Przetarg/ Kontrakt główny (PT)

Przetarg/ Kontrakt główny (dokument PT) jest podstawowym dokumentem modułu, umożliwiającym obsługę przetargów/ kontraktów zarówno podczas etapu składania ofert – przed zawarciem umowy z zamawiającym jak i w trakcie jej realizacji. Dokument ten pozwala na wprowadzenie istotnych informacji z punktu widzenia procesu rywalizacji o zawarcie umowy takich jak np. oferty złożone przez konkurencję.

Dokument PT zawiera w sobie informacje o przypisanych mu umowach oraz pakietach/ kontraktach – stanowi zbiór dokumentów. Wszystkie pozostałe dokumenty dołączane do programu wraz z modułem są od niego zależne – nie ma możliwości dokonania ich zapisu bez wskazania PT w nagłówku dokumentu (Dane dodatkowe dokumentu).

Analogicznie do większości dokumentów w programie, dokument Przetargu/ Kontraktu głównego składa się z nagłówka, pozycji oraz sekcji podsumowania, zawiera w sobie zakładki: Pakiety/ Kontrakty, Pozycje pakietów/ kontraktów, Umowy, Konkurencja, Przychody, Podsumowanie. Zakładki te umożliwiają obsługę dokumentów powiązanych z PT oraz ułatwiają poruszanie się wewnątrz niego.

Nagłówek dokumentu PT

Nagłówek dokumentu zlokalizowany jest w górnej części formularza – jest to sekcja, od której rozpoczyna się uzupełnianie dokumentu. W miejscu tym w zależności od konfiguracji wybranego rejestru (wybór rejestru możliwy przy pomocy rozwijanej listy) określa się m.in. informacje identyfikujące dokument takie jak numer oraz numer zewnętrzny dokumentu, powiązany z nim Kontrahent, walutę, czy też rodzaj ceny (netto lub brutto).

Nagłówek PT poza standardowymi polami dostępnymi w systemie zawiera w sobie:

• od – data początkowa okresu obowiązywania Przetargu/ Kontraktu głównego,

• do – data końcowa okresu obowiązywania Przetargu/ Kontraktu głównego,

• Numer zewnętrzny – numer oryginalny dokumentu (postępowania przetargowego/ kontraktu głównego, do którego się odnosi),

• Termin złożenia dokumentów – data, do której według postępowania przetargowego/ kontraktu głównego należy złożyć dokumenty zawierające ofertę,

• Czas dostawy – czas realizacji dostawy od momentu zamówienia, możliwy do wyrażenia w godzinach lub dniach – wybór z listy rozwijanej,

• Czas dostawy priorytet – czas realizacji dostawy najszybciej jak to możliwe, możliwy do wyrażenia w godzinach lub dniach – wybór z listy rozwijanej,

• Symbol Osoby odpowiedzialnej – pole umożliwiające identyfikację pracownika odpowiedzialnego za dany dokument przy użyciu jego symbolu,

• Skrót Osoby odpowiedzialnej – pole umożliwiające identyfikację pracownika odpowiedzialnego za dany dokument za pomocą skrótu nazwy,

• Osoba do kontaktów – osoba kontaktowa po stronie Kontrahenta.

Ponadto, w nagłówku znajduje się przycisk Pozostałe dane.

W Danych dodatkowych dokumentu dostępne są następujące pola:

• Ceny – rozwijana lista umożliwiająca wybór rodzaju ceny na dokumencie – netto lub brutto,

• Waluta – rozwijana lista, która umożliwia wybór waluty dokumentu spośród tych, dla których zostały pobrane z NBP lub wprowadzone ręcznie kursy do tabeli kursów walut,

Zakładki dokumentu PT

Pod nagłówkiem dokumentu znajdują się zakładki, umożliwiające przełączanie aktualnie wyświetlanych informacji w sekcji pozycji dokumentu.

Dokument PT stanowi zbiór dokumentów związanych z obsługą Przetargów/ Kontraktów głównych, dlatego zawiera w sobie m.in. zakładki obejmujące dokumenty pakietów / kontraktów (PA) oraz  umów (PU).

Zakładki dostępne w dokumencie PT:

• Pakiety/ Kontrakty – w miejscu tym wyświetlane są wszystkie Pakiety/ Kontrakty – dokumenty PA, powiązane z dokumentem PT.

