Dane zdefiniowane w kartotekach kontrahentów będą miały swoje odzwierciedlenie w sekcjach Podmiot2 oraz Podmiot3.
Podmiot2 dotyczy informacji, które charakteryzują nabywcę towaru lub usługi, natomiast sekcja Podmiot3 zawiera dane podmiotów trzecich, innych niż sprzedawca w Podmiot1 i nabywca wymieniony w części Podmiot2, związanych z fakturą.
Podmiot3 jest elementem fakultatywnym w strukturze FA (3), niemniej będzie wykorzystywany podczas opisywania określonych zdarzeń gospodarczych. W tym obszarze istotne są Role podmiotu trzeciego.
Podmiot3 to osoba lub firma zewnętrzna, której podatnik nadał uprawnienie do działania w jego imieniu w Krajowym Systemie e-Faktur. Podmiot trzeci może wykonywać wybrane czynności, takie jak wystawianie, odbieranie lub przeglądanie e-faktur, zgodnie z zakresem uprawnień nadanych mu przez podatnika.
- Zakładka Dane Podstawowe
W zakładce Dane podstawowe zawarte są informacje, które w KSeF będą wykazywane jako podstawowe dane identyfikacyjne.
Z tej zakładki będą pobierane dane dotyczące nazwy czy adresu, występującego w tagach AdresL1 oraz AdresL2, numer GLN oraz dane kontaktowe.
- Zakładka Adresy
Jeśli kontrahent posiada Oddziały, należy dopilnować, aby te dane były prawidłowo wypełnione.
Jeśli Miejsce przeznaczenia będzie wskazane na fakturze w Pozostałych danych, wówczas te dane zostaną wypełnione w obszarze Podmiot3 z wartością 2 w sekcji Rola.
- Zakładka Osoby
W zakładce Osoby można wskazać osoby, które również zostaną wyszczególnione w pliku xml z odpowiednią Rolą, jeśli zostaną odpowiednio ocechowane w kartotece.
Oprócz imienia i nazwiska, do systemu KSeF przejdzie informacja o Identyfikatorze wewnętrznym KSeF o ile taki został wygenerowany.
Identyfikator wewnętrzny z NIP – IdWew
Przez unikalny identyfikator zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika, rozumie się identyfikator wytworzony w KSeF, zawierający numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika i ciąg znaków numerycznych.
Uwaga!
Identyfikator wewnętrzny można wygenerować korzystając np. z Aplikacji Podatnika KSeF.
UWAGA!!!
Pracownik musi mieć zaznaczony znacznik Osoba upoważniona do odbioru faktury VAT, aby można go było wskazać na fakturze.
W pliku xml Pracownik zostanie wykazany ze wskazaniem numeru IdWew i oznaczeniem 11 w Roli.
Jeśli Identyfikator wewnętrzny nie zostanie wypełniony, w pliku xml program wypełnia tak BrakID z wartością 1.
- Zakładka Pozostałe dane
W Pozostałych danych istotnym elementem będzie Kod sprzedawcy u kontrahenta, który o ile jest wypełniony, zostanie przeniesiony do pliku xml.
- Zakładka Pozostałe dane cd.
W zakładce Pozostałe dane cd. można zdefiniować informacje dotyczące Grupy VAT oraz JST.
- Grupa VAT
Zaznaczenie znacznika Grupa VAT, skutkuje pojawieniem się okna, na którym należy wskazać członka Grupy VAT.
W takiej sytuacji, przy wystawaniu dokumentu, użytkownik zostanie poproszony o wskazanie zdefiniowanego wcześniej kontrahenta, należącego do Grupy VAT i ta informacja zostanie zapisana w Pozostałych danych dokumentu.
W pliku, który zostanie wysłany do KSeF wypełniana jest sekcja dotycząca Podmiotu3, zawierająca dane kontrahenta wskazanego jako Członka grupy VAT z wartością 10 w Roli i numerem klienta wpisanym w kartotece.
Znacznik członka GV
Podaje się:
- 1 – w przypadku, gdy faktura dotyczy członka GV,
- 2 – w przypadku, gdy faktura nie dotyczy członka GV.
Uwaga!
W przypadku wskazania „1” w polu GV należy wypełnić sekcję Podmiot3, aby fakturę w KSeF otrzymał także członek GV. W szczególności należy pamiętać o podaniu jego numeru NIP lub IDWew oraz określeniu roli w polu
Rola jako „10” – członek GV – odbiorca.
- JST
Zaznaczenie znacznika JST, zobowiązuje do uzupełnienia oddziałów dla kontrahenta.
Istotna jest zakładka KSeF, gdzie należy wskazać EORI, numer klienta, rolę w KSeF i ewentualnie Identyfikator wewnętrzny KSeF.
Przy wystawianiu faktury na jednostkę nadrzędną i wskazaniu oddziału jako miejsca przeznaczenia, dane przeniosą się do pliku xml wysyłanego do KSeF.
W zależności od wypełnionych danych, zostaną one przeniesione do pliku xml., z Rolą oznaczoną parametrem 8 a tag JST zostanie oznaczony parametrem 1.
JST
W przypadku wskazania 1 w polu JST należy wypełnić sekcję Podmiot3, aby fakturę w KSeF otrzymała także jednostka podrzędna JST. W szczególności należy pamiętać o podaniu jej numeru NIP lub IDWew oraz określeniu roli w polu Rola jako 8 – JST – odbiorca.
- Zakładka KSeF
Zakładka KSeF zawiera dane kontrahenta niezbędne do utworzenia prawidłowego pliku xml do KSeF. Część z danych przepisywanych jest z innych zakładek, jak Nazwa czy Numer Klienta oraz dane adresowe.
Należy pamiętać, że na tej zakładce widoczne są Dane korespondencyjne, które należy zmienić, jeśli są różne od podstawowych danych adresowych. Sekcje dotyczące adresu, będą działały analogicznie jak przy definiowaniu Danych podatkowych firmy. Oznacza to, że dostępne są AdresL1, AdresL2 i AdresKoresp.
Dodatkowym elementem dostępnym na tej zakładce jest przycisk Przypisz konfiguracje schematów.
Przycisk będzie widoczny tylko w przypadku posiadania modułu Konfigurator Schematów KSeF i służy do przypisywania schematów stworzonych na specjalne potrzeby kontrahenta.