HermesSQL jest aplikacją przeznaczoną do pracy w środowisku systemów operacyjnych z rodziny Windows. W związku z tym interfejs graficzny programu został zaprojektowany z uwzględnieniem obowiązujących standardów i przyzwyczajeń użytkowników tego systemu oraz aplikacji jemu dedykowanych.
Zadbano także o użytkowników programów DOS’owych, umożliwiając wykonywanie większości podstawowych operacji przy użyciu klawiatury. Dla większości użytkowników przystępniejszym rozwiązaniem będzie jednak stosowanie myszy komputerowej lub innych urządzeń wskazujących.
Menu
Mnogość funkcjonalności zaimplementowanych do systemu HermesSQL sprawia, iż istotnym elementem środowiska graficznego aplikacji jest jej menu. Przyjmuje ono postać paska zawierającego przyciski: Operacje, Edycja, System oraz Info i zlokalizowane jest w górnej części głównego okna. Po naciśnięciu jednego z przycisków menu lewym przyciskiem myszy nastąpi otwarcie przypisanego mu menu rozwijanego. Najbardziej rozbudowaną opcją dostępną w tym miejscu są Operacje, której rozwijane menu umożliwia dostęp do większości funkcjonalności aplikacji. Aby zapewnić większą czytelność interfejsu oraz uczynić go bardziej przyjaznym dla użytkowników opcje dostępne z tego poziomu zostały także umieszczone na pasku narzędziowym.
Pasek stanu
Program umożliwia jednoczesną pracę wielu operatorom na różnych stacjach roboczych, dla wielu oddziałów, z wykorzystaniem różnych magazynów, kas, czy też na różnych firmach – bazach danych. Informacje na temat aktualnych ustawień wymienionych powyżej konfiguracji są wyświetlane na Pasku stanu, który zlokalizowany jest u dołu głównego okna programu.
Informacje na pasku stanu to:
- bieżąca data programu
- nazwa otworzonej firmy
- operator
- magazyn
- oddział
- stacja robocza
- aktualna kasa
Istnieje możliwość zmiany wartości danej konfiguracji (z wyjątkiem bazy danych) poprzez kliknięcie na nią lewym przyciskiem myszy, na skutek czego zostanie otworzone okno stosowne do wybranej konfiguracji.
Od wersji 3.75 w tym miejscu dostępny jest także przycisk umożliwiający wyświetlanie specjalnej strefy Wiadomości dla Ciebie, zawierającej informacje pochodzące bezpośrednio od zespołu Humansoft Sp. z o.o. odnośnie nowych wersji programu, nowości w ofercie, promocji, organizowanych szkoleń, webinariów oraz innych istotnych kwestii.
Tabele
W systemie HermesSQL wiele informacji prezentowanych jest w tabeli np. listy dokumentów, artykułów, czy też kontrahentów. Taki sposób przedstawienia danych umożliwia m.in. sprawniejsze wyszukiwanie pożądanych informacji, ich modyfikację, czy też wykonywanie różnego rodzaju operacji.
Główne opcje oraz skróty klawiaturowe w oknie tabeli
Zestaw klawiszy obsługi tabel
Istnieje możliwość zmiany skrótów klawiszowych dla przycisków Dodaj, Popraw oraz Usuń za pośrednictwem gotowych zestawów skrótów klawiszowych (Konfig – Zestaw klawiszy obsługi tabel).
Wybranie opcji wywoła okno zawierające listę dostępnych zestawów oraz możliwość określenia, czy wybrany został zestaw tylko dla bieżącego, czy wszystkich operatorów w firmie.
Lokalizacja poszczególnych przycisków w oknie tabeli
Przeglądanie tabeli
przewijanie zawartości tabeli
- → – następna kolumna
- ← – poprzednia kolumna
- ↑↓- poprzednia/następna pozycja
- PgDn, PgUp – następna/poprzednia strona
- Alt+Home – skok do pierwszego wiersza tabeli
- Alt+End – skok do ostatniego wiersza tabeli
Przewijanie zawartości tabeli można uzyskać także operując suwakiem poziomym i pionowym lub scrollem myszki . Suwak pionowy umieszczony jest na prawej, a poziomy, na dolnej krawędzi okna.
Manipulowanie zawartością tabel
Wygląd tabeli można dostosować. Służą do tego celu opcje Dodaj kolumnę , Edytuj kolumnę, Usuń kolumnę oraz Właściwości tabeli dostępne w menu Narzędzia. Ponadto można zamieniać kolumny miejscami oraz zmieniać ich szerokość.
