W systemie każdego operatora można przypisać do odpowiedniego profilu (grupy) użytkowników. Z tego przypisania wynikają uprawnienia i ograniczenia danego operatora.
Raz zdefiniowany profil można przedzielać wielu operatorom, np. sprzedawcy, zaopatrzeniowcy, księgowi itd. Przy zakładaniu nowej firmy tworzona jest jedna nadrzędna grupa uprawnień ADMIN – Pełen zakres uprawnień i przydzielana jest ona operatorowi SZEF. Grupa ta daje dostęp do wszystkich opcji w programie.
Profil – formularz
Dodając nowy profil (grupę) uprawnień (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.
Każdej grupie należy nadać symbol i nazwę opisującą dla kogo będzie stosowana.
W celu ułatwienia pracy, przy tworzeniu nowego profilu, możemy skopiować inny, korzystając z opcji Przenoszenie treści.
Parametry uprawnień rozmieszczone są na liście omówionej poniżej.
Dodatkowo wybierając przycisk Uprawnienia do menu można zabrać dostęp do poszczególnych opcji menu.
Dodawanie dokumentów
Zakładka ta zawiera listę zdefiniowanych w systemie rejestrów dokumentów. Można operatorowi zabronić dostępu do niektórych rejestrów przenosząc je na listę Rejestry zakazane.
W tym miejscu istnieje również możliwość nadania uprawnień do przeglądania dokumentów tylko z ostatnich dni, gdzie ilość tych dni ustala administrator lub osoba upoważniona do zarządzania systemem.
Data początkowa obliczana jest poprzez odjęcie od daty aktualnie ustawionej w programie podanej ilości dni. Pod uwagę brana jest data rejestracji dokumentu w systemie. Ustawienie nie działa na zestawieniach dokumentów, a jedynie na listach i łączy się z innymi filtrami ustawionymi w programie.
Oglądanie dokumentów z oddziałów
Zakładka ta zawiera listę zdefiniowanych w programie oddziałów. Można operatorowi zabronić dostępu do niektórych oddziałów przenosząc je na listę Oddziałów zakazanych.
Oglądanie dokumentów z magazynów
Zakładka ta zawiera listę zdefiniowanych w programie magazynów. Można operatorowi zabronić dostępu do niektórych magazynów przenosząc je na listę Magazynów zakazanych.
Wzorce wydruku
Zakładka ta zawiera listę zdefiniowanych w systemie wzorców wydruku. Można operatorowi zabronić dostępu do niektórych wzorców przenosząc je na listę Wzorców zakazanych.
Rejestry VAT i dane księgowe
Zakładka ta pozwala ograniczyć prawo do modyfikacji danych dostępnych na formularzach dokumentów F, KF, FZ i KZ pod przyciskiem Dane księgowe.
Określa się tu dostęp do modyfikacji danych dotyczących rejestru VAT oraz danych księgowych (sposobu rozliczenia i księgowania dokumentów) .
Różne uprawnienia
Na zakładce tej umieszczone jest zestaw rożnych parametrów uprawnień.
Może zmieniać ceny sprzedaży na dokumentach
Operator nie posiadający tego prawa nie ma żadnej możliwości sprzedania towaru w innej cenie niż wynikającej z cennika klienta.
Może ustalać ceny nominalne
Operator posiadający takie uprawnienie może ustalać ceny nominalne.
Widzi ceny z wszystkich poziomów
Operator posiadający to uprawnienie widzi ceny wszystkich poziomów cen.
Może akceptować sprzedaż poniżej ceny minimalnej
Operator posiadający takie uprawnienia, może sprzedawać poniżej ceny minimalnej.
Ma dostęp do zakładki cen na formularzu artykułu
Użytkownik, który nie posiada takiego uprawnienia nie będzie mógł oglądać zakładki ceny, jednak uprawnienie to nie blokuje możliwości zmiany ceny.
Może zmieniać formy płatności
Operator nie posiadający tego prawa nie może sprzedać z innym terminem niż przypisano klientowi.
