Jak wcześniej wspomniano bilans otwarcia traktowany jest przez system jako normalny okres o numerze 00.
Nie istnieje więc dodatkowy dokument o nazwie Bilans otwarcia. Ustalenie bilansu otwarcia polega na sporządzeniu odpowiedniego dokumentu PK (np. w rejestrze PK/BO) i zaksięgowaniu go na okres 00.
⇒ Formularz dokumentu PK oraz zasady jego wypełniania zostały opisane w rozdziale Polecenia księgowania (PK)
Na jednym dokumencie PK wprowadzamy salda wszystkich kont. Sumy zapisów po stronie WN i MA powinny być równe sobie (zbilansowane), dopiero wtedy dokument będzie można zaksięgować.
Zamknięcie bilansu otwarcia podlega normalnym regułom zamykania okresów. Dopóki okres 00 nie jest zamknięty, dopóty można dopisywać i korygować zapisy na dokumencie PK.
Wprowadzanie ręczne bilansu otwarcia dokumentem PK jest sensowne tylko podczas wdrażania systemu. Temat ten został opisany w rozdziale dotyczącym wdrożenia.
⇒ patrz: Księga handlowa -> Wdrażanie Księgi Handlowej
Podczas kontynuacji pracy w kolejnych latach bilans otwarcia powinien być generowany automatycznie na podstawie sald kont analitycznych w ostatnim okresie roku obrachunkowego.
Automatyczne generowania BO
W procesie automatycznego generowania bilansu wykorzystywana jest funkcja Naliczenie sald dostępna w opcji Okresy. Generuje ona salda kont analitycznych dla dowolnych okresów, w tym dla okresu 13 czyli ostatniego w roku obrachunkowym.
Kolejność czynności przy automatycznym generowaniu bilansu otwarcia:
- W opcji Okresy wskaż okres 13 właściwego roku i wybierz przycisk Naliczanie sald. Pojawi się okno Naliczenie sald.
2. Po wyborze przycisku OK nastąpi obliczenie sald wszystkich kont analitycznych i przeniesienie ich do schowka dokumentów.
Znacznik Uwzględnij dokumenty robocze, pozwala naliczyć salda z dokumentów tylko zadekretowanych (niezaksięgowanych).
3. W opcji Polecenia księgowania PK dodaj nowe polecenie (Dodaj). Po wypełnieniu odpowiednich pól (rejestr, okres, dziennik) i przejściu do pozycji wybierz opcję Operacje -> Pobierz dokument ze schowka. Na liście dokumentów schowka powinna znaleźć się pozycja opatrzona symbolem np. SALDA/2022/13. Wybierz ten dokument i aktywuj przycisk Przenieś. Rozpocznie się proces przenoszenia sald kont z miesiąca grudnia danego roku na dekrety dokumentu PK.
4. Zakończ dokument PK jeżeli jest poprawnie wypełniony czyli zbilansowany.
5. Ostatnią operacją jest zaksięgowanie dokumentu. Ponieważ operacja ta blokuje modyfikacje dokumentu i jest nieodwracalna należy ją odłożyć w czasie, aż do uzgodnienia wszystkich sald. Zapisy do tego czasu będą funkcjonować w systemie jako robocze.
Kiedy sporządzać bilans otwarcia ?
System nie narzuca żadnego terminu. Operację można przeprowadzić w dowolnym momencie nowego roku. Względy praktyczne przemawiają za tym, aby operację tę wykonać po zamknięciu miesiąca grudnia poprzedniego roku.
Mechanizm działania kont wynikowych
Konta wynikowe służą do ewidencji kosztów i przychodów, a ich salda przeksięgowywane są pod datą ostatniego dnia roku obrotowego na konto Wynik finansowy. Zamknięcie kont wynikowych oraz ustalenie wyniku finansowego na koncie wynik finansowy jest uzależnione od przyjętego przez jednostkę sposobu ewidencji kosztów oraz od sporządzanego wariantu zysków i strat. Jednostki mogą sporządzić rzis w wariancie porównawczym lub w wariancie kalkulacyjnym.
- Wariant porównawczy stosują jednostki, które ewidencjonują koszty podstawowej działalności operacyjnej wyłącznie w układzie rodzajowym kosztów (konta zespołu 4), a także jednostki, które ujmują koszty równocześnie na kontach zespołu 4 i 5,
- Wariant kalkulacyjny stosują jednostki ujmujący koszty podstawowej działalności operacyjnej tylko w układzie funkcjonalnym (konta 5) lub jednocześnie w układzie rodzajowym i funkcjonalnym (4 i 5).
Usprawnieniem w tworzeniu rachunku zysków i strat a także innych analiz jest wprowadzenie do systemu funkcjonalności kont wynikowych, za pomocą której można oznaczyć dane konto jako wynikowe, filtrować konta o tym charakterze oraz dokonywać przeksięgowania na wynik finansowy.
Formatka Konto wynikowe występuje w definicji konta na planie kont:
Dostępna jest także w naliczeniu sald (Okresy -> naliczenia sald):
Również w filtrowaniu na rodzaj konta dodano opcje: tylko konta wynikowe i bez kont wynikowych.
W zestawieniu obrotów i sald parametry konta wynikowego dostępne są podczas wyboru kont uwzględnianych w zestawieniu ( konta wynikowe/bez kont wynikowych ).
Filtrowanie po parametrze kont wynikowych możliwe jest także przy analizowaniu zapisów na kontach:
