Pracownicy

Opcja ta zawiera dane o pracownikach firmy.
Każdy pracownik powinien mieć wypełnione pola:

Podstawowe dane osobowe – do sporządzenia umowy o pracę,
Dane dodatkowe – do wystawienia przelewów
Historia zatrudnienia
Rodzina
Szkolenia BHP i inne oraz Lekarz
Wykształcenie i Wojsko
Języki obce, kwalifikacje i uprawnienia

Pracownik – formularz

Dodając nowego pracownika (opcja Dodaj), pojawia się poniższy formularz.

Pola opisujące pracownika rozmieszczone są na jedenastu zakładkach.
Poniżej omówione zostały niektóre charakterystyczne pola.
Możliwe jest zdefiniowanie własnych dodatkowych pól dla kartoteki Pracownicy, które będą umieszczone na dodatkowej zakładce Pola Użytkownika – P.U.

Dane podstawowe pracownika

Symbol
Symbol pracownika składa się z litery P i pięciocyfrowej liczby. System nadaje automatycznie numery pracownikom zostawiając Użytkownikowi możliwość ich modyfikacji. Pole wymagane do wypełnienia.

Imiona, Nazwisko, Płeć
Imiona i nazwisko pracownika.
Płeć (K – kobieta, M – mężczyzna) jest wstawiana automatycznie przez program na podstawie pierwszego imienia pracownika.

Data urodzenia, Miejsce urodzenia, Imiona ojca i matki oraz PESEL i NIP

Adresy

Adres zameldowania – należy uzupełnić wszystkie pola; przy wprowadzaniu kodu gminy można skorzystać z podpowiedzi,
Adres zamieszkania – jeśli adres zamieszkania jest inny niż adres zameldowania,
Adres do korespondencji– można ustalić jak zameldowania, jak zamieszkania lub wprowadzić inny adres.

Dane dodatkowe pracownika

Ekran ten zawiera dane zgrupowane na sześciu zakładkach:

Na zakładce Dane dodatkowe należy wypełnić pola:

Urząd skarbowy
Wybór urzędu skarbowego, do którego należy pracownik. Przywoływana jest lista urzędów (Kartoteki -> Urzędy), z której należy wybrać urząd właściwy dla pracownika. Informacja ta jest potrzebna przy generowaniu deklaracji podatkowych dla pracownika w module Kadry i Płace HR. Listę urzędów można pobrać z opcji dostępnej pod F12 – Przypisz kody urzędów skarbowych.

Dokument tożsamości
Rodzaj dokumentu (1 – dowód osobisty, 2 – paszport) i jego numer. Informacja potrzebna do wygenerowania dokumentów zgłoszeniowych ZUS.

Rodzaj i symbol centrum kosztowego
Przypisanie pracownika do centrum kosztowego. Informacja ta przydatna jest dla Użytkowników modułów Kadry i Płace HR oraz Księga Handlowa, gdyż pomaga ona rozksięgować koszty pracy na dane centrum kosztowe.

Uwagi
W to pole można wpisywać dodatkowe informacje o pracowniku

Na zakładce Podatki i ZUS do wypełnienia są:

dane o zaniechaniu poboru podatku jeśli takie miało miejsce,
rozliczenie podatku PIT-40 to zapisy z kwotami dopłacanego/ nadpłaconego podatku za ubiegły rok, wprowadzane automatycznie na podstawie wykonanego rocznego rozliczenia podatku przez pracodawcę na deklaracji PIT-40, gdy z rozliczeń wynika nadpłata lub niedopłata podatku,
informacje o ograniczonym obowiązku podatkowym – dotyczy pracowników zagranicznych,
Oddział NFZ – wybór oddziału NFZ, do którego należy pracownik. Przywoływana jest lista oddziałów, którą można edytować w opcji Kadry i Płace HR -> Słownik. Określenie oddziału pozwoli na automatyczne przeniesienie informacji do formularzy zgłoszeniowych ZUS,
Informację kto przekazał dane o przekroczeniu rocznej podstawy składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe,
dane o dochodach z innych źródeł.