 

Tabela znajdująca się w zakładce Pakiety/ Kontrakty zawiera następujące kolumny:

• Nr ewidencyjny dokumentu – jest to numer dokumentu Pakietu/ Kontraktu – PA, utworzony automatycznie zgodnie z ustawieniem Sposobu numerowania dokumentu w rejestrze dokumentu PA,
• Data – data sporządzenia dokumentu PA,
• Kontrahent – kontrahent powiązany z danym Pakietem/ Kontraktem,
• Numer oryginalny – numer określany przez użytkownika w polu Numer zewnętrzny, służy do identyfikacji dokumentów na podstawie numeracji firmy zewnętrznej,
• Status – określa status dokumentu, by dany Pakiet/ Kontrakt można było zrealizować konieczna jest zmiana statusu na Do realizacji,
• Nazwa pakietu – wprowadzana przez użytkownika podczas sporządzania dokumentu PA, ułatwia identyfikację Pakietów/ Kontraktów na liście,
• Operator – w kolumnie tej znajduje się informacja o operatorze, który utworzył dany Pakiet/ Kontrakt.

Dodawanie pozycji w tej zakładce skutkuje wywołaniem okna Pakiet/ Kontrakt będącego formularzem dokumentu PA (rozdział Pakiet przetargu/ Kontrakt – dokument PA).

Generuj zamówienie (ZS)

W zakładce Pakiety/ Kontrakty dokumentu PT dostępna jest także opcja Generuj zamówienie (ZS) możliwa do wybrania poprzez menu przycisku Zestawienia i inne operacje (F12).

 

Generowanie dokumentów ZS dla Pakietów/ Kontraktów jest możliwe po wskazaniu pozycji w tabeli – dokumentu PA (poprzez zaznaczenie checkbox’a) i wybraniu omawianej opcji. Należy pamiętać przy tym, iż generowanie zamówień na sprzedaż jest możliwe dla dokumentów o statusie Do realizacji lub W realizacji.

W przypadku wskazania Pakietu/ Kontraktu o niewłaściwym statusie zostanie wyświetlony stosowny komunikat.

Po wskazaniu dokumentu i wybraniu opcji Generuj zamówienie (ZS) pojawi się okno, w którym wyświetlone zostaną możliwe do zrealizowania pozycje wskazanych wcześniej dokumentów PA.

Tabela zawarta w oknie tym zawiera następujące kolumny:

• Nr ewidencyjny – numer dokumentu w systemie Hermes SQL,
• Nr zewnętrzny – numer oryginalny dokumentu (pochodzący od podmiotu zewnętrznego),
• Symbol art. – symbol artykułu stanowiącego pozycję Pakietu/ Kontraktu,
• Nazwa art. – nazwa artykułu znajdującego się na pozycji dokumentu PA,
• Ilość realizowana – ilość jaka ma zostać umieszczona na pozycji generowanego zamówienia na sprzedaż (domyślnie ustawiana jest ilość sumaryczna z Pakietu/ Kontraktu oraz Aneksu, jednak istnieje możliwość wprowadzenia innej ilości przez użytkownika)
• Do realizacji (max.) – maksymalna ilość do realizacji (ilości zadysponowane w ramach Pakietu/ Kontraktu oraz te pochodzące z korekty ilości – z Aneksu)
• Cena – wartość z pola Cena do przetargu uzupełnianego podczas dodawania pozycji do Pakietu/ Kontraktu, określa wartość realizacji określonej pozycji,
• J.m. – jednostka miary artykułu znajdującego się na pozycji Pakietu/ Kontraktu,
• Zapas – aktualny stan magazynowy określonego artykułu,
• Zamówiono – ilość zamówiona dla danego Pakietu/Kontraktu,
• Aneks – ilość pochodząca z korekty ilości wprowadzanej w Aneksie do umowy,
• Wyfakturowano – ilość jaka została zrealizowana poprzez wydanie na zewnątrz oraz fakturę,
• Zwrot – ilość zwrócona przez Kontrahenta,
• Cena producenta – cena pochodząca od producenta, może służyć jako cena wyjściowa dla Ceny do przetargu.

