Mechanizm korekt e-faktur został wprowadzony do systemu w wersji 3.52 i działa analogicznie jak e-faktury.
Konfiguracja korekt e-faktur
Konfiguracje rozpoczynamy od ustawień globalnych i uzupełnienia danych w opcji Konfiguracja korekt e-faktur.
Podobnie jak przy fakturach mamy tu możliwość zdefiniowania katalogu głównego dla plików PDF, wybrania głównego domyślnego wzorca dla generowanych korekt faktur oraz ustalenie struktury drzewa katalogów.
Wzorzec wydruku korekt e-faktur wybieramy z listy dostępnej w definicji dokumentu – korekty sprzedaży.
Ustalamy kolejność tworzenia drzewa katalogów – możemy wybrać następujące elementy: rok, miesiąc, dzień, kontrahent, rejestr dokumentu, rodzaj dokumentu, symbol magazynu, symbol oddziału i symbol operator.
Drzewo katalogów to hierarchia, w jakiej będą ułożone katalogi na dysku, a w nich poszczególne pliki dokumentów.
Przykład dla katalogu głównego C:\e-faktury\korekty e faktur\ Rok->Miesiąc->Rejestr – będzie wyglądał następująco:
C:\e-faktury\korekty e-faktury\2017\07\ KF_TOW_17_000020_4YN0PLX31.pdf
Wysyłka korekt e-faktur
Następnie przystępujemy do konfiguracji związanej z wysyłką mailową korekt faktur.
Mamy możliwość określenia czy pliki mają być wysyłane automatycznie do kontrahenta czy nie. Jeżeli wybierzemy tą opcję, pojawi się obszar do uzupełnienia danych skrzynki nadawczej konta, z którego będą wysyłane wiadomości e-mail z korektami faktur.
Podobnie jak w przypadku konfiguracji e-faktur uzupełniamy pola z adresem e-mail, hasła, port SMTP oraz UDW – pole, w którym wpisujemy adresy mailowe (kilka oddzielonych średnikiem), do których wysłanie zostanie ukryta kopia wiadomości e-mail poza tą, która idzie do głównego kontrahenta.
Kolejną funkcjonalnością jest mechanizm wysyłki korekt e-Faktury w trakcie tworzenia dokumentu. Aby uruchomić tą opcję, należy w definicji rejestru ustawić TAK w opcji Czy pytać o korektę e-Faktury?
Od tego momentu, wychodząc z dokumentu zostaniemy zapytani czy wygenerować
Korektę e-Faktury.
Jeżeli zatwierdzimy pytanie, automatycznie zostanie wygenerowany plik PDF (według ustawień globalnych lub przypisany do rejestru) oraz w zależności od tego czy ustawiliśmy opcję wysyłki – wysłany e-mail do kontrahenta (względem ustawień globalnych, priorytetowe są ustawienia w definicji dokumentu i ustawienia dla kontrahenta).
Po wysłaniu maila otrzymujemy komunikat o ilości stworzonych plików korekt-faktur oraz o ilości wysłanych maili – korekt e-faktur.
Wygenerowane korekty e-faktur zostają zapisane we wskazanym przez nas katalogu
(skonfigurowanym w ustawieniach globalnych) – (struktura – rok, miesiąc, rejestr dokumentu).
Wygenerowane pliki podpinane są automatycznie jako załączniki o typie LINK, pod dokumenty z których powstały.
Analogicznie do e-faktur w konfiguracji wysyłki korekt e-faktur mamy możliwość wskazania szablonu html (pliku html) oraz pliku html stopki, która będzie doklejana do pliku html maila. Aby mechanizm zadziałał w pliku treści maila HTML albo w szablonie musimy użyć wskaźnika <<stopka>>. W jego miejsce Hermes wklei zawartość pliku z opcji Stopka maila.