Zakładka Niepełnosprawność służy do określenia stopnia niepełnosprawności oraz przyczyny niepełnosprawności. Wprowadza się tam również informacje potrzebne przy transferze do SOD

Zakładka Banki pracownika służy do określenia nazwy banku i numeru konta pracownika. Istnieje możliwość przypisania dwóch kont bankowych pracownikowi, dzięki temu można przelewać wypłatę na dwa ROR-y. Oprócz tego można wybrać dla każdego z banków pracownika, domyślny rachunek bankowy firmy z którego będzie przelewane wynagrodzenie dla pracownika.
Jeśli firma posiada kilka rachunków w różnych bankach, oszczędzamy np. pieniądze na prowizjach. Program sugeruje numer rachunku firmy do obciążenia (rozpoznawany jest wspólny bank przez cyfry od pola 3 do 11).

W zakładce Praca w szczególnych warunkach należy wypełnić dane, w przypadku pracownika, który wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnych charakterze. Dotyczy pracowników, którym nalicza się składkę na Fundusz Emerytur Pomostowych.

Historia zatrudnienia

Zakładka ta służy do wypełnienia tabeli historii wcześniejszego zatrudnienia pracownika. Obejmuje ona dane dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika od momentu rozpoczęcia pracy zawodowej do czasu podjęcia pracy w aktualnym zakładzie. Jej poprawne wypełnienie jest podstawą do prawidłowego wyliczenia staży pracowniczych i dodatków za wysługę oraz wymiaru urlopów wypoczynkowych Tabela ta zawiera następujące informacje:

Pracodawca
Data przyjęcia do pracy
Data zwolnienia
Stanowisko
Tryb ustania stosunku pracy
Czy wliczać podany okres do jubileuszu, do wysługi, do wysługi w branży, do emerytury, do urlopu.

Zmieniając datę możemy zasymulować jaki będzie staż pracy na wybrany dzień. Przycisk Drukuj pozwala przeglądać i drukować wyciąg z historii zatrudnienia danego pracownika.

Rodzina

Kartoteka Rodzina zawiera dane dotyczące członków rodziny pracownika.
Pozycje w tej kartotece odnoszą się zwłaszcza do dzieci, ale można też gromadzić tu dane o współmałżonku oraz innych członkach rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie. Wypełnienie tej kartoteki ma nie tylko charakter informacyjny, dane te brały udział w obliczeniach płacowych zasiłków rodzinnych.

Od 1 września 2006r wypłatą świadczeń rodzinnych nie zajmują się już Zakłady Pracy.

Można także z tych danych skorzystać przy generowaniu formularzy zgłoszeniowych ZCZA I ZCNA.
Liczba osób dla zasiłku rodzinnego oraz pielęgnacyjnego
Informacje o liczbie osób na jakie przypadają zasiłki (potrzebna dla deklaracji ZUS.
Należy podkreślić, że liczby osób do zasiłków generują się same, gdy wypełnia się prawidłowo tabelę.
Na samym dole jest pole do zaznaczenia w przypadku gdy pracownikowi należy się urlop – opieka nad dzieckiem.

BHP i Lekarz

Kartoteka BHP, służy do rejestracji szkoleń BHP, P.Poż. i innych w których uczestniczył dany pracownik. Rodzaj szkolenia jest wybierany z listy (pole związane ze słownikiem kadrowo-płacowym – opcja Słowniki)

Kartoteka Lekarz służy do ewidencjonowania przeprowadzonych badań okresowych pracownika i umożliwia sprawowanie kontroli nad terminem ich ważności.

Rodzaj badania jest także wybierany z listy którą można edytować w opcji Kadry i Płace HR -> Słownik
Obydwie kartoteki mają charakter informacyjny.

