Podstawowym okresem obrachunkowym w systemie jest jeden miesiąc. Bilans otwarcia nowego roku jest również traktowany jako normalny okres obrachunkowy. Każdy okres oznaczony jest numerem. Bilans otwarcia ma numer 00, styczeń – 01, luty – 02 itd.
Rok obrachunkowy składa się więc z 14 okresów. Początek roku obrachunkowego ustala Użytkownik i może to być dowolna data roku kalendarzowego. W większości firm rok obrachunkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.
Okres 13 służy do ujmowania dokumentów mających istotny wpływ na stan aktywów i pasywów lub na wynik finansowy, ujawnionych po zamknięciu roku obrotowego, ale przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego.
Otwieranie nowych okresów następuje automatycznie w momencie wejścia do systemu. Pozostałe operacje na okresach wykonuje się w opcji Okresy
Rok / Miesiąc / Status
Lista okresów w wybranym roku obrachunkowym. Każdy miesiąc posiada status:
- O – otwarty
- Z – zamknięty
Zamknięcie okresów do…
System blokuje możliwość księgowania dokumentów do okresu zamkniętego. Dlatego do zamykania okresów należy podchodzić ostrożnie, gdyż lekkomyślne zamknięcie okresu sprawozdawczego może postawić użytkownika przed problemem co zrobić z niezaksięgowanymi dokumentami.
System nie limituje ilości jednocześnie otwartych okresów i nie przymusza do ich zamykania. Odpowiedzialność za właściwe i zgodne z przepisami gospodarowanie okresami spoczywa na osobie obsługującej system.
Usunięcie dokumentów
Opcja ta pozwala usunąć zbędne dokumenty z poprzedniego roku o ile są zamknięte wszystkie okresy tego roku. Przed wykonaniem tej operacji należy bezwzględnie sporządzić kopię (archiwizacja) Księgi Handlowej.
Otwarcie nowego roku
Okresy i lata w KH nie są otwierane automatycznie, tak jak w pozostałej części programu. Nowy rok obrachunkowy należy otworzyć korzystając właśnie z tej opcji. Rok obrachunkowy może się rozpoczynać w dowolnym miesiącu np. rok obrachunkowy 2003 może rozpoczynać się w 1 kwietnia 2003 i trwa do 31 marca 2004.
Po otworzeniu roku otwartych zostaje 14 okresów:
00 – Bilans otwarcia
01 – pierwszy miesiąc roku obrachunkowego
02 – drugi miesiąc itd.
…… 13 – Bilans zamknięcia.
Początek roku obrachunkowego
Przycisk pozwala na zmianę początku roku obrachunkowego w roku, który został otworzony, ale w KH nie zostały w nim jeszcze zarejestrowane żadne dokumenty.
Naliczenie sald
Przycisk ten pozwala naliczyć salda za wybrany okres i przenieść je na dokument PK przy pomocy schowka.
⇒ patrz rozdział: Księga handlowa -> Bilans otwarcia w KH