Opakowania zwrotne

Wstęp

Podręcznik zawiera opis modułu Opakowania zwrotne wspomagający przedsiębiorstwo w obszarze związanym z obrotem opakowaniami zwrotnymi i bezzwrotnymi. Udostępnia bogatą funkcjonalność umożliwiającą sprawowanie całkowitej kontroli rotacji opakowań w magazynie.
Jest jedną z części Zintegrowanego Systemu Zarządzania humansoft HermesSQL. Moduł nie funkcjonuje samodzielnie, może być używany tylko z pakietem podstawowym (Licencja na serwer) systemu humansoft HermesSQL, gdzie powstają m.in. dokumenty sprzedaży, zakupu a także dokumenty magazynowe.

Sposób obsługi opcji modułu jest identyczny jak w całym programie i został opisany w rozdziale Komunikacja z programem.

⇒ patrz Pierwsze kroki – rozdział Komunikacja z programem

Moduł pozwala rejestrować przyjmowane i wydawane opakowania w specjalnie utworzonym do tego celu rejestrze, z możliwością przeliczania ich na opakowania jednostkowe i zbiorcze, a także w sposób odwrotny.

Umożliwia automatyczne wygenerowanie dokumentu dla opakowań w trakcie rejestracji faktury lub dokumentu PZ oraz wykazanie ich na wspólnym wydruku (faktury lub PZ). Wraz z jego utworzeniem program dokonuje aktualizacji stanów magazynowych opakowań.

Moduł umożliwia wystawienie faktury opakowaniowej, którą w myśl obowiązujących przepisów przedsiębiorstwo zobligowane jest wystawić odbiorcy, w przypadku nie zwrócenia w terminie opakowań zwrotnych. W tym celu program dostarcza informacji na temat nierozliczonych opakowań, umożliwiając wykonanie analizy opakowań przeterminowanych oraz wygenerowanie z jej poziomu pojedynczej faktury lub serii faktur dla różnych kontrahentów.

Moduł zawiera raporty pozwalające uzyskać szczegółowe dane na temat obrotu opakowaniami we wskazanym czasookresie, z możliwością filtrowania wyników analizy wg salda opakowań (ujemne, dodatnie, zerowe) oraz z podziałem na odbiorców i dostawców. Umożliwia szybki wgląd w saldo opakowań dla poszczególnych kontrahentów, a także pozwala uzyskać informacje od strony opakowania tj. o odbiorcach aktualnie posiadających opakowanie oraz jego ilości u poszczególnych kontrahentów.

Obrót opakowaniami
W poszczególnych firmach obrót opakowaniami może wyglądać w różny sposób.

Przedstawiamy poniżej jeden z możliwych schematów.
Wraz z towarem klient otrzymuje fakturę wraz z wyszczególnieniem opakowań. Natomiast w systemie powstaje dokument OP do każdego dokumentu sprzedaży. Należy go wygenerować spod klawisza operacyjnego F12. W momencie rozliczania opakowań można zastosować dwa rozwiązania:

przyjmując opakowania generować nowy dokument OP
przyjmując opakowania edytować już wygenerowany dokument OP

Wybór sposobu ewidencji rozliczenia należy ustalić przed uruchomieniem systemu.

Sytuacje związane z obrotem opakowaniami:

klient oddał mniej opakowań niż dostał, wówczas na resztę należy wystawić fakturę:
– można wystawić dokument OP – wydanie do klienta , saldo dokumentu może zostać wyfakturowane
– system odznacza w analizie opakowań status opakowania na – wyfakturowane, czyli ewentualnie można będzie taką ilość odkupić w przyszłości od tego kontrahenta.
zostało przyjęte więcej niż było wydane:
– można wystawić korektę faktury sprzedaży do wybranej faktury, która była wyfakturowaniem opakowań. Korekta zdejmuje w analizie opakowań ilość z opakowań ze statusem wyfakturowany.

Gospodarka opakowaniami – konfiguracja

W celu rozpoczęcia pracy z modułem należy wykonać następujące czynności konfiguracyjne.

