Wstęp
- Wstęp
Zasady tworzenia i funkcjonowania Pracowniczych Planów Kapitałowych reguluje ustawa z 4 października 2018 roku o Pracowniczych Planach Kapitałowych (DZ.U. z 2018 r., poz. 2215). Ustawa weszła w życie 1 stycznia 2019 roku.
PPK to powszechny system długoterminowego oszczędzania dla pracowników, którego zadaniem jest budowanie kapitału emerytalnego. PPK to inicjatywa realizowana i współfinansowana przez pracodawców oraz Skarb Państwa:
- obowiązkowy dla pracodawców
- dobrowolny dla pracowników
Moduł PPK przeznaczony jest do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych w firmie. Jest on ściśle zintegrowany z modułem kadrowo-płacowym KiP HR. Moduł KIP HR został rozbudowany o naliczanie składek PPK dla każdego uczestnika PPK.
Moduł PPK docelowo zapewni pełną ewidencję wszystkich wymaganych danych i informacji oraz wysyłkę obowiązujących deklaracji, zestawień, korekt deklaracji i innych niezbędnych dokumentów elektronicznych do instytucji finansowych.
W celu wypracowania standardu wymiany danych pomiędzy pracodawcami i podmiotami obsługującymi program PPK powołana została specjalna Grupa Robocza Pracowniczych Planów Kapitałowych, którą tworzą agenci transferowi, instytucje finansowe, dostawcy oprogramowania oraz Polskie Stowarzyszenie HR. Grupę Roboczą PPK zawiązano 19 listopada 2018 r.
Opracowane aktualnie przez HUMANSOFT oprogramowanie oparte jest o zalecenia techniczne w zakresie wymiany danych wypracowane przez tę grupę.
Przygotowane przez nas pliki wymiany między pracodawcą i instytucją finansową oparte są o typ pliku: XML.
Poniżej najważniejsze obowiązki, które obciążać będą pracodawcę w pierwszym okresie wdrożenia PPK.
- Wybór instytucji finansowej, w której pracownicy będą mogli oszczędzać,
- Podpisanie umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją,
- Podpisanie umowy o prowadzenie PPK w imieniu poszczególnych zatrudnionych u niego pracowników.
UWAGA:
Każdy pracodawca musi pamiętać o zachowaniu właściwego terminu podpisania obu umów. Termin wdrożenia PPK zależy od liczby zatrudnionych pracowników.
| Liczba zatrudnionych pracowników | Podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób (według stanu na dzień 31.12.2018 r.) | Podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób (według stanu na dzień 30.06.2019 r.) | Podmioty zatrudniające co najmniej 20 osób (według stanu na dzień 31.12.2019 r.) |
Pozostałe podmioty zatrudniające, w tym podmioty sektora finansów publicznych, niezależnie od ich wielkości |
| Termin stosowania przepisów ustawy o PPK | od 01.07.2019 | od 01.01.2020 | od 01.07.2020 | od 01.01.2021 |
| Maksymalny termin zawarcia umowy
o zarządzanie PPK |
25.10.2019 | 24.04.2020 | 27.10.2020 | 23.04.2021 (26.03.2021 dla
podmiotów z sektora finansów publicznych) |
| Maksymalny termin zawarcia umowy
o prowadzenie PPK |
12.11.2019 | 11.05.2020 | 10.11.2020 | 10.05.2021 (10.04.2021 dla podmiotów z sektora finansów publicznych) |
Konfiguracja
Prace w systemie związane z funkcjonalnością Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) należy rozpocząć od konfiguracji w Danych podatkowych firmy.
Do ekranu dodana została zakładka PPK. Jest ona dostępna dla firm posiadających moduł PPK. Na tym ekranie wybieramy datę obowiązku przystąpienia firmy do PPK. Według tej daty będzie przebiegać analiza spełnienia wymogu 3-miesięcznego zatrudnienia pracownika do automatycznego zapisu do PPK.
Następnie należy wprowadzić dane dotyczące zawarcia umowy o zarządzanie PPK z wybraną Instytucją Finansową.
