Moduł umożliwia zarejestrowanie przedmiotu zlecenia usługowego, np. samochodu do naprawy, wykonanie instalacji wodnej itp. Następnie pozwala kojarzyć z tym zleceniem dokumenty rozchodowe (R, WZ), dokumenty przychodowe (FZ, PZ, P) oraz faktury sprzedaży (F). Dodatkowo, pozwala powiązać ze zleceniem koszty nieudokumentowane w części handlowo-magazynowej, wynikające wprost z zapisów w Księdze Handlowej, np. koszty wynagrodzenia pracownika lub koszty energii.
W wyniku tych operacji, system tworzy bilans zlecenia, tj. rachunek kosztów i przychodów umożliwiając weryfikację rentowności wykonania zlecenia usługowego.
Przystępując do pracy z tym modułem należy odpowiednio skonfigurować rejestr dokumentu.
Dla zlecenia usługowego – należy wybrać rodzaj zlecenia – Inne zlecenia usługowe.
Zlecenie usługowe – formularz
Dodając nowe zlecenie usługowe pojawia się następujący formularz pozwalający zarejestrować wielopozycyjne zlecenie:
W nagłówku zlecenia usługowego znajdują się następujące dane:
- Numer dokumentu oraz data
- Data planowanego rozpoczęcia zlecenia (z dokładnością do godziny)
- Data planowanego zakończenia zlecenia (z dokładnością do godziny)
- Temat w kalendarzu – domyślnie uzupełniany jest numer dokumentu
- Odpowiedzialny – osoba/ pracownik z kartoteki kontrahenta/ klienta – osoba odpowiedzialna za realizację zlecenia
- Termin realizacji
- Data zamknięcia
- Odział klienta – odział wybierany z kartoteki kontrahenta z zakładki Adresy.
- Status – W chwili utworzenia zlecenia usługowego program automatycznie nadaje mu status Otwarte. Następnie na każdym etapie jego realizacji otrzymuje kolejne statusy, dzięki którym można szczegółowo śledzić stopień realizacji zarejestrowanych w programie zleceń serwisowych.
- otwarte – status automatycznie nadawany w momencie rejestracji zlecenia
- do realizacji – status nadawany przez operatora np. w celu akceptacji zlecenia
- w realizacji – status nadawany przez operatora
- zamknięte – nadawany automatycznie po wyfakturowaniu zlecenia lub ręcznie przez operatora w dowolnym momencie
- anulowane – nadawany przez operatora
- Osoba do kontaktu – Umożliwia wskazanie z listy osoby do kontaktu. Na formularzu Zlecenia usługowego widoczne jest nazwisko pracownika oraz jego stanowisko.
- Załączniki – Możliwość dołączania załączników, czyli plików zewnętrznych
- Uwagi – Dodatkowe informacje dotyczące dokumentu
Formularz zlecenia usługowego wyposażony jest w następujące zakładki:
- Przedmiot zlecenia
- Zużyte materiały
- Usługi obce
- Pozostałe koszty
- Faktury
- Podsumowanie kosztów i przychodów
- Pola użytkownika
- Cechy dokumentu
Zakładka Przedmiot zlecenia.
Pozwala zarejestrować jedno lub kilka zleceń przyjętych do realizacji.
Wyboru usługi lub produktu można dokonać za pomocą symbolu, nazwy, kodu kreskowego lub numeru katalogowego. W pozycji należy wpisać ilość oraz cenę. Możliwy jest także opis tej usługi/ produktu. Ilość dodatkowo można wyliczyć za pomocą kalkulatora jednostek miar.
Możliwe jest także przypisanie cech do danej pozycji (definicja dokumentu).
Zakładka – Zużyte materiały
W zakładce tej prezentowane są pozycje dokumentów rozchodowych (R, WZ) oraz dokumentów przychodowych (FZ, PZ, P) powiązanych z danym zleceniem usługowym (Pozostałe dane ww. dokumentów).
Podczas rejestracji tych dokumentów należy wskazać zlecenie usługowe, którego dotyczy dokument. Program pozwala powiązać cały dokument ze zleceniem lub wybrane jego pozycje. Ustalenie sposobu wskazywania zlecenia (do całego dokumentu lub dla pozycji dokumentu) dokonuje się w definicji rejestru tych dokumentów.
W definicji dokumentu przychodowego należy określić czy wskazywać zlecenie usługowe z opcją dla całego dokumentu czy dla pozycji, oraz czy ma to być wymuszone wskazywanie.
Zakładka – Usługi obce
W zakładce tej prezentowane są pozycje dokumentów zakupu usług obcych (FZ) powiązanych z danym zleceniem usługowym. Program pozwala powiązać cały dokument ze zleceniem lub wybrane jego pozycje. Ustalenie sposobu wskazywania zlecenia (do całego dokumentu lub dla pozycji dokumentu) dokonuje się w definicji rejestru dokumentów zakupu usług.
