dodana dodatkowa funkcjonalność umożliwiająca szczegółowe śledzenie przebiegu etapów przetwarzania dokumentu w ramach KSeF.
Funkcjonalność obejmuje:
- rejestrowanie każdej zmiany etapu dokumentu,
- zapisywanie informacji o operatorze, który wykonał daną czynność,
- zachowanie chronologii zdarzeń w formie logów systemowych.
Dzięki temu możliwe jest:
- jednoznaczne ustalenie, kto i kiedy zmienił etap dokumentu,
- pełna audytowalność procesu obsługi dokumentu w KSeF,
- łatwiejsza analiza i kontrola przebiegu przetwarzania dokumentów.
Logi zmian są automatycznie tworzone w momencie zmiany etapu dokumentu.
Na liście dokumentów pod przyciskiem KSeF, znajduje się opcja Historia dokumentu, która po uruchomieniu otwiera okno zawierające pozycje informujące o zmianach w kolejności chronologicznej.
Na widoku listy tych pozycji wyświetlane są następujące kolumny:
- Nr dokumentu – numer dokumentu,
- Data – data wprowadzenia zmiany,
- Kto wykonał – symbol operatora, który wprowadził zmianę,
- Środowisko – wartość uzupełniana dla pozycji związanych z wysyłką; informuje o środowisku, do którego dane zostały wysłane,
- Stan – informacja o aktualnym etapie dokumentu,
- Było – informacja o poprzednim stanie dokumentu,
- Jest – informacja o stanie dokumentu po wprowadzeniu zmiany.
Kolumny Było oraz Jest mogą przyjąć wartość Dane, która informuje o obecności szczegółowych danych.
Po wejściu w taką pozycję poprzez przycisk Pokaż, wyświetlana jest szczegółowa informacja lub stan pliku XML przed zmianą i po zmianie, co pozwala na szybkie porównanie i weryfikację wprowadzonych modyfikacji.
14. Usuwanie certyfikatów KSeF
Ustawienia KSeF w module KSeF zostały rozbudowane o funkcję umożliwiającą usuwanie certyfikatów z systemu.
Po prawej stronie certyfikatu dodano kwadratowy przycisk z czerwonym X, który po kliknięciu usuwa wszystkie informacje dotyczące danego certyfikatu zarówno z systemu, jak i z bazy danych.
15. Obsługa zagranicznych adresów w KSeF
W kartotece kontrahenta na zakładce KSeF, zmieniono obszar dotyczący Adresu zagranicznego w danych korespondencyjnych kontrahenta.
Obecnie jest to jedno pole tekstowe, w którym można wpisać do 650 znaków. Po przekroczeniu tego limitu pojawi się poniższy komunikat.
Zagraniczny adres korespondencyjny widoczny jest w pliku XML do wygenerowanej faktury.
Jeżeli w zakładce KSeF nie ma uzupełnionego adresu zagranicznego wówczas, przy obsłudze KSeF w pliku XML do pola AdresL1 zostanie wpisany adres główny z kartoteki kontrahenta lub z pól Nazwa/ Adres na dok., pod warunkiem, że kod kraju jest inny niż PL oraz dane w tym polu są uzupełnione.
Przykład 1: Adres główny:
Przykład 2: Nazwa/ Adres na dok.
W przypadku braku uzupełnienia adresu głównego na pierwszej zakładce, do XML w <AdresL1> pobrany jest Adres z nazwa/ Adres na dok.
Przykład 3: Brak uzupełnionego adresu głównego na pierwszej zakładce i zakładce KSeF. Błąd walidacji.
Podgląd XML: Brak sekcji <AdresL1>
Przykład 4: Uzupełniony adres zagraniczny korespondencyjny i brak adresu głównego.
W pliku XML <Adres> pobrany z Nazwa/ Adres na dok. i <AdresL1> z adresu zagranicznego uzupełnionego na zakładce KSeF.
Podgląd PDF:
Tu widoczny jest adres z Nazwa/Adres na dok. – brak adresu korespondencyjnego.
16. Zmiana sposobu obsługi roli odbiorcy końcowego i miejsca przeznaczenia
W wersji 3.89 system został przebudowany pod kątem obsługi ról dla odbiorcy końcowego oraz miejsca przeznaczenia.
Dotychczas system wymuszał na operatorze wskazanie roli w momencie, gdy w polach odbiorcy lub miejsca przeznaczenia wskazywany był kontrahent lub oddział.
Obecnie operator może wskazać miejsce przeznaczenia lub odbiorcę końcowego bez przypisanej roli. Skutkuje to tym, że w pliku XML nie pojawia się <Podmiot3>. Jeśli podmiot wskazany w transakcji nie ma przypisanej roli, generator pliku XML nie uwzględnia go w transakcji.
Miejsce przeznaczania – Rola
W momencie wskazania miejsca przeznaczenia, system sprawdza w kartotece, czy dla podmiotu jest domyślnie przypisana rola.
- Jeśli rola jest przypisana, system automatycznie ją uzupełnia.
- Jeśli rola nie jest przypisana, nie zostaje dodana.
Jeżeli użytkownik chce, aby wskazany podmiot formalnie brał udział w transakcji, a nie ma przypisanej roli w kartotece, rola musi zostać przypisana ręcznie na dokumencie.
Odbiorca końcowy – Rola
Nowe rozwiązanie umożliwia przypisanie dodatkowych podmiotów do transakcji w obrębie programu, jednak formalnie <Podmiot3> nie bierze udziału w transakcji, a jego dane nie pojawiają się na fakturze wysyłanej do Ministerstwa Finansów i odbiorcy.