Wprowadzone zmiany należy zapamiętać korzystając z przycisku Zapamiętanie widoku.
Edycja kolumny
Edytując kolumnę ustala się:
- wyrażenie określające zawartość kolumny. Jest to pole widoku zdefiniowanego fabrycznie lub przez użytkownika
- tytułu kolumny i jej czcionki
- wyglądu komórki
- właściwości czcionki
- kolory czcionki i tła komórki
- warunki zastosowania poszczególnych właściwości komórki.
- ilość miejsc wyświetlanych po przecinku w kolumnach z wartościami liczbowymi. Umożliwiono zdefiniowanie dla danej tabeli kolumn liczbowych w następujący sposób:
- jeśli w kolumnie występuje 0 to program wyświetla pusty wiersz
- z użyciem separatora tysięcznego (1 000 zamiast 1000)
- z określeniem ilości miejsc po przecinku (max. 9)
Powyższy przykład zawiera definicje kolumny Nazwa w tabeli Artykuły. Warunek sformułowany jest tak, że towary o zapasie poniżej minimum będą wyświetlane na czerwono.
Nowo dodaną kolumnę należy potem przesunąć w żądane miejsce.
⇒patrz poniżej Zmiana kolejności kolumn.
Zmiana rozmiaru okna
Zmiana rozmiaru okna polega na nasunięciu kursora myszy na brzeg okna aż do pojawienia się znaku zmiany rozmiaru («), naciśnięciu lewego przycisku i przesuwaniu myszy z naciśniętym przyciskiem. Po osiągnięciu docelowego rozmiaru należy zwolnić przycisk myszy.
Przesunięcie okna
Przesuwanie okna polega na nasunięciu kursora myszy na tytuł okna, naciśnięciu lewego przycisku i przesuwaniu myszki z naciśniętym przyciskiem. Po osiągnięciu pozycji docelowej należy zwolnić przycisk myszki.
Szerokość kolumn
Szerokość kolumn tabeli można dowolnie ustawiać przez przeciąganie myszką linii podziału kolumn.
Zmiana szerokości kolumny przydaje się, gdy np. nazwy twoich towarów są dużo krótsze od obowiązujących w systemie 50-ciu znaków. Zwężając kolumnę Nazwa artykułu zwiększasz ilość kolumn widocznych jednocześnie na ekranie.
Zmiana kolejności kolumn
Zmianę kolejności wyświetlania kolumn można uzyskać przez przeciąganie myszką tytułu kolumny. Jest to przydatne, gdy widoczna na ekranie kolumna ma z perspektywy Użytkownika mniejsze znaczenie niż inna schowana poza ekranem.
Kopiowanie wyglądu tabeli
W menu dostępnym pod przyciskiem zapisującym wygląd tabeli pojawiła się opcja Kopiuj wygląd tabeli. Opcja ta oszczędza czas administratora oraz ułatwia zarządzanie widokami. Opcja ta jest dostępna tylko dla operatorów należących do grupy administratorów. Pozawala na ujednolicenie wyglądu tabeli dla wszystkich użytkowników, którzy wcześniej już korzystali ze zmienianego widoku.
| W przypadku kiedy operator miał własne ustawienia w danym widoku, a widok został ponownie rozkopiowany przez administratora, dotychczasowe ustawienie operatora zostaną usunięte. |
Obsługa pól memo
Tabela może również zawierać kolumnę memo. Przeważnie są to uwagi do dokumentów lub długie opisy do 65535 znaków. W tabeli widoczne są jako kolumny wypełnione tekstem memo lub Memo. Duża litera M oznacza, że pole zawiera wpis.
Zawartość pola memo można umieścić w okienku poniżej tabeli. W tym celu należy umieścić kursor w kolumnie memo i nacisnąć kombinację przycisków Ctrl+Home.
Porządek sortowania pozycji
Porządek sortowania można ustalić klikając podwójnie na nagłówku kolumny, według której ma być ustalany porządek. Kolejne sekwencje podwójnych kliknięć ustalają porządek rosnący, malejący bądź go likwidują. Aktualna kolumna porządkowa jest wyróżniona podkreśleniem, np.: 
Wyszukiwanie pozycji
Możliwe jest przeszukiwanie tabeli na dwa sposoby:
- Wyszukiwanie pozycji wg ustalonego porządku – opcja Znajdź (F7)
np. dla tabeli Artykuły posortowanej wg symbolu artykułu wystarczy podać kilka początkowych znaków symbolu. W trakcie wpisywania szukanej wartości tabela jest przeszukiwana na bieżąco a wskaźnik pozycji w tabeli ustawia się automatycznie.