Zakładka – Pozostałe koszty (KH)
W zakładce tej prezentowane są koszty powstałe na skutek zapisów w Księdze Handlowej dotyczących danego zlecenia usługowego, np. koszty wynagrodzenia pracownika lub koszty energii. W tym celu konto powinno mieć przypisaną kartotekę zleceń usługowych. Podczas księgowania na dane konto należy wskazać odpowiednie zlecenie usługowe.
Dodatkowo, w definicji zlecenia usługowego należy zdefiniować miejsca (salda kont, wyrażenia XBASE lub zapytania SQL), z których mają być pobierane wartości, prezentowane następnie w zakładce Pozostałe koszty (KH).
Zakładka – Faktury
W zakładce Faktury znajdują się dokumenty sprzedaży – F, powiązane ze zleceniem usługowym – pozostałe dane.
Program umożliwia automatyczne wyfakturowanie zlecenia. Faktura może obejmować tylko robociznę lub materiały i robociznę razem.
Aby wystawić fakturę do zlecenia należy skorzystać z opcji Wyfakturuj zlecenie usługowe dostępnej w tabeli pozycji dokumentu sprzedaży pod klawiszem F12 – Operacje. Opcji tej należy użyć zanim dodana zostanie jakakolwiek inna pozycja do dokumentu. Później opcja staje się niedostępna.
Po wybraniu opcji Wyfakturuj zlecenie usługowe pojawia się okno, w którym należy określić zakres fakturowania:
- Wyfakturuj materiały
- Wyfakturuj robociznę
Następnie pojawia się pytanie: W jaki sposób ustalić ceny sprzedaży?
Program może pobrać ceny wprost ze zlecenia – Pobrać ze zlecenia lub przeliczyć je ponownie – Przelicz ponownie wg aktualnego cennika dla danego klienta.
Po wybraniu opcji – Pobierz ze zlecenia na fakturę sprzedaży, pozycje zostaną wykazane na fakturze:
W zakładce Faktury – na zleceniu usługowym pojawia się ww. dokument sprzedaży.
Po wyfakturowaniu automatycznie na Zleceniu usługowym zmienia się status na Zamknięte.
Zakładka – Podsumowanie kosztów i przychodów
Przedstawia bilans zlecenia, tj. przychody i koszty zlecenia oraz osiągnięty zysk.
Zakładki Pole użytkownika oraz Cechy dokumentu – zasada działania podobnie jak w przypadku zlecenia serwisowego.
Wzorce wydruku.
W zleceniu usługowym są dwa fabryczne wzorce wydruku:
- ZU_USLUG – Zlecenie usługowe – wydruk podstawowy
- ZU_Z_MAT – Zlecenie usługowe – zużyte materiały
Rentowność zleceń usługowych
Analiza prezentuje rentowność poszczególnych zleceń usługowych we wskazanym okresie.
Parametry analizy
Po wybraniu opcji Rentowność zleceń serwisowych należy określić parametry analizy:
- Okres – Wybór okresu, za jaki mają analizowane być zlecenia usługowych
- Status – Wybór statusu zleceń usługowych, które mają zostać ujęte w analizie
- Status – Wielokrotny wybór – Wybór kilku statusów zleceń jednocześnie
- Rejestr – Wybór rejestru, z którego mają być analizowane zlecenia usługowe
- Kontrahent – Możliwość zawężenia wyników analizy do zleceń zarejestrowanych na konkretnego kontrahenta
- Odpowiedzialny – Wybór pracownika, którego zlecenia usługowe mają być analizowane
- Termin realizacji – Możliwe dwie opcje: Przeterminowane (ilość dni) oraz ilość dni do końca terminu przydatności
- Data zamknięcia (wydania) – Określenie zakresu dat zamknięcia zlecenia
- Data częściowej realizacji – Określenie zakresu dat częściowej realizacji zlecenia
- Dodatkowe wyrażenie – Dodatkowe wyrażenie filtrujące
Po wybraniu przycisku Wykonaj generowana jest tabela ze zleceniami usługowymi.
Istnieje możliwość przefiltrowania danych na wyniku analizy. W tym celu należy w opcji Filtruj stworzyć własne wyrażenie filtrujące.
Na liście zleceń usługowych pod F12 możliwe jest podejrzenie historii zmian statusów. Działanie funkcjonalności jest analogiczne jak w innych miejscach programu, w np. w dokumentach ZS.
Pod F12 dostępne jest także dodanie załączników do zlecenia usługowego oraz serwisowego.
Działanie funkcjonalności jest analogiczne jak w innych miejscach programu.
Uprawnienia do zmian statusów
Do zleceń usługowych jest możliwość nadania uprawnień do zmian statusów.
W profilach użytkowników, po wybraniu grupy uprawnień: Uprawnienia do statusów: ZS, ZZ, WD, ZU dostępna jest możliwość nadania operatorom uprawnień do zmian statusów.
