Dokument inwentaryzacji ma za zadanie zebrać informacje z arkuszy spisu z natury, które wchodzą w jego skład. Pozwala na rozdzielenie pracy nad inwentaryzacją na wielu pracowników, przy zachowaniu zasady, że z jednym arkuszem pracuje jednocześnie tylko jeden operator. Umożliwia wygenerowanie dokumentów przychodu i rozchodu oraz wyrównanie lokalizacji globalnie, dla całej inwentaryzacji. Zbiera również, w widoku finansowym, dane niezbędne dla księgowości.
Dokument inwentaryzacji – formularz
Dodając nowy dokument IW pojawia się poniższy formularz.
Dane nagłówkowe charakterystyczne dla dokumentu inwentaryzacji:
Data inwentaryzacji
Data przeprowadzenia inwentaryzacji.
Widok
Wybór widoku pozycji inwentaryzacji. Dokument inwentaryzacji posiada trzy widoki pozycji:
- dokumentów – służy do wprowadzania i edycji arkuszy spisu z natury wchodzących w skład inwentaryzacji. Mają do niego dostęp wszyscy użytkownicy z uprawnieniami do magazynu, w którym został utworzony dokument inwentaryzacji,
- artykułów – jest zestawieniem artykułów znajdujących się w arkuszach spisu z natury. Stanowi odpowiednik widoku operacyjnego arkusza spisu z natury. Widok ten nie aktualizuje się automatycznie wraz ze zmianami wprowadzanymi na arkuszach spisu z natury i musi być odświeżany na życzenie operatora. Dostęp do niego ma jedynie operator, który stworzył dokument inwentaryzacji oraz operatorzy z uprawnieniami do poprawiania cudzych dokumentów.
- finansowy – jest odpowiednikiem widoku finansowego arkusza spisu z natury i pełni te same funkcje. Zbiera informacje ze wszystkich arkuszy wchodzących w skład inwentaryzacji. Widok ten nie aktualizuje się automatycznie wraz ze zmianami wprowadzanymi na arkuszach spisu z natury i musi być odświeżany na życzenie operatora. Dostęp do niego ma jedynie operator, który stworzył dokument inwentaryzacji oraz operatorzy z uprawnieniami do poprawiania cudzych dokumentów.
Status
Dokument inwentaryzacji posiada statusy analogiczne do statusów arkusza spisu z natury. Status do zatwierdzenia może otrzymać dokument, którego wszystkie arkusze mają status do zatwierdzenia. Zamknięcie dokumentu inwentaryzacji należy zrobić po tym jak, zamknięte zostaną jej arkusze spisu z natury. Jeżeli arkusze SN nie zastaną zamknięte, ale użytkownik zamknie IW to obrót inwentaryzowanym towarem nadal będzie niemożliwy.
Pozycje dokumentu inwentaryzacji:
Dokumenty do inwentaryzacji można wprowadzić na trzy sposoby:
- Opcja Wybór z istniejących dokumentów,
- Opcja Dodanie nowego dokumentu,
- wskazując inwentaryzację podczas dodawania arkusza spisu z natury (opcja dostępna przed zapisaniem nagłówka arkusza).
Dodając istniejące arkusze można wybrać jednocześnie więcej niż jeden, zaznaczając kilka pozycji na liście.
Należy pamiętać, że dodać do inwentaryzacji można tylko te arkusze, które nie zostały zamknięte, i z których nie wygenerowano jeszcze dokumentów wyrównujących stan ewidencyjny magazynu z faktycznym. To ograniczenie wynika z faktu, że to dokument inwentaryzacji przejmuje na siebie funkcje wyrównania stanów magazynu.
Jeżeli na stanie magazynowym znajdują się artykuły w partiach, należy pamiętać o przeprowadzeniu dla nich oddzielnej inwentaryzacji. Nie można łączy dokumentów SN i dokumentów SN ze wskazaniem partii w jednym dokumencie IW.