Po naciśnięciu przycisku Znajdź (F7) wyświetli się w miejsce nagłówka kolumny sortującej okienko służące do wpisywania szukanej wartości. Aby zakończyć poszukiwanie wystarczy kliknąć poza obszar tego okienka lub nacisnąć Enter, Esc lub użyć klawiszy strzałek góra/dół lub PageUp, PageDown.
- Wyszukiwanie dowolnego ciągu znaków – opcja Szukaj (Ctrl+F)
Ta metoda pozwala znaleźć w tabeli dowolny ciąg znaków nawet ze środka pola. Jest to szczególnie użyteczne przy przeszukiwaniu tabeli kontrahentów. Metoda ta jest wolniejsza od poprzedniej, choć ma to znaczenie jedynie przy bardzo dużych kartotekach. 
Po naciśnięciu przycisku Szukaj (Ctrl+F), w lewym górnym rogu tabeli wyświetlone zostanie okienko, w którym należy wpisać szukany ciąg znaków. Użycie przycisku następny skutkuje rozpoczęciem przeszukiwania w dół począwszy od bieżącej pozycji w tabeli, natomiast przycisk od początku służy do przeszukiwania całości tabeli od samego jej początku (od góry). Jeżeli wpisany ciąg znaków zostanie znaleziony, to wskaźnik pozycji tabeli ustawi się w odpowiednim wierszu a kolumna, w której wystąpił szukany ciąg znaków zostanie ustawiona w polu widzenia. Zakończenie poszukiwania odbywa się analogicznie jak w punkcie poprzednim.
Dodawanie nowej pozycji
Aby dodać nową pozycję do tabeli przez wybranie przycisku Dodaj.
Ciekawe możliwości niesie użycie opcji Przenoszenie treści, które znajduje się w górnym menu Tabela. Powoduje ona przepisanie zawartości pól bieżącej pozycji do nowo dodawanej. Przydaje się to głównie dla kilku tabel: Artykuły, Zestawy rabatów, Definicje dokumentów, Schematy księgowe.
Jeśli przykładowo zdefiniowany zostanie schemat księgowy, a następnie ma zostać utworzony bardzo podobny, to przed użyciem opcji Dodaj należy włączyć opcję Tabela -> Przenoszenie treści i ustawić wskaźnik na właściwym schemacie. Pozycje schematu zostaną skopiowane do nowo dodawanego.
Usuwanie pozycji
Usunięcie pozycji następuje po jej podświetleniu i wyborze opcji Usuń.
Nie każdą pozycję można usunąć, np. dokumentu przeniesionego do księgi handlowej jak również kontrahenta, którego symbol widnieje na jakimś dokumencie. O przyczynie niemożliwości usunięcia pozycji program informuje odpowiednim komunikatem.
Przeglądanie i poprawianie pozycji
Aby poprawić pozycję należy ją podświetlić i wybrać opcję Popraw.
Pojawia się wówczas odpowiedni formularz zapełniony danymi bieżącej pozycji. Jeśli dana pozycja nie może być z jakichś powodów poprawiana (np. próba poprawienia zaksięgowanej faktury), to program poinformuje o tym fakcie i formularz przejdzie w tryb Pokaż, uniemożliwiając edycję pól.
Filtry
Mechanizm filtrowania to jedno z najpotężniejszych narzędzi programu. Warto zapoznać się z nim bardzo dokładnie.
Przykładowe okno filtrów dla dokumentów sprzedaży
Filtry to:
- Źródło prostych raportów w nieskończonej ilości wariantów.
- Pomoc w odnalezieniu pozycji w bardzo licznych tabelach. Tabela księgi głównej zawiera po kilku latach pracy setki tysięcy a nawet miliony dokumentów zaksięgowanych. Filtry pozwalają w nim odnaleźć interesujący nas dokumentu np. sprzed dwóch lat, o którym wiadomo tylko tyle, że dotyczył konkretnego kontrahenta. W oknie filtrów należy wybrać odpowiedniego kontrahenta i dodatkowo orientacyjny okres i natychmiast wyświetlą się tylko dokumenty odfiltrowane.
- Narzędzie administratora. Niektórzy operatorzy, zwłaszcza w dużych firmach, nie powinni mieć dostępu do pewnych danych. Tzw. stałe filtry pozwalają administratorowi dostroić precyzyjnie system uprawnień do potrzeb przedsiębiorstwa.
