E-Faktury

E – Faktury

System humansoft HermesSQL zawiera mechanizm zapisu i wysyłania mailem faktur oraz korekt faktur w formacie PDF. Mechanizm został zintegrowany z procesem wystawiania faktur i ich korekt, a także jako osobne narzędzie dostępne w menu Zestawienia i inne operacje na liście stworzonych faktur.

Konfiguracja e-faktur

Aby móc skorzystać z mechanizmu e-faktur należy najpierw zdefiniować podstawowe elementy konfiguracyjne.

W Menu Konfig -> Ustawienia globalne, mamy opcję Konfiguracja e-Faktur.

Mamy tam możliwość zdefiniowania katalogu głównego dla plików PDF, wybrania głównego domyślnego wzorca dla generowanych faktur oraz ustalenie struktury drzewa katalogów.

Drzewo katalogów to hierarchia, w jakiej będą ułożone katalogi na dysku, a w nich poszczególne pliki dokumentów.

Przykład dla katalogu głównego C: \e-faktury\ Rok->Miesiąc->Rejestr – będzie wyglądał następująco:

C:\e-faktury\2017\07\ F _TOW_17_000121_4YN0PX912

Wysyłka e-faktur

Oprócz definicji katalogów oraz ich rozmieszczenia mamy możliwość określenia czy pliki mają być wysyłane automatycznie do kontrahenta czy nie. Jeżeli wybierzemy tą opcję, pojawi się obszar do uzupełnienia danych skrzynki nadawczej konta, z którego będą wysyłane wiadomości e-mail z fakturami.

Od wersji 3.52 istnieje również możliwość wysyłania ukrytej kopii e-faktury. Na formularzach konfiguracji e-faktur w ustawieniach globalnych, znajduje się pole UDW, które umożliwia wpisanie adresów mailowych (kilka oddzielonych średnikiem), do których wysłana zostanie ukryta kopia wiadomości e-mail poza tą która idzie do głównego kontrahenta.

Kiedy już mamy zdefiniowane parametry globalne e-Faktur, należy zdecydować, który kontrahent ma otrzymywać e-Fakturę. W tym celu, w Pozostałych danych kontrahenta dodany został znacznik informujący o tym, że wyraził on zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną.

Wprowadzono również odrębne pole do wpisywania adresu e-mail dla E-faktur. W zakładce Pozostałe dane pod opcją E-faktura, jest miejsce do wprowadzenia adresu wysyłki. Adres główny, w karcie kontrahenta w żaden sposób nie jest brany pod uwagę w mechanizmie
E-faktur.

W tym momencie możemy używać mechanizmu z poziomu listy faktur. Zaznaczamy interesujące nas dokumenty i wybieramy opcję dostępną pod F12 – Generowanie e-Faktur.

Kolejną funkcjonalnością jest mechanizm wysyłki e-Faktury w trakcie tworzenia dokumentu. Aby uruchomić tą opcję, należy w definicji rejestru ustawić TAK w opcji Czy pytać o
e-Fakturę?

Mamy również możliwość wskazywania domyślnego wydruku dla poszczególnych rejestrów. Dostępna jest opcja Wydruk E-faktur w ustawieniach rejestru F.

Od tego momentu, wychodząc z dokumentu zostaniemy zapytani czy wygenerować e-Fakturę.

Jeżeli zatwierdzimy pytanie, automatycznie zostanie wygenerowany plik PDF (według ustawień globalnych lub przypisany do rejestru) oraz w zależności od tego czy ustawiliśmy opcję wysyłki – wysłany e-mail do kontrahenta (względem ustawień globalnych, priorytetowe są ustawienia w definicji dokumentu i ustawienia dla kontrahenta).

Po wysłaniu maila otrzymujemy komunikat o ilości stworzonych plików e-faktur oraz o ilości wysłanych maili – e-faktur.

Wszystkie e-faktury zostają zapisane we wskazanym przez nas katalogu (skonfigurowanym w ustawieniach globalnych).

Wygenerowane pliki podpinane są automatycznie jako załączniki o typie LINK, pod dokumenty, z których powstały.

Długa nazwa pliku związana jest z jego unikalnością np.: F _2 _18_000013_5970OYIJH – pogrubiony unikalny kod.

Oprócz powyższych funkcji, mechanizm daje możliwość uzupełniania tytułu jak i w treści maila podstawowych informacji o dokumencie. Jeżeli w treści lub tytule wiadomości (konfiguracja ogólna), wprowadzimy odpowiednie wyrażenie, to zostanie ono zastąpione odpowiednią informacją z dokumentu.

Poniżej lista obsługiwanych wyrażeń:

<<klucz_dok>>

<<symbol_ktr>>

<<nazwa_ktr>>

<<termin_pl>>

<<wartosc>>

W konfiguracji wysyłki E-faktur mamy możliwość wskazania szablonu html (pliku html) oraz pliku html stopki, która będzie doklejana do pliku html maila. Aby mechanizm zadziałał w pliku treści maila HTML albo w szablonie musimy użyć wskaźnika <<stopka>>. W jego miejsce Hermes wklei zawartość pliku z opcji Stopka maila.

Korekty E-Faktur

Mechanizm korekt e-faktur został wprowadzony do systemu w wersji 3.52 i działa analogicznie jak e-faktury.

Konfiguracja korekt e-faktur

Konfiguracje rozpoczynamy od ustawień globalnych i uzupełnienia danych w opcji Konfiguracja korekt e-faktur.

Podobnie jak przy fakturach mamy tu możliwość zdefiniowania katalogu głównego dla plików PDF, wybrania głównego domyślnego wzorca dla generowanych korekt faktur oraz ustalenie struktury drzewa katalogów.

Wzorzec wydruku korekt e-faktur wybieramy z listy dostępnej w definicji dokumentu – korekty sprzedaży.

Ustalamy kolejność tworzenia drzewa katalogów – możemy wybrać następujące elementy: rok, miesiąc, dzień, kontrahent, rejestr dokumentu, rodzaj dokumentu, symbol magazynu, symbol oddziału i symbol operator.

Drzewo katalogów to hierarchia, w jakiej będą ułożone katalogi na dysku, a w nich poszczególne pliki dokumentów.

Przykład dla katalogu głównego C:\e-faktury\korekty e faktur\ Rok->Miesiąc->Rejestr – będzie wyglądał następująco:

C:\e-faktury\korekty e-faktury\2017\07\ KF_TOW_17_000020_4YN0PLX31.pdf

Wysyłka korekt e-faktur

Następnie przystępujemy do konfiguracji związanej z wysyłką mailową korekt faktur.

Mamy możliwość określenia czy pliki mają być wysyłane automatycznie do kontrahenta czy nie. Jeżeli wybierzemy tą opcję, pojawi się obszar do uzupełnienia danych skrzynki nadawczej konta, z którego będą wysyłane wiadomości e-mail z korektami faktur.

Podobnie jak w przypadku konfiguracji e-faktur uzupełniamy pola z adresem e-mail, hasła, port SMTP oraz UDW – pole, w którym wpisujemy adresy mailowe (kilka oddzielonych średnikiem), do których wysłanie zostanie ukryta kopia wiadomości e-mail poza tą, która idzie do głównego kontrahenta.

Kolejną funkcjonalnością jest mechanizm wysyłki korekt e-Faktury w trakcie tworzenia dokumentu. Aby uruchomić tą opcję, należy w definicji rejestru ustawić TAK w opcji Czy pytać o korektę e-Faktury?

Od tego momentu, wychodząc z dokumentu zostaniemy zapytani czy wygenerować
Korektę e-Faktury.

Po wysłaniu maila otrzymujemy komunikat o ilości stworzonych plików korekt-faktur oraz o ilości wysłanych maili – korekt e-faktur.

Wygenerowane korekty e-faktur zostają zapisane we wskazanym przez nas katalogu
(skonfigurowanym w ustawieniach globalnych) – (struktura – rok, miesiąc, rejestr dokumentu).

Wygenerowane pliki podpinane są automatycznie jako załączniki o typie LINK, pod dokumenty z których powstały.

Analogicznie do e-faktur w konfiguracji wysyłki korekt e-faktur mamy możliwość wskazania szablonu html (pliku html) oraz pliku html stopki, która będzie doklejana do pliku html maila. Aby mechanizm zadziałał w pliku treści maila HTML albo w szablonie musimy użyć wskaźnika <<stopka>>. W jego miejsce Hermes wklei zawartość pliku z opcji Stopka maila.