Import wyciągów bankowych 2.0

Ogólny opis funkcjonalności

Importowanie wyciągów bankowych dostępne jest poprzez wykupienie licencji – Import wyciągów bankowych.

Moduł Import wyciągów bankowych służy do automatycznego wprowadzania wyciągów bankowych. Pozwala zastąpić ręczny proces dodawania wyciągów do systemu, całkowitą jego automatyzacją. Wszystkie wyciągi bankowe mogą zostać zaimportowane do systemu. Dotyczy to zarówno wyciągów zarejestrowanych w PLN jak również w walucie. Automatyzacja tych czasochłonnych czynności ograniczona zostaje do uruchomienia jednej opcji, która wygeneruje w systemie odpowiednie dokumenty BP i BW.

Moduł Import wyciągów bankowych zalicza się do tej grupy rozwiązań funkcjonalnych, których posiadanie przynosi firmie korzyści w postaci:

Szybkości rejestracji i przetwarzania danych, którymi w tym przypadku są jedne
z najważniejszych informacji dotyczących kondycji finansowej firmy,
Wiarygodności danych, czyli eliminacja wszelkich pomyłek i błędów podczas automatycznego importu wyciągów,
Oszczędności czasu pracowników, którzy dzięki automatyzacji swojej pracy zyskają czas na wykonywanie nowych zadań.

Obecnie moduł umożliwia import transakcji realizowanych przez System Identyfikacji Masowych Płatności banku:

bank ING (format SIMP oraz format MT940, MT942)
bank Pekao SA (format MT940),
bank BRE BANK SA (format MT940),
bank PKO BP (format MT940 oraz format CSV),
bank BGŻ (format MT940),
bank Millennium (format MT940),
bank Zachodni WBK (format MT940 oraz format CSV)
bank Citi Bank (format MT940)
bank Raiffeisen (format MT940)
bank BNP Paribas (format MT940),
bank Alior Bank (format MT940, MT942)
bank Bank Zachodni WBK (format CSV)
Humansoft (format CSV)
MultiBank (format CSV)
bank mBank (format CSV, MT940),
bank Deustche Bank (format XML),
bank Spółdzielczy (MT940, format XML),
bank Ochrony Środowiska (format XML),
bank Pekao SA (PekaoCollect)
bank Santander Bank (format MT940)

Od wersji 3.80.006 poprawiono usterkę braku rozpoznawania prowizji bankowej podczas importu wyciągu w formacie MT940 banku PKO BP. Obecnie kody prowizji dla tego banku to: 215, 188, 881, P18, 238, 589, U81, 771, 501, 755, 775.

Od wersji 3.81.005 dodano kody obsługi prowizji (794, 824, 341, 697, 796, 835) dla banku mBank.

Od wersji 3.81.006 poprawiono usterkę braku rozpoznawania opłat/prowizji bankowych w przypadku banku Santander oraz dodano obsługę kart płatniczych w przypadku importu wyciągu dla banku Santander.

Konfiguracja

W celu prawidłowej obsługi importu wyciągów bankowych istotna jest odpowiednia konfiguracja:

Konfiguracja rachunku bankowego
Konfiguracja karty debetowej
Konfiguracja karty kredytowej
Konfiguracja kartoteki: kontrahenta, pracownika, właściciela, członka zarządu, urzędu czy innego podmiotu występującego na rozrachunkach

Rachunek bankowy – konfiguracja

W menu Konfiguracja – Rachunek bankowy – istnieje możliwość przypisania Formatu pliku importu wyciągu bankowego.

Wskazując tu np. MT-940 banku PEKAO SA – format ten domyślnie uzupełni się podczas importu na WB dla tego rachunku.

UWAGA:

Jeśli dla danego operatora podczas importu zaznaczony zostanie checkbox Zapamiętaj ustawienie formatu to wybór formatu w kroku 1 importu ma wartość nadrzędną względem wyboru formatu w rachunku bankowym w konfiguracji.

Przy kolejnym imporcie dla danego rachunku format uzupełni się zapamiętanym wcześniej wyborem.

W przypadku importu pliku z prowizjami, opłatami bankowymi – istnieje możliwość przypisania do pozycji wskazanego w konfiguracji rachunkowego podmiotu dla prowizji.

Kody identyfikujące prowizje dla banku PKO BP to min: kod 215, 188, 881.

