Konfiguracja KSeF

Dane podatkowe firmy

W Danych podatkowych firmy należy skonfigurować informacje dotyczące sprzedawcy, które charakteryzują element Podmiot1 w strukturze logicznej.

Sekcja Pomiot1 zostanie wypełniona danymi z tego obszaru w sytuacji, gdy nie występują obligatoryjne pozycje dotyczące GV lub JST. Jeśli jednak zaistnieją inne okoliczności,
w wybranych przypadkach sekcja Podmiot3 również musi zostać wypełniona. Szczególną uwagę należy zwrócić na sekcję Rola, która musi być wypełniona odpowiednio:

Podaje się:

1 – Faktor – w przypadku, gdy na fakturze występują dane faktora,

2 – Odbiorca – w przypadku, gdy na fakturze występują dane jednostek wewnętrznych, oddziałów, wyodrębnionych w ramach nabywcy, które same nie stanowią nabywcy w rozumieniu ustawy,

3 – Podmiot pierwotny – w przypadku, gdy na fakturze występują dane podmiotu będącego w stosunku do podatnika podmiotem przejętym lub przekształconym, który dokonywał dostawy lub świadczył usługę (z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 106j ust. 2 pkt 3 ustawy, gdy dane te wykazywane są w części Podmiot1K),

4 – Dodatkowy nabywca – w przypadku, gdy na fakturze występują dane kolejnych (innych niż wymieniony w części Podmiot2) nabywców,

5 – Wystawca faktury – w przypadku, gdy na fakturze występują dane podmiotu wystawiającego fakturę w imieniu podatnika,

6 – Dokonujący płatności – w przypadku, gdy na fakturze występują dane podmiotu regulującego zobowiązanie w miejsce nabywcy,

7 – JST – wystawca,

8 – JST – odbiorca,

9 – Członek GV – wystawca,

10 – Członek GV – odbiorca,

11 – Pracownik.

W przypadku wystąpienia na fakturze danych podmiotu trzeciego, o roli innej niż jedna z wyżej wymienionych, pole Rola pomija się. W tej sytuacji wypełnia się pola: RolaInna oraz OpisRoli.

 

Sekcja Podmiot1 zawiera podstawowe informacje o firmie wystawiającej dokumenty sprzedaży.

 

• Zakładka Dane podstawowe.

 

Stąd pobierane będą dane dotyczące:

• pełnej nazwy firmy,
• numeru NIP,
• Grupy VAT,
• JST.

Do sekcji DaneIdentyfikacyjne pobrane zostaną wymagane dane, tj. NIP oraz Nazwa.

Sekcje Grupa VAT oraz JST powodują odmienne działanie programu, co skutkuje wypełnieniem uszczegóławiających pól w sekcji Podmiot3 w pliku xml i oznaczeń do ww. sekcji w Podmiocie2.

 

 

• Grupa VAT

Jeśli firma zostanie oznaczona jako Grupa VAT, wówczas uaktywniona zostanie zakładka Grupa VAT, na której można wskazać przedstawiciela grupy jako nadrzędnego kontrahenta.

 

W takiej sytuacji firma będąca sprzedawcą, wystawcą faktur, trafia do dokumentu jako Podmiot 3, z oznaczeniem GV i rolą 9 oznaczoną jako Członek GV – wystawca.

 

 

Natomiast firma wskazana jako nadrzędna z funkcją Przedstawiciel zostanie zapisana jako Podmiot 1.

 

 

UWAGA!!!

Należy pamiętać, że w takiej sytuacji osoba wystawiająca faktury, musi posiadać uprawnienia KSeF nadane przez firmę nadrzędną. W innym przypadku, po wsyłce dokumentu Ministerstwo finansów nie wygeneruje numeru KSeF oraz zwróci komunikat o braku uprawnień.

 

• JST

Firma może zostać oznaczona jako JST Jednostka samorządu terytorialnego oraz mieć wskazany podmiot nadrzędny.

 

W takiej sytuacji firma będąca sprzedawcą, wystawcą faktur, trafia do dokumentu jako Podmiot 3 z oznaczeniem JST i rolą 7 oznaczoną jako Członek JST – wystawca.