Wykształcenie i Wojsko

Wykształcenie
Wybór kodu wykształcenia pracownika z listy kodów wykształcenia.
Kody wykształcenia są zgodne z kodami używanymi w dokumentach ubezpieczeniowych. Listę wykształceń można edytować w opcji Kadry i Płace HR -> Słowniki. Informacje o wykształceniu konieczne są do zgłoszenia do ZUS (kod wykształcenia) oraz do prawidłowego wyliczenia okresu zaliczonego do urlopu, czyli do określenia limitu. Lata do urlopu są podpowiadane po wybraniu kodu wykształcenia.

Kartoteka Szkoły służy do zarejestrowania ukończonych przez pracownika szkół i jest uzupełnieniem informacji o wykształceniu. Wpisane informacje nie mają wpływu na pole lata do urlopu.

Kartoteka Kwalifikacje/uprawnienia służy do zarejestrowania nabytych przez pracownika kwalifikacji i uprawnień. Listę tych kwalifikacji i uprawnień można edytować w opcji Kadry i Płace HR -> Słowniki szkół

Kartoteka Języki obce umożliwia orientację, w jakim stopniu pracownicy posiadają znajomość języków obcych. Zapisy w tej kartotece mogą informować, którymi językami obcymi posługuje się wybrany pracownik, jaki jest stopień ich znajomości oraz jakie dokumenty ją potwierdzają (pole Uwagi). Na podstawie tych danych można sporządzić prosty raport o znajomości języków danego pracownika

Kartoteka Dane wojskowe zawiera następujące pola:

Stopień wojskowy – wybierany z listy (pole związane ze słownikiem kadrowo-płacowym – opcja Słowniki)
Nr książeczki wojskowej
Stosunek do służby wojskowej (pole związane ze słownikiem kadrowo-płacowym – opcja Słowniki).

Operacje dla tabeli Pracownicy

Opcja Operacje dla tabeli Pracownicy zawiera listę informacji dotyczących danego pracownika.

Korzystając z tej opcji można wykonać następujące operacje:
- Stan rozrachunków
- Historia rozrachunków
- Przebieg zatrudnienia
- Karta pracy
- Karta wynagrodzeń
- Załączniki
- Raportowanie dat końcowych
- Lista zmian w kartotece pracownika
- Grupowe przydzielanie składników płacowych

Stan / Historia rozrachunków

Dwie pierwsze opcje: Stan rozrachunków i Historia rozrachunków działają analogicznie jak dla kontrahenta.

Przebieg zatrudnienia

Opcja ta zawiera informacje o przebiegu zatrudnienia pracownika: okres zatrudnienia, stanowisko, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie itp.

Karta pracy

Z tego miejsca mamy też dostęp do edycji Karty pracy pracownika.

Karta wynagrodzeń

Z tego miejsca mamy dostęp do edycji Karty wynagrodzeń.

Załączniki

Opcja ta służy do dołączania plików zewnętrznych (grafik, pism, tabel) do pracownika. Mogą to być np. zeskanowane świadectwa pracy, CV itp.

Dodając nowy plik (opcja Dodaj) wskazujemy jego położenie na dysku wybierając przycisk .

Poniżej w polu Opis można dodać dowolny tekst opisujący zawartość pliku. Przycisk służy do otwierania pliku domyślnym programem w systemie Windows, np.: pliki typu DOC -> Word, pliki XLS -> Excel, pliki JPG np._. Corel.

Pliki skojarzone umieszczane są w katalogu danych firmy w podkatalogu PLIKI_SK.

Należy zachować szczególną ostrożność przy modyfikowaniu zawartości katalogu PLIKI_SK zewnętrznymi programami i narzędziami systemowymi gdyż istnieje możliwość utraty powiązania plików z pozycjami w tabelach Hermesa SQL.

