Po wybraniu z menu Administracja opcji Kontrola spójności przych./ rozch. pojawia się okno Kontrola spójności.
Kontrola spójności w tabelach przychodowo – rozchodowych umożliwia analizę dokumentów pod względem niespójności tabel przychodowo – rozchodowych, takich jak:
- Brak powiązania pomiędzy pozycjami tabel:
- Pozycja bez powiązania w tabeli przych,
- Pozycja bez powiązania w tabeli rozch,
- Pozycja bez powiązania w tabeli zwroty,
- Powtórzona kilka razy ta sama pozycja:
- Powtórzona pozycja w tabeli przych,
- Powtórzona pozycja w tabeli rozch,
- Brak w tabelach przychodowo – rozchodowych pozycji, które wystąpiły na dokumentach:
- Brak pozycji w tabeli przych,
- Brak pozycji w tabeli rozch.
Niespójności takie mogą zaistnieć w wyniku awarii systemu komputerowego, polegającej najczęściej na nieprawidłowej pracy sieci lub serwera.
Pierwszy selektor pozwala wybrać wszystkie towary (w takiej sytuacji nie wskazuje się artykułu z listy) lub tylko jeden artykuł.
W drugim selektorze można wybrać wszystkie magazyny lub tylko jeden.
Trzeci selektor daje możliwość zawężenia analizowanych danych do wybranego okresu. Umożliwia to analizę danych np. tylko z bieżącego roku. Czas przeprowadzenia kontroli wzrasta wraz z długością okresu – zalecane jest cykliczne przeprowadzanie kontroli.
W wyniku wykonania funkcji program wyświetli komunikat o braku niespójności.
W przypadku wykrycia niespójności zostanie wyświetlona tabela wykrytych niespójności.
Do naprawy niespójności należy używać opcji dostępnych w programie – na zasadzie powtórzenia błędnie wykonanych operacji:
- usunąć niepoprawną pozycję z dokumentu i wprowadzić ją ponownie,
- usunąć cały dokument i ponownie go wprowadzić, itp.
Tylko czasami usunięcie niespójności może wymagać bezpośredniej ingerencji w bazę danych. Konieczne jest wtedy skontaktowanie się z serwisantem systemu lub bezpośrednio z serwisem producenta.
Kontrola spójności przychodów i rozchodów nie wychwytuje błędu polegającego na usunięciu całej zawartości dokumentu wraz z zapisami rozchodowymi lub przychodowymi.