 

Natomiast wskazana firma nadrzędna trafia do sekcji Podmiot 1.

 

UWAGA!!!

Należy pamiętać, że w takiej sytuacji osoba wystawiająca faktury, musi posiadać uprawnienia KSeF nadane przez firmę nadrzędną. W innym przypadku, po wsyłce dokumentu Ministerstwo Finansów nie wygeneruje numeru KSeF oraz zwróci komunikat o braku uprawnień.

 

• Zakładka Dane adresowe

Informacje dotyczące danych adresowych wykazywane są w sekcji Adres. Element ten jest taki sam we wszystkich obszarach struktury i obejmuje cztery składniki:

• Kod kraju,
• AdresL1,
• AdresL2,
• GLN.

 

Zawarte w zakładce Dane adresowe będą widniały w pliku xml w sekcji dotyczącej AdresL1.

Jeśli informacje dotyczące adresu będą dłuższe, wówczas zostanie wypełniona również sekcja AdresL2, będąca obszarem uzupełniającym do AdresL1.

 

Sekcja AdresL2 jest polem fakultatywnym i ma za zadanie dostarczyć informacji, które nie zmieściły się w polu AdresL1.

 

Dodatkowo, pole Email wykazane będzie w przypadku, gdy zostało wypełnione.

 

 

 

• Zakładka VAT

Zakładka VAT umożliwia określenie pól wymaganych w sekcji Adnotacje, dla struktury elementu Fa, takich jak oznaczenie dotyczące stosowania płatności podzielonej jak również informacje dotyczące Zwolnień.

 

 

 

• P_16 – metoda kasowa,
• P_17 – samofakturowanie,
• P_18 – Odwrotne obciążenie,
• P_18A – Mechanizm podzielonej płatności.

 

 

Zwolnienia w KSeF to obszar dotyczący wystąpienia lub braku wystąpienia na fakturze sprzedaży zwolnionej oraz podstawy prawnej zastosowanego zwolnienia od podatku.

 

 

 

Dostępne są następujące opcje:

• Przepis ustawy lub aktu wydanego na podst. ustawy,
• Przepis dyrektywy 2006/112/WE,
• Inna podstawa prawna.

 

Możliwe jest zaznaczenie jednego znacznika, do którego należy wprowadzić pole opisowe. Wówczas takie informacje będą wykazywane odpowiednio w tagach:

P_19, który przyjmuje wartość 1, natomiast następne pola są wykazywane z wypełnioną treścią i oznaczają fakt zaistnienia zwolnienia w jednym z poniższych zdarzeń:

• P_19A – Przepis ustawy lub aktu wydanego na podstawie ustawy,
• P_19B – Przepis dyrektywy 2006/112/WE,
• P_19C – Inna podstawa prawna.

 

W przypadku braku zwolnienia, system doda w piku xml tag P_19N z wartością 1.

 

• Zakładka KSeF

W zakładce KSeF możliwe jest wypełnienie danych korespondencyjnych jak również wskazanie Statusu podatnika.

Przy podniesieniu danych do wersji 3.88 dane do korespondencji zostaną przepisane z zakładki Dane adresowe.

 

Jeśli zostaną zmienione przez użytkownika, wówczas system potraktuje je jako dane korespondencyjne, wypełniając tymi danymi sekcję AdresKoresp. Sekcja ta zostaje wypełniona nawet w przypadku takiego samego adresu. Do pliku xml przenoszone są również informacje o numerze EORI oraz GLN, o ile zostały wypełnione.

 

 

Ponadto, zakładka umożliwia wskazanie Statusu podatnika.

 

Wartości 1, 2, 3 i 4 oznaczają odpowiednio, że podatnik znajduje się w stanie likwidacji, postępowania restrukturyzacyjnego, upadłości lub jest przedsiębiorstwem w spadku. Pole jest fakultatywne.

 

StatusInfoPodatnika jest polem fakultatywnym.