Raportowanie dat końcowych

Analiza ta ma na celu poinformowanie użytkownika o nadchodzących terminach zmian. Jest to raport systemu o konieczności podjęcia określonych działań. Raport obejmuje przypominanie o datach ważności:

szkoleń BHP, PPoż i innych
badań lekarskich
kwalifikacji i uprawnień
kwalifikacji i uprawnień
grup niepełnosprawności.

Można też raportować wszystkie powyższe zdarzenia jednocześnie.

Lista zmian w kartotece pracownika

⇒ Patrz Przyciski na ekranie Pracownik

Grupowe przydzielanie składników placowych

Opcja ta służy do grupowego przydzielania składników płacowych (indywidualnych) zaznaczonym pracownikom. Składniki zostaną podpięte do aktualnej umowy o pracę. Jest to bardzo wygodne w przypadku gdy musimy dodać składnik płacowy indywidualny (np. nagroda uznaniowa, bon towarowy itp.) dla wielu pracowników należących do różnych grup płacowych.

Przyciski na ekranie Pracownik

Z poziomu ekranu Pracownik mamy dostęp do :

Umów o pracę
Umów cywilnoprawnych
Kartoteki urlopów
Listy zmian aktualnego pola danych
Kar i nagród
Danych o samochodzie prywatnym
Zdjęcia pracownika

Urlopy

Kartoteka urlopów służy do sprawdzenia stanu urlopów wypoczynkowych, rehabilitacyjnych i na opiekę na bieżący dzień. Wymiar urlopu wypoczynkowego uzależniony jest od stażu pracowniczego (do którego wliczane są także okresy nauki) i począwszy od 1.01.2004 r. wynosi:

20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Od pierwszego stycznia 2004 należy także rozróżnić:

wymiar urlopu przysługujący danemu pracownikowi,
ilość dni wolnego jakie pracownik otrzyma w zamian za przysługujący mu wymiar urlopu.

Do tej pory powyższe dwie wartości były równe dlatego nie było potrzeby ich rozróżnienia. Od 1 stycznia 2004 pracownik może mieć inny wymiar urlopu i inną ilość przyznanych dni wolnych. Różnice nie pojawią się jednak jeżeli dobowy wymiar czasu pracy równa się 8 godzinom. Tylko więc w przypadku gdy dobowy wymiar czasu pracy jest większy lub mniejszy od 8 godzin, będzie pojawiała się potrzeba dokonania przeliczeń.

W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy lub zatrudnionych czy zwolnionych w ciągu roku kalendarzowego wymiar urlopu należy ustalić proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Podstawowy wymiar urlopu (20 lub 26 dni) należy pomnożyć przez ułamek będący wymiarem czasu pracy np. 1/2, 1/5, 1/8.

Jeżeli wynikiem powyższego mnożenia będzie liczba będąca ułamkiem, należy zaokrąglić ją do pełnego dnia.

W zamian za swój wymiar urlopu pracownik powinien otrzymać dni wolne od pracy (mechanizm ten nazywamy właśnie udzieleniem urlopu).

Zgodnie ze znowelizowanym kodeksem pracy istnieją dwie podstawowe zasady rządzące udzielaniem urlopu:

urlopu należy udzielać w dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
urlopu udziela się w wymiarze godzinowym.

ad)1 Pierwsza zasada nie wymaga szerszego omówienia. W typowym przypadku pracownik pracuje od poniedziałku do piątku więc urlopu udziela mu się w te dni. Jeżeli pracownik nie pracuje w poniedziałki, urlopu udziela mu się od wtorku do piątku itp.

ad)2 Druga zasada obowiązuje od 1 stycznia 2004. Zgodnie z nią pracownikowi w danym dniu udziela się tyle godzin urlopu ile zgodnie z obowiązującym go systemem czasu pracy w danym dniu powinien przepracować. Do obliczeń przyjmuje się, że 1 dzień wymiaru urlopu równa się ośmiu godzinom pracy.

