Delegacje

Wydrukuj dokument

Delegacje w dzisiejszych czasach na stałe wpisały się w życie zawodowe określonych grup pracowniczych, w związku z tym z przyjemnością prezentujemy naszym Klientom moduł systemu – Delegacje

Zgodnie z kodeksem pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zarówno pracodawcy jak i pracownicy mogą mieć wątpliwości czy problemy przy rozliczaniu delegacji, tak, więc nowa funkcjonalność na pewno rozjaśni i ułatwi pracę związaną z wyjazdami służbowymi.

Ogólne zasady i rodzaje delegacji

Kodeks pracy pozwala pracodawcom na dosyć swobodne ustalanie zasad dotyczących należności związanych z podróżą służbową. Należności jednak nie mogą być niższe niż te ustalone prawem pracy.

Postanowienia te zawiera się w regulaminie wynagradzania lub w układzie zbiorowym pracy bądź, gdy powyższe nie są spełnione, w umowie o pracę.

Rodzaje delegacji i diety:

Dieta jest kwotą przeznaczoną na pokrycie kosztów wyżywienia w czasie podróży, należną pracownikowi odbywającemu podróż służbową.

Obecnie (w roku 2023) wysokości diet kształtują się następująco:

Dieta za dobę podróży służbowej na obszarze kraju wynosi 9zł – czyli 20% diety pełnej (ryczałt za dojazdy)
Dieta pełna krajowa wynosi 45zł – porycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Nalicza się ją za czas trwania podróży, począwszy od rozpoczęcia, czyli wyjazdu, do zakończenia – powrotu z podróży służbowej.
Dieta 150% diety pełnej – 67,50zł – ryczałt za nocleg.

Delegacja krajowa:

Jeśli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę, wynosi:
Poniżej 8 godzin – dieta nie przysługuje
Od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety krajowej (22,50zł),
Ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości (45zł).
Jeśli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
Do 8 godzin – przysługuje połowa diety krajowej (22,50zł),
Ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości (45zł).

Co istotne, obowiązujące rozporządzenie uwzględnia możliwość pomniejszenia diety, jeśli pracownik będzie miał zapewnione częściowe wyżywienie i tak:

Śniadanie – dieta obniżona o 25% (11,25zł)
Obiad – dieta obniżona o 50 % (22,50zł)
Kolacja – dieta obniżona o 25 % (11,25zł)

Ryczałt samochodowy 2023 – limity przejazdów

Ustawa określa również limity kilometrów wykorzystywanych w jazdach lokalnych w ramach ryczałtu samochodowego. Limity te zależą od liczby mieszkańców i w 2023 r. wynoszą:
– 300 km – do 100 tys. mieszkańców,

– 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

– 700 km — ponad 500 tys. mieszkańców.

Limit dla pojazdów prywatnych używanych do celów służbowych w służbie leśnej to 1500 km.

Podstawa prawna: rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – Dz.U. z 2023 r. poz. 5

Pierwsze kroki z modułem Delegacje

Konfiguracja ryczałtu samochodowego i samochodu pracownika

Moduł Delegacji jest powiązany z modułem kadrowym, ale nie jest od niego uzależniony. W związku z tym konfigurację, w zależności od posiadanych modułów, możemy przeprowadzić dwojako.

Z modułem Kadry i Płace HR:

Jeśli w systemie znajduje się moduł Kadry i płace, wartości poniższych formularzy wypełniane w tym module, będą widoczne z poziomu modułu Delegacje.

Od 17 stycznia 2023 wzrosły maksymalne stawki za kilometrówkę w wykorzystaniu aut prywatnych do celów służbowych, wcześniej nie zmieniały się one od kilkunastu lat. W wyniku zmiany przepisów maksymalna wysokość powyższych stawek będzie wynosić:

dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89zł (wcześniej 0,5214 zł);
dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15zł (wcześniej 0,8358 zł);
dla motocykla – 0,69zł (wcześniej 0,2302 zł);
dla motoroweru – 0,42zł (wcześniej 0,1382 zł).

Stałe parametry płac – zakładka Ryczałt samochodowy

Kartoteka pracownika – przycisk Samochody pracownika

Bez modułu Kadry i Płace HR

Ustawienie dostępne z poziomu samego okna delegacji.

Przycisk Samochody umożliwia wybór samochodu przypisanego do pracownika, a Stawki za 1 km to nic innego jak możliwość zdefiniowania kwotowych stawek za 1 kilometr przebiegu.

