Przed rozpoczęciem pracy z programem należy wykonać pewne czynności wstępne, by mógł on prawidłowo funkcjonować. Bez nich, nie jest możliwa właściwa eksploatacja programu.
Część z tych czynności zostanie zapewne wykonana przez kompetentną osobę, wdrażającą program Kadry i Płace HR w Twoim przedsiębiorstwie.
Poniżej zamieszczone są informacje dotyczące sugerowanej kolejności tych operacji:
1. Należy wypełnić Dane podatkowe firmy. Po kliknięciu w menu Konfiguracja, pojawi się ekran z jedenastoma zakładkami. Konieczne jest uzupełnienie wszystkich danych firmy.
2. Jeśli używany był stary moduł Płace, można część danych zaimportować do nowego modułu. Służy do tego opcja Import ze starego modułu.
Należy wybrać tabele, które mają być zaimportowane oraz pracowników, których dane mają być przeniesione do nowego systemu. Pozostałe dane należy uzupełnić.
3. Należy nadać uprawnienia użytkownikom modułu KiP HR. W nowym module KiP HR istnieje oddzielna opcja do nadawania uprawnień użytkownikom tylko w zakresie modułu KiP HR. Administrator systemu, czyli osoba odpowiedzialna za prawidłowe przechowywanie oraz zarządzanie danymi zawartymi w programie, powinna zdefiniować w tej opcji wszystkich operatorów uprawnionych do pracy z modułem KiP HR. Każdemu z nich należy zaznaczyć dostęp do odpowiednich opcji programu. Konwencja przydzielania uprawnień do modułu KiP HR jest podobna do nadawania uprawnień dla całego programu. Ekran służący do nadawania uprawnień podzielony jest na 9 zakładek.
W pierwszej zakładce Tabele należy ustalić do jakich tabel modułu KiP HR, ma dostęp operator modułu w zakresie opcji tabel (Dodaj, Popraw, Usuń), a także dostępu do przycisku Operacje (F12). Odznaczenie opcji powoduje zabranie operatorowi dostępu do jej funkcji.W drugiej zakładce Stałe filtry, administrator ma dodatkowo możliwość ograniczania dostępu do niektórych informacji zawartych w tabelach.
W trzeciej zakładce Wzorce wydruku istnieje lista wszystkich fabrycznych wzorców wydruku w module KiP HR. Można operatorowi zabronić dostępu do niektórych wzorców, przenosząc je na listę Wzorców zakazanych.
Czwarta zakładka Uprawnienia dodatkowe, odnosi się do głównych tabel oraz funkcji modułu. Decyduje czy operator może w pełnym zakresie mieć wpływ na dane zawarte w tych tabelach i czy może wykonywać szczególne funkcje modułu. Jeśli nie będzie zaznaczona opcja Może modyfikować tabele, to operator będzie mógł pracować na tych tabelach tylko w trybie Pokaż, mimo ustawienia na pierwszej zakładce pełnego dostępu do ww. tabel.
Do opcji zamykania kart pracy i zamykania list płac powinien mieć dostęp administrator systemu KiP HR. Zamknięte karty pracy i listy płac zabezpieczają przed wprowadzaniem zmian do kart pracy i list płac osób do tego nieuprawnionych.
Piąta zakładka Grupy pracowników i struktura firmy służy do nadawania uprawnień do wybranych gałęzi drzewa grup pracowników i struktury firmy. Na dole każdej z opcji dostępne są dwa pola:
Może edytować drzewo
pozwala operatorowi dodawać, odejmować lub modyfikować pozycje drzewa.
Drzewo zwinięte
Zaznaczenie tej opcji pozwala na oglądanie tylko głównych grup drzewa.
Szósta zakładka Grupy składników płacowych służy do nadawania uprawnień do wybranych gałęzi drzewa list płac i drzewa powiązań składników płacowych.
Może edytować drzewo list płac
Opcja ta pozwala operatorowi dodawać, odejmować lub modyfikować pozycje drzewa za wyjątkiem fabrycznych list płac.
Może edytować drzewo powiązań składników płacowych
Pozwala operatorowi dodawać, odejmować lub modyfikować pozycje drzewa za wyjątkiem fabrycznych powiązań składników płacowych.
Drzewo zwinięte
Zaznaczenie tej opcji pozwala na oglądanie tylko głównych grup drzewa.
Zakładka Oddziały umożliwia określenie zakazanych oddziałów dla danego profilu użytkownika.
W zakładce Formuły płacowe można nadać uprawnienia do modyfikowania formuł płacowych w podziale na:
- Formuły związane z ZUS (eksport do Płatnika, druki ZUS, np. Z-15, RP7),
- Formuły składników płacowych,
- Formuły deklaracji podatkowych,
- Formuły sprawozdań ZUS.
Na zakładce PPK, można określić czy profil może zmieniać deklaracje PPK innych operatorów. Uprawnienie dostępne jest w przypadku, gdy użytkownik posiada licencję na moduł Pracownicze Plany Kapitałowe.
4. W następnej kolejności należy wprowadzić lub uzupełnić podstawowe dane, takie jak:
- Stałe parametry płac
- Słowniki
- Kalendarze i karty pracy
- Grupy płacowe
- Kartoteki pracowników
- Umowy o pracę
- Umowy cywilnoprawne
- Typy list płac i składniki płacowe
- Definicje zestawień, zbiorówek, podsumowań List Płac.