Po włączeniu Modułu KSeF w definicjach wybranych dokumentów uaktywnione zostaną nowe opcje dedykowane do obsługi KSeF.
Należy pamiętać, że nie wszystkie definicje dokumentów będą miały parametry do KSeF.
Dokumenty obligatoryjnie wysyłane do KSeF to faktury krajowe i zagraniczne w każdym rodzaju:
- Podstawowe,
- Zaliczkowe,
- Rozliczające,
- Korygujące,
- Korygujące zaliczki,
- Korygujące faktury końcowe,
- Faktury do paragonu,
- Faktury z załącznikiem ustrukturyzowanym.
Dokumenty, które można wysyłać do KSeF dobrowolnie:
- faktury dla osób fizycznych (konsumentów) B2C,
- faktury w ramach procedury OSS,
- faktury uproszczone do końca 2026 r.,
- faktury VAT RR od 01.04.2026 r.
Dokumenty, których nie wykazuje się w KSeF:
- faktury proforma,
- faktury wewnętrzne,
- dowody wewnętrzne,
- noty uznaniowe,
- noty obciążeniowe,
- rachunki w rozumieniu Ordynacji podatkowej,
- noty korygujące, które zostały usunięte z obrotu prawnego, jedyna metoda poprawy jakichkolwiek błędów na fakturze to faktura korygująca,
- zafiskalizowane faktury VAT dla osób fizycznych.
Opis parametrów dostępnych w definicji dokumentów.
- Dokument ma trafiać do KSeF.
Parametr charakteryzuje rejestry, które mają trafiać do KSeF. Wersja 3.88 wprowadza możliwość wysyłki dokumentów po stronie sprzedaży, a więc będą to dokumenty faktur i korekt sprzedaży. Opcje dostępne są przypadku posiadania Modułu KSeF.
Po wskazaniu opcji TAK, prawidłowo utworzony dokument znajdzie się na liście dokumentów do KSeF. Opcja Nie, pomija rejestry i nie daje możliwości wysłania ich do KSeF.
- Automatycznie akceptuj dokument do KSeF?
Parametr umożliwia zadecydowanie czy akceptacja dokumentu ma następować automatycznie czy nie.
Jeśli wybrana zostanie opcja TAK, dokument automatycznie zostanie przeniesiony do obszaru Eksport do KSeF. Opcja NIE, spowoduje wyświetlenie pytania o akceptację przy zatwierdzaniu dokumentu przyciskiem OK.
Zaakceptowany dokument otrzymuje status Zaakceptowany. Brak akceptacji spowoduje, że dokument pozostaje ze statusem W przygotowaniu. Więcej informacji dotyczących statusów, w tym akceptacji znajduje się tutaj.
- Identyfikator konfiguracji KSeF.
W opcji Identyfikator konfiguracji KSeF fabrycznie wskazane są dedykowane konfiguracje dla poszczególnych rodzajów dokumentów.
Warto wiedzieć, że system fabrycznie dysponuje siedmioma podstawowymi konfiguracjami struktur, zbudowanymi pod konkretne elementy tagu RodzajFaktury w strukturze logicznej
FA (3).
Dostępne są:
- VAT – faktura podstawowa,
- KOR – korekta faktury podstawowej,
- ZAL – faktura zaliczkowa,
- ROZ – faktura rozliczeniowa,
- UPR – faktura uproszczona,
- KOR_ZAL – korekta faktury zaliczkowej,
- KOR_ROZ – korekta faktury rozliczeniowej.
UWAGA!!!
W konfiguracji podstawowej, struktury fabryczne są nieedytowalne i nie ma możliwości zmieniać ich zawartości. Tworzenie własnych struktur dla indywidualnych potrzeb użytkowania umożliwia moduł Konfigurator schematów KSeF.
Wybrany Rodzaj faktury będzie miał swoje odzwierciedlenie w pliku xml.
W definicji dokumentu, program podpowie fabryczne konfiguracje w zależności od rodzaju dokumentu. Dla faktur będą to struktury podstawowe i rozliczeniowe. W tym miejscu wskazane zostały od razu oba rodzaje struktur, ponieważ rozliczenie zaliczki następuje dopiero na poziomie wystawiania dokumentu i dopiero wówczas struktura zmienia się z VAT na ROZ.
Natomiast dla faktur zaliczkowych lub faktur uproszczonych, dedykowane są odpowiednie szablony, ponieważ wynika to konfiguracji tych rejestrów.
UWAGA!!!
Możliwość wskazania innej konfiguracji będzie możliwa tylko w przypadku posiadania modułu Konfigurator schematów KSeF. W przeciwnym razie, dane te będą wyszarzone.
Do filtrów dostępnych pod przyciskiem F8 na liście definicji dokumentów dodano parametr Trafia do KSeF, który umożliwia wyświetlenie zawężonej listy rejestrów z ustawioną odpowiedzią TAK w opcji Dokument ma trafiać do KSeF.