UWAGA:
Pracodawca może mieć aktywną w danym momencie jedną umowę o zarządzanie. W przypadku zmiany Instytucji Finansowej należy najpierw rozwiązać umowę z poprzednią Instytucją Finansową poprzez wpisanie daty rozwiązania umowy.
Na ekranie należy wypełnić:
- Numer umowy o zarządzanie PPK
- Nazwę Instytucji Finansowej. Pobieramy ją z tabeli Inne podmioty
Do tabeli Inne podmioty -> F12 -> dodano opcję Dodaj Instytucje Finansowe oferujące PPK.
Poniżej lista dostępnych IF na 2019 rok.
Poza nazwą instytucji należy uzupełnić następujące dane:
- Datę potrzebną do automatycznego zapisu pracowników do PPK – jest to data zawarcia umowy o prowadzenie PPK. Ta data pojawi się jako data przystąpienia pracowników do PPK.
- Składkę podstawową pracownika
- Składkę podstawową pracodawcy.
- Składkę dodatkową pracodawcy. Składka dodatkowa może stać się w firmie rodzajem bonusu dla różnych grup pracowników. Składka dodatkowa może być różnicowana ze względu na długość okresu zatrudnienia albo na podstawie postanowień regulaminu wynagrodzeń lub układu zbiorowego pracy obowiązującego u pracodawcy. W związku z tym możemy tutaj wprowadzić wiele grup składek dodatkowych, z których jedną musimy zaznaczyć jako domyślną. Jeśli w umowie o zarządzanie ustalono jedną wartość dla wszystkich pracowników wprowadzamy jedną grupę o nazwie np.: STANDARD i zaznaczamy ją jako domyślną.
W przypadku różnicowania składek w polu tekstowym można podać zasady określające wysokości składki dla pracowników. Opis ten ma charakter jedynie informacyjny, nie wpływa na wyliczenie wypłat.
- Dane osoby (działu) wyznaczonej do kontaktu z Instytucją Finansową (imię, nazwisko, telefon, e-mail itp.)
- Konfiguracja automatycznego zapisu do PPK – jest tu uzupełniona data podpisania umowy o prowadzenie PPK.
Automatyczna selekcja i rejestracja pracowników PPK
Przynależność do PPK nie jest obowiązkowa, ale trzeba pamiętać, że każdy pracownik w wieku 18-55 lat zostanie do nich automatycznie zapisany. Jeśli nie będzie chciał uczestniczyć w PPK, będzie mógł się wypisać, składając odpowiednie oświadczenie.
Po czterech latach pracownik ponownie zostanie przypisany do systemu. Ma wtedy prawo wyboru – zrezygnuje z udziału w PPK albo podejmie decyzję o pozostaniu.
Za pomocą analizy Automatyczna selekcja i rejestracja pracowników PPK, wyselekcjonujemy pracowników do PPK zgodnie z wymogami ustawy o PPK. Analiza jest domyślnie wykonywana na dzień obowiązku przystąpienia firmy do PPK –> zakładka PPK w danych podatkowych firmy.
Ponowną analizę należy wykonać na dzień podpisania umowy o prowadzenie PPK w imieniu zatrudnionych pracowników.
Analiza pokaże wszystkie osoby spełniające kryteria do automatycznego zapisu do PPK:
UWAGA:
Do PPK automatycznie zapisani zostaną pracownicy, którzy ukończyli 18 lat i mają mniej niż 55 lat, podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu, spełniają warunek stażowy i nie złożyli deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.
Natomiast osoby, które ukończyły 55 rok życia, a nie ukończyły 70 lat, mogą zostać zapisane do PPK za pomocą deklaracji przystąpienia do PPK.
Wyselekcjonowanych pracowników należy zaznaczyć i zarejestrować w PPK. Za pomocą przycisku Zaznacz wszystko automatycznie zaznaczone zostaną osoby, które nie są jeszcze uczestnikami PPK i spełniają warunek stażowy (data zapisu jest pusta).
Następnie zapisujemy pracowników do PPK.
