Integrator BaseLinker

Integrator BaseLinker – konfiguracja

BaseLinker to wielofunkcyjne, nowoczesne narzędzie do zarządzania sprzedażą. System ten ułatwia zarządzanie sprzedażą na popularnych serwisach aukcyjnych takich jak Allegro, Amazon, E-BAY, Empik, Erli itd.

Potrzebą naszych klientów stała się funkcjonalność pozwalająca na import zamówień do systemów ERP naszej produkcji, tak aby podczas realizacji zamówienia zminimalizować liczbę błędów i ograniczyć pracę ludzką polegającą na wprowadzaniu zamówień do systemu ERP celem m.in. wystawienia faktury.

Wychodząc Państwu na przeciw stworzyliśmy moduł, który w prosty sposób pozwoli na import wszystkich zamówień z BaseLinkera bezpośrednio do systemów ERP. Poniżej znajdą Państwo instrukcje obsługi Modułu Integrator BaseLinker.

UWAGA: Warunkiem poprawnego działania rozwiązania jest posiadanie modułu Integrator BaseLinker, konta na Baselinker oraz możliwość identyfikacji artykułu po kodzie EAN lub symbolu artykułu (SKU) czy numerze artykułu (PLU).

Pierwsze uruchomienie modułu Integrator Baselinker.

Integrator BaseLinker jest to moduł służący do importu zamówień do programu Hermes SQL lub Corax bezpośrednio z platformy BaseLinker.

Chcąc rozpocząć pracę z modułem Integrator BaseLinker należy mieć dostęp do modułu rozszerzeń oraz wykupioną licencję. Następnie należy skonfigurować moduł integrator Baselinker.

Na pasku zadań należy wybrać moduł Rozszerzenia, kolejno Integrator BaseLinker.

Przy pierwszym uruchomieniu Integratora Baselinker pojawi się komunikat o braku definicji modułu.

Następnie system zapyta, czy wykonać aktualizację?

Po zatwierdzeniu komunikatu rozpocznie się import modułu.

System poinformuje o prawidłowym imporcie następującym komunikatem, który należy potwierdzić.

Następnie pojawi się kolejny komunikat o braku definicji modułu BaseLinker, który również należy potwierdzić.

Kolejny komunikat o odnalezieniu skryptu aktualizacji modułu, należy zatwierdzić, aby rozpocząć import.

Kolejno system poinformuje o poprawnym imporcie modułu następującym komunikatem.

Następnie pojawi się informacja, że jest to pierwsze uruchomienie modułu Integratora BaseLinker i system zapyta o uruchomienie procedury startowej.

O poprawnym wykonaniu procedury program poinformuje poniższym komunikatem.

Po poprawnie wykonanej instalacji oraz imporcie modułu należy przystąpić, do konfiguracji Integratora BaseLinker w systemie.

Konfiguracja Integratora BaseLinker w systemie.

1. Ustawienia globalne – omówienie.

Uruchamiając Integrator BaseLinker po lewej stronie okna są widoczne dwa foldery. Pierwszy z nich to Ustawienia globalne, w którym znajdują się następujące parametry do uzupełnienia.

1) Klucz API.

Każdy użytkownik ma swój indywidualny klucz API, który znajduje się na koncie platformy BaseLinker.

2) Numer statusu BaseLinker.

W chwili kiedy zamówienie wpada do systemu, wówczas w BasenLikerze zmienia się status zamówienia na ten, który wskażemy w tym parametrze.

3) Rodzaj dokumentu.

Mamy do wyboru dwa rodzaje dokumentów:

ZS – zamówienie na sprzedaż, jest to moduł zamówienia, który jest dedykowany dla systemu Hermes SQL.
ZO – zamówienia od klientów znajduję się w pakiecie podstawowym wszystkich systemów produkcji Humansoft.

W tym parametrze należy wskazać rodzaj dokumentu, z którego korzystamy.

4) Rodzaj rejestru

Wybieramy rejestr, w którym dane zamówienie ma się pojawić w systemie. Tworzymy rejestr ZO lub ZS w systemie w definicji dokumentu i tam rejestrują się wszystkie zamówienia zaimportowane z BaseLinker.

5) Rodzaj rezerwacji.