Podczas importu do pozycji z prowizją zostanie przypisany podmiot w konfiguracji rachunku bankowego.

Konfiguracja rachunków i podmiotów dla Płatności podzielonej MPP
i rozrachunków VAT.

W konfiguracji rachunku bankowego dla płatności podzielonej (MPP-split payment) jest możliwość wskazania podmiotu dla przeksięgowań VAT.

Opcja ta jest dostępna po zaznaczeniu znacznika – Rachunek VAT dla płatności podzielonej.

W przypadku braku zaznaczenia tego znacznika – Podmiot dla przeksięgowań VAT będzie niedostępny do wyboru.

Przykład:

Konfiguracja rachunku VAT dla MPP.

Kartoteka – Inny podmiot – tu ustalamy podmiot poprzez rachunek VAT.

Podczas importu wyciągu głównego dla pozycji przeksięgowania Vat z konta głównego na konto Vat, przypisany zostanie zdefiniowany podmiot i na niego zostaną wygenerowane pozycje przeksięgowania.

Wygenerowane dokumenty wyciągu:

Podczas importu wyciągu z konta VAT wszystkie pozycje przypisane zostaną do podmiotu dla przeksięgowań VAT.

Wygenerowane dokumenty wyciągu:

Karta debetowa – konfiguracja

Z menu Kartoteka – Karty płatnicze należy uzupełnić pole Nr karty, które posłuży potem do identyfikacji płatności podmiotu.

Prawidłowo skonfigurowana karta debetowa pozwala systemowi zidentyfikować
w wyciągu bankowym, że jest to płatność kartą. Identyfikacja karty następuje po 4 ostatnich cyfrach numeru karty. W ten sposób system połączy w trakcie importu kartę
z podmiotem do rozrachunku – pracownikiem bądź innym podmiotem dysponującym taką kartą, odnajdzie płatności na ten podmiot np. po kwocie, fakturze oraz połączy je ze sobą.

Karta kredytowa – konfiguracja

W kartotece Pracownicy – na zakładce Dane dodatkowe, dostępna jest konfiguracja dodatkowego konta bankowego związanego z kartą kredytową. W miejscu tym można przypisać wiele kont karty kredytowej, które zostaną zidentyfikowane jako rachunki karty kredytowej przypisanej do pracownika a kolejno rozliczone podczas importu w przypadku istnienia dokumentów do powiązania.

Na koncie głównym prowadzone są rozrachunki z pracownikiem np. z tytułu Listy płac, natomiast dodatkowe konta bankowe można wykorzystać do rozrachunków np. z tytułu kart kredytowych.

Kartoteka kontrahentów – konfiguracja

W celu efektywniejszego funkcjonowania systemu, przed rozpoczęciem pracy zalecane jest uzupełnienie kont bankowych kontrahentów.

W kartotece kontrahenta istnieje możliwość zdefiniowania dodatkowych kont bankowych na podstawie których identyfikowany będzie kontrahent przy imporcie. Najpierw sprawdzane jest konto główne kontrahenta, potem dodatkowe.

UWAGA:

Zalecane jest, aby nie stosować w adresach kontrahentów znaków narodowych danego państwa. W przypadku przelewów zagranicznych dozwolone znaki w komunikatach SWIFT (i w imporcie zleceń walutowych): a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 / – ? : ( ) . , ‘ +

W przypadku eksportu przelewów niemieckie znaki zamieniane są następująco: Ä = Ae, ä = ae, Ö = Oe, ö = oe, Ü = Ue, ü = ue, ß = ss.

Przykład:

np: do wer.3.82.004 miejscowość była NEUMÜNSTER – od wer.3.82.005 w pliku wyeksportowanym jest:NEUMUeNSTER

Dodanie kont kontrahentów jest również możliwe w trakcie importu wyciągu.

Przy dodatkowych kontach kontrahenta istnieje możliwość ocechowania konta o prefiks kraju

Podobna sytuacja jest podczas dodawania kont dodatkowych dla:

Urzędów oraz innych podmiotów

Właścicieli oraz członków zarządu z powołania

Konfiguracja karty płatniczej

Dodano od wersji 3.80.004

Jeżeli w bazie, z jakiś względów, są dwie pozycje karty płatniczej z tym samym numerem karty, to podczas importu wyciągu bankowego, jeśli w pliku była płatność oznaczona jako płatność kartą płatniczą, pojawi się lista z możliwością wskazania, z kim będzie rozliczenie pozycji na wyciągu.

