Obsługa Przetargów/ Kontraktów

Wprowadzenie

Moduł Obsługa Przetargów/Kontraktów to łatwe w obsłudze i praktyczne rozwiązanie dla firm, które biorą udział w przetargach publicznych lub prowadzą sprzedaż w ramach kontraktów. Dodane opcje oraz dokumenty w ramach nowego rozwiązania umożliwiają wprowadzenie istotnych informacji dla wymienionych procesów z punktu widzenia potencjalnego wykonawcy biorącego udział w przetargu czy starającego się o zawarcie kontraktu oraz usprawniają ich realizację.

Opcje menu

Funkcjonalności dla nowego modułu, tj. dokumenty obsługujące Przetargi/ Kontrakty główne, dostępne są za pośrednictwem przycisku na pasku narzędziowym Kontrakty oraz poprzez nową opcję dla menu rozwijanego Przetargi/ Kontrakty.

 

 

 

 

Po wybraniu opcji z menu rozwijanego lub naciśnięciu przycisku są możliwe do wyboru:

• Przetargi/ Kontrakty główne – wyświetlane jest okno, w którym znajduje się lista zawierająca dokumenty przetargów/ kontraktów głównych (dokument PT),

• Pakiety/ Kontrakty – wyświetla się okno, zawierające listę z pakietami/ kontraktami (dokument PA) wprowadzonymi dla określonych przetargów/ kontraktów głównych,

• Umowy – pojawia się okno zawierające listę umów (dokument PU) dla określonych przetargów/ kontraktów głównych.

Rejestry dokumentów

Dołączenie modułu do systemu Hermes SQL, niesie za sobą pojawienie się nowych rejestrów dokumentów.

Rejestrami tymi są:

• PT – Przetarg/ Kontrakt główny.

W rejestrze tym, poza konfiguracją prologu, epilogu oraz cech dostępne jest ustawienie Okres obowiązywania od..do na dokumencie? – włączające/ wyłączające pola nagłówka od i do.

• PA – pakiet przetargu/ kontrakt,

• PU – Umowa,

• UA – Aneks do umowy.

Zmiany w innych rejestrach

Wraz z dołączeniem modułu do systemu, w definicji poniższych dokumentów pojawia się ustawienie Czy wskazywać przetarg/ kontrakt główny:

• ZZ – Zamówienia na zakup,
• ZS – Zamówienia na sprzedaż,
• PZ – Przyjęcia z zewnątrz,
• WZ – Wydania na zewnątrz,
• F – Dokumenty sprzedaży,
• FZ – Dokumenty zakupu.

Opcja ta określa możliwość wskazywania Przetargu/ Kontraktu głównego w nagłówku dokumentu oraz to, czy taka operacja ma być wymuszana przez program. Wybranie omawianej pozycji wywoła okno Przetargi/ Kontrakty główne. W oknie tym znajdują się dwa checkbox’y – Wskaż przetarg/ kontrakt główny oraz Wymuszaj wskazanie.

Po zaznaczeniu Wskaż przetarg/ kontrakt główny uaktywni się możliwość zaznaczenia drugiego checkbox’a.

Wskazywanie przetargu/ kontraktu głównego dla wymienionych powyżej dokumentów jest możliwe z poziomu Pozostałych danych.

Po wybraniu przycisku znajdującego się obok pola formularza Przetarg/ Kontrakt główny wyświetlone zostanie okno Przetargi/ Kontrakty główne – lista. Okno to zawiera listę możliwych do wyboru dokumentów. W przypadku dokumentu ZS w oknie tym wyświetlone zostaną przetargi/ kontrakty główne dla kontrahenta określonego w nagłówku dokumentu.

 

 

Przejście do pozycji dokumentu z wymuszaniem wskazywania przetargu/ kontraktu głównego, bez wskazanego PT nie jest możliwe – zostanie wyświetlony komunikat o brakujących danych. Aby kontynuować uzupełnianie dokumentu, niezbędne jest wskazanie przetargu/ kontraktu głównego lub zmiana konfiguracji.

Ustawienie wskazywania przetargu/ kontraktu głównego niesie za sobą zmiany także podczas dodawania pozycji do dokumentu. W górnej części okna pojawiającego się po wybraniu przycisku Dodaj, znajduje się nowe pole formularza – Pozycja pakietu przetargu, wraz z przyciskiem umożliwiającym wybór konkretnej pozycji.

Po kliknięciu na przycisk otwiera się okno Pozycje pakietu/ kontraktu – lista.

Po wskazaniu pozycji pakietu/ kontraktu i zaakceptowaniu dodawania pozycji nie jest możliwa jej zmiana. Aby to zrobić należy usunąć pozycję dokumentu i dodać ją ponownie.

Zaznaczenie opcji Wskaż przetarg w konfiguracji rejestru Czy wskazywać przetarg? wymusza wybór pozycji pakietu/ kontraktu podczas dodawania pozycji z kartoteki artykułów do dokumentu. Próbując dodać pozycję bez wskazanego pakietu/ kontraktu pojawi się komunikat o niewybranej pozycji pakietu/ kontraktu, a okno dodawania nie zostanie zamknięte.

 

 

Przetarg/ Kontrakt główny (PT)

Przetarg/ Kontrakt główny (dokument PT) jest podstawowym dokumentem modułu, umożliwiającym obsługę przetargów/ kontraktów zarówno podczas etapu składania ofert – przed zawarciem umowy z zamawiającym jak i w trakcie jej realizacji. Dokument ten pozwala na wprowadzenie istotnych informacji z punktu widzenia procesu rywalizacji o zawarcie umowy takich jak np. oferty złożone przez konkurencję.

Dokument PT zawiera w sobie informacje o przypisanych mu umowach oraz pakietach/ kontraktach – stanowi zbiór dokumentów. Wszystkie pozostałe dokumenty dołączane do programu wraz z modułem są od niego zależne – nie ma możliwości dokonania ich zapisu bez wskazania PT w nagłówku dokumentu (Dane dodatkowe dokumentu).

Analogicznie do większości dokumentów w programie, dokument Przetargu/ Kontraktu głównego składa się z nagłówka, pozycji oraz sekcji podsumowania, zawiera w sobie zakładki: Pakiety/ Kontrakty, Pozycje pakietów/ kontraktów, Umowy, Konkurencja, Przychody, Podsumowanie. Zakładki te umożliwiają obsługę dokumentów powiązanych z PT oraz ułatwiają poruszanie się wewnątrz niego.

Nagłówek dokumentu PT

Nagłówek dokumentu zlokalizowany jest w górnej części formularza – jest to sekcja, od której rozpoczyna się uzupełnianie dokumentu. W miejscu tym w zależności od konfiguracji wybranego rejestru (wybór rejestru możliwy przy pomocy rozwijanej listy) określa się m.in. informacje identyfikujące dokument takie jak numer oraz numer zewnętrzny dokumentu, powiązany z nim Kontrahent, walutę, czy też rodzaj ceny (netto lub brutto).

Nagłówek PT poza standardowymi polami dostępnymi w systemie zawiera w sobie:

• od – data początkowa okresu obowiązywania Przetargu/ Kontraktu głównego,

• do – data końcowa okresu obowiązywania Przetargu/ Kontraktu głównego,

• Numer zewnętrzny – numer oryginalny dokumentu (postępowania przetargowego/ kontraktu głównego, do którego się odnosi),

• Termin złożenia dokumentów – data, do której według postępowania przetargowego/ kontraktu głównego należy złożyć dokumenty zawierające ofertę,

• Czas dostawy – czas realizacji dostawy od momentu zamówienia, możliwy do wyrażenia w godzinach lub dniach – wybór z listy rozwijanej,

• Czas dostawy priorytet – czas realizacji dostawy najszybciej jak to możliwe, możliwy do wyrażenia w godzinach lub dniach – wybór z listy rozwijanej,

• Symbol Osoby odpowiedzialnej – pole umożliwiające identyfikację pracownika odpowiedzialnego za dany dokument przy użyciu jego symbolu,

• Skrót Osoby odpowiedzialnej – pole umożliwiające identyfikację pracownika odpowiedzialnego za dany dokument za pomocą skrótu nazwy,

• Osoba do kontaktów – osoba kontaktowa po stronie Kontrahenta.

Ponadto, w nagłówku znajduje się przycisk Pozostałe dane.

W Danych dodatkowych dokumentu dostępne są następujące pola:

• Ceny – rozwijana lista umożliwiająca wybór rodzaju ceny na dokumencie – netto lub brutto,

• Waluta – rozwijana lista, która umożliwia wybór waluty dokumentu spośród tych, dla których zostały pobrane z NBP lub wprowadzone ręcznie kursy do tabeli kursów walut,

Zakładki dokumentu PT

Pod nagłówkiem dokumentu znajdują się zakładki, umożliwiające przełączanie aktualnie wyświetlanych informacji w sekcji pozycji dokumentu.

Dokument PT stanowi zbiór dokumentów związanych z obsługą Przetargów/ Kontraktów głównych, dlatego zawiera w sobie m.in. zakładki obejmujące dokumenty pakietów / kontraktów (PA) oraz  umów (PU).

Zakładki dostępne w dokumencie PT:

• Pakiety/ Kontrakty – w miejscu tym wyświetlane są wszystkie Pakiety/ Kontrakty – dokumenty PA, powiązane z dokumentem PT.

 

Tabela znajdująca się w zakładce Pakiety/ Kontrakty zawiera następujące kolumny:

• Nr ewidencyjny dokumentu – jest to numer dokumentu Pakietu/ Kontraktu – PA, utworzony automatycznie zgodnie z ustawieniem Sposobu numerowania dokumentu w rejestrze dokumentu PA,
• Data – data sporządzenia dokumentu PA,
• Kontrahent – kontrahent powiązany z danym Pakietem/ Kontraktem,
• Numer oryginalny – numer określany przez użytkownika w polu Numer zewnętrzny, służy do identyfikacji dokumentów na podstawie numeracji firmy zewnętrznej,
• Status – określa status dokumentu, by dany Pakiet/ Kontrakt można było zrealizować konieczna jest zmiana statusu na Do realizacji,
• Nazwa pakietu – wprowadzana przez użytkownika podczas sporządzania dokumentu PA, ułatwia identyfikację Pakietów/ Kontraktów na liście,
• Operator – w kolumnie tej znajduje się informacja o operatorze, który utworzył dany Pakiet/ Kontrakt.

Dodawanie pozycji w tej zakładce skutkuje wywołaniem okna Pakiet/ Kontrakt będącego formularzem dokumentu PA (rozdział Pakiet przetargu/ Kontrakt – dokument PA).

Generuj zamówienie (ZS)

W zakładce Pakiety/ Kontrakty dokumentu PT dostępna jest także opcja Generuj zamówienie (ZS) możliwa do wybrania poprzez menu przycisku Zestawienia i inne operacje (F12).

 

Generowanie dokumentów ZS dla Pakietów/ Kontraktów jest możliwe po wskazaniu pozycji w tabeli – dokumentu PA (poprzez zaznaczenie checkbox’a) i wybraniu omawianej opcji. Należy pamiętać przy tym, iż generowanie zamówień na sprzedaż jest możliwe dla dokumentów o statusie Do realizacji lub W realizacji.

W przypadku wskazania Pakietu/ Kontraktu o niewłaściwym statusie zostanie wyświetlony stosowny komunikat.

Po wskazaniu dokumentu i wybraniu opcji Generuj zamówienie (ZS) pojawi się okno, w którym wyświetlone zostaną możliwe do zrealizowania pozycje wskazanych wcześniej dokumentów PA.