Podaje się:

• 1 – w przypadku podatnika znajdującego się w stanie likwidacji,
• 2 – w przypadku podatnika, który jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego,
• 3 – w przypadku podatnika znajdującego się w stanie upadłości,
• 4 – w przypadku przedsiębiorstwa w spadku.

Kwestia wypełnienia pola należy do decyzji podatnika, niezależnie czy podatnik ten posiada jeden z wymienionych wyżej statusów.

 

Magazyny i oddziały

Na potrzeby mapowania danych na fakturach zakupu, które zostaną udostępnione w kolejnej wersji, do Magazynów i Oddziałów dodano numery GLN/ ILN oraz Identyfikator wewnętrzny KSeF.

 

Ustawienia globalne

W menu Konfig., w parametrach znajdujących się w Ustawieniach globalnych dostępna jest opcja Obsługa KSeF od z możliwością wskazania daty.

 

Po wprowadzeniu daty w polu Obsługa KSeF od, funkcje dotyczące mechanizmów akceptacji czy wysyłania dokumentów do KSeF będą dostępne od wskazanego okresu. Jeśli data pozostanie pusta, z parametrem Nie wybrano, mechanizmy umożliwiające wysyłkę do KSeF nie będą dostępne.

Po zainstalowaniu wersji 3.88, data nie będzie wypełniona.

 

Kontrahenci

Dane zdefiniowane w kartotekach kontrahentów będą miały swoje odzwierciedlenie w sekcjach Podmiot2 oraz Podmiot3.

Podmiot2 dotyczy informacji, które charakteryzują nabywcę towaru lub usługi, natomiast sekcja Podmiot3 zawiera dane podmiotów trzecich, innych niż sprzedawca w Podmiot1 i nabywca wymieniony w części Podmiot2, związanych z fakturą.

Podmiot3 jest elementem fakultatywnym w strukturze FA (3), niemniej będzie wykorzystywany podczas opisywania określonych zdarzeń gospodarczych. W tym obszarze istotne są Role podmiotu trzeciego.

Podmiot3 to osoba lub firma zewnętrzna, której podatnik nadał uprawnienie do działania w jego imieniu w Krajowym Systemie e-Faktur. Podmiot trzeci może wykonywać wybrane czynności, takie jak wystawianie, odbieranie lub przeglądanie e-faktur, zgodnie z zakresem uprawnień nadanych mu przez podatnika.

 

 

• Zakładka Dane Podstawowe

W zakładce Dane podstawowe zawarte są informacje, które w KSeF będą wykazywane jako podstawowe dane identyfikacyjne.

 

Z tej zakładki będą pobierane dane dotyczące nazwy czy adresu, występującego w tagach AdresL1 oraz AdresL2, numer GLN oraz dane kontaktowe.

 

 

• Zakładka Adresy

Jeśli kontrahent posiada Oddziały, należy dopilnować, aby te dane były prawidłowo wypełnione.

 

Jeśli Miejsce przeznaczenia będzie wskazane na fakturze w Pozostałych danych, wówczas te dane zostaną wypełnione w obszarze Podmiot3 z wartością 2 w sekcji Rola.

 

• Zakładka Osoby

W zakładce Osoby można wskazać osoby, które również zostaną wyszczególnione w pliku xml z odpowiednią Rolą, jeśli zostaną odpowiednio ocechowane w kartotece.

 

 

Oprócz imienia i nazwiska, do systemu KSeF przejdzie informacja o Identyfikatorze wewnętrznym KSeF o ile taki został wygenerowany.

 

Identyfikator wewnętrzny z NIP – IdWew

Przez unikalny identyfikator zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika, rozumie się identyfikator wytworzony w KSeF, zawierający numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika i ciąg znaków numerycznych.

Uwaga!

Identyfikator wewnętrzny można wygenerować korzystając np. z Aplikacji Podatnika KSeF.

 

UWAGA!!!

Pracownik musi mieć zaznaczony znacznik Osoba upoważniona do odbioru faktury VAT, aby można go było wskazać na fakturze.

 

 

W pliku xml Pracownik zostanie wykazany ze wskazaniem numeru IdWew i oznaczeniem 11 w Roli.