Definicja dokumentu OP.Jedną z pierwszych czynności, jaka należy wykonać jest stworzenie nowego rejestru dokumentów OP. W tym celu należy w Konfiguracji -> Definicje dokumentów, dodać nowy rejestr wybierając rodzaj dokumentu Opakowanie zwrotne.
Definicja dokumentu OP zawiera charakterystyczne dla dokumentu opcje: Rodzaj dokument
Opcja ta stwarza możliwość rozdzielenia rejestrów dokumentów na dokumenty odbiorców i dostawców opakowań Sposób automatycznego generowania OP
Opcja daje trzy możliwości wyboru:
1. - Zgodny z ustawieniami na formularzu Wybierając tę opcję podczas automatycznego generowania dokumentów pojawi się formularz, wg, którego będziemy mogli dokonać generowania dokumentów
  - Zawsze generuj dokument bez pozycji Dokument OP generowany automatycznie będzie pusty
  - Zawsze generuj dokument z pozycjami Dokument OP będzie zawierał pozycje opakowań
2. Opakowanie – definicja artykułu Opakowanie definiujemy w kartotece artykułów. W opcji Rodzaj artykułu należy wybrać Opakowanie. Jeżeli opakowanie ma być opakowaniem zwrotnym należy zaznaczyć znacznik zwrotneTak przygotowany artykuł, będzie służył jako opakowanie dla innych artykułów.
  Opakowanie do danego towaru jest przypisywane w opcji Pakowane w. Na liście, która się pojawia pokazują się jedynie artykuły scharakteryzowane jako opakowanie.
  W opcji ilość w opakowaniu, wpisujemy ilość jaka się znajduje w opakowaniu.
  Istnieje możliwość stopniowania opakowań, tzn. jeżeli dane opakowanie jest pakowane w większe, przy definicji opakowania określamy co jest pakowane i w jakiej ilość.
3. Kontrahent – definiowanie liczby dni odroczenia zwrotu opakowań Program daje możliwość przypisania poszczególnym kontrahentom dopuszczalnej ilości dni zwrotu opakowań, po upływie których powinna być wystawiona faktura opakowaniowa. Służy do tego pole Dopuszczalna ilość dni zwrotu opakowań dostępna w zakładce Pozostałe dane w kartotece kontrahenta. Ilość ta może wynikać z indywidualnej umowy między kontrahentami albo z ustawy o podatku VAT. Domyślnie system proponuje ustawowe 60 dni. Parametr ten pozwala na szybkie zidentyfikowanie przeterminowanych dokumentów opakowaniowych.

Dokumenty opakowań zwrotnych

Dokumenty opakowań zwrotnych (OP) można generować automatycznie z poziomu innych dokumentów lub wystawiać ręcznie. Dokumenty te są dostępne w menu Magazyn -> Opakowania zwrotne.
Dzięki ustawieniom w rejestrze dokumentu istnieje możliwość, rozdzielenia rejestrów na dokumenty odbiorców i dostawców opakowań. Na dokumentach OP istnieje możliwość jednoczesnego przyjęcia i wydania opakowania jedną pozycją dokumentu.
Dokumenty opakowań zwrotnych (OP), nie są widoczne w rozrachunkach. Mogą natomiast trafiać do Księgi Handlowej.

Dokument OP – formularz

Dodając nowy dokument opakowań zwrotnych pojawia się poniższy formularz.

⇒ patrz Pierwsze kroki -> Dokumenty –> Tworzenie nowego dokumentu

Dane nagłówkowe charakterystyczne dla dokumentu opakowań zwrotnych

Miejsce przeznaczenia
Możliwość wyboru oddziału kontrahenta. Podczas generowania dokumentu OP z pozycji dokumentów na OP przenosi się oddział z dokumentu źródłowego.

Nr faktury WZ/PZ / Data faktury WZ/PZ
Numer i data dokumentu źródłowego, do którego jest wygenerowany lub ręcznie utworzony dokument OP. Dokument OP możemy wygenerować do faktury sprzedaży (F), wydania na zewnątrz (WZ), faktury zakupu (FZ), przyjęcia z zewnątrz (PZ)

Termin zwrotu opakowania
Data zwrotu opakowania, wyliczana automatycznie na podstawie parametru ustawionego dla kontrahenta w kartotece.

Pozycje dokumentu sprzedaży

Wydano
Ilość opakowania jaką wydano dokumentem OP

Przyjęto
Ilość opakowania jaką przyjęto dokumentem OP

Przychód/Rozchód/Razem
Pole wyliczane na podstawie pól wydano/przyjęto.

Przegląd / poprawianie / usuwanie dokumentu opakowań zwrotnych

Aby poprawić lub tylko przejrzeć dokument należy go odnaleźć w tabeli i użyć opcji Popraw. Przy poprawianiu dokumentu obowiązują ogólne zasady opisane w rozdziale Dokumenty.
Aby usunąć dokument należy go odnaleźć w tabeli i użyć opcji Usuń.

