Umowa (dokument PU) zawiera w sobie informacje w związku z realizowanymi Pakietami/ Kontraktami a także stanowi zbiór dokumentów UA – Aneksów do umowy. Należy pamiętać, że realizacja PA nie wymaga istnienia dokumentu PU.
Umowa nie może istnieć bez powiązania z Przetargiem/ Kontraktem głównym. W przypadku niewskazania dokumentu PT, w momencie kliknięcia na siatkę tabeli wyświetli się stosowny komunikat.
Nagłówek dokumentu PU
Podczas tworzenia nowej Umowy z poziomu Przetargu/ Kontraktu głównego do nagłówka nowotworzonego dokumentu PU zostaną przeniesione informacje z PT. Daty obowiązywania dokumentu PU pokrywać się będą z datami z dokumentu PT.
Pole Przetarg/ Kontrakt główny w przypadku dokumentu PU, znajduje się poniżej pola Numer zewnętrzny. Umowa jest dokumentem nierozerwalnie powiązanym z Przetargiem/ Kontraktem głównym. W przypadku tworzenia nowego dokumentu z poziomu listy umów, do zapisu dokumentu PU niezbędne jest wskazanie dokumentu PT.
Zakładki dokumentu PU
Bezpośrednio pod nagłówkiem dokumentu zlokalizowane są zakładki, umożliwiające przełączanie aktualnie wyświetlanych informacji w sekcji pozycji dokumentu.
Zakładki dostępne w dokumencie PU:
- Pakiety/ Kontrakty – w zakładce tej znajdują się wszystkie Pakiety przetargów/ Kontrakty powiązane z Umową.
Tabela znajdująca się w zakładce Pakiety/ Kontrakty zawiera następujące kolumny:
- Nr ewidencyjny dokumentu – numer ewidencyjny dokumentu PA,
- Data – data dodania pakietu,
- Kontrahent – kontrahent powiązany z pakietem/ kontraktem,
- Numer oryginalny – numer zewnętrzny dokumentu.
W tej zakładce istnieje możliwość przypisywania dokumentu PA do aktualnie otwartej Umowy. Aby to zrobić, należy dodać pozycję – wybrać przycisk Dodaj.
W efekcie zostanie otworzone okno Przypisanie pakietu/ kontraktu do umowy zawierające numery ewidencyjne oraz zewnętrzne Przetargu/ Kontraktu głównego, dla którego sporządzana jest umowa oraz samego dokumentu PU.
Aby przypisać dokument PA do Umowy, należy w oknie Pakiety/ Kontrakty – lista (wywoływanym przyciskiem znajdującym się obok pola Pakiet/ Kontrakt) zaznaczyć pozycje, a następnie kliknąć przycisk Wybierz.
Przypisanie pakietów/ kontraktów do umowy
Istnieje także możliwość przypisania wielu Pakietów/ Kontraktów do Umowy jednocześnie. Do tego celu służy opcja znajdująca się w zakładce Pakiety/ Kontrakty, dostępna pod przyciskiem Zestawienia i inne operacje o nazwie Przypisanie pakietów/ kontraktów do umowy.
Po wybraniu opcji wywoływane jest okno o tej samej nazwie. W górnej części okna znajdują się numery ewidencyjne oraz zewnętrzne Przetargu/ Kontraktu głównego oraz aktualnie otwartej Umowy.
Poniżej znajduje się tabela zawierająca listę możliwych do przypisania do Umowy Pakietów/ Kontraktów (powiązane z dokumentem PT, do którego dodana została Umowa). Aby przypisać pozycje do dokumentu UA należy je zaznaczyć (checkbox’y przy pozycji), a następnie wybrać przycisk OK. Wówczas, pojawi się okno dialogowe potwierdzenia operacji przypisania.
Po zatwierdzeniu operacji wskazane pozycje będą widoczne w zakładce Pakiety/ Kontrakty dokumentu PU.
- Aneksy – zakładka zawierająca listę Aneksów dla aktualnie wyświetlanej Umowy.
Tabela znajdująca się w zakładce Aneksy zawiera następujące kolumny:
- Nr ewidencyjny dokumentu – numer ewidencyjny Aneksu do umowy w systemie,
- Data – data dodania dokumentu UA do systemu,
- Kontrahent – podmiot będący stroną Umowy, dla której został sporządzony Aneks,
- Numer oryginalny – numer zewnętrzny sporządzonego Aneksu,
- Operator – operator, który dodał dokument do systemu.
Aby dodać nowy Aneks należy wybrać przycisk Dodaj. W efekcie zostanie wywołane okno Aneks do umowy przetargu/ kontraktu, zawierające formularz dokumentu UA (Aneks do umowy – dokument UA).
- Podsumowanie – zakładka zawierająca podsumowanie wartościowe oraz ilościowe zadysponowanych w ramach Pakietów/ Kontraktów bądź Aneksów (powiązanych z aktualnie wyświetlaną umową) pozycji, a także stopień ich realizacji.
Zakładka Podsumowanie przypomina te z dokumentów PT oraz PA, ale w tym przypadku nie występuje pole Wartości dokumentu, a wyłącznie Prognozowana wartość umowy – szacunkowa wartość realizacji dokumentu PU.