17. Nowe uprawnienia do akceptacji i wycofywania dokumentów innych operatorów
Do zakładki Inne uprawnienia, dostępnej po stronie Sprzedaży w oknie Uprawnienia do KSeF, dodano dwa nowe uprawnienia:
- Może akceptować cudze dokumenty
Uprawnienie umożliwia akceptację dokumentów do Eksportu do KSeF, utworzonych przez innych operatorów, tj. akceptację za pośrednictwem opcji Akceptacja dostępnej w pod przyciskiem KSeF – narzędzia oraz akceptację przy zatwierdzaniu niezaakceptowanego dokumentu.
W przypadku ręcznej akceptacji, tj. za pośrednictwem opcji Akceptacja pod przyciskiem KSeF – narzędzia i braku uprawnienia wyświetlany jest komunikat o treści Nie wszystkie dokumenty zostały zaakceptowane (…) z możliwością wyświetlenia tymczasowego pliku logów KSF_AKCE.log. Plik ten zawiera szczegółowy wykaz dokumentów wraz z przyczyną niepowodzenia operacji, w tym przypadku Dokument (…) innego operatora, nie trafia do KSeF.
W przypadku dokumentów wystawianych w rejestrach ze skonfigurowanym pytaniem o akceptację, tj. ustawienie Automatycznie akceptuj dokument do KSeF na Pytaj i braku uprawnień do akceptacji, zamiast pytania o akceptację zostanie wyświetlony komunikat z informacją Akceptacja dokumentu do eksportu KSeF nie jest możliwa. Nie masz uprawnień do akceptacji cudzych dokumentów.
- Może wycofywać akceptację cudzych dokumentów
Uprawnienie umożliwia wycofanie akceptacji dokumentów do Eksportu do KSeF wystawionych przez innych operatorów za pośrednictwem opcji Wycofaj akceptację spod przycisku KSeF – narzędzia.
W przypadku braku uprawnienia, próba wycofania akceptacji dokumentu skutkuje pojawieniem się komunikatu o treści Nie usunięto akceptacji dla dokumentów z możliwością wyświetlenia tymczasowego pliku logów KSF_USUN.log. Plik zawiera szczegółowy wykaz dokumentów wraz z przyczyną niepowodzenia operacji, w tym przypadku Dokument (…) innego operatora, nie można usunąć akceptacji.
18. Zasady obsługi dokumentów do KSeF w rejestrach z aktywną fiskalizacją
Zmodyfikowano mechanizm akceptacji dokumentów do Eksportu do KSeF
w przypadku dokumentów sprzedaży wystawianych w rejestrach z fiskalizacją, tj.:
- ze skonfigurowaną w ustawieniu Rodzaj dokumentu opcją Czy dokument będzie drukowany na drukarce fiskalnej? na Tak,
- zaznaczoną opcją w rejestrach Fiskalizacją tylko dla osób fizycznych wraz z ustawionym drukowaniem na drukarce fiskalnej na Tak.
Rejestr 1. Fiskalizacja.
W przypadku rejestrów z ustawioną fiskalizacją i automatyczną akceptacją do KSeF na Pytaj lub Tak, w momencie zatwierdzania dokumentu, wyświetlany jest komunikat Akceptacja dokumentu do eksportu KSeF nie jest możliwa. Dokument fiskalny.
Dokument można zaakceptować ręcznie tj. za pośrednictwem opcji Akceptacja pod przyciskiem KSeF – narzędzia pod warunkiem, że nie został wydrukowany na drukarce fiskalnej. Próba ręcznej akceptacji dokumentu wydrukowanego fiskalnie powoduje pojawienie się komunikatu Nie wszystkie dokumenty zostały zaakceptowane z możliwością wyświetlenia pliku logów KSF_AKCE.log. Plik zawiera szczegółowy wykaz dokumentów wraz z przyczyną niepowodzenia operacji, w tym przypadku Dokument (…) nie trafia do KSeF. Dokument został wydrukowany fiskalnie.
Rejestr 2. Fiskalizacja tylko dla osób fizycznych.
W przypadku rejestrów z ustawioną fiskalizacją tylko dla osób fizycznych i automatyczną akceptacją do KSeF na Pytaj lub Tak, w momencie zatwierdzania dokumentu wystawianego na osobę fizyczną, wyświetlany jest komunikat Akceptacja dokumentu do eksportu KSeF nie jest możliwa. Dokument fiskalny.
Podobnie jak w przypadku rejestrów z fiskalizacją, ręczna akceptacja jest możliwa wyłącznie dla dokumentów niewydrukowanych fiskalnie. Próba akceptacji dokumentu wydrukowanego fiskalnie powoduje pojawienie się komunikatu Nie wszystkie dokumenty zostały zaakceptowane z możliwością wyświetlenia pliku logów KSF_AKCE.log. Plik zawiera szczegółowy wykaz dokumentów wraz z przyczyną niepowodzenia operacji, w tym przypadku Dokument (…) nie trafia do KSeF. Dokument został wydrukowany fiskalnie.
Ustawienie w rejestrze fiskalizacji tylko dla osób fizycznych, nie wpływa na możliwość akceptacji dokumentów wystawianych na kontrahentów typu Firma. Oznacza to, że istnieje możliwość akceptacji zarówno automatycznej, z pytaniem jak i ręcznej za pośrednictwem opcji Akceptacja pod przyciskiem KSeF – narzędzia.
