Plan sprzedaży

Plan sprzedaży – wprowadzenie

Plan sprzedaży jest dokumentem w programie humansoft HermesSQL i Corax służącym do wyznaczania planów sprzedaży oraz wyliczania wykonania planu pod kątem obrotów całej firmy lub przedstawicieli handlowych.

Plan umożliwia wprowadzanie danych w zależności od strategii firmy. Użytkownik decyduje o wybranych opcjach podczas konfiguracji, za pomocą której na formularzu możliwe jest prowadzenie danych w różnych przekrojach, np. na handlowca wartościowo, na handlowca wg poszczególnych grup artykułów lub na jeden artykuł, na grupę kontrahentów lub na wybranego kontrahenta.

Dane z planu sprzedaży mogą być wykorzystywane w aplikacji Controling Sprzedaży dla systemu QlikView.

 

Konfiguracja

Plan sprzedaży dostępny jest w menu Analizy -> Plany sprzedaży.

Plan sprzedaży jest dokumentem, który konfigurujemy w definicjach dokumentów – rejestr PS.

 

 

W definicji dokumentu można określić rodzaj planu sprzedaży: miesięczny, kwartalny lub roczny.

Przy dodawaniu planu sprzedaży należy wskazać konfigurację. W programie dostępna jest fabryczna, która nie podlega edycji i obejmuje wszystkie dokumenty sprzedaży wraz z korektami, jak również wszystkie opcje dodawania pozycji, co jest zgodne z ustawieniami uwzględnianymi w Controlingu Sprzedaży (QlikView).

Użytkownik może również stworzyć własną definicję, która będzie zawierała następujące informacje:

1. Symbol
2. Nazwę
3. Opcje dodawania pozycji (opcje będą dostępne podczas dodawania pozycji planu):
   • Artykuł
   • Kontrahent
   • Handlowiec
   • Grupa artykułów
   • Grupa kontrahentów
4. Rejestry – wszystkie dokumenty F oraz KF lub wybór tych, które będą brane pod uwagę podczas liczenia realizacji.

 

Tworzenie planu sprzedaży

Plan sprzedaży jest dokumentem, zawierającym w nagłówku standardowe informacje, analogiczne do innych dokumentów występujących w systemie.

Podstawowe dane to:

• numer dokumentu,
• rok, którego plan dotyczy,
• data zatwierdzenia (pole wypełniane automatycznie po zmianie statusu),
• status,
• nazwa,
• konfiguracja (domyślnie jest fabryczna),
• opis

Uwaga!
Przy dodawaniu nowego dokumentu, domyślnie podpowiadany jest kolejny rok, z podziałem na miesiące.

W zależności od wybranej konfiguracji, do wyboru mamy cztery fabryczne widoki pozycji:

• Pozycje planu sprzedaży
• Handlowcy
• Grupy artykułów
• Grupy kontrahentów

Oprócz standardowego widoku pozycji, dostępne są przyciski:

• Pozycje, który umożliwia wyświetlenie zawartości w postaci Pivotgrida.
• Przelicz realizację, umożliwiający przeliczenie wartości zrealizowanej sprzedaży.

Do wprowadzenia pozycji planu służy formularz pozycji:

W zależności od wybranej konfiguracji, należy wskazać odpowiednie opcje dla przedstawiciela handlowego.

Pozycje można zdefiniować na:

• Wybraną grupę artykułów,
• Jeden artykuł,
• Obrót ze wskazaną grupą kontrahentów,
• Obrót z jednym kontrahentem.

Uwaga!
Obrót wyrażony jest jako wartość netto sprzedaży lub sprzedana ilość.

W zależności od wybranych opcji, można uzupełniać odpowiednie kolumny w tabeli z wartościami na poszczególne miesiące. W przypadku wybrania jednego artykułu można wpisać ilość oraz planowaną cenę sprzedaży, a także planowane koszty. System sam wylicza wtedy planowaną marżę oraz koszt jednostkowy i planowaną wartość sprzedaży.

W przypadku grupy, wprowadzanie danych jest możliwe bezpośrednio na tabeli, bez konieczności wpisywania na poszczególne miesiące. Można uzupełnić planowaną wartość sprzedaży – w tym przypadku cena zostaje ustawiona na wartość a za ilość przyjmowana jest wartość 1.0.

Plan zakupów

Wprowadzenie

Plan zakupów jest dokumentem służącym do wyznaczania planów zakupów oraz wyliczania wykonania planu pod kątem obrotów firmy.

Konfiguracja

Plan zakupów dostępny jest w menu Analizy -> Plany zakupów.

Plan zakupów jest dokumentem, który można skonfigurować w definicjach dokumentów – rejestr PX.

W definicji dokumentu można określić rodzaj planu zakupów: miesięczny, kwartalny lub roczny.

Przy dodawaniu planu zakupów należy wskazać konfigurację.

W programie dostępna jest domyślnie FABRYCZNA konfiguracja, która nie podlega edycji i obejmuje wszystkie dokumenty zakupów wraz z korektami, jak również wszystkie opcje dodawania pozycji.

Użytkownik może również stworzyć własną definicję, która będzie zawierała następujące informacje:

• Symbol
• Nazwę
• Opcje dodawania pozycji (opcje będą dostępne podczas dodawania pozycji planu): Artykuł, Kontrahent, Grupa artykułów,  Grupa kontrahentów
• Rejestry – wszystkie dokumenty FZ oraz KZ lub wybór tych, które będą brane pod uwagę podczas liczenia realizacji.

Tworzenie planu zakupów

Plan zakupów jest dokumentem, zawierającym w nagłówku standardowe informacje, analogiczne do innych dokumentów występujących w systemie.