Podczas zapisu pracowników do PPK (tabela PPK_PRAC) wygenerowane zostaną także automatycznie deklaracje automatycznego zapisu do PPK (tabela PPK_DEKLAR).
Wybierając Popraw – możemy obejrzeć deklarację uczestnika.
Deklaracje te służą do zachowania historii uczestnictwa w PPK, nie uczestniczą w procesie wymiany danych z Instytucją Finansową. W procesie wymiany danych uczestniczy natomiast Rejestracja uczestnika PPK, która odbywa się na podstawie tabeli PPK_PRAC.
Ewidencja uczestników PPK
Ewidencja uczestników PPK (PPK_PRAC) to podstawowa tabela modułu PPK.
Pierwsza zakładka: Dane podstawowe uczestnika PPK
- Dane pracownika – symbol oraz nazwisko i imię,
- Status uczestnictwa w PPK, który pokazuje aktualny stan zgodnie z chronologią deklaracji pracownika. Pole jest nieedytowalne.
- Identyfikator umowy o zarządzanie PPK – pobierany z tabeli PPK_FRM
- Identyfikator ewidencji PPK: identyfikator, który zostanie przekazany przez instytucje finansową (import).
- Numer rachunku nadany przez instytucję finansową (import).
- Data przystąpienia uczestnika do PPK. Jest to data wypełniana automatycznie podczas rejestracji seryjnej uczestników PPK na postawie daty zapisu pracowników do PPK na ekranie umowy o zarządzanie PPK lub pobierana z pola data złożenia deklaracji podczas tworzenia deklaracji typu Automatyczny zapis do PPK
- Data rezygnacji z dokonywania wpłat składek. Jest wypełniana na podstawie deklaracji Rezygnacja z uczestnictwa w PPK
- Składki pracownika i pracodawcy są wypełniane i aktualizowane na podstawie danych z umowy o zarządzanie PPK oraz deklaracji typu Zmiana składki podstawowej pracownika, Zmiana składki dodatkowej pracownika.
- Dane dodatkowe i uwagi
Druga zakładka to Deklaracje uczestnika PPK.
Przedstawiona jest tu cała historia deklaracji uczestnika – przystąpienie, zmiany stawek, rezygnacja uczestnictwa.
Trzecia zakładka to Historia wpłat na PPK. Dane do tej zakładki pobierane są z zamkniętej listy płac. W tabeli okresy jest rok oraz miesiąc w którym została wpłacona składka a w tabeli Składki numer listy płac, symbol pracownika, podstawa składek, składki, czy nastąpiło obniżenie składek oraz status wysyłki do Instytucji Finansowej.
Wybierając podgląd składki mamy ekran z dokładnym rozliczeniem.
Czwarta zakładka to Zmiana danych uczestnika PPK. Uzupełniane są tu zmiany z kartoteki pracownicy w module Kadry i płace HR.
Jeśli w kartotece zmienimy lub dopiszemy numer telefonu, adres –e mail oraz nastąpi rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem wtedy informacje te trafią do zakładki Zmiana danych uczestnika PPK. Zmiany te zostaną poprzedzone odpowiednimi komunikatami.
Istnieje możliwość ustalenia daty zmiany danych obowiązujących w PPK.
Ostatnia zakładka to Eksport do Instytucji Finansowej
Możemy z tego miejsca utworzyć pliki w formacie .xml (zgodnie ze specyfikacją wymiany danych) dla wybranego pracownika i przekazać je do Instytucji Finansowej.
Wybieramy jakie dane mają znaleźć się w pliku tj:
- Rejestracja uczestnika PPK
- Deklaracje uczestnika PPK (zaznaczone)
- Składki uczestnika PPK (zaznaczone)
- Zmiana danych identyfikacyjnych
- Zmiana danych kontaktu elektronicznego
- Zakończenie zatrudnienia uczestnika PPK
Po wyborze generujemy plik XML, który zostanie zapisany w wybranym wcześniej katalogu.