 

Jeśli Identyfikator wewnętrzny nie zostanie wypełniony, w pliku xml program wypełnia tak BrakID z wartością 1.

 

 

 

• Zakładka Pozostałe dane

W Pozostałych danych istotnym elementem będzie Kod sprzedawcy u kontrahenta, który o ile jest wypełniony, zostanie przeniesiony do pliku xml.

 

 

• Zakładka Pozostałe dane cd.

W zakładce Pozostałe dane cd. można zdefiniować informacje dotyczące Grupy VAT oraz JST.

 

• Grupa VAT

Zaznaczenie znacznika Grupa VAT, skutkuje pojawieniem się okna, na którym należy wskazać członka Grupy VAT.

 

W takiej sytuacji, przy wystawaniu dokumentu, użytkownik zostanie poproszony o wskazanie zdefiniowanego wcześniej kontrahenta, należącego do Grupy VAT i ta informacja zostanie zapisana w Pozostałych danych dokumentu.

 

W pliku, który zostanie wysłany do KSeF wypełniana jest sekcja dotycząca Podmiotu3, zawierająca dane kontrahenta wskazanego jako Członka grupy VAT z wartością 10 w Roli i numerem klienta wpisanym w kartotece.

 

Znacznik członka GV

Podaje się:

• 1 – w przypadku, gdy faktura dotyczy członka GV,
• 2 – w przypadku, gdy faktura nie dotyczy członka GV.

Uwaga!

W przypadku wskazania „1” w polu GV należy wypełnić sekcję Podmiot3, aby fakturę w KSeF otrzymał także członek GV. W szczególności należy pamiętać o podaniu jego numeru NIP lub IDWew oraz określeniu roli w polu

Rola jako „10” – członek GV – odbiorca.

 

• JST

Zaznaczenie znacznika JST, zobowiązuje do uzupełnienia oddziałów dla kontrahenta.

 

 

Istotna jest zakładka KSeF, gdzie należy wskazać EORI, numer klienta, rolę w KSeF i ewentualnie Identyfikator wewnętrzny KSeF.

 

Przy wystawianiu faktury na jednostkę nadrzędną i wskazaniu oddziału jako miejsca przeznaczenia, dane przeniosą się do pliku xml wysyłanego do KSeF.

 

W zależności od wypełnionych danych, zostaną one przeniesione do pliku xml., z Rolą oznaczoną parametrem 8 a tag JST zostanie oznaczony parametrem 1.

 

 

JST

W przypadku wskazania 1 w polu JST należy wypełnić sekcję Podmiot3, aby fakturę w KSeF otrzymała także jednostka podrzędna JST. W szczególności należy pamiętać o podaniu jej numeru NIP lub IDWew oraz określeniu roli w polu Rola jako 8 – JST – odbiorca.

 

 

• Zakładka KSeF

Zakładka KSeF zawiera dane kontrahenta niezbędne do utworzenia prawidłowego pliku xml do KSeF. Część z danych przepisywanych jest z innych zakładek, jak Nazwa czy Numer Klienta oraz dane adresowe.

 

Należy pamiętać, że na tej zakładce widoczne są Dane korespondencyjne, które należy zmienić, jeśli są różne od podstawowych danych adresowych. Sekcje dotyczące adresu, będą działały analogicznie jak przy definiowaniu Danych podatkowych firmy. Oznacza to, że dostępne są AdresL1, AdresL2 i AdresKoresp.

 

 

Dodatkowym elementem dostępnym na tej zakładce jest przycisk Przypisz konfiguracje schematów.

 

 

Przycisk będzie widoczny tylko w przypadku posiadania modułu Konfigurator Schematów KSeF i służy do przypisywania schematów stworzonych na specjalne potrzeby kontrahenta.

Artykuły

Tak jak w przypadku kontrahentów, należy przypilnować, aby w kartotekach artykułów dane były uporządkowane. Dotyczy to większości informacji zawartych w tym obszarze, tak aby zostały one prawidłowo wykazane w pliku xml w sekcji dotyczącej FaWiersz.

 

UWAGA!!!