Podstawowe dane to:

• Rejestr
• numer dokumentu,
• rok, którego plan dotyczy,
• data zatwierdzenia (pole wypełniane automatycznie po zmianie statusu),
• status,
• nazwa,

UWAGA!!!

Przy dodawaniu nowego dokumentu, domyślnie podpowiadany jest kolejny rok.

 

W zależności od wybranej konfiguracji, do wyboru dostępne są trzy fabryczne widoki pozycji:

• Pozycje planu zakupów
• Grupy artykułów
• Grupy kontrahentów

Oprócz standardowego widoku pozycji, dostępne są przyciski:

• Pozycje, który umożliwia wyświetlenie zawartości w postaci Pivotgrida.
• Przelicz realizację, umożliwiający przeliczenie wartości zrealizowanych zakupów.

 

Do planu zakupów dodane zostały fabryczne wzorce wydruku:

• PX_NAGL – Plan zakupów nagłówek – miesięczny
• PX_NAGLK – Plan zakupów nagłówek – kwartalny
• PX_ROK – Plan zakupów nagłówek – roczny

 

W zależności od rodzaju planu zakupu należy wybrać odpowiedni wzorzec wydruku.

Gdy wybrany zostanie nieodpowiedni wzorzec wydruku – pojawi się stosowny komunikat.

Do wprowadzenia pozycji planu służy formularz pozycji:

Pozycje można zdefiniować na:

• Wybraną grupę artykułów,
• Jeden artykuł,
• Obrót ze wskazaną grupą kontrahentów,
• Obrót z jednym kontrahentem.

 

UWAGA!!!

Obrót wyrażony jest jako wartość netto zakupu lub zakupiona ilość.

W zależności od wybranych opcji, można uzupełniać odpowiednie kolumny w tabeli z wartościami na poszczególne miesiące. W przypadku wybrania jednego artykułu można wpisać ilość oraz planowaną cenę zakupu, a także planowane koszty. System sam wylicza wtedy planowaną marżę oraz koszt jednostkowy i planowaną wartość zakupu.

W przypadku grupy, wprowadzanie danych jest możliwe bezpośrednio na tabeli, bez konieczności wpisywania na poszczególne miesiące. Można uzupełnić planowaną wartość zakupu – w tym przypadku cena zostaje ustawiona na wartość a za ilość przyjmowana jest wartość 1.0.

Możliwy jest podgląd pozycji planu zakupów w formie tabeli i wykresu.

Wykres:

Dostępne są trzy widoki fabryczne dla planu zakupów:

• Pozycje planu zakupów
• Grupa artykułów fabryczny
• Grupa kontrahentów fabryczny

W zależności od widoku możliwy jest podgląd na inne kolumny.

Np. widok grupa artykułów

Widok grupa kontrahentów

Na liście planów zakupów dostępna jest możliwość wydrukowania zestawienia – fabryczny wzorzec wydruku: PLANZAK.

Analizy statystyczne

Analizy statystyczne pozwalają śledzić pewne wielkości zmieniające się w czasie.

Do tych wielkości należą:

• sprzedaż
• zakup towarów

Po wybraniu opcji Analizy statystyczne pojawia się poniższe okno.

Rodzaj analizy

Wybór rodzaju analizy:

• analiza sprzedaży
• analiza zakupu towarów

Okres

Wskazanie okresu za jaki mają być analizowane dokumenty.

Odstęp czasowy

Podanie odstępu czasowego w jakim prezentowane będą dane wynikowe analizy. Parametr ten grupuje wynik analizy w podokresy. Odstępem czasowym może być:

• dzień
• tydzień
• miesiąc
• kwartał.

Jakie odstępy czasowe będą dostępne zależy od okresu analizy. Jeżeli okresem jest miesiąc to odstępy czasowe mogą być tylko: dzień, tydzień.

Przyciskiem Wykonaj uruchamiamy obliczenie analizy.

Wyniki analiz można przenieść do arkusza kalkulacyjnego Excel  przyciski Eksport do Excela, gdzie można je przedstawić w postaci graficznych  wykresów.

Wyniki analiz można wydrukować korzystając z przycisku Drukuj.

W analizach statystycznych przydatna jest też funkcja Podsumowania tabeli . Pozwala ona np. posumować sprzedaż w całym wskazanym okresie, gdzie w tabeli informacje te rozbite są na poszczególne odstępy czasowe.

Analiza sprzedaży

W opcji tej analizujemy sprzedaż w wybranym okresie. Do analizy brane są:

• dokumenty sprzedaży (F)
• korekty sprzedaży (KF).

Po wybraniu przycisku Wykonaj dla analizy sprzedaży pojawia się lista dodatkowych parametrów pozwalająca ją uszczegółowić.

Analizę sprzedaży można ograniczyć do:

• jednego oddziału
• jednego magazynu
• artykułu o wybranym symbolu lub grupie artykułów o symbolu
  zaczynającym się od podanych znaków
• typu artykułu – możliwość wyboru produktu, usługi lub pozycji księgowej
• rodzaju produktu – wybieramy czy ma być to towar, wyrób, surowiec/materiał, opakowanie czy odpad
• wyrobów jednego producenta
• grupy artykułów
• towarów od wskazanego dostawcy
• jednego odbiorcy, a w szczególności jednego z jego oddziałów
• grupy kontrahentów
• handlowca (przedstawiciela handlowego)
• centrum kosztowego.

W wyniku analizy otrzymuje się tabelę z następującymi danymi:

Okres

Okres analizy w podziale na wybrane odstępy czasowe

Sprzedaż netto

Wartość sprzedaży netto w poszczególnych odstępach czasu.

Sprzedaż brutto

Wartość sprzedaży brutto w poszczególnych odstępach czasu.

Marża

Wartość uzyskanej marży w odpowiednich odstępach czasu. Marżę program wylicza odejmując od wartości sprzedaży netto wartość rozchodu w cenach zakupu. Jeżeli wśród dokumentów sprzedaży są dokumenty bez wydania towaru i nie są one połączone w odpowiednimi dokumentami WZ ( Patrz rozdział Sprzedaż -> Rozliczenie wydań) to wartość marży będzie zawyżona.

Analiza zakupu towarów

W opcji tej analizujemy zakup towarów w wybranym okresie. Do analizy brane są:

• dokumenty zakupu towarów (FZ)
• korekty zakupu towarów (KZ).

Po wybraniu przycisku Wykonaj dla analizy zakupu pojawia się lista dodatkowych parametrów pozwalająca ją uszczegółowić.

Analizę zakupu można ograniczyć do:

• jednego oddziału
• jednego magazynu
• towarów od wskazanego dostawcy.

W wyniku analizy otrzymuje się tabelę z następującymi danymi:

Okres

Okres analizy w podziale na wybrane odstępy czasowe

Wartość zakupu netto

Wartość netto zakupu towarów w poszczególnych odstępach czasu.

Analizy porównawcze

Analizy porównawcze pozwalają porównać pewne wielkości w różnych okresach. Do tych wielkości należą:

• obroty z dostawcami
• obroty z odbiorcami
• obroty handlowców.

Po wybraniu opcji Analizy porównawcze pojawia się poniższe okno.

Rodzaj analizy

Wybór rodzaju analizy:

• obroty z dostawcami
• obroty z odbiorcami
• obroty handlowców.

Okres analizy

Wskazanie okresu za jaki ma być wykonana analiza..

Okres porównawczy

Wskazania okresu , z którym chcemy porównać otrzymane wyniki.

Przyciskiem Wykonaj uruchamiamy obliczenie analizy.

Wyniki analiz można przenieść do arkusza kalkulacyjnego Excel – przyciski Eksport do Excela, gdzie można je przedstawić w postaci graficznych  wykresów.

Wyniki analiz można wydrukować korzystając z przycisku Drukuj.

W analizach porównawczych przydatna jest też funkcja Podsumowania tabeli . Pozwala ona np. posumować obroty wszystkich odbiorców, gdzie w tabeli informacje te rozbite są na poszczególnych kontrahentów.

Obroty z dostawcami

W opcji tej porównywane są obroty z dostawcami w dwóch wybranych okresach. W analizie biorą udział wyłącznie kontrahenci o typie:

• dostawca
• dostawca i odbiorca
• Patrz Kartoteki -> Kontrahenci.

Analizie polegają wszystkie:

• dokumenty zakupu (FZ)
• korekty zakupu (KZ)

zarejestrowane na tych kontrahentów.

Po wybraniu przycisku Wykonaj dla obrotów z dostawcami pojawia się lista dodatkowych parametrów pozwalająca ją uszczegółowić.

Analizę obrotów z dostawcami można ograniczyć do:

• jednego województwa
• jednej miejscowości
• wybranej grupy kontrahentów
• jednego magazynu.

W wyniku analizy otrzymujemy tabelę z następującymi danymi:

Symbol i skrót nazwy dostawcy

Dane dostawcy, z którym nastąpiły obroty przynajmniej w jednym z wybranych okresów.

Obrót netto

Obrót netto z dostawcą w okresie analizowanym.

Obrót w okresie porównawczym

Obrót netto z dostawcą w okresie porównawczym.

Wzrost

Procentowy wzrost (wartość dodatnia) lub spadek (wartość ujemna) wielkości obrotu. Jeżeli w okresie porównawczym obroty były zerowe pole Wzrost jest puste.

Miejscowość i Nazwa dostawcy

Dodatkowe informacje o dostawcy.

Obroty z odbiorcami

W opcji tej porównujemy obroty z odbiorcami w dwóch wybranych okresach. Analiza wykonywane jest dla kontrahentów o typie

• odbiorca
• dostawca i odbiorca.

Do analizy brane są wszystkie:

• dokumenty sprzedaży (F)
• korekty sprzedaży (KF)

wystawione na tych kontrahentów.

Po wybraniu przycisku Wykonaj dla obrotów z odbiorcami pojawia się lista dodatkowych parametrów pozwalająca ją uszczegółowić.

Analizę obrotów z dostawcami można ograniczyć do:

• jednego województwa
• jednej miejscowości
• wybranej grupy kontrahentów
• jednego magazynu.

W wyniku analizy otrzymujemy tabelę z następującymi danymi:

Symbol i skrót nazwy odbiorcy

Dane odbiorcy, z którym nastąpiły obroty przynajmniej w jednym z wybranych okresów.

Obrót netto

Obrót netto z odbiorcą w okresie analizowanym.

Obrót w okresie porównawczym

Obrót netto z odbiorcą w okresie porównawczym.

Wzrost

Procentowy wzrost (wartość dodatnia) lub spadek (wartość ujemna) wielkości obrotu. Jeżeli w okresie porównawczym obroty były zerowe pole Wzrost jest puste.

Miejscowość i Nazwa odbiorcy

Dodatkowe informacje o odbiorcy.

Obroty handlowców

W opcji tej porównujemy obroty handlowców (pracowników), zdefiniowanych w programie w opcji Kartoteki -> Pracownicy, w dwóch wybranych okresach.

Do analizy brane są wszystkie:

• dokumenty sprzedaży (F)
• korekty sprzedaży (KF)

na których przypisano handlowców.

 

Przed wybraniem przycisku Wykonaj, możemy skorzystać z dostępnych parametrów pozwalających uszczegółowić analizę.

Analizę obrotów handlowców można ograniczyć do:

• artykułu o wybranym symbolu
• towarów od wskazanego dostawcy
• wyrobów jednego producenta
• artykułów należących do wybranej grupy
• towarów od wskazanego dostawcy.

W wyniku analizy otrzymujemy tabelę z następującymi danymi:

Nazwa handlowca

Dane handlowca, który wykazał obroty przynajmniej w jednym z wybranych okresów.

Sprzedaż netto

Wartość sprzedaży netto dokonanej przez handlowca w okresie analizowanym.

Sprzedaż brutto

Wartość sprzedaży brutto dokonanej przez handlowca w okresie analizowanym

Marża

Wyliczona marża uzyskana na sprzedaży zrealizowanej przez danego handlowca.

Analizy chodliwości

Opcja ta analizuje chodliwości sprzedawanego towaru prezentując m.in. sprzedaną ilość czy uzyskaną na sprzedaży marżę.

Analizie podlegają towary z następujących dokumentów:

• dokumenty sprzedaży (F)
• korekty sprzedaży (KF).

Marżę program wylicza odejmując od wartości sprzedaży netto wartość rozchodu w cenach zakupu. Jeżeli wśród dokumentów sprzedaży są dokumenty bez wydania towaru i nie są one połączone w odpowiednimi dokumentami WZ

• Patrz  Sprzedaż -> Rozliczenie wydań

to wartość marży będzie zawyżona.

Parametry analizy

Po wybraniu opcji Analiza chodliwości pojawia się okno z parametrami.

Okres……………………….. wybór okresu za jaki ma być analizowana sprzedaż

Artykuł o symbolu…… wybór do analizy towaru tylko o wskazanym  symbolu lub tylko grupy towarów o symbolu zaczynającym się od podanych znaków

Dostawca…………………. wybór towarów od wskazanego dostawcy

Uwaga. Nie chodzi tu o towary pochodzące wyłącznie z dostaw jednego dostawcy, lecz o towar, którego dostawcą jest dany kontrahent. Np. jeżeli towar jest kupowany u dwóch dostawców, analiza jego chodliwości dla każdego z nich wykaże taką samą kwotę.

Odbiorca………………….. wybór towarów sprzedanych wskazanemu odbiorcy

Oddział odbiorcy…….. sprzedaż do jednego z oddziałów odbiorcy

Oddział…………………….. wybór towarów sprzedanych w oddziale Użytkownika

Magazyn………………….. wybór towarów z jednego magazynu

Województwo………….. sprzedaż we wskazanym województwie

Miejscowość…………….. sprzedaż we wskazanej miejscowości

Marża ……………………wybór do analizy artykułów o marży: równej zero, niezerowej, marży poniżej lub marży powyżej. W ostatnich trzech przypadkach należy podać kwotę marży.

Producent ……………….. wybór towarów od wskazanego producenta.

Grupa artykułów……..wybór do analizy towaru tylko ze wskazanej grupy artykułów

Grupa kontrahentów. wybór towarów sprzedanych wskazanej grupie kontrahentów

Grupuj według…………. wskazanie według jakiego parametru mają być pogrupowane wyniki analizy:

• Nie grupuj – pozycjami analizy będą poszczególne towary
• Producenta – pozycjami analizy będą producenci i zsumowane dane o sprzedaży towarów tych producentów
• Magazynu – pozycjami analizy będą magazyny i zsumowane dane o sprzedaży towarów z tych magazynów

Centrum kosztowe…… wybór centrum kosztowego

Po wybraniu przycisku Wykonaj generowany jest wynik analizy wg podanych parametrów.

Wynik analizy

Analiza chodliwości bez grupowania

Jeżeli nie ustawiono grupowania danych to tabela wynikowa wygląda jak poniżej.

Każdy wiersz analizy zawiera standardowo poniższe informacje.

Symbol i nazwa artykułu

Dane przeanalizowanego towaru.

Marża

Wyliczona marża uzyskana ze sprzedaży towaru.

Marżę program wylicza odejmując od wartości sprzedaży netto wartość rozchodu w cenach zakupu. Jeżeli wśród dokumentów sprzedaży są dokumenty bez wydania towaru i nie są one połączone w odpowiednimi dokumentami WZ

• Patrz  Sprzedaż -> Rozliczenie wydań

to wartość marży będzie zawyżona.

Ilość

Ilość sprzedanego towaru.

Procentowy udział  w marży

Udział marży uzyskanej ze sprzedaży danego artykułu, w całej marży uzyskanej ze sprzedaży wszystkich artykułów, które wystąpiły w analizie.

Marża procentowo

Średnia procentowa marża sprzedanego towaru.

Dodatkowo do analizy można dodać kolumny z następującymi wartościami:

 

Wartość netto

wartość sprzedaży netto dla danego towaru.

Wartość brutto

wartość sprzedaży brutto dla danego towaru.

Wartość w cenie zakupu

wartość sprzedaży w cenie zakupu dla danego towaru.

Wyniki analiz można przenieść do arkusza kalkulacyjnego Excel – opcja Narzędzia -> Eksport danych, gdzie można je przedstawić w postaci graficznych  wykresów.

Wyniki analiz można wydrukować korzystając z opcji Drukuj .

W analizach chodliwość przydatna może być funkcja Podsumowania tabeli . Pozwala ona np. posumować ilość czy sprzedaż netto w całej tabeli.

Analiza chodliwości z grupowaniem

Jeżeli ustawiono grupowanie danych np. wg magazynu to tabela wynikowa wygląda jak poniżej.

Wynik analizy nie prezentuje kolumny Ilość, ale można ją we własnym zakresie dodać do tabeli. Ma to sens tylko w przypadku gdy sprzedajemy towaru w jednej jednostce miary np. tylko w sztukach.

Operacje dla analizy chodliwości

Wybierając opcję Operacje dla Analizy chodliwości można:

• zobaczyć Podsumowanie zawierające pola

Suma marży w wybranym okresie i magazynie

Pole tylko do odczytu – zawiera sumę marż prezentowanych w tabeli.