Do tabeli Ewidencja uczestników PPK dodano następujące operacje ( F12)
- Grupowe przydzielanie składki dodatkowej pracodawcy.
- Generowanie plików z rejestracją uczestników PPK dla Instytucji Finansowej
- Import z Instytucji Finansowej numeru identyfikacyjnego PPK dla uczestników PPK
- Oznacz wybrane pozycje jako wysłane dokumenty rejestracji uczestnika PPK
- Oznacz wybrane pozycje jako niewysłane dokumenty rejestracji uczestnika PPK
Deklaracje uczestników PPK
Deklaracje uczestników PPK zapisywane są w tabeli PPK_DEKLAR.
Poniżej przedstawione są rodzaje deklaracji dostępne w systemie.
Deklaracje uczestników PPK służą do rejestracji następujących procesów:
Rezygnacja z uczestnictwa w PPK – Deklaracja rezygnacji z dokonywania wpłat do
PPK
Deklarację o rezygnacji można złożyć nie będąc jeszcze uczestnikiem PPK
- Wznowienie przystąpienia do PPK – Deklaracja przystąpienia do PPK – wznowienie
Deklaracja ta jest wykorzystywana wyłącznie jeżeli w ramach pracodawcy uczestnik PPK zgłosił rezygnację a teraz następuje wznowienie przystąpienia do PPK
- Przystąpienie dobrowolne do PPK (55 – 70 lat) – Deklaracja przystąpienia do PPK (55-70 lat)
Osoby które ukończyły 55 rok życia, a nie ukończyły 70 lat, mogą zwrócić się do swojego pracodawcy z wnioskiem o dołączenie do programu PPK
- Zmiana składki podstawowej pracownika – obniżenie – Deklaracja zmiany składki podstawowej uczestnika PPK – obniżenie składki
Deklaracja, którą pracownik składa w celu zadeklarowania niższej wartości opłacania składki podstawowej uczestnika w przypadku gdy jego wynagrodzenie w danym miesiącu wynosi mniej niż 120% minimalnego wynagrodzenia.
Program stosuje niższy procent tylko w miesiącach, w których wynagrodzenie pracownika nie przekracza 120% minimalnego wynagrodzenia. Jeśli pracownik ma odnotowaną informację o obniżeniu składki podstawowej, a naliczone w wypłacie wynagrodzenie pracownika przekracza próg automatycznie zostanie naliczona składka podstawowa w wysokości 2%
Zmiana składki podstawowej pracownika – powrót do stawki standardowej
Deklaracja, którą pracownik składa w celu powrotu do opłacania stawki w standardowej w wysokości (2%), gdy wcześniej zadeklarował obniżenie stawki podstawowej.
Zmiana składki dodatkowej pracownika – Deklaracja zmiany stawki dodatkowej uczestnika PPK
Jeżeli pracownik zadeklarował chęć opłacenia dodatkowej składki lub postanawia zmienić wcześniej zadeklarowaną wysokość składki dodatkowej musimy wygenerować ten typ deklaracji.
Wypłata transferowa – Deklaracja wypłaty transferowej między instytucjami PPK
Środki gromadzone w ramach PPK będą mogły być na warunkach określonych w ustawie o PPK przekazywane pomiędzy rachunkami w innych instytucjach. I tak, możliwy będzie w szczególności transfer środków z jednego rachunku PPK na inny rachunek w PPK np. w przypadku zmiany zatrudnienia.
- Automatyczne wznowienie rejestracji w PPK (co 4 lata) – Deklaracja automatycznego wznowienia wg ustawy co 4 lata
Co 4 lata, od dnia 1 kwietnia pracodawca automatycznie wznawia wpłaty do PPK za osoby zatrudnione/uczestników PPK, którzy złożyli deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat. Ten termin nie jest liczony indywidualnie dla każdej osoby zatrudnionej.
