Kartoteki

Artykuły

Artykuły jest to zbiór przedmiotów sprzedaży i zakupu. Mogą to być towary, materiały, wyroby, opakowania, usługi, a także np. wydatki, prawa autorskie, licencje, pozycje księgowe.

W celu uporządkowania tych różnorodnych artykułów program wymusza przydzielenie im konkretnego typu artykułu.

Artykuły dzielą się wg Typu na:

Produkty – towary, materiały, wyroby, opakowania itp., czyli przedmioty o kontrolowanym zapasie magazynowym

Usługi – pozycje usługowe nie posiadające zapasu magazynowego

Pozycje księgowe – pozycje wykorzystywane przede wszystkim przy rejestrowaniu zakupów kosztowych.

Dodatkowo w celu usystematyzowania asortymentu można podzielić artykuły na grupy i podgrupy asortymentowe. Będą one zaprezentowane w programie w postaci drzewa znajdującego się po lewej stronie tabeli z listą artykułów. Struktura drzewa pozwala na szybkie filtrowanie bazy artykułów. Wskazując wybraną grupę, np. RTV – Sprzęt RTV dane na ekranie zostaną zawężone do artykułów należących tylko do tej grupy.

Przykłady grup asortymentowych dla branży AGD i RTV

AGD – Sprzęt AGD
RTV – Sprzęt RTV

Przypisanie artykułom grup i podgrup asortymentowych, do których należą pozwala również na bardziej szczegółowe ich analizowanie. Np. analizując chodliwość towaru można pogrupować wynik w ramach podgrup asortymentowych, co daje nam informacje o poziomie sprzedaży w poszczególnych podgrupach.

System wyposażony jest również w mechanizm automatycznego zapamiętywania ostatnio wybranej przez użytkownika gałęzi w drzewie artykułów.

Dla poszczególnych gałęzi drzewa artykułów, istnieje możliwość określenia pól wymaganych, bez wypełnienia, których nie będzie możliwe zapisanie danych. Należy pamiętać, iż podgrupy dziedziczą definicję grup nadrzędnych i mogą dodać do nich własne definicje (następuje sumowanie definicji od korzenia aż do liścia drzewa).

Aby zdefiniować pola wymagane dla danej gałęzi drzewa należy wejść w jej edycję i skorzystać z przycisku Pola wymagane

Następnie z listy należy wybrać interesujące nas pola, oraz przeznaczyć znacznik Wymagane. W polu Komunikat, możemy wpisać treść komunikatu jaki się pojawi przy próbie zapisu artykułu, bez wypełnienia wymaganego pola.

Istnieje możliwość wpisania wartości domyślnej dla danego pola, która automatycznie pojawi się przy wpisywaniu nowego artykułu.

Przykłady podgrup asortymentowych dla branży AGD i RTV
DVD – Odtwarzacze
HF – Wieże HI-FI
TV – Telewizory
PR – Pralki
LD – Lodówki

Podgrupy są uszczegółowieniem opisanych powyżej grup asortymentowych.

W procesie wdrożenia dane o artykułach mogą być automatycznie pobrane z innych systemów.

Artykuł – formularz

Dodając nowy artykuł (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

W górnej części wyświetlane są pola symbol artykułu, nazwa artykułu oraz jego numer katalogowy.

Pola opisujące artykuł rozmieszczone są na zakładkach: Dane podstawowe, Dane dodatkowe, Jednostki miary, Grupy, Ceny, Zapasy, Zamówienia, Magazyn i lokalizacje, Inne.

Możliwe jest zdefiniowanie własnych dodatkowych pól dla kartoteki Artykuły, które będą umieszczone na dodatkowej zakładce Pola Użytkownika.

Dane podstawowe artykułu

Symbol
Dowolny szesnastoznakowy symbol artykułu. Pole wymagane.
Format symbolu można ustawić w opcji Konfiguracja -> Ustawienia globalne.

Nazwa
Nazwa artykułu – maksymalnie 50 znaków. Pole wymagane.

Typ
Selektor wyboru typu artykułu: produkt, usługa, pozycja księgowa. Po wybraniu typu artykułu selektor ten staje się niedostępny. W przypadku pomyłki w określeniu typu trzeba usunąć artykuł i wprowadzić go jeszcze raz. Pole wymagane.

Rodzaj
Selektor wyboru rodzaju artykułu dostępny tylko dla artykułów o typie Produkt. Rodzaje artykułu to:

towar
wyrób
surowiec / materiał
opakowanie
odpad

Selektor staje się niedostępny, jeżeli artykuł został użyty w definicji wyrobu, albo jest wyrobem i posiada składniki.

Waluta
Waluta, w której wyrażone będą ceny sprzedaży artykułu, domyślnie złotówka.

Stawka VAT
Bieżąca – Stawka podatku VAT dla artykułu.
Poprzednia – Stawka podatku VAT, obowiązująca po włączeniu trybu pracy z poprzednimi stawkami VAT.

Pakowane w/Ilość w opakowaniu
Pola dostępne jedynie w przypadku posiadania modułu Opakowania zwrotne.

Nr katalogowy
Symbol (numer) pod jakim artykuł figuruje u producenta lub dostawcy.

PKWiU
Numer PKWiU. Pole powinno być wypełnione dla artykułów ze stawką podatku VAT inną niż 23%.

Kod CN
Kod PCN (CN) towaru wg klasyfikacji towarów wymagany przez UE na potrzeby gromadzenia i przetwarzania danych statystycznych dotyczących handlu w obrębie państw członkowskich Unii. Pole wymagane do prawidłowego wygenerowania deklaracji statystycznej INTRASTAT.

Jednostka miary sprzedaży
Jednostka miary w której wyrażony będzie zapas artykułu i realizowana będzie sprzedaż. Tabelę jednostek miar definiuje Użytkownik w opcji Kartoteki -> Jednostki miar. Jeżeli nie ma jednostki w której chcemy zdefiniować artykuł można ją dodać do tabeli jednostek miar z tego poziomu.

Uwaga!!!
Zmiana jednostki podstawowej dla artykułu jest możliwa w przypadku, gdy artykuł nie występował na dokumentach przychodowych. Jeżeli artykuł pojawił się na przychodzie, zmiana jednostki miary nie jest możliwa.

Kod kreskowy
Kod kreskowy artykułu – zapis cyfrowy.

Jeżeli towary posiadają własne kody kreskowe i chcemy ich używać np. przy sprzedaży, należy zczytać kody kreskowe za pomocą czytnika kodów.

Jeżeli natomiast chcemy nadać artykułom własne kody kresowe, należy użyć przycisku Generuj kod kreskowy.

Opcja ta pozwala ustalić poprawny kod kreskowy w systemie EAN 13. W tym systemie pierwsze 12 cyfr stanowi kod towaru. 13-ta cyfra nie może być dowolna. Jest to suma kontrolna wyliczana na bazie pierwszych 12-tu cyfr. Na ekranie widać ją jako niedostępną do edycji 13-tą cyfrę kodu.

Jeśli zamierzamy samodzielnie metkować towary nieometkowane przez producenta, to najpierw należy nadać towarom poprawne i unikalne kody kreskowe.

Jeśli towary metkujemy wyłącznie dla potrzeb własnej sprzedaży, to można wygenerować dowolne kody kreskowe.

Jeśli natomiast towary przeznaczony jest do dalszej odprzedaży, to powinno się wygenerować towarom kody poprzedzone posiadanym prefixem (oznakowanie kraju, branży itd.). Prefix należy podać w opcji Konfiguracja -> Ustawienia globalne -> Prefix kodu kreskowego.

Kod wagowy
Sześć pierwszych znaków kodu wagowego identyfikuje artykuł. Znaki te muszą zostać wprowadzone do pola kod wagowy. Podczas sczytywania kodu wagowego system odnajduje właściwy artykuł a na podstawie kolejnych znaków zapisanych w kodzie automatycznie uzupełnia jego ilość (wagę towaru).

W celu uruchomienia obsługi kodów wagowych należy w opcji Konfiguracja -> Ustawienia globalne -> Ustawienia dla artykułu zaznaczyć Obsługę kodów wagowych.

Artykuł trafia do rejestru VAT w momencie zapłaty, nie później niż po XX dniach
Znacznik umożliwiający wpisanie dni do przesunięcia uwzględnienia artykułu w rejestrze VAT. Jeżeli taki artykuł znajdzie się na fakturze, która nie jest opłacona gotówką (do końca danego miesiąca) kwota za ten artykuł (lub jej część w zależności od rozliczenia) trafia na miesiąc, wynikający z przesunięcia obowiązku podatkowego o ilość wpisanych dni.

⇒ Patrz rozdział Rejestry VAT -> Obsługa wyjątkowych przypadków w rejestrach i analizach VAT

Aktywny
W celu ograniczenia informacji wyświetlanych na liście artykułów, do danych aktualnie wykorzystywanych w programie, istnieje w systemie możliwość przydzielenia artykułowi statusu aktywny/nieaktywny. Artykuł, który nie będzie miał statusu Aktywny, nie będzie pojawiał się do wyboru podczas tworzenia dokumentów.

Dane dodatkowe artykułu

Producent
Określenie producenta towaru. Przywoływana jest tu definiowalna kartoteka Producenci. Przypisane tej informacji pozwala np. analizować chodliwość towarów w podziale na producentów.

Grupa zamiennikowa
Pole to pozwala zgrupować artykuły o podobnych cechach w celu używania ich zamiennie. Ma to szerokie zastosowania np. w branży technicznej, zwłaszcza motoryzacyjnej. Przykładowo łańcuch rozrządu do jednego modelu auta od różnych producentów może mieć różne symbole i ceny. Dzięki polu grupa zamiennikowa można je połączyć w jedną grupę. Opcja Filtry pozwala na szybkie wyszukanie zamienników dla wskazanego towaru.

Przykłady grup zamiennikowych dla branży AGD i RTV
T14 – Telewizory 14 cali
T21 – Telewizory 21 cali

Konto
Pole to dostępne jest tylko w przypadku zainstalowanego i włączonego modułu Księga Handlowa. Pozwala ono wskazać konto księgowe, które będzie używane przy automatycznych księgowaniach.

Użycie tego pola dla towarów, wyrobów i usług pozwala automatycznie dekretować sprzedaż tych artykułów na różne konta księgowe, nawet jeśli wystąpią one wspólnie na jednej fakturze.

Masa jednostkowa
Pole informacyjne, w którym można zapisać masę jednostkową towaru.

Dodatkowe cechy (Cecha 1, Cecha 2, Cecha 3)
Są to trzy dodatkowe pola informacji o artykule, które Użytkownik wypełnia według własnych potrzeb, np. kolor, rozmiar itp. Pomysł ten pochodzi ze starszych wersji programu. Obecnie proponujemy definiować własne dodatkowe pola.

Kraj pochodzenia
W polu tym należy wskazać właściwy dla towaru kraj pochodzenia. Informacja ta wymagana do poprawnego wygenerowania deklaracji statystycznej INTRASTAT.

Uwagi
Dowolnej długości opis.