Rodzaj rezerwacji dotyczy dokumentu ZS. W tym parametrze możemy wybrać trzy ustawienia w zależności od preferencji:

0 – bez rezerwacji – nie rezerwuj towaru na ZS pod zamówienie;
1 – zgodnie z ustawieniami w artykule, każdy artykuł może mieć ustawione na kartotece, czy podlega rezerwacjom, czy nie;
2 – rezerwuj zawsze niezależnie od ustawień w artykule, każdy towar pod zamówienie w tym rejestrze;

Warunkiem rezerwacji towaru, jest to, że dany towar znajduje się na magazynie ustawionym w parametrze Magazyn oraz posiada odpowiedni status.

6) Data rezerwacji.

W momencie zamówienia towaru przez klienta, w programie zostanie odnotowana data rezerwacji z danego dnia , plus ilość dni na, które towar został zarezerwowany.

Po upłynięciu określonej ilości dni system zwalnia rezerwację.

Parametr ten dotyczy tylko dokumentu ZS i systemu HermesSQL. Brak wpisu, bądź wpis 0, oznacza brak rezerwacji czasowej.

7) Rejestr do przekształceń.

W tym parametrze ustawiamy rejestr faktur, które powinny przekształcić się w dokument ZS lub ZO , jeśli operator skorzysta z opcji Przekształć w inny dokument na liście ZS/ZO.

Rejestr ten podmieni się w pozostałych danych na ZS/ZO tylko w przypadku, gdy kolejny parametr Identyfikacja kontrahenta po NIP będzie włączony, a system faktycznie zidentyfikuje kontrahenta.

8) Domyślny kontrahent.

W tym parametrze wskazujemy kontrahenta z kartoteki systemu, na którego będą rejestrowane wszystkie zamówienia z BaseLinkerze.

Wyjątek stanowi sytuacja, gdy jest włączona opcja Identyfikacja kontrahenta po NIP opisana w kolejnym punkcie.

9) Identyfikator kontrahenta po numerze NIP.

Parametr pozwala na identyfikacje kontrahenta po nr NIP w przypadku, gdy klient ostateczny wypełni NIP na formularz zamówienia, a jego kartoteka znajduje się w naszym systemie. W takim przypadku zamówienie zostanie zarejestrowane na zidentyfikowanego kontrahenta.

10) Magazyn

W tym parametrze wskazujemy magazyn, na którym zostanie zarejestrowane zamówienie ZS lub ZO zaimportowane z BaseLinkera.

11) Status dokumentu.

Wybieramy status z jakim zamówienie Baselinker ma być zarejestrowane. Możemy wybrać fabryczny status lub swój indywidualny , np. zarejestrowany BL – Baselinker. Wówczas wszystkie zamówienia zaimportowane z Baselinkera, zostaną zarejestrowane z tym statusem.

Uwaga:

Tylko status z odpowiedniej grupy statusów pozwoli na zarezerwowanie towaru na magazynie pod zamówienie zgodnie z punktem 1.5, tzn. status statusy z grupy Otwarte nie zarezerwują towaru. Statusy z grupy Do realizacji pozwolą na rezerwacje towaru pod zamówienie.

12) Artykuł zastępczy.

Warunkiem poprawnego zarejestrowania zamówienia w systemie jest konieczność identyfikacji artykułu. Artykuł możemy identyfikować po symbolu artykułu lub kodzie EAN.

Natomiast jeśli system nie zidentyfikuje artykułu, gdy symbol lub EAN będą niepoprawne lub nieuzupełnione w ERP lub Baselinkerze , wówczas jako pozycja zamówienia zostanie zarejestrowany Artykuł zastępczy.

W opisie tej pozycji znajdzie się nazwa artykułu, który został zamówiony przez klienta. W takiej sytuacji operator weryfikujący zamówienie, będzie musiał ręcznie zastąpić pozycję Artykuł zastępczy poprawnym artykułem.

13) Usługa transportowa.

W tym parametrze ustawiamy artykuł, który będzie dodany jako pozycja usługa tranportu na zamówieniu. Cena tej usługi zostanie zaimportowana z zamówienia.

W przypadku, kiedy usługa transportowa nie jest doliczona do zamówienia (np. Minimum Logistyczne , Allegro Smart), nie zostanie ona wykazana na dokumencie. Zostanie zarejestrowana w uwagach na zamówieniu.

2. Mapa form płatności w Hermes SQL – omówienie.

Zakładka ta służy zmapowaniu form płatności dostępnych w systemie i BaseLinkerze.

Aby sprawnie identyfikować formę płatności podczas importu w tym parametrze, operator określi, która forma płatności w systemie odpowiada formie płatności w portalu Baselinker. Istnieje możliwość dodawania kolejnych form płatności, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Aby dodać nową metodą płatności należy kliknąć zielony okrągły przycisk Dodaj u dołu po lewej a następnie wskazać zdefiniowaną wcześniej w systemie formę płatności.

