W celu sprawnego rozliczania płatności online ze sklepów internetowych, wprowadzono w systemach Hermes SQL oraz Corax nowy moduł: Import płatności online.
Funkcjonalność dostępna jest na formularzu wyciągu bankowego w Zestawieniach i operacjach, dostępnych pod F12: Import rozliczeń płatności online.
Wraz z wersją 3.80 oddana została możliwość rozliczenia płatności w dwóch formatach: PAYPRO (Przelewy 24) oraz Allegro PAYU/Przelewy 24.
W związku z nową funkcjonalnością powstała tabela BL_PAYMENT oraz zostało dodane pole: identyfikator płatności PAYMENT_NO, po którym będą szukane i rozliczane dokumenty.
- ID_NAGL – to numer identyfikacyjny dokumentu rozliczanego,
- PAY_SOURCE – to źródło płatności,
- ORDER_NO – numer zamówienia,
- PAY_DATE – data płatności.
W ramach zakupionego modułu dostępne są dwa tryby pracy:
- Dla firm, które wystawiają faktury imienne dla swoich klientów (powstanie tyle dokumentów BP/BW, ile jest identyfikatorów płatności),
- Dla firm, które sprzedają głównie detalicznie, na paragony, nie mają wielu kartotek kontrahentów – tylko DETAL (powstanie jeden BP a w nim zsumowane dokumenty).
UWAGA!!!:
Po zainstalowaniu nowej wersji, dotychczasowe rozwiązanie oparte na rozwiązaniach indywidualnych z wykorzystaniem Cech, będzie funkcjonowało tak jak dotychczas.
2. Import płatności online – przykłady
Proces importu płatności online przebiega w podobny sposób jak mechanizm dostępny w module Import wyciągów bankowych 2.0.
W menu Konfiguracja można dodać nowy rachunek bankowy – dla płatności elektronicznych – lub można także rozliczać na dotychczasowym, skonfigurowanym już rachunku bankowym.
Na wyciągu bankowym, z opcji dostępnych pod F12 należy wybrać Import rozliczeń płatności online. Spowoduje to przejście do kroku 1, czyli do wyboru pliku rozliczenia.
KROK 1 – Wybór pliku rozliczenia
Obecnie dostępne są dwa formaty:
- Allegro PayU/Przelewy24 – dla rozliczeń płatności operatorów PayU/Przelewy24, które zbiorczo przekazywane są przez Allegro,
- PayPro (Przelewy24) – dla płatności wykonywanych za pośrednictwem Przelewy24, plik pobierany bezpośrednio z portalu Przelewy24.
Przykład dla formatu: PAYPRO.
Należy wybrać format PAYPRO/Przelewy 24 oraz wskazać plik, z którego będą importowane dane.
Pliki do importu płatności online pobierane są w formacie .CSV.
W oknie tym znajdują się dwa znaczniki:
- Zapamiętaj ustawienie formatu (podczas kolejnego uruchomienia importu płatności online – wybór formatu oraz ścieżka, z której wskazywany jest plik, zostaną zapamiętane),
- Generuj zbiorczą pozycję dla Detalu (łączy dokumenty kontrahenta DETAL w jedną pozycję BP). Opcja ta umożliwi stworzenie jednego zbiorczego dokumentu BP, w którym zgrupowane zostaną paragony o identyfikatorach płatności istniejących w importowanym pliku.
Pierwszy tryb pracy:
Dla firm, które wystawiają faktury imienne dla swoich klientów (powstanie tyle dokumentów BP/BW, ile jest identyfikatorów płatności.
KROK 2 – Przypisanie dokumentu do rozliczenia
W tym kroku następuje identyfikacja dokumentu (faktury sprzedaży) z numerem płatności PAYPRO (numerem transakcji).
(Przykład)
W tabeli BL_PAYMENT znajduje się min:
- Identyfikator płatności – PAYMENT_NO (np. T07-V53-V48) – to Nr referencyjny transakcji,
- ID_NAGL – to inaczej ID z NAGL_DOK dokumentu (np. faktura o ID 5957: F /1 /23/000157)
Każdą pozycję można edytować, zmieniać podmiot rozliczenia, wskazać dokument rozliczany, wybrać czy wszystkie nierozliczone dokumenty czy tylko dokument.
Można wskazać inny dokument, który zostanie rozliczony podczas importu. Po wybraniu zakończ – jeśli nie wszystkie pozycje zostały rozpoznane, pojawi się poniższy komunikat:
Po zatwierdzeniu następuje generowanie dokumentów wyciągu BP.
Na wyciągu bankowym pojawiają się pozycje z rozliczonymi dokumentami lub tymi, które nie zostały rozliczone.
Także i na tym poziomie, korzystając z edycji można rozliczyć ręcznie dokument.
Drugi tryb pracy:
(Dla firm, które sprzedają głównie detalicznie, na paragony – nie mają wielu kartotek kontrahentów – tylko DETAL).
W przypadku zaznaczenia opcji: Generuj zbiorczą pozycję dla Detalu, zostanie wygenerowana jedna pozycja przelewu i podpięte do niej zostaną wszystkie faktury z rozpoznanych dokumentów z rejestrów oznaczonych jako paragony.
Przykład 1: W bazie znajdują się cztery paragony wystawione na kontrahenta DETAL.
Podczas importu pliku .csv (w którym jest identyfikator płatności dla tych paragonów), następuje rozpoznanie PAYMENT_NO z ID paragonu.
Po wybraniu Zakończ, następuje sprawdzenie czy istnieją pozycje nierozpoznane z dokumentem. Jeśli tak, to pojawia się pytanie Czy przejść do następnego kroku?
W kroku 3 importu płatności online PAYPRO następuję generowanie dokumentów wyciągu a paragony rozpoznane zostają podpięte pod jedną pozycję wyciągu BP.
Na wydruku fabrycznym (WB____) pod dokumentem BP, znajdują się dokumenty rozliczeniowe (numery paragonów) wchodzące w pozycję wyciągu.
Przykład 2:
W przypadku wpłaty na Zwykły rachunek bankowy, operator może na BP z opcji dostępnych pod F12, zaimportować pozycje płatności online – Import pozycji rozliczeń online.
Procedura importu pozycji jest podobna do importu wyciągów bankowych, jednak w tym momencie nie jest potrzebne rozpoznawanie kontrahenta (wszystkie są na PAYPRO lub DETAL). Potrzebna jest tu TYLKO informacja czy została zidentyfikowana transakcja ID płatności (PAYMENT_NO).
Efektem końcowym jest przypisanie płatności do jednego BP.
Pojawia się komunikat informujący, że do dokumentu BP zostaną zaimportowane tylko pozycje uznaniowe.
Dokumenty rozliczone na jednym BP.
Import płatności online z uwzględnieniem prowizji Allegro/Przelewy24
W związku ze zmianami w zakresie danych przekazywanych przez Allegro/Przelewy24 (ujęcie w plikach prowizji pobranych przez Allegro/operatora płatności) od wersji 3.81.009, wprowadzone zostało usprawnienie funkcjonalności importu płatności online/ importu rozliczeń płatności, uwzględniając pobierane prowizje.
Konfiguracja
Import może przebiegać w dwóch trybach:
- Jako import płatności online na osobnym, skonfigurowanym rachunku w systemie
Lub
- Jako import płatności online na rachunku głównym
Ad. 1
Tryb pierwszy wymaga skonfigurowania rachunku bankowego, służącego tylko do importu płatności online ze wskazaniem podmiotu dla prowizji bankowych.
Na tak skonfigurowanym rachunku, należy wybrać Import rozliczeń płatności online
System rozpozna kontrahenta prowizji, którą następnie można powiązać z fakturą za pomocą dokumentu RO. Należy przy tym pamiętać o wskazaniu w fakturze za prowizje, rozliczenia z innym podmiotem – takim samym jak wskazany w konfiguracji rachunku.
Faktura zakupu
RO – dokument rozliczeniowy
Ad.2
Wariant drugi dotyczy sytuacji, w której na rachunku głównym, po tradycyjnym imporcie, dokonywane jest rozliczenie transakcji z pliku od operatora, wskazując plik do importu z prowizjami.
Jeżeli w konfiguracji rachunku wskazany będzie podmiot do prowizji, system jak w wariancie 1 przypisze w pozycjach BW podmiotu od prowizji.
W przeciwnym przypadku, gdy konfiguracja ta wykorzystywana jest dla opłat bankowych, na gotowym wyciągu za pomocą F12 należy wskazać kontrahenta dla BW z prowizją:
Następnie, tak jak w wariancie 1, prowizje można rozliczyć z fakturą za pomocą dokumentu RO.