Jednostki miary

Artykuł posiada jedną podstawową jednostkę miary, którą program zawsze proponuje podczas rejestrowania dokumentów. Możliwe jest również zdefiniowanie jednostek pomocniczych podając przelicznik dla danego artykułu i ewentualnie definiując jego masę netto i brutto (informacja o masie towaru przekazywana jest automatycznie do deklaracji INTRASTAT). Zdefiniowane jednostki miary mogą być stosowane zamiennie we wszystkich dokumentach, gdzie pozycjami są artykuły (dokumenty sprzedaży, zakupu, PZ, WZ, dokumenty magazynowe itp.)

Możliwe jest również zdefiniowanie pomocniczej jednostki miary dla artykułu jako domyślną dla sprzedaży lub zakupu. Domyślna jednostka miary podpowie się po wybraniu artykułu na dokumentach F, R, WZ, OF, ZO i ZS. Domyślna jednostka zakupu na dokumentach FZ, PZ, P, KZ (z wyjątkiem korekty z tytułu zmiany stawki VAT), ZW i ZZ.

Grupy

Przypisanie artykułu do jednej lub kliku gałęzi z drzewka grup artykułów.

Ceny

Program umożliwia tworzenie dowolnej ilości cen towarów. W związku z tym w systemie pojawiają się dwa pojęcia cen: ceny poziomu podstawowego oraz ceny poziomów dodatkowych.

Średni dodatkowy koszt jednostkowy
Można zdefiniować koszty dodatkowe, np. koszty transportu.

Ceny poziomu podstawowego
Każdy artykuł w programie posiada jedną podstawową cenę sprzedaży wyrażoną w dwóch formach:

cena sprzedaży netto
cena sprzedaży brutto.

Ceny te można różnicować i rozszerzać za pomocą cenników i zestawów rabatowych.

⇒ patrz rozdział: Kartoteki -> Rabaty / promocje

Jeśli cała sprzedaż prowadzona jest według cen netto to należy posługiwać się wyłącznie ceną netto (ignorując cenę brutto) i odwrotnie.

Jeśli przykładowo faktury wystawiane są według cen netto, a paragony dla detalistów według cen brutto, to można uzależnić ceny od siebie (wyliczanie ceny brutto od netto i odwrotnie) lub ceny mogą być niezależne.

Wystawiając dokument według cen netto program użyje ceny netto licząc VAT rachunkiem do stu. Dla dokumentów w cenie brutto, używana jest cena brutto i system wylicza podatek VAT rachunkiem w stu.

Przycisk Kalkulacja cen sprzedaży pozwala ustalić ceny poziomu podstawowego kalkulując je w stosunku do ceny zakupu. Wpisanie ręcznie ceny powoduje, że program wyliczy narzut i marżę. Jeśli podany zostanie procent narzutu bądź marży, to program wyliczy cenę. Ustalone w tym oknie ceny sprzedaży należy zapamiętać używając przycisku Akceptacja cen.

Ceny poziomów dodatkowych
Program umożliwia posługiwanie się wieloma cenami sprzedaży, zwanymi w programie dodatkowymi poziomami cen. Poziomy cen mogą być tworzone w PLN oraz w walucie obcej. Do danego artykułu możemy przypisać tyle dodatkowych cen ile mamy stworzonych poziomów. Program umożliwia przypisanie dowolnej ilości poziomów cen dodatkowych do magazynu, jak również możliwe jest określenie domyślnego poziomu cen dla magazynu. Możemy również przypisać do kontrahenta jeden poziom cen, który stanowił będzie cenę wyjściową do obliczenia rabatów i na dokumentach sprzedaży będzie występował jako cena nominalna towaru.

Cena ewidencyjna
Pole to zostaje automatycznie wypełnione ceną ewidencyjną po utworzeniu dokumentu PC (zmiana ceny ewidencyjnej).

Zapasy

Zakładka zawiera informacje na temat zapasu minimalnego i maksymalnego dla całej firmy. Możemy również ustawić zapas minimalny i maksymalny dla poszczególnych magazynów.

Zamówienia

Zakładka dotyczy jedynie modułu Zamówień.

Dostawcy artykułu
Możliwość wskazania dostawców dla artykułu. Jeden z nich może być oznaczony jako główny.

Informacje dotyczące dostawcy to:
Średni czas dostawy
Średni czas jaki trzeba czekać na dostawę towaru

Minimalna ilość zakupu
Minimalna ilość jaką możemy zakupić u dostawcy np. wynikająca ze sposobu jej pakowania

Ostatnia cena zakupu
Ostatnia cena zakupu

Data ostatniej dostawy
Data ostatniej dostawy

Opcje zawarte na tej zakładce umożliwiają wybór, w jaki mają być generowane zamówienia na zakup. Może to być główny dostawca, najszybsza dostawa i najtańsza dostawa. Dodatkowo po wybraniu opcji najszybsza dostawa bądź najtańsza dostawa program przy ustalaniu optymalnych warunków dostawy, bierze pod uwagę czy istnieją cenniki indywidualne dla danych dostawców.

Magazyny i lokalizacje

Zakładka Magazyny i Lokalizacje umożliwia zarządzanie położeniem towaru na magazynie. Wskazywany jest magazyn domyślny, na którym ma się znajdować towar, a także konkretne miejsce na danym magazynie. Do jednego towaru można przypiąć tylko jedną domyślną lokalizację.

Inne

Opcja inne zawiera pozostałe ustawienia związane z artykułami.

Numery seryjne
Zawarte w tej sekcji opcje pozwalają nam ustawić czy artykuł ma numery seryjne i czy system ma je wymuszać. Jak również możemy ustawić długość numeru oraz wpisać cześć stałą, która będzie nam się pojawiać przy wprowadzeniu nowego numeru.

Kody kreskowe
Podstawowy – możliwość wygenerowania podstawowego kodu kreskowego
Dodatkowy – możliwość wygenerowania dodatkowych kodów kreskowych dla danego artykułu.

Po podaniu kodu na formularzu dokumentu, najpierw przeszukiwana jest tabela artykułów (kod główny). Jeżeli nie znaleziono kodu głównego, przeszukiwana jest tabela zawierająca kody dodatkowe. Kod kreskowy nie jest zapamiętywany razem z pozycją dokumentu (tak jak symbol artykułu), dlatego w momencie ponownej edycji pozycji, na formularzu może pojawić się inny kod niż wpisany wcześniej (najczęściej będzie to kod główny).

Kasa fiskalna
Możemy wpisać nazwę artykułu do kasy fiskalnej.

Numer PLU
Numer artykułu dla kas fiskalnych. Program wypełnia to pole automatycznie nadając kolejne numery dodawanym artykułom.

Cena otwarta
wybranie opcji powoduje, że sprzedawca będzie podawał cenę w kasie przy każdorazowej sprzedaży.

W obszarze Kasa fiskalna można dodać nazwę artykułu dla kas fiskalnych.

Kasa fiskalna
Wybieramy kasę, do której przypisujemy artykuł.

Nazwa
W tym polu wprowadzamy nazwę dla kasy fiskalnej, gdzie program sprawdza unikalność nazwy, ilość znaków i kontroluje dopuszczane znaki dla konfigurowanej kasy.

Numer PLU
Numer PLU dla wybranej kasy.

Artykuł powiązany (tandem)
Sprzedaż w tandemie umożliwia podpięcie do danego artykułu innego artykułu, zdefiniowanego uprzednio jako opakowanie.

Poprawianie / usuwanie artykułu

Aby poprawić lub tylko przejrzeć definicję artykułu należy go odnaleźć w tabeli i użyć opcji Popraw.

Wszystkie pola definiujące artykuł, oprócz pola Typ i Rodzaj, podlegają modyfikacji, nawet w przypadku, gdy artykuł był już sprzedawany.

Zmiana Symbolu artykułu poprzez przycisk powoduje przepisanie tej informacji na wszystkich dokumentach, na których występował dany artykuł.
Operator musi posiadać uprawnienie Może modyfikować symbol artykułu.

Aby usunąć artykuł należy go odnaleźć w tabeli i użyć opcji Usuń.
Nie jest możliwe usunięcie artykułu, który wystąpił na jakimkolwiek dokumencie w systemie. W celu grupowego usunięcia artykułów bez obrotów można skorzystać z opcji w menu Funkcje Administracyjne.

Dodatkowe opcje dostępne z kartoteki artykułów

Aktywny
W celu ograniczenia informacji wyświetlanych na listach artykułów, do danych aktualnie wykorzystywanych w programie, istnieje w systemie możliwość przydzielenia artykułowi statusu aktywny/nieaktywny. Artykuł, który nie będzie miał status Aktywny, nie będzie pojawiał się podczas tworzenia dokumentów na liście artykułów.

Symbol u kontrahenta
jest to pole wprowadzone głównie w celu obsługi modułu EDI. W tym polu możemy wpisać symbol artykułu pod jakim dany artykuł występuje u wskazanego kontrahenta.

Zdjęcie
Możliwość dodania zdjęcia dla danego artykułu

Zamienniki handlowe
Opcja umożliwia wprowadzenie zamienników handlowych dla danego artykułu.

System ułatwia w ten sposób prace handlowca, podpowiada i umożliwia sprzedaż , gdy nie ma wybranego towaru.

Po aktywacji przycisku pojawia się lista z zamiennikami handlowymi zdefiniowanymi dla danego artykułu. Dla pojedynczego zamiennika można zdefiniować jego przelicznik oraz to, czy zamiennik jest dwustronny.

Operacje dla tabeli Artykuły

Opcja Operacje dla tabeli Artykuły zawiera listę analiz i informacji dotyczących danego artykułu.

Korzystając z tej opcji można wykonać następujące operacje:

Wydruk etykiet
Stan i terminy ZS i ZZ
Historia towaru
Przychody i rozchody towaru
Historia sprzedaży
Analiza przychodów i rozchodów w lokalizacjach
Dostawy w magazynach
Dostawcy towaru
Odbiorcy artykułu
Saldo opakowań u kontrahentów
Ceny szczegółowo
Zapas w każdym magazynie
Ilość w lokalizacjach
Przeszacowanie cen sprzedaży
Kalkulacja cen sprzedaży
Historia napraw
Załączniki
Zbiorowe przypisywanie cech
Zlecenia produkcyjne
Przydziel artykuły do grupy
Usuwanie powiązania z grupą artykułów
Przydziel artykuły do kas
Dodatkowe informacje
Zamienniki handlowe
Definicja kompletu
Eksport EDI – Katalog produktów

Wydruk etykiet

Opcja ta pozwala wydrukować etykiety na towary. Drukowane są etykiety tylko dla towarów wybranych za pomocą opcji Filtry.

Na wstępie program przywołuje okno pozwalające wybrać kierunek wydruku. Etykiety można drukować na zwykłej drukarce. Takie etykiety zawierają symbol, nazwę oraz cenę towaru.

Jeśli dysponujemy drukarką kodów kreskowych, to można wydrukować etykiety z kodami kreskowymi dla wskazanych towarów.

Żądaną ilość etykiet należy wpisać w pole Ilość kopii w oknie Drukuj.

Stan i terminy zamówień

Opcja ta prezentuje dwie zakładki, na których znajdują się zamówienia na sprzedaż i zamówienia na zakup złożone na dany towar.

Podawane są tu numery i daty zamówień, terminy ich realizacji oraz zamawiane ilości. Dodatkowo prezentowany jest tu zapas danego artykułu w bieżącym magazynie.