Tabela zawarta w oknie tym zawiera następujące kolumny:

• Nr ewidencyjny – numer dokumentu w systemie Hermes SQL,
• Nr zewnętrzny – numer oryginalny dokumentu (pochodzący od podmiotu zewnętrznego),
• Symbol art. – symbol artykułu stanowiącego pozycję Pakietu/ Kontraktu,
• Nazwa art. – nazwa artykułu znajdującego się na pozycji dokumentu PA,
• Ilość realizowana – ilość jaka ma zostać umieszczona na pozycji generowanego zamówienia na sprzedaż (domyślnie ustawiana jest ilość sumaryczna z Pakietu/ Kontraktu oraz Aneksu, jednak istnieje możliwość wprowadzenia innej ilości przez użytkownika)
• Do realizacji (max.) – maksymalna ilość do realizacji (ilości zadysponowane w ramach Pakietu/ Kontraktu oraz te pochodzące z korekty ilości – z Aneksu)
• Cena – wartość z pola Cena do przetargu uzupełnianego podczas dodawania pozycji do Pakietu/ Kontraktu, określa wartość realizacji określonej pozycji,
• J.m. – jednostka miary artykułu znajdującego się na pozycji Pakietu/ Kontraktu,
• Zapas – aktualny stan magazynowy określonego artykułu,
• Zamówiono – ilość zamówiona dla danego Pakietu/Kontraktu,
• Aneks – ilość pochodząca z korekty ilości wprowadzanej w Aneksie do umowy,
• Wyfakturowano – ilość jaka została zrealizowana poprzez wydanie na zewnątrz oraz fakturę,
• Zwrot – ilość zwrócona przez Kontrahenta,
• Cena producenta – cena pochodząca od producenta, może służyć jako cena wyjściowa dla Ceny do przetargu.

 

W oknie wyboru dostępne są przyciski:

• Zaznacz wszystko (zazn. czerwone) – umożliwia zaznaczenie wszystkich pozycji,
• Odznacz wszystko (zazn. niebieskie) – odznacza wszystkie zaznaczone pozycje,
• Odwróć zaznaczenie (zazn. pomarańczowe) – pozycje zaznaczone zostają odznaczone i odwrotnie.

Jeżeli podczas generowania zamówienia zostanie wybrana większa ilość Pakietów/ Kontraktów pomocna może okazać się rozwijana lista Pokaż pozycje umożliwiająca wybór dokumentu PA, z którego mają zostać wyświetlone pozycje.

W ten sposób można przejrzeć pozycje poszczególnych Pakietów/ Kontraktów bez konieczności otwierania każdego dokumentu z osobna.

Wybór pozycji do zamówienia jest możliwy poprzez zaznaczenie checkbox’ów przy pozycjach i wybranie przycisku Wybierz zaznaczone pozycje.

Po wyborze przycisku pojawi się okno dialogowe potwierdzające całą operację, a następnie w przypadku wyboru Tak wyświetli się okno Generowanie ZS.

Okno to umożliwia wybór rejestru generowanego dokumentu, wprowadzenie Terminu realizacji zamówienia, czy też zmianę Kontrahenta na zamówieniu (domyślnie wybierany jest kontrahent z dokumentu PA). Potwierdzenie powyższych informacji przyciskiem OK będzie skutkowało rozpoczęciem procesu generowania dokumentu ZS, po wykonaniu którego pojawi się komunikat informujący o numerze nowo wygenerowanego zamówienia na sprzedaż.

Powstały w ten sposób dokument ZS zawierać będzie wybrane pozycje o ilości zgodnej z określoną wcześniej w polu Ilość realizowana.

Jeżeli podczas generowania zamówienia zostanie wybrany rejestr ZS z ustawieniem wskazywania przetargów, wówczas do pola Przetarg/ Kontrakt główny znajdującego się w Pozostałych danych wygenerowanego dokumentu zostanie automatycznie wpisany numer ewidencyjny Przetargu/ Kontraktu głównego wraz z numerem zewnętrznym.

• Pozycje pakietów/ kontraktów – w tej zakładce znajdują się pozycje wszystkich Pakietów/ Kontraktów powiązanych z danym Przetargiem/ Kontraktem głównym.

Tabela znajdująca się w zakładce Pozycje pakietów/ kontraktów zawiera następujące kolumny:

• Symbol – symbol artykułu lub usługi dla danej pozycji,
• Nazwa – nazwa artykułu lub usługi dla danej pozycji,
• Ilość – określa zamówioną ilość (zgodnie z jednostką miary) do realizacji w ramach pozycji Pakietu/ Kontraktu,
• J.m. – jednostka miary, określająca sposób miary ilości (np. SZT – sztuki)
• Opis – kolumna przeznaczona na dodatkowy opis użytkownika,
• Nr ewidencyjny – numer ewidencyjny Pakietu/ Kontraktu, do którego jest przypisana dana pozycja.

Z poziomu Przetargu/ Kontraktu głównego bezpośrednie dodawanie pozycji do dokumentu PA nie jest możliwe. Aby to zrobić należy otworzyć dany Pakiet/ Kontrakt – poprzez przycisk Popraw (zakładka Pakiety/ Kontrakty) lub wybrać go z poziomu listy dokumentów PA (pasek narzędziowy – przycisk Kontrakty – Pakiety/ Kontrakty).

Istnieje możliwość edycji wcześniej dodanej pozycji – wybierając przycisk Popraw.  W efekcie, wywołane zostanie okno Pakiet/ Kontrakt – pozycja. W oknie tym można dokonać dowolnych zmian z wyłączeniem zmiany wskazanego artykułu. Poszczególne pola znajdujące się w tym oknie zostaną omówione w rozdziale poświęconym Pakietom/ Kontraktom.

Przychody do pozycji pakietu/ kontraktu

W zakładce Pozycje pakietów/ kontraktów dokumentu PA dostępna jest opcja Przychody do pozycji pakietu/ kontraktu, możliwa do wybrania za pośrednictwem menu wywoływanego po naciśnięciu przycisku Zestawienia i inne operacje (F12).

Opcja Przychody do pozycji pakietu/ kontraktu umożliwia wyświetlenie dokumentów przychodowych powiązanych z Przetargiem/ Kontraktem głównym dla wybranej pozycji.

W efekcie, wyświetlone zostanie okno Przychody zawierające listę dokumentów PZ dla bieżącej pozycji. Nie ma możliwości wyświetlenia dokumentów przychodowych dla wszystkich pozycji równocześnie (opcja działa niezależnie od zaznaczonych checkbox’ów).