Rezygnacja złożona w czerwcu 2020 roku będzie skuteczna do 1 kwietnia 2023 roku, czyli do tzw. pierwszego automatycznego wznowienia wpłat do PPK. Kolejne wznowienie nastąpi od dnia 1 kwietnia 2027 roku. Wpłaty będą wznawiane co 4 lata począwszy od 1 kwietnia 2023 roku dla wszystkich osób, które w okresie od poprzedniego wznowienia wpłat złożyły deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat, a które już po złożeniu tej deklaracji nie złożyły pracodawcy wniosku o dokonywanie wpłat, zgodnie z art. 23 ust. 10 ustawy o PPK.
- Automatyczna rejestracja pracowników w PPK – Automatyczny zapis do PPK
Ten rodzaj deklaracji służy do indywidualnego zapisu pracownika spełniającego warunki automatycznego uczestnictwa w PPK. Grupowe rejestrowanie pracownika w PPK odbywa się z menu Automatyczna selekcja i rejestracja pracowników do PPK
Do tabeli Deklaracje uczestników PPK dodano następujące operacje ( F12) :
- Generowanie plików .xml z deklaracjami dla Instytucji Finansowej.
- Grupowe tworzenie deklaracji PPK
- Oznacz wybrane deklaracje jako wysłane
- Oznacz wybrane deklaracje jako niewysłane
Składki uczestników PPK
W tabelach prezentowane są rozliczone na listach plac składki pracownika i pracodawcy na PPK wg okresów (RRRR–MM).
W tabeli nagłówkowej mamy okresy wypłaty, ilość uczestników PPK i sumę wszystkich składek z danego okresu. W pozycjach natomiast mamy rozbicie na pracowników, listy płac i poszczególne składki szczegółowo.
Aby tabele te były wypełnione, w pierwszej kolejności należy naliczyć wypłaty pracownikom/zleceniobiorcom, którzy zostali zgłoszeni do PPK. Rozliczenie składek następuje po zamknięciu List Plac.
Z tego poziomu istnieje też możliwość tworzenia plików .xml ze składkami dla Instytucji Finansowej.
W tym miejscu należy wspomnieć o zmianach w składnikach płacowych związanych z PPK.
Na liście składników płacowych pod F12 dodano opcję Przydziel składniki do obsługi PPK do wybranych list płac.
Nowe składniki płacowe związane z uczestnictwem PPK.
0990, 8050 – procent składki podstawowej pracownika
0992, 8052 – procent składki podstawowej obniżonej pracownika
0994, 8054 – procent składki dodatkowej pracownika
0996, 8056 – procent składki podstawowej pracodawcy
0998, 8058 – procent składki dodatkowej pracodawcy
4890, 9190 – składka podstawowa pracodawcy na PPK
4892, 9192 – składka dodatkowa pracodawcy na PPK
5900, 9656 – potrącenie składki podstawowej pracodawcy
5910, 9658 – potrącenie składki dodatkowej pracodawcy
6004, 9670 – obniżenie składki podstawowej pracownika na PPK
6006, 9672 – składka podstawowa pracownika na PPK
6008, 9674 – składka dodatkowa pracownika na PPK
Poprawione zostały formuły składników 6000 i 9660.
Zwroty składek
Jest to kolejna tabela PPK_ZWROTY, która powstała dla potrzeb kompleksowej obsługi PPK.
Będą w niej ewidencjonowane dokumenty zaimportowane od instytucji finansowej związane z następującymi procesami :
- Zwrot środków w wyniku rozliczenia korekty lub rezygnacji z dokonywanych wpłat
- Zwrot środków na podstawie art. 12.6 i artykułu 19.6
Procesy te są procesami dodatkowymi, uruchomienie ich wymaga indywidualnych ustaleń z Instytucją Finansową.
Wypłaty środków
W tej opcji będą ewidencjonowane zaimportowane dane informujące pracodawcę o rozpoczęciu wypłaty zgromadzonych środków (art.97.3) oraz wypłaty transferowe.
Powyższe procesy mają kierunek przepływu informacji: Instytucja Finansowa -> Pracodawca w zakresie importu plików:
- wypłata środków uczestników PPK
- wypłata transferowa środków uczestników PPK
Wymiana danych między pracodawcą i instytucją finansową
Za pomocą tego formularza możemy wyeksportować dane do instytucji finansowej a także zaimportować z instytucji finansowej pliki w postaci .xml obsługujące wszystkie podstawowe i dodatkowe procesy związane z uczestnictwem w PPK.
