Dokumenty PZ sporządzamy wtedy, kiedy rejestrujemy niefakturowaną dostawę towaru (otrzymano towar z dokumentem dostawy a faktura przychodzi z opóźnieniem).
Ponadto dokumentem PZ przyjmujemy zwroty od klientów w sytuacji, kiedy zwrot dotyczy faktury nieistniejącej w systemie (sprzed wdrożenia systemu).
Istnieje również możliwość rejestracji dokumentu PZ w walucie, wystawianego do faktury importowej FI.
Przyjęcie z zewnątrz – formularz
Praca na formularzu dokumentu PZ wygląda niemal identycznie jak na fakturze zakupu.
Dodawane pozycje nie aktualizują stanu magazynowego od razu. Pytanie o aktualizację stanu zadawane jest przy próbie zamykania dokumentu, jeżeli operator ma nadane uprawnienia do uaktualnienia stanów magazynowych. Pojawia się wtedy komunikat:
Jeśli odpowiesz twierdząco na to pytanie, to dokument uaktualni stany magazynowe. Jeśli na powyższe pytanie odpowiesz przecząco, to PZ nie zaktualizuje stanów magazynowych. Przy kolejnym jego otwarciu i próbie wyjścia pytanie będzie ponawiane. Przychód dotyczy zawsze magazynu, w którym dokument sporządzono.
Uaktualnienie magazynu możliwe jest również z poziomu dokumentu PZ. W Operacjach (F12) jest opcja Uaktualnienie magazynu, która uaktualnia magazyn, nawet po rozliczeniu dokumentu.
Po kolejnych otwarciach dokumentu, który raz zaktualizował stany, wszelkie poprawki takie jak: dodawanie, usuwanie i poprawianie pozycji, będą natychmiast korygować stany magazynowe.
Jeśli towar z dokumentu był już rozchodowany to program:
- nie pozwoli zmienić ceny, terminu, ani numeru seryjnego
- nie pozwoli usunąć tej pozycji z dokumentu
- nie pozwoli zmniejszyć ilości poniżej łącznego rozchodu tego towaru.
Funkcja Przekształć dokument 
, pozwala utworzyć na podstawie dokumentu PZ fakturę zakupu (FZ) z jednoczesnym rozliczeniem dostaw.
| Aby umożliwić przekształcanie dokumentów PZ należy w definicji rejestru w parametrze Przekształcany w dokument wskazać: rodzaj dokumentu, w jaki zostanie przekształcony dokument PZ oraz domyślny rejestr dokumentu dla przekształceń, który w razie potrzeby może zostać zmieniony w trakcie rejestracji dokumentu w opcji Pozostałe dane. |
Do faktury zakupu powstałej w wyniku przekształcenia dokumentu PZ możliwe jest dodanie usługi lub pozycji księgowej. Jest to niezwykle przydatne w przypadku konieczności doliczenia do faktury zakupu dodatkowych kosztów związanych np. z usługą transportową.
Funkcja Drzewo przekształceń dostępna w opcji Operacje pozwala nam sprawdzić na jakim jesteśmy etapie procesu sprzedaży. Pokazuje łańcuch dokumentów przekształcanych.