W oknie Przychody wyświetlana jest tabela zawierająca następujące kolumny:

• Nr dostawy – numer zewnętrzny dokumentu przychodowego,
• Nr ewidencyjny – numer ewidencyjny dokumentu realizującego przychód,
• Data – data przychodu,
• Magazyn – symbol magazynu, na który przyjęto towar z dokumentu,
• Ilość z dost. – przychód ilościowy,
• Ilość w mag. – ilość pozostała do rozchodowania,
• J.m. – jednostka miary,
• Termin przydatności – zgodnie z nazwą,
• Opis (nr ser. itp) – dodatkowy opis pozycji.

Wydania do pozycji pakietu/ kontraktu

Analogiczną opcją wyświetlającą dokumenty rozchodowe, realizujące pozycje PA jest Wydania do pozycji pakietu/ kontraktu. Opcja wywołuje okno Wydania zawierające listę dokumentów WZ dla bieżącej pozycji tabeli.

W oknie Wydania wyświetlana jest tabela zawierająca następujące kolumny:

• Dokument – numer ewidencyjny dokumentu rozchodowego,
• Symbol – symbol wydanego artykułu,
• Nazwa – nazwa wydanego artykułu,
• Wydano – informacja o wydanej ilości danego artykułu (zgodnie z jednostką miary),
• Realizacja – informacja o ilości jaka zostanie zrealizowana w ramach zamówienia,
• Zwrot – ile artykułów z danej pozycji zostało zwróconych,
• J.m. – jednostka miary określająca ilość.

Zwrot pozycji rozchodu

Dla pozycji wyświetlanej tabeli w menu wywoływanym po naciśnięciu przycisku Zestawienia i inne operacje (F12) dostępna jest także opcja Zwroty pozycji rozchodu.

Po wybraniu tej opcji, wyświetlane jest okno Zwroty zawierające listę dokonanych zwrotów dla wskazanej na liście wydań pozycji dokumentu WZ (bieżąca pozycja tabeli).

W oknie Zwroty wyświetlana jest tabela zawierająca następujące kolumny:

• Symbol – symbol zwróconego artykułu,
• Dokument przychodu – dokument przychodowy artykułu, który został wydany, a następnie zwrócony,
• Pozycja przychodu – numer pozycji na dokumencie przychodowym,
• Dokument Wydania – numer ewidencyjny dokumentu rozchodowego artykułu, który został zwrócony,
• Pozycja rozchodu – numer pozycji na dokumencie rozchodowym,
• Dokument zwrotu – numer ewidencyjny dokumentu zwrotu,
• Pozycja zwrotu – numer pozycji na dokumencie zwrotu,
• Zwrot – ilość jaka została zwrócona (zgodnie z jednostką miary),
• J.m. – jednostka miary określająca zwracaną ilość.

 

 

 

• Umowy – zlokalizowane są tutaj Umowy – dokumenty PU, dla Pakietów/ Kontraktów w ramach Przetargu/ Kontraktu głównego. Pakiet/ Kontrakt może być realizowany bez wprowadzonej Umowy.

Tabela znajdująca się w zakładce Umowy zawiera następujące kolumny:

• Nr ewidencyjny – numer dokumentu Umowy – PU, utworzony automatycznie zgodnie z ustawieniem Sposobu numerowania dokumentu w rejestrze dokumentu,
• Data – data sporządzenia dokumentu PU,
• Numer oryginalny – numer określany przez użytkownika w polu Numer zewnętrzny, służy do identyfikacji umowy na podstawie numeracji firmy zewnętrznej,
• Status – w kolumnie tej znajduje się informacja o statusie realizacji danej umowy,
• Operator – zawiera informacje o operatorze, który utworzył dokument PU.

 

Dodawanie pozycji w zakładce Umowy wywołuje okno Umowy, zawierające częściowo wypełniony formularz dokumentu. Tworząc w ten sposób dokument UA, większość pól nagłówka zostanie uzupełniona na podstawie nagłówka dokumentu PT (z wyjątkiem pola Numer zewnętrzny).

• Konkurencja – zakładka ta umożliwia wprowadzenie informacji dotyczących ofert konkurencji biorącej udział w danym przetargu lub chcącej zrealizować dany kontrakt główny.

Tabela znajdująca się w zakładce Konkurencja zawiera następujące kolumny:

• Kontrahent – nazwa kontrahenta stanowiącego konkurencję dla Przetargu/ Kontraktu głównego,
• Wartość – szacowana przez konkurencję wartość realizacji Przetargu/ Kontraktu głównego,
• Osoba do kontaktów – imię i nazwisko osoby kontaktowej konkurencji.

Dodając pozycję do tabeli zostanie wyświetlone okno Konkurencja z możliwością wskazania Kontrahenta (pola Numer, NIP oraz Skrót – działanie pól podobne jak w przypadku nagłówka) i osoby do kontaktów (pole Osoba do kontaktów – możliwość dodania w kartotece Kontrahenta, w zakładce Osoby), określenia wartości oferty złożonej przez konkurencję względem całego Przetargu/ Kontraktu głównego oraz wpisania dodatkowych informacji, uwag (pole Uwagi).

• Przychody – miejsce to przeznaczone jest dla dokumentów zakupowych PZ oraz FZ powiązanych z danym Przetargiem/Kontraktem głównym. Powiązanie dokumentów zakupowych możliwe w oknie Dodatkowych danych dokumentu.

 

Tabela znajdująca się w zakładce Przychody zawiera następujące kolumny:

• Data – data sporządzenia dokumentu przychodowego,
• Nr dokumentu – nr ewidencyjny dokumentu przychodowego,
• Kontrahent – kontrahent widniejący na dokumencie przychodowym – dostawca określonych towarów,
• Wartość – sumaryczna wartość pozycji na dokumencie przychodowym,
• Nr FZ – w przypadku wyfakturowania PZ lub przekształcenia dokumentu FZ (realizowanego bez przyjęcia na magazyn) w PZ, w kolumnie tej znajdować się będzie numer Faktury Zakupu dla dokumentu PZ,
• Przyjęto na stan – określa, czy dany dokument był realizowany wraz z przyjęciem na magazyn,
• Mag.– określa dla jakiego magazynu sporządzony został dany dokument przychodowy,
• Operator – w kolumnie tej znajduje się informacja o operatorze, który sporządził dany dokument przychodowy,
• Uwagi – dodatkowe uwagi do dokumentu przychodowego, w przypadku realizacji zamówienia na zakup lub przekształceń w miejscu tym znajdować się może numer dokumentu ZZ lub dokumentu, z którego powstał dany dokument (przez przekształcenie).

 

• Podsumowanie – w zakładce tej znajdują się informacje ilościowo-wartościowe dotyczące stanu realizacji danego Przetargu/ Kontraktu głównego, również z uwzględnieniem aneksów.

W zakładce Podsumowanie znajdują się następujące pola:

• Prognozowana wartość przetargu/ kontraktu głównego – szacunkowa wartość realizacji dokumentu PT,
• Wartość przetargu/ kontraktu głównego – obliczana na podstawie pozycji pakietów/ kontraktów wartość realizacji dokumentu PT,

Pozostałe pola ułożone są w sposób tabelaryczny, zawierają kolumny:

• Zadysponowano – w kolumnie tej znajdują się wartości określone w Pakiecie przetargu/ Kontrakcie – dokumenty PA,
• Aneks – kolumna ta zawiera wartości określone w Aneksie do umowy – dokument UA,
• Realizacja – w kolumnie tej znajdują się wartości określające stopień realizacji,
• Procent realizacji – stopień realizacji wyrażony w procentach,

oraz wiersze:

• Wartość – zgodnie z nazwą, pola znajdujące się w tym wierszu określają wartość
  (w zależności od kolumny),
• Wartość nominalna – wartość bez uwzględnienia czynników zewnętrznych,
• Ilość – sumaryczna ilość artykułów określonych w pozycjach.

Pakiet przetargu/ Kontrakt (PA)

Pakiet przetargu/ Kontrakt (dokument PA) jest nierozerwalnie powiązany z Przetargiem/ Kontraktem głównym – nie może istnieć bez powiązania z PT. W ramach jednego Przetargu/ Kontraktu głównego może być realizowanych wiele Pakietów/ Kontraktów. Dla każdego PA można zdefiniować inne okresy, terminy, czy też czasy dostaw.

Nagłówek dokumentu PA

Nagłówek dokumentu PA przypomina ten z dokumentu PT – większość pól pokrywa się z tymi z nagłówka PT. Podczas tworzenia nowego PA z poziomu zakładki Pakiety/ Kontrakty dokumentu PT większość pól nagłówka zostanie uzupełniona na podstawie nagłówka PT. Jedynym polem do uzupełnienia będzie Nazwa – które przeznaczone jest do nazywania Pakietu/ Kontraktu.  Tworzenie dokumentu PA z poziomu listy Pakietów/ Kontraktów wymaga wskazania w Pozostałych danych Przetargu/ Kontraktu głównego – dokument ten nie może istnieć bez powiązania z dokumentem PT.

Zakładki dokumentu PA

Bezpośrednio pod nagłówkiem dokumentu zlokalizowane są zakładki, umożliwiające przełączanie aktualnie wyświetlanych informacji w sekcji pozycji dokumentu.

Zakładki dostępne w dokumencie PA:

• Pozycje pakietu/ kontraktu – w zakładce tej znajdują się pozycje dokumentu PA – określone artykuły bądź usługi zamówione przez Kontrahenta.

Tabela znajdująca się w zakładce Pozycje pakietu/ kontraktu zawiera następujące kolumny:

• Id – unikalna wartość dla każdej pozycji Pakietu przetargu/ Kontraktu, niezależnie od realizowanego Przetargu/ Kontraktu głównego
• lp– liczba porządkowa, unikalna w ramach jednego Pakietu przetargu/ Kontraktu wartość ułatwiająca sortowanie pozycji,
• Symbol – symbol artykułu lub usługi dla danej pozycji,
• Nazwa – nazwa artykułu lub usługi dla danej pozycji,
• Ilość – określa zamówioną ilość (zgodnie z jednostką miary) do realizacji w ramach pozycji Pakietu/ Kontraktu,
• J.m. – jednostka miary, określająca sposób miary ilości (np. SZT – sztuki, H – godziny),
• Cena – określona przez użytkownika wartość pojedynczej liczby jednostki miary, danego artykułu bądź usługi,
• Wartość – obliczona na podstawie ilości oraz ceny wartość realizacji określonej pozycji,
• Aneks – ilość (zgodna z jednostką miary) artykułu bądź usługi o jaką powiększono zamówienie w Aneksie do umowy,
• Zwrot – ilość (zgodna z jednostką miary) jaka została zwrócona przez Kontrahenta,
• Zrealizowano – ilość (zgodna z jednostką miary) dotychczas zrealizowana poprzez dokumenty rozchodowe,
• Opis – kolumna przeznaczona na dodatkowy opis użytkownika.

Po wybraniu przycisku Dodaj, wywoływane jest okno Pakiet/ Kontrakt – pozycje, w którym należy wskazać pozycje z Kartoteki artykułów oraz wprowadzić niezbędne informacje m.in. określić ceny, ilości, czy też wskazać zamienniki.

W oknie Pakiet/ Kontrakt – pozycja poza standardowymi polami służącymi do wskazywania kartoteki artykułu dostępne są także pola:

• Ilość – zgodnie z nazwą pole, do którego należy wprowadzić ilość do zrealizowania (zgodna z jednostką miary – możliwość wyboru jednostki miary po wskazaniu artykułu),
• Cena do przetargu/ kontraktu – określa wartość realizacji określonej pozycji,
• Cena nominalna – cena bez uwzględnienia czynników zewnętrznych w przypadku faktur sprzedaży – cena przed rabatem,
• Cena jednostkowa – cena za jedną szt. (lub inną jednostkę miary) danego artykułu,
• Cena producenta – cena, jaka została ustalona z dostawcą pod potrzeby konkretnego Przetargu/ Kontraktu głównego bądź Umowy,
• Nadrealizacja ilościowa – dopuszczalny procent wykonania ilościowego ponad normę,
• Nadrealizacja wartościowa – dopuszczalny procent wykonania wartościowego ponad normę,
• Kontrola realizacji – rozwijana lista z możliwością wyboru w jaki sposób ma być kontrolowana realizacja pozycji – według wartości czy ilości,
• Opis – dodatkowe informacje dotyczące dodawanej pozycji PA.