W celu sprawniejszego uzupełnienia brakujących danych w kartotekach artykułów, można zastosować opcję Zbiorowe przypisanie ustawień, dostępną pod przyciskiem F12 na liście artykułów.

 

Zakładka Dane podstawowe zawiera informacje dotyczące podstawowych danych karty artykułu, takie jak nazwa artykułu, jednostka miary czy stawka VAT.

 

 

Podstawowe dane pobierane do pliku xml:

• P_7 – nazwa artykułu,
• P_8A – jednostka miary,
• P_8B – ilość,
• P_9A – cena jednostkowa artykułu,
• P_11 – wartość w cenie netto,
• P_11Vat – Kwota podatku,
• P_12 – Stawka podatku,
• GTU – oznaczenie GTU.

 

Należy również zwrócić uwagę na zakładkę Oznaczenia, gdzie dostępne są informacje o zastosowaniu numerów partii, mechanizmu płatności podzielonej czy obsługi akcyzy.

 

Na potrzeby obsługi KSeF, w zakładce Oznaczenia dodano znacznik Podlega akcyzie. Wystawienie dokumentu z tak ocechowanym artykułem spowoduje uaktywnienie pola Kwota akcyzy, do którego można wpisać wartość.

 

Ta informacja zostanie przeniesiona i odpowiednio wykazana w wygenerowanym pliku w sekcji KwotaAkcyzy dla FaWiersz.

 

UWAGA!!!

Należy pamiętać, że większość pól w tym elemencie struktury jest fakultatywnych. Nie wszystkie z nich, nawet jeśli zostaną wypełnione, zostaną wykazane w pliku faktury ustrukturyzowanej w wariancie podstawowym.

Definicje dokumentów

Po włączeniu Modułu KSeF w definicjach wybranych dokumentów uaktywnione zostaną nowe opcje dedykowane do obsługi KSeF.

 

Należy pamiętać, że nie wszystkie definicje dokumentów będą miały parametry do KSeF.

Dokumenty obligatoryjnie wysyłane do KSeF to faktury krajowe i zagraniczne w każdym rodzaju:

• Podstawowe,
• Zaliczkowe,
• Rozliczające,
• Korygujące,
• Korygujące zaliczki,
• Korygujące faktury końcowe,
• Faktury do paragonu,
• Faktury z załącznikiem ustrukturyzowanym.

 

Dokumenty, które można wysyłać do KSeF dobrowolnie:

• faktury dla osób fizycznych (konsumentów) B2C,
• faktury w ramach procedury OSS,
• faktury uproszczone do końca 2026 r.,
• faktury VAT RR od 01.04.2026 r.

 

Dokumenty, których nie wykazuje się w KSeF:

• faktury proforma,
• faktury wewnętrzne,
• dowody wewnętrzne,
• noty uznaniowe,
• noty obciążeniowe,
• rachunki w rozumieniu Ordynacji podatkowej,
• noty korygujące, które zostały usunięte z obrotu prawnego, jedyna metoda poprawy jakichkolwiek błędów na fakturze to faktura korygująca,
• zafiskalizowane faktury VAT dla osób fizycznych.

 

Opis parametrów dostępnych w definicji dokumentów.

 

• Dokument ma trafiać do KSeF.

Parametr charakteryzuje rejestry, które mają trafiać do KSeF. Wersja 3.88 wprowadza możliwość wysyłki dokumentów po stronie sprzedaży, a więc będą to dokumenty faktur i korekt sprzedaży. Opcje dostępne są przypadku posiadania Modułu KSeF.

 

Po wskazaniu opcji TAK, prawidłowo utworzony dokument znajdzie się na liście dokumentów do KSeF. Opcja Nie, pomija rejestry i nie daje możliwości wysłania ich do KSeF.

 

• Automatycznie akceptuj dokument do KSeF?

Parametr umożliwia zadecydowanie czy akceptacja dokumentu ma następować automatycznie czy nie.

 

Jeśli wybrana zostanie opcja TAK, dokument automatycznie zostanie przeniesiony do obszaru Eksport do KSeF. Opcja NIE, spowoduje wyświetlenie pytania o akceptację przy zatwierdzaniu dokumentu przyciskiem OK.

