Wprowadzenie
Faktura zaliczkowa wystawiana jest w związku z rozliczeniem otrzymanych zaliczek przyporządkowanych do określonej dostawy mającej nastąpić w przyszłości.
Faktura zaliczkowa powinna zawierać elementy wymienione w art. 106f Ustawy o podatku od towarów i usług, tj.:
- datę jej wystawienia,
- numer kolejny nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- numery, za pomocą których podatnik i nabywca są zidentyfikowani na potrzeby podatku,
- datę otrzymania całości lub części zapłaty przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
- otrzymaną kwotę zapłaty,
- kwotę podatku,
- dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy.
Istnieją sytuacje, w których wystawione zostaje zamówienie od klienta wraz z zaliczką na zrealizowanie danego zamówienia. Wg aktualnie obowiązujących przepisów fakturę można wystawić dopiero w momencie pełnej płatności. W takich sytuacjach należy korzystać z faktur zaliczkowych. Do każdej zaliczki należy zarejestrować tzw. fakturę zaliczkową, a w chwili pełnej płatności fakturę rozliczającą, która uwzględnia wszystkie zaliczki do danego zamówienia i wylicza kwotę pozostałą do zapłacenia.
Obieg dokumentów przy rejestracji faktury zaliczkowej powinno się rozpocząć od rejestracji oferty dla klientów (lub zamówienia na sprzedaż, jeżeli wykupiony został moduł Zamówień). Stanowią one jakby kontrakt, na który można się powołać przy wystawianiu faktur zaliczkowych oraz faktury rozliczającej. Nie musi to być osobny rejestr przeznaczony tylko do zaliczek, ale stworzenie takiego rejestru ułatwi dalszą pracę w systemie. Na ofercie należy wskazać artykuł i podajemy wartości.
Istnieje również możliwość wystawienia zaliczki bez konieczności rejestracji dokumentu, który wskazuje się podczas rejestracji takiej zaliczki. Zmiany te mają na celu umożliwianie rozliczania zaliczek w sytuacji, kiedy klient ma podpisaną umowę i wpłaca zaliczkę, ale nie zna konkretnie artykułów, których będzie ta zaliczka dotyczyła. Do tej pory system wymuszał wybranie zamówienia lub oferty, na podstawie którego była tworzona faktura zaliczkowa. Jednak wiele zaliczek, jest wystawianych na podstawie umów, których technicznie nie można wprowadzić do systemu. Przy tego rodzaju zaliczkach należy w uwagach wpisywać nr umowy na podstawie, której zaliczka została wystawiona.
Rejestracja faktury zaliczkowej
Aby zarejestrować fakturę zaliczkową należy stworzyć nowy rejestr faktur sprzedaży. W tym celu w opcji Konfiguracja -> Definicje dokumentów należy dodać nowy rejestr dokumentów sprzedaży i w opcji Rodzaj dokumentu wybrać Faktura i zaznaczyć znacznik Zaliczka.
Dostępne są dwie opcje:
- Z wymuszaniem podania zamówienia/oferty.
- bez wymuszania podania zamówienia/oferty.
Rejestracja faktury zaliczkowej z wymuszaniem podania zamówienia/ oferty
Tak zdefiniowana faktura będzie wymagała od użytkownika wskazania w nagłówku, jakiego dokumentu dotyczy ta zaliczka. Jeżeli w systemie planowane jest wystawianie zaliczki niepowiązane z zamówieniem bądź ofertą należy zdefiniować kolejny rejestr faktur zaliczkowych, a opcja Wymuszaj podanie zamówienia/ oferty musi zostać w nim odznaczona.
Jako pozycję faktury zaliczkowej można wskazać jedynie pozycje księgowe. W tym celu należy utworzyć nową pozycję księgową Zaliczka (Kartoteki -> Artykuły). Pozycja ta będzie wybierana na fakturach zaliczkowych.
Fakturę zaliczkową z wymuszaniem, wprowadza się w momencie zarejestrowania oferty i otrzymania zaliczki. Fakturę należy wystawić z wcześniej utworzonego rejestru faktur zaliczkowych, a następnie w opcji Zamówienie wskazać ofertę (OF, ZS, ZO) której będzie dotyczyć przedpłata.
Jako pozycję faktury zaliczkowej należy wskaz wcześniej stworzoną pozycję księgową Zaliczka. Przy wyborze pozycji w polu Cena wpisujemy kwotę zaliczki.
Program umożliwia wystawienie kilku faktur zaliczkowych do jednej oferty.
Faktury zaliczkowe mają osobny wzorzec wydruku: F_ZAL__
Wydruk faktur zaliczkowych zawiera, oprócz własnych pozycji również pozycje oferty/ zamówienia oraz numery i kwoty wystawionych wcześniej faktur zaliczkowych do tej oferty.
Rejestracja faktury zaliczkowej bez wymuszania podania zamówienia/ oferty
Przystępując do rejestracji faktur zaliczkowych bez podawania zamówień/ ofert należy wskazać jedynie jako pozycję dokumentu wcześniej stworzoną pozycję księgową Zaliczka.
Dodatkowe dane, np. numer umowy, niezbędne do realizacji tak wystawionego dokumentu można umieścić w Uwagach.
