Import E–zwolnień w systemach Humansoft

Od 1 grudnia 2018 roku, lekarze mają obowiązek wystawiać TYLKO elektroniczne zwolnienia lekarskie, nazywane e-ZLA. Dokumenty elektroniczne w postaci XML służą lekarzom do wystawiania zaświadczeń lekarskich  opisane są schemą KED_ZLA ver.1.0

Zwolnienie takie lekarz wysyła po jego  podpisaniu z wykorzystaniem  certyfikatu z ZUS, kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP – elektronicznie do ZUS.

Ze strony ZUS procedura wygląda następująco.

ZUS udostępnia e-ZLA płatnikowi składek (np. pracodawcy) na jego profilu na PUE ZUS nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania e-ZLA (bez podawania numeru statystycznego choroby). Informacja ta jest przekazywana także ubezpieczonemu (m.in. pracownikowi) posiadającemu profil ubezpieczonego/świadczeniobiorcy na PUE ZUS.

Wzór zaświadczenia lekarskiego wystawionego w formie dokumentu elektronicznego jest ustalony przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Z tego widoku istnieje możliwość eksportu pojedynczych dokumentów elektronicznych w formacie .xml. Wyeksportowany plik .xml będzie zawierał wszystkie dane ze zwolnienia lekarskiego oraz dane dotyczące podpisu elektronicznego lekarza.

W celu poprawnego zaimportowania zaświadczeń do systemu Humansoft należy z panelu Płatnika w Platformie Usług Elektronicznych, z zakładki Zaświadczenie lekarskie –wyeksportować elektroniczne zaświadczenie lekarskie w postaci pliku w formacie .csv. Wyeksportowany plik .csv zawiera wszystkie dane ze zwolnień.

Zaznaczamy zaświadczenie poprzez checkbox – następnie Eksportuj.

UWAGA!
Jeśli nie zaznaczymy, które zaświadczenie chcemy eksportować to przycisk Eksportuj będzie nieaktywny. Dostępna na ekranie opcja Zapisz jako (nawet w formacie csv.) służy tylko to zapisania tego co jest widoczne na ekranie, a nie do utworzenia prawidłowego pliku.

Eksportując plik, należy najpierw go otworzyć, zweryfikować czy są wszystkie niezbędne dane (jest to widoczne w strukturze pliku). Najwygodniej jest wybrać opcję – Otwórz za pomocą np. Excel.

Przykładowy plik zawierający jedno zwolnienie – (plik zawiera informacje o Serii, Numerze i kolumnach od 01- 32).

Następnie można zapisać plik w wybranym przez siebie katalogu.

Zaświadczenia lekarskie w formie dokumentów elektronicznych są przekazywane płatnikom on-line, bezpośrednio po wystawieniu przez lekarza. Natomiast dane o zaświadczeniach lekarskich będą dostępne po przetworzeniu w Kompleksowym Systemie Informatycznym  ZUS (należy uwzględnić cykle przetwarzania), z naszych doświadczeń cykl przetwarzania trwa ok 24-48h.

Zaświadczenia są przechowywane do 12 miesięcy w systemie.

Na stronie ZUS można zapoznać się z odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania:

http://www.zus.pl/ezla/najczesciej-zadawane-pytania

 

W systemie Humansoft (Hermes, Corax, Minicorax) – wygląda to następująco:

Aby zaimportować e-zwolnienie, należy przejść do modułu Kadry i Płace na liście Kart Pracy w Zestawieniach i innych operacjach (F12) jest możliwość zaimportowania e-zwolnienia – Import elektronicznych zwolnień lekarskich.

Na ekranie do importu e-zwolnień do kart pracy, należy wskazać plik .csv oraz zaznaczyć zwolnienia, które chcemy zaimportować.

Po wykonaniu importu zwolnień program pokaże raport z przebiegu importu. Informacja dotycząca statusu zawarta jest tylko w pliku .csv.

Jedynym warunkiem startowym importu jest istnienie w bazie kart pracy pracownika z takim numerem PESEL, jak w pliku .csv.

Jeżeli pracownik w okresie obowiązywania zwolnienia lekarskiego, ma już w karcie pracy zarejestrowaną nieobecność, import zwolnienia lekarskiego się nie powiedzie i zostanie to również wykazane w raporcie.

Podczas importu, program automatycznie rozbije nieobecność na podokresy i zakwalifikuje do odpowiedniego rodzaju nieobecności: wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy, szpitalne itd.

Od 14.08.2018 r. – plik zawiera dodatkową informację o statusie zwolnienia.
Elektroniczne zwolnienia mogą mieć status zaświadczenia:

• Wystawione,
• Archiwalne,
• Skorygowane,
• Anulowane,
• Wsteczne – do wyjaśnienia,
• Wsteczne – uzasadnione medycznie,
• Wsteczne – nieuzasadnione medycznie.

Mechanizm importu pozostaje bez zmian, informacja dotycząca statusu zawarta jest w pliku .csv. i przenoszona do programu bez dalszych konsekwencji. W związku z tym, należy zachować ostrożność podczas wyboru e-zwolnień, które będą eksportowane z programu e-ZLA.