Może kalkulować cenę sprzedaży
Uprawnienie umożliwia edycje kalkulacji cen sprzedaży, zarówno na dokumentach i jak i na karcie artykułu.
Może zmieniać średni koszt jednostkowy
Operator posiadający takie uprawnienie może zmieniać średni koszt jednostkowy na karcie artykułu.
Może zmieniać jednostki miary na form. artykułów
Uprawnienie umożliwia zmianę jednostki miary na formularzu artykułów.
Może modyfikować tabelę artykułów/kontrahentów
Nie mając tego uprawnienia operator nie może dopisywać nowych artykułów, ani poprawiać istniejących.
Może modyfikować symbol artykułu
Operator może modyfikować symbol artykułu. Ustawienie nie dotyczy dodawania artykułów – wtedy symbol można edytować niezależnie od tego, czy jest w jakiś sposób generowany czy wpisywany ręcznie.
Może modyfikować wzorce wydruku
Można zabronić operatorowi modyfikowania wzorców wydruku.
Może modyfikować analizy wielowymiarowe
Można zabronić operatorowi modyfikowania analiz wielowymiarowych.
Może poprawiać / usuwać dokumenty sprzedaży oraz dowody kasowe po ich wydrukowaniu
Wybór czy operator będzie mógł zmienić zawartość dokumentu po jego wydrukowaniu.
Operator pozbawiony takiego uprawnienia nie poprawi oraz nie usunie dokumentu sprzedaży (F) ani dowodu kasowego (KP, KW) po wydrukowaniu go. Modyfikacji dokumentu może wtedy dokonać tylko operator o uprawnieniach ADMIN.
Może poprawiać/usuwać zamówienia po ich wydrukowaniu
Parametr ten ma analogiczne działanie jak poprzedni tylko dla dokumentów zamówień..
Może poprawiać/usuwać cudze dokumenty
Można operatorowi przydzielić uprawnienie do poprawiania lub usuwania dokumentów sporządzonych przez innych operatorów.
Może oglądać cudze dokumenty
Wybór czy operator będzie mógł widzieć (bez możliwości modyfikacji) dokumenty sporządzone przez innych operatorów.
Może pracować z wykorzystaniem poprzednich stawek VAT
Operat posiadający to uprawnienie może wystawiać dokumenty w poprzednich stawkach.
Może zatwierdzać dokumenty przychodowe
Operator pozbawiony tego prawa będzie mógł rejestrować dokumenty przychodowe, jednak uaktualnienie stanu musi wykonać operator uprawniony.
Może zmieniać wygląd tabelach
Zezwolenie na modyfikację wyglądu tabel.
Może zarządzać widokami oraz zapytaniami SQL
Operator nie posiadający tego prawa nie ma możliwości tworzenia oraz modyfikacji zapytań SQL oraz zarządzania widokami.
Dostęp do dokumentów płacowych
Wyłączenie tego uprawnienia zablokuje wejście do modułu Kadry i Płace oraz możliwość oglądania dokumentów IZ oraz przelewów czyli informacji o wynagrodzeniach, generowanych przez ten moduł.
Może zezwalać na sprzedaż pomimo
- przekroczenia limitu kredytowego
- przekroczenia terminu płatności.
Uprawnienia te pozwalają operatorowi, poprzez podanie swojego symbolu i hasła, autoryzować sprzedaż pomimo, że kontrahent przekroczył limit kredytowy albo ma nie zapłacone terminowo dokumenty.
Autoryzowana może być zarówno sprzedaż własna jak i dokonywana przez innych operatorów. Program zapamiętuje przy dokumencie symbol operatora, który zezwolił na sprzedaż.
Program wymaga autoryzacji sprzedaży w przypadku przekroczenia terminu płatności jeżeli w opcji Konfiguracja -> Ustawienia globalne odpowiednio ustawiono parametr Blokowanie sprzedaży.