 

 

Zaakceptowany dokument otrzymuje status Zaakceptowany. Brak akceptacji spowoduje, że dokument pozostaje ze statusem W przygotowaniu. Więcej informacji dotyczących statusów, w tym akceptacji znajduje się tutaj.

 

• Identyfikator konfiguracji KSeF.

 

W opcji Identyfikator konfiguracji KSeF fabrycznie wskazane są dedykowane konfiguracje dla poszczególnych rodzajów dokumentów.

Warto wiedzieć, że system fabrycznie dysponuje siedmioma podstawowymi konfiguracjami struktur, zbudowanymi pod konkretne elementy tagu RodzajFaktury w strukturze logicznej
FA (3).

Dostępne są:

• VAT – faktura podstawowa,
• KOR – korekta faktury podstawowej,
• ZAL – faktura zaliczkowa,
• ROZ – faktura rozliczeniowa,
• UPR – faktura uproszczona,
• KOR_ZAL – korekta faktury zaliczkowej,
• KOR_ROZ – korekta faktury rozliczeniowej.

UWAGA!!!

W konfiguracji podstawowej, struktury fabryczne są nieedytowalne i nie ma możliwości zmieniać ich zawartości. Tworzenie własnych struktur dla indywidualnych potrzeb użytkowania umożliwia moduł Konfigurator schematów KSeF.

 

Wybrany Rodzaj faktury będzie miał swoje odzwierciedlenie w pliku xml.

 

W definicji dokumentu, program podpowie fabryczne konfiguracje w zależności od rodzaju dokumentu. Dla faktur będą to struktury podstawowe i rozliczeniowe. W tym miejscu wskazane zostały od razu oba rodzaje struktur, ponieważ rozliczenie zaliczki następuje dopiero na poziomie wystawiania dokumentu i dopiero wówczas struktura zmienia się z VAT na ROZ.

 

Natomiast dla faktur zaliczkowych lub faktur uproszczonych, dedykowane są odpowiednie szablony, ponieważ wynika to konfiguracji tych rejestrów.

 

 

UWAGA!!!

Możliwość wskazania innej konfiguracji będzie możliwa tylko w przypadku posiadania modułu Konfigurator schematów KSeF. W przeciwnym razie, dane te będą wyszarzone.

 

Do filtrów dostępnych pod przyciskiem F8 na liście definicji dokumentów dodano parametr Trafia do KSeF, który umożliwia wyświetlenie zawężonej listy rejestrów z ustawioną odpowiedzią TAK w opcji Dokument ma trafiać do KSeF.

 

Formy płatności

Formy płatności dostępne w menu Kartoteki, należy odpowiednio skonfigurować w systemie. Oznacza to, że należy je zmapować z formami dedykowanymi do KSeF. Trzy podstawowe, fabrycznie dostępne w systemie zostaną automatycznie przypisane do wymaganych rodzajów w KSeF, po aktualizacji do wersji 3.88. Są to:

• G – gotówka,
• P – przelew,
• K – karta.

Pozostałe, niefabryczne formy płatności należy samodzielnie zmapować, według odpowiednich rodzajów:

 

Podaje się:

• 1 – w przypadku płatności gotówką,
• 2 – w przypadku płatności kartą,
• 3 – w przypadku płatności bonem,
• 4 – w przypadku płatności czekiem,
• 5 – w przypadku kredytu,
• 6 – w przypadku płatności przelewem,
• 7 – w przypadku płatności mobilnej.

 

Zmapowane formy płatności ocechowane odpowiednimi numerami, zostaną odpowiednio wykazane w pliku xml.

 

Dodatkowo, na liście wyboru dostępna jest opcja inna forma płatności, którą należy wskazać w przypadku, gdy na fakturze widnieje informacja o płatności w formie innej niż przewidziana w jednym z siedmiu punktów wymienionych powyżej. Do tej pozycji, należy dodatkowo wprowadzić informację dodatkową, której opis przeniesie się do pliku xml.