W celu wysłania dokumentu do KSeF, należy dopilnować, aby wszystkie warunki zostały spełnione, tak jak wcześniej wspomniano.
Reasumując, dokument wysyłany do KSeF, musi zawierać poprawne dane a operator musi posiadać odpowiednie uprawnienia, jak również zdefiniowane prawidłowe uwierzytelnienie tokenem lub certyfikatem.
UWAGA!!!
W przypadku wysyłania do KSeF korekt sprzedaży, należy pamiętać o prawidłowym ich wystawieniu za pomocą włączonej dedykowanej opcji dostępnej w Ustawieniach globalnych – Korekty sprzedaży było – winno być zgodne z KSeF.
Wysyłanie dokumentu do KSeF, oprócz ww. wymienionych aspektów, wymaga akceptacji dokumentu.
W zależności od ustawienia dostępnego w definicji dokumentu, Akceptacja może nastąpić automatycznie lub będzie wymagać dodatkowego działania.
Dokument z automatyczną akceptacją, czyli wskazanym TAK w definicji dokumentu, automatycznie nada taki status dokumentowi, przy zatwierdzaniu przyciskiem OK.
Przy ustawieniu NIE w definicji dokumentu, program wyświetli stosowne pytanie o akceptację. Można ją wykonać w tym miejscu lub z listy dokumentu za pomocą opcji Akceptacja z przycisku KSeF – narzędzia.
Jeśli dokumenty zostały Zaakceptowane, należy skorzystać z opcji dostępnej pod przyciskiem KSeF – narzędzia i wybrać opcję Generuj/ Waliduj XML.
Jeśli walidacja przebiegła poprawnie, zostanie wyświetlony stosowny komunikat o prawidłowym przebiegu operacji oznaczający, że dokumenty zostały prawidłowo zwalidowane i zostały do nich wygenerowane pliki xml.
Po zaakceptowaniu komunikatu, zaznaczone dokumenty uzyskają status Walidacja poprawna. W przypadku niepowodzenia, zachęcamy do zapoznania się z rozdziałem Rozwiązywanie problemów.
Spod ww. przycisku można także podejrzeć wygenerowany plik w formacie xml, korzystając z opcji Podgląd XML.
Program otworzy dokument, na którym ustawiony jest kursor. Z tego poziomu można sprawdzić poprawność pliku jak również w razie potrzeby, zapisać go do pliku.
Kolejna opcja dostępna pod przyciskiem KSeF umożliwia podgląd PDF dokumentu.
Podgląd generowany jest na podstawie pliku xml i odzwierciedla wszystkie dane w nim zawarte według wytycznych Ministerstwa Finansów.
Opcja Wyślij do KSeF umożliwia wysyłkę dokumentów do KSeF i działa dla zaznaczonych dokumentów.
Pasek postępu informuje o przebiegu wysyłki dokumentów.
Dokumenty wysłane do KSeF otrzymują status Przetwarzanie.
Opcje Pobierz status, Pobierz UPO i Podgląd UPO, dotyczą dokumentów wysłanych do KSeF i w zależności od etapu, na jakim znajduje się dokument, będą zwracać odpowiednie komunikaty.
Prawidłowe Pobranie statusów KSeF będzie skutkować stosownym komunikatem i statusem Przyjęty w KSeF.
Dla dokumentów o statusie Przyjęte w KSeF można pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru i ewentualnie je wyświetlić.
Poprawna wysyłka dokumentów, które otrzymały status 200 oraz UPO będzie skutkować nadaniem numeru KSeF i statusem KSeF oznaczonym jako Sukces.
Dokumenty wysłane do KSeF, będą widoczne w aplikacji Krajowego Systemu e-Faktur.
Po poprawnej wysyłce, opcja Podgląd PDF będzie zawierać kod QR z linkiem, którym można się posługiwać w celu pobrania faktury.
Na potrzeby mechanizmu KSeF do wydruków dokumentów sprzedaży dodano wzorzec Potwierdzenie transakcji sprzedaży – KSEF – F_KSEF__.
Wydruk zawiera dane w minimalnej treści i kod QR.
Wydruk został stworzony głównie na potrzeby tworzenia własnych wzorców z możliwością podkopiowania i użycia kodu QR wg własnych potrzeb.