⇒ patrz rozdział: Ustawienia globalne
Może zmieniać limit kredytu / tabelę rabatu dla kontrahenta
Określenie czy operator będzie mógł przydzielać i modyfikować limit kredytowy i zestaw rabatów przy kontrahencie.
Ma dostęp do szybkiego podglądu
Operator ma dostęp do wskazanych parametrów z opcji Narzędzia lub pod prawym przyciskiem myszy.
Może modyfikować funkcje użytkownika
Można zabronić operatorowi modyfikowania funkcji użytkownika.
Może poprawiać/usuwać dokumenty po wydr. Fisk.
Operator będzie mógł usuwać i poprawiać dokumenty po ich zafiskalizowaniu.
Może zwalniać rezerwację artykułów
Operator będzie mógł zwalniać rezerwację artykułów.
Może eksportować dane z tabel
Odebranie tego uprawnienia uniemożliwia skorzystanie z opcji Narzędzia -> Eksport danych. Wprowadzenie tej funkcjonalności daje większe możliwości zabezpieczenia danych przed wyniesieniem ich przez pracowników.
Stałe filtry
Stałe filtry pozwalają administratorowi ograniczać dostęp do informacji w tabelach.
Analizy wielowymiarowe
Można ograniczać dostęp do wskazanych analiz wielowymiarowych (dotyczy w przypadku posiadania modułu Analizy Wielowymiarowe)
Kasy
Można określić czy operator ma dostęp kas gotówkowych i jeśli tak to do której.
Rachunki bankowe
Można określić czy operator ma dostęp rachunków bankowych i jeśli tak to do których.
Edycja tabel i przycisk Operacje (F12)
Opcja ta pozwala nadać operatorowi dostęp do poszczególnych tabel wymienionych na liście. Zarówno w zakresie edycji tabel (Dodaj, Popraw, Usuń), jak również ograniczenie dostępu do przycisku Operacje. Przy każdej tabeli znajdują się znaczniki. Odznaczenie danej opcji, powoduje zabranie operatorowi dostępu do jej funkcji.
Grupy artykułów/kontrahentów/pracowników
Opcja ta pozwala nadać uprawnienia do wybranych gałęzi drzewa
Z prawej strony dostępne są dwa pola. Może edytować drzewo pozwala operatorowi, dodawać, odejmować lub poprawiać pozycje drzewa. Zaznaczenie opcji Drzewo zwinięte pozwala na oglądanie tylko głównych grup drzewa.
Dodawanie zleceń produkcyjnych
Uprawnienie to daje możliwość dodawania dokumentów z zabronionych definicji zleceń produkcyjnych (działa analogicznie do rejestrów dokumentów).
Uprawnienia do menu
Dostępny w dolnym lewym rogu formularza przycisk Uprawnia do menu pozwala zabrać operatorowi dostęp do poszczególnych opcji menu.
Należy dodać, że przycisk ten jest aktywny dopiero przy drugim wejściu w definiowaną grupę. Zakładając więc nową grupę należy ustawić wszystkie parametry dostępne na zakładach, następnie wyjść z definicji przyciskiem OK, a po ponownym wejściu przez opcję Popraw przycisk Uprawnienia do menu będzie aktywny.
Korzystając z tej opcji można ograniczyć dostęp do poszczególnych modułów np. do Księgi Handlowej czy Kadr i Płac, ale również do konkretnych dokumentów czy funkcji np. można zabrać dostęp do wystawiania korekt sprzedaży czy dokumentów WZ w module Sprzedaż.
Po wejściu w opcję pokazuje się ekran z całym menu systemu.
Pozycje menu dostępne dla operatora oznaczone są znakiem 
, pozycje niedostępne nie posiadają takiego znaku.
Menu należy obsługiwać z klawiatury przechodząc pomiędzy opcjami klawiszami strzałek ↑↓. Klawisz Enter rozwija opcję menu, a klawiszem SPACJA nadaje lub zabiera się uprawnienia.
Po ustaleniu wszystkich uprawnień należy wybrać przycisk Zakończ i zapisz uprawnienia.