 

W oknie wyboru dostępne są przyciski:

• Zaznacz wszystko (zazn. czerwone) – umożliwia zaznaczenie wszystkich pozycji,
• Odznacz wszystko (zazn. niebieskie) – odznacza wszystkie zaznaczone pozycje,
• Odwróć zaznaczenie (zazn. pomarańczowe) – pozycje zaznaczone zostają odznaczone i odwrotnie.

Jeżeli podczas generowania zamówienia zostanie wybrana większa ilość Pakietów/ Kontraktów pomocna może okazać się rozwijana lista Pokaż pozycje umożliwiająca wybór dokumentu PA, z którego mają zostać wyświetlone pozycje.

W ten sposób można przejrzeć pozycje poszczególnych Pakietów/ Kontraktów bez konieczności otwierania każdego dokumentu z osobna.

Wybór pozycji do zamówienia jest możliwy poprzez zaznaczenie checkbox’ów przy pozycjach i wybranie przycisku Wybierz zaznaczone pozycje.

Po wyborze przycisku pojawi się okno dialogowe potwierdzające całą operację, a następnie w przypadku wyboru Tak wyświetli się okno Generowanie ZS.

Okno to umożliwia wybór rejestru generowanego dokumentu, wprowadzenie Terminu realizacji zamówienia, czy też zmianę Kontrahenta na zamówieniu (domyślnie wybierany jest kontrahent z dokumentu PA). Potwierdzenie powyższych informacji przyciskiem OK będzie skutkowało rozpoczęciem procesu generowania dokumentu ZS, po wykonaniu którego pojawi się komunikat informujący o numerze nowo wygenerowanego zamówienia na sprzedaż.

Powstały w ten sposób dokument ZS zawierać będzie wybrane pozycje o ilości zgodnej z określoną wcześniej w polu Ilość realizowana.

Jeżeli podczas generowania zamówienia zostanie wybrany rejestr ZS z ustawieniem wskazywania przetargów, wówczas do pola Przetarg/ Kontrakt główny znajdującego się w Pozostałych danych wygenerowanego dokumentu zostanie automatycznie wpisany numer ewidencyjny Przetargu/ Kontraktu głównego wraz z numerem zewnętrznym.

• Pozycje pakietów/ kontraktów – w tej zakładce znajdują się pozycje wszystkich Pakietów/ Kontraktów powiązanych z danym Przetargiem/ Kontraktem głównym.

Tabela znajdująca się w zakładce Pozycje pakietów/ kontraktów zawiera następujące kolumny:

• Symbol – symbol artykułu lub usługi dla danej pozycji,
• Nazwa – nazwa artykułu lub usługi dla danej pozycji,
• Ilość – określa zamówioną ilość (zgodnie z jednostką miary) do realizacji w ramach pozycji Pakietu/ Kontraktu,
• J.m. – jednostka miary, określająca sposób miary ilości (np. SZT – sztuki)
• Opis – kolumna przeznaczona na dodatkowy opis użytkownika,
• Nr ewidencyjny – numer ewidencyjny Pakietu/ Kontraktu, do którego jest przypisana dana pozycja.

Z poziomu Przetargu/ Kontraktu głównego bezpośrednie dodawanie pozycji do dokumentu PA nie jest możliwe. Aby to zrobić należy otworzyć dany Pakiet/ Kontrakt – poprzez przycisk Popraw (zakładka Pakiety/ Kontrakty) lub wybrać go z poziomu listy dokumentów PA (pasek narzędziowy – przycisk Kontrakty – Pakiety/ Kontrakty).

Istnieje możliwość edycji wcześniej dodanej pozycji – wybierając przycisk Popraw.  W efekcie, wywołane zostanie okno Pakiet/ Kontrakt – pozycja. W oknie tym można dokonać dowolnych zmian z wyłączeniem zmiany wskazanego artykułu. Poszczególne pola znajdujące się w tym oknie zostaną omówione w rozdziale poświęconym Pakietom/ Kontraktom.

Przychody do pozycji pakietu/ kontraktu

W zakładce Pozycje pakietów/ kontraktów dokumentu PA dostępna jest opcja Przychody do pozycji pakietu/ kontraktu, możliwa do wybrania za pośrednictwem menu wywoływanego po naciśnięciu przycisku Zestawienia i inne operacje (F12).