Zamiast tworzyć pliki do wysyłki do instytucji finansowej w różnych miejscach programu, z tego poziomu możemy kompleksowo utworzyć za dany okres (rrrr-mm) pliki ze:
- składkami uczestników PPK,
- rejestracją uczestników w PPK,
- deklaracjami uczestników,
- zmianami danych identyfikacyjnych uczestników PPK,
Zmiany danych identyfikacyjnych na ekranie Pracownik (imię, nazwisko, pesel, data urodzenia, dokument tożsamości) mogą zostać zapisane do tabeli zmian PPK_UCZ_ZM, jeśli podczas zapisu tabeli pracownicy potwierdzimy taką potrzebę.
- zmianami danych kontaktu elektronicznego uczestników PPK,
Zmiany danych kontaktu elektronicznego na ekranie Pracownik (telefon, e-mail) mogą zostać zapisane do tabeli zmian PPK_UCZ_ZM, jeśli podczas zapisu tabeli pracownicy potwierdzimy taką potrzebę.
- zakończeniem zatrudnienia uczestników PPK.
Pracownicy których umowa o pracę zostaje rozwiązana po dacie powstania obowiązku PPK dla firmy, zostają automatycznie zapisani to tabeli PPK_UCZ_ZM.
Na poniższym formularzu możemy oznaczyć dokumenty jako wysłane do Instytucji Finansowej, jak również podejrzeć dane ze wszystkich tabel (uczestników, deklaracje, składki, zmiany w danych uczestnika), które będą potrzebne do eksportu.
Na formularzu wymiany danych w polu Import danych z Instytucji Finansowej możemy zaimportować na podstawie pliku .xml z Instytucji Finansowej, dane do tabel związanych ze zwrotami środków uczestników PPK a także z wypłatami środków przez uczestników PPK. Z tego poziomu (podobnie jak z tabeli Ewidencja uczestników PPK) jest też możliwy import nadanych przez instytucję finansową numerów ewidencji PPK i numerów rachunku dla uczestników PPK.
Przykład:
Pracownik P00006 – Grzegorz Krajewski w Ewidencji PPK uczestnika nie ma nadanych numerów w polach:
- identyfikator ewidencji PPK
- numer rachunku nadany przez Instytucje Finansową
W elektronicznej wymianie danych importujemy plik w formacie XML z nadanymi numerami ewidencji PPK.
Przykładowy plik:
Po zaimportowaniu tego pliku, w ewidencji uczestnika mamy już uzupełnione pola.
Wpłaty do PPK w raporcie ZUS RCA
Podmiot zatrudniający będzie musiał, finansowaną przez siebie wpłatę do PPK wykazywać w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA, o czym poinformował ZUS na stronie internetowej www.zus.pl w komunikacie z dnia 11 lipca 2019 r.
Aktualnie trwają prace nad zmianą formularza ZUS RCA, ponieważ obecna forma tego druku nie zawiera pola przewidzianego na informację o wpłacie do PPK. Wprowadzenie tych zmian wymaga nowelizacji rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów.
W raporcie ZUS RCA zostanie dodane nowe pole 28. w bloku III.B. – Kwota obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu opłacania składki w ramach pracowniczego planu kapitałowego, w którym podmiot zatrudniający wykaże składkę do PPK finansowaną z własnych środków. ZUS informuje, że zmiany w imiennym raporcie ZUS RCA (z dodanym nowym polem) są planowane od stycznia 2020 r.
Natomiast w okresie przejściowym, czyli od lipca do grudnia 2019 r., kwotę dotyczącą wpłaty do pracowniczego planu kapitałowego podmiot zatrudniający powinien wykazywać w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA np. w bloku III.B. w polu 27. Pole to jest oznaczone jako Kwota obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu opłacania składki w ramach pracowniczego programu emerytalnego.