⇒ Patrz: Pierwsze kroki -> Dokumenty -> Poprawianie / Usuwanie dokumentu

Automatyczne generowanie dokumentów OP

Dokumenty opakowań zwrotnych (OP) można wygenerować automatycznie z dokumentów: faktura sprzedaży (F), wydanie na zewnątrz (WZ), faktura zakupu (FZ), przyjęcie z zewnątrz (PZ). Na formularzu tych dokumentów, pod przyciskiem (F12), dostępna jest opcja Generuj/Edytuj dokument OP.

Po wybraniu opcji generowania pojawia się następujący formularz:

Na formularzu wybieramy rejestr, na którym ma być generowany dokument OP.

Na formularzu dostępne są dwie opcje:
Generuj saldo zerowe (przychód = rozchód)
Program wygeneruje dokument OP z zerowym saldem, na którym ilość wydana równa się ilości przyjętej. Dokument tego rodzaju jest wystawiany w sytuacji kiedy między dostawcą i odbiorcą obrót opakowaniami, odbywa się na zasadzie wymiany. Np. wstawiając jakąś ilość artykułu pakowanego w butelki, kontrahent dostarcza odpowiednią ilość opakowania na wymianę.
Opcja ta ułatwia i usprawnia obrót opakowaniami. Istnieje możliwość ewentualnej edycji dokumentu i dokonania poprawy, jeżeli zajdzie taka potrzeba

Generuj pusty dokument OP (bez pozycji)
Program wygeneruj dokument OP, bez pozycji, z wypełnionym nagłówkiem dokumentów, który możemy uzupełnić później

Opcja automatycznego generowania ta jest niedostępna wtedy, gdy:

magazyn dokumentu źródłowego jest różny od bieżącego,
dokument źródłowy został stworzony przez innego operatora i brak jest uprawnień do edycji cudzych dokumentów
gdy dokument źródłowy pochodzi z zamkniętego okresu.

Faktury opakowaniowe

Od 1 maja 2004 sprzedawca towarów w opakowaniach, jest zobowiązany do wystawienia faktury VAT dla odbiorców, za opakowania nie zwrócone w terminie. W myśl ustawy o podatku VAT, opakowania muszą być wyfakturowane po 60 dniach od ich wydania, chyba że umowa z klientem przewiduje dłuższy termin.
W związku z tym system został wyposażony w dokumenty faktur opakowaniowych sprzedaży i zakupu.

Faktura opakowaniowa sprzedaży

Fakturę opakowaniową sprzedaży wystawia się na formularzu dokumentu sprzedaży. Aby faktura był opakowaniową, należy w opcji Pozostałe dane, zaznaczyć znacznik Faktura opakowaniowa. Jego zaznaczenie skutkuje automatycznym ustawieniem rodzaju sprzedaży na Sprzedaż bez wydania. Jest to związane z tym, że faktura opakowaniowa nie wpływa na stan magazynu, ale wpływa na bilans opakowań.

Pozycje na fakturę opakowaniową możemy wprowadzić przywołując nierozliczone opakowania , korzystając z opcji (F12) Przywołaj nierozliczone opakowania zwrotne. Zostaną przywołane wszystkie nierozliczone pozycje z dokumentów OP wybranego kontrahenta.

Pozycję można również wprowadzić ręcznie.

Opakowania wyfakturowane stają się własnością klienta i nie są wykazywane w jego bilansie opakowań.

Korekta faktury opakowaniowej sprzedaży

Korektę faktury opakowaniowej wystawiamy z poziomu korekt faktur sprzedaży.
W polu tytuł korekty należy wybrać opcję Zwrot opakowania. Korekta zawsze będzie robiona do dokumentu istniejącego. Na liście dokumentów do korekty pojawiają się tylko faktury opakowaniowe.
Korekta faktury opakowaniowej nie powoduje zmiany stanu magazynowego, wpływa natomiast na bilans zamówień.

Faktura opakowaniowa zakupu

Fakturę opakowaniową zakupu wystawia się na formularzu dokumentu zakupu. Aby faktura był opakowaniową, należy w opcji Pozostałe dane, zaznaczyć znacznik Faktura opakowaniowa. Jego zaznaczenie skutkuje automatycznym ustawieniem rodzaju zakupu na bez przyjęcia na magazyn Jest to związane z tym, że faktura opakowaniowa nie wpływa na stan magazynu, ale wpływa na bilans opakowań.