Opcja Przychody do pozycji pakietu/ kontraktu umożliwia wyświetlenie dokumentów przychodowych powiązanych z Przetargiem/ Kontraktem głównym dla wybranej pozycji.

W efekcie, wyświetlone zostanie okno Przychody zawierające listę dokumentów PZ dla bieżącej pozycji. Nie ma możliwości wyświetlenia dokumentów przychodowych dla wszystkich pozycji równocześnie (opcja działa niezależnie od zaznaczonych checkbox’ów).

W oknie Przychody wyświetlana jest tabela zawierająca następujące kolumny:

• Nr dostawy – numer zewnętrzny dokumentu przychodowego,
• Nr ewidencyjny – numer ewidencyjny dokumentu realizującego przychód,
• Data – data przychodu,
• Magazyn – symbol magazynu, na który przyjęto towar z dokumentu,
• Ilość z dost. – przychód ilościowy,
• Ilość w mag. – ilość pozostała do rozchodowania,
• J.m. – jednostka miary,
• Termin przydatności – zgodnie z nazwą,
• Opis (nr ser. itp) – dodatkowy opis pozycji.

Wydania do pozycji pakietu/ kontraktu

Analogiczną opcją wyświetlającą dokumenty rozchodowe, realizujące pozycje PA jest Wydania do pozycji pakietu/ kontraktu. Opcja wywołuje okno Wydania zawierające listę dokumentów WZ dla bieżącej pozycji tabeli.

W oknie Wydania wyświetlana jest tabela zawierająca następujące kolumny:

• Dokument – numer ewidencyjny dokumentu rozchodowego,
• Symbol – symbol wydanego artykułu,
• Nazwa – nazwa wydanego artykułu,
• Wydano – informacja o wydanej ilości danego artykułu (zgodnie z jednostką miary),
• Realizacja – informacja o ilości jaka zostanie zrealizowana w ramach zamówienia,
• Zwrot – ile artykułów z danej pozycji zostało zwróconych,
• J.m. – jednostka miary określająca ilość.

Zwrot pozycji rozchodu

Dla pozycji wyświetlanej tabeli w menu wywoływanym po naciśnięciu przycisku Zestawienia i inne operacje (F12) dostępna jest także opcja Zwroty pozycji rozchodu.

Po wybraniu tej opcji, wyświetlane jest okno Zwroty zawierające listę dokonanych zwrotów dla wskazanej na liście wydań pozycji dokumentu WZ (bieżąca pozycja tabeli).

W oknie Zwroty wyświetlana jest tabela zawierająca następujące kolumny:

• Symbol – symbol zwróconego artykułu,
• Dokument przychodu – dokument przychodowy artykułu, który został wydany, a następnie zwrócony,
• Pozycja przychodu – numer pozycji na dokumencie przychodowym,
• Dokument Wydania – numer ewidencyjny dokumentu rozchodowego artykułu, który został zwrócony,
• Pozycja rozchodu – numer pozycji na dokumencie rozchodowym,
• Dokument zwrotu – numer ewidencyjny dokumentu zwrotu,
• Pozycja zwrotu – numer pozycji na dokumencie zwrotu,
• Zwrot – ilość jaka została zwrócona (zgodnie z jednostką miary),
• J.m. – jednostka miary określająca zwracaną ilość.

 

 

 

• Umowy – zlokalizowane są tutaj Umowy – dokumenty PU, dla Pakietów/ Kontraktów w ramach Przetargu/ Kontraktu głównego. Pakiet/ Kontrakt może być realizowany bez wprowadzonej Umowy.

Tabela znajdująca się w zakładce Umowy zawiera następujące kolumny:

• Nr ewidencyjny – numer dokumentu Umowy – PU, utworzony automatycznie zgodnie z ustawieniem Sposobu numerowania dokumentu w rejestrze dokumentu,
• Data – data sporządzenia dokumentu PU,
• Numer oryginalny – numer określany przez użytkownika w polu Numer zewnętrzny, służy do identyfikacji umowy na podstawie numeracji firmy zewnętrznej,
• Status – w kolumnie tej znajduje się informacja o statusie realizacji danej umowy,
• Operator – zawiera informacje o operatorze, który utworzył dokument PU.