W rubryce poniżej należy opisać metodę płatności jaka będzie widoczna w opcjach płatności na stronie sklepu. Jeśli mamy już zdefiniowane formy płatności, ale chcielibyśmy je edytować, należy kliknąć niebieski przycisk z lupą u dołu po lewo Popraw lub kliknąć dwa razy na pozycję, którą chcemy edytować. Wszystkie zmiany zapisujemy kliknięciem w przycisk Zapisz. Aby porzucić zmiany, klikamy Anuluj.

Rejestracja zamówienia w BaseLinker.

Aby zamówienie z BaseLinkera zostało zarejestrowane w systemie ERP konieczne jest skorzystanie z opcji Spod F12 – import zamówień.

Po kliknięciu nastąpi import zamówień z BaseLinker. Operator otrzyma raport z importu z informacją ile zamówień zostało pobranych.

Zamówienia te powinny być zatwierdzone po stronie baselinkera. W innym przypadku nie zostaną zaimportowane.

Zamówienie rejestrowane jest według ustawień parametrów opisanych w punkcie II. Instrukcji.

Po rejestracji Zamówienia w systemie, numer eksportowany jest do BaseLinkera co ułatwia identyfikację w obie strony.

Identyfikacja kontrahenta z BaseLinkera.

Zamówienie zgodnie z założeniem i ustawieniem w konfiguratorze rejestrowane jest na jednego kontrahenta domyślnego np. DETAL INTERNET. Wyjątek stanowi włączona opcja identyfikacja kontrahenta po NIP.

W przypadku gdy zamówienia dokona osoba prywatna, która chce otrzymać paragon, akceptujemy zamówienie i kierujemy je do realizacji. Następnie wystawiamy paragon na DETAL INTERNET korzystając z opcji Przekształć w inny dokument.

Dane klienta w takim przypadku są zapisywane w polu UWAGI i zostaną przeniesione na dokument sprzedaży podczas przekształcania dokumentu.

Mogą się natomiast zdarzyć sytuacje kiedy zamówienia dokona firma, która będzie potrzebowała faktury VAT a system nie zidentyfikował kartoteki po NIP lub opcja była wyłączona.

Tutaj pomocne może okazać się zastosowanie funkcji, która podmieni Detal Internet na firmę.

Należy wejść w dokumenty zamówień i odszukać konkretne. Po wejściu w dokument należy kliknąć przycisk F12 i skorzystać z opcji Identyfikacja kontrahenta z BaseLinker. Pojawi nam się okno z danymi. Są to dane jakie klient wypełnia w formularzu podczas zakupu – NIP w odpowiednim miejscu oraz pozostałe dane klienta. Poniżej przyciski do obsługi funkcji. W tym oknie wybieramy również domyślne rejestry dokumentów, w które powinien zostać przekształcony dokument po kliknięciu fabrycznej funkcjonalności systemu tj. .

Jeśli po kliknięciu w przycisk Szukaj nic się stanie, znaczy, że nie mamy jeszcze kontrahenta z tym NIPem w bazie. Jeśli chcemy dodać kontrahenta do naszej bazy należy wówczas kliknąć przycisk Nowy a dane, które kontrahent podał podczas składania zamówienia automatycznie uzupełnią się w formularzu a po zapisaniu nowego kontrahenta, pojawi się komunikat:

Kliknięcie opcji Tak spowoduje podmianę kontrahenta na tego, którego dane zapisane są w polu uwagi. Jednocześnie na zamówieniu w Pozostałych danych zostanie zmieniony rejestr na ten który został wskazany na formularzu podmiany kontrahenta, co pozwoli nam na przekształcenie dokumentu – korzystając z opcji systemu – przekształć w inny dokument. Wraz z podmianą kontrahenta na zamówieniu zostanie dokonana zmiana w polu SYMBOL_OPE czyli Operatora systemu na tego, który tą podmianę kontrahenta robi. Podmiana oznacza, że on staje się opiekunem tego dokumentu i widnieje, że przez niego był utworzony i obsługiwany.

Jeśli kontrahent był w bazie, kliknięcie Szukaj od razu spowoduje wyświetlenie powyższego komunikatu.

