I. Informacje ogólne
1. Co to jest Biała Lista Podatników VAT?
Od 1 września 2019 roku obowiązuje Biała Lista Podatników VAT, czyli prowadzony przez szefa KAS wykaz informacji o podatnikach VAT, który ma pomóc firmom skutecznie i szybko weryfikować kontrahentów. Na Białej Liście znajdują się informacje dotyczące zarejestrowania, wyrejestrowania oraz statusu podatnika VAT, a także numery rachunków bankowych przedsiębiorców. Funkcjonalność zastąpiła dotychczas funkcjonujący mechanizm Sprawdzania podatnika VAT.
Wpłata na rachunek inny niż wskazany na białej liście będzie sankcjonowana. Jeżeli kontrahent przeleje pieniądze na niezarejestrowany rachunek tj. inny niż widniejący na białej liście, to kwoty ponad 15 tys. zł nie będzie mógł rozliczyć w kosztach uzyskania przychodu. Stąd też, tak istotne jest sprawdzanie czy rachunek bankowy istnieje jako zarejestrowany w dniu jego sprawdzania. Decydującym jest zatem dzień zlecenia przelewu, a nie obciążenia rachunku nabywcy czy uznania rachunku sprzedawcy.
Wyjątkiem będzie sytuacja, gdy wpłata będzie przekazana na rachunek inny niż zawarty w wykazie, a wpłacający w ciągu trzech dni od dnia zlecenia przelewu zgłosi ten fakt w urzędzie skarbowym właściwym dla sprzedawcy. W takim przypadku, kwotę powyżej 15 tys. zł będzie można rozliczyć w kosztach.
Oprócz numerów kont bankowych, Biała lista podatników VAT zawiera następujące informacje:
- Nazwa firmy lub imię i nazwisko;
- Numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
- Numer PESEL, jeśli podmiot posiada;
- Status podatnika (wg stanu na dzień sprawdzenia)
- Numer REGON, o ile został nadany;
- Numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, jeśli został nadany;
- Adres siedziby – dla podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
- Adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania, w przypadku braku adresu stałego miejsca prowadzenia działalności – w odniesieniu do osoby fizycznej;
- Imiona i nazwiska osób prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
- Imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
- Imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL;
- Daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
- Podstawę prawną rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
- Identyfikator wyszukiwania.
UWAGA!!!
Przepisy dotyczące Białej Listy Podatników VAT obowiązują od 1 września 2019 roku, natomiast sankcje za wpłatę należności na konto inne niż wskazane w Białej Liście obowiązują od 1 stycznia 2020 roku. Oznacza to, że w terminie od 1 września 2019 r. do 31 grudnia 2019 r. takie wpłaty nie mogą być sankcjonowane.
Reasumując, Biała Lista Podatników VAT umożliwia:
- Sprawdzenie czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
- Potwierdzenie numeru rachunku bankowego, na jaki powinien zostać wykonany przelew.
II. Obowiązujące metody weryfikacji
W zależności od miejsca, w którym będziemy weryfikować kontrahenta w systemie, zastosowane zostaną inne metody. Spowodowane jest to faktem, że w niektórych miejscach, dodatkowe informacje nie będą potrzebne. Dostępne są dwie metody wystawione przez API:
- Search
- Check
1. Metoda Search
Metoda Search dostępna jest na liście kontrahentów, w opcjach dostępnych pod F12. Ze względu na limity ustawione przez Ministerstwo Finansów, tj. 30 po 10 pozycji do weryfikacji, został zastosowany mechanizm paczkowania danych, który odbywa się w następujący sposób:
- Walidacja standardowa
- Weryfikacja następuje dla zaznaczonych kontrahentów,
- Sprawdzany jest symbol państwa – jeśli jest inny niż PL – w logu otrzymamy stosowny komunikat a kontrahent nie zostanie zweryfikowany poprawnie,
- Walidacja pól: NIP lub REGON oraz numery kont każdego kontrahenta – jeśli któreś z pól jest puste w logu wyświetlony zostanie komunikat bez poprawnej weryfikacji kontrahenta.
- Paczka numerów NIP
- Jeśli numer NIP kontrahenta jest prawidłowy i posiada poprawne konto bankowe, zostanie zapisany na liście,
- Aby lista została sprawdzona, wykonane zapytanie do API musi posiadać 30 prawidłowych wartości. Paczka numerów REGON
- Jeśli numer REGON kontrahenta jest prawidłowy i posiada poprawne konto bankowe, zostanie zapisany na liście,
- Aby lista została sprawdzona, wykonane zapytanie do API musi posiadać 30 prawidłowych wartości.
- Komunikaty, jakie mogą zostać wyświetlone i zapisane do logów:
- Symbol państwa różny od PL
- Brak danych
- Brak danych o rachunkach
- Do sprawdzenia
- Rachunki należą do podmiotu
- Rachunki mogą być są zgodne ze stosowanym wzorcem
- Jeden z rachunków nie należy do podmiotu
- Błąd przesłany z API
Po zakończeniu weryfikacji, zostanie wyświetlony komunikat o przebiegu operacji wraz z możliwością obejrzenia logów.
2. Metoda Check
Metoda Check wykorzystywana jest na liście poleceń przelewu.
Aby nastąpiła weryfikacja muszą zostać spełnione następujące warunki:
- Weryfikacja zaznaczonych pozycji poleceń przelewu,
- Prawidłowy numer NIP lub REGON – w pierwszej kolejności następuje walidacja ww.
numerów
- Numer konta musi mieć prawidłową wartość
- Dodatkowo, kwota dokumentu powinna być równa lub wyższa niż 15 000 zł a przelew nie dotyczy dokumentu z płatnością podzieloną. Niemniej jednak, transakcje z kwotą niższą niż progowa, również mogą być weryfikowane.
- Komunikaty, jakie mogą zostać wyświetlone i zapisane do logów:
- Symbol państwa różny od PL
- Brak danych
- Brak danych o rachunkach
- Do sprawdzenia
- Rachunki należą do podmiotu
- Rachunki mogą być są zgodne ze stosowanym wzorcem
- Jeden z rachunków nie należy do podmiotu
- Błąd przesłany z API
Po zakończeniu weryfikacji, zostanie wyświetlony komunikat o przebiegu operacji wraz z możliwością obejrzenia logów.
III. Zmiany w systemie
W zależności od miejsca korzystania z Białej Listy Podatników VAT, program będzie używał dedykowanej metody.
Wstępna konfiguracja Białej Listy podatników VAT dostępna jest w Ustawieniach Globalnych – Biała Lista Podatników VAT.
W konfiguracji dostępne są następujące opcje:
- Weryfikacja rachunku biała lista – Konfiguracja umożliwia zadecydowanie jak przebiegnie weryfikacja odbywająca się już na samym poleceniu przelewu i na seryjnym wydruku przelewów.
- Weryfikować kwotę przelewu powyżej 15 tyś.? – Jeśli znacznik nie zostanie zaznaczony, nastąpi weryfikacja rachunku bez sprawdzania czy kwota przekracza próg 15 tyś. zł.
- Automatyczne spr. Statusu podatnika VAT? – automatyczne sprawdzanie statusu VAT, będzie odbywało się na dokumencie, po wybraniu kontrahenta i przejściu do pozycji,
Oraz opcje dotyczące pliku płaskiego:
- Pobieraj plik płaski automatycznie na starcie programu o Kto może pobierać na starcie programu o Ścieżka do zapisu pliku płaskiego
Funkcjonalność Białej Listy Podatników VAT, dostępna jest w następujących miejscach w systemie:
- Kartoteki kontrahentów
- Polecenia przelewów
- Seryjny wydruk przelewów
- Obsługa pliku płaskiego – ustawienia globalne
1. Kartoteki kontrahentów
Na liście kontrahentów, pod F12 dodano opcję Weryfikacja kontrahenta – Biała Lista Podatników VAT. Opcja umożliwia sprawdzenie zaznaczonych kontrahentów, dostępnych na liście.
Weryfikacja kończy się komunikatem z informacją o przebiegu sprawdzania.
Możliwe jest również obejrzenie logów, które dostarczą szczegółowych danych.
Plik logów prezentuje dane podzielone na dwa obszary:
- Kontrahenci niepoprawnie zweryfikowani – lista kontrahentów z informacjami dotyczącymi niepowodzeń weryfikacji,
- Kontrahenci poprawnie zweryfikowani.
UWAGA!!!
Zalecamy dodatkową weryfikację rachunku kontrahenta w przypadku otrzymania oznaczenia:
Rachunki mogą być są zgodne ze stosowanym wzorcem. W celu potwierdzenia rachunku należy wykonać ręczną weryfikację na stronie https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vatwyszukiwarka.
Dodatkowo, użytkownik otrzymuje informację o statusie podatnika.
Informacje zawarte w pliku logów, zostaną zapisane w kartotekach poszczególnych kontrahentów, w opcji Historia weryfikacji Białej Listy Podatników, pod przyciskiem Operacje.
Dostępne są tam informacje dotyczące wszelkich prób sprawdzania kontrahenta i ich rezultaty.
UWAGA!!!
Ważną informację dostarcza tzw. Identyfikator wyszukiwania, dostępny w tabeli REQUESTID, który potwierdza fakt sprawdzenia numeru bankowego kontrahenta w Wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.
2. Polecenia przelewów
Przy weryfikacji rachunku z poziomu dokumentu polecenia przelewu, możemy zadecydować w ustawieniach globalnych, kiedy takie sprawdzanie ma się odbywać.