Historia towaru

Opcja ta zawiera zestawienie kolejnych operacji wykonanych na danym towarze. Znajdują się tu wszystkie przychody i rozchody towaru (dokumenty przychodowe i rozchodowe) w porządku chronologicznym (w kolejności ich powstawania).

Istnieje możliwość podglądu poszczególnych dokumentów przy pomocy opcji Pokaż. Korzystając z selektora Okres zestawienie to można ograniczyć do wybranego okresu.

Przycisk Podsumowanie prezentuje sumaryczne informacje w wybrany okresie.

Zestawienie można wydrukować korzystając z opcji Drukuj.

Przychody i rozchody towaru

Jest to zestawienie podobne do Historii towaru. Pokazuje wszystkie przychody i rozchody danego towaru, ale jednocześnie prezentuje powiązania pozycji przychodowych i rozchodowych (z jakiego przychodu wykonany został rozchód).

Tabela pokazuje pozycje dokumentów przychodowych i odpowiadające im pozycje dokumentów rozchodowych.

Jeżeli towar z dokumentu przychodowego był rozchodowany kilkoma dokumentami, dane dokumentu przychodowego nie są powtarzane w kolejnych wierszach, lecz kolumny dotyczące dokumentu przychodowego wypełniane są znakami *.

Zestawienie można wydrukować korzystając z opcji Drukuj.

Historia sprzedaży

Zestawienie prezentuje transakcje sprzedaży dotyczące wskazanego artykułu w porządku chronologicznym.

Tą analizę można ograniczyć do wskazanego klienta oraz wybranego okresu za pomocą selektorów umieszczonych pod tabelą prezentującą wynik. Analizę wyposażono w dodatkowy filtr, umożliwiający zdefiniowane własnego wyrażenia filtrującego.
Zestawienie można wydrukować korzystając z opcji Drukuj.

Analiza przychodów i rozchodów w lokalizacjach

Analiza umożliwia sprawdzenie dokumentów przychodowych i rozchodowych wystawionych dla konkretnego artykułu i lokalizacji we wskazanym czasie.

Dostawy w magazynach

Analiza pokazuje dostawy bieżącego artykułu, które jeszcze nie zostały rozchodowane w całości.

Dostawcy towaru

Zestawienie to pokazuje wszystkich dostawców danego towaru. Przy każdym z nich prezentowana jest data ostatniej transakcji, łączną ilość zakupu oraz ostatnia cena zakupu.

Odbiorcy artykułu

Zestawienie to pokazuje wszystkich odbiorców danego artykułu. Przy każdym z nich prezentowana jest data ostatniej transakcji, łącznie sprzedana ilość oraz ostatnia cena sprzedaży

Saldo opakowań u kontrahentów

Zestawienie to prezentuje salda (wybór sald: dodatnie, ujemne, zerowe) na wybrany dzień lub wskazany okres z uwzględnieniem dokumentów: tylko odbiorców, tylko dostawców lub jednocześnie odbiorców i dostawców.

Ceny szczegółowo

Opcja ta umożliwia uzyskanie informacji na temat cen artykułu we wszystkich zestawach rabatowych oraz cen dla wybranego kontrahenta i przypisanego do kontrahenta poziomu cen. Ceny zostają wyliczone wg zestawu rabatów uzależnionych od zamawianej ilości towaru.

⇒ Patrz rozdział: Kartoteki -> Rabaty / promocje

Zapas w każdym magazynie

W opcji tej prezentowane są ilości towaru w poszczególnych magazynach. Po uwagę brane są tylko te magazyny, do których był przyjmowany dany towar.
Zawartość tabeli można wydrukować.

Ilości w lokalizacjach

Analiza prezentuje ilości towaru z podziałem na poszczególne lokalizacje.

Przeszacowanie cen sprzedaży

Opcja ta pozwala podwyższyć lub obniżyć ceny sprzedaży dla wybranego poziomu cen dla wielu artykułów jednocześnie. Istnieje również możliwość zmiany ceny o konkretną kwotę, oraz określenia poziomu cen, na podstawie którego zostaną przeszacowane ceny na poziomie docelowym.

Operacja zmiany cen dotyczy artykułów, które zostały zaznaczone. Dlatego należy pamiętać o skorzystaniu z tej opcji jeżeli chcemy zmienić ceny na wybrane artykuły, gdyż w przeciwnym wypadku pokaże się poniższy komunikat.

Kalkulacja cen sprzedaży

W opcji tej ustalać można ceny sprzedaży danego artykułu. Jest to ta sama opcja co na formularzu definicji artykułu.

Historia napraw

Zestawienie prezentuje historię napraw dotyczące wskazanego artykułu. Możemy wskazać również numer seryjny, dla którego chcemy sprawdzić dokonane naprawy.

Załączniki

Opcja ta służy do dołączania plików zewnętrznych (grafik, pism, tabel) do artykułu. Mogą to być np. zdjęcia towaru czy przyznane certyfikaty, homologacje itp.

Dodając nowy plik (opcja Dodaj) wskazujemy jego położenie na dysku wybierając przycisk .

Poniżej w polu Opis można dodać dowolny tekst opisujący zawartość pliku. Możliwe jest przeglądanie opisu załączników bez wchodzenia w edycję pozycji. Wystarczy kliknąć na pozycję i myszką najechać na Memo wtedy w oknie pojawi się opis załącznika.

Przycisk służy do otwierania pliku domyślnym programem w systemie Windows, np.: pliki typu DOC otwierane Word’em, pliki XLS otwiera Excel, pliki JPG otwiera np. Corel.

Pliki skojarzone umieszczane są w katalogu danych firmy w podkatalogu PLIKI_SK.

Należy zachować szczególną ostrożność przy modyfikowaniu zawartości katalogu PLIKI_SK zewnętrznymi programami i narzędziami systemowymi gdyż istnieje możliwość utraty powiązania plików z pozycjami w tabelach programu.

Zlecenia produkcyjne

Opcja aktywna w przypadku posiadania modułu Produkcja. Dotyczy jedynie artykułów zdefiniowanych w programie jako wyrób. Umożliwia uzyskanie informacji na temat listy zleceń produkcyjnych, w których występuje dany wyrób.
Lista zleceń usługowych może zostać ograniczona do:
– zamkniętych zleceń
– nie zamkniętych zleceń.

Zbiorowe przypisywanie cech

Zaznaczone artykuły możemy przypisywać automatycznie do wybranych opcji:

Dane dodatkowe – tu możemy zawrzeć producenta, grupę zamiennikową, kraj pochodzenia, dodatkowe cechy, masę jednostkową, stawki VAT, konto, przypisać punkty systemu lojalnościowego, jak również uwagi.
Jednostki miary – możliwość zdefiniowania podstawowej jednostki miary oraz jednostek pomocniczych.
Grupy – opcja umożliwia przypisanie wybranych artykułów do grupy.
Ceny – możliwość przypisania podstawowego i dodatkowych poziomów cen. W tym miejscu możemy również ocechować, czy artykuły podlegają rabatom i promocjom czy nie.
Zapasy – określenie zapasu minimalnego i maksymalnego w magazynach
Zamówienia – możliwość wprowadzenia ustawień dotyczących zamówień, m.in.: głównego dostawcy, średniego czasu dostawy, minimalnej ilości zakupu, średniego czasu rezerwacji oraz domyślnego sposobu rezerwacji
Magazyny i lokalizacje – możliwość podpięcia magazynów i lokacji

Przydziel artykuły do grupy

Opcja ta umożliwia szybkie podpięcie wybranych przy pomocy znacznika artykułów do wybranej grupy artykułów.

Przydziel artykuły do kas

Opcja umożliwia przydzielenie artykułów do kas.

Usuwanie powiązania z grupą artykułów

Opcja umożliwiająca usunięcie powiązania z daną grupą, dla wszystkich zaznaczonych pozycji.

Dodatkowe informacje

Opcja ta zawiera dodatkowe informacje na temat, ilości na bieżącym magazynie, głównego dostawcy, rezerwacji ilości zamówionej na bieżącym magazynie, jak również ilość sprzedana poniżej stanu magazynowego.

Zamienniki handlowe

Opcja ta umożliwia podgląd zamienników handlowych.

Definicja kompletu

W tym miejscu do artykułu można dodawać elementy (inne artykuły) z jakich się składa. Składniki dodawane są w jednostce głównej. Nie można dodać dwa razy tego samego składnika ani artykułu, który jest artykułem głównym.

W momencie dodawania artykułu głównego, posiadającego przypisane składniki kompletu na dokument F, składniki powinny w tle dodać się na pozycje faktury. Składniki są w jednostce podatkowej, po przeliczeniu przez ilość i ewentualnie przelicznik jednostki dodatkowej artykułu głównego. Mechanizm ten działa tylko przy dodawaniu artykułu głównego. Poprawiać trzeba ręcznie wszystkie pozycje. Przy powtórnym dodawaniu tego samego artykułu głównego, składniki dodają się ponownie.

Szybki filtr dla tabeli Artykuły

W ustawieniach globalnych dostępna jest funkcja ustawienia szybkiego filtrowania kartotek artykułów.

Po wybraniu ustawienia z szybkim filtrowaniem, przed pojawieniem się tabeli artykułów, wywołanych z menu podstawowych tabel, pojawia się okno dialogowe, w którym możemy wybrać kolumnę filtrowania i wpisać wzorzec, do którego mają pasować pojawiające się w tabeli pozycje. Po zamknięciu okna zostaną zapamiętane ustawienia kolumny i wzorca, i zostaną one zaproponowane przy następnym otwarciu okna.

Do wyboru są następujące kolumny:

Symbol
Nazwa
Numer katalogowy.

Szybki filtr a pozostałe filtry

Już po wyświetleniu tabeli możemy zmienić filtr naciskając Ctrl+F8. Korzystając z filtrów (F8), można je łączyć z szybkim filtrem lub nie. Aby wstępny filtr nie był łączony z filtrami programu należy zaznaczyć znacznik usuń szybki filtr na formularzu ustawiania filtrów.

Przenoszenie treści w kartotece artykułów

Po zaznaczeniu przenoszenia treści, do nowego artykułu dodatkowo przenoszone są ceny, dodatkowe jednostki miary oraz zapasy minimalne i maksymalne w magazynach.

Dodatkowy materiał wideo, dla sklepu internetowego: cechy w artykułach: Konfiguracja i wykorzystanie cech artykułów w sklepie internetowym

Producenci

Kartoteka ta zawiera, zdefiniowaną przez Użytkownika, listę producentów.

Przykłady producentów dla branży AGD i RTV
SON – Sony
PAN – Panasonic
PHI – Philips

Producent może być przypisany do artykułu co pomaga w wyszukiwaniu artykułu oraz przy analizach i zestawieniach. Np. można analizować chodliwość towaru danego producenta (Analizy -> Analiza chodliwości), czy sprzedaż towarów wskazanego producenta zrealizowana przez poszczególnych handlowców (Analizy -> Obroty handlowców).

Narzuty/marże

Tabela Narzuty/Marże zawiera zdefiniowane przez Użytkownika wartości narzutów lub marż, dla poszczególnych towarów.

