Poniżej opisane zostały problemy jakie można napotkać na początku pracy z KSeF ze względu na nowe, dotychczas nieznane funkcjonalności. Ponadto, wypisane zostały sugestie pozwalające wyeliminować zaistniałe sytuacje.
Komunikaty (operacje KSeF)
a) Błędy wysyłki
Opis:
Komunikat pojawia się w momencie próby wysyłki dokumentu, który nie posiada wygenerowanego i zwalidowanego pliku XML.
Sposób postępowania:
Z poziomu przycisku KSeF należy wybrać opcję Generuj/ Waliduj, a następnie ponownie wysłać dokument.
b) Próba wygenerowania XML dla dokumentu niezaakceptowanego do KSeF
Opis:
Komunikat pojawia się w sytuacji, gdy użytkownik próbuje wygenerować plik XML dla dokumentu, który nie został zaakceptowany do KSeF.
Sposób postępowania:
Przed wygenerowaniem pliku XML należy zaakceptować dokument do KSeF.
c) Brak akceptacji i brak pliku XML przy próbie wysyłki
Opis:
Komunikat pojawia się w momencie próby wysyłki dokumentu, który nie został zaakceptowany i nie posiada wygenerowanego pliku XML.
Sposób postępowania:
- Należy zaakceptować dokument do KSeF.
- Wygenerować i zwalidować plik XML.
- Następnie wysłać dokument.
d) Podgląd pliku XML przed jego wygenerowaniem
Opis:
Komunikat pojawia się przy próbie podglądu pliku XML dokumentu, dla którego plik ten nie został jeszcze wygenerowany.
Sposób postępowania:
Aby zobaczyć podgląd, należy wcześniej wygenerować plik XML poprzez opcję
KSeF → Generuj/ Waliduj XML.
e) Brak możliwości podglądu UPO
Opis:
Komunikat pojawia się po kliknięciu w opcję Pobierz UPO dla dokumentów, w których kolumna UPO ma wartość NIE.
Oznacza to, że UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) nie zostało jeszcze pobrane.
Sposób postępowania:
Należy pobrać UPO lub doprowadzić dokument do stanu umożliwiającego jego pobranie, np. poprzez wysyłkę dokumentu i uzyskanie statusu przetworzenia).
f) Brak możliwości pobrania UPO – dokument nie został wysłany
Opis:
Komunikat informuje, że dokument nie został jeszcze wysłany do KSeF, dlatego nie można pobrać dla niego UPO.
Sposób postępowania:
- Należy wysłać dokument do KSeF.
- Pobrać aktualny status.
- Następnie pobrać UPO.
g) Próba pobrania statusu przed wysyłką dokumentu
Opis:
Komunikat pojawia się, gdy użytkownik próbuje pobrać status dokumentu, który nie został jeszcze wysłany do KSeF.
Sposób postępowania:
Najpierw należy wysłać dokument do KSeF, a dopiero potem pobrać jego status.
h) Podgląd konfiguracji przed wygenerowaniem XML
Opis:
Komunikat pojawia się po kliknięciu w opcję Podgląd konfiguracji, gdy dla dokumentu nie został jeszcze wygenerowany plik XML.
Podgląd konfiguracji służy do sprawdzenia, z jakiego schematu został wygenerowany kod XML.
Sposób postępowania:
Przed uruchomieniem podglądu, należy wygenerować plik XML za pomocą opcji
KSeF → Generuj/ Waliduj XML.
i) Brak możliwości ponownego generowania pliku XML po wysyłce
Opis:
Komunikat pojawia się w momencie próby wygenerowania pliku XML dla dokumentu, który został już wysłany do KSeF.
Przyczyna:
Dokument znajduje się już w bazie KSeF, dlatego nie można go modyfikować ani ponownie generować pliku XML.
Sposób postępowania:
Jeżeli konieczne jest wprowadzenie zmian w dokumencie, należy wystawić fakturę korygującą, ponieważ oryginalny dokument nie podlega edycji po wysyłce do KSeF.
j) Błędy wysyłki – dokument już przyjęty w KSeF
Opis:
Komunikat pojawia się w momencie, gdy użytkownik próbuje ponownie wysłać dokument, który został już przyjęty w KSeF.
Przyczyna:
Dokument został wcześniej wysłany i zarejestrowany w Krajowym Systemie e-Faktur. System blokuje możliwość ponownej wysyłki, aby zapobiec duplikowaniu faktur i błędom komunikacji z KSeF.
Sposób postępowania:
Nie należy ponownie wysyłać dokumentu, który został już przyjęty przez KSeF.