⇒ patrz Konfiguracja -> Profile użytkowników
Ustalone filtry mogą być pamiętane indywidualnie dla każdego operatora. Wystarczy zaznaczyć selektor Zapamiętać filtry, a następnie opuścić okno dialogowe naciskając przycisk OK. Wybranie przycisku Usuń filtry powoduje wyczyszczenie wszystkich aktualnie ustawionych warunków filtrujących.
Zestawy filtrów
Zestawy filtrów są to zapamiętane, często używane filtry, których można użyć bez konieczności ustawiania ciągle tych samych parametrów. Są one również pamiętane dla każdego użytkownika i każdego widoku tabeli oddzielnie. Dzięki temu poprawia się ergonomia pracy, a korzyścią jest czas pracowników, którzy do tej pory wielokrotnie musieli powtarzać te same ustawienia.
Nowy zestaw można dodać definiując parametry i korzystając z przycisku Zapisz nowy zestaw. Użytkownik zostanie wówczas poproszony o wprowadzenie nazwy dla nowego zestawu filtrów. Unikalność nazwy nie jest kontrolowana. Skorzystanie z przycisku Wróć na formularzu wprowadzania nazwy jest równoznaczne z rezygnacją z zapisania nowego zestawu filtrów.
Jeżeli są zdefiniowane zestawy filtrów, pojawią się one jako pozycje na liście. Wybranie pozycji listy powoduje pojawienie się na formularzu zdefiniowanych wcześniej dla danego zestawu parametrów.
Można je zmienić, a następnie zapisać zmiany, korzystając z przycisku Zapisz zestaw. Zmiany w bieżącym zestawie filtrów mogą zostać zapisane również po naciśnięciu przycisku OK.(program o to zapyta).
Obok listy znajduje się przycisk umożliwiający usunięcie bieżącego zestawu filtrów.
Po usunięciu zestawu, lista ustawia się w pozycji nie wybrano, a parametry są czyszczone, jak po użyciu przycisku Usuń filtry. Ustawienie się w pozycji nie wybrano powoduje wyczyszczenie ustawionych parametrów.
| Zapamiętane zestawy filtrów dostępne są dla operatora, na którym były zapisane. |
Szybki filtr
Filtr pojawia się przed wejściem do wybranej tabeli i powoduje pojawienie się tylko tych rekordów które spełniają warunek filtru. Dużą zaletą tego filtru jest jego działanie przed wynikiem zapytania co daje nam poprawę wydajności przy dużej ilości rekordów.
Filtr ustawić można w ustawieniach globalnych:
- Wyświetlanie tabeli kontrahentów (bez szybkiego filtrowania / z szybkim filtrowaniem)
- Wyświetlanie tabeli artykułów (bez szybkiego filtrowania / z szybkim filtrowaniem)
Drukowanie, podsumowania i eksport
Trzy powyższe funkcje operują na pozycjach odfiltrowanych.
Drukowanie
Zawartość tabeli można wydrukować po wybraniu przycisku Drukuj.
Dla każdej z tabel zaprojektowano przeważnie po kilka wariantów wydruku.
Więcej na temat wydruków
⇒ patrz Wydruki
Podsumowania
Opcja Podsumowania przywołuje okno, w którym definiuje się dowolne podsumowania.
Przeważnie są to podsumowania wartości z kolumn tabeli.
Dodaj / Popraw
Powoduje dodanie nowego / poprawienie istniejącego podsumowania.
Kolumna tabeli – Zawiera listę numerycznych kolumn tabeli. Jeżeli nie ma na tej liście kolumny, która ma zostać podsumowana pole to należy zostawić puste.
Tytuł podsumowania – W miejscu tym należy wpisać czytelny dla użytkownika tytuł.
Wyrażenie – Wyrażenie, które ma zostać podsumowane. Najczęściej jest to pole bazy danych. Przy formułowaniu wyrażenia można skorzystać z konstruktora wyrażeń.
Usuń – Usunięcie wybranego podsumowania.
Oblicz – Naciśnięcie tego przycisku powoduje przeliczenie wszystkich pozycji w podsumowaniach. Wyniki obliczeń widoczne są w kolumnie Wartość.
Autopodsumowanie – Zaznaczenie tej opcji powoduje automatyczne obliczenie wszystkich podsumowań przy każdym następnym wyborze opcji Podsumowania.
Ilość pozycji – Liczba pozycji odfiltrowanych w bieżącej tabeli.
OK – Zatwierdzenie wprowadzonych zmian w pozycjach podsumowań i wyjście z podsumowań.
Wróć – Anulowanie wprowadzonych zmian i wyjście z podsumowań.