Funkcjonalność modułu

Dla użytkowników modułu Import wyciągów bankowych w wersji 2.0, na wyciągach bankowych pod F12, dostępne są następujące opcje:

Zmiana kategorii operacji
Błędy importu wyciągów bankowych
Zmiana kategorii operacji dla zaznaczonych pozycji
Import wyciągu bankowego 2.0
Zmiana podmiotu

W zależności od tego czy jest to rachunek w walucie czy rachunek krajowy pojawia się inny widok fabryczny.

Na fabrycznym widoku wyciągu bankowego w walucie mamy następujące kolumny:

Dokument
Data
Podmiot
Przychód
Rozchód
Dodatnie różnice kursowe
Ujemne różnice kursowe
Kategoria
Konto
Pozostało do rozliczenia – (informacja czy płatność została rozliczona w całości, w części czy w ogóle).
Rozliczenie
Szczegóły płatności

Na fabrycznym widoku wyciągu bankowego krajowego w PLN mamy następujące kolumny:

Dokument
Data
Podmiot
Przychód
Rozchód
Kategoria (kategoria operacji)
Konto
Pozostało do rozliczenia
Rozliczenie (rozliczone/nierozliczone)
Szczegóły płatności

Uwaga:

Jeżeli z jakiś przyczyn jest potrzeba korzystania ze starego importu wyciągów bankowych, należy w hmconfig ustalić parametr WB_IMP na wartość – 1. Zaleca się jednak, korzystanie z Importu wyciągów bankowych 2.0.

Import wyciągu bankowego 2.0

Po wybraniu opcji Import wyciągu bankowego 2.0 pojawi się poniższy formularz, który będzie składał się z 3 kroków.

Krok 1 – Wybór pliku wyciągu bankowego:

Należy uzupełnić tu:

Format – format pliku banku importowanego
Plik – wskazujemy na dysku plik do importu

Dodatkowo, w przypadku rachunku walutowego pojawiają się opcje:

Waluta
Tabela kursów
Kurs

W przypadku wyciągów walutowych, waluta uzupełniana jest w zależności od tego, jaka została wybrana w konfiguracji rachunku bankowego i na tym etapie jest nieedytowalna.

Po zaznaczeniu opcji Zapamiętaj ustawienie formatu, przy kolejnym imporcie podpowie się ostatnio używany format dla danego operatora.

Wybierając przycisk Dalej – następuje przejście do kroku 2.

Jeśli plik był już wcześniej importowany, pojawi się najpierw komunikat:

Po wybraniu opcji TAK – dopiero następuje Wyszukiwanie kontrahenta dla pozycji.
W prawym górnym rogu pojawi się okno wait window informujące o postępach wyszukiwania kontrahenta.

Krok 2: Przypisanie podmiotu do pozycji wyciągu bankowego.

W nagłówku znajduje się informacja jaki to format wyciągu np. MT940 bank PEKAO SA.

Następnie na widoku fabrycznym pojawiają się zaimportowane pozycje wyciągów bankowych.

W przypadku transakcji uznaniowych, generowane są pozycje BP – bank przyjmie.

W przypadku transakcji obciążających, generowane są pozycje BW – bank wypłaci.

Zaimportowane pozycje, które nie mają przypisanego podmiotu, zaznaczone są na widoku kolorem czerwonym.

Podczas edycji pozycji przelewu można dokonać zmiany podmiotu do rozliczenia lub przypisać podmiot. Może to być kontrahent, pracownik, urząd, inny podmiot, właściciel, członek zarządu.

Podczas edycji można przypisać konto do podmiotu istniejącego w bazie, zaznaczając checkbox – Przypisz konto do podmiotu. Konto można dodać do kartoteki podmiotu jako konto główne (podstawowe) lub dodatkowe.

Jeżeli zostanie wybrane konto główne, a będzie ono już przypisane w systemie do innego kontrahenta, pojawi się komunikat:

Jeśli jest kilka pozycji z tym samym kontem bez przypisanego podmiotu, to zaznaczając jedną pozycję i przypisując podmiot do rozliczenia, podmiot ten zostanie uzupełniony także dla pozostałych pozycji z tym kontem.

Efekt przypisania podmiotu do kilku tych samych kont jednocześnie.

Istnieje możliwość filtrowania po pozycjach zaznaczonych, nie zaznaczonych i nierozpoznanych.

Opcja pokazania wszystkich pozycji z nierozpoznanym podmiotem.

UWAGA!!!

System umożliwia przypisanie podmiotu w kolejnych krokach, ale należy pamiętać, że jeżeli użytkownik wykona to w pierwszym kroku, możliwe będzie automatyczne rozliczenie z dokumentami będącymi w systemie. W przeciwnym wypadku rozliczenie trzeba będzie wykonać ręcznie.

Jeśli istnieją pozycje bez wybranego podmiotu a użytkownik chce przejść do następnego kroku importu, pojawi się poniższy komunikat:

Jeśli wybranie zostanie TAK, program przejdzie do kolejnego kroku 3/3, czyli do Wyboru identyfikacji płatności.

W kolumnie Identyfikacja podmiotu dostępna jest informacja po czym został zidentyfikowany podmiot – czy po dokumencie, czy po koncie bankowym lub też jest to prowizja.

Krok 3: Wybór identyfikacji płatności

Istnieją 4 opcje identyfikowania płatności po:

numerze faktury
po kwocie
rozliczaj od najstarszych
rozliczaj od najmłodszych

Identyfikacja płatności następuje najpierw po numerze faktury, następnie po pozostałej do rozliczenia kwocie, a w przypadku jej braku bądź zbiorczej płatności, system będzie rozliczał pozostałą kwotę kolejno od najstarszej lub najmłodszej płatności, zgodnie
z wcześniejszym wyborem.

Jeżeli system nie zidentyfikuje płatności, wówczas będzie musiał zrobić to ręcznie użytkownik, czyli ręcznie podpiąć dokument.

Po wyborze identyfikacji należy wybrać przycisk ZAKOŃCZ i w tym momencie generują się dokumenty i rozliczenia.

Na Wyciąg bankowy wpadają pozycje – dokumenty BP, BW.

W przypadku transakcji uznaniowych generowany jest wyciąg BP. Jeżeli jest to wyksięgowanie (korekta), generowane są dokumenty BW. Dla każdej pozycji wyciągu generowany jest nowy dokument BP lub BW.

Możliwe są trzy opcje statusu rozliczenia:

Rozliczone
Nierozliczone
Nie podlega rozliczeniu

ROZLICZONE:

Jeśli dokument został rozliczony (dodany został dokument do wyciągu) to w kolumnie Rozliczenie jest informacja na ten temat oraz w kolumnie Pozostało do rozliczenia – następuje wyzerowanie wcześniejszej kwoty.

NIEROZLICZONE:

Czerwoną czcionką zostały wyszczególnione pozycje nierozliczone bez przypisanego podmiotu.

W kolumnie Pozostało do rozliczenia widnieje kwota do zapłaty.

Jeżeli pozycja jest nierozliczona można dokonać zmiany podmiotu – spod F12.

Jeżeli pozycja jest rozliczona – wtedy opcja zmiany podmiotu jest wyszarzana.

Podmiotem do rozliczenia może być:

kontrahent,
pracownik,
urząd,
inny podmiot,
właściciel,
członek zarządu.

Na liście dokumentów BP/BW istnieje możliwość podglądu szczegółów płatności bez konieczności edycji każdej pozycji osobno. W tym celu należy kursorem najechać na pole Memo i wybrać kombinacje klawiszy CTRL+HOME.

NIE PODLEGA ROZLICZENIU:

Dokumenty z tym statusem są przypisywane do podmiotu, który w kartotece ma zaznaczoną opcję – Nie generuj dokumentów rozliczeniowych.

Podobny status będzie widniał przy zaznaczonej opcji – Dokument nie będzie rozliczany, na dokumentach KP/KW.

Na wydrukach faktur pod numerem konta do płatności znajduje się informacja, gdzie należy wpisać pełny numer faktury.

Import wyciągu bankowego w walucie

Zmiana kategorii operacji

Opcja zmiana kategorii operacji umożliwia przypisanie z poziomu tabeli, kategorii operacji do wskazanego dokumentu.

Zmiana kategorii operacji dla zaznaczonych pozycji

Opcja Zmiana kategorii operacji dla zaznaczonych pozycji – umożliwia przypisanie z poziomu tabeli, kategorii operacji do wskazanej/wskazanych pozycji dokumentu.

