Schematy księgowe są mechanizmem pozwalającym automatycznie dekretować dokumenty. Zawierają one definicje dekretów jakie mają zostać wykonane na danym dokumencie w procesie automatycznej dekretacji.
System nie narzuca żadnych definicji księgowań, schematy tworzy Użytkownik dostosowując je do sowich dokumentów, swojego planu kont i to on odpowiada za ich merytoryczną poprawność.
Stworzone schematy księgowe przypisuje się poszczególnym dokumentom w opcji Konfiguracja -> Definicje dokumentów.
⇒ patrz Konfiguracja -> Definicje dokumentów
Przypisanie to jest niezbędne, aby korzystać z automatycznego dekretowania dokumentów.
Schematy wykorzystywane są także do księgowania list płac generowanych w module Kadry i Płace. Definicja takiego schematu odbiega od definicji schematów dla dokumentów i została opisana w tym module.
⇒ Patrz Moduł Kadry i Płace -> Księgowanie list płac
Schemat księgowy – formularz
Dodając nowy schemat (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.
Uwaga. Dla schematów księgowych działa mechanizm przenoszenia treści.
Pozwala on tworzyć jedne schematy na podstawie innych. Jeśli np. utworzony został jeden schemat, a następnie trzeba utworzyć podobny, to zanim użyje się opcji Dodaj należy włączyć opcję Tabela -> Przenoszenie treści i ustawić kursor na właściwym schemacie w tabeli.
W pole Symbol należy wpisać unikalny, maksymalnie trzyznakowy symbol będący najlepiej skrótem od definiowanej operacji, np. ST dla sprzedaży towarów, ZT dla zakupu towarów itp.
W polu Nazwa należy umieścić nazwę schematu, pamiętając o tym, że stanie się ona w momencie dekretacji treścią dokumentu.
Selektor Dotyczy dokumentów pozwala określić dla jakiego rodzaju dokumentów będzie wykorzystywany schemat. Wybierając z listy dokumenty F lub FZ pojawia się dodatkowy znacznik Stosuj również dla korekt sprzedaży/zakupu zmieniając odpowiednio znak.
Do tabeli pozycji dodaje się (opcja Dodaj) definicji dekretów.
Konto pobierane z artykułu (pozycji)
Wskazanie tej opcji oznacza, że konto dekretu będzie pobierane z pola konta przypisanego dla danego artykułu. Ten sposób dekretacji wykorzystywany jest przede wszystkim podczas księgowania zakupów kosztowych.
Po zaznaczeniu tej opcji przestają być aktywne niektóre pola tj.: Konto, Kartoteka oraz Definiowanie kwoty dekretu. Program umożliwia również samodzielne zdefiniowanie wyrażenia pobierającego kwotę do dekretu. Możliwość ta dotyczy zarówno księgowania z nagłówka jak i z pozycji dokumentu. Wyrażenie to może być wyrażeniem X-BASE .
Dotychczas program pozwalał na warunkowe wykonanie dekretu tylko w odniesieniu do dekretu z nagłówka dokumentu, obecnie taka możliwość dotyczy również pozycji dokumentu, w tym przypadku należy się odwołać do tabeli poz_dok., jednocześnie zniesiono wymóg wpisywania symboli artykułów przy księgowaniu z pozycji w celu umożliwienia za pomocą warunku wykonania dekretu księgowanie po pozycji dokumentu ze względu na inną cechę niż symbol artykułu.
Konto
Przywołanie listy planu kont. W przypadku wyboru konta z przypisaną kartoteką udostępniana jest lista pozycji kartoteki.
Gdy np. zaproponowane zostało konto o następującej postaci 200-K Rozrachunki z kontrahentami, Użytkownik ma możliwość przywołania listy kontrahentów, naciskając klawisz Enter. Jeżeli nie zostanie wskazana żadna pozycja, kwota zostanie zadekretowana na konto podmiotu występującego na dekretowanym dokumencie.
Jeżeli do zaproponowanego konta jest przypięta kartoteka grupy artykułów lub kontrahentów po naciśnięciu klawisza Enter, pojawia nam się struktura drzewa z której wybieramy odpowiednią gałąź grupy. Jeżeli nie wskażemy konkretnej gałęzi, wówczas kwota zostanie zadekretowana na konto podmiotu lub artykułu występującego na dekretowanym dokumencie.
Dekret dokumentu MM?
Selektor uaktywnia się, jeżeli wybrane konto będzie kontem z kartoteką magazynów. Jeżeli dekret definiowany jest dla dokumentu MM, należy zaznaczyć tę opcję. Wskazuje się wtedy czy konto jest kontem magazynu źródłowego czy docelowego.
Strona
Wybór strony księgowania – WN lub MA.
Znak
Wybór operatora arytmetycznego.
+ wartość do obliczeń zostanie wzięta ze znakiem plus (księgowanie).
– wartość do obliczeń zostanie wzięta ze znakiem minus (storno).
Komentarz
Komentarz do zapisu księgowego.
Definiowanie kwoty dekretu
Pierwszy selektor określa skąd ma być pobierana kwota:
- kwota z nagłówka dokumentu (wartości sumaryczne z dokumentu)
- kwota z pozycji dokumentu (wybór grupy artykułów bądź konkretnego artykułu, umożliwia automatyczne dekretowanie faktur na sprzedaż przedmiotów o różnym charakterze np. towarów, usług, wyrobów, materiałów)
- kwota definiowana samodzielnie (możliwe jest przeprowadzenie obliczeń obrotów i sald poszczególnych kont, jak również podawanie już podczas dekretowania kwot, które wezmą udział w obliczeniach)
Drugi selektora zawiera zdefiniowane w systemie kwoty i jego zawartość zależy od ustawienia w pierwszym selektorze. Selektor nie jest dostępny dla kwoty definiowanej samodzielnie.
Definiowanie kwoty
Pole umożliwia wpisanie wyrażenia dla kwoty definiowanej samodzielnie.
Ten sposób definiowania kwoty dekretu jest użyteczny dla dokumentów PK księgujących pewne typowe operacje takie jak przeksięgowania, comiesięczne rozliczenie podatku dochodowego i podatku VAT itp.
Wyrażenie może zawierać dowolne funkcje i operatory arytmetyczne takie jak:
- dodaj +,
- odejmuj –
- pomnóż *
- podziel /
W wyrażeniu można podawać również kwoty z nagłówka dokumentu, poprzedzone nazwą tabeli DOK_FK i kropką, np. DOK_FK.NETTO_1.
Przy konstruowaniu wyrażenia bardzo pomocne są następujące funkcje:
Od wersji 11.30 wprowadzono do Księgi Handlowej nowe funkcje, które poszerzają możliwości obliczeń licząc salda dwustronne i persalda jako różnicę sald. Są to funkcje alternatywne w stosunku do funkcji: saldo_wn, saldo_ma, salnarwn, salnarm. Użycie tych funkcji zalecane jest przy tworzeniu schematów księgowych i sprawozdań finansowych. Mają one dodatkowy parametr Nar, który umożliwia stosowanie tej samej funkcji dla obliczenia sald z bieżącego okresu i narastająco. Dotychczas dla uzyskania salda narastająco trzeba było użyć np. funkcji salnarwn, a dla obliczenia salda w danym miesiącu odpowiednio funkcji saldo_wn.