Eksport danych
Wybierając opcję Narzędzia -> Eksport danych można wyeksportować zawartość tabeli do plików zewnętrznych w formatach takich jak Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, tekstowe itp. Eksportowane kolumny nie mogą zawierać złożonych wyrażeń np. funkcji.
Opcja ta jest szczególnie przydatna przy tabelach prezentujących wyniki analiz i zestawień, gdyż przeniesione np. do Excel-a można zaprezentować w postaci graficznych wykresów, które łatwiej jest analizować.
Formularze
Formularze służą do wprowadzania danych, dodawania / poprawiania pozycji w bieżącej tabeli.
Zawierają pewną ilość pól do wypełnienia, selektorów, kontrolek oraz przyciski OK i Wróć – pierwszy zatwierdzający, drugi anulujący zmiany.
Formularze mogą być bardzo proste np. formularz Zapytanie ofertowe (dokument ZF).
Czy też bardziej złożone tak jak formularz Faktury (dokument F):
Formularze zawierają pola tekstowe oraz obiekty opisane w następnym rozdziale.
Kontrolki
Formularze są oknami zawierającymi pewną liczbę kontrolek typu: przycisk, przełącznik, pole edycji, lista rozwijana itp. Przemieszczanie kursora w ramach okna pomiędzy kontrolkami można zrealizować naciskając klawisz Tab – w jednym kierunku lub Shift+Tab – w kierunku przeciwnym.
Istnieją pewne przyzwyczajenia przeniesione z systemu DOS do używania w tym celu klawiszy strzałek i Enter jednak nie w każdej sytuacji umożliwiają one opuszczenie obiektu. Zwłaszcza próba przemieszczenia kursora klawiszem Enter może dla niektórych obiektów skutkować niepożądanym działaniem (rozwijanie listy, przywoływanie tabeli dla pola związanego z tabelą, wywołanie dialogu spod przycisku itd.)
Najłatwiej dotrzeć do każdego obiektu okna przy pomocy myszki. Wystarczy umieścić kursor myszki w obrębie danego obiektu i wcisnąć jej lewy klawisz (kliknąć). Ta metoda zalecana jest dla początkujących jako bardziej intuicyjna.
Przycisk
Jego wybranie powoduje wykonanie czynności określonych w jego nazwie. Przycisk z wyraźnie widoczną obwódką (niebieską lub czarną – w zależności od systemu operacyjnego) jest przyciskiem domyślnym. Jego wybranie następuje po naciśnięciu kombinacji klawiszy Ctrl+Enter bez względu na bieżące położenie kursora.
Znacznik
Jego stan jest zmieniany naciśnięciem klawisza Spacja lub Enter lub przez kliknięcie myszką.
Poniższy znak oznacza, że jest włączony.
Przełącznik
Zaznacza tylko jedną z możliwych do wybrania opcji. Jego stan jest zmieniany naciśnięciem klawisza Spacja lub Enter lub kliknięcie myszką. Gdy jedna z pozycji jest wybrana, w przełączniku pojawia się kropka, a pozostałe przełączniki w grupie zostają wyłączone.
Lista
Pojawia się w postaci ramki zawierającej pozycje do wyboru. Wybór pozycji polega na umieszczeniu na niej podświetlenia i naciśnięciu klawisza Enter lub podwójnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy. Przemieszczanie podświetlenia następuje przy użyciu klawiszy kierunkowych (strzałki↑↓), PgUp, PgDn, Home, End lub szybkim naciskaniu pierwszych liter pozycji.
Lista rozwijalna (selektor)
Rodzaj listy, której elementy widoczne są po wybraniu przycisku rozwinięcia listy.
Pole edycji
Służy do wprowadzania słów, opisów, liczb lub dat z klawiatury.
Pole edycji związane z tabelą
W tego rodzaju polach program kontroluje poprawność wprowadzonych danych, w tym przykładzie – symbolu artykułu. Jeśli wpisany symbol nie występuje w tabeli Artykuły pojawi się komunikat Nie znaleziono i zostanie przywołana tabela Artykuły. Kursor ustawi się na artykule o najbliższym symbolu. Jeśli wpisany symbol jest poprawny, a czynność zostanie zakończona klawiszem Tab, tabela nie zostanie przywołana.
Bezwarunkowe przywołanie tabeli następuje, gdy :
- będąc w polu edycji naciśnięty zostanie klawisz Enter
- nastąpi kliknięcie myszką na przycisku
Okno edycji pól memo
Służy do wprowadzania długich tekstów, np. uwag na dokumencie. Aby zamknąć okno z zapisem zmian należy użyć przycisku
Aby porzucić edycję należy wcisnąć Esc lub użyć przycisków:
