1. Wprowadzenie
Wraz z wydaniem wersji 3.81 kontynuowane są zmiany związane z przebudową rozrachunków, które docelowo, połączone z innymi mechanizmami dostarczanymi w ostatnim czasie stworzą jednolitą funkcjonalność.
Nowe rozwiązania obejmują przede wszystkim obszar części operacyjnej systemu, szczególnie w zakresie zapisywania rozliczenia dokumentów na rozrachunkach.
Wraz z wersją 3.81 uporządkowane zostały również mechanizmy, które oddawane były do Państwa dyspozycji w poprzednich wersjach programu.
2. Strona dokumentów na rozrachunkach
Wersja 3.81 wprowadza zmiany w sposobie zapisywania rozliczenia dokumentów w rozrachunkach, ale też sporo zmian wizualnych, powodując tym samym, że praca w tym obszarze stanie się bardziej przejrzysta i wygodna.
- NAZEWNICTWO
Nazwa opcji Należności i zobowiązania, dostępnej w menu Rozrach., została zmieniona na Rozrachunki.
Górna belka ww. okna również przyjęła nazewnictwo Rozrachunki.
W wersji 3.81 w menu Rozrachunki, w tabelach zmieniono nazwy z WN na Należność/WN i z MA na Zobowiązanie/MA.
- ZAPIS ROZLICZENIA DOKUMENTÓW
Dotychczas, dokumenty np. należności trafiały do rozrachunków z kwotą po stronie WN, a zapłaty zmieniały stronę MA.
Od wersji 3.81, w trakcie rozliczenia dokumentu, kolumny Należność/WN i Zobowiązanie/MA zachowują swoje pierwotne wartości – zawsze jedna strona jest zerowa, natomiast kwota rozliczenia/ zapłaty pojawia się w nowej kolumnie Kwota rozliczenia.
Saldo dla pojedynczego dokumentu to już nie jest WN – MA lub MA – WN, lecz WN – KW_ROZLICZ lub MA – KW_ROZLICZ wyświetlane w kolumnie Pozostało do rozliczenia.
W analizie Stan rozrachunków na dzień, z wybranym typem Salda pojawiły się dwa salda, osobne dla należności i zobowiązań.
W podsumowaniu stanu rozrachunków kontrahenta pojawiają się osobne salda dla należności i zobowiązań.
- KOREKTY NA MINUS
Od wersji 3.81 wszystkie korekty zmniejszające wartość (np. z tytułu zwrotu towaru i obniżenia ceny), a także inne korekty, których wartość jest ujemna (np. ujemne korekty z tytułu zmiany stawki VAT) wykazywane są na rozrachunkach po tej stronie, co faktura, ale z minusem.
Oznacza to, że każda korekta sprzedaży jest należnością, a każda korekta zakupu – zobowiązaniem.
3. Strona RO na rozrachunkach
Dotychczas dokument RO wchodził na rozrachunki w zależności od strony, po której pojawiło się saldo. Obecnie, jeżeli wszystkie dokumenty rozliczane na RO weszły na rozrachunki po tej samej stronie, nierozliczone RO trafi na rozrachunki po tej samej stronie (np. RO z fakturami sprzedaży i korektami sprzedaży będzie należnością).
Jeżeli występuje kompensata dokumentów będących zobowiązaniami i należnościami (np. faktury sprzedaży i zakupu), wówczas strona na rozrachunkach będzie zależała od tego, po której stronie pojawi się saldo, czyli jak dotychczas.
Oznacza to, że RO może wystąpić na rozrachunkach z saldem na minus.
4. RO kompensacyjne
Na formularzu, który pokazuje się po wybraniu opcji Kompensuj zaznaczone dokumenty w tabeli rozrachunków dodana została opcja Zerowe saldo.
Po jej zaznaczeniu program zmieni wartość rozliczeń zaznaczonych dokumentów tak, aby dokument RO wygenerował się z zerowym saldem.
UWAGA!!!
Warunkiem skorzystania z opcji jest to, aby wszystkie zaznaczone dokumenty były wystawione w tej samej walucie, co dokument RO oraz aby sumy ich sald po stronie WN i MA miały dodatnie wartości.
Na formularzu dokumentu RO dodano przycisk Zeruj saldo, który spowoduje usunięcie lub/ i zmianę wartości rozliczeń tak, aby otrzymać zerowe saldo.
Przycisk jest dostępny, gdy wartości po stronie WN oraz MA są większe od zera i różne i funkcja sprawdza, czy wszystkie pozycje rozliczane zostały wystawione w walucie dokumentu.
5. Rozrachunki – Widoki – należności i zobowiązania
Na potrzeby zmian w rozrachunkach, zmodyfikowano widoki, filtry oraz wybrane funkcjonalności dostępne w systemie.
- KATEGORIE ROZRACHUNKÓW
Oprócz dodatkowych kolumn i zmian w ich właściwościach, dodano oznaczenie pozycji/ dokumentów na rozrachunkach. W związku z tym, do menu Rozrachunki dodano opcję Kategorie rozrachunków.
Opcja ta zawiera fabryczne kategorie rozrachunków z możliwością ich rozbudowy o własne rodzaje. Kategorie dodawane są w poszczególnych grupach:
- B – Brutto,
- BMPP – Brutto faktur w PLN z MPP,
- N – Netto w walucie (gdy VAT w PLN),
- V – VAT w PLN faktur walutowych,
- VMPP – VAT w PLN faktur walutowych z MPP,
- VWAL – VAT w walucie wynikający z dwóch kursów walut,
- K – Karta płatnicza,
- HR – Rata harmonogramu spłat,
- P – Przychód środków pieniężnych,
- R – Rozchód środków pieniężnych,
- RO – Rozliczenie/ kompensata.
Domyślne kategorie z poszczególnych grup są wypełniane automatycznie podczas dodawania rozrachunków.
W każdej grupie musi być dokładnie jedna kategoria domyślna. Na start wszystkie kategorie są fabryczne i domyślne. W niefabrycznych kategoriach można edytować wszystko łącznie ze skrótem, który pokazuje się na fabrycznym widoku rozrachunków. Skrót powinien być unikalny w zakresie wszystkich kategorii.
Kategoria rozrachunków została dodana na fabryczny widok Rozrachunków.
Na potrzeby szybkiej zmiany ww. oznaczenia, do opcji dostępnych pod F12 na liście Rozrachunków, dodano możliwość zmiany kategorii rozrachunków dla zaznaczonych lub dla bieżącej pozycji.
Program sprawdza, czy dotychczasowa grupa kategorii rozrachunków zgadza się z grupą nowej kategorii, ponieważ jest to zalecane. Informacją o nieprawidłowościach jest stosowny komunikat z pytaniem. Jednak takie działanie nie jest blokowane.
Nie została wprowadzona blokada, ze względu przypadki, gdy upgrade do wersji 3.81 lub działanie programu spowodowało przypisanie niewłaściwej kategorii. Należy jednak pamiętać, że kategoria rozrachunków służy wyłącznie dla celów informacyjnych i nie wpływa na działanie rozrachunków. Oznacza to, że nadanie nieprawidłowej grupy nie będzie miało konsekwencji dla samego działania programu.
- FILTRY
W nowej wersji, w filtrach dostępnych przy Rozrachunkach zmieniono filtr Stan rozrachunków na Stan rozliczeń.
Można wybrać pozycje rozliczone i nierozliczone, jak również wszystkie.
W przypadku wybrania nierozliczonych można wybrać, czy dokumenty mają być nierozliczone w całości, czy w części.
Dla dokumentów nierozliczonych można również wybrać termin płatności: terminowe, przeterminowane o określoną ilość dni, dokumenty z płatnością w określonym dniu i płatne do dnia.
Od wersji 3.81 z filtrów dostępnych w Rozrachunkach (dawnych Należnościach i zobowiązaniach), usunięto filtr na stronę dokumentu. Opcja ta stała się zbędna, odkąd korekty faktur mogą się pojawić tylko po tej stronie, co faktura.
Dodatkowo, zmieniono dotychczasowy filtr Należności/ Zobowiązania na Rodzaj rozliczeń.
Można wybrać dowolną kombinację opcji;
- Należności: F, KF, IN, RO z saldem WN
- Zobowiązania: FZ, KZ, KI, KZ, IZ, SA, RO z saldem MA,
- Zapłaty po stronie WN: KW i BW,
- Zapłaty po stronie MA: KP i BP.
Dokumenty kasowe i bankowe zostały w ten sposób wyodrębnione z należności i zobowiązań. Dokument RO jest w dalszym ciągu należnością lub zobowiązaniem w zależności od strony, po której pojawi się saldo.