W przypadku potrzeby korekty lub zmiany danych należy wystawić fakturę korygującą.
k) Próba generowania XML dla rejestru, którego nie dotyczy
Opis:
Komunikat pojawia się w momencie, gdy użytkownik próbuje wygenerować plik XML dla dokumentu należącego do rejestru, który nie jest przeznaczony do obsługi w systemie KSeF.
Przyczyna:
Dla danego rejestru w definicji danych nie została zaznaczona opcja pozwalająca na wysyłkę dokumentów do KSeF. W rezultacie system blokuje możliwość wygenerowania pliku XML.
Sposób postępowania:
Jeżeli dokumenty z tego rejestru mają być przekazywane do KSeF, należy:
- Otworzyć definicję danego rejestru.
- Ustawić opcję Dokument ma trafiać do KSeF na wartość TAK.
- Zatwierdzić zmiany i ponownie spróbować wygenerować plik XML.
l) Dokument przetwarzany przez KSeF
Opis:
Komunikat pojawia się w momencie, gdy użytkownik próbuje ponownie wysłać dokument, który został już wysłany, ale jeszcze nie został przyjęty w KSeF.
Przyczyna:
Dokument został wcześniej wysłany, lecz nie został zarejestrowany w Krajowym Systemie e-Faktur. System blokuje możliwość ponownej wysyłki, aby zapobiec duplikowaniu faktur i błędom komunikacji z KSeF.
Sposób postępowania:
Nie należy ponownie wysyłać dokumentu, który został już wysłany do KSeF a jego status wskazuje na przetwarzanie.
m) Błąd pobierania UPO – dokument niezaakceptowany przez KSeF
Opis:
Komunikat pojawia się w sytuacji, gdy użytkownik próbuje pobrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) w momencie, gdy dokument nadal jest przetwarzany przez system KSeF.
Przyczyna:
Błąd wynika z tego, że:
- nie został wcześniej pobrany aktualny status dokumentu lub
- dokument wciąż znajduje się w trakcie przetwarzania w KSeF i nie został jeszcze zaakceptowany ani nie otrzymał numeru KSeF.
Sposób postępowania:
- Najpierw należy pobrać status dokumentu.
- Następnie ponownie spróbować pobrać UPO.
- Jeżeli po pobraniu statusu dokument nadal widnieje jako w przetwarzaniu, należy odczekać, aż Ministerstwo Finansów zakończy jego przetwarzanie i nada mu numer KSeF.
Błędy walidacji
a) Błąd walidacji – nieprawidłowy numer NIP
Treść komunikatu:
Błąd walidacji: Element NIP jest nieprawidłowy. Wartość ‘125830067’ jest nieprawidłowa przy uwzględnieniu jego typu danych TNrNIP – błąd ograniczenia elementu Pattern (wiersz 13, pozycja 23).
Opis błędu:
System podczas walidacji pliku XML wykrył nieprawidłowy numer NIP w strukturze dokumentu.
Zgodnie ze schemą KSeF – definicją typu TNrNIP, numer NIP musi składać się dokładnie z 10 cyfr i nie może zawierać spacji, liter, znaków specjalnych ani być krótszy.
W tym przypadku podany numer ‘125830067’ zawiera tylko 9 cyfr, przez co nie spełnia wymagań wzorca (pattern) zdefiniowanego w schemacie XML.
Sposób postępowania:
- Sprawdzić poprawność numeru NIP podanego w dokumencie zarówno nabywcy, jak i sprzedawcy.
- Upewnić się, że numer zawiera 10 cyfr i jest zgodny z rzeczywistym numerem NIP podmiotu.
- Wycofać akceptacje dla dokumentu.
- Poprawić dane w systemie.
- Ponownie zaakceptować, wygenerować i zwalidować plik XML, a następnie spróbować wysłać dokument do KSeF.
b) Błąd walidacji – brak wartości w polu adresu (AdresL1)
Treść komunikatu:
Błąd walidacji: Element AdresL1 jest nieprawidłowy. Wartość ” jest nieprawidłowa przy uwzględnieniu jego typu danych TZnakowy512 – rzeczywista długość jest mniejsza niż wartość MinLength (wiersz 43, pozycja 8).
Opis błędu:
System wykrył, że element AdresL1 (pierwsza linia adresu nabywcy lub sprzedawcy) jest pusty.
Zgodnie ze schemą XML, to pole jest wymagane i musi zawierać co najmniej 1 znak.
Najczęstsze przyczyny błędu:
- Brak uzupełnionego adresu w danych kontrahenta dla Podmiotu 2 lub 3.
Sposób postępowania:
- Sprawdzić dane kontrahenta – sprzedawcy lub nabywcy.
- Upewnić się, że wszystkie dane adresowe są uzupełnione.
- Wprowadzić zmiany a następnie wycofać akceptację dokumentu do KSeF.
- Ponownie zaakceptować dokument i wygenerować XML.