UWAGA!!!
Należy pamiętać o modyfikacji własnych wzorców, by informacja o numerze umowy pojawiła się również na wydruku faktury rozliczającej.
Rejestracja faktury rozliczającej.
Fakturę rozliczającą faktury zaliczkowe należy wystawić ze zwykłego rejestru faktur sprzedaży.
Podczas wystawiania faktury, po wybraniu kontrahenta, program sprawdza, czy dany kontrahent ma nierozliczone faktury zaliczkowe. Jeżeli tak, wyświetla ich listę.
Należy wówczas pamiętać, że na fakturze rozliczającej, system pozwoli rozliczyć zaliczki jednego typu:
- albo z powołaniem na zamówienie/ ofertę,
- albo zaliczki bez wybranego dokumentu.
Podczas tworzenia faktury rozliczającej zaliczki program sprawdza poprawność zaznaczenia.
Jeżeli zaznaczone zostaną wszystkie zaliczki nie posiadające zamówienia/ oferty albo wszystkie dotyczące tego samego zamówienia/ oferty, wtedy faktura będzie fakturą końcową.
(Wystawienie faktury końcowej jest uzależnione od tego, czy faktura zaliczkowa obejmuje całość zapłaty za dostawę towaru lub świadczenie usługi, czy tylko jej część. Wystawienie faktury końcowej następuje wtedy, gdy zaliczka opiewa na pełną wartość zamówienia).
Jeżeli podczas wybierania kontrahenta wybór zaliczek zostanie pominięty (przycisk Wróć), w pozostałych danych możliwe jest wskazanie, czy jest to rozliczenie zaliczek częściowe lub końcowe. Zaznaczenie znacznika Rozliczenie zaliczek uaktywni wówczas opcję wskazania oferty.
Informację o tym, jaka to faktura zaliczkowa: końcowa czy częściowa można znaleźć w Pozostałych danych faktury rozliczającej.
Przy rozliczeniu zaliczki powiązanej z ofertą lub w przypadku wskazania oferty w nagłówku faktury, przejście do okna pozycji spowoduje automatyczne przywołanie pozycji znajdujących się na tej ofercie i system wyliczy automatycznie kwotę pozostałą do zapłaty.
Jeśli chodzi o częściowe rozliczenie zaliczek to opcja ta stosowana jest w sytuacji, gdy kontrahent zapłaci z góry zaliczkę za całość transakcji, a fakturowanie będzie odbywać się etapami wraz z dostawami towarów lub wykonaniem etapu usługi.
Jeżeli skorzystano z częściowego rozliczenia zaliczek, dodatkowo w trakcie wystawiania faktury rozliczającej pojawi się tabela zawierająca artykuły z oferty. Przy każdym z artykułów można wpisać ilość jaka ma być rozliczona daną fakturą rozliczającą.
Po wskazaniu ilości artykułu, pojawi się komunikat: Przenieść warunki płatności i trasę z zamówienia? Jeśli odpowiedź będzie twierdząca, wtedy pozycje z zamówienia zostaną dołączone do faktury.
Jeżeli wybrano zaliczkę (lub kilka zaliczek) nie powiązanych z zamówieniem/ ofertą, program przy każdej pozycji spróbuje rozliczyć zaliczki (uwzględniając stawkę VAT) i zrobi to w kolejności daty wystawiania zaliczek zaczynając od najstarszej.
UWAGA!!!
Istnieje możliwość rozliczenia zaliczek na fakturze bez wydania. W trakcie rozliczania zaliczek na takich fakturach, jeżeli dokumentem, do którego wystawione były zaliczki jest zamówienie na sprzedaż (ZS), pojawi się pytanie czy wygenerować dokumenty WZ. Generowanych jest tyle dokumentów WZ, ile magazynów zostało użytych na pozycjach zamówienia. Dokumenty WZ generowane są zarówno w przypadku całkowitego, jak i częściowego rozliczenia zaliczek.
Jeśli kwota zaliczki przekracza wartość brutto z zamówienia pojawia się następujący komunikat.
Jeśli przy rozliczeniu końcowym wskazana zaliczka będzie w stawce 23% a na fakturę dodany zostanie artykuł w innej stawce – pojawi się następujący komunikat.
W przypadku faktury końcowej program uniemożliwi zapisanie dokumentu, jeżeli wszystkie zaliczki nie zostaną rozliczone do końca.
Wydruk faktury rozliczeniowej F_Z_ROZL – zawiera oprócz pozycji pobranych z oferty również pozycje rozliczające zaliczki łącznie z numerami dokumentów i kwotami pomniejszającymi wysokość faktury zaliczkowej o pobrane wcześniej zaliczki.
Zaliczki dla których podatnikiem jest nabywca.
Istnieje możliwość tworzenia i rozliczania faktur zaliczkowych, dla których podatnikiem jest nabywca. Obsługa zaliczek dla tego rodzaju dokumentów działa na zasadach przyjętych dla pozostałych dokumentów.
Należy jednak pamiętać, że już na etapie oferty/ zamówienia, artykuł musi posiadać stawkę VAT – *nie podlega ustawie o podatku VAT.
Wydruk faktury