Nowe funkcje w Księdze Handlowej:
Saldown(nar,konto,kartoteka,symbol_krt,m-,rok,rob,bez_bo,tylko_bo)
Saldoma(nar,konto,kartoteka,symbol_krt,m-,rok,rob,bez_bo,tylko_bo)
PerSaldoWn(nar,konto,kartoteka,symbol_krt,m-c,rok,rob,bez_bo,tylko_bo)
PerSaldoWn(nar,konto,kartoteka,symbol_krt,m-c,rok,rob,bez_bo,tylko_bo)
PerSaldoMa(nar,konto,kartoteka,symbol_krt,m-,rok,rob,bez_bo,tylko_bo)
WynikWn(nar,konto,kartoteka,symbol_krt,m-c,rok,rob,bez_bo,tylko_bo)
WynikMA(nar,konto,kartoteka,symbol_krt,m-c,rok,rob,bez_bo,tylko_bo)
Opis parametrów:
Nar – B lub N (odpowiednio zapisy z bieżącego miesiąca, narastająco)
Konto – symbol konta
Kartoteka – kartoteka
Symbol_krt – symbol w kartotece
Rob – z zapisami roboczymi
Bez _bo – bez BO
Tylko_bo – tylko BO
W wyżej wymienionych funkcjach tylko parametr konto jest obowiązkowy. Należy go wpisać koniecznie w apostrofach np.
Nieprzestrzeganie tego zalecenie może prowadzić do różnych błędów, powodujących nawet zatrzymanie programu. Jeżeli pozostałe parametry nie zostaną podane przez Użytkownika, zostaną przyjęte domyślnie, na podstawie miesiąca i roku dekretowanego dokumentu. W przypadku konta kontrahenta, pracownika, urzędu, innego podmiotu oraz magazynu nie jest konieczne wypisywanie go dokładnie, np. napis 330-M1 zostanie zinterpretowany jako: 330-M00001. Wpisując fragmenty symbolu konta uzyskujemy obliczenia na dowolnym poziomie analityki.
Pytaj(‘tekst’,kwota)
Funkcję można wywołać z dwoma parametrami. Pierwszy jest tekstem objaśniającym, czego dotyczy wpisywana kwota i musi zostać podany w apostrofach (np. ‘Kwota premii:’). Pojawi się on w dialogu nad polem wprowadzania danych. Dialog ten zostanie automatycznie otwarty w momencie dekretowania dokumentu. Drugi jest domyślną wartością kwoty, która pojawi się w dialogu i którą będzie można zaakceptować naciskając klawisz Enter, lub dowolnie zmienić. Oba parametry są opcjonalne, tzn. można ich nie podawać. wywołanie funkcji będzie wtedy następujące: … + PYTAJ() + ……..
Oblicz_lp(‘tekst’)
Funkcję wywołuje się z jednym parametrem. Jest nim tekst, który może zawierać nazwy pozycji z listy płac (np. SK_RAZEM, PODST_MC, GODZINY, AKORD itp.) oraz operatory arytmetyczne (+,-,*,/). Funkcja dotyczy dekretów dla dokumentu LP (lista płac).
Przycisk Sprawdź umożliwia sprawdzenie poprawności (składniowej) wyrażenia definiującego kwotę.
Warunek wykonania dekretu
Pozwala na stworzenia słownika, w którym można zdefiniować standardowe warunki wykonania dekretu. Można tam zapisać logiczny warunek wykonania dekretu. W warunku można używać pól tabeli DOK_KF.
| Słownik warunków wykonania dekretu nie działa dla płac i środków trwałych. |
Przykłady schematów księgowych
Schemat dla faktury sprzedaży
Zakładamy, że:
- wartość ogólną faktury księgujemy na konto 200-K (Rozrachunki z odbiorcami),
- wartość podatku VAT na konto 220 (Podatek VAT należny),
- wartość netto na konto 730 (Sprzedaż),
- wartość w cenie zakupu na konto 330 (Towary w magazynach) i na konto 731 (Koszt własny sprzedaży w cenach zakupu).
Pozycje schematu będą wyglądać następująco:
Jeżeli dokumenty gotówkowe są rozliczane bezpośrednio w kasie (trafiają do raportu kasowego) definicja dekretu powinna wyglądać następująco:
Ten schemat jest niezależny od formy płatności faktury. Dekret na konto kontrahenta (200-K) zostanie wygenerowany tylko dla faktur z płatnością inną niż G – Gotówka. Dla faktur płatnych gotówką zostanie wygenerowany dekret na konto 100-001.