 

Dodawanie pozycji w zakładce Umowy wywołuje okno Umowy, zawierające częściowo wypełniony formularz dokumentu. Tworząc w ten sposób dokument UA, większość pól nagłówka zostanie uzupełniona na podstawie nagłówka dokumentu PT (z wyjątkiem pola Numer zewnętrzny).

• Konkurencja – zakładka ta umożliwia wprowadzenie informacji dotyczących ofert konkurencji biorącej udział w danym przetargu lub chcącej zrealizować dany kontrakt główny.

Tabela znajdująca się w zakładce Konkurencja zawiera następujące kolumny:

• Kontrahent – nazwa kontrahenta stanowiącego konkurencję dla Przetargu/ Kontraktu głównego,
• Wartość – szacowana przez konkurencję wartość realizacji Przetargu/ Kontraktu głównego,
• Osoba do kontaktów – imię i nazwisko osoby kontaktowej konkurencji.

Dodając pozycję do tabeli zostanie wyświetlone okno Konkurencja z możliwością wskazania Kontrahenta (pola Numer, NIP oraz Skrót – działanie pól podobne jak w przypadku nagłówka) i osoby do kontaktów (pole Osoba do kontaktów – możliwość dodania w kartotece Kontrahenta, w zakładce Osoby), określenia wartości oferty złożonej przez konkurencję względem całego Przetargu/ Kontraktu głównego oraz wpisania dodatkowych informacji, uwag (pole Uwagi).

• Przychody – miejsce to przeznaczone jest dla dokumentów zakupowych PZ oraz FZ powiązanych z danym Przetargiem/Kontraktem głównym. Powiązanie dokumentów zakupowych możliwe w oknie Dodatkowych danych dokumentu.

 

Tabela znajdująca się w zakładce Przychody zawiera następujące kolumny:

• Data – data sporządzenia dokumentu przychodowego,
• Nr dokumentu – nr ewidencyjny dokumentu przychodowego,
• Kontrahent – kontrahent widniejący na dokumencie przychodowym – dostawca określonych towarów,
• Wartość – sumaryczna wartość pozycji na dokumencie przychodowym,
• Nr FZ – w przypadku wyfakturowania PZ lub przekształcenia dokumentu FZ (realizowanego bez przyjęcia na magazyn) w PZ, w kolumnie tej znajdować się będzie numer Faktury Zakupu dla dokumentu PZ,
• Przyjęto na stan – określa, czy dany dokument był realizowany wraz z przyjęciem na magazyn,
• Mag.– określa dla jakiego magazynu sporządzony został dany dokument przychodowy,
• Operator – w kolumnie tej znajduje się informacja o operatorze, który sporządził dany dokument przychodowy,
• Uwagi – dodatkowe uwagi do dokumentu przychodowego, w przypadku realizacji zamówienia na zakup lub przekształceń w miejscu tym znajdować się może numer dokumentu ZZ lub dokumentu, z którego powstał dany dokument (przez przekształcenie).

 

• Podsumowanie – w zakładce tej znajdują się informacje ilościowo-wartościowe dotyczące stanu realizacji danego Przetargu/ Kontraktu głównego, również z uwzględnieniem aneksów.

W zakładce Podsumowanie znajdują się następujące pola:

• Prognozowana wartość przetargu/ kontraktu głównego – szacunkowa wartość realizacji dokumentu PT,
• Wartość przetargu/ kontraktu głównego – obliczana na podstawie pozycji pakietów/ kontraktów wartość realizacji dokumentu PT,

Pozostałe pola ułożone są w sposób tabelaryczny, zawierają kolumny:

• Zadysponowano – w kolumnie tej znajdują się wartości określone w Pakiecie przetargu/ Kontrakcie – dokumenty PA,
• Aneks – kolumna ta zawiera wartości określone w Aneksie do umowy – dokument UA,
• Realizacja – w kolumnie tej znajdują się wartości określające stopień realizacji,
• Procent realizacji – stopień realizacji wyrażony w procentach,

oraz wiersze:

• Wartość – zgodnie z nazwą, pola znajdujące się w tym wierszu określają wartość
  (w zależności od kolumny),
• Wartość nominalna – wartość bez uwzględnienia czynników zewnętrznych,
• Ilość – sumaryczna ilość artykułów określonych w pozycjach.