HermesSQL

  2. Strona główna
  4. Docs
  6. HermesSQL
  8. Elektroniczna Wymiana Danych

Elektroniczna Wymiana Danych

Wydrukuj dokument

Wprowadzenie

Elektroniczna wymiana danych, określana dalej EDI (ang. Electronic Data Interchange), to sposób wymiany informacji pomiędzy kontrahentami, polegający na  przesyłaniu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej (bezpapierowej). Dane będące przedmiotem elektronicznej wymiany są odpowiednikami tradycyjnych dokumentów handlowych takich jak: faktura, zamówienie, itp. Zaletami  zastosowania tej formy komunikacji z kontrahentami jest  m.in.: usprawnienie współpracy z partnerami handlowymi, redukcja błędów przy wprowadzaniu danych do systemu, przyśpieszenie i usprawnienie procesu przesyłania informacji.

W celu wprowadzenia tej formy komunikacji kontrahenci muszą posługiwać się Globalnym Numerem Lokalizacyjnym ILN.

Należy zwrócić się do
GS1 Polska w celu przydzielenia numeru lokalizacyjnego.
Więcej informacji: https://www.gs1pl.org/

Oferowany asortyment musi posiadać swoje kody towarowe EAN

Ważne :
Jeden plik wymiany zawiera jeden dokument.

Moduł EDI jest cały czas rozwijany dla  potrzeb klientów firmy Humansoft. Przed zakupem modułu należy określić format wymiany danych oraz zakres informacji.

Konfiguracja w systemie Hermes SQL

Konfigurację rozpoczynamy od wprowadzenia w Danych podatkowych firmy numeru ILN naszej firmy.

Numery ILN wprowadzamy także dla centrali firmy oraz ewentualnie dla własnych oddziałów.

 


Następnie przechodzimy do uzupełniania danych naszych kontrahentów.

W tabeli Kontrahenci wprowadzamy numer ILN – dla centrali kontrahenta i/lub dla jego oddziałów – w zakładce Adresy.

Oddział kontrahenta:

Dodatkowo w zakładce Pozostałe dane możemy wprowadzić kod pod jakim jesteśmy rozpoznawani u naszych odbiorców/dostawców.

Podobnie należy uzupełnić dane w tabeli Artykuły. Wprowadzamy tu symbolikę artykułu u naszych odbiorców/dostawców (kod artykułu, nazwa)

W zakładce Inne – uzupełniamy kod podstawowy lub dodajemy dodatkowy kod kreskowy i kod EAN 14.

Ostatnią czynnością konfiguracyjną jest zdefiniowanie w Ustawieniach globalnych Folderu plików EDI

EDI w module zamówień

» ZAMÓWIENIA NA SPRZEDAŻ

W zamówieniach na sprzedaż – ZS – możliwy jest import i eksport EDI.

Eksport

W celu wyeksportowania pliku zamówienia  – należy z listy dokumentów ZS wybrać pod F12 opcję – Eksport EDI.

Dostępny jest tu format: Potwierdzenie zamówienia – Branża Elektroniczna, wyświetlana jest nazwa pliku oraz opcja zamiany znaków zarezerwowanych XML.

Poniżej znajduje się checkbox – Zamień znaki zarezerwowane XML. Podczas tworzenia plików projektu, może być konieczne użycie zarezerwowanych znaków XML.  Do takich znaków zastrzeżonych należą min: < > &” ‘ – znaki te muszą zostać zastąpione odpowiednią jednostką o nazwie, dzięki czemu można przeanalizować pliki projektu.

Import

W celu przeprowadzenia importu Zamówienia należy skorzystać z opcji Import EDI dostępnej z poziomu listy dokumentów ZS pod przyciskiem F12 – Zestawienia i inne operacje

Następnie należy wybrać rejestr dokumentów, magazyn, format oraz plik i wybór systemu kodowania: Windows-1250 lub UFT-8.

Aktualnie dostępne są następujące formaty EDI:

  • EDIson – zamówienia Flatfile,
  • ECOD – zamówienia XML,
  • ECOD – zamówienia XML – Branża Elektrotechniczna
  • ECOD – Zamówienia XML – Castorama

Wybieramy np. opcję ECOD – zamówienia XML Branża Elektrotechniczna i wskazujemy plik z folderu eksportu.

Każdy plik zawierający już zaimportowany dokument otrzymuje przed nazwą dopisek    ok_ .

» ZAMÓWIENIA NA ZAKUP

W zamówieniach na zakup dostępny jest tylko eksport EDI.
Format do eksportu to: ECOD – Zamówienie XML.

Eksport EDI w module podstawowym – WZ, F

Eksport EDI dostępny jest także na dokumentach WZ w Zestawieniach i operacjach pod F12 .

Przy eksporcie wydania na zewnątrz mamy do wyboru cztery formaty:

  • WZ – XML
  • WZ – XML – Castorama
  • WZ – EDIFACT

Wyeksportowany dokument WZ – trafia do katalogu zdefiniowanego w ustawieniach globalnych (Folder plików EDI/ECOD)

Przykład wyeksportowanego WZ wg formatu –  WZ-XML

Podbnie jak na WZ – eksport EDI jest obsługiwany w fakturach sprzedaży – z listy dokumentów w Zestawieniach i operacjach pod F12.

Dostepne formaty do eksportu na fakurze sprzedaży:

  • ECOD – Faktura XML
  • Invoice FF – EDIson
  • ECOD – Faktura XML – Branża Elektrotechniczna
  • ECOD – Faktura XML – Castorama

Możliwy jest eksport oryginały faktury lub jej duplikatu.

Nazwa pliku to numer dokumentu który eksportujemy. Wyeksportowany plik znajduje się w katalogu wskazanym w ustawieniach globalnych – Folder plików EDI/ECOD.

Duplikat faktury jest zapisywany  jako nazwa pliku_d.xml

Przykład wyeksportowanej faktury sprzedaży wg formatu ECOD faktura XML

Do tabeli NAGL_DOK dodano kolumnę o nazwie EDI_COUNT, która informuje, ile razy dokument był eksportowany dla platformy EDI.

Kolumnę EDI_COUNT, w razie potrzeby należy dodać do widoku samodzielnie.

Import EDI na fakturze zakupu – FZ

Na liście dokumentów FZ pod F12 dostępny jest import EDI.

Wybieramy tu rejestr jaki ma powstać po imporcie, magazyn z którego importujemy, format oraz wskazujemy plik.

Formatem dostępnym jest tu ECOD-Faktura XML.

Po zatwierdzeniu należy uaktualnić stany magazynowe.

Zaimportowana faktura.

Eksport EDI – Katalog produktów

W kartotece artykułów pod F12 jest możliwość wyeksportowania katalogu produktów.

Formatem do eksportu jest tu Katalog produktów – XML Branża Elektrotechniczna.

Nazwa pliku  zawiera tytuł, numer katalogu produktów oaz datę. Możliwe jest wybranie kontrahenta dla którego eksportujemy ten katalog oraz możliwość wyboru:  promocje systemowe czy gazetka promocyjna.

Wyeksportowany katalog trafi do wskazanego w ustawieniach globalnych folderu EDI.

Faktury elektroniczne dla administracji publicznej

W związku z nowo dodanym formatem PEPPOL, obsługującym faktury elektroniczne dla administracji publicznej, w programie wprowadzone zostały zmiany rozgraniczające dokumenty elektroniczne obsługiwane na Platformie PEF od znanej dotychczas funkcjonalności EDI’ego.

Od wersji 3.61 format eksportu PEPPOL BIS 3.0 uruchamiany jest z oddzielnej opcji, dostępnej pod F12 na liście dokumentów F, KF, WZ – Eksport w ramach zamówienia publicznego, natomiast dla dokumentów ZS – Import w ramach zamówień publicznych.

Zmiana nastąpiła także w konfiguracji przechowywania plików. W Ustawieniach globalnych dodano opcję Folder plików PEPPOL, umożliwiającą wskazanie dedykowanego katalogu.

Dodatkowe informacje dotyczące formatu PEPPOL BIS 3.0: