Księgowanie w KPR polega na nadaniu wcześniej utworzonemu dokumentowi liczby porządkowej oraz przepisaniu odpowiednich kwot do kolumn KPR. Numery w KPR proponowane są wg metody kolejny wolny, dlatego przy wdrożeniu programu nie od początku roku należy przy księgowaniu pierwszej pozycji wpisać numer wynikający z dotychczas prowadzonej ewidencji, kolejne numery będą już nadawane poprawnie.
Nadanie dokumentowi liczby porządkowej jest równoznaczne z jego zaksięgowaniem. Do momentu zamknięcia okresu
⇒ patrz rozdział: Księga przychodów i rozchodów -> Okresy księgowe
można jeszcze dokonywać koniecznych modyfikacji.
Operacje księgowania wykonuje się w opcji Księgowanie dokumentów. Tabela ta zawiera wszystkie dokumenty przeniesione do KPR (opcja Funkcje administracyjne -> Przenoszenie dokumentów do KPR) zarówno już zaksięgowane jak i nie zaksięgowane.
Do tabeli trafiają dokumenty typowe dla KPR:
- dokumenty sprzedaży (F)
- dokumenty zakupu (FZ)
- korekty sprzedaży (KF)
- korekty zakupu (KZ),
- faktur importowe (FI)
- korekty faktur importowych (KI).
jak również tworzone bezpośrednio w module KPR dowody księgowe (D).
Domyślnie program ustawia się na pierwszym nie zaksięgowanym dokumencie.
Operację księgowania dokumentów można wykonać na trzy sposoby: automatycznie, półautomatycznie, ręcznie. Polecany i najczęściej wykorzystywany jest sposób automatyczny.
Automatyczne księgowanie
Aby uruchomić tę funkcję należy wybrać opcję Księgowanie dokumentów, a następnie w opcji Operacje – Automatyczne księgowanie dokumentów.
Funkcja automatycznego księgowania powoduje zaksięgowanie grupy dokumentów:
- wybranych przy pomocy filtrów,
- posiadających przyporządkowany schemat księgowania KPR.
Schematy tworzy się w opcji Schematy księgowe
⇒ patrz rozdział: Księga przychodów i rozchodów -> Schematy księgowe
a przypisuje się je dokumentom w opcji Konfiguracja -> Definicje dokumentów
⇒ patrz moduł Konfiguracja -> Definicje dokumentów
Ręczne i półautomatyczne księgowanie
Operacja ręcznego i półautomatycznego księgowania powoduje zaksięgowanie tylko jednego dokumentu. Program nadaje liczbę porządkową dla dokumentu, a zadaniem operatora jest rozksięgowania wartości w poszczególnych kolumnach. Można to zrobić ręcznie wskazując odpowiednią kolumnę i podając kwotę lub półautomatycznie wybierając do wykonania schemat księgowy.
Księgowanie dokumentu – formularz
Aby zaksięgować jeden dokument należy wskazać w tabeli Księgowanie dokumentów pozycję i wybrać opcję Popraw. Zostanie przywołany poniższy formularz.
Lp
Liczba porządkowa pozycji księgowanej w KPR – program proponuje kolejny numer. Można go zmienić, należy jednak pamiętać, że program nie kontroluje luk w numeracji pozycji KPR.
Nr dokumentu
Pole zawierające numer dokumentu. Dla dokumentów obcych jest to oryginalny numer dokumentu.
Data zdarzenia gospodarczego
Program proponuje w tym polu datę dokumentu, można ją jednak zmienić na inną.
Kontrahent
Pole zawierające skrót nazwy kontrahenta występującego na dokumencie.
Wartość dokumentu
Wartość księgowanego dokumentu.
Schemat księgowy
Pole wyboru schematu umożliwia wskazanie z listy schematów księgowych, według którego, po wybraniu przycisku Wykonaj, dokona się rozksięgowanie dokumentu.
Lista kolumn i księgowanych wartości
Lista ta zawiera kolumny KPR od 7 do 25 oprócz 17 (Uwagi) oraz rozksięgowane w kolumnach wartości. Wartości te mogą pojawić się po automatycznym lub półautomatycznym księgowania albo w momencie ręcznego księgowania.
Po podświetleniu odpowiedniej kolumny i naciśnięciu klawisza Enter (lub podwójne kilknięcie myszą) pojawia się okienko, w którym należy wpisać kwotę. Program proponuje tu wartość dokumentu. Po potwierdzeniu klawiszem Enter kwota pojawi się obok nazwy kolumny.
Kolumny 9 i 14 sumowane są automatycznie.
Opis zdarzenia gospodarczego
Pole to pozwala na wprowadzenie zawartości kolumny 6 KPR. Program proponuj tutaj nazwę rejestru w jakim został wystawiony dokument.
⇒ patrz moduł Konfiguracja -> Definicje dokumentów
Uwagi
Pole to pozwala na wprowadzenie zawartości kolumny 17 KPR.
Pokaż dokument
Przycisk przywołuje zawartość księgowanego dokumentu.
OK
Powoduje opuszczenie formularza z zaksięgowaniem dokumentu.
Wróć
Wybór przycisku kończy formularz bez zaksięgowania dokumentu.
Cofnięcie księgowania
Możliwe jest wycofanie księgowania pojedynczego dokumentu lub zaznaczonych dokumentów. Należy w tym celu w opcji Księgowanie dokumentów wskazać jedną lub kilka pozycji i wybrać opcję Operacje -> Cofnij księgowanie dokumentu lub Cofnij księgowanie zaznaczonych dokumentów. Program usuwa liczbę porządkową przypisaną do dokumentu oraz zeruje zapisy w kolumnach. Należy pamiętać o tym, że system nie pilnuje luk w numeracji, dlatego pod zwolnionym numerem należy zaksięgować ponownie ten sam dokument (jeżeli np. poprawiano go) ewentualnie inny.
Operacja cofnięcia księgowania będzie niemożliwa do wykonania jeżeli okres, w którym dokument był zaksięgowany został zamknięty.
⇒ patrz rozdział: Księga przychodów i rozchodów -> Okresy księgowe
Usunięcie dokumentu z KPR
Usunięcie dokumentów z KPR wykonuje się w opcji Księgowanie dokumentów używając polecenia Usuń.
Usunięty może być tylko dokument zaznaczony i niezaksięgowany czyli nieposiadający liczby porządkowej. Jest możliwość usunięcia jednego lub wielu dokumentów.