Korekta faktury opakowaniowej zakupu

Korektę faktury opakowaniowej wystawiamy z poziomu korekt faktur zakupu.

W polu Rodzaj korekty należy wybrać opcję z tytułu zwrotu opakowania. Korekta faktury opakowaniowej nie powoduje zmiany stanu magazynowego i wpływa na bilans zamówień.

Analizy

Moduł opakowań zwrotnych zawiera raporty pozwalające uzyskać szczegółowe dane na temat obrotu opakowaniami we wskazanym czasookresie, z możliwością filtrowania wyników analizy wg salda opakowań (ujemne, dodatnie, zerowe) oraz z podziałem na odbiorców i dostawców. Umożliwia szybki wgląd w saldo opakowań dla poszczególnych kontrahentów, a także pozwala uzyskać informacje od strony opakowania tj. o odbiorcach aktualnie posiadających opakowanie oraz jego ilości u poszczególnych kontrahentów.

Opakowania przeterminowane

Analiza przeterminowanych opakowań wyszukuje przeterminowane opakowania kontrahentów. Dostępna jest w menu Magazyn -> Opakowania przeterminowane. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno analizy, które umożliwia zawężenie wyników analizy według następujących danych:

na dzień,
kontrahent
oddział kontrahenta
grupa kontrahentów możliwość wybrania grupy z drzewa

Po ustaleniu poszczególnych selektorów i wykonaniu analizy pojawi się poniższe okno dialogowe. Zawiera ono informacje na temat kontrahenta, przeterminowanych opakowań oraz ilości jaka jest przeterminowana.

Z tego poziomu możemy wygenerować faktury opakowaniowe. Pod przyciskiem F12 znajduje się opcja Generuj faktury opakowaniowe, która automatycznie generuje fakturę opakowaniowa sprzedaży. Automatyczne generowanie faktur można wykonać dla wybranych i zaznaczonych dokumentów OP.

Analizy dotyczące obrotu opakowaniami

Program wyposażony jest w analizę zbiorczą obrotu opakowaniami oraz analizy indywidualne klienta związane z opakowaniami.

Analiza obrotu opakowaniami – sumaryczna

Sumaryczna analiza obrotu opakowaniami, inaczej mówiąc bilans opakowań, daje zbiorczą informację na temat obrotu opakowaniami. Opcja jest dostępna z menu Analizy -> Analiza obrotu opakowaniami – sumaryczna.

Analizę można wykonać na wybrany dowolnie dzień. Istnieją dwie możliwości grupowania danych: po kontrahentach, albo po opakowaniach

W nagłówku okna analizy znajdują się trzy selektory:

Saldo:

Dodatnie jeżeli zostanie zaznaczona ta opcja program będzie pokazywał tylko opakowania lub kontrahentów posiadających dodatnie saldo
Ujemne jeżeli zostanie zaznaczona ta opcja program będzie pokazywał tylko opakowania lub kontrahentów posiadających ujemne saldo
Zerowe zaznaczenie tej opcji będzie skutkowało pokazaniem tylko salda zerowego opakowań

Jeżeli zaznaczymy wszystkie opcje, program pokaże wszystkie salda razem.

Dokumenty:

Odbiorcy
Dostawcy

Program umożliwia nam wybór dokumentów z podziałem na dokumenty odbiorcy i dostawcy.

Z tego poziomu korzystając z opcji Popraw można sprawdzić jakie dokumenty składają się na saldo. Natomiast z poziomu listy można dokonać podglądu konkretnego dokumentu.

Analiza obrotu opakowaniami – szczegółowa

Szczegółowa analiza obrotu opakowaniami pozwala na przefiltrowanie danych za pomocą parametrów wstępnych, w których możemy miedzy innymi wybrać kontrahenta, grupę kontrahentów i artykułów oraz przeglądanie danych w szczegółowy sposób.

Saldo opakowania u kontrahentów

Analiza dostępna z poziomu kartoteki Artykułów->F12->Saldo opakowania u kontrahentów. Analiza pokazuje nam jak wygląda saldo wybrane opakowania u poszczególnych kontrahentów. Okno dialogowe podobne jest do analizy obrotu opakowaniami ale bez możliwości grupowania.

Saldo opakowań u Kontrahenta

Analiza indywidualna klienta, dostępna z poziomu kartoteki Kontrahentów->F12->Saldo opakowań u kontrahenta. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno dialogowe analizy obrotu opakowaniami, ale bez możliwości grupowania. Dane domyślnie zostały pogrupowane po opakowaniach.