Suma marży w tabeli

Pole tylko do odczytu – zawiera sumę marży uzyskanej ze sprzedaży artykułów w wybranym przez Użytkownika okresie. W stosunku do zawartości tego pola obliczana jest zawartość kolumny Proc.udział w marży tabeli.

• Patrz rozdział Kartoteki -> Artykuły

Analizy faktur zaliczkowych

Analiza ta ma na celu kontrolę faktur zaliczkowych. Nie jesteśmy w stanie tego rodzaju analizy przeprowadzić z poziomu dokumentów sprzedaży, ani od strony rozrachunków. W związku z tym stworzyliśmy odrębna opcję, która pozwala w prosty i szybki sposób wyfiltrować niezbędne informacje na temat stanu faktur zaliczkowych.

Parametry analizy

Po wybraniu opcji Analiza faktur zaliczkowych pojawia się okno z parametrami.

Okres……………………….. wybór okresu za jaki mają być analizowane faktury zaliczkowe

Rejestr……………………… wybór dokumentów z określonego rejestru.

Kontrahent………………. wybór faktur zaliczkowych wskazanego kontrahenta

Rozliczenie………………. wybór warunku według, którego chcemy dokonać analizy. Mamy możliwość wskazania jednego z poniższych warunków:

• wszystkie faktury zaliczkowe
• faktury zaliczkowe rozliczone/nierozliczone
• faktury zaliczkowe z miesiąca….201Xr. nie rozliczone w tym miesiącu
• faktury zaliczkowe z poprzednich miesięcy rozliczone w miesiącu …..201X r.

Po określeniu parametrów i wybraniu przycisku Wykonaj generowany jest wynik analizy wg podanych parametrów.

Wynik analizy

W wyniku analizy otrzymujemy tabelę z następującymi danymi:

Każdy wiersz analizy zawiera poniższe informacje.

Nr faktury zaliczkowej

Kontrahent………………………Skrót nazwy kontrahenta

Nr zamówienia………………….               Nr zamówienia, którego dotyczy faktura zaliczkowa

Data zaliczki……………………..             Data faktury zaliczkowej

Wartość zaliczki…………………             Wartość faktury zaliczkowej

Nr faktury rozliczającej…………             Faktura rozliczająca daną zaliczkę

Data rozliczenia………………….             Data faktury rozliczającej

Wartość rozliczenia……………..             Kwota zaliczki jaka została już rozliczona

Obroty z dostawcami

W opcji tej analizowane są obroty z dostawcami. W analizie biorą udział wyłącznie kontrahenci o typie:

• dostawca
• dostawca i odbiorca.
• Patrz Kartoteki -> Kontrahenci.

Do analizy brane są wszystkie:

• dokumenty zakupu (FZ)
• korekty zakupu (KZ)

zarejestrowane na tych kontrahentów.

Parametry analizy

Po wybraniu opcji Obroty z dostawcami pojawia się okno parametrów.

Okres……………………….. wybór okresu za jaki mają być analizowane obroty

Miejscowość…………….. obroty dostawców ze wskazanej miejscowości

Grupa kontrahentów……….. obroty dostawców należących do wskazanej grupy kontrahentów

Województwo………….. obroty dostawców ze wskazanego województwa

Magazyn………………umożliwia wybór magazynu

Obrót……………………….. możliwość podania wysokości obrotu powyżej, którego mają być zaprezentowane obroty z dostawcami

Po wybraniu przycisku Wykonaj generowany jest wynik obrotów wg podanych parametrów.

Wynik analizy

W wyniku analizy użytkownik otrzymuję tabelę z następującymi danymi:

Każdy wiersz analizy zawiera poniższe informacje.

Symbol dostawcy……………………… Symbol dostawcy.

Nazwa dostawcy…………………Nazwa dostawcy

Obrót netto………………………………. Wyliczony obrót netto z danym dostawcą.

Obrót brutto…………………………….. Wyliczony obrót brutto z danym dostawcą.

Miejscowość…………………………….. Dodatkowe informacje o dostawcy.

Ulica………………………ulica dostawcy

Kod……………………….. kod pocztowy dostawcy

Przedstawiciel………. imię i nazwisko osoby będącej przedstawicielem dostawcy (główna osoba do kontaktu)

• Patrz rozdział Kartoteki -> Kontrahenci

Wyniki analiz można przenieść do arkusza kalkulacyjnego Excel – opcja Narzędzia -> Eksport danych, gdzie można je przedstawić w postaci graficznych  wykresów.

Wyniki analiz można wydrukować korzystając z opcji Drukuj .

W analizach chodliwość przydatna może być funkcja Podsumowania tabeli . Pozwala ona np. posumować obrót netto ze wszystkimi dostawcami.

Operacje dla obrotów z dostawcami

Wybierając opcję Operacje dla Obrotów z dostawcami można:

– wydrukować Etykiety adresowe dla dostawców, których obroty prezentowane są w tabeli. Opcję tę można wykorzystać np. w celu wysłania informacji o zmianie siedziby firmy.

– przypisać wynik analizy do wskazanej grupy kontrahentów przy użyciu funkcji Przydziel kontrahentów do grupy.

Obroty z odbiorcami

W opcji tej analizowane są obroty z odbiorcami. W analizie biorą udział wyłącznie kontrahenci o typie:

• odbiorca
• dostawca i odbiorca.
• Patrz  Kartoteki -> Kontrahenci.

Do analizy brane są wszystkie:

• dokumenty sprzedaży (F)
• korekty sprzedaży (KF)

wystawione dla tych kontrahentów.

Parametry analizy

Po wybraniu opcji Obroty z odbiorcami pojawia się okno parametrów.

Okres…………………………… wybór okresu za jaki mają być analizowane obroty

Miejscowość……………….. obroty odbiorców ze wskazanej miejscowości

Województwo……………… obroty odbiorców ze wskazanego województwa

Trasa…………………………… obroty odbiorców, którzy mają przypisaną wskazaną trasę

Magazyn……………………… obroty odbiorców ze wskazanego magazynu

Grupa kontrahentów….. obroty dostawców należących do wskazanej grupy kontrahentów

Obrót ………………………. …możliwość podania wysokości obrotu powyżej,
którego mają być zaprezentowane obroty z
dostawcami lub obrotu zerowego

Marża ………………………..wybór do analizy artykułów o marży: równej zero,
niezerowej,  marży powyżej lub marży powyżej. W
ostatnich trzech przypadkach należy podać kwotę
marży.

Centrum kosztowe……… wybór centrum kosztowego

Po wybraniu przycisku Wykonaj generowany jest wynik obrotów wg podanych parametrów.

Wynik analizy

W wyniku analizy użytkownik otrzymuję  tabelę z następującymi danymi:

Każdy wiersz analizy zawiera poniższe informacje.

Symbol i skrót nazwy odbiorcy.. Dane odbiorcy.

Obrót netto………………………………. Wyliczony obrót netto z danym odbiorcą.

Marża……………………………………….. Wyliczona marża uzyskana na sprzedaży dla danego odbiorcy.

Marżę program wylicza odejmując od wartości sprzedaży netto wartość rozchodu w cenach zakupu. Jeżeli wśród dokumentów sprzedaży są dokumenty bez wydania towaru i nie są one połączone w odpowiednimi dokumentami WZ

to wartość marży będzie zawyżona.

Obrót brutto…………………………….. Wyliczony obrót brutto z danym odbiorcą.

Miejscowość ……………………………. Dodatkowe informacje o odbiorcy.

Dodatkowo do analizy można dodać kolumny z następującymi informacjami:

Ulica …………………….. ulica odbiorcy

Kod ………………………. kod pocztowy odbiorcy

Przedstawiciel ……… imię i nazwisko osoby będącej przedstawicielem odbiorcy (główna osoba do kontaktu)

• Patrz  Kartoteki -> Kontrahenci

Wyniki analiz można przenieść do arkusza kalkulacyjnego Excel – opcja Narzędzia -> Eksport danych, gdzie można je przedstawić w postaci graficznych  wykresów.

Wyniki analiz można wydrukować korzystając z opcji Drukuj .

W analizach chodliwość przydatna może być funkcja Podsumowania tabeli . Pozwala ona np. posumować obrót netto ze wszystkimi odbiorcami.

Operacje dla obrotów z odbiorcami

Wybierając opcję Operacje dla Obrotów z odbiorcami można:

– wydrukować Etykiety adresowe dla odbiorców, których obroty prezentowane są w tabeli. Opcję tę można wykorzystać np. w celu wysłania informacji o zmianie siedziby firmy, czy w przypadku wysyłki życzeń świątecznych.

– przypisać wynik analizy do wskazanej grupy kontrahentów przy użyciu funkcji Przydziel kontrahentów do grupy.  Przypisany jest cały wynik analizy, który można zawęzić odpowiednio ustalając wstępne parametry analizowanych danych. Np. można wyselekcjonować grupę klientów, których obrót przekracza 20 000 PLN miesięcznie i przypisać ich do nowej grupy kontrahentów wg struktury drzewa.

Majątek obrotowy firmy

Zestawienie to prezentuje podstawowe składniki majątku obrotowego kontrolowane przez program.

Majątek obrotowy firmy obliczany jest na podstawie:

• zapasu w magazynach,
• stanu gotówki w kasach,
• stanu na rachunkach bankowych,
• bieżących należności,
• bieżących zobowiązań.

Jeżeli prowadzimy kasy, rachunki bankowe czy rozrachunki walutowe  to po uruchomieniu opcji Majątek firmy program zapyta o tabelę kursów, wg której wartości walutowe zostaną przeliczone na PLN. W tabeli kursów powinny być zawarte kursy wszystkich walut jakie wystąpiły na rozrachunkach.

Zestawienie to daje dobre rezultaty, jeśli poprawnie wykorzystujesz rozrachunki. Np. wypłata pieniędzy z kasy do banku nie zmieni stanu majątku firmy, jeśli właściwe KW trafi na rozrachunki. Wówczas zmniejszony zostaje stan kasy, ale powiększony będzie stan należności.

Selektorem Zapas w magazynach w cenie ustalamy rodzaj ceny, wg której obliczana jest wartość towarów w magazynach.

Zestawienie można wydrukować korzystając z przycisku Drukuj.

Uzgodnienie sald z KH

Opcja ta adresowana jest do tych Użytkowników, którzy korzystają z modułu Księga Handlowa systemu.

Pozwala ona w jednym miejscu zebrać informacje o wartościach podlegających ewidencji księgowej powstałych we wskazanym okresie. Wartości te powinny być porównywane w odpowiednimi zapisami na kontach w Księdze Handlowej w każdym miesiącu.

Na wstępie należy określić Okres analizy. Po wybraniu przycisku Wykonaj policzone zostaną wartości we wskazanym okresie.

Przycisk Drukuj umożliwia wydrukowane wyników analizy.

Kasa

Obroty wszystkich lub wskazanej kasy. Analizowane są dowody KP, KW które tworzą sumę przychodów (wpłat) i rozchodów (wypłat) wszystkich lub wskazanej kasy.

Rachunek bankowy

Obroty wszystkich lub wskazanego rachunku bankowego. Analizowane są dowody BP, BW które tworzą sumę przychodów (wpłat) i rozchodów (wypłat) wszystkich lub wskazanego rachunku.

