3.Katalog najczęstszych komunikatów operacyjnych KSeF

Komunikaty operacyjne w systemie pojawiają się najczęściej w wyniku próby wykonania akcji w niewłaściwej kolejności lub na dokumencie o nieodpowiednim statusie. Są to błędy proceduralne, które wynikają z logiki procesu obsługi KSeF. Zrozumienie tych komunikatów jest kluczem do unikania prostych pomyłek i zapewnienia płynnego przepływu pracy z e-Fakturami.

1. a) Błąd wysyłki: Brak wygenerowanego pliku XML

• Opis problemu: Komunikat pojawia się podczas próby wysłania dokumentu, dla którego nie wygenerowano i nie zwalidowano pliku XML.
• Sposób postępowania:
  1. Zaznacz dokument na liście.
  2. Skorzystaj z opcji KSeF → Generuj/ Waliduj XML.
  3. Po pomyślnej walidacji ponownie wyślij dokument.

1. b) Błąd generowania XML: Dokument niezaakceptowany

• Opis problemu: System wyświetla ten komunikat, gdy użytkownik próbuje wygenerować plik XML dla dokumentu, który nie ma statusu Zaakceptowany.
• Sposób postępowania:
  1. Zaakceptuj dokument do wysyłki do KSeF.
  2. Ponownie uruchom proces generowania pliku XML.

1. c) Błąd wysyłki: Brak akceptacji i brak pliku XML

• Opis problemu: Ten komunikat jest wyświetlany przy próbie wysyłki dokumentu, który nie został zaakceptowany i jednocześnie nie posiada wygenerowanego pliku XML.
• Sposób postępowania:
  1. Zaakceptuj dokument do KSeF.
  2. Wygeneruj i zwaliduj plik XML.
  3. Ponownie wyślij dokument.

1. d) Błąd podglądu XML: Plik nie został wygenerowany

• Opis problemu: Komunikat pojawia się, gdy użytkownik próbuje podejrzeć plik XML, który jeszcze nie został utworzony.
• Sposób postępowania:
  1. Aby uzyskać podgląd, najpierw wygeneruj plik za pomocą opcji KSeF → Generuj/ Waliduj XML.

1. e) Błąd podglądu UPO: Urzędowe Poświadczenie Odbioru nie zostało pobrane

• Opis problemu: Komunikat pojawia się przy próbie podglądu UPO dla dokumentu, dla którego poświadczenie nie zostało jeszcze pobrane (kolumna UPO ma wartość NIE).
• Sposób postępowania:
  1. Upewnij się, że dokument ma status Przyjęty w KSeF.
  2. Jeśli nie, wyślij go i pobierz status.
  3. Gdy dokument zostanie przyjęty, użyj opcji KSeF → Pobierz UPO.

1. f) Błąd pobierania UPO: Dokument nie został wysłany

• Opis problemu: System informuje, że nie można pobrać UPO, ponieważ dokument nie został jeszcze wysłany do KSeF.
• Sposób postępowania:
  1. Wyślij dokument do KSeF.
  2. Pobierz jego aktualny status.
  3. Gdy status zmieni się na Przyjęty w KSeF, pobierz UPO.

1. g) Błąd pobierania statusu: Dokument nie został wysłany

• Opis problemu: Komunikat pojawia się, gdy użytkownik próbuje pobrać status KSeF dla dokumentu, który fizycznie nie opuścił jeszcze systemu.
• Sposób postępowania:
  1. Najpierw wyślij dokument do KSeF.
  2. Dopiero po wysłaniu pobierz jego status.

1. h) Błąd podglądu konfiguracji: Plik XML nie został wygenerowany

• Opis problemu: Komunikat pojawia się przy próbie podglądu konfiguracji schematu dla dokumentu, który nie ma jeszcze wygenerowanego pliku XML.
• Sposób postępowania:
  1. Przed uruchomieniem podglądu konfiguracji, wygeneruj plik XML za pomocą opcji KSeF → Generuj/ Waliduj XML.

1. i) Błąd generowania XML: Dokument już wysłany do KSeF

• Opis problemu: System blokuje próbę ponownego wygenerowania pliku XML dla dokumentu, który został już wcześniej wysłany do KSeF.
• Przyczyna: Dokument znajduje się już w bazie KSeF, dlatego nie można go modyfikować ani ponownie generować pliku XML.
• Sposób postępowania:
  1. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w dokumencie należy wystawić fakturę korygującą. Oryginalny dokument nie podlega edycji po wysłaniu.

1. j) Błąd wysyłki: Dokument już przyjęty w KSeF

• Opis problemu: Komunikat pojawia się przy próbie ponownej wysyłki dokumentu, który ma status Przetwarzanie.
• Przyczyna: Dokument został już wysłany i oczekuje na przetworzenie przez KSeF. System blokuje ponowną wysyłkę, aby uniknąć duplikatów i błędów komunikacji.
• Sposób postępowania:
  1. Nie wysyłaj dokumentu ponownie. Należy poczekać na zakończenie przetwarzania i zmianę statusu.

1. m) Błąd pobierania UPO: Dokument niezaakceptowany przez KSeF

• Opis problemu: System wyświetla błąd podczas próby pobrania UPO, gdy dokument wciąż jest przetwarzany przez KSeF.
• Przyczyna: Błąd wynika z faktu, że nie pobrano wcześniej aktualnego statusu lub dokument nadal jest w trakcie weryfikacji po stronie Ministerstwa Finansów.
• Sposób postępowania:
  1. Najpierw pobierz aktualny status dokumentu.
  2. Spróbuj ponownie pobrać UPO.
  3. Jeśli status wciąż wskazuje na przetwarzanie, należy odczekać na zakończenie tego procesu przez Ministerstwo Finansów.

 

O ile błędy operacyjne wynikają z nieprawidłowej kolejności działań, o tyle błędy walidacji, omówione w następnej sekcji, dotyczą poprawności samych danych na fakturze.