W sytuacji kiedy system nie zasugeruje żadnego klienta, operator może sam wskazać kontrahenta przez opcję Wybierz, otworzy się lista kontrahentów i sam wybierze z listy co będzie skutkowało podmianą danych na zamówieniu. Oczywiście jeśli Operator uzna, że nie ma klienta w bazie a jest to osoba fizyczna i nie chce dodawać do listy kontrahentów klika na oknie funkcji użytkownika Wróć, tym samym na zamówieniu zostaje kontrahent Detal Internet, a dane z funkcji zostaną przeniesione do pola Uwagi na paragonie.

Zmiany od wersji 3.79.

1. Zaczytywanie zamówień z rozróżnieniem źródła, z którego wpłynęło zamówienie

Funkcjonalność, która pozwala na konfigurację rejestracji zamówień z rozróżnieniem źródła zamówienia. Dzięki odpowiedniej konfiguracji w konfiguratorze integracji baselinker zamówienia z różnych źródeł np. allegro, empik, ebay, hebe mogą wpadać w inne rejestry, na innego kontrahenta, na inny magazyn, z innym statusem czy innym rodzajem rezerwacji. Należy pamiętać o poprawnym uzupełnieniu Parametrów w Definicji kanałów zamówień jak na przykładowym screenie.

Dzięki tej funkcjonalności istnieje możliwość analizy w systemie, który z marketplace jest np. najbardziej rentowny.

Eksport artykułów do BaseLinker

Eksport artykułów – konfiguracja

Wraz z wydaniem wersji 3.80 wprowadzono możliwość eksportu artykułów z systemu do Baselinkera.

W tym celu zarówno w systemie w kartotekach artykułu, jak i w module Integrator Baselinker dokonano stosownych zmian.

Eksport artykułów dostępny jest dla posiadaczy modułu Integrator Baselinker.

a. Konfigurator Baselinker

W integratorze Baselinker w ustawieniach globalnych, dodano nową zakładkę do katalogów
BL – Eksport artykułów.

Konfiguracja globalna eksportu polega na:

pobraniu listy katalogów oraz magazynów z Baselinkera;
ustawieniu magazynu, z którego ma zostać pobrany zapas (nie uwzględnia rezerwacji czy ilości spakowanych na WD)
wskazaniu poziomu cenowego, z którego pobrane będą ceny artykułów.

Używając opcji – Odśwież listę katalogów i magazynów

następuje pobieranie i zapisywanie informacji o katalogach i magazynach z Baselinker.

Lista dostępnych katalogów.

Domyślnie jako katalog do eksportu artykułów zaznaczony jest Katalog Domyślny. W celu wskazania innego katalogu do eksportu, należy wybrać opcję POPRAW i zaznaczyć znacznik – Do eksportu.

Podczas zapisywania zmian, pojawi się pytanie czy zmienić katalog do eksportu na bieżący.

W konfiguracji, w ustawieniach artykułów kluczowy jest także wybór identyfikacji artykułu:

Po symbolu artykułu,
Po numerze artykułu PLU.

Dotychczas, identyfikacja artykułu odbywała się poprzez SKU, EAN.

SKU– pole klucz w Baselinker – było symbolem artykułu lub numerem katalogowym. Obecnie jest możliwość ustalenia czy pole SKU, po którym identyfikowany jest artykuł w Baselinker to SYMBOL_ART czy też NR_ART (numer PLU).

Ustawienie identyfikacji Artykułu ma znaczenie zarówno przy imporcie jak i przy eksporcie artykułów.

W instrukcji przedstawiony zostanie najpierw przykład eksportu po symbolu artykułu, a pod koniec instrukcji przykład dla eksportu po numerze artykułu PLU.

b. Zmiany w kartotece Artykułu

W kartotece artykułu, na zakładce Oznaczenia, dodano znacznik Artykuł eksportowany do Baselinker.

Dodano także możliwość zbiorowego zaznaczenia artykułu, przeznaczonego do eksportu do Baselinker.

Opcja ta jest dostępna na liście Artykułów pod przyciskiem F12, w Zbiorowym przypisywaniu ustawień, na zakładce Oznaczenia.

2. Eksport artykułów do Baselinker

Na liście Artykułów, w opcjach dostępnych pod F12, dodano parametr umożliwiający Eksport artykułów do Baselinker.

Eksport może być dla:

zaznaczonych na liście artykułów (wraz z zaznaczonym znacznikiem Artykuł eksportowany do Baselinker)
wszystkich artykułów z zaznaczonym znacznikiem Artykuł eksportowany do Baselinker

Przykład 1: dla zaznaczonych na liście artykułów.