W tym miejscu, istnieje także możliwość zdefiniowania zamienników. W dolnej części okna pozycji zlokalizowana jest tabela – Lista zamienników (do dodania zamienników konieczne jest wcześniejsze wskazanie artykułu oraz wprowadzenie ilości i cen).

Dodając pozycję do tabeli, wywoływane jest okno Zamiennik, w którym należy wskazać kartotekę artykułu będącego zamiennikiem dla artykułu wskazanego na pozycji oraz określić przelicznik – tzn. ilość (zgodną z jednostką miary na pozycji) jaka jest niezbędna do zastąpienia artykułu wskazanego na pozycji w przypadku braków.

Zapisując pozycję ze wskazanym artykułem wraz ze zdefiniowanymi zamiennikami handlowymi w kartotece, pojawi się komunikat umożliwiający przeniesienie zamienników do tabeli.

Przychody/ Wydania do pozycji pakietu/ kontraktu

Z poziomu zakładki, pod przyciskiem Zestawienia i inne operacje (F12) dostępne są opcje Przychody do pozycji pakietu/ kontraktu oraz Wydania do pozycji pakietu/ kontraktu, które działają analogicznie do opcji dostępnych w PT.

Przywołaj pozycje pakietów/ kontraktów

Pod przyciskiem Zestawienia i inne operacje (F12) dostępna jest także opcja Przywołaj pozycje pakietów/ kontraktów.  Umożliwia dodawanie pozycji na podstawie wcześniej utworzonych Pakietów/ Kontraktów.

Po wybraniu opcji zostanie wywołane okno umożliwiające wskazanie Pakietu/ Kontraktu, z którego mają zostać przywołane pozycje. Domyślnie wyświetlone zostaną Pakiety/ Kontrakty Kontrahenta przypisanego do aktualnie otwartego dokumentu PA.

Istnieje możliwość wyświetlenia PA przypisanych do innych Kontrahentów, czy powiązanych ze wskazanym Przetargiem/ Kontraktem głównym.

Aby wyświetlić pozycje PA należy zaznaczyć pozycje, a następnie wybrać Przejdź do pozycji pakietów/ kontraktów.

W efekcie pojawi się okno Pozycje pakietów/ kontraktów zawierające pozycje zaznaczonych PA z możliwością modyfikacji Ilości realizowanej, Ceny oraz Ceny producenta dla każdej pozycji (pogrubiona zawartość kolumn).

Z tego poziomu możliwe jest także zawężanie wyświetlanej listy ze względu na Pakiet/ Kontrakt.

Aby zakończyć przywoływanie pozycji PA należy zaznaczyć pozycje, a następnie wybrać przycisk Wybierz zaznaczone pozycje, po czym zatwierdzić zapisywanie pozycji w komunikacie.

W efekcie wskazane pozycje zostaną dodane do PA z określoną Ilością realizowaną, Ceną oraz Ceną producenta.

• Konkurencja – zakładka ta umożliwia wprowadzenie informacji dotyczących ofert konkurencji w ramach Pakietu przetargu/ Kontraktu.

Tabela znajdująca się w zakładce Konkurencja przypomina tą z dokumentu PT.

Wybranie przycisku Dodaj, wywoła okno Konkurencja z możliwością wprowadzenia informacji dotyczących wartości oferty realizacji danego Pakietu/ Kontraktu konkretnego Kontrahenta.

• Podsumowanie – w zakładce tej znajdują się informacje ilościowo-wartościowe dotyczące stanu realizacji danego Pakietu przetargu/ Kontraktu, również z uwzględnieniem aneksów.

Zakładka Podsumowanie przypomina tą z dokumentu PT, a jej zawartość odnosi się wyłącznie do pozycji aktualnie wyświetlanego PA.

Umowa (PU)

Umowa (dokument PU) zawiera w sobie informacje w związku z realizowanymi Pakietami/ Kontraktami a także stanowi zbiór dokumentów UA – Aneksów do umowy.  Należy pamiętać, że realizacja PA nie wymaga istnienia dokumentu PU.

Umowa nie może istnieć bez powiązania z Przetargiem/ Kontraktem głównym. W przypadku niewskazania dokumentu PT, w momencie kliknięcia na siatkę tabeli wyświetli się stosowny komunikat.

Nagłówek dokumentu PU

Podczas tworzenia nowej Umowy z poziomu Przetargu/ Kontraktu głównego do nagłówka nowotworzonego dokumentu PU zostaną przeniesione informacje z PT. Daty obowiązywania dokumentu PU pokrywać się będą z datami z dokumentu PT.

Pole Przetarg/ Kontrakt główny w przypadku dokumentu PU, znajduje się poniżej pola Numer zewnętrzny. Umowa jest dokumentem nierozerwalnie powiązanym z Przetargiem/ Kontraktem głównym. W przypadku tworzenia nowego dokumentu z poziomu listy umów, do zapisu dokumentu PU niezbędne jest wskazanie dokumentu PT.

Zakładki dokumentu PU

Bezpośrednio pod nagłówkiem dokumentu zlokalizowane są zakładki, umożliwiające przełączanie aktualnie wyświetlanych informacji w sekcji pozycji dokumentu.

Zakładki dostępne w dokumencie PU:

• Pakiety/ Kontrakty – w zakładce tej znajdują się wszystkie Pakiety przetargów/ Kontrakty powiązane z Umową.

Tabela znajdująca się w zakładce Pakiety/ Kontrakty zawiera następujące kolumny:

• Nr ewidencyjny dokumentu – numer ewidencyjny dokumentu PA,
• Data – data dodania pakietu,
• Kontrahent – kontrahent powiązany z pakietem/ kontraktem,
• Numer oryginalny – numer zewnętrzny dokumentu.

W tej zakładce istnieje możliwość przypisywania dokumentu PA do aktualnie otwartej Umowy. Aby to zrobić, należy dodać pozycję – wybrać przycisk Dodaj.