Po wybraniu nowej kategorii operacji pojawia się komunikat: Czy przypisać ustawienia kategorii operacji do zaznaczonych pozycji?

Po wybraniu opcji TAK – do zaznaczonej pozycji zostaje przypisana nowa kategoria operacji.

Na dokumentach BP/BW w Szczegółach płatności widoczne są szczegóły importowanej pozycji wyciągu bankowego.

W polu Treść na dokumencie BP/BW znajdą się tylko numery rozliczonych dokumentów.

Format Humansoft CSV

Umożliwiono dostosowanie pliku wyciągu bankowego do formatu stworzonego przez Humansoft. Dzięki temu możliwe jest importowanie wyciągów bezpośrednio do systemu humansoft również z tych banków, z którymi nie została opracowana szczegółowa współpraca.

Format Humansoft.csv

Informacja o pojedynczej operacji zajmuje jedną linię (rekord) zakończoną znakami <CRLF>.

Każda linia składa się z pól zawierających poszczególne dane operacji. Pola występują w pliku w określonej kolejności i oddzielone są separatorem (,).

Nr	Kolumna	Max ilość znaków	Opis	Uwagi
1	Nr rachunku	26	Pełny numer rachunku w formacie NRB	Jeżeli konto nie zostanie podane. Przypisane będzie konto z wybranego rachunku.
2	Data księgowania	10	Data księgowania	W formacie yyyymmdd
3	Data operacji	10	Data operacji	W formacie yyyymmdd
4	Rodzaj transakcji	50	Krótki opis typu transakcji (np. Przelew, Opłata itp.)
5	Na rachunek / Z rachunku	26	Pełny numer rachunku kontrahenta w formacie NRB	Jeżeli konto nie zostanie podane. Przypisane będzie konto z wybranego rachunku.
6	Kwota		Kwota transakcji. Dla obciążenia – dla uznania +	W formacie 0000.00
7	Waluta	3	Kod waluty w formacie ISO	W przypadku braku przyjmowany jest PLN
8	Odbiorca/ Nadawca	254	Dane adresowe Nadawcy /Odbiorcy	Jeżeli nie ma przypisanego kontrahenta do konta ułatwi identyfikację kontrahenta
9	Opis	254	Tytułem:	W opisie przy uznaniu powinien się znajdować tylko nr dokumentu zarejestrowanego w rozrachunkach, przy obciążeniach powinien być to nr oryginalny. Jeżeli transakcja dotyczy kliku dokumentów powinny być oddzielone separatorem w postaci – ;
10	Saldo		Kwota po operacji

Jeżeli w pliku istnieją wyciągi z kilku różnych rachunków zaimportowane zostaną tylko te, których waluta i rachunek są zgodne z wybranym.

Gdy w opisie będą prawidłowo zdefiniowane dokumenty, program podepnie je do rozliczenia. Jeśli program nie odnajdzie dokumentów, wówczas kwota trafi na rozrachunki z kontrahentem zidentyfikowanym na podstawie konta bankowego.

Przykładowe linie pliku:

99 0000 1111 2222 3333 4444 5555,2009-07-13, 2009-07-13 , PRZELEW , 99 0000 0000 0000 0000 0001, 150.00, PLN, Jan Kowalski UL. JÓZEFA CHEŁMOŃSKIEGO 6 Warszawa, F/REG/09/000139; F/REG/09/000139 ,450.00

99 0000 1111 2222 3333 4444 5555,2009-07-13, 2009-07-13 , PRZELEW , 99 0000 0000 0000 0000 1111, -100.00, PLN, POLAS UL. Kasztelańska 23 Warszawa, ZZPZ1289 ,350.00

Uwagi do poszczególnych modułów

Import przelewów bankowych Bank Spółdzielczy.

Obsługa formatu XML Banku Spółdzielczego została przygotowana na podstawie dokumentacji użytkownika systemu HomeNet – Klient.

W plikach wyciągów mogą znajdować się wyciągi z kilku kont, więc wprowadzona została weryfikacja zgodności konta wyciągu i rachunku bankowego.

Od wersji 3.61 dodana została obsługa XML Bank Spółdzielczy, na podstawie instrukcji Import i eksport danych w systemie CIB Banku Spółdzielczego pkt 2.6.2 (operacje bieżące).

HermesSQL