Możemy zdefiniować narzuty i marże zarówno dla poziomu podstawowego cen, ceny minimalnej jak i dla poszczególnych poziomów dodatkowych.
Określone narzuty i marż są wykorzystywane w kalkulacji cen sprzedaży.
Można zdefiniować narzuty i marże:

dla grupy artykułów
dla wszystkich artykułów
dla jednego artykułu

Aby zdefiniować grupę artykułów należy wybrać odpowiednią grupę z drzewa.
Dla jednego artykułu należy wybrać odpowiedni artykuł z listy.

Jednostki miary

Tabela ta zawiera definicje jednostek miary wykorzystywanych przy definiowaniu artykułów.

Można dopisać dowolną ilość jednostek miary. Zmieniając już istniejące symbole lub nazwy jednostek trzeba pamiętać, że zmiana nastąpi we wszystkich artykułach, w których ta jednostka występuje.

Jednostka miary w kasie fiskalnej
Zaznaczenie tego znacznika spowoduje, że dana jednostka miary będzie domyślną w kasie fiskalnej

Pojawi się w kalkulatorze jednostek miar
Jednostka miary pojawi się w kalkulatorze jednostek miar

Możliwe jest zdefiniowanie pomocniczych jednostek miar dla artykułu.

Kontrahenci

Kartoteka ta zawiera dane o wszystkich kontrahentach z jakimi współpracujemy. Są to zarówno dostawcy jak i odbiorcy. Podział następuje tutaj poprzez typ kontrahenta, jak również grupy kontrahentów.

Zbiór kontrahentów jest wspólny dla całego systemu. Tą samą kartoteką posługuje się dział sprzedaży, księgowość itp.

System dzieli kontrahentów na trzy typy:

Odbiorca
Dostawca
Dostawca i odbiorca

Dzięki takiemu podziałowi możemy analizować np. obroty dostawców czy odbiorców, jak również wykorzystując opcję Filtry np. przy dokumentach sprzedaży widzieć tylko odbiorców a przy dokumentach zakupu tylko dostawców.

Inny podział możliwy jest poprzez zdefiniowanie przez Użytkownika Grup kontrahentów. Wykorzystując ten mechanizm można podzielić zbiór kontrahentów wg własnych potrzeb, np. na Handlowców, Detalistów i Hurtowników itp. Podział ten zaprezentowany będzie w postaci drzewa znajdującego się po lewej stronie tabeli z listą kontrahentów.

Struktura drzewa pozwala na szybkie filtrowanie bazy kontrahentów. Jeżeli np. wskażemy grupę Handlowcy to wyświetlana obok lista kontrahentów ograniczona zostanie tylko do kontrahentów należących do tej grupy.

System wyposażony jest również w mechanizm automatycznego zapamiętywania ostatnio wybranej przez użytkownika gałęzi w drzewie artykułów.
Dla poszczególnych gałęzi drzewa kontrahentów, podobnie jak dla drzewa artykułów istnieje możliwość określenia pól wymaganych, bez wypełnienia których nie będzie możliwe zapisanie danych.

W procesie wdrożenia dane o kontrahentach mogą być automatycznie pobrane z innych systemów.

⇒ patrz rozdział: Administracja -> Import kontrahentów z pliku tekstowego

Kontrahent – formularz

Dodając nowego kontrahenta (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Pola opisujące kontrahenta rozmieszczone są na zakładkach: Dane podstawowe, Dane dodatkowe, Adresy (dot. oddziałów), Osoby, Grupy, Pozostałe dane, Cennik, Wzorce, Rodo-Zgody, KSEF.
W momencie gdy w programie zdefiniowano wcześniej chociaż jedną grupę kontrahentów aktywna będzie także zakładka Grupy.

Możliwe jest zdefiniowanie własnych dodatkowych pól dla kartoteki Kontrahenci, które będą umieszczone na dodatkowych zakładkach Pola Użytkownika.

⇒ Patrz rozdział: Konfiguracja -> Dodatkowe pola tabel

Aktywny
W celu ograniczenia informacji wyświetlanych na listach kontrahentów, do danych aktualnie wykorzystywanych w programie, istnieje w systemie możliwość przydzielenia kontrahentowi statusu aktywny/nieaktywny. Kontrahent, który nie będzie miał statusu Aktywny, nie będzie pojawiał się podczas tworzenia dokumentów na liście kontrahentów.

Uwagi
Dowolnej długości opis.

Dane podstawowe kontrahenta

Numer
Symbol kontrahenta składa się litery K i pięciocyfrowej liczby. Pole wymagane do wypełnienia.

System nadaje automatycznie numery kontrahentom zgodnie z parametrami w ustawieniach kontrahenta.

⇒ Patrz Operacje dla tabeli kontrahentów -> Ustawienia dla kontrahenta.

Typ kontrahenta
Dwa selektory, jeden wyboru typu kontrahenta (odbiorca, dostawca, dostawca i odbiorca), drugi określający czy kontrahent to Firma, Osoba fizyczna czy rolnik ryczaltowy.

Przy Osobie fizycznej program dopisuje do skrótu nazwy kontrahenta symbolu kontrahenta, co umożliwia odróżnienie osób fizycznych o tych samych imionach i nazwiskach

Skrót nazwy
Skrócona nazwa kontrahenta, używana podczas np. wyszukiwania kontrahenta na liście. Proponujemy tu używanie np. nazw własnych kontrahentów lub pierwszych liter nazwy. Pole wymagane do wypełnienia.

Przykład
Pełna nazwa kontrahenta:
Przedsiębiorstwo Handlowe MARKPOL Marek Nowak
Skrót nazwy:
MARKPOL

Pełna nazwa kontrahenta:
Zakład Gospodarki Komunalnej
Skrót nazwy:
ZGK

Pełna nazwa
Pełna nazwa kontrahenta umieszczana na wydrukach dokumentów. Program automatycznie wypełnia to pole treścią przeniesioną z pola Skrót kontrahenta.

NIP/NIP-UE, ILN, REGON, PESEL
Numery identyfikacyjne Podatnika.

Adres (Ulica, Kod, Poczta, Miejscowość)
Nazwa ulicy z numerem domu i numerem lokalu, Kod pocztowy i poczta,
Nazwa miejscowości

Adres korespondencji
Adres do korespondencji wprowadzamy w przypadku gdy dane różnią się od tych wprowadzony w zakładce Adres.

Nazwa na dokumentach
Jeżeli wprowadzone w danych podstawowych kontrahenta informacje na temat firmy mają różnić się od tych, które drukowane będą na dokumentach (fakturach, rachunkach, paragonach itp.) to w opcji tej należy wpisać właściwą nazwę i wszelkie dane dotyczące firmy, które każdorazowo drukowane będą na dokumentach.

Dokument stwierdzający tożsamość
Dokument tożsamości jakim legitymowała się osoba fizyczna.

Osoba
Imię i nazwisko głównej osoby do kontaktu.

Telefon 1, Telefon 2
Numery telefonów.
Naciśnięcie przycisku: spowoduje wybranie numeru poprzez wywołanie programu Telefon (jeżeli taka usługa Windows jest zainstalowana i posiadamy modem).

Fax
Numer fax-u

E-mail
Adres poczty elektronicznej kontrahenta.
Naciśnięcie przycisku uruchomi domyślny program obsługi poczty elektronicznej z przygotowanym formularzem nowej wiadomości do kontrahenta.

WWW
Adres strony WWW kontrahenta.
Po naciśnięciu przycisku nastąpi próba połączenia się ze stroną internetową kontrahenta przy pomocy domyślnej przeglądarki WWW np. Microsoft Edge.

Zakładka: Dane dodatkowe kontrahenta

Zestaw rabatów
Zestaw rabatów (cennik) przydzielony kontrahentowi. Wystawiając np. dokument sprzedaży program automatycznie uwzględni przypisany cennik odpowiednio kalkulując ceny kontrahentowi.

Priorytetowy
Podczas rejestrowania dokumentów system proponuje najkorzystniejszą cenę towaru z zestawu rabatowego kontrahenta lub grupy, do której należy kontrahent. Np. w zestawie rabatowym X1 występuje kamera Sony z rabatem 5%, a w zestawie X2 z rabatem 4%. Program wyliczy cenę uwzględniając rabat 5%. Program umożliwia jednak wskazanie konkretnego zestawu rabatowego dla kontrahenta. W tym celu należy użyć znacznika priorytetowy. Operacja ta spowoduje, iż tylko ten zestaw rabatowy uwzględniany będzie podczas rejestrowania dokumentów dla kontrahenta.

Poziom cen
Przypisanie do kontrahenta jednego poziomu cen, który stanowił będzie cenę wyjściową do obliczenia rabatów i na dokumentach sprzedaży będzie występował jako cena nominalna towaru.

Forma płatności
Forma płatności przydzielona kontrahentowi: osobna dla sprzedaży i osobna dla zakupów. Będzie ona proponowana jako domyślna na wystawianych danemu kontrahentowi dokumentach, w przypadku jeżeli nie została zdefiniowana forma płatności dla danego rejestru dokumentu. Możemy przypisać gotówkę w kasie (przy wskazaniu tej opcji wszystkie dokumenty będą płatne gotówką i będą trafiać do raportu kasowego) lub możemy wskazać inną formę płatności np. przelew
W tym miejscu w programie możliwe jest powiązanie rabatu z formą płatności, co umożliwia automatyczne nadanie kontrahentowi rabatu liczonego od całości faktury, np. za płatność gotówką rabat 2%.

Bank domyślny: wskazany rachunek bankowy dla kontrahenta.

Kredyt
Selektor pozwalający na ustawienie limitu kredytowego kontrahentowi. Gdy wraz z limitem kredytowym kontrahent ma przypisana formę płatności wtedy program kontroluje przekroczenie limitu na dokumentach sprzedaży i zamówieniach. Przy przekroczeniu limit program dopuszcza realizację transakcji ale po jej autoryzowaniu przez osobę uprawnioną.

Bank (Nazwa, Konto)
Nazwa banku i numer konta kontrahenta

Komunikat dla sprzedawcy
Pole służące do zamieszczania informacji dotyczących kontrahenta. Jeżeli w polu tym zapiszemy dowolny tekst (informację, komunikat) to podczas tworzenia dokumentu (faktury sprzedaży lub dokumentu WZ) dla tego kontrahenta, operator wystawiający dokument automatycznie otrzyma treść komunikatu.

Zakładka Adresy:

Zakładka ta zwiera listę oddziałów kontrahenta wraz z ich adresami.
Jeżeli kontrahent posiada oddziały, możliwe jest wystawienie dokumentu sprzedaży, na którym kontrahent będzie płatnikiem, natomiast oddział – odbiorcą towaru, np. supermarkety, firmy wielooddziałowe.
Każdy oddział posiada unikalny 5-znakowy symbol, nazwę, państwo, adres, ulicę, nr domu i lokalu, kod, miejscowość, województwo, E-mail, trasę, handlowca, ILN, tel. osoby odpowiedzialnej oraz Uwagi.

Osoby

Zakładka ta zwiera listę osób do kontaktów – pracowników kontrahenta.
Przy każdej osobie poza imieniem i nazwiskiem można zapamiętać stanowisko, numery telefonów, faks, adres e-mail oraz dowolne uwagi.
Lista osób zarejestrowanych w tej zakładce pojawi się podczas rejestrowania dokumentów sprzedaży dla tego kontrahenta w opcji Osoba upoważniona. Z kolei wpisanie tam imienia i nazwiska spowoduje automatyczne dopisanie tych informacji do zakładki Osoby.

