Grupy płacowe ułatwiają definiowanie systemu wynagrodzeń, zwłaszcza w firmach zatrudniających znaczną liczbę pracowników. Podział na grupy w takich firmach wynika z naturalnej potrzeby porządkowania systemu płac.
Grupami mogą być np.:
- pracownicy fizyczni,
- pracownicy umysłowi.
Grupy te mogą mieć osobne listy płac np. ze względu na daty ich sporządzenia czy daty wypłaty.
Można przypisać do grupy dodatkowe składniki płacowe, a każdy pracownik należący do grupy będzie je dziedziczył.
Przykładem może być grupa pracowników fizycznych – może dostawać ekwiwalent za pranie, a pracownicy umysłowi mogą otrzymywać premie miesięczne.
Na liście, do wyboru składników płacowych znajdują się tylko te, które w swojej definicji mają jako źródło składnika wybraną opcję składnik indywidualny dla grupy płacowej.
Definiując składniki płacowe dla grupy można określić okres ich obowiązywania, czyli czas, w którym składnik będzie wliczany do list płac dla danego pracownika. Wartość składnika płacowego może być podana wprost w polu Wartość lub obliczona za pomocą formuły obliczeniowej. Edytor formuły dostępny jest tylko wtedy, gdy w polu wartość jest kwota 0. Z edytora tego powinni korzystać użytkownicy bardziej zaawansowani, znający składnię języków programowania FoxPro lub Xbase.
Jeśli firma zatrudnia małą liczbę pracowników a system płacowy nie przewiduje składników wspólnych, to użycie grup płacowych wydaje się niecelowe. Wystarczy każdemu pracownikowi z osobna dodać do umowy o pracę odpowiedni składnik albo wykorzystać opcję grupowego przydzielania składników płacowych: Umowy o pracę -> Operacje -> Grupowe przydzielanie składników płacowych