Sprzedaż netto / Korekty sprzedaży netto

Wartość netto wystawionych dokumentów sprzedaży (F) i korekt sprzedaży (KF). Dodatnia wartość korekt oznacza większą wartość korekt na + (podwyższenie ceny) niż korekt na – .

Sprzedaż w cenie zakupu / Korekty sprzedaży w cenie zakupu

Wartość sprzedaży / korekt sprzedaży w cenie zakupu.

Dla wartość sprzedaży program analizuje tylko dokumenty sprzedaży (F), wiec jeśli wystawiamy dokumenty sprzedaży bez wydania i do nich dokumenty WZ to należy sprawdzić czy wszystkie faktury zostały połączone w WZ-tami

VAT naliczony / Korekty VAT-u naliczonego

Wartość podatku VAT na zarejestrowanych dokumentach zakupu (FZ) / korektach zakupu (KZ).

VAT należny / Korekty VAT-u należnego

Wartość podatku VAT na zarejestrowanych dokumentach sprzedaży (F) / korektach sprzedaży (KF).

Magazyn

Przychody………………… Do analizy brane są dokumenty przychodowe, które zmodyfikowały stan magazynu. Jeżeli nie wybrano konkretnego magazynu, dokumenty MM są ignorowane, w przeciwnym przypadku brane są pod uwagę te dokumenty MM, które zmodyfikowały jego stan.

Rozchody…………………. Liczona jest tu wartości w cenie zakupu faktur z wydaniem, dokumentów WZ i R. Jeżeli został wybrany konkretny magazyn, również wartość w cenie zakupu dokumentów MM.

Korekty rozchodów….. Liczona jest tu wartość w cenie zakupu korekt faktur sprzedaży z tytułu zwrotu towarów, które zmodyfikowały stan magazynu oraz dokumentów ZK.

Zwroty do dostawców. Do analizy brana są tylko dokumenty ZD.

Uzgodnienie rozrachunków z KH

Analiza pomaga uzgodnić konta KH z rozrachunkami na poziomie analityki w danym miesiącu. Analizowane są rozrachunki z wszystkimi podmiotami jakie mogą wystąpić w rozrachunkach:

• kontrahentami
• pracownikami
• urzędami
• innymi podmiotami
• właścicielami.

Na wstępie należy określić Miesiąc i rok analizy. Po wybraniu przycisku Wykonaj policzone zostaną wartości we wskazanym okresie.

Przycisk Drukuj umożliwia wydrukowane wyników analizy.

Symbol i nazwa podmiotu

Dane analizowanego podmiotu

KH saldo WN / KH saldo MA

Saldo zapisów w KH po stronie Winien / Ma dla danego podmiotu.

Rozrachunki saldo WN / Rozrachunki saldo MA

Saldo rozrachunków po stronie Winien / Ma z danym podmiotem.

Na czerwono zaznaczane są pozycje niezgodne, których wartość zapisów w Księdze Handlowej różni się od wartości w rozrachunkach. Należy wtedy porównać zapisy na kontach podmiotu w KH

• Patrz Księga Handlowa -> Zapisy na kontach

z zapisami dotyczącymi tego podmiotu w rozrachunkach.

• Patrz Kartoteki -> Kontrahenci

Analiza ilościowa dokumentów

Analiza ta wylicza ilości i wartości artykułów na wskazanych w parametrach dokumentach.

Parametry analizy

Po wybraniu opcji Analiza ilościowa dokumentów należy pojawia się okno parametrów.

Okres…………………………… wybór okresu za jaki mają być analizowane dokumenty

Typ dokumentu…………… określenie jaki typ dokumentów ma być analizowany:

• przychodowe
• rozchodowe
• korekty rozchodów.

Rodzaj dokumentu……… wybór rodzaju dokumentów w ramach określonego typu:

• dla dokumentów przychodowych mogą to być dokumenty: PZ, P, FZ z przyjęciem na magazyn, MM.
• dla dokumentów rozchodowych mogą to być: F z wydaniem towaru, WZ, R, ZD, MM.
• dla korekt rozchodów mogą to być: KF z korektą magazynu, ZK.

Rejestr………………………… wybór dokumentów z określonego rejestru. Jeśli wybrano konkretny rodzaj dokumentu, to program pozwala zawęzić analizę do określonego rejestru tych dokumentów.

Oddział………………………… wybór dokumentów wystawionych przez wskazany oddział Użytkownika

Magazyn……………………… wybór dokumentów z jednego magazynu

Kontrahent………………….. wybór dokumentów wskazanego kontrahenta

Artykuł……………………….. wybór do analizy tylko artykułu o podanym symbolu lub tylko  artykułów z wybranej grupy, gdzie wyróżnikiem grupy są pierwsze znaki symbolu artykułu.

Po wybraniu przycisku Wykonaj generowana jest tabela z dokumentami.

Wynik analizy

W wyniku analizy otrzymujemy tabelę z następującymi danymi:

Każdy wiersz analizy zawiera poniższe informacje.

Symbol i nazwa artykułu

Dane artykułu, który wystąpił na wybranych dokumentach.

Ilość

Sumaryczna ilość artykułu na wszystkich wybranych dokumentach.

Wartość w cenie zakupu

Wartość artykułu w cenie zakupu na wszystkich wybranych dokumentach.

Wartość

Kolumna ta aktywna jest tylko dla analizy dokumentów rozchodowych i korekt rozchodów. Zawiera ona wartość artykułu w cenie wydania (sprzedaży) na wszystkich dokumentach. Należy przy analizowaniu tej wartości zwrócić uwagę dokumenty wybrane do analizy są wystawiane w tej samej cenie. Np. dokumenty sprzedaży – faktury wystawiane są przeważnie w cenie netto, natomiast paragony w cenie brutto. Analizowanie razem tych rejestrów powoduje, że w jednym polu sumowane są wartości netto i brutto sprzedaży.