UWAGA!!!
Ikonka samochody, pokazuje jedynie samochód przypisany do wybranego pracownika

Rodzaje delegacji

Z menu KASA/BANK – należy wybrać Rodzaje delegacji:

W rodzaju delegacji:

wpisujemy nazwę oraz unikalny symbol
decydujemy, jaka będzie numeracja roczna/ miesięczna
ustawiamy numer startowy oraz obowiązujący rok
możemy wprowadzić opis, jak również zaznaczyć, która z delegacji będzie domyślną, a w razie potrzeby odznaczyć rodzaj delegacji jako nieaktywny

Warto zapamiętać, że jeśli dany rodzaj delegacji mamy już użyty w dokumencie, po wejściu w edycję rodzaju delegacji pojawi nam się poniższy komunikat.

czyli nie będzie można zmienić wartości zaznaczonych elementów

Konfiguracja stawek diety

Kolejnym etapem jest konfiguracja stawek diety. Wskazujemy, dla jakiego rodzaju delegacji, w jakim okresie i dla jakich zakresów godzinowych obowiązują wskazane stawki diet. Należy pamiętać o wskazywaniu właściwego okresu obowiązywania, bo jeśli rozliczana delegacja znajdzie się poza zakresem obowiązywania stawek, będzie to skutkowało brakiem wyliczenia delegacji.

Jak wypełnić formularz delegacji

Jeśli już mamy skonfigurowane niezbędne informacje, możemy przystąpić do rozliczania delegacji.

W pierwszej kolejności wskazujemy rodzaj delegacji. Jeśli mamy rodzaj domyślny, zostanie ustawiony z automatu. Następnie wskazujemy pracownika, dla którego, będzie rozliczana delegacja.

Kolejny etap to wybranie, gdzie był wyjazd i w jakim celu. W obydwu przypadkach jest możliwość samodzielnego budowania słownika, poprzez dodanie nowych pozycji.

Etap uzupełniania daty wyjazdu – okres OD-DO.

W przypadku braku przypisanego w module KiP HR samochodu do pracownika i stawek to możemy to zrobić w opcjach
Jeżeli pracownik pobiera zaliczki na wyjazd, możemy wskazać kwotę zgłoszoną, wskazać KW, na podstawie, którego zaliczka została wypłacona. Kwota z KW automatycznie pojawia się w polu Zatwierdzono zaliczkę oraz Pobrano zaliczkę.

Następnie wskazujemy miejscowość, datę oraz godzinę zarówno wyjazdu jak i przyjazdu i wybieramy środek lokomocji, jaki został wykorzystany do wyjazdu służbowego.

Jeżeli wybierzemy jako środek lokomocji samochód i klikniemy w przycisk system automatycznie wyliczy ilość km
System automatycznie wyliczy również koszty przejazdu po naciśnięciu w ikonę . Nie dotyczy to samochodów służbowych, w tym przypadku ikona będzie wyszarzona.

Środki lokomocji

Po wybraniu przycisku dotyczącego środków lokomocji pojawia nam się tabela, która zawiera:

- Samochody służbowe i prywatne, motocykl, motorower przypisane do pracownika, dla którego wystawiamy delegacje,
- Inne środki lokomocji, czyli inne środki transportu, które zdefiniujemy np. autobus, pociąg. Raz zdefiniowane inne środki lokomocji, będą widoczne dla wszystkich pracowników,
- Jeśli chcemy dodać nowy środek transportu, należy Dodać w środkach lokomocji nową pozycje,
- Następnie za pomocą selektora wybieramy, jaki rodzaj środka chcemy wprowadzić.Jeśli pracownik, ma przypisany samochód na wcześniejszym etapie konfiguracji, wówczas pojawi się w tabeli Pojazdy
- Należy zauważyć, że po wdrożeniu modułu, przy kolejnych wyjazdach na danego pracownika, proces tworzenia delegacji będzie szybszy, ze względu na już uzupełnione dane dotyczące środków lokomocji. Wówczas, po wskazaniu środka lokomocji, pojawi nam się lista dostępnych środków lokomocji dla danego pracownika.
- W celu podsumowania godzin i obliczenia diet, należy skorzystać z opcji zaznaczonej poniżej
- Poza niezbędnymi danymi dotyczącymi wyjazdu i środków lokomocji, system umożliwia wprowadzenie szeregu danych dodatkowych związanych z wyjazdami służbowymi np. dotyczących ryczałtu na przejazdy lub noclegi, które są uwzględniane przy rozliczaniu delegacji.
- Jest również możliwość wyłączenia danych z obliczeń automatycznie wyliczonej stawki diety, poprzez zastosowanie znacznika ZABLOKUJ. Po wpisaniu wartości i zaznaczeniu, system rozliczy delegacje, uwzględniając tylko pole Diety.
Z poziomu delegacji możemy wygenerować dokument IN/IZ.

Po wygenerowaniu IN/IZ, po wejściu w tryb Pokaż pojawia się poniższy komunikat.

Po kliknięciu w NIE formularz delegacji jest jedynie do podglądu,