Mechanizm korekt e-Faktur działa analogicznie jak e-Faktury.
Konfigurację należy rozpocząć od ustawień globalnych i uzupełnienia danych w opcji Konfiguracja korekt e-Faktur.
Podobnie jak w przypadku konfiguracji e-Faktur, istnieje tu możliwość zdefiniowania katalogu głównego dla korekt e-Faktur, wskazania domyślnego wzorca dla generowanych korekt e-Faktur, zaznaczenie opcji Powiadamianie mailem, Pokaż załącznik przed wysłaniem, Wybór wzorca przed generowaniem oraz ustalenie struktury drzewa katalogów.
Do wyboru jest lista domyślnych wzorców wydruku:
Podobnie jak w przypadku konfiguracji e-Faktur, możliwe jest ustalenie kolejności tworzenia drzewa katalogów:
- rok,
- miesiąc,
- dzień,
- kontrahent,
- rejestr dokumentu,
- rodzaj dokumentu,
- symbol magazynu,
- symbol oddziału,
- symbol operator,
- skrót kontrahenta.
Drzewo katalogów to hierarchia, w jakiej będą ułożone katalogi na dysku, a w nich poszczególne pliki dokumentów.
Przykład dla katalogu głównego C:\e-faktury\korekty e faktur\ Rok->Miesiąc->Rejestr, będzie wyglądał następująco:
C:\e-faktury\korekty e-faktury\2025\07\ KF_TOW_25_000020_4YN0PLX31.pdf
Opcje wysyłki są identyczne jak w konfiguracji e-Faktur. Po uzupełnieniu danych zalecane jest wykonanie testu wysyłki.
W definicji dokumentów korekt wartościowo-ilościowych sprzedaży dostępny jest parametr, w którym należy określić, czy system ma pytać o wysyłkę korekty e-Faktury Czy pytać o korektę e-Faktury.
Dostępne są opcje TAK, NIE, NIE GENERUJ omówione w punkcie I.4. W definicji dokumentu korekty wartościowo – ilościowej sprzedaży, podobnie jak w przypadku e-Faktur, możliwe jest wskazanie domyślnego wzorca dla korekt e-Faktur:
W momencie zatwierdzania korekty wartościowo – ilościowej sprzedaży przyciskiem OK, w zależności od konfiguracji rejestru następuje wysyłka korekty e-Faktury na wskazany w kartotece kontrahenta adres e-mail. Stanie się tak w przypadku pytania o wysyłkę lub brak pytania.
Jeżeli pytanie zostanie zatwierdzone przyciskiem TAK, automatycznie zostanie wygenerowany plik PDF, według ustawień globalnych lub przypisany do rejestru lub jeśli zaznaczona została opcja Pokaż załącznik przed wysłaniem, zostanie wyświetlony dokument w PDF. Ponadto, w zależności od tego czy ustawiona została opcja wysyłki, wysłany e-mail do kontrahenta. Należy pamiętać, że priorytetowe są ustawienia w definicji dokumentu i ustawienia dla kontrahenta, w stosunku do ustawień globalnych.
Przykład wysłanej korekty e-Faktury:
Temat i treść pochodzą z konfiguracji korekt e-Faktur. Dostępny jest również załącznik, dokument KF.
Wygenerowane korekty e-Faktur zostaną zapisane we wskazanym katalogu, skonfigurowanym w ustawieniach globalnych, np. struktura: rok, miesiąc, rejestr dokumentu, magazyn.
Wygenerowane pliki podpinane są automatycznie jako załączniki o typie LINK, pod dokumenty, z których powstały.
I. Prologi i epilogi w konfiguracji e-Faktur i korekt e-Faktur
Od wersji 3.62 istnieje możliwość sterowania, dopisywania funkcjonalności reagujących na wysyłkę e-Faktury do mechanizmu e-Faktur oraz korekt e-Faktur poprzez obsługę prologu i epilogu.
Na formularzach definicji e-Faktury i korekty e-Faktury dostępne są dwa przyciski: PROLOG oraz EPILOG. Jest to miejsce, w którym użytkownik może wprowadzić swój własny kod w języku VFP analogicznie jak w przypadku prologów i epilogów do dokumentów.
Kod wpisany pod przyciskiem PROLOG wykona się tuż przed generowaniem i wysyłką e-Faktury natomiast kod pod przyciskiem EPILOG, wykona się zaraz po zakończeniu tworzenia lub/ i wysyłki dokumentu.
Dzięki tej funkcjonalności możliwe jest pisanie kodu z wykorzystaniem zmiennej sterującej wzorcem lub każdy inny, którym możliwe jest warunkowanie wysłania e-Faktury lub też dokonujący operacji po wysłaniu takiej e-Faktury.
Warunkiem koniecznym dla powyższej funkcjonalności jest posiadanie modułu Środowisko rozszerzeń.
Podobnie jak w przypadku konfiguracji e-faktur uzupełniamy pola z adresem e-mail, hasła, port SMTP oraz UDW – pole, w którym wpisujemy adresy mailowe (kilka oddzielonych średnikiem), do których wysłanie zostanie ukryta kopia wiadomości e-mail poza tą, która idzie do głównego kontrahenta.
Kolejną funkcjonalnością jest mechanizm wysyłki korekt e-Faktury w trakcie tworzenia dokumentu. Aby uruchomić tą opcję, należy w definicji rejestru ustawić TAK w opcji Czy pytać o korektę e-Faktury?
Od tego momentu, wychodząc z dokumentu zostaniemy zapytani czy wygenerować
Korektę e-Faktury.
Jeżeli zatwierdzimy pytanie, automatycznie zostanie wygenerowany plik PDF (według ustawień globalnych lub przypisany do rejestru) oraz w zależności od tego czy ustawiliśmy opcję wysyłki – wysłany e-mail do kontrahenta (względem ustawień globalnych, priorytetowe są ustawienia w definicji dokumentu i ustawienia dla kontrahenta).
Po wysłaniu maila otrzymujemy komunikat o ilości stworzonych plików korekt-faktur oraz o ilości wysłanych maili – korekt e-faktur.
Wygenerowane korekty e-faktur zostają zapisane we wskazanym przez nas katalogu
(skonfigurowanym w ustawieniach globalnych) – (struktura – rok, miesiąc, rejestr dokumentu).
Wygenerowane pliki podpinane są automatycznie jako załączniki o typie LINK, pod dokumenty z których powstały.
Analogicznie do e-faktur w konfiguracji wysyłki korekt e-faktur mamy możliwość wskazania szablonu html (pliku html) oraz pliku html stopki, która będzie doklejana do pliku html maila. Aby mechanizm zadziałał w pliku treści maila HTML albo w szablonie musimy użyć wskaźnika <<stopka>>. W jego miejsce Hermes wklei zawartość pliku z opcji Stopka maila.