W module Księga Handlowa przyjęto, że konto składa się z segmentów o długości trzech znaków oddzielonych poziomymi kreskami. Pierwszy segment stanowi syntetykę, dalsze trzy natomiast analitykę. Przykładowo następujące symbole są poprawnie zbudowanymi elementami planu kont: 100, 702-001, 401-004-005.
Do konta syntetycznego lub dowolnego poziomu analityki można dołączyć jedną z następujących kartotek:
- kontrahenci,
- pracownicy,
- urzędy,
- inne podmioty,
- właściciele,
- członkowie zarządu,
- magazyny,
- oddziały,
- kasa,
- rachunek bankowy,
- wyroby,
- zlecenia usługowe (wymaga modułu Zlecenia Usługowe),
- zlecenia produkcyjne (wymaga modułu Produkcja),
- centra kosztowe zdefiniowane przez Użytkownika
- grupy kontrahentów zdefiniowane w strukturze drzewiastej
- grupy artykułów zdefiniowane w strukturze drzewiastej
- struktura firmy.
Konto z przypiętą kartoteką rozwijane jest automatycznie przez system w momencie pojawienia się zapisów dla danej pozycji kartoteki. Unikamy w ten sposób bardzo niewygodnego i pracochłonnego zakładania z góry kont np. dla wszystkich kontrahentów.
Dodanie konta do Planu kont
Konta do planu kont dodawane są według pewnych zasad:
- Aby dodać konto syntetyczne należy wybrać opcję Dodaj gdy wskaźnik w tabeli ustawiony jest na innym konie syntetycznym.
- Aby dodać konto analityczne pierwszego poziomu należy wybrać opcję Dodaj gdy wskaźnik w tabeli ustawiony jest na konie syntetycznym, do którego ma dotyczyć analityka. Program przywołuje numer tego konta, który potwierdzamy przechodząc dalej klawiszem Tab. W drugim członie symbolu konta wpisujemy numer pierwszego poziomu analityki.
- Aby dodać konto analityczne drugiego poziomu należy wybrać opcję Dodaj gdy wskaźnik w tabeli ustawiony jest na konie analitycznym pierwszego poziomu. Program przywołuje numer tego konta, który potwierdzamy przechodząc dalej klawiszem Tab. W trzecim członie symbolu konta wpisujemy numer drugiego poziomu analityki.
Podobnie postępujemy w przypadku dalszych poziomów analityki.
Dodając konto (opcja Dodaj) do tabeli Plan kont pojawia się poniższy formularz z wyborem opcji dodawania konta analitycznego lub syntetycznego:
Po kliknięciu wyboru syntetyka pojawi się okno:
Symbol konta
Składa się z grupy czterech pól, które należy wypełnić definiując odpowiednie poziomy analityki.
Kartoteka
Pozwala podpiąć na dowolnym poziomie analityki konta jedną z kartotek:
- kontrahenci,
- pracownicy,
- urzędy,
- inne podmioty,
- właściciele,
- członkowie zarządu,
- magazyny,
- oddziały,
- kasa,
- rachunek bankowy,
- wyroby,
- zlecenia usługowe (wymaga modułu Zlecenia Usługowe),
- zlecenia produkcyjne (wymaga modułu Produkcja),
- centra kosztowe zdefiniowane przez Użytkownika
- grupy kontrahentów zdefiniowane w strukturze drzewiastej
- grupy artykułów zdefiniowane w strukturze drzewiastej
- struktura firmy.
Nazwa konta
Umożliwia wprowadzenie nazwy konta.
Oznaczenie typu konta
W tym kroku mamy także do wyboru cztery opcje oznakowania danego konta syntetycznego, jako walutowe, wynikowe ,pozabilansowe oraz E-kontrola.
Walutowe
Zaznaczenie tej opcji spowoduje nadanie cechy walutowej dla konta, w konsekwencji przy zapisywaniu na nim operacji gospodarczej w dekrecie pojawią się pola: waluty, tabeli kursów a także pole zawierające wartość w wybranej walucie oraz w PLN.
Pozabilansowe
Zaznaczenie powoduje potraktowanie danego konta jako pozabilansowego. Znacznik jest dostępny dla kont syntetycznych, na których nie było żadnych zapisów. Zapisy na kontach pozabilansowych nie są brane pod uwagę w bilansowaniu kont.
Wynikowe
Dane konto będzie potraktowane jako konto wynikowe, a więc konto służące do ewidencji przychodów lub kosztów. Na podstawie sald kont wynikowych na koniec roku obrotowego sporządzany jest rachunek zysków i strat.
E – kontrola
Wybranie tego znacznika wiąże się z przypisaniem danego konta do ujęcia w pliku do e-kontroli JPK_KR. Bez wybrania tej charakterystyki zapisy danego konta nie pokażą się w pliku kontrolnym na żądanie.
Procedura tworzenia nowych kont opisana została w poniższym przykładzie.
Chcąc utworzyć następującą sekwencję kont :
należy postąpić w sposób opisany poniżej.
Pomiędzy polami na formularzu należy przechodzić klawiszem Tab.
- Z poziomu tabeli Plan kont wybrać opcję Dodaj.
- Wypełnić pierwszy człon symbolu konta (syntetykę) wpisując 405.
- Podać nazwę konta Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia.
- Wybrać przycisk OK. W tabeli Plan kont pojawi się następujący zapis:
- Zapis ten należy podświetlić i wybrać opcję Dodaj.
- Pojawia się formularz z wypełnionym polem syntetyki. Naciskając Tab przejść do pierwszego poziomu analityki. W pole to wpisać symbol 001.
- Przejść do selektora wyboru kartoteki. Z listy dostępnych kartotek wybieramy pozycję Pracownicy.
- Nadać nazwę konta Składki z tyt. ZUS.
- Wybrać przycisk OK. W tabeli Plan kont pojawi się następujący zapis
- Przystępując do utworzenia konta 405-002 należy podświetlić konto o symbolu 405 i wybrać opcję Dodaj. Dalej postępuje się jak w punktach 6 – 9, podając odpowiedni symbole i nazwy.
- W tabeli Plan kont pojawią się następujące zapisy :
Poprawianie i usuwanie konta z Planu kont
Aby poprawić definicję konta należy użyć opcji Popraw. Jeżeli konta użyte zostało w kategorii operacji lub schemacie księgowym albo wystąpiły na nim zapisy księgowe możliwe będzie zmodyfikowanie tylko nazwy konta.
Aby usunąć konto należy wybrać opcję Usuń. Nie można usunąć konta, które posiada niższe poziomy analityki. Nie da się również usunąć konta użytego w kategorii operacji oraz schemacie księgowym lub takiego, na którym wystąpiły zapisy księgowe.
Aby sprawdzić gdzie wystąpiło dane konto, np. w jakich schematach, czy zapisach księgowych należy użyć opcji Operacje.
Aby szybciej i sprawniej wyszukać potrzebne nam informacje w planie kont należy skorzystać z opcji filtry, pozwalającej sortować dane.
W planie kont istnieje możliwość założenia filtrów na:
- zakres kont (od-do),
- kartotekę,
- rodzaj konta (bilansowe, pozabilansowe ,wynikowe, walutowe),
- sprawozdania księgowe przypisane,
- sprawozdania księgowe nieprzypisane,
- własne wyrażenie filtrujące.
Operacje dla tabeli Plan kont
Opcja Operacje dla tabeli Plan kont zawiera pozycje:
- Gdzie użyto tego konta?
- Obroty tego konta,
- Saldo na dzień tego konta,
- Przypisz koto do sprawozdania.
Gdzie użyto tego konta?
Dzięki tej funkcji można sprawdzić w jakich miejscach wystąpiło wskazane w tabeli konto:
- w których kategoriach operacji
- w których schematach księgowych
- w definicji których sprawozdań
- w zapisach jakich kont.
Informacja ta pomaga wycofać sprawnie konto z wybranej opcji, aby np. dokonać modyfikacji jego definicji czy usunąć z planu kont.
Obroty tego konta oraz saldo na dzień tego konta to funkcje dające możliwość podejrzenia wskazanych danych znajdujących się na przeglądanym koncie.
Opcja Przypisz konto do sprawozdania pozwala zdefiniować kwotę punktu sprawozdania w oparciu o bieżące konto.