W efekcie zostanie otworzone okno Przypisanie pakietu/ kontraktu do umowy zawierające numery ewidencyjne oraz zewnętrzne Przetargu/ Kontraktu głównego, dla którego sporządzana jest umowa oraz samego dokumentu PU.

Aby przypisać dokument PA do Umowy, należy w oknie Pakiety/ Kontrakty – lista (wywoływanym przyciskiem znajdującym się obok pola Pakiet/ Kontrakt) zaznaczyć pozycje, a następnie kliknąć przycisk Wybierz.

Przypisanie pakietów/ kontraktów do umowy

Istnieje także możliwość przypisania wielu Pakietów/ Kontraktów do Umowy jednocześnie. Do tego celu służy opcja znajdująca się w zakładce Pakiety/ Kontrakty, dostępna pod przyciskiem Zestawienia i inne operacje o nazwie Przypisanie pakietów/ kontraktów do umowy.

Po wybraniu opcji wywoływane jest okno o tej samej nazwie. W górnej części okna znajdują się numery ewidencyjne oraz zewnętrzne Przetargu/ Kontraktu głównego oraz aktualnie otwartej Umowy.

Poniżej znajduje się tabela zawierająca listę możliwych do przypisania do Umowy Pakietów/ Kontraktów (powiązane z dokumentem PT, do którego dodana została Umowa). Aby przypisać pozycje do dokumentu UA należy je zaznaczyć (checkbox’y przy pozycji), a następnie wybrać przycisk OK. Wówczas, pojawi się okno dialogowe potwierdzenia operacji przypisania.

Po zatwierdzeniu operacji wskazane pozycje będą widoczne w zakładce Pakiety/ Kontrakty dokumentu PU.

• Aneksy – zakładka zawierająca listę Aneksów dla aktualnie wyświetlanej Umowy.

Tabela znajdująca się w zakładce Aneksy zawiera następujące kolumny:

• Nr ewidencyjny dokumentu – numer ewidencyjny Aneksu do umowy w systemie,
• Data – data dodania dokumentu UA do systemu,
• Kontrahent – podmiot będący stroną Umowy, dla której został sporządzony Aneks,
• Numer oryginalny – numer zewnętrzny sporządzonego Aneksu,
• Operator – operator, który dodał dokument do systemu.

Aby dodać nowy Aneks należy wybrać przycisk Dodaj. W efekcie zostanie wywołane okno Aneks do umowy przetargu/ kontraktu, zawierające formularz dokumentu UA (Aneks do umowy – dokument UA).

• Podsumowanie – zakładka zawierająca podsumowanie wartościowe oraz ilościowe zadysponowanych w ramach Pakietów/ Kontraktów bądź Aneksów (powiązanych z aktualnie wyświetlaną umową) pozycji, a także stopień ich realizacji.

Zakładka Podsumowanie przypomina te z dokumentów PT oraz PA, ale w tym przypadku nie występuje pole Wartości dokumentu, a wyłącznie Prognozowana wartość umowy – szacunkowa wartość realizacji dokumentu PU.

Aneks do umowy (UA)

Aneks do umowy (dokument UA) jest dostępny wyłącznie z poziomu Umowy, za pośrednictwem zakładki dokumentu PU – Aneksy. UA umożliwia korektę wartości poszczególnych Pakietów/ Kontraktów lub konkretnych pozycji poprzez zmianę ich ilości bądź ceny.

Aby móc dokonać korekty pozycji dokumentu PA lub jego wartości niezbędne jest istnienie powiązania Pakietu/ Kontraktu z Umową, dla której wystawiany jest Aneks.

W przypadku braku powiązań z Pakietami/ Kontraktami w dokumencie PU, lista wyświetlana podczas wskazywania dokumentu PA do korekty będzie pusta.

Nagłówek dokumentu UA

Jedyną możliwą ścieżką utworzenia Aneksu jest dokonanie tego z poziomu Umowy. Podczas dodawania UA do PU, większość pól nagłówka zostanie uzupełniona na podstawie nagłówka Umowy – jedynym nieuzupełnionym polem w takiej sytuacji jest Numer zewnętrzny.

Zakładki dokumentu UA

Bezpośrednio pod nagłówkiem dokumentu zlokalizowane są zakładki, umożliwiające przełączanie aktualnie wyświetlanych informacji w sekcji pozycji dokumentu.

Zakładki dostępne w dokumencie UA:

• Pakiety/ Kontrakty – lista korekt wartości dla poszczególnych pakietów.

Tabela znajdująca się w zakładce Pakiety/ Kontrakty zawiera następujące kolumny:

• Nr ewidencyjny – numer ewidencyjny aneksu,
• Nazwa pakietu/ kontraktu – nazwa dokumentu PA poddawanego korekcie wartości,
• Numer oryginalny – numer pochodzący od podmiotu zewnętrznego,
• Korekta wartości – wysokość dokonywanej korekty wartości.

Dodając pozycję do tabeli w zakładce Pakiety/ Kontrakty wywoływane jest okno Korekta wartości pakietu/ kontraktu. W oknie tym zgodnie z nazwą, istnieje możliwość zmiany wartości wskazanego dokumentu PA.

Aby wskazać Pakiet/ Kontrakt, dla którego ma zostać dokonana korekta wartości należy wybrać przycisk zlokalizowany obok pola Pakiet/ Kontrakt. W efekcie zostanie otworzona lista dokumentów PA przypisanych do Umowy, dla której sporządzany jest Aneks.

• Pozycje pakietów/ kontraktów – lista korekt dla poszczególnych pozycji.

Tabela znajdująca się w zakładce Pozycje pakietów/ kontraktów zawiera kolumny:

• Symbol – symbol artykułu na pozycji,
• Nazwa – nazwa artykułu na pozycji,
• Zmiana ilości – o ile zostanie powiększona pozycja,
• Cena przetargu/ kontraktu – cena realizacji dla pojedynczej sztuki (lub innej jednostki miary) danego artykułu po dokonaniu korekty,
• Cena producenta – cena, po jakiej producent sprzedaje określony artykuł po dokonaniu korekty,

Dodając pozycję w zakładce Pozycje pakietów/ kontraktów, wywoływane jest okno Korekta przetargu/ kontraktu, umożliwiające dokonanie korekty pozycji Pakietu/ Kontraktu, zarówno poprzez zwiększenie ilości jak i zmianę cen – ceny do przetargu oraz ceny producenta.