Schemat dla zakupu towarów handlowych
Zakłada się, że plan kont zawiera konta:
- 210-K Rozrachunki z dostawcami
- 221 VAT naliczony
- 300-002 Rozliczenie zakupu towarów
- 760-003 Pozostałe przychody operacyjne – różnice z tyt. zaokrągleń
- 761-003 Pozostałe koszty operacyjne – różnice z tyt. zaokrągleń
- 330 Magazyn
Na koncie 300-002 dokonuje się rozliczenia zakupu w cenie netto.
Pozycje schematu będą wyglądać następująco:
Przy okazji omawiania tego schematu należy przypomnieć kilka problemów związanych z zakupem towarów.
Problem 1 – skąd mogą brać się odchylenia?
Odchylenia plus i minus to różnica pomiędzy rzeczywistą wartością netto faktury, a wartością netto towarów przyjętych na magazyn. Wartości te mogą się rozbiec m.in. z powodu przeliczania jednostek miar zakupionych towarów, lub z powodu otrzymania faktury w innym terminie niż towar i ze zmienionymi cenami. Odchylenia wyliczane są podczas korygowania podsumowań faktury zakupu lub w procesie Rozliczania dostaw.
⇒ patrz moduł Zakupy -> Dokumenty zakupu, Rozliczenia dostaw.
Odchylenie dodatnie oznacza większą wartość netto faktury w stosunku do PZ, a odchylenie ujemne – odwrotnie.
Problem 2 – czy należy księgować osobno PZ, a osobno faktury zakupu?
Jeśli w Twojej firmie dostawy towaru przychodzą wraz z fakturą zakupu, to nie zaleca się w ogóle używania dokumentów PZ. Faktury należy sporządzać w wariancie Z przyjęciem na magazyn.
Jeśli faktury zakupu otrzymujesz z opóźnieniem w stosunku do dostaw, to należy sporządzać dokumenty PZ, a następnie rejestrować faktury zakupu w wariancie Bez przyjęcia na magazyn. Jednak można nie księgować dokumentów PZ. Wystarczy dokonać Rozliczenia dostawy w opcji Zakupy. W wyniku tej czynności PZ przestanie być dostawą niefakturowaną, a faktura będzie zawierać wszystkie niezbędne informacje do jej poprawnego zaksięgowania.
Wyjątkowo należy postępować z zakupami na przełomie miesiąca, kiedy faktura pojawia się w kolejnym miesiącu w stosunku do dostawy. W takim przypadku należy księgować zarówno dokument PZ jak i fakturę. W przeciwnym razie obroty konta 330 – TOWARY W MAGAZYNIE i ilościowo-wartościowe zestawienie rozchodów i przychodów poszczególnych towarów za dany miesiąc pokażą inne liczby. Dekretując z kolei fakturę na następny miesiąc należy pamiętać o usunięciu z niej zapisów obciążających konto magazynowe.
Schemat dla zakupów kosztowych
Zakłada się, że plan kont zawiera konta:
- 210-K Rozrachunki z dostawcami
- 234-P Pozostałe rozrachunki z pracownikami
- 221 VAT naliczony
- Konta zespołu 4 – koszty wg rodzaju
Pozycje schematu będą wyglądać następująco:
Schemat ten wykorzystuje mechanizm definiowania dekretów z pozycji dokumentów. Aby ten mechanizm mógł zadziałać należy wprowadzić do tabeli Artykuły Pozycje księgowe z przypisanymi kontami kosztowymi.
Kwoty netto zostaną pobrane z pozycji faktury. W zależności od zawartości faktury, zostaną wygenerowane dekrety na odpowiednie konta kosztowe.
Powyższy schemat zaksięguje wartość brutto faktury na konto kontrahenta albo pracownika w zależności od sposobu rozliczenia faktury.
⇒ patrz moduł Zakupy -> Dokumenty zakupu
Kwota VAT zostanie pobrana z nagłówka dokumentu.