Grupy

Zakładka ta umożliwia utworzenie lub modyfikację zdefiniowanych przez użytkownika grup kontrahentów oraz przypisanie kontrahenta do wskazanej grupy. Zastosowanie grup przyspiesza wyszukiwanie kontrahentów jak również pozwala na ich szczegółowe analizowanie.

Pozostałe dane

W pozostałych danych ustawiamy domyślne rejestry dokumentów OF, WZ, F, jakie będą wykorzystywane podczas generowania dokumentów danego kontrahenta z kartoteki spod przycisku operacje (F12). Możemy tu wprowadzić dopuszczalną ilość dni zwrotu opakowań, jak również kod sprzedawcy u kontrahenta.

Trasa
Przypisanie trasy na jakiej położona jest siedziba kontrahenta. Trasy Użytkownik definiuje samodzielnie. Trasy pomocne są jeżeli świadczymy usługi dowozu towaru do klienta.

⇒ Patrz moduł Sprzedaż -> Dowóz towaru do klienta

Handlowiec
Handlowiec (pracownik) obsługujący danego klienta

Sposób odbioru towaru
Selektor określający domyślny sposób odbioru towaru. Funkcja wykorzystywana przy dowozie towaru do klienta.

⇒ Patrz moduł Sprzedaż -> Dowóz towaru do klienta

Cenniki

⇒ Patrz rozdział: Kartoteki -> Cenniki

Poprawianie / usuwanie kontrahenta

Aby poprawić lub tylko przejrzeć definicję kontrahenta należy go odnaleźć w tabeli i użyć opcji Popraw.

Jeśli zmienimy symbol kontrahenta to nastąpi kaskadowa modyfikacja wszystkich wystąpień.

Aby usunąć kontrahenta należy go odnaleźć w tabeli i użyć opcji Usuń.

Nie jest możliwe usunięcie kontrahenta, który wystąpił na jakimkolwiek dokumencie w systemie.

Jeżeli zdarzy się szczególna sytuacja, że ten sam kontrahent wystąpi kilka razy w kartotece, z tym samym numerem NIP (program ostrzega przy dodawaniu kontrahenta o powtórzonym numerze ale nie blokuje tej operacji), należy skorzystać z funkcji łączenia kontrahentów.

⇒ Patrz rozdział: Administracja -> Łączenie kontrahentów

Operacje dla tabeli Kontrahenci

Opcja Operacje dla tabeli Kontrahenci zawiera listę analiz i informacji dotyczących danego klienta.

Korzystając z tej opcji można wykonać następujące operacje:

Niezrealizowanie zamówienia
Stan rozrachunków
Historia rozrachunków
Obroty z kontrahentem
Dokumenty kontrahenta
Historia zakupów/sprzedaży
Saldo opakowań u kontrahenta
Wydruk etykiet
Ustawienia dla kontrahenta
Generowanie dokumentów OF, F, WZ
Załączniki
Zbiorowe przypisywanie cech
Przydziel kontrahentów do grupy
Usuwanie powiązania z grupą kontrahentów
Wyślij e-mail

Niezrealizowane zamówienia

Opcja ta przedstawia zestawienie niezrealizowanych zamówień kontrahenta.
Uzyskujemy tu informacje o zamówionych towarach z podaniem zamawianej ilości, numeru zamówienia i terminu jego realizacji.

Stan rozrachunków

W opcji tej prezentowany jest stan rozrachunków z danym kontrahentem zawierający wszystkie nierozliczone dokumenty (datę, nr dokumentu, termin płatności, forma płatności, kwota na dokumencie) oraz saldo stanu rozrachunków.

Analizę można wykonać na dowolny dzień podając datę w polu Na dzień i wybierając przycisk Wykonaj.

Na formatce istnieje dodatkowy filtr, pozwalający wyświetlić rozrachunki według kryteriów: wszystkie, terminowe, przeterminowane.

Zestawienie można wydrukować korzystając z opcji Drukuj.

Historia rozrachunków

W opcji tej prezentowane są wszystkie dokumenty rozrachunkowe kontrahenta (numery, daty, kwoty, terminy płatności) oraz dokumenty jakimi były rozliczane (numery, kwoty i daty rozliczenia). W celu usprawnienia przeglądania dokumentów istnieje możliwość odfiltrowania ich po dacie rejestracji w systemie. Ostatnie ustawienia filtra są zapamiętywane indywidualnie dla każdego operatora.

Dzięki temu lista przeglądanych dokumentów będzie przejrzysta, a ograniczenie ilości wyświetlanych dokumentów w dużym stopniu odciąży serwer bazodanowy.

Pod tabelą pokazane jest bieżące saldo rozrachunków.
Zestawienie można wydrukować korzystając z opcji Drukuj.

Obroty z kontrahentem

W opcji ej prezentowane są obroty z danym kontrahentem.
Obroty obliczane są w zależności od parametrów zdefiniowanych przez Użytkownika.
Pierwszy selektor pozwala wybrać czy obroty dotyczą sprzedaży czy zakupów, drugi określa okres za jaki mają być policzone obroty.

Przycisk Oblicz powoduje wykonanie obliczeń wartości obrotów brutto, netto oraz podatku VAT.

Dokumenty kontrahenta

W zestawieniu tym prezentowane są wszystkie dokumenty utworzone dla danego kontrahenta.
Zakres oglądanych dokumentów można ograniczyć wybierając żądany okres czasu.
Tabela zawiera listę dokumentów. Aby obejrzeć cały dokument należy użyć opcji Popraw oznaczającej w tym przypadku podgląd dokumentu.
Zestawienie można wydrukować korzystając z opcji Drukuj.

Historia zakupów/sprzedaży

W zestawieniu tym prezentowane są artykuły, które kontrahent kupił lub które nabyliśmy u niego w określonym czasie.

Na wstępie należy określić parametry analizy.

Sprzedaż/zakup – określenie czy analizowana będzie sprzedaż czy zakupy

Sum./szczegół. – wybór rodzaju analizy:

Sumaryczna – pokazana zostanie ilość i wartość sprzedanych lub zakupionych artykułów

Szczegółowa – pokazana zostanie zawartość poszczególnych dokumentów sprzedaży/zakupu i korekt z tytułu zwrotu artykułu

Okres – okres za jaki będzie analizowania sprzedaż/zakup

Po wybraniu przycisku Wykonaj generowany jest wynik analizy.
W analizie biorą udział również dokumenty korekt.

Zestawienie można wydrukować korzystając z opcji Drukuj.

Saldo opakowań u kontrahenta

Wydruk etykiet

Opcja ta pozwala wydrukować etykiety kontrahentów. Drukowane są etykiety tylko dla kontrahentów wybranych za pomocą opcji Filtry.
Fabrycznie zaprojektowano dwa rodzaje etykiet w różnych rozmiarach, na których drukowana jest nazwa i adres kontrahenta.
Żądaną ilość etykiet należy wpisać w pole Ilość kopii w oknie Drukuj.

Ustawienia dla kontrahenta

Istnieje możliwość ustawienia pewnych parametrów wykorzystywanych przy dopisywaniu nowego kontrahenta, co może znacznie ułatwić wykonywanie tej operacji. Każdy z operatorów posiada własne ustawienia.

Numer kontrahenta

Ustalenie metody numerowania kontrahentów. Możliwe warianty:

pierwszy wolny
następny

Poprawialny/niepoprawialny – określa czy operator będzie mógł poprawiać zaproponowany przez program numer kontrahenta.

Numer startowy – możemy określić od jakiego numeru będzie nadawany kontrahentowi numer startowy.

Format numeru kontrahenta – w przypadku ustawienia go jako numeryczny generowany będzie w zakresie 0-9. Po ustawieniu go jako znakowy generowany numer będzie w zakresie 0-9 i znaki ABCDEF. Zapis znakowy (szesnastkowy) pozwoli na rozszerzenie bieżącego zakresu numeracyjnego do 1048575 pozycji.

Kod, miasto
Umożliwia ustalenie domyślnego kodu pocztowego oraz miasta.

Limit kredytu
Umożliwia ustawienie domyślnego limitu kredytowego.

Format numeru telefonu/faxu
Umożliwia ustawienie domyślnego formatu telefonu i faksu.

Forma płatności
Umożliwia ustanowienia domyślnej formy płatności dla nowo tworzonych kartotek kontrahentów. Ustawiona forma płatności będzie przypisywać się każdemu nowemu kontrahentowi (jeżeli nie zostanie włączona opcja przenoszenie treści).

Nazwa kontrahenta
Opcja Dowolna wielkość liter pozwala na pisanie zarówno dużymi jak i małymi literami. Opcja Wymuszaj duże litery w nazwie kontrahenta pozwala stosować tylko duże litery.

Kontrola NIP
możliwość ustawienia kontroli NIP na formularzu kontrahenta. Opcja posiada dwa statusy Aktywny i Nieaktywny. Przy statusie Nieaktywny, NIP nie jest sprawdzany.

Prefiks konta bankowego
Umożliwia zdefiniowanie prefiksu dla dodatkowego konta kontrahenta.

Generowanie dokumentów OF, ZS, ZO, F, WZ

Opcja ta umożliwia wystawienie dokumentów OF, F, ZS, ZO, WZ z poziomu tabeli Kontrahenci. W kartotece kontrahenta w zakładce Pozostałe dane należy wskazać domyślne rejestry dla dokumentów OF, F, ZS, ZO, WZ, które program wykorzysta jedynie podczas wystawiania tych dokumentów z poziomu tabeli Kontrahenci. Możliwa jest zmiana rejestrów w trakcie wystawiania dokumentu.

Załączniki

Opcja ta służy do dołączania plików zewnętrznych (grafik, pism, tabel) do kontrahenta. Mogą to być np. zeskanowane oryginały umów podpisanych z kontrahentem czy wzory podpisów jego pracowników.

Opcja jest dostępna również bezpośrednio na formularzu kontrahenta

Dodając nowy plik (opcja Dodaj) wskazujemy jego położenie na dysku wybierając przycisk .

Przycisk służy do otwierania pliku domyślnym programem w systemie Windows, np.: pliki typu DOC otwierane Word’em, pliki XLS otwiera Excel, pliki JPG otwiera np. Corel.

Pliki skojarzone umieszczane są w katalogu danych firmy w podkatalogu PLIKI_SK.

Zbiorowe przypisywanie cech

Zaznaczonych kontrahentów możemy przypisywać automatycznie do wybranych opcji:

– Dane dodatkowe – możliwość zdefiniowania danych, tj. typ kontrahenta, sposób odbioru towaru, miejscowość, państwo, województwo, warunki płatności, trasę, handlowca oraz dodatkowe uwagi,

– Grupy – opcja umożliwia przypisanie kontrahentów do wybranej grupy,

– Pozostałe dane – umożliwia zdefiniowanie domyślnych rejestrów ofert, zamówień, wydań i faktur, jak również komunikatów dla sprzedawcy, dopuszczalnej ilości dni zwrotu opakowań i kodu sprzedawcy u kontrahenta.

Przydziel kontrahentów do grupy

Opcja ta umożliwia szybkie podpięcie wybranych przy pomocy znacznika kontrahentów do wybranej grupy kontrahentów.

Usuwanie powiązania z grupą artykułów

Opcja umożliwiająca usunięcie powiązania z daną grupą, dla wszystkich zaznaczonych pozycji.

Wyślij e-mail

Opcja ta umożliwia wysłanie korespondencji e-maila o jednej treści do przefiltrowanego przy pomocy znacznika, filtrów lub grupy z drzewa podzbioru kontrahentów.

Szybki filtr dla tabeli Kontrahentów

W ustawieniach globalnych dostępna jest funkcja ustawienia szybkiego filtrowania kartotek kontrahentów.

Po wybraniu ustawienia Z szybkim filtrowaniem, przed pojawieniem się tabeli kontrahentów, wywołanych z menu podstawowych tabel, pojawia się okno dialogowe, w którym możemy wybrać kolumnę filtrowania (wybór jest ograniczony do kilku podstawowych) i wpisać wzorzec, do którego mają pasować pojawiające się w tabeli pozycje. Po zamknięciu okna zostaną zapamiętane ustawienia kolumny i wzorca i zostaną zaproponowane przy następnym otwarciu okna.

Do wyboru są następujące kolumny:

Skrót nazwy
Nazwa
Miejscowość

Szybki filtr a pozostałe filtry

Już po wyświetleniu tabeli możemy zmienić filtr naciskając Ctrl+F8. Korzystając z filtrów (F8), można je łączyć z szybkim filtrem lub nie. Aby wstępny filtr nie był łączony z filtrami programu należy zaznaczyć znacznik usuń szybki filtr na formularzu ustawiania filtrów.

Trasy

Tabela Trasy zawiera zdefiniowane przez Użytkownika trasy dowozu towaru do klienta.

Kontrahentowi można przypisać trasę na jakiej położona jest jego siedziba. Informacja ta zostaje przepisana na dokumenty tego kontrahenta co pozwala analizować jakie towary i do jakich klientów należy rozwieźć na danej trasie.

⇒ Patrz moduł Sprzedaż -> Dowóz towaru do klienta

Rabaty / promocje

Tabela ta zawiera zestawy rabatów zwane też cennikami, które mogą być tworzone w walucie.

W programie przyjęto rozwiązania rozpowszechnione we współczesnym handlu. Towar (usługa) posiada jedną cenę wyjściową, tzw. cenę katalogową ustaloną w tabeli Artykuły. Omawiane tabele rabatów pozwalają różnicować ceny dla poszczególnych klientów zarówno poprzez stosowanie procentowych rabatów (lub zwyżek) jak i stałych, kontraktowych cen. Ustalenie progów ilościowych i wartościowych w zestawie rabatowym pozwala na automatyczne udzielanie rabatu, liczonego od pozycji faktury, kontrahentom kupujących określoną ilość towaru lub za określoną wartość.

Każdy zestaw rabatowy możne posiadać okres obowiązywania. Również pozycje zestawu rabatowego mogą mieć zdefiniowany własny termin obowiązywania. Określenie terminu pozwala m.in. organizować w systemie akcje promocyjne.

Zestaw rabatowy w systemie może być prosty jak i złożony. Pierwszy z nich polega na utworzeniu dla kontrahenta jednego zestawu rabatu z zaznaczeniem, iż jest zestawem priorytetowym. W tym przypadku program podczas rejestrowania dokumentu automatycznie udzieli rabatu na pozycje występujące w tym zestawie rabatowym. Zestaw rabatowy złożony umożliwia natomiast utworzenie dla kontrahenta wielu zestawów rabatowych, z których system wyszuka i zaproponuje najkorzystniejszą cenę dla kontrahenta.

Program umożliwia także powiązanie rabatu z formą płatności, co skutkuje nadaniem dla kontrahenta rabatu końcowego od całości faktury np. za płatność gotówką rabat 2%.

Poniższe przykłady ilustrują zastosowania zestawu rabatów.

Przykład 1.
Sprzedaż prowadzona jest wyłącznie w cenach netto (hurtowych). Jednak obsługując również detalistów podwyższane są ceny wszystkich artykułów o 5%. W takim przypadku należy utworzyć jeden prosty zestaw rabatów:

Przykład 2.
Dla odbiorców hurtowych na towary z grupy H udzielane jest 5% rabatu od zakupionej ilości w przedziale od 5-10szt, a okres obowiązywania tego rabatu ustalony jest od dnia 01.01.2018 co 31.03.2018. Towar H – E – 01 sprzedajemy tym kontrahentom po kontraktowej cenie 50 zł. Zestaw rabatów będzie zawierać dwie pozycje:

Przykład 3.
Zorganizowano promocję Zima 2018 trwającą od 01.02.2018 – 28.02.2018, w ramach której kontrahenci mogą zakupić produkty na następujących zasadach:
– artykuł O – O – 01 – z rabatem 2% od wartości zakupionego towaru w przedziale od 500zł do 1000zł lub z rabatem 4% od wartości zakupionego artykułu w przedziale od 1001zł do 2000zł.

– artykuł O – O – 02 – z rabatem 10% przy zakupi artykułu w przedziale od 2-10szt lub z rabatem 20% przy zakupie artykułu o wartości od 5000zł do 7000zł

– artykułów o symbolu K – K z rabatem za 10% od zakupionej wartości towaru w przedziale od 6000zł – 10.000zł na czas 01.02.2018 do 15.02.2018

Zestaw rabatów – formularz

Dodając nowy zestaw rabatów (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Dane podstawowe

Nazwa
Unikalna nazwa zestawu rabatowego

Rabat w zależności od
Wybór, czy udzielany rabat będzie zależał od:

symbolu artykułu,
grupy artykułów
jednej z cech artykułu

W przypadku zestawu rabatowego utworzonego w zależności od jednej cechy artykułu pozycjami mogą być: wszystkie artykuły, jeden artykuł jak również pozycje uwzględniające rabat w zależności od np. producenta towaru, cechy 1, cech 2 towaru lub dodatkowego pola stworzonego przez Użytkownika.

Obowiązuje od
Okres obowiązywania zestawu rabatowego. W ramach określonego w tym miejscu okresu obowiązywania całego zestawu rabatowego możliwe jest tworzenie pozycji zestawu, które będą posiadały swój własny termin obowiązywania. Najważniejszą datą dla systemu jest jednak termin określony dla całego zestawu rabatowego. Oznacza to, że tworzenie pozycji zestawu rabatowego ma sens jedynie z okresem krótszym od terminu ważności ustalonego dla całego zestawu rabatowego.

Pozycja zastawu rabatów
Rabat dla
Wybór, czy udzielany rabat będzie zależał od:

wszystkich artykułów
jednego artykułu
artykułów o symbolu

Obowiązuje od
Okres obowiązywania rabatu dla pozycji zestawu rabatowego.

Cena
Określenie stałej ceny artykułu na poziomie ceny netto i ceny brutto. Pierwsza z nich użyta zostanie na dokumentach wystawionych w cenach netto, druga zaś na dokumentach zarejestrowanych w cenach brutto. Stała cena może być również wyrażona w walucie. Po ustaleniu ceny okna Rabaty od ilości i Rabaty od wartości stają się niedostępne.

Rabaty od ilości
Ustalenie progów ilościowych i wysokości rabatu liczonego od jednostki podstawowej towaru.

Rabat od wartości
Ustalenie progów wartościowych i wysokości rabatu, który liczony będzie od pozycji faktury.

Obowiązuje dla

Kontrahentów
Wybór kontrahenta lub kontrahentów, dla których obowiązywać ma zestaw rabatowy.

Grupy kontrahentów
Wybór grupy lub grup kontrahentów, których dotyczyć ma zestaw rabatowy.

Podczas rejestrowania dokumentów system proponuje najkorzystniejszą ceną towaru z zestawu rabatowego kontrahenta lub grupy, do której należy kontrahent. Np. w zestawie rabatowym X1 występuje kamera Sony z rabatem 5%, a w zestawie X2 z rabatem 4%. Program wyliczy cenę uwzględniając rabat 5%.

Program umożliwia jednak wskazanie konkretnego zestawu rabatowego dla kontrahenta. W tym celu w kartotece kontrahenta należy wybrać właściwy zestaw rabatowy i zaznaczyć opcję priorytetowy. Operacja ta spowoduje, iż tylko ten zestaw rabatowy uwzględniany będzie podczas rejestrowania dokumentów dla kontrahenta.

Promocje

Opcja umożliwia zorganizowanie akcji promocyjnej. Pozwala na dokonywanie zmian warunków sprzedaży wraz z określeniem czasu ich obowiązywania dla jednego, grupy bądź wszystkich artykułów.

Zdefiniowanie zakresów i progów czasowych pozwala na pełną automatyzację procesu promocyjnego. Uwalnia nas to od konieczności modyfikacji warunków bezpośrednio podczas samego procesu sprzedaży.

W przypadku objęcia promocją grupy bądź jednego artykułu program umożliwia dodatkowo:

Zdefiniowanie nowego obowiązującego rabatu,
Zdefiniowanie dodatkowego rabatu udzielanego po użyciu rabatów humansoft HermesSQL

Jeśli promocja ograniczona jest do jednego artykułu możemy także:

Zdefiniować procent o jaki obniżyć należy ceny bazowe we wszystkich poziomach lub na każdym z poziomów osobno (od tych cen będą naliczane rabaty),
Sprecyzować partię artykułu, której promocja ma dotyczyć poprzez wskazanie konkretnej dostawy.

Dla grupy artykułów opcja umożliwia także zdefiniowanie procentu, o jaki należy obniżyć ceny bazowe we wszystkich poziomach lub na każdym z poziomów osobno (od tych cen będą naliczane rabaty).

Formularz promocji
Dodając nową promocję (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Dane podstawowe
Nazwa – unikalna nazwa promocji

Promocja w zależności od – Wybór, czy promocja będzie zależała od:

Symbolu artykułu
Grupy artykułów
Jednej z cech artykułu

W przypadku promocji utworzonej w zależności od jednej cechy artykułu pozycjami mogą być: wszystkie artykuły, jeden artykuł, jak również pozycje uwzględniające promocję w zależności od np. producenta towaru, cechy 1, cech 2 towaru lub innej cechy wybranej z pola selektora.

Obowiązuje od
Okres obowiązywania promocji. W ramach określonego w tym miejscu okresu obowiązywania całej promocji możliwe jest tworzenie pozycji promocji, które będą posiadały własny termin obowiązywania. Najważniejszą datą dla systemu jest jednak termin określony dla całej promocji. Oznacza to, że tworzenie pozycji promocji ma sens jedynie z okresem krótszym od terminu ważności ustalonego dla całej promocji.

Obowiązuje dla

Kontrahentów
Wybór kontrahenta lub kontrahentów, dla których będzie obowiązywać promocja.

Grupy kontrahentów
Wybór grupy lub grup kontrahentów, których dotyczyć ma promocja.

Formularz pozycji promocji

Promocja na
Wybór, czy promocja będzie zależała od:

Wszystkich artykułów – obowiązuje dla wszystkich artykułów
Jednego artykułu – obowiązuje dla wybranego artykułu. Artykuł wybieramy za pomocą zielonego selektora
Artykułów o symbolu – w polu po prawej stronie należy określić zakres artykułów (o początku symbolu np. K-T)

Termin obowiązywania od
Okres obowiązywania dla pozycji promocji. Jeśli w formularzu promocji zdefiniowano termin obowiązywania całej akcji promocyjnej to termin dla pozycji promocji powinien się w nim zawierać.

Zmiana cen bazowych
Umożliwia dla każdego z zakresów pozycji promocji dokonanie zmiany pułapu cen wyjściowych zdefiniowanych w tabeli artykuły o żądany procent.

Przy wyborze zakresu Promocja dla Jednego artykułu formularz dodatkowo pozwala na ustalenie ceny bazowej poziomu podstawowego za pomocą pól oznaczonych jako netto bądź brutto. Wybranie tej opcji uaktywnia również zakładkę Poziomy cen, dającą dostęp do modyfikacji ceny artykułu na dodatkowych poziomach cen innych niż poziom podstawowy, także w innych walutach (poziomy definiujemy w Konfiguracji -> Dodatkowe poziomy cen).

Dla Jednego artykułu możliwe jest również wskazanie konkretnej dostawy, która zostanie objęta promocją.

Zmiana warunków płatności

Uzupełnienie pola Rabat powoduje zastąpienie wcześniej zdefiniowanych dla kontrahenta rabatów na dany towar, wartością promocyjną określoną w tym polu.

Uaktywnienie znacznika Uwzględnij rabaty kontrahenta skutkuje uwzględnieniem określonych dla kontrahenta rabatów i dodatkowe skorygowanie ich o wartość podaną w polu Promocja.

Gazetka promocyjna

Opcja ta została wprowadzona między innymi w celu obsłużenia w łatwy i szybki sposób promocji w systemie Corax MOBILE. Stanowi również narzędzie pracy dla firm, które wydają własne gazetki promocyjne.

Gazetka promocyjna obowiązuje dla wszystkich kontrahentów. Jeżeli kontrahent ma przypisany cennik to cena najpierw jest pobierana z cennika, a następnie z gazetki. Artykuł może być tylko w jednej obowiązującej gazetce.
Promocja może ustalać cenę promocyjną lub rabat od ceny sprzedaży.

Klient może korzystać albo z Promocji albo z Gazetek promocyjnych. Ustawienie, z czego chce korzystać znajduje się w definicji dokumentów ZS, OF, F, WZ i ZO. Pojawiła się tam opcja Promocje, w której należy wybrać, czy korzystamy z promocji systemowych czy z gazetki promocyjnej.

Fundusze promocji rolnej

Z menu Kartoteka – należy wybrać Fundusz promocji rolnej.

Tabela ta zawiera definicje funduszy promocji produktów rolno – spożywczych. Jest ona wypełniana automatycznie funduszami przewidzianymi w ustawie. Dla danego funduszu należy przypisać reprezentujący go podmiot, z którym będą prowadzone rozrachunki.

Na dokumentach FZ i KZ istnieje możliwość rozliczenia funduszy promocji produktów rolno – spożywczych. Po wprowadzeniu pozycji na dokumencie można rozliczyć fundusze poprzez opcję Zestawienia i inne operacje (F12) -> Rozlicz fundusze promocji produktów rolno – spożywczych.

Formularz rozliczeń umożliwia automatyczne rozliczenie funduszy zgodnie z artykułami na pozycjach dokumentów (przycisk Rozlicz automatycznie) lub ręczne wprowadzenie poszczególnych funduszy i kwot rozliczeń.

Rozliczenia z funduszami przenosi się na rozrachunki przyciskiem Generuj dokumenty IZ (lub IN jeżeli dokumentem jest KZ).

Aby umożliwić automatyczne rozliczenie funduszy na dokumencie zakupu, należy w kartotece wybranych artykułów wskazać fundusz, któremu podlegają (zakładka Dane dodatkowe).

Przy wystawianiu dokumentu FZ w opcji Zestawienia i inne operacje (F12) dostępne jest zestawienie rozliczeń z funduszami.

Państwa

Tabela ta zawiera definicje państw.

Przypisanie kontrahenta do danego państwa (jeżeli posiadamy kontrahentów z różnych krajów) pomaga zestawiać różne informacje na temat kontrahentów z jednego lub kilku państw. W tabeli występuje znacznik dotyczący Unii Europejskiej. Zaznaczenie go powoduje, iż dane państwo pojawi się na liście państw unijnych, która przywoła się podczas rejestrowania kontrahenta pochodzącego z obszaru Unii Europejskiej.

Województwa

Tabela ta zawiera definicje województw.

Przypisanie kontrahenta do danego województwa pomaga zestawiać różne informacje na temat kontrahentów z jednego lub kilku województw.

Pracownicy

Pracownik może występować jako podmiot na dokumentach:

inna należność (IN)
inne zobowiązanie (IZ)
dowodach kasowych i bankowych (KP, KW, BP, BW)
dokumentach rozliczeniach (RO)
fakturach zakupu rozliczonych z zaliczki
na poleceniach przelewów
umowach o pracę lub cywilnoprawnych
listach płac z umów o pracę oraz cywilnoprawnych

Ta sama kartoteka wraz z informacjami kadrowymi o pracowniku dostępna jest również w module Kadry i Płace.

Pracownik – formularz

Dodając nowego pracownika (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Pola opisujące pracownika rozmieszczone są na dwóch głównych zakładkach: Dane podstawowe, Dane dodatkowe. Dodatkowo istnieją zakładki : Wydział, Grupy.

Poniżej omówione zostały niektóre charakterystyczne pola.

W celu ograniczenia informacji wyświetlanych na listach pracowników, do danych aktualnie wykorzystywanych w programie, istnieje w systemie możliwość przydzielenia pracownikowi statusu aktywny/nieaktywny. Pracownik, który nie będzie miał statusu Aktywny, nie będzie pojawiał się podczas tworzenia dokumentów na liście pracowników.

Dane podstawowe pracownika

Symbol
Symbol pracownika składa się z litery P i pięciocyfrowej liczby. Pole wymagane.
System nadaje automatycznie numery pracownikom zostawiając Użytkownikowi możliwość ich modyfikacji.

Imiona, Nazwisko, Płeć
Imiona i nazwisko pracownika.
Płeć (K – kobieta, M – mężczyzna) jest proponowana automatycznie przez program.

Wykształcenie
Wybór z listy.
Kody wykształcenia są zgodne z kodami używanymi w dokumentach ubezpieczeniowych. Lista wykształceń można edytować w opcji Kadry i Płace -> Słowniki.

Handlowiec
Znacznik Handlowiec został wprowadzony w celu skrócenia listy pracowników, która wyświetlana jest przy próbie podpięcia handlowca do dokumentu. Lista ta wyświetla tylko pracowników, w kartotece, którym uaktywniono ten znacznik.

Dane dodatkowe pracownika

Bank – Nazwa, Konto
Nazwa banku i numer konta pracownika

Urząd skarbowy
Wybór urzędu z listy, dla deklaracji PIT4.

Oddział NFZ
Wybór NFZ z listy. Listę tę można edytować w opcji Kadry i Płace -> Słownik. Określenie kasy pozwoli na automatyczne przeniesienie informacji do formularzy zgłoszeniowych ZUS.

Dokument tożsamości
Rodzaj dokumentu (1 – dowód osobisty, 2 – paszport) i jego numer. Informacja potrzebna do wygenerowania dokumentów zgłoszeniowych ZUS.

Rodzaj i symbol centrum kosztowego
Centra kosztowe uszczegóławiają księgowanie (w Księdze Handlowej) kosztów pracy.

Uwagi
Dowolnej długości opis.

Wydział

Zakładka umożliwiająca przypisanie pracownika do danego wydziału, skonfigurowanego w konfiguracji, wybierając opcję struktura firmy.

Grupy

Możliwość przypisania pracownika do grupy.

Operacje dla tabeli Pracownicy

Opcja Operacje dla tabeli Pracownicy zawiera listę informacji dotyczących danego klienta.

Korzystając z tej opcji można wykonać następujące operacje:

Stan rozrachunków
Historia rozrachunków
Przebieg zatrudnienia
Załączniki
Przydziel pracowników do grupy
Przydziel pracowników do struktury firmy

Stan / Historia rozrachunków

Dwie pierwsze opcje: Stan rozrachunków i Historia rozrachunków działają analogicznie jak dla kontrahenta.

⇒ patrz rozdział: Kartoteki -> Kontrahenci -> Operacje dla tabeli Kontrahenci

Przebieg zatrudnienia

Opcja ta zawiera informacje o przebiegu zatrudnienia pracownika, pobierane z modułu Kadry i Płace (okres zatrudnienia, stanowisko, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie itp.).

Załączniki

Opcja ta umożliwia podpięcie pod kartotekę pracownika związanych z nim dokumentów takich jak: dokument ukończenia szkolenia BHP, badania lekarskie, dokument tożsamości pracownika itp. Załącznikami mogą być pliki graficzne, programu Word i Excel.

Przydziel pracowników do grupy

Opcja umożliwia przypisanie pracownika do danej grupy

Przydziel pracowników do struktury firmy

Możliwość podpięcia pracownika do struktury firmy.

Właściciele

Zawiera dane osobowe współwłaścicieli oraz informacje o procentowym udziale w zysku. Dane te pozwalają na sporządzenie deklaracji PIT-5.
Właściciele mogą wystąpić na dokumentach typu:

inna należność (IN)
inne zobowiązanie (IZ)
dowodach kasowych i bankowych (KP, KW, BP, BW)
dokumentach rozliczeniowych (RO)
fakturach zakupu jako podmiot dla rozrachunków

Właściciel – formularz

Dodając nowego właściciela (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.

Zawarte na zakładach pola są identyczne jak na formularzu pracownika.
Dodatkowo pojawia się tu pole Udział [%] oznaczające procentowy udział właściciela w zysku firmy.
Na formularzu tym znajduje się również przycisk PIT-5 pozwalający, jak już wspomniano, na sporządzenie dla właściciela deklaracji PIT-5 na podstawie danych z Księgi Handlowej (KH) lub Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR).

W zakładce Składki ZUS – obliczane są składki właściciela ( więcej informacji w module Kadry i płace)

Urzędy

Tabela ta zawiera dane na temat urzędów, czyli podmiotów rozliczeń publiczno- prawnych takich jak:

Urzędy skarbowe
Urzędy celne
ZUS itp.

Listę urzędów skarbowych można pobrać z Operacji spod F12 – Pobierz listę urzędów skarbowych.

Urzędy mogą być użyte jako pomioty na dokumentach typu:

inna należność (IN)
inne zobowiązanie (IZ)
dowodach kasowych i bankowych (KP, KW, BP, BW)
dokumentach rozliczeniowych (RO)
fakturach zakupu jako podmiot jako podmiot dla rozrachunków
na poleceniach przelewu.

Na formularzu urzędu znajdują się między innymi takie pola jak:symbol (składa się z litery U i pięciocyfrowej liczby), kod urzędu skarbowego, skrót nazwy (dla szybkiego wyszukiwania np. US), pełna nazwa urzędu, dane teleadresowe. Dostępne są tu również bank i numer konta dla poleceń przelewu. Ponieważ urzędy posiadają różne numery rachunków bankowych dla różnych rozliczeń (np. inne konto ma urząd skarbowy dla VAT-7 a inne dla PIT-4), dlatego niektóre urzędy należy wpisać w kilku pozycjach w skrócie podając rodzaj rozliczenia, tak jak to widać na ekranie powyżej.