Dokonanie korekty jest możliwe po uprzednim określeniu jakiej pozycji ma ona dotyczyć. Aby móc wskazać pozycję Pakietu/ Kontraktu należy najpierw wskazać nadrzędny Pakiet/ Kontrakt.

 

Po wskazaniu Pakietu/ Kontraktu uaktywnia się pole Pozycja pakietu/ kontraktu.

Przywołaj pozycje pakietów/ kontraktów

Istnieje możliwość dokonania korekty na kilku pozycjach jednocześnie. Aby to zrobić należy w zakładce Pozycje pakietów/ kontraktów wybrać opcję Przywołaj pozycje pakietów/ kontraktów, dostępną pod przyciskiem Zestawienia i inne operacje (F12).

Po wybraniu opcji pojawi się okno Umowy przetargów/ kontraktów zawierające listę dokumentów PA z możliwością wyboru. Aby móc wskazać pozycję Pakietu/ Kontraktu należy najpierw wskazać dokumenty z listy (pozycje zaznaczone), a następnie wybrać przycisk Przejdź do pozycji pakietów/ kontraktów.

W efekcie, zostanie wyświetlone okno Pozycje pakietów/ kontraktów, zawierające listę pozycji dla określonego wcześniej dokumentu PA.

Dokonanie korekty z tego poziomu możliwe jest za pośrednictwem kolumn Ilość realizowana, Cena oraz Cena producenta (pogrubiona zawartość kolumn). W kolumnach tych domyślnie wyświetlane są wartości zadysponowane w ramach Pakietu/ Kontraktu.

Aby dokonać korekty należy wprowadzić własne wartości do wymienionych kolumn (edytowalna zawartość), a następnie nacisnąć przycisk Wybierz zaznaczone pozycje.

W przypadku kolumny Ilość realizowana należy wprowadzić wartość o jaką ma zostać zwiększona ilość, w przypadku Ceny oraz Ceny producenta – wartość cen po korekcie.

Po zatwierdzeniu dokonanych zmian w zakładce Pozycje pakietów/ kontraktów pojawią się pozycje, dla których wykonano korektę. Wprowadzone wcześniej wartości będą widoczne w kolumnach Zmiana ilości, Cena przetargu/ kontraktu oraz Cena producenta.

Realizacja Przetargów/ Kontraktów – Sprzedaż

Dla dokumentów F oraz WZ, niezależnie od ustawienia wskazywania Przetargu/ Kontraktu głównego w rejestrze, została dodana opcja Przywołaj niezrealizowane pozycje przetargów/ kontraktów dostępna z poziomu wymienionych dokumentów w menu wywoływanym naciśnięciem przycisku Zestawienia i inne operacje (F12).

Po wybraniu opcji zostanie wyświetlone okno Niezrealizowane pakiety/ kontrakty, zawierające listę dokumentów PA o statusie Do realizacji lub W realizacji sporządzonych dla określonego w dokumencie sprzedażowym Kontrahenta (domyślnie).

W górnej części tego okna znajduje się rozwijana lista z możliwością wyboru, jakie dokumenty PA mają zostać wyświetlone.

Istnieje możliwość wyboru dokumentów:

• bieżącego kontrahenta – dokumenty powiązane z Kontrahentem dokumentu sprzedażowego,
• kontrahenta – dokumenty powiązane ze wskazanym Kontrahentem,
• wszystkich kontrahentów – niezależnie do Kontrahenta.

W przypadku wyboru pozycji Dokumenty bieżącego kontrahenta Kontrahent zostanie automatycznie wskazany, a pola Symbol oraz Skrót zablokowane.

W przypadku wyboru pozycji Dokumenty kontrahenta pola Symbol oraz Skrót zostaną aktywowane, co umożliwi wskazanie dowolnego Kontrahenta z kartoteki kontrahentów.

Wybór pozycji Dokumenty wszystkich kontrahentów sprawi, że zawartość pól Symbol oraz Skrót zniknie, a same pola zostaną wyszarzone.

Poniżej w nagłówku znajdują się pola umożliwiające wskazanie dokumentu PT, PU oraz PA, na skutek czego lista wyświetlanych Pakietów/Kontraktów zostanie zawężona tylko do tych, mających powiązanie z określonymi dokumentami.

Aby przywołać pozycje, należy zaznaczyć je przy pomocy checkbox’ów, a następnie wybrać przycisk Przejdź do pozycji pakietów/kontraktów.

W efekcie zostanie wywołane okno Pozycje niezrealizowanych pakietów/ kontraktów zawierające tabelę – listę pozycji wskazanych uprzednio Pakietów/ Kontraktów z pogrubioną zawartością kolumny Ilość realizowana.

Poszczególne wartości pozycji w tej kolumnie są edytowalne. W miejscu tym należy wprowadzić ilość, jaka ma zostać wpisana do pozycji na dokumencie sprzedażowym.

W przypadku, gdy wprowadzona Ilość realizowana przekracza zapas na magazynie, zostanie wyświetlony stosowny komunikat, a wartość we wspomnianej kolumnie ulegnie zmniejszeniu do ilości aktualnie znajdującej się w magazynie.

Istnieje możliwość zrealizowania pozycji PA wykorzystując do tego celu wskazane uprzednio zamienniki. Aby zrealizować pozycję w ten sposób, należy aktywować pozycję (pozycja bieżąca), a następnie wybrać przycisk Popraw. Zostanie otworzone okno umożliwiające dokonanie zmian na pozycji o nazwie Pozycja pakietu/kontraktu.

W miejscu tym obok pola Symbol znajduje się przycisk Zamienniki, po wybraniu którego wywoływane jest okno Zamienniki pozycji pakietu – lista. Okno zawiera listę artykułów przypisanych na Liście zamienników podczas dodawania pozycji do Pakietu/ Kontraktu.

Po zatwierdzeniu wyboru oraz wprowadzonych ilości, wskazane pozycje zostaną dodane do dokumentu sprzedażowego (pozycje o zerowym stanie magazynowym zostaną pominięte).