Aby program prawidłowo naliczał wymiary urlopów muszą być spełnione następujące warunki :

określona liczba lat do urlopu wynikająca z wykształcenia
wprowadzone wszystkie okresy poprzedniego zatrudnienia
w Umowie o pracę powinien być określony dobowy wymiar czasu pracy
wprowadzone dane o wykorzystaniu urlopu u poprzedniego pracodawcy: Umowy o pracę -> Dane z ostatniego świadectwa pracy/Bilans otwarcia
w przypadku pierwszego zatrudnienia pracownika (np. po ukończeniu szkoły) należy zaznaczyć na Umowie o pracę pole Pierwsze zatrudnienie pracownika
dla urlopu rehabilitacyjnego powinien być wpisany prawidłowo kod tytułu ubezpieczenia na Umowie o pracę dla pracownika niepełnosprawnego a dla urlopu na opiekę powinna być zaznaczona opcja na zakładce Rodzina -> 2 dni urlopu na opiekę

Karty urlopowe mogą być w programie zakładane i aktualizowane na dwa sposoby: automatycznie przez program oraz ręcznie przez operatora.

Jeśli operator sam skoryguje wymiary urlopów na powyższym ekranie to od tej pory program nie aktualizuje dynamicznie tych wartości tylko zdaje się na dane wprowadzone przez operatora.

Podczas rejestracji na karcie pracy pracownika nieobecności urlopowych program wyświetli komunikat o ewentualnym przekroczeniu limitu urlopu należnego pracownikowi.

Z poziomu Karty urlopowej pracownika możemy też wprowadzić plan urlopów dla pracownika, podając w poszczególnych miesiącach dni od do planowanego urlopu wypoczynkowego

Przycisk Komornik wypełniamy ekran danymi o alimentach i innych należnościach sądowych. To spowoduje, że podczas obliczania list płac automatyczne wygenerowane zostaną składniki płacowe zmniejszające wynagrodzenie o zasądzone należności.

Lista zmian aktualnego pola tabeli Pracownicy

Każda zmiana pola tabeli Pracownicy może być przez program odnotowana. Program podczas zapisu danych pracownika i stwierdzeniu jakichkolwiek zmian zapyta czy robić wpis do tabeli historii zmian. Jeśli zmiana nie była wynikiem błędu to należy ją zapisać aby można było sprawdzić, co działo się z pracownikiem przez cały okres pracy w naszej firmie. O ile z poziomu ekranu Pracownik w tabeli pokazuje się tylko lista zmian aktywnego pola tabeli (tego na którym stoi kursor) to z pozycji Operacje na tabeli Pracownicy pokazują się wszystkie zmieniane pola wybranego pracownika.

Okno Historia zmian danych Pracownika składa się z następujących kolumn:

Nazwa pola tabeli Pracownicy – Pamiętajmy, że w kartotece pracowniczej znajduje się około 100 pól. Każde pole posiada swoją nazwę, dzięki której wiemy, czego dotyczy wpisana w nim wartość oraz w którym miejscu kartoteki powinniśmy go szukać.
Poprzednia Wartość i Nowa wartość – w zależności od typu pola w kolumnie tej możemy spotkać różną zawartość np.: tekst w polu Nazwisko (jeśli kobieta wyjdzie za mąż z pewnością zmiana taka w programie musi być odnotowana), liczba w polu numerycznym itd.
Operator – Kod operatora, który dokonał zmian.
Data zmiany.

Kary i nagrody

W tym miejscu możemy zarejestrować pracownikowi kary i nagrody. Rodzaje kar i nagród oraz powody ich przyznania są polami słownikowymi.

Samochód prywatny

Dane o prywatnym samochodzie pracownika uzupełniamy, jeśli będzie on miał wypłacany ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych

Przed naliczeniem ryczałtu musimy też uzupełnić dane w stałych parametrach plac

HermesSQL