W opcji Operacje dostępne są dwie opcje Stan rozrachunków i Historia rozrachunków, które działają analogicznie jak dla kontrahenta.

⇒ Patrz Kartoteki -> Kontrahenci -> Operacje dla tabeli Kontrahenci

Inne podmioty

Niektóre dokumenty posiadają w nagłówku podmiot o ściśle określonym typie, np. faktury – kontrahenta. Jednakże na niektórych dokumentach podmiot nie jest jasno określony, np. na KP/KW podmiotem może być kontrahent, pracownik, właściciel itd. Dodatkowo istnieje tabela Inne podmioty, która umożliwia wystawienie dokumentu dla podmiotu, którego nie da się określić precyzyjnie jako kontrahent, urząd czy pracownik.

Przykład
Podczas przekazywania gotówki z kasy pomocniczej do głównej lub do banku wystawiamy KW. Podmiotem dla takiego KW powinien być Inny podmiot o nazwie Przepływ gotówki lub Pieniądze w drodze.

W opcji Operacje dostępne są dwie opcje Stan rozrachunków i Historia rozrachunków, które działają analogicznie jak dla kontrahenta oraz opcja Dodaj Instytucje Finansowe oferujące PPK. (więcej w dziale PPK – Pracownicze Plany Kapitałowe)

⇒ Patrz Kartoteki -> Kontrahenci -> Operacje dla tabeli Kontrahenci

Formy płatności

Tabela ta zawiera definicje form płatności.

Symbol – unikalny 3 znakowy symbol formy płatności.

Nazwa – nazwa formy płatności.

Symbol płatności dla potrzeb EDI – 3 znakowy symbol formy płatności dla potrzeb elektronicznych ECOD.

Płatność KSEF – lista rozwijana z możliwością wyboru nazwy płatności w KSEF.

Liczba dni odroczenia – liczba dni, o jaką płatność zostanie odroczona.

Płatność przez bank – Jeśli na fakturze sprzedaży użyta zostanie forma płatności oznaczona jako Płatność przez bank, to program pozwoli wskazać konkretny rachunek. Opcja użyteczna, gdy skonfigurowane jest więcej rachunków bankowych.

Dokumenty będą rozliczane z – możliwość wskazania podmiotu, z którym będą rozliczane dokumenty z dodawaną formą płatności.

Bez kontroli zadłużenia i limitu kredytu – możliwość utworzenia dodatkowej formy płatności, które nie będzie podlegała kontroli limitu i zadłużenia.

Dostępna dla sprzedaży detalicznej – możliwość ustawienia danej formy płatności dla sprzedaży detalicznej.

Aktywna – możliwość włączenia bądź wyłączenia danej formy płatności

Karty płatnicze

System umożliwia użycie kart płatniczych, jako trzeciej, dedykowanej, możliwej do wykorzystania formy płatności. Dzięki temu system daje możliwość obsługi sytuacji kiedy klient płaci jednocześnie przelewem jak i kartą płatniczą.

W związku z wprowadzeniem tej funkcjonalności, w menu pojawiła się tabela ze zdefiniowanymi w systemie kartami płatniczymi.

a. Karty płatnicze na dokumentach

Karty płatnicze są identyfikowane w systemie przez swoje ID (niewidoczne dla użytkownika), posiadają:

nazwę karty,
podmiot, z którym będą rozliczane (możliwy będzie brak rozliczania płatności kartą)
pole kiedy będzie dokonane rozliczenie kartą, potrzebne do wyliczenia terminu płatności.

W przypadku płatności kartą, na dokumencie rejestrowana jest kwota płatności w PLN i walucie (jeżeli dokument jest wystawiany w walucie) oraz ID karty płatniczej. Na rozrachunkach dokument znajdzie się w dwóch pozycjach:

rozrachunki z podmiotem podanym w definicji typu karty (lub wskazanym na formularzu płatności) – kwota płatności kartą,
rozrachunki z podmiotem dokumentu (lub wskazanym na formularzu płatności) – kwota dokumentu pomniejszona o płatność gotówką i kartą płatniczą.

Płatność kartą jest traktowana jako pewna, tzn. nie jest uwzględniana przy obliczaniu zadłużenia kontrahenta, analogicznie do formy płatności z zaznaczoną opcją bez kontroli zadłużenia i limitu kredytu.

Płatność kartą została dodana na formularzu płatności do dokumentu, analogicznie do gotówki w kasie.

Dodatkowo obok pól z kwotami można wybrać jedną ze zdefiniowanych wcześniej kart płatniczych, co umożliwia odpowiednie obsłużenie rozrachunków.

Płatności kartą płatniczą zostały uwzględnione również w zestawieniu dla kasjera, dzięki czemu kasjer w szybki sposób dostaje komplet informacji ułatwiających mu zamknięcie dnia.

b. Karta płatnicza a odroczone płatności

Ta forma płatności umożliwia zapłacenie kartą za dokumenty z płatnością odroczoną. W przypadku. Kiedy klient chce zapłacić za swoje należności kartą płatniczą, a dokument był wystawiony na przelew, będziemy się posługiwać dokumentem RO, który z tego powodu został dodatkowo zdefiniowany.

I tak w konfiguracji tego dokumentu dodano następujące opcje:

Domyślna forma płatności
Przenosić dokument na rozrachunki Tak/Nie
Czy pytać czy przenieść na rozrachunki Tak/Nie (opcja pojawi się tylko wtedy, gdy w poprzedniej wybierzemy Tak).

Jeżeli jako domyślną formę płatności wybierzemy jakąkolwiek kartę płatniczą, dodatkowo pojawią się dwie nowe opcje z możliwością skonfigurowania kont, na które będzie księgowany dokument RO.

Konta mają mieć możliwość skonfigurowania w taki sposób, że:

I konto pobiera kwotę RO i umożliwia zaksięgowanie tej kwoty na wskazane w konfiguracji konto z kartoteką kontrahenta, na którego jest wystawiane RO w nagłówku, Stronę (WN, MA) można samemu określić,
II konto pobiera kwotę RO i umożliwia zaksięgowanie tej kwoty na wskazane w konfiguracji konto z kartoteką kontrahenta, którym ocechowana jest forma płatności, będąca pod klawiszem płatność (będzie to centrum rozliczeniowe kart płatniczych, np. POLCARD). Stronę (WN, MA) można samemu określić.

c. Księgowanie dokumentów z uwzględnieniem kart płatniczych

⇒ Patrz moduł Księga Handlowa

Centra kosztowe

Centra kosztowe, a ściślej mówiąc – centra kosztów i przychodów – są to definiowalne przez użytkownika kartoteki. Odzwierciedlają one obiekty, wokół których koncentrują się przychody i koszty. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności mogą to być:

zlecenia usługowe i produkcyjne
fazy produkcyjne
wyroby lub ich grupy
projekty
budowy
wydziały – oddziały
samochody itd.

Kartoteki te mogą stanowić rozwinięcie analityczne kont kosztowych (zespół 4 lub 5) oraz kont przychodowych (zespół 7). Rozwinięcie takie pozwala na szczegółową analizę kosztów i przychodów.

Wskazywanie konkretnej pozycji kosztowej może się odbywać już na etapie tworzenia dokumentu źródłowego np. R/W, P/W, faktury sprzedaży, faktury zakupu.

Przykład 1: wydając surowiec z magazynu na produkcję wskazujemy na dokumencie RW wyrób z listy wyrobów.

Przykład 2: Rejestrując fakturę zakupu paliwa wskazujemy samochód z kartoteki centrów kosztowych.

System schematów księgowych automatyzuje przeniesienie tej informacji na odpowiednie konta kosztów lub przychodów.

Centrów kosztowych można również używać abstrahując od księgi handlowej.

Pozwala to m.in. kontrolować zużycie materiałów w odniesieniu do wyrobów lub usługi.

W module Gospodarka magazynowa znajduje się raport Przychody i rozchody na centra kosztowe. Z raportu tego poznamy np. ilościowo wartościowe zużycie materiałów oraz ilość wyprodukowanych wyrobów we wskazanym okresie.

Aby można było wskazać centrum kosztowe podczas wydania materiałów należy w definicji właściwego dokumentu R/W zaznaczyć Pytaj o centrum kosztowe. Szczegóły znajdziesz w rozdziale Definicje dokumentów. Opcja ta jest również dostępna w definicji dokumentów P/W, MM, faktury sprzedaży.

Definiując rodzaj centrum kosztowego nadajemy mu symbol i nazwę np. SM – Samochody. Niektóre symbole są zarezerwowane dla pewnych nazwijmy to fabrycznych kartotek np. K dla kartoteki kontrahentów, W dla wyrobów itd.

Cenniki

Funkcja ta umożliwia nadanie indywidualnych cen artykułów dla wybranych kontrahentów. Cena taka zostanie zapamiętana w systemie i będzie się sama podpowiadać na dokumentach sprzedaży i zamówień dla danego kontrahenta. Można również ustalić indywidualne ceny na konkretne dostawy wskazane przez nas. Każdy cennik posiada również okres obowiązywania. Do zalet funkcji należy zaliczyć:

Skrócenie czasu wypełniania dokumentów,
Zarządzanie dostawami (określanie cen, rezerwowanie),
Dodatkowe ocechowanie kontrahentów o indywidualne ceny.

Podczas dodawania pozycji do faktury lub zamówienia, po wybraniu artykułu system sprawdza czy obowiązuje na niego cena promocyjna. Jeżeli cennik obowiązuje to system sprawdza czy cena indywidualna obowiązuje na dostawę

Cena indywidualna na dostawę – system informuje użytkownika, że na ten towar obowiązuje cena indywidualna na dostawę, pyta czy zarezerwować dostawę, jeśli tak, dostawa zostaje zarezerwowana. Maksymalną ilość jaką może wpisać użytkownik to ilość z dostawy, która nie została zarezerwowana.
Cena indywidualna bez wskazania dostawy – system przyjmuje cenę obowiązującą na dany towar z cennika

Cenniki możemy ustawić w dwóch miejscach w systemie:

Menu główne systemu, w zakładce Kartoteki pojawiła się nowa opcja Cenniki indywidualne.

W kartotece kontrahenta pojawiła się nowa zakładka Cennik, gdzie możemy definiować indywidualne ceny dla wybranych artykułów. Ceny takie zostaną zapamiętane dla tego kontrahenta i będą się podpowiadać w innych modułach systemu.

TWORZENIE CENNIKA INDYWIDUALNEGO

Utworzony cennik indywidualny będzie stanowił nadrzędny mechanizm przy ustalaniu ceny artykułu na dokumencie sprzedaży oraz na dokumentach zamówień.

Definiowanie cennika indywidualnego nie jest etapem złożonym. Będąc w tabeli cennika dodajemy artykuł analogicznie do dodawania artykułu na pozycje dokumentów w systemie humansoft HermesSQL.

Po wybraniu artykułu w zakładce Obowiązuje dla: wskazujemy kontrahenta, dla którego tworzymy cennik. Następnie ustalamy cenę indywidualną dla wybranego artykułu oraz w zakładce Okres obowiązywania ustalamy czas, w jakim ma obowiązywać dany cennik. Możemy także określić czy cennik dotyczy wybranego artykułu czy całej dostawy. Jeśli cennik ma dotyczyć dostawy należy ją wskazać w zakładce Dla dostawy.