Wyniki analiz można przenieść do arkusza kalkulacyjnego Excel – opcja Narzędzia -> Eksport danych, gdzie można je przedstawić w postaci graficznych  wykresów.

Wyniki analiz można wydrukować korzystając z opcji Drukuj .

W analizach przydatna może być funkcja Podsumowania tabeli . Pozwala ona np. posumować wartości w cenie zakupu wszystkich artykułów, które wystąpiły w analizie.

Operacje dla analizy ilościowej dokumentów

Wybierając opcję Operacje dla Analizy ilościowej dokumentów można Umieścić dane w schowku.

Opcję tę można wykorzystać np. w celu przeniesienia artykułów, które wystąpiły na kilku dokumentach na jeden inny dokument.

Pozycje dokumentów

Opcja ta zawiera tabelę pozycje wszystkich dokumentów magazynowo-handlowych jakie zostały wystawione / zarejestrowane w systemie. Dokumenty te to:

• z opcji Sprzedaż – F , KF, WZ, ZK, OF
• z opcji Zakupy – FZ, KZ, PZ, ZD,
• z opcji Magazyn – P, R, MM

Przegląd całej tabeli jest w zasadzie niecelowy i bardzo czasochłonny, zwłaszcza przy dużych danych, w związku z tym zostały wprowadzone dwie możliwości przeglądania analizy.

Analiza z parametrami wstępnymi

Analiza ta umożliwia nam na wstępnie ustalenie parametrów, według których chcemy filtrować dane. Pozwala to na szybsze uzyskanie wyniku analizy, gdyż ilość danych  pobieranych z serwera jest przez nas ograniczona już przed jej wykonaniem.

Numer ew. dok.………… numer dokumentu jaki chcemy wyfiltrować. Możemy wybrać również dokumenty od …do

Symbol artykułu……… wybór do analizy towaru tylko o wskazanym  symbolu lub tylko grupy towarów o symbolu zaczynającym się od podanych znaków

Okres……………………….. wybór okresu z jakiego mają być analizowane dokumenty

Kontrahent………………. wybór kontrahenta, dla którego chcemy wykonać analizę

Status dokumentu……. wskazanie statusu dokumentów, które będą brane w analizie

Typ pozycji………………. wybór rodzaju dokumentów jakie chcemy analizować: przychodowe, rozchodowe, korekty rozchodu oraz inne

Magazyn………………….. wybór dokumentów wystawionych w danym magazynie

Grupa artykułów…….. wybór grupy artykułów, które będą uwzględnione w analizie

Grupa kontrahentów. wybór grupy kontrahentów, której dokumenty zostaną przeanalizowane

Handlowiec………………. wskazanie handlowca, którego dokumenty chcemy oglądać

Oddział…………………….. wybór dokumentów z danego oddziału

Po wybraniu przycisku Wykonaj generowana jest tabela z dokumentami. Zawiera ona identyczne kolumny jak wynik analizy wykonanej poprzez opcję Tabela z filtrami.

Tabela z filtrami

W związku z tym że system pobiera wszystkie dane z serwera, przegląd całej tabeli jest bardzo czasochłonne, dlatego kluczową rolę odgrywa tutaj opcja  Filtry.

Używając filtrów i wydruków można uzyskać szczegółowe raporty. Opcji tej używa się wówczas, gdy potrzebne jest jakieś specyficzne zestawienie.

Opis kolumn w tabeli:

Numer dokumentu…… numer ewidencyjny dokumentu, powtarzany jest on tyle razy ile pozycji spełniających warunki filtrów jest na dokumencie

Symbol artykułu……… symbol artykułu występującego na danym dokumencie

Nazwa artykułu……….. nazwa artykułu występującego na danym dokumencie

Cena…………………………. cena danego artykułu na danym dokumencie. Jest to cena w jakiej wystawiany był dokument (np. dla PZ – cena zakupu, dla F – cena netto lub brutto sprzedaży)

Ilość…………………………. ilość danego artykułu na danym dokumencie

Data…………………………. data dokumentu

Typ…………………………… typ dokumentu

• R dokument  rozchodowy
• W dokument stworzony przez wy fakturowanie wydań
• P dokument  przychodowy, który uaktualnił stan magazynu
• p dokument  przychodowy, który nie uaktualnił stan magazynu
• T dokument zakupu towaru bez przyjęcia na magazyn
• K dokumenty korekt rozchodu
• Z zamówienie od klienta z rezerwacją towaru
• m przesunięcie MM, które uaktualniło stan magazynu
• M przesunięcie MM, które nie uaktualniło stan magazynu.

Wartość w c. zakupu.. wartość artykułu w cenie zakupu

Symbol kontrahenta… symbol kontrahenta, który jest podmiotem na danym dokumencie

Nazwa kontrahenta…. skrót nazwy kontrahenta, który jest podmiotem na danym dokumencie

Magazyn………………….. symbol magazynu, w którym wystawiono dany dokument

Operacje dla pozycji dokumentów

Wybierając opcję Operacje dla tabeli Pozycje dokumentów można:

• zobaczyć / wydrukować Historię towaru wskazanego w tabeli
• Umieścić dane w schowku.

Opcję tę można wykorzystać np. w celu przeniesienia artykułów, które wystąpiły na kilku dokumentach na jeden inny dokument.

Wydruk pozycji dokumentów

Aby wydrukować wybrane w zestawieniu rozrachunki należy wybrać opcję Drukuj .

Zaprojektowano fabrycznie kilka wzorców wydruku dla stanu rozrachunków:

• wydruk podstawowy, pozycje dokumentów – wybrane pozycje w kolejności zgodnej z porządkiem tabeli
• wydruk podstawowy z podsumowaniem wartości – suma wartości pozycji w cenie zakupu