W celu prawidłowej obsługi importu wyciągów bankowych istotna jest odpowiednia konfiguracja:
- Konfiguracja rachunku bankowego
- Konfiguracja karty debetowej
- Konfiguracja karty kredytowej
- Konfiguracja kartoteki: kontrahenta, pracownika, właściciela, członka zarządu, urzędu czy innego podmiotu występującego na rozrachunkach
Rachunek bankowy – konfiguracja
W menu Konfiguracja – Rachunek bankowy – istnieje możliwość przypisania Formatu pliku importu wyciągu bankowego.
Wskazując tu np. MT-940 banku PEKAO SA – format ten domyślnie uzupełni się podczas importu na WB dla tego rachunku.
UWAGA:
Jeśli dla danego operatora podczas importu zaznaczony zostanie checkbox Zapamiętaj ustawienie formatu to wybór formatu w kroku 1 importu ma wartość nadrzędną względem wyboru formatu w rachunku bankowym w konfiguracji.
Przy kolejnym imporcie dla danego rachunku format uzupełni się zapamiętanym wcześniej wyborem.
W przypadku importu pliku z prowizjami, opłatami bankowymi – istnieje możliwość przypisania do pozycji wskazanego w konfiguracji rachunkowego podmiotu dla prowizji.
Kody identyfikujące prowizje dla banku PKO BP to min: kod 215, 188, 881.
Podczas importu do pozycji z prowizją zostanie przypisany podmiot w konfiguracji rachunku bankowego.
Konfiguracja rachunków i podmiotów dla Płatności podzielonej MPP
i rozrachunków VAT.
W konfiguracji rachunku bankowego dla płatności podzielonej (MPP-split payment) jest możliwość wskazania podmiotu dla przeksięgowań VAT.
Opcja ta jest dostępna po zaznaczeniu znacznika – Rachunek VAT dla płatności podzielonej.
W przypadku braku zaznaczenia tego znacznika – Podmiot dla przeksięgowań VAT będzie niedostępny do wyboru.
Przykład:
Konfiguracja rachunku VAT dla MPP.
Kartoteka – Inny podmiot – tu ustalamy podmiot poprzez rachunek VAT.
Podczas importu wyciągu głównego dla pozycji przeksięgowania Vat z konta głównego na konto Vat, przypisany zostanie zdefiniowany podmiot i na niego zostaną wygenerowane pozycje przeksięgowania.
Wygenerowane dokumenty wyciągu:
Podczas importu wyciągu z konta VAT wszystkie pozycje przypisane zostaną do podmiotu dla przeksięgowań VAT.
Wygenerowane dokumenty wyciągu:
Karta debetowa – konfiguracja
Z menu Kartoteka – Karty płatnicze należy uzupełnić pole Nr karty, które posłuży potem do identyfikacji płatności podmiotu.
Prawidłowo skonfigurowana karta debetowa pozwala systemowi zidentyfikować
w wyciągu bankowym, że jest to płatność kartą. Identyfikacja karty następuje po 4 ostatnich cyfrach numeru karty. W ten sposób system połączy w trakcie importu kartę
z podmiotem do rozrachunku – pracownikiem bądź innym podmiotem dysponującym taką kartą, odnajdzie płatności na ten podmiot np. po kwocie, fakturze oraz połączy je ze sobą.
Karta kredytowa – konfiguracja
W kartotece Pracownicy – na zakładce Dane dodatkowe, dostępna jest konfiguracja dodatkowego konta bankowego związanego z kartą kredytową. W miejscu tym można przypisać wiele kont karty kredytowej, które zostaną zidentyfikowane jako rachunki karty kredytowej przypisanej do pracownika a kolejno rozliczone podczas importu w przypadku istnienia dokumentów do powiązania.
Na koncie głównym prowadzone są rozrachunki z pracownikiem np. z tytułu Listy płac, natomiast dodatkowe konta bankowe można wykorzystać do rozrachunków np. z tytułu kart kredytowych.
Kartoteka kontrahentów – konfiguracja
W celu efektywniejszego funkcjonowania systemu, przed rozpoczęciem pracy zalecane jest uzupełnienie kont bankowych kontrahentów.
W kartotece kontrahenta istnieje możliwość zdefiniowania dodatkowych kont bankowych na podstawie których identyfikowany będzie kontrahent przy imporcie. Najpierw sprawdzane jest konto główne kontrahenta, potem dodatkowe.
UWAGA:
Zalecane jest, aby nie stosować w adresach kontrahentów znaków narodowych danego państwa. W przypadku przelewów zagranicznych dozwolone znaki w komunikatach SWIFT (i w imporcie zleceń walutowych): a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 / – ? : ( ) . , ‘ +
W przypadku eksportu przelewów niemieckie znaki zamieniane są następująco: Ä = Ae, ä = ae, Ö = Oe, ö = oe, Ü = Ue, ü = ue, ß = ss.
Przykład:
np: do wer.3.82.004 miejscowość była NEUMÜNSTER – od wer.3.82.005 w pliku wyeksportowanym jest:NEUMUeNSTER
Dodanie kont kontrahentów jest również możliwe w trakcie importu wyciągu.
Przy dodatkowych kontach kontrahenta istnieje możliwość ocechowania konta o prefiks kraju
Podobna sytuacja jest podczas dodawania kont dodatkowych dla:
- Urzędów oraz innych podmiotów
- Właścicieli oraz członków zarządu z powołania
Konfiguracja karty płatniczej
Dodano od wersji 3.80.004
Jeżeli w bazie, z jakiś względów, są dwie pozycje karty płatniczej z tym samym numerem karty, to podczas importu wyciągu bankowego, jeśli w pliku była płatność oznaczona jako płatność kartą płatniczą, pojawi się lista z możliwością wskazania, z kim będzie rozliczenie pozycji na wyciągu.