Do filtrów dostępnych pod F8 w Rozrachunkach, dodano nową opcję – Bez konta rozrachunkowego.
Po wybraniu opcji Tak w filtrze, na liście Należności i zobowiązań wyświetlone zostaną dokumenty bez wskazanego konta rozrachunkowego. Informacja jest widoczna w nowej kolumnie Konto rozrachunkowe, wyświetlanej na fabrycznym widoku Rozrachunków.
W oknie Rozrachunków, dostępnych w menu Rozrachunki, w opcjach dostępnych pod F12 dodano opcję – Zmiana kont dla zaznaczonych dokumentów.
Mechanizm działa analogicznie jak w przypadku okna Dowody kasowe (KP/KW). Po zaznaczeniu dokumentów i wybraniu ww. opcji, możliwe jest wskazanie innego konta.
Opcja umożliwia zmianę konta rozrachunkowego dokumentu w przypadku, gdy nie został on rozliczony na innym dokumencie (KP, KW, BP, BW, RO) lub przeniesiony do Księgi Handlowej.
Zmiana konta rozrachunkowego dokumentów KP, KW, BP, BW oraz RO wpływa także na zmianę kont dokumentów rozliczanych.
6. Rozrachunki – rozrachunki z kontrahentem
Od wersji 3.81 w opcji Stan rozrachunków, dostępnej w operacjach kartoteki kontrahenta z podsumowania wydzielone zostały zapłaty KP, KW, BP i BW do osobnego obszaru.
Ponadto, dodano znaczniki, będące parametrami do wykonania analizy.
W pierwszej grupie znajdują się znaczniki, z których tylko jeden może być ustawiony:
- Rozliczone,
- Nierozliczone (wszystkie nierozliczone, całkowicie lub częściowo),
- Rozliczone częściowo – nierozliczone do końca rozrachunki, dla których występowała przynajmniej jedna spłata.
W grupie drugiej, dowolny znacznik może być ustawiony:
- Należności,
- Zobowiązania,
- Zapłaty po stronie MA,
- Zapłaty po stronie WN.
Ponieważ są to parametry wstępne, aby zobaczyć wynik ich użycia należy użyć przycisku Wykonaj.
Opcja do wyświetlania rozrachunków przeterminowanych i terminowych działa dynamicznie, ponieważ są to filtry wynikowe.
Do wyniku analizy dodane zostały kolumny:
- Należność w PLN – WN_PLN,
- Zobowiązanie w PLN – MA_PLN,
- Kwota rozliczenia w PLN – KW_R_PLN i
- Pozostało do rozliczenia w PLN – DO_R_PLN, które zawierają przeliczone na złotówki wartości kolumn WN, MA, KW_ROZLICZ i DO_ROZLICZ oraz kolumny
- Ujemne różnice kursowe – R_KURS_UJ
- Dodatnie różnice kursowe – R_KURS_DOD, zawierające obliczone analogicznie do stanu rozrachunków na dzień różnice kursowe ujemne i dodatnie.
Dodano podsumowania w PLN należności i zobowiązań oraz zapłat. Wybór pomiędzy podsumowaniami następuje po wyborze opcji w walucie oryginalnej lub w PLN.
W zestawieniu obrotów i sald, po wyborze Analityki możliwe jest podejrzenie analizy stanu rozrachunków kontrahenta, dla kont z analityką w postaci kontrahenta, pracownika, urzędu i innego podmiotu.
7. Stan rozrachunków na dzień
W parametrach do analizy Stan rozrachunków na dzień została zmieniona opcja Stan rozrachunków.
Opcja działa analogicznie do zmienionego filtru tabeli Należności i zobowiązania z tym, że nie można wybrać parametru Rozliczenie. Analiza pokazuje tak jak dotychczas wyłącznie nierozliczone rozrachunki.
UWAGA!!!
Nie można wybrać wszystkich ani rozliczonych dokumentów ze względu na wielkość danych u niektórych Klientów; taka analiza mogłaby się wykonywać długo, a rozmiar jej wyniku przekroczyć liczbę 4GB, które jest w stanie obsłużyć program 32-bitowy.
Zmianie uległo również działanie tego parametru w analizie Wiekowanie rozrachunków.
Widoki stanu rozrachunków na dzień w walucie oryginalnej i przeliczonej na złotówki zostały zmieniono analogicznie do listy należności i zobowiązań.
