Każdy z dokumentów podlegających wysyłce do KSeF będzie w systemie ocechowany dedykowanym Statusem, informującym o bieżącym stanie dokumentu.
W celu określenia statusu dokumentu, na listach dokumentów wysyłanych do KSeF dodana została kolumna Etap KSeF, informująca o aktualnym stanie dokumentu.
Poszczególne statusy oznaczają odpowiednio:
- Nie dotyczy – status nadawany dokumentom, które nie są wysyłane do KSeF, np. paragonom lub dokumentom wewnętrznym. Parametr wynika z definicji dokumentu: jeżeli opcja Dokument ma trafiać do KSeF jest ustawiona na NIE lub nie można jej w ogóle ustawić, dokument automatycznie otrzymuje status KSeF – Nie dotyczy.
- W przygotowaniu – status nadawany automatycznie w sytuacji, gdy z dokumentu nie został jeszcze wygenerowany i zwalidowany plik XML.
- Zaakceptowany – oznacza, że dokument został zaakceptowany do wysyłki do KSeF. Dokument z takim statusem zostaje automatycznie przeniesiony z obszaru dokumentów sprzedaży do sekcji Eksport do KSeF. Od tego momentu dokument nie podlega edycji.
- Wygenerowany XML – dla dokumentu wygenerowano plik XML, lecz nie został on jeszcze zwalidowany. Status może pojawić się np. w przypadku braku dostępu do Internetu
a walidacja wymaga połączenia internetowego. - Walidacja poprawna – dokument posiada już plik XML, który został poprawnie zwalidowany. Status nadawany jest automatycznie po wygenerowaniu i prawidłowej walidacji.
- Walidacja niepoprawna – dokument posiada plik XML, który nie przeszedł poprawnej walidacji. Status nadawany automatycznie po wygenerowaniu i nieudanej walidacji.
- Przetwarzanie – dokument został wysłany do KSeF, ale nie otrzymał jeszcze UPO i jest w trakcie przetwarzania po stronie Ministerstwa Finansów.
- Przyjęty w KSeF – dokument został wysłany, poprawnie zweryfikowany i przyjęty przez KSeF. Posiada UPO, czyli status 200 z KSeF.
- Odrzucony – dokument został wysłany do KSeF, lecz został odrzucony jako niepoprawny i nie otrzymał UPO.
Taka informacja dostępna jest obecnie na wszystkich dokumentach faktur sprzedaży i korektach.
Dodatkowo, poszczególne pozycje w kolumnie Etap KSeF oznaczone są dedykowanymi kolorami informującymi o stanie dokumentu.
Etap Przyjęty w KSeF oznaczony jest na zielono, natomiast Walidacja niepoprawna na czerwono.
Do Filtrów dostępnych pod F8, na listach dokumentów, dodano możliwość filtrowania po Etapach KSeF.
Oprócz kolumny Etap KSeF, do widoku fabrycznego dokumentów wysyłanych do KSeF, dodane zostały dodatkowe kolumny dedykowane do mechanizmu KSeF:
- Nr KSeF – numer nadawany przez Ministerstwo Finansów, w przypadku, gdy dokument posiada status 200,
- Data KSeF – data pojawienia się poprawnego dokumentu w KSeF ze statusem 200,
- UPO – informacja, czy zostało pobrane UPO,
- Status KSeF – informacja o statusie zwracana z Ministerstwa Finansów,
- Opis statusu KSeF – opis statusu dokumentu zwracanego przez Ministerstwo Finansów.
UWAGA!!!
Po instalacji wersji 3.88, dodatkowe kolumny dedykowane do KSeF pojawią się na wszystkich widokach fabrycznych dotyczących dokumentów sprzedaży i korekt podlegających wysyłce do KSeF, nawet w przypadku braku Modułu KSeF.