Dostępne są opcje:
- Ręczna weryfikacja
- Weryfikacja automatyczna przy zamknięciu dokumentu
- Weryfikacja automatyczna przy eksporcie przelewu – dotyczy także przelewów seryjnych.
Ręczna weryfikacja
Opcja ta umożliwia weryfikację rachunku kontrahenta w dowolnym momencie wystawiania przelewu. W zależności od danych, jakie zawiera dokument, program będzie wyświetlał odpowiednie komunikaty.
Przykład 1
Jeśli kontrahent będzie miał poprawny numer konta bankowego, przelew będzie na kwotę 1000 zł, a w konfiguracji nie zaznaczymy weryfikacji kwoty, dostaniemy informację o tym, że rachunek należy do podmiotu.
Dokument polecenia przelewu zostanie również ocechowany o odpowiedni status a informacja zostanie zapisana w Historii weryfikacji Białej Listy Podatników.
Przy statusie możliwe jest również zdefiniowanie własnych definicji statusów, analogicznie jak np. przy zamówieniach.
Przykład 2
Jeśli weryfikacja ma się odbywać dopiero po przekroczeniu progu 15 tyś zł., a transakcja tej kwoty nie osiągnie, otrzymamy stosowny komunikat i odpowiedni zapis w historii.
UWAGA!!!
Należy pamiętać, że sprawdzeniu podlega wartość dokumentu, za który płacimy a nie wartość przelewu. Oznacza to, że w przypadku płatności w transzach, mniejszych niż kwota graniczna 15 000 zł, także należy dokonać weryfikacji.
Unikniemy tym samym problemów związanych z ewentualnym sankcjami, wspomnianymi wcześniej.
W przypadku, gdy wpłata jednak zostanie przekazana na rachunek inny niż zawarty w wykazie i ten fakt zostanie zgłoszony w ciągu trzech dni od dnia zlecenia przelewu w urzędzie skarbowym właściwym dla sprzedawcy, możemy dokument ocechować ręcznie, zaznaczając znacznik Oczekiwanie na odpowiedź US ws. numeru rachunku.
Weryfikacja automatyczna przy zamknięciu dokumentu
Przy takim ustawieniu, weryfikacja odbywa się podczas wychodzenia z dokumentu, po kliknięciu przycisku OK.
Weryfikacja automatyczna przy eksporcie przelewu
Przy takiej konfiguracji, weryfikacja odbywa się przy kliknięciu przycisku Eksport.
3. Seryjny wydruk przelewów
W oknie funkcjonalności Seryjnego wydruku przelewów, możliwe jest zweryfikowanie rachunków bankowych kontrahentów za pomocą opcji, dostępnej pod F12 – Weryfikacja biała lista.
Użytkownik otrzyma komunikat z możliwym do wyświetlenia raportem – analogicznie jak na liście kontrahentów.
W przypadku ustawienia w konfiguracji Weryfikacja automatyczna przy eksporcie przelewu, sprawdzenie nastąpi również przy eksporcie seryjnym, a w historii weryfikacji Białej Listy nastąpi odpowiedni wpis.
4. Plik płaski
Plik płaski umożliwia masową weryfikację rachunków rozliczeniowych, imiennych rachunków w SKOK i rachunków wirtualnych należących do podmiotów ze wskazanym numerem NIP, którzy są czynnymi lub zwolnionymi podatnikami VAT.
Obsługę pliku płaskiego należy skonfigurować w Ustawieniach globalnych, przy dedykowanych opcjach.
Zaznaczona opcja Pobieraj plik płaski automatycznie na starcie programu oznacza, że przy wchodzeniu do programu otrzymamy pytanie, po zatwierdzeniu którego, program ściągnie plik płaski, do miejsca, które wskazaliśmy w polu Ścieżka.
Komunikat z pytaniem zostanie wyświetlony, analogicznie jak to ma miejsce przy pobieraniu tabeli kursów walut.
UWAGA!!!
Pobieranie pliku płaskiego może potrwać nawet kilka minut.
Opcja Kto może pobierać na starcie programu, umożliwia zadecydowanie, kto może pobierać plik płaski przed wejściem do programu.
5. Filtry
Na liście poleceń przelewu, w filtrach dostępnych pod F8 dostępne są dodatkowe opcje – Status weryfikacji i Oczekiwanie na odp. US.
Filtry dostępne są także w opcji Historia weryfikacji Białej Listy Podatników. Można z tego miejsca wybrać interesujący nas zakres danych i obejrzeć wyniki.
Filtrowanie możliwe jest po:
- Okresie
- Statusie.
6. Uprawnienia
Aby możliwe było odpowiednie ocechowanie statusem polecenia przelewu, należy posiadać odpowiednie uprawnienie, dostępne w Profilach użytkowników, zakładka Różne uprawnienia – uprawnienie – Może edytować statusy weryfikacji białej listy.