Zmieniono parametr Należności/ zobowiązania na Rodzaj rozrachunków. Można teraz wybrać dowolną kombinację należności, zobowiązań, zapłat po stronie WN i MA.
Podobna zmiana została zastosowana w wiekowaniu rozrachunków.
Do parametrów analiz Stan rozrachunków na dzień i Wiekowanie rozrachunków dodano Konto rozrachunkowe dokumentu i Bez konta rozrachunkowego.
Na widoku analizy Stan rozrachunków na dzień – salda przeliczone na złotówki dodano kolumny z saldami należności i zobowiązań.
8. Ujemne IN/ IZ
Odblokowano możliwość wpisania ujemnej kwoty w dokumentach IN/ IZ.
Bez względu na to, czy wartość jest ujemna czy dodatnia, IN w rozrachunkach jest należnością, a IZ – zobowiązaniem.
9. Dokumenty nieprzeniesione na rozrachunki
Do opcji Dokumenty nieprzeniesione na rozrachunki, dostępne w menu Administracja, dodano nowy parametr Konta.
Możliwe jest wybranie kont rozrachunkowych, nierozrachunkowych albo wszystkich. Parametr działa dla dokumentów bankowych i kasowych, gdzie wskazane może być konto przeciwstawne.
10. Analiza zapłat – możliwość rozliczenia dokumentów nierozliczonych
Do Analizy zapłat, dostępnej w menu Kasa/ Bank dodano parametr Stan rozrachunków.
Dzięki tej opcji możliwe jest określenie, czy wyświetlane mają być Rozliczone, Nierozliczone czy Wszystkie. Po wybraniu opcji Wykonaj, w kolumnie Rozliczony widoczna jest informacji o stanie rozliczenia dokumentu.
Po wejściu w Podgląd nierozliczonego dokumentu, możliwe jest jego rozliczenie. W narzędziach dostępnych pod F12, dodano opcję Rozlicz.
Po jej wybraniu, uaktywniony zostaje przycisk Dodaj, umożlwiający rozliczenie dokumentu.
UWAGA!!!
Jeśli dokument został umieszczony w Księdze Handlowej, niemożliwe jest jego rozliczenie.
11. Zmiana strony korekt i RO dla dokumentów rozliczonych
W menu Funkcje administracyjne, w opcji Odbudowy dodano przycisk, który zmienia stronę korekt zmniejszających wartość w dokumentach już rozliczonych.
Funkcja nie robi tego w sposób kompletny, tzn. nie zmienia ew. rozrachunków dokumentów, na których nastąpiło rozliczenie korekt.
Przykład:
Jeżeli np. saldo RO jest po stronie WN, np. faktura – 100 zł i korekta – 50 zł, to 100 WN – 50 MA da saldo 50 WN, jak również 100 WN faktura – 50 WN faktura da takie samo saldo.
Problem może wystąpić, gdy rozliczanych jest kilka korekt i kilka faktur, przy czym wartość korekt jest większa. Wówczas saldo jest po stronie MA, i zmiana strony korekt nie spowoduje pojawienia się ujemnego salda po stronie WN, w związku z czym RO na rozrachunkach dalej będzie po stronie ma z plusem, zamiast WN z minusem, jakby to wynikało z rozliczanych pozycji.
W związku z powyższym opcja nie została włączona do podnoszenia danych, a znalazła się w funkcjach administracyjnych do uruchomienia przez użytkownika świadomego ograniczeń, który na rozrachunkach chce mieć również starsze, już rozliczone dokumenty korekt zmniejszających wartość na minusie po stronie tej samej, co faktura.
12.Dekretacja dokumentów kasowych i bankowych
Zmieniono dekretację dokumentów kasowych i bankowych. Obecnie, w dekrecie jest wartość z nagłówka na konto kasy i dekrety z pozycji na konta przeciwstawne.
Oprócz tego, na formularzu kontrahenta, w zakładce Pozostałe dane cd. dodano znacznik Zbiorcze księgowanie zapłat.
Po jego zaznaczeniu, podczas dekretacji dokumentów kasowych i bankowych zostaną wykonane dekrety dla kwoty z nagłówka dokumentu bez względu na to, czy są pozycje rozliczane czy nie, i jakie konta są podpięte do rozliczanych pozycji.
Opcję można również ustawić w zbiorowym przypisywaniu ustawień kontrahenta, na zakładce Pozostałe dane.
